Estructuras Organizacionales

Introducción

Existen diferentes formas de estructuras
organizacionales que son utilizadas de acuerdo a las necesidades
de cada empresa; las más comunes son.

La organización funcional, este tipo de
estructura es la más empleada, en ella los departamentos o
áreas funcionales representan tareas sustantivas de la
empresa, como es realmente muy simple se utiliza en empresas que
trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o
servicios y que sus tareas sean rutinarias, lo importante de esta
estructura es que agrupa a personas que tienen una
posición similar dentro de la organización o que
desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y
habilidades del mismo estilo.

La organización por producto/medios, se presenta
en las organizaciones que agrupan las actividades con base en los
productos o servicios que comercializan, es muy común
verla en empresas que tienen gran cantidad de productos y que por
ser estos tan extensos resulta incontrolable organizarse como en
el caso anterior, las empresas adoptan este tipo de estructura
cuando el crecimiento hace indispensable que se nombre a varios
gerentes divisionales, con autoridad sobre las funciones de
producción, ventas y servicio respecto a sus líneas
de productos.

Y la organización matricial que agrupa a las
personas simultáneamente por funciones y divisiones, el
objetivo principal de este tipo de estructuración es la de
buscar la mayor integración de recursos especializados, lo
cual es de gran utilidad cuando se desarrollan proyectos con
tiempo definidos, en cuanto a su elaboración o entrega, a
diferencia de los demás tipos de estructuras
organizacionales, ésta no es aplicable en cualquier tipo
de empresa, ya que está pensada para desarrollarse en
aquellas que trabajan en proyectos.

Existen otros tipos de organización como la
basada en equipos, en redes, la hibrida que combina las dos
primeras estructuras mencionadas y las organizaciones virtuales;
estas son estructuras organizacionales relativamente
nuevas.

Tipos de
estructuras organizacionales

Se entiende la estructura organizacional como el medio
del que se sirve una organización cualquiera para
conseguir sus objetivos.

En su sentido más amplio, la estructura
organizacional da orden a la empresa.  Responsabiliza el
talento humano de la organización en cada una de las
áreas que se han definido previamente.

Su finalidad es la de establecer un sistema de papeles
que han de desarrollar los miembros de una organización
para trabajar juntos de forma óptima, a fin de que sean
alcanzados los objetivos corporativos.

Para algunos consultores organizacionales y expertos en
el tema, la estructura organizacional es la forma en que se
dividen, agrupan y coordinan las actividades de la
organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes
y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre empleados y
empleados.

Esto en atención a que la estructura
organizacional muestra la forma como es dividido el trabajo en la
empresa.

Funcional

La organización por funciones reúne, en un
departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a
varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de
estructura organizacional, que aplica el principio funcional o
principio de la especialización de las funciones para cada
tarea.

Es probable que la organización funcional sea la
forma más lógica y básica de división
por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas
empresas que ofrecen una línea limitada de productos
porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos
especializados. Facilita considerablemente la supervisión
porque cada gerente sólo debe ser experto en un
área limitada de conocimientos y habilidades.
Además, facilita el movimiento de los conocimientos y
habilidades especializadas para su uso en los puntos donde
más se necesitan.

Características de la organización
funcional:

*Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se
sustenta en el conocimiento. Ningún superior tiene
autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y
relativa.

*Línea directa de comunicación. Directa y
sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las
comunicaciones entre los diferentes niveles.

*Descentralización de las decisiones. Las
decisiones se delegan a los órganos o cargos
especializados.

*Énfasis en la especialización.
Especialización de todos los órganos a
cargo.

Ventajas de la organización
funcional:

*Máxima especialización.

*Mejor suspensión técnica.

*Comunicación directa más
rápida.

*Cada órgano realiza únicamente su
actividad específica.

Desventajas de la organización
funcional:

*Pérdida de la autoridad en el mando. La
exigencia de una obediencia y la imposición de la
disciplina, aspectos típicos de la organización
lineal, no son lo fundamental en la organización
funcional.

*Subordinación múltiple. La
organización funcional tiene problemas en la
delegación de la autoridad y en la delimitación de
las responsabilidades.

*Presenta una tendencia a la competencia entre los
especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se
especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a
la organización su punto de vista y su enfoque.

*Exhibe una tendencia a la tensión y a los
conflictos en la organización. La rivalidad y la
competencia, unidas a la pérdida de visión de
conjunto de la organización pueden conducir a divergencias
y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser
antagónicos y crear conflictos entre los
especialistas.

*Tiende a la confusión en los objetivos, ya que
la organización funcional exige la subordinación
múltiple; no siempre el subordinado sabe exactamente a
quién informar sobre un problema. Esa duda genera
contactos improductivos, dificultades para la orientación
y confusión en cuanto a los objetivos que deben
alcanzar.

Campo de aplicación de la organización
funcional:

*Cuando la organización, por ser pequeña,
tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que informa a
un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos
comunes muy bien establecidos y definidos.

*Cuando en determinadas circunstancias, y sólo
entonces, la organización delega durante un período
determinado autoridad funcional a algún órgano
especializado.

Productos/Medios

La organización por producto/medios, con
frecuencia llamada organización por división,
reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan
en la producción y comercialización de un producto
o un grupo relacionado de productos o a todos los que tratan con
cierto tipo de cliente.

Cuando la división por departamentos de una
empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura
funcional, la alta dirección —por regla
general— crea divisiones semiautónomas. En cada
división, los gerentes y los empleados diseñan,
producen y comercializan sus propios productos.

La organización por producto/medios puede seguir
uno de tres patrones: división por producto, la
división geográfica —que se utiliza por
empresas de servicios, financieras y otras no fabriles- y la
división por cliente, donde la organización se
divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes
realizan de los productos.

Por Producto:

En esta división los empleados de la
organización se dividen en grupos y cada grupo se encarga
de la producción de un producto especifico, además
cada grupo tiene un especialista para cada función y un
gerente que es el responsable de supervisar el proceso que se
lleva a cabo para la obtención del producto o servicio y
además envía un reporte al presidente general de la
compañía acerca de la evolución de este
proceso, este presidente general es el responsable de supervisar
que cada gerente realice de forma adecuada su trabajo y fija las
metas de la empresa.

Las Ventajas:

*Centra la atención en el producto que se obtiene
facilitando la coordinación entre las diversas
especialidades, para de este modo cumplir con los plazos limite
de entrega de productos, así como las
especificaciones

*Permite que los problemas de coordinación e
integración sean detectados lo más pronto posible y
se les dé una solución rápida.

*Lograr aislar los problemas concernientes a un producto
respecto a los demás y evita que interfieran los problemas
de una función con todos los productos.

*Permite el empleo de equipo especializado para el
manejo de materiales, así como de sistemas especializados
de comunicaciones.

Las Desventajas

*Reduce la oportunidad de utilizar equipo o personal
especializado.

*Se entorpece la comunicación entre
especialistas, ya que ahora presentan sus servicios en diferentes
unidades.

*Resulta difícil que una compañía
se pueda acoplar a los cambios bruscos en volumen o que pueda
adaptarse a los cambios en los productos o servicios, así
como a nuevos productos o servicios.

Por Territorio (división
geográfica):

Esta se da ya que algunas compañías
encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a
grandes cadenas organizacionales basadas en zonas
geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura,
como las grandes cadenas de hoteles, compañías
telefónicas, entre otras, que están divididos y
organizados sobre la base de su ubicación. También
se presentan en compañías cuyas principales
actividades son las ventas.

En esta se da un eje central de control, sin embargo la
organización en cada área forma sus propios
departamentos para satisfacer los requerimientos de la
misma.

Esta estructura presenta las siguientes
ventajas:

*La organización puede adaptarse a necesidades
específicas de su región.

*Suministra mayor control debido a que existen varias
jerarquías regionales que asumen el trabajo
desempeñado previamente por una sola jerarquía
centralizada.

*La gente en las organizaciones separadas toma
decisiones rápidamente de acuerdo a sus
necesidades.

Presenta además una desventaja y es que dificulta
la integración entre las diferentes divisiones
geográficas.

Por Clientes:

El tipo particular de clientes que una
organización busca alcanzar, puede también ser
utilizada para agrupar empleados. La base de esta
departamentalización está en el supuesto de que los
clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes
que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales
para cada uno.

Aquí el cliente es el eje central, la
organización se adapta y se subdivide agrupando el
personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer
las necesidades de cada tipo de cliente.

Esta estructura puede traer las siguientes ventajas a la
organización

*Saca provecho respecto del tiempo y eficacia del
vendedor (o promotor) que se limita al manejo de un grupo de
clientes con características similares.

*Logra mayor especialización en el vendedor (o
promotor) respecto del conocimiento y de la manera de operar de
sus clientes.

*Disminuye relativamente los costos proporcionados por
comunicaciones, en virtud de que las mismas pueden fijarse en
relación a cada tipo de cliente.

También pude generar las siguientes
desventajas

*Dificultad de coordinación con los departamentos
organizados sobre otras bases, con una constante presión
de los gerentes solicitando excepciones y tratamiento
especial.

*En ciertas ocasiones pueden reducirse o incrementarse
ciertos tipos de clientes, ya sea por recesiones
económicas donde los comercios minoristas tienden a
disminuir y por el contrario se incrementan los muy
pequeños negocios, esto requiere más vendedores
pero disminuye el grado de eficiencia de los mismos.

Matricial

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema
de mandos múltiples. Una organización con una
estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura
simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos
jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de
mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en
forma vertical. El segundo es una disposición horizontal
que combina al personal de diversas divisiones o departamentos
funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio,
encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto
en el campo de especialización asignado al
equipo.

A diferencia de los demás tipos de estructuras
organizacionales, ésta no es aplicable en cualquier tipo
de empresa, ya que está pensada para desarrollarse en
aquellas que trabajan en proyectos.

Con frecuencia, la estructura matricial es un medio
eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que
se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de
la estructura matricial es que concede a la organización
una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto
sólo se le asigna la cantidad exacta de personas
necesarias, se evita la duplicación
innecesaria.

Una desventaja es que no todo el mundo de adapta bien al
sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos,
deben presentar habilidades interpersonales, ser flexibles y
estar dispuestos a cooperar.

Basadas en
equipos

El uso de equipos como base del diseño para
coordinar y ejecutar las actividades de trabajo. Es una
determinada manera de organizar el trabajo para lograr ciertos
objetivos de desempeño, y que se materializa en un
conjunto de personas comprometidas con esos objetivos, con un
claro enfoque de trabajo, siendo mutua y solidariamente
responsables por el cumplimiento de dichos objetivos, en aras de
brindar una respuesta adecuada y oportuna a las necesidades de
los clientes.

Los equipos superan el desempeño individual o el
de los grupos organizacionales mayores, en particular, cuando el
desempeño exige múltiples habilidades, criterios y
experiencias. La mayoría de las personas reconocen la
capacidad de los equipos; la mayoría tiene el sentido
común para hacerlos funcionar. No obstante, gran parte de
ellos pasan por alto las oportunidades que brindan.

Basadas en
redes

Es una organización aprendiente integrada por
unidades organizativas flexibles que se coordinan a través
de la discusión o de la adaptación
mutua.

Asimilan sobretodo la tecnología de Internet,
Informática y Telecomunicación (que englobamos en
el término Infotecnología), lo que permite generar
potentes efectos de red y por tanto, no sólo una Intranet
o Red Interna, sino también una red de redes, robusta y
estable, en la que se involucran muchas empresas vertical y
horizontalmente, interna y externamente.

Buscan la eficiencia por la reducción de los
costos, el control por la adquisición de mucha
información (evitando así situaciones de
inseguridad), la potenciación de la creatividad e
innovación, y la estabilidad. Lo que confiere gran
flexibilidad y capacidad de cambio para adaptarse al
entorno.

Tiene un total aplanamiento jerárquico, puesto
que deriva su autoridad más del conocimiento que de la
posición. La colaboración ocupa un lugar principal,
y las relaciones externas tienen tanta importancia como las
relaciones internas. Se orientan básicamente hacia la
ejecución de proyectos. Implica alto grado de compromiso y
confianza del personal, y una comunicación inter e intra
empresarial con flujos de información permanente y masiva.
No cabe dudas, que es imprescindible trabajar las disciplinas
señaladas en Organizaciones en Aprendizaje, disciplinas
que trabajan persona a persona, y preparan a las personas, tanto
en las nuevas aptitudes, como en las actitudes y
valores.

Híbridas

Esta estructura, reúne algunas de las
características importantes de las estructuras
anteriormente vistas, la estructura de una organización
puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo
tiempo criterios de productos, función y
geografía.

Este tipo de estructuración es utilizada
mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o
mercados, es característico que las funciones principales
para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en
unidades específicas., además algunas funciones
también se centralizan y localizan en oficinas centrales
cuya función es relativamente estable y requiere
economías de escala y especialización profunda.
Cuando se combinan características de las estructuras
funcionales y divisionales (productos/medios), las organizaciones
pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar alguna de
sus debilidades.

Ventajas:

*Permite que la organización persiga la
adaptabilidad y eficacia dentro de las divisiones de productos,
igualmente la eficiencia en los departamentos
funcionales.

*Proporciona una buena alineación entre la
división de productos y los objetivos
corporativos.

*Los agrupamientos de productos significan una
coordinación efectiva dentro de las divisiones, y los
departamentos funcionales centrales brindad la
coordinación en todas las divisiones.

Desventajas:

*Algunas de las organizaciones acumulan personal
corporativo para supervisar las divisiones, generando costos
administrativos indirectos que se pueden ir incrementando a
medida en que crece el personal de oficinas centrales.

*Cuando las decisiones se centralizan más y las
divisiones de producto pierden su capacidad de responder
rápidamente a los cambios en el mercado.

*Se crean conflictos entre el personal corporativo y el
divisional.

Organizaciones
virtuales

La organización virtual se refiere a una
estructura que promueve la realización de alianzas
temporales entre personas, instituciones y empresas con el
propósito de realizar tareas específicas enlazadas
mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la
información, siguiendo esquemas que reducen los costes y
facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes
involucradas.

Ventajas competitivas de los sistemas
virtuales.

*La creciente relevancia del estudio de los sistemas
virtuales se centra en la capacidad que éstos tienen para
permitir una rápida adaptación a las necesidades
del entorno, proporcionando una mayor flexibilidad a la cadena de
valor formada por las empresas participantes. Desde este punto de
vista, las ventajas competitivas del uso y desarrollo de una red
virtual pueden englobarse en dos grandes grupos:

1) Agiliza la respuesta a los cambios en las necesidades
de los clientes

2) Mejora la eficiencia organizativa.

Desventajas

*Una de las principales desventajas de este tipo de
organizaciones es la posible pérdida del Know-How
Clave.

*A medida que se subcontratan más actividades, la
ganancia del valor agregado es entregada a otros.

*Necesidad de grandes dosis de autodisciplina, el
teletrabajador deberá orientar su actividad hacia la
prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que
carezcan de poder de autoorganización o autodisciplina
tendrán una gran desventaja competitiva.

*Problemas de tipo psicológico o relacional, ya
que puede producir sensación de aislamiento en el
teletrabajador.

*En la mayor parte de países, especialmente las
naciones en desarrollo, no hay un marco legal que regule el
teletrabajo.

Conclusión

Sea cual sea la estructura organizacional que adopte una
empresa, debe tener muy presente que lo que se busca es realizar
la mejor selección, la más óptima, que
brinde en el largo plazo una ventaja competitiva en la empresa,
al maximizar el talento humano existente frente a las necesidades
del mercado.

La estructura funcional amplía a toda la
organización el concepto de la departamentalización
funcional. Bajo una estructura funcional la gerencia
diseña una organización basada en la idea de
agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o
relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las
ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de la
organización al reunir las especialidades de
carácter similar se logra obtener economías de
escala, se minimiza la duplicación de personas y equipo y
se consigue que los empleados estén mas cómodos por
que pueden alternar con compañeros que hablan el mismo
idioma, estas especialidades de carácter similar son
llamadas funciones.

La estructura productos/medios puede estar enfocada en
uno de tres patrones; el primero es por producto que se organiza
de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; la
segunda por territorio se da ya que algunas
compañías encuentran que sus operaciones se adaptan
de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en
zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene
cobertura; y la tercera por clientes la base de esta
departamentalización está en el supuesto de que los
clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes
que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales
para cada uno.

La estructura matricial consiste en la agrupación
de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma
temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean
así, equipos con integrantes de varias áreas de la
organización con un objetivo en común: El Proyecto,
dejando de existir con la conclusión del mismo.

Bibliografía

Organización funcional, matricial. [Documento en
línea]. Disponible:

http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.html

Organización Virtual. [Documento en
línea]. Disponible:

http://www.mitecnologico.com/Main/OrganizacionVirtualOElectronica

Tipos de Estructura Organizacional. [Documento en
línea]. Disponible:

Tipos de Estructura Organizacional

Estructura Hibrida. [Documento en línea].
Disponible:

http://es.scribd.com/doc/61387646/16/Estructura-Hibrida

Tipos de organigramas. [Documento en línea].
Disponible:

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm

Tipos de Estructura Organizacional. [Documento en
línea]. Disponible:

http://netosfera.1blogs.es/wp-content/blogs.dir/154/files/4-tipos-de-nuevas-organizaciones.pdf

Autor:

Kelvis Machado