La computación como herramienta para el control de Nomina en el Departamento de Administración (página 2)

CAPITULO III

La
propuesta

3.1 Descripción de la situación
actual:

La empresa Fox Tuning C.A. es una corporación que
busca mejorar continuamente su
efectividad, productividad y competitividad. Se
puede observar que en dicha empresa existen varios
déficits, que desfavorecen el buen desarrollo
organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas
se presenta a la hora de los pagos nómina de los
empleados, ya que al realizar tantos cálculos
numéricos para cada uno de ellos de forma
manual ocurren errores, en los cuales afecta a los
trabajadores y por lo tanto, a la empresa.

Para poder realizar los cálculos en el
sistema nomina, es necesario llevar un registro de
asistencia de los empleados. Este control se realiza en una
planilla que contiene: nombre completo del
trabajador, código del trabajador y área
de trabajo, con espacios en blanco para llenar hora de entrada,
hora de salida y horas de descanso (opcional). Estos datos son
indispensables para el cálculo de nomina de cada
empleado.

Los trabajadores a la hora de recibir su pago, firman
una planilla que hace constar que el salario ha sido depositado
en su cuenta nomina. Además, se le proporciona un recibo
con sus respectivas indicaciones: sueldo fijo, asignaciones,
deducciones, horas extras, bonos, entre otras
cosas.

Los empleados del departamento de administración
de la empresa Fox Tuning, C.A. cuentan con un ordenador para
proporcionar a los trabajadores los recibos de pago de cada uno
de ellos. Además les proporciona un pequeño apoyo a
la hora de realizar sus cálculos nomina. Este sistema no
es factible para la empresa, porque no explotan el recurso
técnico que poseen, además se emplea demasiado
tiempo por lo que se requiere la implantación de un
sistema computarizado de nomina.

La empresa tiene gastos económicos innecesarios,
principalmente en materiales de oficina, ya que es
indispensable la impresión diaria de planillas de
asistencia, así como el manejo de diferentes
artículos de papelería para la elaboración
de la nomina del personal.

Los trabajadores de en departamento de
administración se encuentran inconformes con el sistema
manual para el pago de nomina del personal, ya que para efectuar
todos los cálculos que se requieren emplean demasiado
tiempo.

Al igual que trae consigo un gasto mensual en materiales
de oficina que utilizan los empleados de la empresa para el
cálculo de la nomina.

A continuación se muestra una tabla de los costos
de dichos materiales:

3.2 Descripción de la
propuesta:

Primordialmente, seria implantar la computación
como un instrumento, en él que un software simple es el
que permitiría elaborar la nomina del personal que labora
en la empresa. Con esto se solucionaría la mayoría
de las dificultades que presenta el departamento y todos los
beneficios que esto proporciona serán notorios
rápidamente; lo cual incentivará a los empleados,
además de aumentar su productividad. Otra
recomendación importante es la elaboración de un
pequeño programa computarizado para el control de
asistencia de los empleados y que directamente estos datos se
enlacen con el software de nomina propuesto. Esto es necesario ya
que el extravío de las planillas de asistencia afecta el
cálculo del salario neto de los trabajadores.

Dicho software funcionaria de la siguiente manera para
el cálculo de la nomina:

Primerio se ingresaría sería código
del trabajador, el cual es proporcionado por la empresa a la hora
de efectuar el contrato. Al introducir dicho código
en el sistema computarizado de nómina, este
enlazará directamente con la base de datos y proporcionara
la siguiente información:

• Nombres

• Apellidos

• Cargo

• Sueldo Base

• Fecha de Ingreso

• Número de Cuenta Nomina

Los siguientes datos serán ingresados por el
operador del sistema: Días Trabajados, asignaciones
(Bonos, Domingos, Feriados, Horas Extras, entre otros),
deducciones (IVSS, LPH, Paro Forzoso, SSO,
Prestamos).

El sistema proporcionará como datos de salida los
siguientes reportes:

• Recibo de Pago de cada trabajador (Sueldo Neto,
  Asignaciones, Total de Asignaciones, Deducciones, Total de
  Deducciones)

• Listado de nómina de la empresa para el
  período correspondiente

• Ficha Personal de Información del empleado
  con todos sus datos correspondientes

La siguiente pantalla será la pantalla de inicio
para ingresar al programa. Se crea con la finalidad de darle al
usuario la bienvenida al sistema, en un breve momento es dirigido
a la segunda pantalla después de cargar los datos
necesarios .En la parte superior izquierda se observa el nombre
del programa y la versión del mismo.

En la segunda pantalla  se obtiene un menú
representado en la próxima imagen, en el cual al hacer
clic sobre cualquier opción de dicho menú, se
despliegan a continuación los submenús donde el
usuario podrá elegir la tarea que va a
realizar.

 En la siguiente pantalla es donde se
efectuarán los cálculos de nomina de cada empleado,
el operador ingresará el código del trabajador y
luego se validara presionando el botón "OK". A
continuación el sistema arroja datos como: Nombre del
Trabajador, cargo desempeñado, Sueldo Base, Fecha de
ingreso, Numero de cuenta nomina entre otros. Y el sistema le
dará el salario neto a pagar.

Conclusión

La actividad tecnológica influye en el progreso
social y económico, pero su carácter
abrumadoramente comercial hace que esté más
orientada a satisfacer los deseos de los más
prósperos; los sistemas computarizados son instrumentos
abiertos que interactúan con su medio ambiente,
permitiendo un control eficiente y óptimo que brinda un
adecuado manejo de los datos.

Por eso se llega a la conclusión que
primordialmente en la empresa "Fox Tuning C.A", debería
implantar la computación como una herramienta que mediante
un sistema computarizado que elaboraría la nomina del
personal que labora en la empresa. Con esto se
solucionaría la mayoría de las dificultades que
presenta el departamento y todos los beneficios que esto
proporciona serán notorios rápidamente; lo cual
incentivará a los empleados, además de aumentar su
productividad. Una recomendación importante es la
elaboración de un pequeño programa computarizado
para el control de asistencia de los empleados y que directamente
estos datos se enlacen con el sistema computarizado de nomina
propuesto. Esto es necesario ya que el extravío de las
planillas de asistencia afecta el cálculo del salario neto
de los trabajadores.

Autor:

Hery Daniel Villarreal

Instituto Universitario de
Tecnología

"Juan Pablo Pérez
Alfonso"

I.U.T.E.P.A.L

Valencia, Febrero 2012