Las buenas maneras: usos y costumbres sociales el protocolo (página 2)

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r a personas con las que se tiene
mucha confianza; si se trata de personas a las que se les debe
cierto respeto no se utilizaran y se enviara una carta. Si no se
quiere escribir una carta, se puede enviar un tarjetón
blanco. Cuando la tarjeta de visita se utiliza para
acompañar un mensaje, y siempre que se escriba algo en
ella, no se debe firmar, basta con rubricar el nombre. La
costumbre de entregar una tarjeta de visita a un Embajador de un
país extranjero, al conocerlo en un acto social, esta
desapareciendo. Aunque sigue siendo un detalle de
corrección, ya no tiene carácter obligatorio. (Gp:)
LA CORRESPONDENCIA

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA EL LENGUAJE DE LAS TARJETAS DE VISITA
Baile….esquinas inferiores derecha e izquierda doblada.
Boda….esquinas superior e inferior izquierda doblada.
Comida….esquinas superior derecha e izquierda doblada.
Despedida….esquina superior izquierda doblada.
Entierro….esquina superior e inferior derecha doblada.
Felicitación….esquina inferior izquierda doblada.
Pésame….esquina inferior derecha doblada.
Visita….esquina superior derecha doblada.   DE
MENSAJE Para enviar notas breves o mensajes cortos por correo, se
pueden utilizar tarje toncillos blancos, mayores que las tarjetas
de visita y mas pequeños que los tarjetones, tienen la
medida para enviar en los sobres de tamaño mínimo
por correo. En países anglosajones se utilizan tarjetas
blancas de ese tamaño, que tienen en la parte superior
impreso: el nombre completo _o titulo_, seguido de la
dirección y el teléfono. Debajo hay una
línea recta a un cm. Del bore superior, en sentido
horizontal.   Estas tarjetas normalmente se envían
entro e un sobre, aunque también se pueden enviar sin el,
escribiendo por el otro lado el nombre y dirección del
destinatario y franqueándola como tarjeta postal.  
                
                 
  Modelos de notas breves o mensajes cortos por correo.
(Gp:) De LA BARONESA DE CASTRO – Turina, 3 – 38004
SALAMANCA (Gp:)  CARLA VALDECASAS TRIAS – ALCALA, 34
– 28014 MADRID TEL. 345 11 79

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA LA CORRESPONDENCIA PROFECIONAL Aunque la
correspondencia profesional tiene el sello personal de quien
escribe, no hay que olvidar que este tipo de correspondencia se
mantiene por razón del puesto que se ocupa. La
correspondencia profesional abarca un gran abanico de los
destinatarios: autoridades, colegas, amigos de colegas, personal
subordinado y personas desconocidas, empresas, clientes,
organismos oficiales y un sinfín e destinatarios.
Así como en la correspondencia personal, las cartas son
propiedad del destinatario, en la correspondencia profesional lo
son del puesto que se ocupa. Si se trata de una empresa propia,
se considera propiedad, y cuando la empresa es pública o
de otros la correspondencia que se mantiene sigue perteneciendo
al puesto en que se trabaja. Cuando se escribe por motivos
profesionales esta admitido hacerlo a maquina y archivar una
copia. Si se quiere añadir una nota de cordialidad se
puede escribir una coletilla a mano. El contenido de las cartas
ha de ser claro en lo referente al motivo que las ocasiona, se
puede añadir algún comentario amistoso y amable que
haga referencia a la relación que se mantiene en las dos
empresas o entre quienes mantienen la correspondencia si es que
se conocen. Cuando en la carta se pide alguna cosa, hay que
hacerlo claramente, se recuerda en el último
párrafo y se dan las gracias anticipadas, esperando una
respuesta positiva. Las cartas que se escriben por motivos
profesionales abarcan el mayor número de razones, que las
que son meramente comerciales. Los formatos y tipo de papel que
se empleen pueden variar según el asunto de que se trate.
Este tipo de correspondencia puede abarcar desde la carta
meramente profesional escrita a mano, en folio estándar a
tarjetones con membrete escritos a mano. En la correspondencia
profesional se pueden aplicar muchos detalles de cortesía
propios de la correspondencia personal. Se puede elegir el
encabezamiento adecuado.   CORRESPONDENCIA COMERCIAL No se
pretende aquí dar reglas concretas ni hacer un estudio
detallado acerca de la correspondencia comercial: hay muy buenos
libros que tratan exclusivamente de ello. Mas bien nos
detendremos en algunas normas generales que hacen referencia a
los detalles de cortesía y e buena presentación,
que se deben cuidar. Si las cartas personales admiten cierto
grado de fantasía y elementos que se dejan a la libre
elección, como puede ser el color y tamaño del
papel, en las cartas comerciales se cuida más una serie de
detalles, que sin ser absolutamente rígidos, si que son
convenientes. La correspondencia comercial es aquella que hace
referencia propiamente al negocio, mantenía en su mayor
parte entre clientes y proveedores o con empresas. El papel debe
ser blanco o de color hueso, de buena calidad y timbrado, con los
sobres a juego. El tamaño ha de ser estandarizado, ya que
estas cartas se archivan y es importante adaptarse al
tamaño universalmente reconocido: Din A de 21×29, 7 cms.;
utilizar otro tamaño puede ocasionar dificultades de
archivo a los destinatarios. Normalmente el papel tendrá
el membrete propio o el logotipo de la empresa o
compañía, puede estar grabado o impreso,
generalmente en negro, pero también pueden utilizarse
otros colores, como el azul, gris o sepia, o los colores
corporativos del logotipo. Los márgenes se cuidaran, el
izquierdo tendrá unos 45mm. y el derecho unos 20mm.

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA Cuando se adjunta información y
otro tipo de documentos a una carta, pueden ir impresos en papel
de otro color, cosa que facilita su archivo y colocación.
Si una carta consta de varias páginas, únicamente
ira con membrete la primera, las otras en papel sin imprimir o
impreso como segunda pagina, de la misma calidad, cuando sigue
otra página se puede indicar en el ángulo inferior
derecho../.. Es de capital importancia su presentación,
que no haya ningún error mecanográfico, borraduras
y mucho menos correcciones de una letra sobre otra. Conviene
especificar en el primer párrafo a que se hace referencia
con todos los datos necesarios. Hay que saber bien a quien se
debe dirigir la carta, para evitar que rote de unos a otros
dentro de la empresa. Se suele poner: <<A la
atención de N…N…>> y así va a
manos de la persona que mas inmediatamente se ocupa del asunto
tratado. Es muy importante llevar la correspondencia al
día; a veces, será preferible escribir cuanto antes
acusando recibo y dejar para mas adelante la contestación
a asuntos que necesitan mayor reflexión. Siempre se
archiva una copia de las cartas comerciales. En estas conviene
hacer referencia a la que precede, si es de contestación,
así como a cualquier tipo de documentación
complementaria que se adjunte. Cuando se considera oportuno
enviar una copia de la carta a una tercera persona o entidad, lo
correcto es indicarlo, al menos en una nota. En la
correspondencia comercial se debe evitar tratar asuntos
personales, cuando sea necesario se tratara en carta aparte.
Nunca se debe perder de vista que la correspondencia comercial
refleja lo que es la empresa; por eso, las cartas han de estar
especialmente bien presentadas y escritas. TRATAMIENTO EN LA
CORRESPONDENCIA COMERCIAL Es de capital importancia utilizar el
debido encabezamiento, tratamiento y despedida en las cartas
comerciales. Para ello, conviene saber a quien va dirigida y el
tratamiento que le corresponda a la persona.  
INCORRECCIONES En las cartas comerciales debe evitarse todo tipo
de incorrecciones, tanto las relacionadas al trato de la persona
a quien va dirigida, como no cuidar suficientemente la calidad
del contenido y del modo de expresión y su
presentación. Se considera una incorrección no
contestar a una carta de este tipo en el plazo de ocho
días, ya que puede suponer ciertos trastornos al
remitente. Al menos se contestará acusando recibo como
antes hemos dicho.   FORMATOS DE SOBRES Y TARJETAS Los
formatos de sobre en la correspondencia comercial han de ser los
adecuados al papel de carta. Se puede utilizar el formato
americano o el formato ministro. La consistencia del sobre debe
ser conveniente a lo que se envía, cuando consta de varias
paginas es importante que sea fuerte, para que no llegue roto y
en condiciones poco presentables. Cuando en la correspondencia
comercial se envían folletos con material informativo, hay
que utilizar un formato de sobre apropiado al sobre. Si se
utilizan tarjetones en la correspondencia comercial, han de
llevar el membrete, y su tamaño normalmente se adaptara a
los sobres de formato ministro. La calidad ha de ser buena y el
color preferiblemente blanco. Los tarjetones han de ser del mismo
tamaño y color que los sobres donde se
envíen.

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA LA DIRECCIÓN Es muy importante,
como se ha venido diciendo, poner la dirección correcta al
enviar una carta comercial; no cuidar esto expone dejadez por
parte del remitente y causa mala impresión, es
preferiblemente tomarse el esfuerzo de comprobarlo o de hacer
oportunas averiguaciones antes de enviarla.   CÓDIGO
POSTAL Incluir el código postal en las direcciones que lo
requieran ya que dispone facilitar el buen funcionamiento de
correo y evitar retrasos al destinatario. En algunos
países, como en Alemania, se escribe la inicial
correspondiente al país antes del código postal.
  ABREVIATURAS EN SOLICITUDES Dentro de la correspondencia
comercial puede incluirse todo lo referente a ciertos asuntos
oficiales que hay que tramitar por escrito. Al hacer una
solicitud es mas correcto no utilizar abreviaturas y hacerlo
únicamente con aquellas que están aceptadas y
establecidas, generalmente referente a tratamientos.  
TELEGRAMAS Los telegramas son un medio de comunicación, al
alcance de cualquiera, rápido y extremadamente conciso. Se
utilizan cuando no se puede o no se debe telefonear, y se quiere
hacer llegar un mensaje con rapidez. Se suele enviar para
felicitar y dar el pésame. Tienen la ventaja de la rapidez
y, al mismo tiempo, que el destinatario lo puede leer a su
conveniencia, especialmente cuando se trata de un acontecimiento
como el fallecimiento de un familiar. A diferencia de las cartas
de pésame, son ventajosos por la rapidez con que llegan,
que también es signo de interés. Con el fin de que
el destinatario pueda identificar fácilmente a quien lo
envía, es importante poner el nombre completo. Es un medio
de comunicación utilizado por autoridades y que se puede
emplear para dirigirse a ellas. Después de asistir a una
recepción ofrecida en una embajada, por ejemplo, se puede
enviar un telegrama expresivo de agradecimiento a los
embajadores. Cuando se recibe un telegrama, excepto en caso de
confirmar o disculpar asistencia a un acto, siempre se debe
agradecer.   TELEX El télex hoy en día es un
medio de comunicación rápido y eficaz. Se utiliza
en empresas, agencias y otros organismos. Pueden ser más
expresivos que los telegramas y su contenido más amplio.
Llegan directamente, pero no cerrados como los telegramas, y es
fácil que otras personas lo lean.

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA FAX Dados los continuos avances de las
telecomunicaciones, se está generalizando el uso del fax,
mediante la cual se puede enviar documentos planos, y todo tipo
de escritos o material impreso, con la rapidez de una llamada
telefónica, dentro de la misma ciudad o de un continente a
otro. Conviene cuidar las formas: dirigiéndolo a una
persona concreta, redactando el texto debidamente y
firmándolo para que siempre se pueda saber quien lo
envía. A veces puede sustituir a las cartas o
envíos de documentación por correo, pero no llegan
en sobre cerrado y pueden leerlo otras personas, si no se utiliza
un código concreto.   DOCUMENTOS OFICIALES Son
documentos expedidos por organismos oficiales o por otros con
entidad. También los puede hacer un jefe para sus
empleados. CERTIFICADOS A excepción de cuando los haga un
particular, se utiliza certificados impresos del organismo que
los expide. Arriba figura el nombre completo del organismo y a la
derecha se puede colocar una póliza, en caso que sea
necesario. Se empieza poniendo el nombre de la persona que lo
firma, a Continuación puede estar impreso su cargo, y
nombre o Departamento del organismo, empresa, etc.
Después, dejando cierta distancia puede estar impreso:
<<CERTIFICO: que D…>>”; dejan lugar para
añadir el contenido del certificado. Este texto, guardando
un amplio margen izquierdo pudiendo ser en línea recta de
“D”. Se termina en párrafo aparte con:
<<Y para que _______ donde convenga al interesado, y a su
instancias, expido el presente certificado con el sello
de… (El organismo), en… (La ciudad) en… (El
día) de… (Año)”. El cargo de la
persona que …ma estará a la derecha (el director
general), y debajo se.. El sello se pone a la izquierda.  
INSTANCIAS Instancia es la denominación del tipo de carta
que se escribe a una autoridad cuando se requiere pedir,
solicitar o reclamar. Han de ser claras y breves, hay que saber
bien el tratamiento que se ha de dar a la autoridad a quien va
dirigida. Las instancias constan de cinco partes: Tratamiento de
la persona a quien se dirige, puede ser: Excmo.Sr, seguido de los
datos personales del interesado indicando: nombre y apellido,
edad, estado, profesión, residencia, domicilio y documento
nacional de identificación, a este primer cuerpo se le
denomina encabezamiento. La exposición donde se detallan
los hechos, razones o fundamentos en los que se apoya para
conseguir lo que se requiere. Petición: en este tercer
cuerpo se pide lo que se desea forma clara, para que se conceda
lo que se solicita. Se termina con la despedida: <<Dios
guarde a V.E. –o- tratamiento que le corresponda- muchos
años>>. Poniendo debajo la ciudad, mes y año.
Se firma con nombre, apellido y rubrica. Se cierra la instancia
con el cargo y la dirección de la autoridad a quien va
dirigida. Para las instancias se utiliza normalmente el papel de
_______se debe dejar un margen izquierdo igual a la tercera parte
del párrafo. Es conveniente conservar siempre un duplicado
de las instancias que se cursen. Para evitar confusiones,
conviene emplear el uso de la primera persona en la
redacción del cuerpo.

OFICIOS Se utiliza para enviar documentos a una autoridad o poner
algunos datos en su conocimiento, así como cuando una
autoridad quiere comunicar alguna resolución o dar a
conocer cierta información. También puede
utilizarse entre departamentos de una misma oficina o empresa. Se
escribe en papel blanco timbrado, tamaño cuartilla o
folio. En el ángulo superior derecho se numera. Solamente
se debe escribir la mitad derecha. Se encabeza con el tratamiento
correspondiente a la persona: <<Excmo.,>> o
<<Sr.>>. A continuación se escribe el
contenido en uno o varios párrafos. Debajo se escribe
(Dios guarde a V.E. _o el tratamiento correspondiente, o su vida
_, muchos años)). Debajo, la ciudad y la fecha. Debajo, a
la derecha el cargo de la persona que lo envía, y su
nombre en otra línea. Se firma encima del cargo. Al pie de
página, se pone el nombre completo y cargo de la persona a
quien va dirigido.   RECIBOS Es el escrito por el que se
declara haber recibido algo material de otra persona. En un
recibo debe escribirse: el nombre y apellido e quien hace la
entrega, lo que se entrega, en letra y numero, el concepto o fin
para el que se recibe, la localidad done se expide, la fecha y
por ultimo la firma y rubrica de quien lo recibe. El recibo bien
hecho, con carácter privado y sello correspondiente, puede
tener fuerza legal en juicio.   RECLAMACIONES Se escriben
cuando se recibe algo distinto a lo convenido o como protesta por
algo que no es correcto. La reacción y el modo de
expresarse ha de ser amadle, y sin enojo, aunque firme, dejando
ver la actitud de buena voluntad por parte de quien reclama. No
se deben emplear palabras duras ni amenazas, menos aun insultos.
Se ha de mostrar buena educación y plena confianza en
poder ser atendido. Cuando se contestan las reclamaciones, hay
que tener presente aquello de que ((el cliente siempre tiene la
razón)), aun cuando no la tenga. Si la reclamación
es razonable, ha de agradecérsele la queja a la persona
que la hace, pedirle disculpas, darle las explicaciones
necesarias y reparar por completo el fallo. Hay que dejar
contenta ala persona que reclama. Si no tiene razón no se
le debe humillar tratándolo con orgullo, se le hará
ver su confusión con delicadeza explicándole los
detalles necesarios para una carta amable, para hacerle ver su
equivocación. Es importante hacer todo lo posible por
seguir conservando una amistad y confianza de la persona que
reclama.   (Gp:) LA CORRESPONDENCIA

SALUDAS Un saluda es una forma oficial de comunicar la
celebración de un acto o de invitar al mismo. Los saludas
pueden ir parte impresos y parte mecanografiados. Normalmente son
de tamaño cuartilla y es muy importante la calidad del
papel. Arriba ira impreso el cargo de la persona y el organismo
al que pertenece. Debajo, a continuación, en letras granes
y bien centrado <<SALUDA>>, y debajo y en el comienzo
el margen izquierdo <<a…>> y en la misma
línea se escribe a maquina el nombre de la persona a quien
va dirigido. Debajo, mecanografiado <<y tiene el gusto -o
el honor, según los casos-, de comunicarle…>>
o <<de invitarle a…>> incluyendo el texto que
sea indicado. En la parte inferior, impreso, irán el
nombre y los dos apellidos de la persona que lo envía.
Debajo de este, también impreso, <<con esta
ocasión le expresa su consideración
personal>> o <<aprovechando para expresarle su
consideración más distinguida>>. Debajo ir
impreso: la ciudad, el día mecanografiado
<<de…>> el mes mecanografiado y
<<de>> el año mecanografiado. Hay otro tipo de
saludas más pequeños que pueden utilizarse para
acompañar envíos o incluir con estas cortas
misivas. Tienen el borde superior doblado hacia delante, y en el,
impreso el escudo o monograma. En la parte central va impreso
<<con los saludos>> y el nombre completo del
departamento y organismo debajo. Estos saludos pueden medir
10x9cms. Es muy importante la calidad del papel. SOLICITUDES DE
TRABAJO Para hacer las solicitudes de trabajo se empleara papel
blanco de buena calidad. Si no se hacen en papel timbrado con el
nombre y dirección, se pondrán estos datos en el
ángulo superior izquierdo y en el derecho la fecha, que si
se prefiere, se puede poner al final. Es opcional escribir el
nombre y dirección del destinatario poco más abajo
del propio nombre. Es muy importante que el contenido de la
solicitud sea claro, breve y conciso, estando bien presentado,
con los márgenes adecuados. Es preferible repetir una
solicitud a enviar una mala presentada, ya que es como un
anticipo de la propia personalidad reflejo de esta. El
encabezamiento se pondrá de forma que con el conjunto de
texto quede bien centrado en el papel, dejando los
márgenes debidos, mas ancho el de la izquierda que el de
la derecha y el de abajo que el de arriba. La formula de
encabezamiento será la apropiada para la persona a quien
se dirige la solicitud, puede ser: Muy Señor mío
.Muy Señores míos: o utilizar la que corresponda.
Si se trata de una Señora lo mismo pero en femenino. En el
primer párrafo se debe aclarar el motivo de la carta,
asunto de trabajo, y la fuente, si es que estaba anunciado, o de
parte de alguien. En el párrafo central se especifican
trabajos anteriormente desempeñados, para dar una
visión junta como persona adecuada para el puesto que se
solicita se ofrece por parte de la empresa. En el último
párrafo se adjunta algún certificado, como puede
ser curriculum vitae. En la despedida se puede añadir: a
la espera de noticias, o algo semejante. (Gp:) LA
CORRESPONDENCIA

Protocolo corporativo: así se prepara una junta Las
solicitudes pueden ir escritas a máquina, aunque a veces
se pide que sea a mano, en cuyo caso la letra ha de ser clara y
no se debe enviar con errores de mecanografía, y nunca con
tachaduras. Si se escribe a máquina, estará
impecable, no se debe notar que se ha borrado, es preferible
escribirla de nuevo. Se deben evitar las abreviaturas en las
palabras utilizadas para hacer una solicitud e trabajo. Al
finalizar el texto, se dejaran unos dos dedos y se
escribirá con letra clara, hacia la derecha. Si las
solicitudes se hacen después de haber mantenido una
entrevista, se resaltaran los puntos de mayor interés que
hayan salido a lo largo de ella. Al enviar una solicitud de
trabajo, se acompaña siempre con el currículo
vitae, si es que no se ha entregado antes; del escrito a
máquina. En el constará la información
académica y los conocimientos especiales como pueden ser
los idiomas, la experiencia profesional y los trabajos
desempeñados. También los datos de interés
como pueden ser viajes de cierta importancia o aflicciones. Si se
piden, se pueden adjuntar los documentos acreditados si no,
conviene reservarlos para enviarlos en su momento. El Concejal
Responsable de los servicios de Relaciones Institucionales y
Comunicación del Ayuntamiento de Sevilla Saluda a
_______________________ y tiene el gusto de comunicarle que
…. (a continuación se escribe el texto de lo que se
quiera comunicar) Arturo Fernández Martínez
Aprovecha esta ocasión para expresarle su
consideración personal Sevilla __ de __ de____ (Gp:) LA
CORRESPONDENCIA