Lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar

Introducción

La presente investigación tiene como
propósito implementar lineamientos contables para el
control de las cuentas por cobrar que se llevan en el
departamento de cobranza, y además complementan los
contenidos académicos fundamentales que se deben
desarrollar en la cuentas por cobrar, dicha investigación
se titula Lineamientos de control interno de las cuentas por
cobrar para el manejo eficiente de los recursos financieros del
departamento de cobranza de la empresa grupo ferre-gases
C.A.

Hoy en día las empresas privadas requieren de
personas que sepan desenvolverse con propiedad, identificando
oportunidades y amenazas presentes en el torno y detectando
puntos fuertes y débiles que se deben reforzar o eliminar
de la organización.

Para poder administrar con eficiencia y eficacia una
organización, es importante la información que ella
disponga, de manera que nos muestre todo lo que puede o no
suceder en su entorno. Por consiguiente, se necesita de una
herramienta que suministre información a sus
empleados.

CAPITULO I

El problema

Planteamiento del problema.

La contabilidad es una actividad de servicio, su
función es la de proporcionar información
cuantitativa acerca de la entidad económica, siendo esta
información primordialmente de naturaleza financiera y de
utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso
de acción al realizar la toma de decisiones.

La unidad básica de la contabilidad son las
cuentas, en las que se refleja todo el movimiento de ingreso y
egreso de las finanzas de cualquier
organización.

Las Cuentas por Cobrar son al igual que cualquier
activo, recursos económicos propiedad de una empresa u
organización que le generaran un beneficio en el futuro.
Forman parte del activo circulante, se originan de las ventas a
crédito, los préstamos personales. Este tipo de
cuenta tiene saldo deudor.

A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran
importancia para las empresas, ya que la mayor parte de las
ventas que realizan las empresas o negocios en la actualidad son
realizados a crédito y en muchos casos respaldadas por
facturas, las cuales ya sabemos que están registradas
desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas
por Cobrar.

Cabe destacar que las Cuentas por cobrar o
créditos constituyen hoy en día la clave en el
desarrollo exitoso de los negocios, son dinero esperando a ser
tomado, además es el activo de mayor disponibilidad
después del efectivo en caja y bancos, ya que a diferencia
del inventario estas no pasan por proceso de manufacturas,
almacenaje. Traslado y colocación con los
clientes.

La Contabilidad es de uso obligatorio para las entidades
financieras con fines de lucro, sin fines de lucro,
organizaciones sociales, cualquier institución que maneje
recursos financieros o no financieros.

La industria venezolana ha asumido el reto de plantearse
cambios estructurales y sistemáticos profundos en todas y
en cada una de las áreas organizacionales trayendo esto
como consecuencia el perjuicio y la disminución de su
capital.

Hoy día, muchas de las empresas venezolanas
acarrean consecuencias gracias a los grandes cambios que han
tenido los sectores económicos no siendo la
excepción Grupo Ferre-gases C.A., ya que se han visto en
la obligación de adaptarse a las condiciones predominantes
del país. La desaparición de muchas de las empresas
que no han tenido éxito en este proceso de
adaptación la cual se deriva de la falta de conocimientos
de las empresas a la hora de gerencial. Los procesos
administrativos son la esencia que da vida a las organizaciones.
Algunas de las empresas que cerraron sus puertas lo hicieron por
falta de conocimiento sobre el control interno en las
áreas administrativas y gerenciales, descontroles internos
en el departamento de cobranza trae como consecuencias retraso en
el cobro y en la contabilidad de la empresa, se pueden considerar
como fallas graves en los manejos administrativos, los
siguientes:

• Falta de datos necesarios en la
  facturas.

• Otorgación de créditos
  sin requisitos completos.

• No llevar el control del vencimiento de
  las facturas.

• No llevar un programa de
  cobros.

Es por ello que los objetivos no se cumplen, ya que al
no haber un buen funcionamiento en el sistema de cobranza no
puede haber buenos resultados, lo cual afecta a la
organización ya que no existe una liquidez que asegure la
estabilidad y solidez de la empresa Grupo Ferre-gases C.A., como
consecuencia de no cancelar al día las facturas que le
tienen vencidas lo que imposibilita las inversiones y operaciones
que esta requiere para subsistir.

Debido a estos inconvenientes se debe implantar
lineamientos en el control interno que sea acorde con las
exigencias del departamento, como también establecer
nuevas políticas de cobros. Teniendo en cuenta el control
interno, se puede definir un plan el cual puede mantener
estabilidad en la empresa y realizar satisfactoriamente las
operaciones.

La mejor manera de llevar a cabo este plan
es:

• Enviar debidamente y sin retraso los estados de
  cuentas.

• Revisar mensualmente las facturas
  vencidas.

• La línea de crédito debe estar
  actualizado con respecto al historial de pago.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

• Objetivo General:

• Establecer lineamientos del control interno de las
  cuentas por cobrar para el manejo eficiente de los recursos
  financieros del departamento de administración de la
  Empresa Grupo ferre gases C.A.

• Objetivos Específicos:

• Establecer las funciones de cada unos de los
  integrantes del área de cuentas por cobrar fijando las
  responsabilidades pertinentes a cada cargo.

• Formular los requisitos para la concesión de
  créditos de clientes y el valor máximo de
  créditos.

• Establecer políticas de cobro para el
  departamento de cuentas por cobrar.

• Presentar formatos para el control de las
  actividades del departamento de cuentas por
  cobrar.

• Aplicar un control interno para mejorar el
  funcionamiento del departamento de cuentas por
  cobrar.

• Justificación:

Es de gran inquietud la manera como está afectada
la empresa Grupo Ferre gases C.A., por el procedimiento de cobro
de cuentas a los clientes, de esta manera se retarda el flujo de
dinero afectando el departamento contable y arrastrando los
saldos incorrectos que tienen las cuentas por cobrar.

Este proyecto va a determinar los problemas en dicho
departamento y al mismo tiempo plantea soluciones que
mejorarán directamente el sistema contable y la solvencia
de las cuentas. Alcanzar este objetivo contribuye a generar bases
sólidas que permitan controlar y agilizar la actividad
administrativa.

Con la elaboración de un control interno se
persigue el cumplimiento de objetivos deseados, mediante el
establecimiento favorable a la ejecución por personas que
operan en las funciones de un departamento, así como
también el desarrollo de la organización y obtener
satisfactoriamente un estado elevado de excelencia de manera que
logrando la esperada rentabilidad en la cobranza se logra un
éxito y mejor funcionamiento en la
organización.

CAPITULO II

Marco
teórico

Antecedentes de la
Investigación:

El problema se originó por falta de conocimientos
de los procesos administrativos, específicamente en el
departamento de cobranza, ya que los controles internos de estos
carecen de atención en las operaciones
específicamente en las cuales deben exigir ciertos
requisitos para los trámites administrativos en los cuales
estos son indispensables.

Alvarado S. y Pérez (2.006) en su
trabajo de Grado "Propuestas de normas y procedimientos para
optimizar el proceso de facturación en la Empresa
Distribuidora Química C.A. (Di química)", indica
que tuvo como Objetivo General proponer normas y procedimientos
para optimizar el proceso de facturación, los lineamientos
metodológicos utilizados fueron de proyecto factible,
apoyado en una investigación de campo con base documental
y descriptiva.

La población u objeto del estudio estuvo
conformada por 5 personas, los investigadores elaboraron un
instrumento para recolectar datos, el mismo fue elaborado en
preguntas, después de aplicar el instrumento se
realizó el análisis de los datos. El
análisis obtenido permite elaborar el manual de normas y
procedimientos para optimizar el proceso de facturación en
la empresa.

Escobar. O y Loyo. N (2.006) en su trabajo de
grado. "Creación del Proceso de Crédito y Cobranza
en la empresa CAV Importaciones C.A. en la sucursal de Puerto
Cabello, Estado Carabobo", señala que esta
compañía se dedica a la Importación y
Exportación de Mercancía; el problema que se
presenta es que carece de un proceso de créditos, y
cobranzas y no se actualizan los libros auxiliares de ventas a
créditos ni el auxiliar de cuentas por cobrar a tiempo, se
tiene como objetivo general proponer la creación del
proceso de crédito y cobranza para garantizar la eficacia
de las cuentas por cobrar en la empresa.

Este proyecto se realizó siguiendo los
lineamientos de un proyecto factible, apoyado en un estudio de
campo documental y descriptivo. La población tuvo
constituida por nueve (9) sujetos, se aplicó un
cuestionario de preguntas cerradas (si o no). De esta manera se
pudo deducir que los empleados de las empresas estaban de acuerdo
con la implantación del proceso de crédito y
cobranzas.

Moreno. R. Ocampo. S (2.008)
"Diseñó de un sistema contable computarizado que
optimice las actividades de facturación y registros
contables de la empresa Puerto Motriz C.A., ubicada en Puerto
Cabello, Estado Carabobo".

El propósito fundamental de la
investigación realizada fue el estudio de la
situación que presentan los procesos administrativos y
contables en la empresa Puerto Motriz C.A., por lo cual se
planteó la necesidad de automatizarlos a través de
la implementación de un programa contable existente en el
mercado y adaptable a la organización.

El estudio está enmarcado dentro de la modalidad
de Proyecto Factible, para la realización de la
investigación, se procedió al levantamiento de la
información mediante la técnica de encuesta y el
instrumento cuestionario, aplicando una población y
muestra de 03 personas, el cual permitió diagnosticar la
situación de la organización.

La relación que existe entre los antecedentes
citados y el presente trabajo especial de grado, es que se
realizan bajo la modalidad de un proyecto factible y están
apoyadas en investigaciones de campo, tratan de Optimizar el
proceso de Facturación, Creación de Procesos de
créditos y Cobranzas. Los conectivos de estudios esta
directamente o indirectamente relacionado con nuestro
estudio.

Bases teóricas:

Debido a los cambios que se deben hacer en un
departamento con problemas, como le está sucediendo a
Ferre gases C.A., con el departamento de cuentas por cobrar el
cual necesita un control interno para su mejoramiento, a
continuación se plantean todas las bases que le dan
solidez a dicha investigación.

La Contabilidad.

La contabilidad es una técnica que se ocupa de
registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o
directores a través de la contabilidad podrán
orientarse sobre el curso que siguen
sus negocios mediante datos contables y
estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad
y solvencia de la compañía, la corriente de cobros
y pagos, las tendencias de las ventas, costos 
y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda
conocer la capacidad financiera de la empresa.

Importancia de la contabilidad.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las
empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento
de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son
imprescindibles para obtener información
de carácter legal.

Función de la
contabilidad.

Controlar: Para que los recursos de las
entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario
que sus operaciones sean controladas plenamente,
requiriéndose establecer antes
el proceso contable y cumplir con sus fases de:
sistematización, valuación
y registro.

Informar: El informar a través de
los estados financieros los afectos de las operaciones
practicadas, independientemente de que modifiquen o no
al patrimonio de las entidades, representa para sus
directivos y propietarios:

• 1. Conocer cuáles son y a cuánto
  ascienden sus recursos, deudas,
  patrimonio, productos y gastos.

• 2. Observar y evaluar
  el comportamiento de la entidad.

• 3. Comparar los resultados obtenidos contra los
  de otros períodos y otras entidades.

• 4. Evaluar los resultados obtenidos previamente
  determinados.

• 5. Planear sus operaciones futuras dentro del
  marco socioeconómico en el que se
  desenvuelve.

La información contable pues es básica
para la toma de decisiones de los propietarios y directivos de
las entidades, además de otros usuarios, lo que determina
que la información sea de uso general.

La contabilidad tiene diversas funciones, pero su
principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en
fechas determinadas, información razonada, en base a
registros técnicos, de las operaciones realizadas por un
ente público o privado.

Objetivos de la contabilidad.

Proporcionar información a: Dueños,
accionistas, bancos y gerentes, con relación a
la naturaleza del valor de las cosas que el
negocio deba a terceros, la cosas poseídas por
el negocios. Sin embargo, su
primordial objetivo es suministrar información
razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público. Para
ello deberá realizar:

• 1. Registros con bases en sistemas y
  procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de
  operaciones que pueda realizar un determinado
  ente.

• 2. Clasificar operaciones registradas como
  medio para obtener objetivos propuestos.

• 3. Interpretar los resultados con el fin de dar
  información detallada y razonada.

Con relación a la información
suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los
usuarios internos para suministrar y facilitar a la
administración intrínseca
la planificación, toma de decisiones
y control de operaciones. Para ello, comprende
información histórica presente y futura de cada
departamento en que se subdivida la organización de
la empresa.

Financiero: proporcionar información a
usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente,
fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.

Control Interno.

Es el conjunto de actividades puesta en práctica
en una empresa para que, sustentadas en métodos
sistemáticos se logren alcanzar los siguientes
objetivos.

• 1. Proteger o salvaguardar los activos y evitar
  su mala utilización.

• 2. Evite que sean contraídos pasivos
  indebidamente.

• 3. Aumentar las eficiencias en las
  operaciones.

• 4. Alcanzar exactitud y contabilidad en la
  información financiera.

• 5. Lograr que se cumplan las políticas
  establecidas en la empresa.

Elementos de Control Interno.

Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control
interno debe estar sustentando en los siguientes
elementos:

• 1. Organización de la Empresa: La
  organización está conformada por una serie de
  elementos a través de los de los cuales se logra que
  las actividades de la empresa se desarrollen en forma
  armoniosa y sistemática. Estos elementos
  son:

• a. Dirección: En toda empresa
  deben existir la persona o personas que la dirijan y asuman
  la responsabilidad de las políticas y decisiones
  tomadas al ejecutarlas.

• b. Coordinación: Este elemento de
  control interno persigue el objetivo de establecer una
  relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes
  centros de actividades, para evitar la duplicidad de
  funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso
  debido a que el anterior no ha sido cumplido.

• c. División de Funciones: Es uno
  de los elementos claves del control interno. Gira en torno a
  la previsión de que jamás debe permitirse que
  en una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso
  en la realización de una transacción comercial.
  Para ello, debe lograrse que cada operación pase por
  varias personas diferentes cuyas funciones no tengan
  realizaciones entre sí. con ellos se logra que los
  funcionarios que realizan la transacción, no puedan
  intervenir en el registro de la misma ni tengan la custodia
  del bien involucrado.

De esta forma, al intervenir varias personas en el
proceso de cada transacción, los errores voluntarios e
involuntarios serán detectados con mayor
rapidez.

• Asignación de Responsabilidad: Es
  también fundamental. Los nombramientos de personal
  para cada actividad y la jerarquía que se le concede
  debe ser comunicado con claridad. Así se lograra que
  toda transacción sea previamente autorizada por el
  funcionario designado.

• 2. Procedimientos de Control Interno:
  Para que los elementos de control interno anteriormente
  descritos cumplan su función, es necesario establecer
  los procedimientos que permitan alcanzar tales objetivos.
  Estos procedimientos se refieren a:

• a. Planificación y
  Sistematización: El control interno se verá
  fortalecido en la medida en que se planifique con
  anticipación todas las actividades y se cuenta con los
  procedimientos a seguir en cada actividad.

• b. Formas y Registros: Junto con el
  manual de procedimientos, debe activarse la
  utilización de formularios procurando que, sin llegar
  a una proliferación exagerada sean los necesarios para
  alcanzar los objetivos tales como: facturas, notas de
  despacho, recibos, notas de créditos, notas de
  débito, informes de recepción, etc.

En cuanto al registro, es recomendable la
utilización, en la medida posible, de equipos
electrónicos, por la seguridad y prontitud con que se
puede disponer información y resultados.

• c. Informes: La efectividad del sistema
  del control interno deben medirse por los resultados
  prácticos que proporcionan. las frecuentes
  elaboraciones de informes tales como balances, estados de
  resultados, de costos de producción, de ventas, de
  gastos, etc., en formas comparativas y el análisis de
  las variaciones obtenidas, son procedimientos que afianzan la
  confiabilidad del control interno.

• 3. Factor Humano: La idoneidad del
  factor humano con que cuente la empresa, es fundamental para
  el buen funcionamiento del control interno. los principales
  elementos que deben tenerse en cuenta con relación a
  el factor humano son:

• a. Selección y Entrenamiento: La
  política que la empresa tenga para seleccionar el
  personal que contrata y los programas de entrenamiento que
  pongan en práctica, son fundamentales para lograr una
  mejor ejecución de las funciones asignadas.

• b. Eficiencia: Este elemento está
  íntimamente relacionado con el proceso de
  selección y entrenamiento. La efectividad de un
  trabajo será tanto mayor, cuanto mejor este
  preparado.

• c. Moralidad y Honradez: que posee un
  trabajador, es el más seguro pilar sobre el que
  descansa el control interno.

Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una
persona posee en este aspecto no es fácil. Sin embargo, la
realización de pruebas psicotécnicas al ser
seleccionadas y, luego, la ejecución de un adecuado
seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea
de lo que esa persona es en ese sentido.

• d. Remuneración: todo lo dicho
  debe estar completamente con una acertada política de
  promoción y remuneración del personal. Al ser
  reconocido su labor a través de el mejoramiento de su
  remuneración, será un excelente estimulo para
  que se convierta en el mejor guardián de los intereses
  de la empresa.

 Las Cuentas.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable con
instrumentos de operación, mediante el cual podemos
subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de
acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual
nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que
ocurren en los diversos elementos de la
ecuación.

   La forma y el contenido de la cuenta van a
variar de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a
depender del tipo de sistema contable que se esté
utilizando para registrar las transacciones.  Podemos
enumerar algunos de los métodos para hacer registros de
dato dentro de una empresa. 

• 1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja
  para cada cuenta). 

• 2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de
  gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las
  transacciones). 

• 3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay
  que emplear máquinas de contabilidad.

• 4. Sistemas de tarjetas o cintas para
  computadoras (este sistema lo utiliza empresas grandes donde
  existen volúmenes importantes de operaciones y para lo
  cual tienen que valerse de procesamiento electrónico
  de datos, por medio del computador). 

Sin embargo cualquiera que sea el método a
utilizar toda "cuenta" presenta características
comunes: 

• 1.  En la parte superior se coloca el nombre y
  un código para diferenciarla de otra cuenta que
  exprese con claridad su contenido "vehículo,
  mobiliario, caja, banco, efecto por pagar,
  etc.". 

• 2.  En la columna de fecha se describe el
  día mes y año en que ocurre la operación
  que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no
  es necesario repetirlo sino cuando
  varía. 

• 3.  En la columna denominada descripción
  se describe en forma breve pero clara el motivo que ha
  originado el aumento o disminución de la cuenta, por
  ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez,
  pagó a sueldos, etc. 

• 4.  En la columna del "debe" se anotan los
  importes en términos monetarios que significan cargo o
  débito para la cuenta. 

• 5.  En la columna del "Haber" se anotan los
  importes en términos monetarios que represente abono o
  crédito para la cuenta. 

• 6. En la columna de saldo señalaremos lo
  que va quedando en la cuenta en término monetario,
  después de cada cargo o abono. 

• 7. En la columna de "folio" se presenta una
  referencia donde señalaremos el libro de contabilidad
  de donde proviene la operación que se está
  realizando

Parte de que consta una cuenta.

   Titular: Es el nombre de la cuenta;
es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir,
donde hemos titulado compra, registraremos solo la
mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la
mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el
movimiento de nuestras cuentas en los bancos,
etc. 

Debe: El debe es la parte izquierda de la cuenta,
donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando
el cliente va a un negocio y le compra mercancía a
crédito, este señor le dice: "cárgueme en
cuenta"; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también
se dice debitar o adeudar.    Haber: Es la
parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular
de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le
compró a crédito le paga, le dice "abóneme a
mi cuenta"; abonar en la cuenta es abonar en el haber,
también se puede acreditar.

   Saldo: Es la diferencia entre los
movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos,
saldo deudor y saldo acreedor. 

Clasificación de las cuentas.

Las cuentas en primer lugar se clasifican en Grandes
grupos:

Cuentas Reales: Este grupo estará
representado por los bienes, derecho y obligaciones de la
empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital,
está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta
cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es
decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado
por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores
señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas
reales tienen las características de ser cuentas de
carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de
un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado
financiero como lo es el "Balance general".

Cuentas Nominales: Tienen como
característica principal es que son cuentas temporales,
estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la
empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es
traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta
que va ser afectada por los beneficio o pérdida del
negocio.

Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la
empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos,
pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados
obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce
como cuenta de resultados.

Además de las cuentas reales y nominales
encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de
Orden.

Cuentas Mixtas: Son aquellas cuentas cuyo saldo
en una fecha determinada está formado por una parte real y
otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo
su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos
pre pagados o diferidos.

Cuentas de Orden: Son aquellas cuentas que
controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al
activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo,
pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron
implican alguna responsabilidad para la empresa y en
consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control
sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del
balance general, las deudoras debajo del total del activo y las
acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas
de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la
acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta
acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

Cuentas por Cobrar:

Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de
la Contabilidad I dice: las cuentas por cobrar se originan cuando
se realiza una venta a crédito y representan el monto
total que adeudan los clientes por concepto de las actividades
operativas propias de la empresa; están representadas por
facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su
saldo es deudor.

Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por
cobrar Son derechos legítimamente adquiridos por la
empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho,
recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de
bienes o servicios. (pág. 333).

Clasificación de las cuentas por
cobrar.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden
ser clasificadas en:

1) Provenientes de ventas de bienes o
servicios.

2) No provenientes de venta de bienes o
servicios.

Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o
servicios.

Este grupo de cuentas por cobrar está formado por
aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o
servicios y que, generalmente, están respaldadas por la
aceptación de una "factura" por parte del
cliente.

Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a
crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por
cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser
presentadas en el balance general en el grupo de activo
circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea
mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual,
en la mayoría de los casos, es de doce meses.

En aquellas empresas donde el ciclo normal de
operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro
del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de
doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de
operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera
del activo circulante, en el grupo de activos a largo
plazo.

Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea
superior a un año, y que, como se comentó
anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo
circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce
meses, es necesario que éstas aparezcan separadas de las
que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso
de esta norma y se presentan ambos grupos en una sola cuenta,
este hecho debe ser revelado mediante notas al
balance.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a
créditos.

Como el título indica, se refiere a derechos por
cobrar que la empresa posee originados por transacciones
diferentes a ventas de bienes y servicios a
crédito.

Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer
clasificadas en el Balance General en el grupo de Activo
Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro
del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se
ha comentado, generalmente es de doce meses.

De acuerdo con la naturaleza de la transacción
que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas
de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos
grupos:

• 1) Cuentas por cobrar que representan derechos
  por cobrar en efectivo.

2) Cuentas por cobrar que representan derechos por
cobrar en bienes diferentes a efectivo.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se
cobran en efectivo.

Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que
serán cobrados en efectivo. El origen de estas cuentas por
cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las
siguientes:

• 1. Cuentas por cobrar a trabajadores: El
  origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de
  préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas
  a los trabajadores para su propio consumo.

• 2.  Intereses por cobrar: Se refiere a
  derechos por cobrar surgidos como consecuencia de haber
  prestado dinero a terceros.

• 3.  Alquileres por cobrar: Estas cuentas
  por cobrar aparecen cuando la empresa arrienda un inmueble o
  parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por
  lapsos vencidos.

Cuando va a ser elaborado un Balance General y se
observa que, para esa fecha, la empresa tiene ya devengado
algún monto por ese concepto, deberá ser registrado
como alquileres por cobrar y presentada la cuenta en el balance
dentro del activo circulante.

Sin embargo, cuando el objetivo natural de la empresa
sea el de alquilar Inmuebles, los montos que recibe por ese
concepto constituyen sus Ingresos normales provenientes de la
venta de un servicio. En este caso, se registrarán en
cuentas por cobrar comerciales los alquileres ya devengados pero
no cobrados.

• 4. Reclamaciones por cobrar a
  compañías de seguro: Será
  registrados en esta cuenta aquellos derechos por cobrar
  provenientes de redamos de cualquier tipo que se hagan a las
  compañías de seguros.

• 5. Reclamaciones por cobrar a
  proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en
  que la empresa compra una mercancía de contado y,
  posteriormente, tal mercancía es devuelta al proveedor
  por cualquier razón. SI se ha convenido en que el
  proveedor devolverá el valor correspondiente en
  efectivo y no mediante una nueva mercancías en forma
  inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la
  cuenta "reclamaciones por cobrar a proveedores".

• 6. Reclamaciones judiciales por cobrar:
  Cualquier reclamación que se esté litigando y
  que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia
  será favorable, debe ser registrada en esta cuenta y
  presentada como activo circulante si se espera que se cobrara
  en un lapso de doce meses.

• 7. Depósitos en garantías de
  cumplimientos de contrato: Cuando la empresa es
  contratada para realizar cualquier obra o prestar Un
  determinado servicio, y el contratante exige que. se haga un
  depósito garantizando que el objetivo de tal contrato
  será cumplido, el monto depositado será
  registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del
  activo circulante, siempre que esté contemplado que la
  obra será terminada o que el servicio será
  prestado dentro de los próximos doce meses.

• 8. Regalías por cobrar: Cualquier
  tipo de regalía que la empresa haya devengado pero que
  aún no ha cobrado, deberá ser registrada en
  esta cuenta.

• 9. Cuentas por cobrar a los accionistas:
  Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los
  accionistas hayan contraído con la empresa por
  conceptos diferentes a lo que todavía deban del
  capital que suscribieron.

• 10. Dividendos pasivos por cobrar:
  Aunque esta cuenta será comentada detenidamente cuando
  se estudie el tema de "Sociedades Anónimas" en el
  módulo de contabilidad superior, es conveniente que
  desde ahora se conozca su origen y cómo debe ser
  presentada en el balance general.

• 11. Dividendos por cobrar sobre
  inversiones: Cuando la empresa tiene inversiones en
  acciones en otras compañías, con frecuencia
  éstas deciden distribuir parte de las utilidades
  obtenidas entre sus accionistas. Cuando ello ha sucedido, a
  la empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de
  esas utilidades que le corresponda, lo cual deberá ser
  registrado en la cuenta "dividendos por cobrar".

• 12. Cuentas por cobrar a
  compañías subsidiarias: Se dice que una
  compañía es subsidiaria de otra, cuando
  ésta es propietaria de más del 50% del capital
  de aquélla. A la compañía "dominante" se
  le denomina "compañía matriz". La
  compañía matriz debe registrar en esta cuenta
  cualquier préstamo, anticipo, etc., que conceda a la
  subsidiaria.

Por supuesto, los derechos por cobrar provenientes de
ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser
registrados dentro de "cuentas por cobrar comerciales", pero
separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes. Estas
cuentas serán presentadas en el activo circulante, si se
espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un
año.

Oportunidades de registro de las cuentas por
cobrar.

En términos generales, las cuentas por cobrar se
registran en el momento en que se hace el traspaso de propiedad
del bien vendido o en que se presta el servicio contratado. Sin
embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el
registro de la cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en
que se entrega la mercancía vendida, a pesar de que el
comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la
mercancía hasta que haya terminado de pagada.

Control interno de las cuentas por
cobrar.

Ya se ha comentado que el grupo más importante de
cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o
servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo
un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo
de Ingresos en el que están íntimamente
relacionadas las operaciones de:

• a- Ventas.

• b- Despacho.

• c- Facturación.

• d- Crédito y Cobranzas.

• e- Cuentas por cobrar.

• f- Caja.

Es esta la razón por la que se recomienda que
cuando se implanta el control interno, se haga no sólo
para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que,
simultáneamente, deben quedar también resguardadas
el resto de las operaciones mencionadas.

Se sugiere a continuación, algunas medidas de
control interno que deben ponerse en práctica en tomo al
ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

• Todo pedido de clientes debe ser sometido a
  revisión y aprobación antes del despacho de la
  mercancía. Esta revisión debe ser hecha
  por:

• a. El departamento de ventas en cuanto a
  condiciones.

• b.  El departamento de crédito en cuanto
  a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos:

• 1. Insistiendo en la separación de
  funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser
  diferentes a las que controlan la mercancía en el
  almacén.

• 2.  Los empleados de la sección de
  despacho no deben tener acceso al almacén.

• 3.  Las cantidades físicas a despachar
  deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de
  despacho al cliente.

• 4.  Las notas de despacho deben estar pre
  numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las
  mismas.

c) Respecto a facturación:

• 1. Deben estar separadas las funciones del
  departamento de facturación de las que realizan los
  departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

• 2.  Se establecerán los controles
  necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho
  de mercancías son facturadas.

• 3. Las facturas deben estar pre numeradas
  llevando un control adecuado de su existencia y
  uso.

• 4.  Una vez elaborada la factura se
  procederá a verificada en cuanto a precio, exactitud
  aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y
cobranzas.

• El departamento de crédito debe ser
  independiente de los departamentos de ventas y cuentas por
  cobrar.

• Debe requerirse la aprobación de un
  funcionario responsable para:

• a. Dar de baja en libros las cuentas que
  resulten incobrables.

• b.  Conceder descuentos fuera del
  período normal o exceso sobre los términos
  usuales.

• Las notas de crédito por devoluciones y
  rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente
  controlado.

Cuando se emitan notas de crédito por concepto de
devolución, deben estar respaldadas por un informe de
recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un
funcionario responsable.

• Las facturas deben ser clasificadas por su
  antigüedad y ser revisadas periódicamente por un
  funcionario responsable.

• Las facturas dadas de baja en libros deben ser
  adecuadamente controladas y examinadas periódicamente
  con el objeto de gestionar su cobro.