Lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar (página 2)

e) Con respecto a cuentas por cobrar:

• 1. Mensualmente, como mínimo, deben ser
  cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor
  general.

• 2.  Es una práctica muy sana, enviar
  mensualmente estados de cuenta a los clientes.

• 3.  Personas independientes del departamento de
  ventas, facturación y caja, deben:

• a. Comparar los estados de cuenta mensuales con
  el balance de comprobación y enviar directamente por
  correo los estados de cuenta, investigando las diferencias
  encontradas.

• b. Comparar el balance de comprobación y
  el análisis por antigüedad con el saldo en el
  mayor.

• 4. Los empleados que llevan los mayores
  auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con
  frecuencia.

• 5. Los despachos de mercancías en
  consignación deben ser manejados separadamente de las
  ventas y las cuentas por cobrar.

Registro de cuentas por cobrar.

Las transacciones que con más frecuencia afectan
las cuentas por cobrar son: Las ventas a crédito, Las
cobranzas, Las devoluciones, rebajas y descuentos.

Bases Legales.

En el código de Comercio, en el
tercer párrafo que trata sobre la contabilidad Mercantil
dice:

Articulo 32.- Todo comerciante debe
llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro
Mayor y el de Inventarios.

Podrá llevar, además, todos los libros
auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y
claridad de sus operaciones.

Articulo 34.- En el libro Diario se
asentarán, día por día, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente
quién es el acreedor y quién el deudor, en la
negociación a que se refiere, o se resumirán
mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones
siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que
permitan comprobar tales operaciones, día por
día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los
que habitualmente sólo vendan al Detal, directamente al
consumidor, cumplirán con la obligación que impone
este artículo con sólo asentar diariamente un
resumen de las compras y ventas hechas al contado, y
detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y
cobros con motivo de éstas.

Articulo 35.- Todo comerciante, al comenzar su
giro y al fin de cada año, hará en el libro de
Inventarios una descripción estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus
créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su
comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta
de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con
evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas
sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas
otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones
contraídas bajo condición suspensiva con
anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los
interesados en el establecimiento de comercio que se hallen
presentes en su formación.

Articulo 39.- Para que los libros auxiliares de
contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser
aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los
requisitos que se prescriben con respecto de los libros
necesarios.

CAPITULO III

Marco
metodológico

Tipo de Investigación.

Proyecto Factible.

La UPEL (2005) define el Proyecto Factible como
un estudio "que consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o
necesidades de organizaciones o grupos sociales". (pág.
16).

De la definición antes mencionada la presente
investigación se enmarca bajo la modalidad de un proyecto
factible cuya ejecución permitirá la
solución de objetivos previamente definidos en
atención a las necesidades que tiene actualmente la
empresa Grupo Ferre gases C.A., específicamente en el
departamento contable. Al mismo tiempo está apoyado en una
investigación documental y de campo.

Investigación Documental.

La UPEL (2005) "la Investigación
Documental es una técnica que consiste en la
selección y recopilación de información por
medio de la lectura y crítica de documentos y materiales
bibliográficos, de bibliotecas, hemerotecas, centros de
documentación e información, "(pág.
15).

Hurtado J. (2008) "si las fuentes no son vivas si
no documentos o restos el diseño es documental."
(pág. 143).

Arias F. (2006) "La Investigación
Documental es un proceso basado en la búsqueda,
recuperación, análisis, critica e
interpretación de datos secundarios, es decir los
obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes
documentales." (pág. 27).

Las anteriores definiciones coinciden en que la
Investigación Documental es una técnica que permite
obtener documentos nuevos en los que es posible describir,
explicar, analizar, comparar, criticar entre otras actividades
intelectuales, un tema o asunto mediante el análisis de
fuentes de información.

Es por eso que el desarrollo de esta
investigación se considera documental ya que en esta, se
seleccionó y analizó documentos y texto con temas
relacionados a la problemática estudiada.

Investigación de Campo.

Arias F. (2006) "La Investigación de Campo
es aquella que consiste en la recolección de datos
directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde
ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variable alguna.

De igual manera Hurtado J. (2008) señala
que "si son fuentes vivas y la información se recoge en su
ambiente natural, el diseño se denomina de campo." Es por
esto que se dice que esta investigación es de campo,
porque la información se obtuvo directamente en el lugar
donde suceden los hechos.

Población y Muestra.

Población.

Arias F. (2006) define la Población como
"un conjunto finito o infinito de elementos con
características comunes para los cuales serán
extensivas las conclusiones de la investigación". La
investigación realizada de este estudio está
conformada por diez (10) individuos pertenecientes todos a la
empresa Grupo Ferre gases C.A., específicamente a las
integrantes del departamento de cobranza. Estos individuos
están conformados así:

Cuadro N. 1= Población y
muestra de la investigación.

Muestra.

Arias F. (2006), dice que "La Muestra es un
subconjunto representativo y finito que se extrae de la
población accesible". Por ser una muestra muy
pequeña y finita, no fue necesario escoger muestra, por lo
tanto se trabajó con el 100% de la
población.

Técnicas e Instrumentos de Recolección
de Datos.

Técnicas.

Arias F. (2006), menciona que "las
Técnicas de Recolección de Datos son el
procedimiento o forma partícula de obtener datos o
información". (pág.67). Las técnicas de
recolección de datos que fueron utilizadas en la presente
investigación son la Observación Directa y la
Entrevista.

Arias F. (2006), define a la Observación
como "una técnica que consiste en visualizar o captar
mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho,
fenómeno o situación que se produzca en la
naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos
de investigación preestablecido". (pág.
69)

Silva J. (2009) en cuanto a la Observación
Directa nos dice: "es la técnica más importante en
la investigación, por cuanto conecta al investigador con
la realidad, es decir, al sujeto con el objeto o problema
(pág. 109). Por esto se puede decir que esta
investigación se basa en la observación directa ya
que se visitó a la Empresa Grupo Ferre gases C.A., con el
fin de observar y así comprender cuál era la
problemática que este tenía en el departamento de
cobranza.

Arias F. (2006) menciona que la Entrevista "Es
una técnica basada en un diálogo o
conversación (cara a cara), entre el entrevistador y el
entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal
manera que el entrevistador pueda obtener la información
requerida. La entrevista se realizó en forma directa y
personal a los individuos que conforma la empresa Grupo Ferre
gases C.A., específicamente a las integrantes del
departamento de Administración en el área de
cobranza.

Instrumentos.

Arias F. (2006) define los Instrumentos como: "Es
cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital),
que se utiliza para obtener, registrar o almacenar
información". (pág.69). Los instrumentos de
recolección de datos que se aplicaron fueron los
siguientes: el Registro de Fuentes Documental y el
Cuestionario.

Arias F. (2006) Menciona que las Fuentes
Documentales. "Es el soporte material (papel, madera, tela, cinta
magnética) o en forma digital en el que se registra y
conserva una información". (pág. 27). El registro
de las fuentes documentales se elaboró con la finalidad de
recopilar datos e información vinculados directamente con
la investigación.

Según Silva J. (2009) el Cuestionario.
"Formulario impreso, con una serie de preguntas ordenadas y
lógicas, destinando a obtener información objetiva
de una determinada muestra". (pág.112) En un cuestionario
las preguntas deben de ser muy claras, ellas pueden ser de dos
modalidades: abiertas y cerradas. Al respecto Silva
comenta que un cuestionario es cerrado cuando se contesta con un
sí o un no, y es abierto cuando se contesta a criterio y
juicio al entrevistado. (pág. 113).

En esta investigación se utilizó el
cuestionario tipo cerrado de ocho (8) preguntas con respuestas
dicotómicas SI-NO es decir, de una manera clara y sencilla
para que sea comprendida con facilidad.

Conclusión

Los lineamientos de control interno de las cuentas por
cobrar son de suprema importancia para el manejo eficiente de
estos recursos financieros. Cabe destacar que todo departamento
y/o unidad que maneje recursos financieros requiere
dimensión contable y financiera.

Del mismo modo la empresa debe contribuir a que las
finanzas del departamento sean más prosperas y eficientes.
Sin duda, el aspecto económico – contable es el
reflejo de cada una de los movimientos de cualquier
organización y por lo tanto, facilitar el proceso de
decisión que posibilite la mejora de dicha
contribución.

De manera que el control interno representa un proceso
desarrollado por los métodos y procedimientos
diseñados y establecidos con la finalidad de asegurar la
correcta conducción de la organización y logro
eficiente de los objetivos organizacionales
establecidos.

Recomendaciones

Las entidades que manejan recursos financieros deben
regirse por lineamientos y establecidos por las leyes, cumpliendo
normas y realizándolas de forma eficiente para que se
obtenga resultados positivos, es recomendable que la empresa
aplique estas medidas para óptimo control de actividades
financieras y contables al igual que sus registros y operaciones
diarias.

Para el buen funcionamiento de las actividades, debe
existir un personal capacitado y con los conocimientos contables,
para que los movimientos financieros sean confiables en el
departamento de cobranza.

Así mismo, el estudio indicó que se
considera necesario que los miembros del departamento de cobranza
participen en procesos de aprendizaje y adiestramiento para
mejorar las labores que llevan a cabo por el bienestar y
desarrollo de la empresa.

Referencias
bibliográficas

Alvarado S. y Pérez, (2006), trabajo de
grado "Propuesta de normas y procedimientos para optimizar el
proceso de facturación en la empresa Distribuidora
Química C.A (Di química)", I.U.T.E.P.A.L. Puerto
Cabello. Tesis no publicada.

Arias F. (2006), el proyecto de
investigación "Introducción a la Metodología
Científica", Editorial Espíteme, 5 Edición.
Caracas-Venezuela.

Brito j. (1994), Contabilidad "Básica e
Intermediaria", editorial centro de Contadores, 2 Edición.
Caracas-Venezuela.

Escobar O. y Loyo N. (2006), trabajo de grado
"creación del proceso y crédito de cobranza en la
empresa CAV importaciones C.A." I.U.T.E.P.A.L Puerto Cabello.
Tesis no publicada.

Hurtado J. (2008), el proyecto de
investigación "Comprensión Holística de la
Metodología y la Investigación", Editorial
Quirón, 6 Edición. Caracas-Venezuela.

Silva J. (2009), metodología de la
investigación "elementos básicos", Editorial
Co-Bo., Caracas Venezuela.

Suarez M. y Mujica D. (2006), "Fundamentos de
Contabilidad I", Editorial Distribuidor Escolar, 4
Edición. Caracas- Venezuela

Moreno R. Ocampo S. (2008), "Diseño de un
sistema contable computarizado que optimice las actividades de
facturación y registro contable de la empresa Puerto
Motriz C.A" I.U.T.E.P.A.L Puerto Cabello. Tesis no
publicada.

DEDICATORIA

A Dios todopoderoso, por darnos la vida, salud y
fuerza para luchar por las cosas que queremos.

A nuestros padres, por ser las personas que
día a día con su amor nos han enseñando a
seguir el camino correcto.

A nuestros esposos (a), que incondicionalmente
han estado de nuestro lado brindándonos su apoyo y
amor.

A nuestros hijos, por ser el motor principal en
cada una de nuestras vidas.

A nuestros hermanos y hermanas, para que con este
logro le sirvan como ejemplo y puedan seguir adelante y cumplir
todas sus metas.

Lara Oswald

Marín Nerelix

Salazar Susan

AGRADECIMIENTO

A Dios, por ser nuestra guía y darnos la
vida.

A nuestros padres, que son nuestros profesores en
la vida y gracias a ellos hemos sabido seguir adelante y no
decaer.

A nuestros esposos (a), gracias por su amor
incondicional a lo largo del camino.

A nuestros hijos, que con su amor y cariño
nos han sabido iluminar para así seguir adelante y cumplir
nuestras metas.

A nuestras amistades y familiares, que de una u
otra manera nos apoyaron y nos aconsejaron.

A la profesora Roxana Pinosch, por sus consejos y
tutela para lograr la realidad de este proyecto.

A la Empresa Grupo Ferre-gases C.A., por darnos
la oportunidad de desarrollar este proyecto en sus
instalaciones.

Lara Oswald

Marín Nerelix

Salazar Susan

Autor:

Lara M; Oswald J

Marín S; Nerelix
S.

Salazar G; Susan del V

Enviado por:

Norellys

Tutor:

Prof. Pinosch Roxana

República Bolivariana de
Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la
Educación Superior

Colegio Universitario de
Administración y Mercadeo

C.U.A.M

Puerto Cabello- EDO Carabobo

17 de Diciembre de 2010