Diseño del sistema de costos basado en actividades (ABC) para la Universidad NCCA de Colombia (página 2)

Partes: 1, 2

Con el sistema de costos ABC se pueden manejar de
forma más eficiente los recursos.

El sistema de costos ABC permite realizar una
adecuada distribución de los costos
indirectos.

Tarifas más competitivas y capacidad de
expansión de los servicios

AMENAZAS

• Las Universidades del sector ofrezcan precios
  más favorables a la comunidad estudiantil.

• La no implementación del sistema de costos
  ABC por resistencia al cambio en las
  organizaciones.

Con la implementación del sistema de costos ABC,
se tiene más exactitud en los costos en que incurre la
Institución, al mismo tiempo con este sistema las
directivas pueden consultar la información requerida en
tiempo real y actualizada, con esto se fortalecerán las
debilidades actuales.

En si las amenazas no son las otras Instituciones del
sector, la mayor amenaza es la resistencia al cambio del sistema
de costeo tradicional al ABC, por miedo a fracasar en el
funcionamiento de sus actividades, con el sistema ABC se puede
lograr un mejor posicionamiento a nivel de Universidades de la
ciudad y porque no del País.

6.5 DIFERENCIAS ENTRE LOS SISTEMAS DE
COSTOS ABC Y TRADICIONAL

ABC Utiliza varios factores de asociación, buscando obtener el costo más real y preciso posible. Asigna los costos indirectos en función de los recursos consumidos por las actividades (cost-drivers). Los costos de los centros de costos son llevados a las actividades de cada dependencia y son asociados directamente a los programas. Lo difícil de un sistema es que sea sencillo y el ABC lo es porque se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal forma que no se puede manipular dado que se basa en las actividades.

TRADICIONAL Facilita una visión departamental de los costos de la empresa, dificultando las acciones de reducción de los costos. Utiliza normalmente solo un criterio de distribución. Utiliza un solo criterio de asignación de los costos indirectos a los centros de costos, el cual generalmente no es revisado con frecuencia. Las bases de imputación de los costos pueden ser o no ser inductores de costos.

Fuente: autoras

6.6 IMPORTANCIA DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA
DE COSTOS ABC EN LA UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

Un sistema de contabilidad de costos es el principal
medio de información en una empresa, es aquel que
suministra un informe útil para ayudar a los ejecutivos a
tomar decisiones y así lograr los objetivos establecidos
en la organización.

Agrupa y mide las actividades con el fin de hacer una
revisión de la eficiencia y manejo de las
mismas.

Implementa herramientas que ayudan a optimizar las
actividades por áreas de responsabilidad.

Un sistema de contabilidad de costos, permite tener
información confiable en tiempo real.

Medir el costo de producir, desarrollar, vender y
distribuir productos o servicios.

Motivar a las Universidades con la confianza en la
homogeneidad de los datos.

6.7 ETAPAS PRINCIPALES EN EL DISEÑO
DE COSTOS ABC PARA LA UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

Los centros de costos son una unidad de la
organización que es responsable por todos sus costos y
gastos en los que incurre para el desarrollo de todas sus
actividades; revisa constantemente sus metas y controla las
operaciones de su centro con miras de alcanzar sus
objetivos.

ETAPA I: Identificar las principales actividades
de la Institución.

ETAPA II: Identificar los diferentes centros de
costos necesarios para el manejo del sistema de costos ABC de la
Universidad INCCA de Colombia.

ETAPA III: Determinar las bases de
distribución en cada centro de costos.

ETAPA IV: Fuentes de información para la
distribución de los centros de costos.

ETAPA V: Determinación de los costos en la
Universidad INCCA de Colombia.

6.7.1 Etapa I: Se identificaron las
principales actividades que realiza la institución las
cuales son: Docencia, Investigación y Proyección
Social.

6.7.2 Etapa II: Identificación de
los centros de costos. Para la identificación de los
centros de costos deben hacerse una relación de los
servicios básicos y otros gastos en que incurre la
Institución para su buen funcionamiento y en ellos se
acumulan la mayoría de los costos directos relacionados
con el servicio que presta la Universidad, tales como:

Agua

Energía eléctrica.

Teléfono

Internet

Servicio de vigilancia

Servicio de aseo

Arrendamientos de planta física

Otros arrendamientos

Depreciaciones

Impuesto predial

Impuestos municipales

Transporte

Teniendo en cuenta la estructura orgánica de la
Universidad seguirían en su orden los centros
administrativos y de servicios generales; y de ellos dependen
otras áreas.

6.7.3 Etapa III: determinar las bases de
distribución en cada centro de costos.

CENTRO DE COSTO DE RECTORIA

CENTRO DE COSTO VICERRECTORIA GENERAL

CENTO DE COSTOS DE VICERRECTORIA ACADEMICA

CENTRO DE COSTOS FACULTAD DE CIENCIAS PEDAGOGICAS,
HUMANAS Y SOCIALES.

CENTRO DE COSTOS FACULTAD DE INGENIERIAS, ADMINISTRACION
Y CIENCIAS BASICAS.

CENTRO DE COSTOS FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y DEL
ESTADO.

CENTRO DE COSTOS FACULTAD UNIDAD DE POSTGRADOS,
INVESTIGACION Y EDUCACION CONTINUADA.

CENTRO DE COSTOS UNIDADES ESPECIALES DE
DOCENCIA.

CENTRO DE COSTOS DIRECCION DE MEDIO
UNIVERSITARIO.

CENTRO DE COSTOS UNIDAD DE APOYO
UNIVERSITARIO.

VICERRECTORIA GENERAL

1- Dirección de Registro

• Registro Académico

2- Dirección Unidad de
Tecnología

• Desarrollo

• Redes y Telecomunicaciones

• Soporte Tecnológico

• Sistema Integral de Multimedios

• Salas de Computo

• Laboratorio Mantenimiento

3- Dirección Administrativa y
Financiera

• Tesorería

• Créditos

• Control Financiero Presupuestal

• Control Ejecución Presupuestal

• Compras

• Contabilidad

• Servicios Generales

• Inventarios Generales

4- Dirección de Recursos Humanos

• Servicios al Personal

• Nomina

• Administrativa

• Académica

• Control Docente

• Archivo

5- Oficina de Admisiones y Mercadeo

• Selección y Admisiones

• Imagen Institucional

• Ventas de Convenios y Programas
  Académicos

VICERRECTORIA ACADEMICA

1- Facultad de Ciencias Pedagógicas Humanas y
Sociales.

• Departamento de Estudios Generales

• Programa de Psicologías

• Laboratorio Psicológico

• Consultorio Psicológico

• Programa de Cultura Física y
  Deportes

• Programa de Música

• Programa de Licenciatura en Educación
  Preescolar

• Programa de Licenciatura Educación
  Básica, Énfasis en Humanidades, Lengua
  Castellana e Ingles

• Laboratorio de Idiomas

2- Facultad de Ingenierías Administración
y Ciencias Básicas

• Departamento de Matemáticas y
  Física

• Laboratorios

• Programa de Ingeniería Industrial

• Programa de Ingeniería de Sistemas

• Programa de Ingeniería
  Mecánica

• Programa Ingeniería de Alimentos

• Programa Ingeniería
  Electrónica

• Programa Administración de
  Empresas

• Programa de Contaduría Publica

• Programa de Biología

• Departamento Biociencias
  Quimica-Ecociencias

• Laboratorios

3- Facultad de Ciencias Jurídicas y del
Estado

• Programa de Derecho

• Consultorio Jurídico

• Centro de Conciliación

• Centro de Investigación

4- Unidad de Postgrados, Investigación y
Educación Continuada

• Oficina de Postgrados

• Programas de Especialización

• Programas de Maestría

• Oficina de Investigación

• Centros de Investigación

• Oficina de Educación Continuada

5- Unidades Especiales de Docencia

• Colegio Jaime Quijano Caballero

• Unidad de Programas Técnicos

• Unidad de Programas Tecnológicos

• Programa Tecnología Agroindustrial

• Programa Tecnología en
  Informática

• Programa en Tecnología y
  Comunicaciones

• Programa Tecnología en Gestión
  Administrativa

6- Dirección de Medio Universitario

• Extensión Artística Cultural y
  Deportiva

• Arraigo Universitario

• Consejería Psicológica

• Oferta laboral

• Servicios de Salud

• Apiterapia

• Consultorio Médico

• Consultorio Odontológico

7- Unidad de apoyo Universitario

• Calidad, Autoevaluación Institucional y
  Académica

• Programación Académica

• Graduados, Observatorio Laboral

• Biblioteca Central

• Responsabilidad Social y Convenios
  Académicos

• Publicaciones

8- Unidades Especiales de Rectoría

• Diseño Grafico

• Unidad Editorial

• Unidad de Proyectos Especiales-UPE

• Senado Académico

• Consejo de Investigación

• Relaciones Internacionales

• Auditoría Interna

• Comité de Planeación

• Junta Administradora

• Secretaria General

• Oficina Jurídica

• Revisoría Fiscal

6.7.4 Etapa IV: Fuentes de
información para la distribución de los centros de
costos.

Bases de distribución. Los driver o
inductores deben ser distribuidos con un criterio de
aplicación y asignación objetiva y razonable de los
costos, que indica cómo se distribuyen los recursos a las
áreas de responsabilidad, de qué manera se
distribuyen los costos de las áreas de responsabilidad a
las actividades y finalmente como se distribuyen estas a los
objetos de costos.

Distribución
de los recursos hacia las actividades y objetos de costeo
(servicios)

Fuente: autoras

7.1 RELACIÓN DE CENTROS DE COSTOS Y
SUS BASES DE DISTRIBUCIÓN

Fuente: autoras

En este cuadro se determinan los drivers o inductores
que se deben aplicar a cada uno de los costos indirectos
relacionados, considerando que son los más adecuados para
costear de forma más exacta y confiable la
distribución de los mismos.

7.2 RELACION DE LOS COSTOS INDIRCTOS DE LA
VICE-RECTORIA GENERAL Y SUS BASES DE DISTRIBUCION O
INDUCTORES

Fuente: autoras

En los costos indirectos de la vice-rectoría
general se toman como inductores el número de personas que
laboran en cada una de las dependencias de este centro de costos,
con esto se pretende determinar el costo de las actividades y
cuantas personas realizan actividades relacionadas con los
estudiantes, así se puede hallar el costo indirecto que se
le va a trasladar a cada uno de los programas
académicos.

7.3 COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS
VICE-RECTORIA ACADEMICA

Fuente: autoras

Los costos directos e indirectos de la
vice-rectoría académica, considerando como directos
los relacionados con las horas clases que se le dictan a los
estudiantes e indirectos a todas las demás actividades que
realiza este centro de costos en procura de brindar un buen
servicio a la comunidad Incaica (estudiantes).

Fuente: autoras

ETAPA V:

Determinación
de los costos en la universidad INCCA de Colombia

A continuación se presenta la distribución
de los costos indirectos que se van acumulado de las diferentes
áreas de responsabilidad empezando por la Rectoría,
para luego cargarlos a los diferentes programas.

Los costos acumulados en cada programa se dividen en el
número de alumnos para conocer el valor de este y saber
cuál de los programas es más rentable para la
Universidad.

Paso seguido se muestra la forma de distribuir los
costos mediante los sistemas de costeo tradicional y ABC, en los
cuales se podrá observar que de un sistema a otro la
rentabilidad por programa académico varia ya que la forma
de asignar los costos indirectos es diferente, por el sistema
tradicional se toma el valor total de los costos indirectos y se
divide en el número de estudiantes y por el sistema ABC se
asignan por porcentajes estimados.

TABLA No 1 DISTRIBUCION DE LOS COSTOS

Fuente: autoras

Se realizó un cálculo estimado de cuanto
pueden ser los costos indirectos en que incurre la universidad
durante un semestre, de este valor se le hizo una
asignación porcentual a los centros de costos de la
Rectoría, Vice – rectoría General y Vice –
rectoría Académica de acuerdo al número de
actividades que cada una de ellas realiza y que están
relacionadas con el estudiante.

Seguidamente se tomo cada Facultad teniendo en cuenta el
número de programas y áreas de responsabilidad que
tiene cada una de ellas, esa cantidad se represento en
porcentajes que fueron aplicados al valor de la Vice
-rectoría Académica obteniendo los valores que
aparecen en la parte inferior de la tabla para así obtener
el valor a asignar a cada programa o área de
responsabilidad.

De acuerdo a la distribución anterior se toma el
valor de los gastos de la Rectoría y vice-rectoría
General, se dividen en los siete sub-centros, que componen la
Vice-rectoría Académica, (se le asigno un mayor
valor a la facultad de ingenierías, administración
y ciencias contables por tener mas programas que otros
sub-centros), además se hace un estimado de cuanto le
correspondería al programa de contaduría de los
otros costos indirectos en que incurre la Universidad.

Los Costos Directos son el valor cancelado a los
profesores de planta y de cátedra del programa de
Contaduría Pública en Pregrado y
Especializaciones.

Se estimaron estos porcentajes de acuerdo al
número de actividades relacionadas con cada concepto, se
estimo que las actividades realizadas para planta consumen
más recursos que las demás áreas de
responsabilidad relacionadas en este cuadro.

En esta tabla se realizó un estimado de las horas
dictadas por los docentes de cátedra y planta,
también el número de alumnos del programa de
contaduría pública en pregrado y especializaciones
y el valor cancelado de la matricula de estos.

Se multiplico el valor pagado a los profesores de planta
durante el semestre, lo mismo se hizo con las horas
cátedra, luego se toma el total de los costos indirectos y
se divide en el número total de alumnos del programa,
obteniendo así una tasa o valor, que luego se multiplica
por el número de alumnos de pregrado y
especialización.

Se suman los costos directos e indirectos y el resultado
se le restan a los ingresos del semestre, la diferencia se divide
por el costo total, obteniendo así un porcentaje de
rentabilidad y el costo definitivo por alumno.

Se distribuyen los costos indirectos de acuerdo a los
porcentajes de la tabla No 3, los totales se dividen en la base
de asignación que son el número de horas planta,
cátedra, alumnos y horas clase en que los alumnos utilizan
estos recursos obteniendo así la base de asignación
para obtener el costo por unidad.

Se toman los totales de la Base de Asignación de
costos indirectos de la tabla 6 por ítems y se multiplica
por el numero de alumnos de pregrado y especialización
cada uno, se le suman los costos directos, se obtiene el total
que se le restan al precio del servicio y la diferencia se divide
en el valor de los costos totales para obtener la rentabilidad y
el costo por alumno de pregrado y especializaciones por el
sistema de costos ABC.

Conclusiones

Los costos ABC garantizan el análisis a nivel de
actividades permitiendo así la adecuada
determinación de los costos de los diferentes programas
académicos, así como el análisis y
medición de eficiencia y control de los recursos de la
institución.

Con el modelo ABC en la Universidad INCCA de Colombia se
obtiene el margen de rentabilidad por programa.

El sistema de costos ABC permite a la Universidad INCCA
de Colombia una visión amplia de los costos, mejorando la
planeación y administración de los productos y
recursos que maneja la institución.

El sistema de costos por actividades es una herramienta
que permite obtener información confiable para la toma de
decisiones y la creación de estrategias en el mejoramiento
continuo de la institución.

El sistema ABC en la Universidad INCCA de Colombia,
reconoce todas las actividades realizadas dentro de las
Vice-rectoría General y Académica de la
Institución, determina cuánto cuesta realizar cada
una de ellas y asigna las mismas a los servicios en la medida que
este lo requiera.

Mediante el análisis y
observación del manejo de los servicios de la Vice –
rectoría General y Académica de la
Institución, es posible diseñar un sistema de
costos por actividades, con el cual se pueden lograr importantes
indicadores para la toma de decisiones, permitiendo medir la
performance de las mismas.

Recomendaciones

El modelo diseñado no es un sistema de costos
basado en actividades puro, ya que existen actividades que deben
ser modeladas en base a datos inexistentes hasta el momento o
mediante grandes estudios de tiempos no rentables. Estos puntos
de mejora serán optimizados mediante el uso del mismo
sistema, retroalimentándose hasta posibilitar la correcta
implementación del modelado en todas las
actividades.

Este modelo de costos es susceptible de mejoras futuras,
que lo tornen más preciso.

Sugerimos que para una mayor exactitud en los costos
sean incluidos los de la dirección del medio universitario
en la vice-rectoría académica, ya que existe una
vinculación directa con los estudiantes y los costos del
área de control docente sean incluidos en la
vice-rectoría general por su directa relación con
recursos humanos.

Bibliografía

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la instrumentación del sistema de costos. Monte de Oca:
Sede Universitaria Hermanos Saiz, 2009. 12 p.

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Sistema de Costeo. Bogotá: Universidad Jorge Tadeo Lozano,
2004. 6p.

BERRIO GUZMAN, Deysi y CASTRILLÓN CIFUENTES,
Jaime. Costos para gerenciar organizaciones manufactureras,
comerciales y de servicios. Barranquilla: Ed. Uninorte, 2008. 198
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CUERVO TAFUR, Joaquín y OSORIO AGUDELO, Jair
Albeiro. costeo basado en actividades ABC. Bogotá: Ed.
Kimpres Ltda, 2006. 241 p.

MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología:
Guía para elaborar diseños de investigación
en ciencias económicas, contables y administrativas.
Bogotá: McGraw-Hill, 1999. 295 p.

MORILLO MORENO, Marisela Coromoto. Diseño de
sistemas de costeo. Bogotá: Ed. Ediciones Unidas, 2008.423
p.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y
CERTIFICACION. Trabajos escritos: Presentación y
referencias bibliográficas. Bogotá: ICONTEC, 2005.
250 p.

RAYNAUD, Delaval Gerardo. Cartilla para la
elaboración de proyectos de investigación.
Cúcuta: Universidad Francisco de Paula Santander.
División Educación a Distancia, 1999. 114
p.

CIBERGRAFÍA

http://www.edutecne.utn.edu.ar/PPI-CAI/ppi2004.pdf

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/fin/estudios.htm

http://www.monografias.com/trabajos69/diseno-metodologia-costeo-actividades-abc/diseno-metodologia-costeo-actividades-abc2.shtml

Anexo

ANEXO 1. UBICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD INCCA DE
COLOMBIA

Nota: Este mapa fue tomado como referencia a la
fecha mayo 20 de 2011

ANEXO 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PROPUESTA

DEDICATORIAS

A mis amados, madre Teresa Romero, hijo Juan David
Urrego Contreras y esposo Ramón Elías Duque, por
ser el motor de mi vida y darme fuerzas para culminar con
éxito esta etapa de superación personal, por su
comprensión y constante apoyo durante estos cinco
años de esfuerzos para lograr mi mayor sueño: ser
profesional.

Nilsa Esther Contreras Romero.

A mi hijo Brehiner Yesid Hernández Araque por ser
mi más grande motivo de superación, a mis padres:
Marcos Galvis y María Concepción Araque por
apoyarme moralmente e inculcarme valores tan fundamentales que me
han servido para culminar este gran peldaño en mi vida
profesional.

JACQUELINE ARAQUE

AGRADECIMIENTOS

A nuestro padre Celestial, por darnos la fortaleza,
sabiduría, amor y paciencia para poder superar los
obstáculos encontrados a lo largo de este camino, logrando
culminar con éxito nuestra carrera.

A los docentes que fueron nuestra guía en este
aprendizaje, por transmitirnos sus conocimientos y en especial a
nuestro Director de programa Doctor Nelson Hurtado Penagos, al
Doctor Jaime Alberto Castellanos Chavarro y el Doctor Jairo
Milciades Moscoso Fonseca, por su asesoramiento en el desarrollo
de este trabajo.

NILSA ESTHER CONTRERAS ROMERO

JACQUELINE ARAQUE

Trabajo de grado para optar al
título de Contador Público

 

 

Autor:

GRUPO DE INVESTIGACION – COSEM
–

Jacqueline Araque

Nilsa Esther Contreras
Romero

Asesor:

JAIME ALBERTO CASTELLANOS
CHAVARRO

CONTADOR PÚBLICO

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIA ADMINISTRACION Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROGRAMA DE CONTADURÍA
PÚBLICA

BOGOTÁ

2011

[1]
/trabajos15/abc-costos/abc-costos.shtml