Diseño de los documentos para los procesos operativos de la unidad de operaciones en Transbolívar C.A.
RESUMEN
La presente investigación, fue realizada en la
Empresa de Transporte Público del Estado Bolívar
(TRANSBOLIVAR C.A.) específicamente en la Unidad de
Operaciones la cual esta adscrita a la Gerencia de Operaciones,
con la finalidad de Diseñar los documentos (Formatos,
instrucciones de trabajo y registros) para las actividades
operativas, ya que los existentes no son los más
adecuados. Estos documentos permitirán mejorar la manera
de recolectar los datos para la mejora de cada una de las
funciones de los empleados de la Unidad de Operaciones. Luego de
aplicar diversas herramientas se elaboraron los diferentes
documentos en los cuales se plasma lo que verdaderamente es de
interés para la Unidad.
Palabras Claves: Diseño, formatos,
instrucciones de trabajo y registros.
INTRODUCCIÓN
Transporte Público del Estado Bolívar
(TRANSBOLÍVAR C.A) es una empresa adscrita a la
gobernación del estado Bolívar que se encarga de la
prestación de servicio de transporte urbano e interurbano,
proporcionando de esta forma un servicio de calidad a la
población bolivarense.
TRANSBOLÍVAR C.A, cuenta con dos rutas de
transporte urbano en Ciudad Guayana, la primera ruta parte de 25
de Marzo y llega a la UD-338, la segunda inicia en Francisca
Duarte y tiene como punto final Villa Jade, en cuanto a las rutas
interurbanas, se realizan viajes hasta Ciudad Bolívar,
Upata, Tumeremo, Santa Elena de Uairen y otras poblaciones del
sur del estado.
La Gerencia de Operaciones de Transbolívar C.A,
se encarga de supervisar y controlar las diferentes rutas, dentro
de esta gerencia se encuentra la unidad de Operaciones donde se
llevan a cabo los procedimientos administrativos que permiten la
prestación del servicio.
Para todos estos procedimientos es importante contar con
documentos que permitan llevar un control en la Unidad de
Operaciones, estos documentos deben contener la
información necesaria que permita llevar un registro
actualizado y confiable de la información de la
unidad.
La presente investigación se fundamenta en el
diseño de los documentos para los procesos operativos de
la unidad de operaciones en Transbolívar C.A, con la
finalidad de controlar los procesos y llevar un registro de la
información en dicha unidad.
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
En el capítulo que se describe a
continuación, se presenta el planteamiento
del problema a estudiar, objetivos de la investigación,
tanto general como específicos, formulados para dar
solución a dicha situación, así como la
justificación y delimitación para la
realización del mismo.
1.1 Planteamiento del Problema
La Empresa Transporte Público del Estado
Bolívar. C.A. (TRANSBOLÍVAR, C.A.), inicia
operaciones el 10/11/2008, con el objetivo de prestar un servicio
de calidad, enmarcado en un sistema cómodo y
seguro.
Transbolívar nace con una flota totalmente
operativa, con una cantidad de cuarenta y seis (46) unidades, de
las cuales treinta y cinco (35) están destinadas a prestar
servicio de transporte público, desglosadas en las
siguientes rutas: 25 de marzo (San Félix) – UD. 338
(Puerto Ordaz) y otra con origen en Francisca Duarte (San
Félix) llegando a su punto final en Puerto Ordaz,
específicamente Villa Jade.
Las unidades restantes (once en total), realizan las
rutas interurbanas, cubriendo distintas partes del Estado
bolívar: Ciudad Bolívar, Puerto Ordaz, Upata,
Tumeremo, Santa Elena, entre otros.
Transbolívar cuenta con un total de cinco (5)
gerencias: Gerencia Administración y Finanzas, Gerencia de
Operaciones, Gerencia General, Gerencia Recaudación,
Gestión Talento Humano siendo la Gerencia de Operaciones
la Unidad Organizativa más importante de
Transbolívar, la cual tiene como objetivo planificar,
organizar y coordinar las operaciones de las rutas urbanas,
interurbanas y servicios especiales mediante la
utilización de las diferentes unidades vehiculares (Buses
y Autobuses).
Para llevar el control de las diferentes actividades que
realiza, la Gerencia de Operaciones cuenta con una cierta
documentación con el fin de llevar un registro estricto de
las actividades realizadas y en caso de alguna eventualidad tener
ésta como respaldo ante cualquier situación, sin
embargo se determinó que los documentos existentes no son
suficientes para llevar el control necesario de las actividades,
por ende no se tiene un registro claro y preciso de lo que se
está realizando en la Unidad De Operaciones.
Otro problema que se presenta es que no se cumplen las
instrucciones de trabajo en la Unidad de Operaciones, debido a
esto, se ha presentado dificultad para la recopilación de
la información necesaria para los formatos y registros de
las actividades, por lo que se evidencia que existen grandes
fallas a la hora de la ejecución de los formatos y
otros.
La problemática presentada en la Unidad de
Operaciones es algo que se podría evitar a fin de las
mejoras de la misma y de la empresa Transbolívar en
general, esto puede tener origen en las siguientes
causas:
1. Uso inadecuado de la
documentación existente.
2. La falta de un registro de
información real y certera.
3. Poca supervisión.
4. Desconocimiento por falta de personal
capacitado.
Así mismo, esto ocasiona las
siguientes consecuencias:
1. Falla en la recopilación de la
información.
2. No se puede contar con
información clara y precisa.
3. Se aplica un método herrado
debido al desconocimiento del personal.
4. Se incumple con lo ya
establecido.
De no contar con la documentación o la
información adecuada para la Unidad de Operaciones de
Transbolívar generaría muchos conflictos a la hora
de cualquier inconveniente o necesidad de ello para solucionar lo
presentado.
Lo que ocurrirá si no se tiene o se cumple lo
previamente descrito es que no se contara con una
planificación mínima de ruta, existirá el
incumplimiento de los servicios contratados (Hidrobolívar
y Misión Vivienda) y la imagen de la empresa va a decaer
ante otros organismos de competencia que les afectaría a
gran escala y empezaría a perder la clientela que es algo
fundamental para el avance y sostén de la empresa
Transbolívar.
Con la problemática planteada,
surgen las siguientes interrogantes:
1. ¿Cuál información de actividades
operativas deberá ser reflejada en documento?
2. ¿En qué nivel se ve afectada la
ejecución de actividades operativas por la inexistencia de
documentos formales?
3. ¿Qué aspectos organizacionales de la
interdependencia departamental de la empresa se beneficiaran por
el diseño de documentos?
4. ¿Cuáles ventajas
tendrá la normalización de documentos propuestos
para la ejecución de las actividades
operativas?
Entonces, por lo descrito anteriormente, la Gerencia de
Operaciones de Transbolívar necesita documentación,
formularios, instrucciones de trabajo y registros en donde se
plasme la información y de este modo contar con la
información correspondiente de cada actividad realizada,
cumpliendo estas a cabalidad.
1.2
Justificación
La empresa necesita que se cumpla con lo establecido
como son los formatos, las instrucciones de trabajo y
demás documento todos estos según las normas por
las cuales se rigen.
La presente investigación tiene como fin el
diseño y normalización de los documentos con los
que se lleva y se llevará acabo el control de las
actividades operativas de la unidad de operaciones, en la
Gerencia de Operaciones de Transbolivar, a través del
diseño y normalización de los documentos existentes
en la unidad que contenga la información detallada de las
actividades que el personal debe cumplir para la ejecución
de sus funciones, lo que permitirá contrarrestar
ineficiencias garantizando un mejor desarrollo de los procesos
objeto de estudio.
Sin embargo, la aplicación adecuada de los
formatos, instrucciones de trabajos y registros permitirá
llevar el control de las diversas actividades ejecutadas en el
área de operaciones.
1.3 Importancia
del Trabajo
Este trabajo va a permitir solventar problemas de
desorganización en la unidad de operaciones de
Transbolívar a la hora de plasmar la
información en los documentos y a su vez
ofrecer lo necesario para el correcto llenado de los formatos.
Con todo esto se logrará una mejor organización a
fin de que cuando ocurra alguna eventualidad se tenga con que
respaldar lo realizado.
1.4
Alcance
La investigación está enfocada en el
diseño y normalización de documentos (formatos,
instrucciones de trabajo y registros) de la unidad de operaciones
de Transbolívar, permitiendo facilitar las labores la
unidad de operaciones.
1.5
Delimitaciones
La presente investigación se lleva acabo con la
finalidad de contar con una excelente documentación para
facilitar el trabajo del personal. Se basa en el diseño y
normalización de documentos, instrucciones de trabajo y
registro en la Gerencia de Operaciones, específicamente en
la unidad de Operaciones de Transbolivar, ubicado en el municipio
Caroní del estado Bolívar, se realizara durante
dieciséis semanas, con la propósito de contribuir
con el mejoramiento del control de las actividades que se llevan
a cabo en dicha gerencia.
1.6
Objetivos
1.6.1 Objetivo General
Diseñar los documentos (formularios,
instrucciones de trabajo y registros) de los procesos operativos
de la Unidad de Operaciones en Transbolívar
C.A.
1.6.2 Objetivos
Específicos
· Diagnosticar la situación
actual de la ejecución de las actividades operativas en la
unidad.
· Caracterizar las actividades
operativas de la unidad.
· Analizar los factores asociados a
la unidad y la ejecución de las actividades
operativas.
· Diseñar los documentos
pertinentes a las actividades operativas.
· Proponer las acciones para la
normalización y evaluación futura de los documentos
propuestos.
CAPÍTULO II
GENERALIDADES DE LA
EMPRESA
En el presente capitulo se realiza una breve
descripción de la empresa en la cual se realizara el
trabajo y también se presenta detalladamente la unidad
objeto de estudio.
2.1 Reseña
Histórica
Transporte Público del Estado Bolívar
(TRANSBOLÍVAR C.A) fue creada mediante el Decreto Nº
194 del 30/05/2008, inicia operaciones el 10/11/2008 con la
prestación de servicio urbano en el Municipio
Caroní, posteriormente el 18/11/2008 se incorpora el
servicio interurbano para los Municipio del Sur del
Estado.
Su objetivo principal es el de prestar un servicio de
transporte público urbano e interurbano, eficiente,
confiable y de alto valor estratégico, fundamentado en el
nuevo modelo productivo socialista, que permita mejorar los
niveles de bienestar social de las comunidades y el desarrollo
integral del Estado.
2.2
Descripción de la Empresa
Transbolivar es una empresa de suma importancia para el
estado debido al fin que tiene la misma con respecto al usuario,
ya que esta facilita el desplazamiento de estos en unas rutas
establecidas sin ningún cambio.
2.2.1 Misión
Satisfacer las necesidades de movilización de la
población bolivarense mediante la prestación de
servicio publico urbano e interurbano en condiciones de calidad,
eficiencia, oportunidad y seguridad dando cabal cumplimiento a
las normas de transito vigente a fin de contribuir al
mejoramiento continuo del estado de bienestar.
2.2.2 Visión
Ser a referencia nacional de presentación de
servicio de transporte público en condiciones de calidad,
eficiencia, oportunidad, comodidad y seguridad.
2.2.3 Objetivos
Institucionales
Coordinar, dirigir y administrar la prestación de
un servicio de transporte público urbano e interurbano,
eficiente, planificado, confiable, con fuerza colectiva,
fundamentado en la autogestión, de alto valor
estratégico para el desarrollo socio-productivo, que
fortalezca la cultura solidaria de servicio públicos y la
participación protagónica ciudadana, en beneficio
de las comunidades del Estado Bolívar.
2.2.4 Objetivos de
Calidad
1. Ofrecer un servicio de calidad de transporte
público que garantice la movilización de usuarios
en interconexión de rutas urbanas e interurbanas en el
Estado Bolívar
2. Adiestrar y capacitar el recurso humano, como un
servidor público que valore la vida, la seguridad y el
respeto a los usuarios, sensibilizado en lo social
3. Fortalecer el Sistema Gestión de
la Calidad
4. Consolidar el transporte público de pasajeros
como una institución pública de calidad al servicio
de los ciudadanos y ciudadanas.
2.2.5 Valores y
Principios
Los valores y principios están referidos a las
relaciones que fundamentan los vínculos de acuerdo a las
actividades y servicios que cumple la organización en su
totalidad, tanto con la comunidad, como con todos los integrantes
de la misma, expresándose a través de los
principios que conforman el referente ético, los cuales
son el soporte para el cumplimiento de la Misión y
Visión.
Los valores y principios, son en última
instancia, simultáneamente, los medios y fin ultimo de la
empresa (Ver figura 1). Se definen los siguientes:
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