Diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables
RESUMEN
En el siguiente trabajo se diseñó un
Sistema de Información para el seguimiento y control de
las Inversiones Capitalizables del área de Carbón
por parte de la Coordinación de Ingeniería
Económica de CVG Venalum. El presente estudio obedece a
una investigación no experimental, de tipo
Descriptivo-Evaluativo, donde se realizó un
diagnóstico de la situación actual de la
Coordinación para conocer los requerimientos del personal
en cuanto a la propuesta del diseño y posteriormente se
desarrollaron las herramientas de modelado lógico de datos
y el diseño físico de éste. El Diseño
de este Sistema mostrará un aporte de solución y
una herramienta eficaz que para mejorar en los Procesos de
Gestión de la Coordinación a fin de proporcionar al
usuario los reportes necesarios para llevar el control eficaz de
su gestión.
Palabras Claves: SAP, Sistema de
Información, Base de Datos, Inversiones
Capitalizables, Activos Fijos
INTRODUCCIÓN
La Industria Venezolana del Aluminio CVG Venalum fue
creada con la finalidad de producir aluminio primario para
abastecer el mercado nacional y exportar una parte de sus
productos; la producción se lleva a cabo a través
de un proceso de reducción que se realiza por medio del
empleo de celdas electrolíticas. No obstante el proceso
productivo no solamente involucra la parte operativa sino
también la administrativa, puesto que, para que
éste se lleve a cabo se deben cumplir con una serie de
trámites tanto para el abastecimiento de materia prima
como para la adecuación de las áreas operativas,
para ello se realizan las inversiones capitalizables, que no son
mas que aquellas operaciones que tienden a incrementar el valor
de los activos fijos de la empresa, como construcciones,
adquisiciones, mejoras, ampliaciones y reemplazos, entre
otras.
En el caso de CVG Venalum para el manejo de las
inversiones, cuenta con la Gerencia de Ingeniería
Industrial, la cual tiene adscrita a la Coordinación de
Ingeniería Económica, ésta se encarga de
prestar asistencia técnica en la evaluación y
análisis de proyectos de ingeniería
económica para generar alternativas de inversiones
rentables y factibles, lo cual genera una gran cantidad de
información económica que manejar, por lo que
resulta necesario contar con un sistema que permita el acceso y
ubicación de la información de las inversiones
contenida en los archivos y registros de documentos de la
Coordinación.
Considerando que la Coordinación de
Ingeniería Económica no cuenta con este recurso, el
diseño de un sistema de información para el manejo
de las inversiones capitalizables resulta un punto de apoyo para
la organización, simplificación y
racionalización de los procedimientos administrativos
internos en el acceso de la información; así mismo
permite conocer en forma oportuna el status y
tramitación administrativa de la inversión
capitalizable, como fuente de información para la toma de
decisiones. Una de las áreas con mayor cantidad de
inversiones capitalizables solicitadas en la empresa, es el
área de Carbón, por lo que el diseño del
sistema será enfocado a dicha área, pudiendo ser
aplicable al resto de las áreas que soliciten
inversiones.
El presente trabajo de investigación tiene como
objetivo diseñar un sistema de información para la
administración y control de gestión de las
inversiones capitalizables del área de carbón por
parte de la Coordinación de Ingeniería
Económica, cuya importancia radica en la mejora del
manejo, seguimiento y control de las inversiones.
Este informe se encuentra estructurado por
capítulos y está conformado por seis (6). En el
capítulo I se formula y describe el problema de
investigación, se delimita la misma, se definen el
Objetivo General y los Objetivos Específicos y se
justifica la realización de la investigación. En el
capítulo II se definen todas las generalidades de la
empresa, sus procesos, su misión, visión,
estructura organizativa y políticas. En el capítulo
III se presentan todas las bases teóricas empleadas en el
desarrollo del estudio. En el capítulo IV se plantea la
metodología utilizada, el tipo de investigación,
población y muestra, los instrumentos y técnicas de
recolección de datos, así como el cronograma de
actividades y procesamiento de la información. En el
capítulo V se fundamenta el diagnóstico de la
situación actual de la Coordinación de
Ingeniería Económica de la empresa en estudio. En
el capítulo VI se realiza la presentación,
descripción y discusión de los resultados obtenidos
y finalmente se muestran las conclusiones y
recomendaciones.
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
Las empresas siempre están en la búsqueda
del incremento de su patrimonio no sólo desde el punto de
vista económico, sino también mediante la
adquisición de activos fijos, y para ello recurren a las
inversiones. CVG Venalum no es excepción de esto, por ello
recurre a la ejecución de inversiones capitalizables las
cuales incrementan el valor de los activos fijos de la
empresa.
No obstante para el manejo de las inversiones
capitalizables CVG Venalum cuenta con la Gerencia de
Ingeniería Industrial y ésta a su vez con la
Coordinación de Ingeniería Económica; el
procedimiento a seguir para gestión de las inversiones en
dicha Coordinación abarca desde la solicitud de la
inversión por la Unidad Usuaria (incluyendo el proyecto de
factibilidad técnica), la elaboración de la
factibilidad económica, la aprobación en el
Comité de Inversiones hasta la preparación del plan
de inversiones a presupuestar y el registro en el SAP de las
inversiones aprobadas.
Todas las áreas de la empresa tanto las
operativas como las administrativas, solicitan la
ejecución de inversiones capitalizables y la
Coordinación de Ingeniería Económica es la
responsable de determinar aquellas que representan un beneficio
para la empresa. Sin embargo luego que se realiza el registro en
el SAP de las inversiones aprobadas el proceso de
ejecución pasa a manos de la Unidad Técnica y el
seguimiento y verificación de la ejecución de la
inversión resulta laborioso para los analistas de la
Coordinación, puesto que, no se cuenta con un sistema que
facilite el almacenamiento de la información,
así como la comunicación entre las unidades
involucradas en el cumplimento y manejo de la inversión,
como son: La Gerencia de Planificación y Presupuesto, el
Departamento de Control de Activos, la Gerencia de Proyectos y la
Unidad Usuaria (Solicitante). Dicho recurso no ha sido
diseñado, dado que, cada analista trata de llevar un
registro de las inversiones bajo su cargo, no obstante, si al
momento de solicitar un avance de la inversión los
analistas se encuentran de vacaciones o no es posible
localizarlos, no hay forma de tener acceso al conocimiento que
éstos poseen, atrasando así las gestiones en la
Coordinación.
Igualmente debido al hecho que la Coordinación
depende del reporte de avance de ejecución de las
inversiones, suministrado por las distintas unidades
involucradas, ésta posee una limitada capacidad de control
con respecto al avance de las mismas, lo cual ha traído
como consecuencia en algunas ocasiones, la inyección
continua de dinero en cuentas que ya no requieren de más
asignación de presupuesto, pues las inversiones han sido
ejecutadas o se solicitaron pero no se llevaron a cabo, por lo
que es necesario desestimar su apertura; esto ha llevado a que el
dinero depositado en dichas cuentas sea utilizado para fines
diferentes a los planteados; además al desconocer el
estatus de las inversiones (activas-cerradas-en proceso) no se
puede llevar un control de los activos fijos de la
empresa.
Entre las áreas con una mayor cantidad de
inversiones capitalizables solicitadas se encuentra el
área de Carbón con 110 inversiones requeridas en el
periodo comprendido entre 2000-2011, de las cuales se desconoce
su status, avance, entre otros; y ya que es una de las
áreas con más inversiones solicitadas, es
importante para la Coordinación tener en orden la
información de las mismas.
Por ende resulta necesario el diseño de un
sistema de información de las inversiones capitalizables
del área de Carbón, que permita conocer en
cualquier momento el estado de tramitación y poder accesar
a la información administrativa contenida en los
documentos, archivos y registros de la empresa, lo cual
servirá de apoyo en la gestión y toma de decisiones
de forma oportuna.
1.2 Objetivo
General
Diseñar un sistema de información para la
administración y control de gestión de las
inversiones capitalizables del área de carbón por
parte de la Coordinación de Ingeniería
Económica de CVG Venalum.
1.3 Objetivos
Específicos
· Evaluar los requerimientos
necesarios para la etapa de diseño.
· Actualizar la información
de las inversiones capitalizables que posee actualmente la
Coordinación de Ingeniería
Económica.
· Desarrollar una base de datos con
la información actualizada de las inversiones.
· Diseñar el modelo
conceptual del sistema de información requerido por la
Coordinación.
· Diseñar el modelo
lógico del sistema de información.
· Realizar el diseño
físico que precisa el sistema.
· Desarrollar una interfaz que
permita ver detalladamente los datos y la
información.
· Elaborar el Manual del Usuario
para el manejo del sistema.
· Realizar la estimación de
costos de implementación del sistema en la
Coordinación de Ingeniería
Económica.
1.4
Justificación o Importancia
El motivo por el cual se justifica la realización
de la presente investigación es que toda empresa debe
tener un control de las inversiones que realiza en función
del avance de las mismas, para ello debe contar con un sistema de
información que le permita tener acceso a una base de
datos. Actualmente la Coordinación de Ingeniería
Económica no posee un sistema que le permita el control de
la información de las inversiones capitalizables que son
aprobadas.
Por ende el desarrollo del proyecto es necesario, dado
que con este aporte la Coordinación podrá
administrar y controlar la gestión de las inversiones
capitalizables del área de Carbón de CVG Venalum.
Igualmente el diseño de dicho sistema servirá como
base teórica para futuras investigaciones asociadas al
tema.
1.5
Delimitación o Alcance
El alcance de esta investigación es el
diseño de un sistema de información para la
administración y control de gestión de las
inversiones capitalizables del área de Carbón, en
el periodo comprendido entre 2000-2011 y que
actualmente se encuentran abiertas en el sistema, para el
manejo de la Coordinación de Ingeniería
Económica de CVG Venalum. El estudio se realizará
en la Gerencia de Ingeniería Industrial,
específicamente en la Coordinación de
Ingeniería Económica.
El tiempo de estudio en el área de trabajo se
realizará en el horario permitido para los tesistas, es
decir de 7:00 AM a 3:00 PM. El mismo tendrá una
duración de 16 semanas, tiempo estipulado para realizar el
Trabajo de Grado según normas de la Universidad y de la
empresa.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.