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Diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables



    RESUMEN

    En el siguiente trabajo se diseñó un
    Sistema de Información para el seguimiento y control de
    las Inversiones Capitalizables del área de Carbón
    por parte de la Coordinación de Ingeniería
    Económica de CVG Venalum. El presente estudio obedece a
    una investigación no experimental, de tipo
    Descriptivo-Evaluativo, donde se realizó un
    diagnóstico de la situación actual de la
    Coordinación para conocer los requerimientos del personal
    en cuanto a la propuesta del diseño y posteriormente se
    desarrollaron las herramientas de modelado lógico de datos
    y el diseño físico de éste. El Diseño
    de este Sistema mostrará un aporte de solución y
    una herramienta eficaz que para mejorar en los Procesos de
    Gestión de la Coordinación a fin de proporcionar al
    usuario los reportes necesarios para llevar el control eficaz de
    su gestión.

    Palabras Claves: SAP, Sistema de
    Información, Base de Datos, Inversiones
    Capitalizables, Activos Fijos

    INTRODUCCIÓN

    La Industria Venezolana del Aluminio CVG Venalum fue
    creada con la finalidad de producir aluminio primario para
    abastecer el mercado nacional y exportar una parte de sus
    productos; la producción se lleva a cabo a través
    de un proceso de reducción que se realiza por medio del
    empleo de celdas electrolíticas. No obstante el proceso
    productivo no solamente involucra la parte operativa sino
    también la administrativa, puesto que, para que
    éste se lleve a cabo se deben cumplir con una serie de
    trámites tanto para el abastecimiento de materia prima
    como para la adecuación de las áreas operativas,
    para ello se realizan las inversiones capitalizables, que no son
    mas que aquellas operaciones que tienden a incrementar el valor
    de los activos fijos de la empresa, como construcciones,
    adquisiciones, mejoras, ampliaciones y reemplazos, entre
    otras.

    En el caso de CVG Venalum para el manejo de las
    inversiones, cuenta con la Gerencia de Ingeniería
    Industrial, la cual tiene adscrita a la Coordinación de
    Ingeniería Económica, ésta se encarga de
    prestar asistencia técnica en la evaluación y
    análisis de proyectos de ingeniería
    económica para generar alternativas de inversiones
    rentables y factibles, lo cual genera una gran cantidad de
    información económica que manejar, por lo que
    resulta necesario contar con un sistema que permita el acceso y
    ubicación de la información de las inversiones
    contenida en los archivos y registros de documentos de la
    Coordinación.

    Considerando que la Coordinación de
    Ingeniería Económica no cuenta con este recurso, el
    diseño de un sistema de información para el manejo
    de las inversiones capitalizables resulta un punto de apoyo para
    la organización, simplificación y
    racionalización de los procedimientos administrativos
    internos en el acceso de la información; así mismo
    permite conocer en forma oportuna el status y
    tramitación administrativa de la inversión
    capitalizable, como fuente de información para la toma de
    decisiones. Una de las áreas con mayor cantidad de
    inversiones capitalizables solicitadas en la empresa, es el
    área de Carbón, por lo que el diseño del
    sistema será enfocado a dicha área, pudiendo ser
    aplicable al resto de las áreas que soliciten
    inversiones.

    El presente trabajo de investigación tiene como
    objetivo diseñar un sistema de información para la
    administración y control de gestión de las
    inversiones capitalizables del área de carbón por
    parte de la Coordinación de Ingeniería
    Económica, cuya importancia radica en la mejora del
    manejo, seguimiento y control de las inversiones.

    Este informe se encuentra estructurado por
    capítulos y está conformado por seis (6). En el
    capítulo I se formula y describe el problema de
    investigación, se delimita la misma, se definen el
    Objetivo General y los Objetivos Específicos y se
    justifica la realización de la investigación. En el
    capítulo II se definen todas las generalidades de la
    empresa, sus procesos, su misión, visión,
    estructura organizativa y políticas. En el capítulo
    III se presentan todas las bases teóricas empleadas en el
    desarrollo del estudio. En el capítulo IV se plantea la
    metodología utilizada, el tipo de investigación,
    población y muestra, los instrumentos y técnicas de
    recolección de datos, así como el cronograma de
    actividades y procesamiento de la información. En el
    capítulo V se fundamenta el diagnóstico de la
    situación actual de la Coordinación de
    Ingeniería Económica de la empresa en estudio. En
    el capítulo VI se realiza la presentación,
    descripción y discusión de los resultados obtenidos
    y finalmente se muestran las conclusiones y
    recomendaciones.

    CAPÍTULO I

    EL
    PROBLEMA

    1.1 Planteamiento del problema

    Las empresas siempre están en la búsqueda
    del incremento de su patrimonio no sólo desde el punto de
    vista económico, sino también mediante la
    adquisición de activos fijos, y para ello recurren a las
    inversiones. CVG Venalum no es excepción de esto, por ello
    recurre a la ejecución de inversiones capitalizables las
    cuales incrementan el valor de los activos fijos de la
    empresa.

    No obstante para el manejo de las inversiones
    capitalizables CVG Venalum cuenta con la Gerencia de
    Ingeniería Industrial y ésta a su vez con la
    Coordinación de Ingeniería Económica; el
    procedimiento a seguir para gestión de las inversiones en
    dicha Coordinación abarca desde la solicitud de la
    inversión por la Unidad Usuaria (incluyendo el proyecto de
    factibilidad técnica), la elaboración de la
    factibilidad económica, la aprobación en el
    Comité de Inversiones hasta la preparación del plan
    de inversiones a presupuestar y el registro en el SAP de las
    inversiones aprobadas.

    Todas las áreas de la empresa tanto las
    operativas como las administrativas, solicitan la
    ejecución de inversiones capitalizables y la
    Coordinación de Ingeniería Económica es la
    responsable de determinar aquellas que representan un beneficio
    para la empresa. Sin embargo luego que se realiza el registro en
    el SAP de las inversiones aprobadas el proceso de
    ejecución pasa a manos de la Unidad Técnica y el
    seguimiento y verificación de la ejecución de la
    inversión resulta laborioso para los analistas de la
    Coordinación, puesto que, no se cuenta con un sistema que
    facilite el almacenamiento de la información,
    así como la comunicación entre las unidades
    involucradas en el cumplimento y manejo de la inversión,
    como son: La Gerencia de Planificación y Presupuesto, el
    Departamento de Control de Activos, la Gerencia de Proyectos y la
    Unidad Usuaria (Solicitante). Dicho recurso no ha sido
    diseñado, dado que, cada analista trata de llevar un
    registro de las inversiones bajo su cargo, no obstante, si al
    momento de solicitar un avance de la inversión los
    analistas se encuentran de vacaciones o no es posible
    localizarlos, no hay forma de tener acceso al conocimiento que
    éstos poseen, atrasando así las gestiones en la
    Coordinación.

    Igualmente debido al hecho que la Coordinación
    depende del reporte de avance de ejecución de las
    inversiones, suministrado por las distintas unidades
    involucradas, ésta posee una limitada capacidad de control
    con respecto al avance de las mismas, lo cual ha traído
    como consecuencia en algunas ocasiones, la inyección
    continua de dinero en cuentas que ya no requieren de más
    asignación de presupuesto, pues las inversiones han sido
    ejecutadas o se solicitaron pero no se llevaron a cabo, por lo
    que es necesario desestimar su apertura; esto ha llevado a que el
    dinero depositado en dichas cuentas sea utilizado para fines
    diferentes a los planteados; además al desconocer el
    estatus de las inversiones (activas-cerradas-en proceso) no se
    puede llevar un control de los activos fijos de la
    empresa.

    Entre las áreas con una mayor cantidad de
    inversiones capitalizables solicitadas se encuentra el
    área de Carbón con 110 inversiones requeridas en el
    periodo comprendido entre 2000-2011, de las cuales se desconoce
    su status, avance, entre otros; y ya que es una de las
    áreas con más inversiones solicitadas, es
    importante para la Coordinación tener en orden la
    información de las mismas.

    Por ende resulta necesario el diseño de un
    sistema de información de las inversiones capitalizables
    del área de Carbón, que permita conocer en
    cualquier momento el estado de tramitación y poder accesar
    a la información administrativa contenida en los
    documentos, archivos y registros de la empresa, lo cual
    servirá de apoyo en la gestión y toma de decisiones
    de forma oportuna.

    1.2 Objetivo
    General

    Diseñar un sistema de información para la
    administración y control de gestión de las
    inversiones capitalizables del área de carbón por
    parte de la Coordinación de Ingeniería
    Económica de CVG Venalum.

    1.3 Objetivos
    Específicos

    · Evaluar los requerimientos
    necesarios para la etapa de diseño.

    · Actualizar la información
    de las inversiones capitalizables que posee actualmente la
    Coordinación de Ingeniería
    Económica.

    · Desarrollar una base de datos con
    la información actualizada de las inversiones.

    · Diseñar el modelo
    conceptual del sistema de información requerido por la
    Coordinación.

    · Diseñar el modelo
    lógico del sistema de información.

    · Realizar el diseño
    físico que precisa el sistema.

    · Desarrollar una interfaz que
    permita ver detalladamente los datos y la
    información.

    · Elaborar el Manual del Usuario
    para el manejo del sistema.

    · Realizar la estimación de
    costos de implementación del sistema en la

    Coordinación de Ingeniería
    Económica.

    1.4
    Justificación o Importancia

    El motivo por el cual se justifica la realización
    de la presente investigación es que toda empresa debe
    tener un control de las inversiones que realiza en función
    del avance de las mismas, para ello debe contar con un sistema de
    información que le permita tener acceso a una base de
    datos. Actualmente la Coordinación de Ingeniería
    Económica no posee un sistema que le permita el control de
    la información de las inversiones capitalizables que son
    aprobadas.

    Por ende el desarrollo del proyecto es necesario, dado
    que con este aporte la Coordinación podrá
    administrar y controlar la gestión de las inversiones
    capitalizables del área de Carbón de CVG Venalum.
    Igualmente el diseño de dicho sistema servirá como
    base teórica para futuras investigaciones asociadas al
    tema.

    1.5
    Delimitación o Alcance

    El alcance de esta investigación es el
    diseño de un sistema de información para la
    administración y control de gestión de las
    inversiones capitalizables del área de Carbón, en
    el periodo comprendido entre 2000-2011 y que
    actualmente se encuentran abiertas en el sistema, para el
    manejo de la Coordinación de Ingeniería
    Económica de CVG Venalum. El estudio se realizará
    en la Gerencia de Ingeniería Industrial,
    específicamente en la Coordinación de
    Ingeniería Económica.

    El tiempo de estudio en el área de trabajo se
    realizará en el horario permitido para los tesistas, es
    decir de 7:00 AM a 3:00 PM. El mismo tendrá una
    duración de 16 semanas, tiempo estipulado para realizar el
    Trabajo de Grado según normas de la Universidad y de la
    empresa.

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