Estudio de ingeniería de métodos para optimizar el proceso de facturación, en el área de cajas de Traki Ivg Plus
RESUMEN
La presente investigación tuvo como
propósito principal la optimización del proceso
facturación de la empresa TRAKI IVG PLUS C.A. —
Puerto Ordaz, basada en la ingeniería de métodos.
Es un estudio de tipo no experimental y se apoya en una
investigación de campo, aplicada, descriptiva y
evaluativa, puesto que, abarcó la descripción y
análisis de la situación actual así como la
recomendación de las acciones requeridas que se deben
aplicar para la incorporación de mejoras en la
gestión. La recolección de los datos para el
diagnóstico inicial se basó en la
observación directa, la aplicación de entrevistas
no estructuradas a todo el personal inherente, así como la
consulta en diversas fuentes de información.
Posteriormente se procedió a la caracterización del
proceso para determinar las fases claves del mismo,
elaborándose el mapa de procesos, y diagrama de flujo
recorrido. Seguidamente, se procedió a evaluar cada
problema y de acuerdo a las estrategias manejadas ordenarlos
jerárquicamente y elaborar propuestas de posibles
soluciones, se respondió las preguntas de la OIT y se
efectúo un estudio de tiempo.
PALABRAS CLAVES: Método, estudio,
diagrama, diagnostico, propuesta, problema.
INTRODUCCIÓN
TRAKI IVG PLUS C.A, es una empresa nacional que cuenta
con un total de 48 tiendas en el territorio venezolano, su
objetivo principal es el de ofrecer una gama de productos como
ropa para damas, caballeros y niños, juguetería,
artículos y muebles para el hogar, línea blanca,
ferretería, accesorios para autos entre otros. Para lograr
sus objetivos se basa en una política de calidad que
satisfaga las necesidades del cliente, así como
también maximizar los niveles de excelencia en cada uno de
los procesos u operaciones que desarrolla. Entre sus estrategias
de comercialización incluyen el seguimiento permanente de
las tendencias que se presentan en el mercado nacional e
internacional, que le permiten a la empresa ver oportunidades de
negocio. Es la cadena de tiendas más grande de Venezuela,
satisfaciendo las necesidades de sus clientes, marcha al paso de
la sociedad, vistiendo aquellas ideas, tendencias y gustos que la
misma sociedad ha ido dando.
El propósito de este trabajo de
investigación es el de realizar un estudio de
ingeniería de métodos al personal que labora en el
área de caja, con la finalidad de obtener resultados que
servirán de apoyo al departamento de planificación
y control en el proceso de selección del número de
personal asignado a cada nivel.
El estudio se realizo metodologicamente, a traves, de
una investigación de campo de tipo descriptivo, mediante
observacion directa, tomando una pequeña muestra de tres
cajeras, de la poblacion treinta y dos de las mismas, entrevistas
al supervisor de cajas, quien suministro la información
necesaria para evaluar los tiempos y demoras.
El desarrollo del presente informe se
estructuró de la siguiente manera:
· Capítulo I El Problema:
Donde se explica la problemática existente, se formulan
los objetivos y la justificación de la
investigación.
· Capítulo II Generalidades de la Empresa:
El cual presenta la descripción y funcionalidades de la
empresa en cuestión, así como del área de
trabajo y del proceso realizado.
· Capítulo III Marco Teórico:
Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta
y base del estudio realizado.
· Capítulo IV Marco Metodológico:
Se describe la metodología detallando el tipo de
investigación, Diseño de la Investigación,
Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos
de Recolección de datos así como el Procedimiento
utilizado.
· Capítulo V Situación Actual:
Incluye la descripción de la situación actual
evidenciada mediante la observación directa.
· Capítulo VI Situación Propuesta:
En la cual se describen y presentan los aportes desarrollados por
el investigador.
· Capítulo VII Estudio de Tiempo: El cual
presenta los cálculos del tamaño de la muestra,
evaluación del operario, cálculo del Tiempo Normal,
asignación de Tolerancias, cálculo del Tiempo
Estándar.
· Conclusiones y Recomendaciones.
CAPÍTULO I:
EL
PROBLEMA
1.1 Planteamiento del
Problema
Durante las visitas realizadas a la empresa Traki IVG
Plus, C.A. se encontró, a través de la
observación directa, deficiencias en el proceso de
facturación en el área de caja; esta empresa tiene
como objetivo principal la comercialización y venta de
mercancía accesible para todo tipo de clientes, tales
como, ropa para damas, caballeros, niños, artículos
deportivos, artículos para el hogar y otros
misceláneos.
Abordando la situación actual de la empresa se
ordenaron por grado de prioridad las deficiencias
encontradas.
La deficiencia mas grave a considerar en el área
de caja, es la demora en el proceso de facturación. La
cual acarrea otros problemas, tales como, extensas colas,
concentración excesiva de personas en esta área y
en la salida. Gracias a las visitas realizadas durante el periodo
de estudio se logró determinar, las causas que originan
este problema.
Debido al renombre que posee Traki IVG Plus, C.A., gran
cantidad de consumidores visitan diariamente sus instalaciones;
por lo general, la mercancía pierde el número de
codificación que detecta el sistema para su posterior
facturación. Además, existe la deficiencia en los
puntos de venta manipulados en el área de cajas para
formalizar cancelaciones debitadas y a crédito.
Consecuentemente, se debe someter el proceso de
facturación de Traki IVG Plus, C.A. a un estudio de
ingeniería de métodos, con el propósito de
optimizar las actividades que lo conforman.
El Presente trabajo de investigación busca
optimizar el proceso de facturación y aplicar las mejoras
pertinentes para la satisfacción de los clientes en tanto
atención se refiere.
1.2
Objetivos
1.2.1 Objetivo General
Realizar un estudio de ingeniería de
métodos en el proceso de facturación, en el
área de cajas de la empresa Traki IVG Plus C.A. y Proponer
un Método Eficiente de Trabajo que permita mejorar el
Proceso para mayor satisfacción del cliente.
1.2.2 Objetivos
Específicos
1. Identificar los elementos del
proceso de facturación de la empresa Traki IVG Plus
C.A.
2. Obtener toda la
información del proceso dibujos, especificaciones,
requerimientos cuantitativos, etc.)
3. Describir el proceso y presentar
los hechos e información en forma ordenada para su estudio
y análisis.
4. Elaborar los diagramas de proceso
y flujo actual de la empresa.
5. Aplicar las preguntas de la OIT
al personal de Traki IVG Plus C.A.
6. Aplicar la técnica del
interrogatorio a la actividad más crítica del
proceso.
7. Aplicar los enfoques primarios
del análisis operacional.
8. Evaluar el método actual
de trabajo en la empresa.
9. Describir el nuevo método
de trabajo.
10. Elaborar el Diagrama de Proceso
Propuesto.
11. Elaborar el Diagrama
Flujo-Recorrido Propuesto.
12. Definir las mejoras
propuestas.
13. Realizar el análisis
general del proceso.
14. Identificar los elementos del
proceso de facturación y someterlos a un estudio de
tiempo.
15. Registrar la lectura de tiempos
del proceso de facturación por medio del
cronometraje.
16. Determinar el tamaño de
la muestra a la cual se le realizara el estudio.
17. Calcular la desviación
estándar de la muestra.
18. Calcular el tiempo promedio
estándar para el estudio.
19. Calcular el intervalo de
confianza por medio del método de probabilidad t de
Student.
20. Calcular el intervalo de la
muestra empleando el criterio de decisión.
21. Calcular el factor de
calificación del personal de caja a través del
método de Westinghouse.
22. Calcular el tiempo normal
requerido por el personal de caja para realizar la
facturación.
23. Determinar la jornada de trabajo
del personal de caja.
24. Calcular las tolerancias por
fatigas atribuidas al personal de caja.
25. Calcular el tiempo
estándar requerido por el personal de caja para realizar
satisfactoriamente el proceso de facturación.
1.3
Justificación
Este trabajo se realiza con el objetivo de obtener
conocimiento práctico para aplicar el estudio de
Métodos en una empresa y de esa manera adquirir
experiencia y forjar un piso para futuros estudios de
métodos que se tengan que realizar.
1.4
Delimitación
El estudio se realizo exclusivamente en el área
de cajas de Traki IVG Plus C.A. Altavista, a una muestra
determinada tomada del personal que labora en el
área.
1.5
Limitación
Debido a que no se posee el tiempo suficiente para
realizar los estudios correspondientes, para hallar todas las
causas que generan las demoras en el proceso de
facturación, nos vemos en la necesidad de demarcar nuestra
investigación.
CAPÍTULO II:
GENERALIDADES DE
LA EMPRESA
2.1 Reseña Histórica de la
Empresa
Antonio Chambra Brouri, mejor conocido como MANITO,
nacido en San Félix a mediados de la década de los
sesenta, comenzó su carrera de comerciante a los
dieciséis años de edad;
En el año 1984 inaugura su primera mini tienda
denominada TRAFIC en su ciudad natal, luego creo sucursales en
san Félix, Puerto Ordaz, Ciudad Bolívar y
Maturín; en vista del auge surgido en sus tiendas a
mediados de 1988 se ve en la necesidad de crear una
distribuidora y le da por nombre CONTACTO DISTRIBUIDORA, C.A.
ubicada en un pequeño local del Centro Comercial
Trébol I, convirtiéndose en el año de 1991
en TRAKI DISTRIBUIDORA, C.A.
A mediados de 1990 encantado de una de las ciudades mas
imponentes de l Oriente Venezolano como lo es Puerto La Cruz y
con una gran incógnita se encomienda a Dios y piensa
¿Qué nombre le pongo a mis tiendas? Y al tercer
día luego de analizar registra el nombre de
"TRAKI".
A partir de ese momento sus tiendas comienzan a
denominarse TRAKI y a extenderse por todo el Oriente Venezolano,
Cumana, Barcelona, El Tigre, Anaco y Carúpano.
A mediados de 1992 luego de conquistar la Región
Oriental, Decide ir por la conquista del Centro y Los Llanos,
creando tiendas en Maracay, Valencia, Valle de la Pascua,
Calabozo, San Fernando de Apure entre. En vista de la
receptividad de la Región Llanera y de la Región
Central inicio a mediados del año 1994 una lucha veloz y
ardua contra los gigantes amos del Valle, restableciendo una
tienda en el Silencio, cerca de la Iglesia Santa Teresa en la
Ciudad Capital, llamándola Grupo Traki, C.A.
Luego se metió en el exclusivo y nada menos
envidiable Sabana Grande con sus denominadas tiendas Plaza
Venezuela y Sabana Grande, en el local ocupado por unas cuantas
décadas gloriosas tiendas que se denomino Bazar
Bolívar, así mismo construye su primera tienda TRAK
Distribuidora en Alta Vista Puerto Ordaz. Por el
año 1996 en la Avenida Baralt se crea la tienda de la
Baralt, luego Propatria, Los Ilustres y San Martín,
Maiquetía Acarigua y en el Centro Comercial Alta Vista se
instala una tienda grande para darle más vida al Centro
Comercial. A finales del año 1996 y comienzo de 1997
arranca para la ciudad de los crepúsculos Barquisimeto y
desde allí se planifica la estrategia para poder dominar
la Región Andina comenzando por Mérida y ya estando
en la cumbre de los Andes este joven guayanés con mucho
ímpetu conquista la monumental San Cristóbal y
Valera. En el año 1998 leyendo un libro sobre el Faro
Zuliano y el Lago de Maracaibo cae de improviso sobre la tierra
de la gaita y monta tiendas Traki en Cabimas y Maracaibo y al ver
la Vela de Coro se instala en la ciudad petrolera de Punto Fijo;
en ese mismo año se necesitó tener una sede mas
grande y se construyo el emporio que hoy ocupa en la Zona
Industrial los Pinos. En el año 1999 nos toco trabajar
bastante sin abrir tiendas para evitar que el banco se lo llevara
todo y no se lo llevo. En el año 2000 para Honrar a la
patrona de Venezuela abrimos una tienda en Guanare y a finales de
ese año la tienda mas grande de este ramo en toda la
región andina como lo es la nueva tienda creada en San
Cristóbal.
Encontrándonos en el primer año del siglo
XXI se crea la primera Ciudad Traki en el Municipio
Turístico de Lecherías a mediados de junio de este
año en la tierra de la patrona del grupo Traki La Virgen
del Valle imagen que se puede ver Lara la veneración en
todas nuestras tiendas se abre el majestuoso Sambil Margarita
nuestra tienda Islan´d Moderna; el Sábado primero de
diciembre en el Centro Comercial Metrópolis de Valencia se
abre la tienda Ciudad Valencia, y el siguiente Sábado se
inaugura una tienda que tiene dos niveles de cinco mil metros
cuadrados cada nivel y cinco mil de estacionamiento en la ciudad
de Maracaibo denominada Ciudad Zuliana. Para los primeros meses
del año 2002 se inaugura en Valencia Ciudad Carabobo y en
Sabana Grande Caracas la conocida Kapitana, los inversionistas de
los grandes centros comerciales de Maturín conocido como
la Cascada y de Maracay conocido como Paseo Las Ameritas se
establecen las Mega Tiendas Ciudad Maracay y Ciudad Cascada, en
el año 2003 bajo el concepto de Brands Store
de la Ciudad de los Caballeros se instala otra tienda conocida
como Ciudad Mérida y en Junio del mismo año se hace
la tienda orgullo de la organización en la tierra que lo
vio nacer y se denomina CIUDAD TRAKI ALTAVISTA imponente con sus
14000 metros cuadrados y su Feria de Comidas sitio obligatorio de
reunión de los Guayaneses y de los que nos visitan para
saborear un buen café, deleitar un buen scotch o un buen
almuerzo o cena con variedad en comidas internacionales y ver las
innovaciones que trae TRAKI día a día y la buena
atención de su personal.
Ya es común ver por las carreteras de Venezuela
las 35 gandolas blancas del Consorcio Transporte Los Pinos,
también propiedad del grupo. Además posee su propio
Taller y Departamento de Publicidad y Mercadeo llamado
Publitraki.
2.2
Misión
Comercializar prendas de vestir para damas, caballeros,
niños y niñas y productos para el hogar y oficina
de excelente calidad, a precios asequibles con el compromiso de
brindar un buen servicio a los clientes, manteniendo la calidad e
innovación continua como una filosofía de nuestro
trabajo.
2.3
Visión
Seguir siendo la empresa líder en la
comercialización de prendas de vestir y artículos
para el hogar, camping y oficina en todo el territorio
venezolano, garantizando el buen servicio, el desarrollo del
talento humano, la implementación de nuevas
tecnologías de compras y logísticas de
distribución de mercancía, a través de la
consolidación, excelencia y calidad, generándose en
instalaciones modernas de tipo Mall, tratando de ser la
opción favorita del consumidor final.
2.4
Ubicación de la Empresa
La empresa TRAKI IVG PLUS C.A, se encuentra
ubicada en el Estado Bolívar, dentro del
perímetro urbano de Ciudad Guayana en la zona de
alta vista específicamente en la calle
churummeru, con avenida las Américas, Edif. TRAKI.(Ver
anexo n°3)
Sus instalaciones se entienden sobre una superficie de
18.705,46 m2, dividido en 3 niveles, el nivel 1 cuenta con
6268,56 m2, nivel 2 con 6231,09 m2 y el nivel 3 con 6205,81 m2.
Un área de estacionamiento de 5351,40 m2. Cuenta
también con un área de almacén para cada
nivel, siendo el del nivel 1 el almacén
principal, donde se recibe la mercancía y luego de
revisada es enviada al almacén correspondiente.
También cuenta con un área de cajas con un total de
32, que laboran en 2 turnos, de 9:00 am a 2:00 pm y de 2:00 pm a
10:00 pm. Cuenta con una nómina de 299 empleados que
laboran en los diferentes niveles y áreas de la tienda en
los turnos antes mencionados.
Cuenta con oficinas en las cuales se desarrollan las
áreas administrativas y de soporte al personal, tales
como: administración, control y pérdidas, recursos
humanos, seguridad industrial, servicios médicos,
sistemas. Además cuenta con área de comedor y
estacionamiento de carga y descarga de
mercancía.
2.5 Estructura
Organizativa
TRAKI está dividida en dos grandes áreas:
el área de distribución, conocida como
Distribuidora TRAKI, la cual se encuentra ubicada en la zona
industrial los pinos, y es la que se encarga de llevar a cabo
todas las operaciones corporativas de la empresa, Y el
área de tienda.(Ver figura 2)
2.6 Proceso
Productivo
Traki es un grupo de empresas privadas, eficientes y
rentables que le venden a los consumidores de Venezuela
artículos variados, muebles, juguetería y ropa para
caballeros, damas y niños, tomando como premisas
fundamentales una esmerada atención al
público, precios accesibles, calidad que satisfaga las
necesidades del cliente y maximizar niveles de excelencia en cada
uno de los procesos u operaciones que desarrolla.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
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