b) Efectuación de sistemas de controles de los
resultados: en toda actividad de gestión, deben
existir formas de medir los resultados de la misma, y estos se
logran a través de los sistemas de controles de los
resultados. Los mismos funcionan como medidores del
desempeño de las personas en sus puestos de trabajo, de
las maquinarias en su funcionamiento, y de las políticas
de la empresa en sus desempeños.
Los controles pueden realizarse a través de:
1) la observación directa, 2) la comparación
de lo que se pretende versus lo que se logra, 3) a través
de entrevistas, 4) a través de planillas, gráficos,
informes, etc. 5) a través de visitas al terreno,
reuniones de trabajo, etc. Y será responsabilidad del
administrador, el estar analizando permanentemente los resultados
que se obtienen, a los efectos de poder determinar si las cosas
van bien o no.
c) Modificaciones de procedimientos para aumentar la
eficiencia: decíamos en capítulos anteriores,
que el administrador de una empresa debe desarrollar la capacidad
de autocrítica que le permita, después de
determinar que las cosas no van tan bien como es deseado, cuales
son las cosas que hay que modificar, a los efectos de revertir
los resultados.
Todo administrador que ve que los resultados no son los
mejores, está obligado a buscar nuevas alternativas que le
permitan lograr mejor, las metas que se han fijado.
Actividades de ejecución:
Se refieren a los aspectos prácticos de la
actividad administrativa, aquellos que conforman la verdadera
acción de administrar una empresa.
Dentro de las actividades de ejecución,
mencionaremos algunos de los aspectos que tienen que ver con la
práctica de administrar, y ellos son:
a) El trabajo en equipo: trabajar en equipo
significa "trabajar en forma efectiva y productiva con otras
personas", o dicho de otra manera, "trabajar en equipo incluye el
ser parte de un grupo de personas que trabaja con metas y
propósitos comunes"
La importancia de trabajar en equipo radica en que, de
esta forma podemos lograr cosas que de manera personal
jamás podríamos lograr, y con un nivel de
eficiencia superior.
A los efectos de que esto sea posible, las
personas deberán desarrollar un verdadero espíritu
de equipo, el cual incluye:- Llevarse bien con todos los del
equipo - Estar en "sintonía" con las personas y las
tareas - Encarar juntos los desafíos
Pero estos a su deben tener presente:- Las metas
y objetivos / las comunicaciones / establecimiento de planes de
acción / supervisión de la gestión / las
relaciones humanas / la organización administrativa / la
capacitación constante / etc.
Y a su vez olvidar:- El individualismo / la
envidia / la falta de preparación / la desobediencia a las
jerarquías administrativas / etc.
b) Las reuniones de trabajo:-
¿Por qué reunirnos como equipo de trabajo?- La
creación de una agenda de reunión de trabajo-
Filosofía de participación: "nos reunimos para
resolver los problemas"
c) Las entrevistas personales:- Como
una herramienta motivacional y de detección de problemas-
La fijación de un calendario de entrevistas
permanentes
d) Las visitas a terreno:- para
respaldar- para controlar- para saber la
realidad
Las personas y
las organizaciones
Los seres humanos forman las llamadas organizaciones (de
toda clase); el análisis del comportamiento humano
entonces vendría a ser el elemento más importante
para llegar a comprender y analizar a las organizaciones,
especialmente aquellas que componen la Administración de
Personal, hoy, Administración de Recursos Humanos. El
analista de Recursos Humanos puede recurrir a dos
mecanismos:
Analiza el comportamiento de las personas como
seres humanos comunes y corriente (que poseen una personalidad
diferente de otros que lo hacen individual a otros semejantes,
aspiraciones, actitudes, valores, necesidades diferentes,
objetivos trazados diferentes de otros, pero todos ellos propios
del ser humano) o como un recurso potencial que puede ser
explotado para el éxito de una organización
(habilidades, capacidades, destrezas, conocimientos, y otras
actuaciones que resultan sumamente interesante para el desarrollo
de esa persona dentro de la organización, y que
pronosticarán su éxito en el desenvolvimiento que
tenga dentro de la propia organización.
Los seres humanos hemos estructurado un sistema
total, desde el cual organiza y dirige sus asuntos, puesto que
sin embargo la versatilidad humana es muy grande: cada persona es
un fenómeno multidimensional, sujeto a las influencias de
muchas variables. El haz de diferencias, en cuanto a aptitudes,
es amplio y los patrones de comportamiento aprendidos son bien
diversos. Las organizaciones no disponen de datos o medios para
comprender la complejidad de sus miembros.
Definición de estructura
organizacional: La estructura organizacional puede ser
definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el
trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la
coordinación del mismo orientándolo al logro de los
objetivos.
Mecanismos coordinadores: Existen
cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras
fundamentales en que se puede coordinar el trabajo.
Estos mecanismos coordinadores corresponden
tanto a la coordinación del trabajo, como a la
comunicación y al control.
1) A juste Mutuo: Logra la
coordinación del trabajo por medio de la
comunicación informal. El control y el poder de
coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es
utilizado en las organizaciones más simples (2
personas en una canoa) y en las organizaciones más
complejas (equipo de trabajo interdisciplinario)
2) supervisión directa: Logra la
coordinación al tener una persona que toma la
responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones
para ellas y supervisando sus acciones.
Estandarizado: La coordinación es lograda antes
de comenzar el trabajo, principal diferencia con los otros
mecanismos coordinadores.
3) Estandarización de procesos de
trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los
contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar
las actividades)
4) Estandarización de
producción o de resultados: Consiste en un conjunto de
normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o
actividad.
5) Estandarización de destrezas o
conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o
habilidades que debe poseer quien se incorpora al
puesto.
* El mecanismo coordinador a ser utilizado
dependerá de las circunstancias a las que se enfrente la
organización.
* Los cinco mecanismos de
coordinación son de alguna manera sustituibles entre
sí.
División del trabajo Permite
observar a la organización divida en "sectores"
1) Núcleo Operativo: Abarca a
aquellos miembros que realizan el trabajo básico
relacionado directamente con la producción de bienes y
servicios. Sus funciones básicas son:
a. Asegurar los insumos para la
producción.
b. Transformar los insumos en productos
terminados
c. Distribuir los productos
d. Todas aquellas funciones de apoyo y
asistencia directa a las funciones de entrada,
transformación y producción.
2) Cumbre estratégica: Esta
compuesta por aquellos miembros que asumen la responsabilidad
general del manejo de la organización y todos aquellos que
suministran apoyo directo. La cumbre estratégica tiene una
perspectiva amplia y abstracta de la organización. El
trabajo a este nivel se caracteriza por un mínimo de
repetición y estandarización, considerable
discreción y ciclos relativamente largo de tomas de
decisiones. El ajuste mutuo es los mecanismos coordinador
preferido entre los gerentes de la misma cumbre
estratégica. Sus funciones son:
a. Formular y asegurar el cumplimiento de la
manera más efectiva de la misión de la
organización.
b. Satisfacer las necesidades de quien controlan
o ejercen influencia sobre la organización.
c. Implementar el mecanismo coordinador de la
supervisión directa cuando designa a los responsables de
las distintas unidades.
d. Diseñar la estrategia global
e. Administrar las relaciones con el
contexto.
3) Línea media: Es el nexo entre la cumbre
estratégica y el núcleo operativo.
Las tareas administrativas cambian de orientación
a medida que descienden en la cadena de autoridad, se vuelven
más detalladas y elaboradas, menos abstractas y totales,
mas centradas en la corriente de trabajo misma.
4) Tecno estructura: Incluye a los analistas que
se ocupan de la
Estandarización:
a. Los que estandarizan destrezas son analistas
de personal
b. Los que estandarizan procesos son analistas de
estudios de trabajo
c. Los que estandarizan los resultados son los
analistas de planeamiento y control.
5) Staff de apoyo: Son las unidades
especializadas que brindan servicios adicionales.
Funcionamiento de la
organización:
· Sistema de autoridad formal: Se basa en
la representación por medio del organigrama del flujo de
autoridad formal, de las posiciones existentes dentro de la
organización y de la agrupación de las distintas
áreas. Se evidencia claramente la supervisión
directa.
· Red de flujos regulados: Es una
visión de la organización compatible con las
nociones tradicionales de autoridad y jerarquía.
Aquí se pone mayor énfasis en la
estandarización que en la supervisión
directa.
· Sistema de comunicaciones informales: No
observan divisiones de áreas ni jerarquías, sino
que se representan los flujos de comunicaciones informales por lo
cual se enfatiza el ajuste mutuo. También se lo conoce
como socio grama.
· Sistema de constelaciones de trabajo: La
base de la visión es que la gente se agrupa con sus pares
para realizar su trabajo, sin importar la jerarquía. Cada
grupo trata con decisiones apropiadas a s propio nivel en la
jerarquía y esta unido flojamente con los
otros.
· Sistema de procesos de decisión ad
hoc: Es una representación de la corriente de una
decisión estratégica del principio al fin.
Aquí se destacan más que nada los niveles e
influencia de cada sector.
De las cinco teorías consideradas de cómo
funciona la organización es una superposición
combinada de ellas.
EJEMPLO DE CÓMO PUEDE ESTAR ESTRUCTURADA
UNA EMPRESA
Autor:
Jose Adan Kuant Lopez
UNIVERSIDAD DEL NORTE DE NICARAGUA
UNN-Matagalpa
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