Estudio de ingeniería de métodos para optimizar el proceso de facturación en el área de cajas de Traki Ivg Plus C.A.
Generalidades de la empresa Ubicación 1 Ubicación
Geográfica De TRAKI IVG Plus C.A. Sus instalaciones
se entienden sobre una superficie de 18.705,46 m2, dividido en 3
niveles, el nivel 1 cuenta con 6268,56 m2, nivel 2 con 6231,09 m2
y el nivel 3 con 6205,81 m2.
Generalidades de la empresa Reseña Histórica de la
Empresa 2 Antonio Chambra Brouri, nacido en San Félix
– Estado Bolívar, inaugura en el año 1984 su
primera mini tienda denominada TRAFIC en su ciudad natal, luego
creo sucursales en san Félix, Puerto Ordaz, Ciudad
Bolívar y Maturín; en vista del auge surgido a
mediados de 1988 crea una distribuidora y le da por nombre
CONTACTO DISTRIBUIDORA, C.A. ubicada en un local del Centro
Comercial Trébol I, convirtiéndose en 1991 en TRAKI
DISTRIBUIDORA, C.A. En el año 2003 se hace la tienda
orgullo de la organización en la tierra que lo vio nacer y
se denomina CIUDAD TRAKI ALTAVISTA imponente con sus 14000 metros
cuadrados y su Feria de Comidas sitio obligatorio de
reunión de los Guayaneses y de los que nos visitan.
Generalidades de la empresa Estructura Organizativa Gerente Sub –
Gerente Coordinador de Caja Coordinador de Nivel Coordinador de
Almacén Personal obrero 3
Generalidades de la empresa Descripción del Proceso
Productivo (Servicio) 4 Traki es un grupo de empresas privadas,
eficientes y rentables que le venden a los consumidores de
Venezuela artículos variados, muebles, juguetería y
ropa para caballeros, damas y niños, tomando como premisas
fundamentales una esmerada atención al público,
precios accesibles, calidad que satisfaga las necesidades del
cliente y maximizar niveles de excelencia en cada uno de los
procesos u operaciones que desarrolla.
5 Planteamiento del problema En la empresa Traki IVG Plus C.A. el
principal problema es la demora en el proceso de
facturación y esto se genera por varias causas en orden de
importancia: La deficiencia mas grave a considerar en el
área de caja, es la demora en el proceso de
facturación. La cual acarrea otros problemas, tales como,
extensas colas, concentración excesiva de personas en esta
área y en la salida. Gracias a las visitas realizadas
durante el periodo de estudio se logró determinar, las
causas que originan este problema. Debido al renombre que
posee Traki IVG Plus, C.A., gran cantidad de consumidores visitan
diariamente sus instalaciones; por lo general, la
mercancía pierde el número de codificación
que detecta el sistema para su posterior facturación.
Además, existe la deficiencia en los puntos de venta
manipulados en el área de cajas para formalizar
cancelaciones debitadas y a crédito. Consecuentemente, se
debe someter el proceso de facturación de Traki IVG Plus,
C.A. a un estudio de ingeniería de métodos, con el
propósito de optimizar las actividades que lo
conforman.
6 Objetivo general Realizar un estudio de ingeniería de
métodos en el proceso de facturación, en el
área de cajas de la empresa Traki IVG Plus C.A. y Proponer
un Método Eficiente de Trabajo que permita mejorar el
Proceso para mayor satisfacción del cliente.
7 Objetivos específicos Identificar los elementos del
proceso de facturación de la empresa Traki IVG Plus C.A.
Obtener toda la información del proceso dibujos,
especificaciones, requerimientos cuantitativos, etc.) Describir
el proceso y presentar los hechos e información en forma
ordenada para su estudio y análisis. Elaborar los
diagramas de proceso y flujo actual de la empresa. Aplicar las
preguntas de la OIT al personal de Traki IVG Plus C.A. Aplicar la
técnica del interrogatorio a la actividad más
crítica del proceso. Aplicar los enfoques primarios del
análisis operacional. Evaluar el método actual de
trabajo en la empresa. Describir el nuevo método de
trabajo. Elaborar el Diagrama de Proceso Propuesto. Elaborar el
Diagrama Flujo-Recorrido Propuesto. Definir las mejoras
propuestas. Realizar el análisis general del
proceso.
8 Objetivos Específicos Identificar los elementos del
proceso de facturación y someterlos a un estudio de
tiempo. Registrar la lectura de tiempos del proceso de
facturación por medio del cronometraje. Determinar el
tamaño de la muestra a la cual se le realizara el estudio.
Calcular la desviación estándar de la muestra.
Calcular el tiempo promedio estándar para el estudio.
Calcular el intervalo de confianza por medio del método de
probabilidad t de Student. Calcular el intervalo de la muestra
empleando el criterio de decisión. Calcular el factor de
calificación del personal de caja a través del
método de Westinghouse. Calcular el tiempo normal
requerido por el personal de caja para realizar la
facturación. Determinar la jornada de trabajo del personal
de caja. Calcular las tolerancias por fatigas atribuidas al
personal de caja. Calcular el tiempo estándar requerido
por el personal de caja para realizar satisfactoriamente el
proceso de facturación.
9 Diseño metodológico Investigación
De acuerdo con la estructura de la investigación a
desarrollar y con el fin de cumplir con los objetivos del
estudio, se implementó un método de
investigación descriptivo, el cual se desenvuelve dentro
de una investigación de campo, evaluativa y aplicada, de
tipo no experimental y cualitativa
10 Diseño metodológico Es de fundamental
importancia comenzar el estudio definiendo la población a
estudiar, en el caso de la empresa Ciudad Traki IVG plus C.A.
está definida por las cajeras que operan en el área
de facturación. Para efectos de este proyecto, la muestra
corresponde a un grupo de 3 cajeras que laboran en el área
de facturación de Traki IVG plus C.A., y a los agentes que
lo afectan. Población y muestra
11 Diseño metodológico Recursos Observación
directa Entrevistas y visitas Internet Grabadora Cámara
Digital Cronómetro
12 Situación actual Diagrama de proceso
13 Situación actual
14 Situación actual Resumen
15 Situación propuesta La propuesta es eliminar el
traslado del cajero a almacén para buscar código a
la mercancía que llega sin precio, se propone instalar
junto con el sistema de facturación un programa que
permita al cajero sin moverse de su caja introducir el estilo de
la mercancía y esta le proporcione código y precio.
Nuevo Método de Trabajo
Diagrama de proceso 16 Situación propuesta
17 Situación propuesta
18 Situación propuesta Resumen
19 Diagrama de Flujo
20 Estudio de tiempo El proceso de facturación,
está dividido en varios elementos. Esta división se
realizó considerando que éstos fueran lo
suficientemente medibles. Se consideró que el proceso se
divide en las siguientes operaciones fundamentales: El
primer elemento (E-1) consiste en chequear los códigos de
los productos con el lector de códigos de barra. El
segundo elemento (E-2) está definido por el
cancelación de la mercancía, el cual puede hacerse
en efectivo o con tarjeta. El tercer elemento (E-3) esta
definido por la colocación de la mercancía en la
cesta para que posteriormente el cliente la empaque.
21 Estudio de tiempo Tamaño De La Muestra Para
verificar si el tamaño de la muestra utilizado es
apropiado para el estudio de tiempos del proceso de
facturación en tiendas Traki IVG Plus, C.A. se procede de
la siguiente manera:
22 Estudio de tiempo
23 Confiabilidad Del Estudio: El coeficiente de confianza
seleccionado para la muestra en estudio corresponde al 90%. C =
90% = 0.90 Estudio de tiempo Tiempo Promedio Seleccionado (TPS):
Para el cálculo del tiempo promedio seleccionado
del proceso se sumaron los promedios de tiempo (TPS)
correspondientes a cada ciclo: TPS = TPS1 + TPS2 + TPS3
TPS = 2,435 min + 3,549 min + 2,214 min TPS = 8,198
min.
24 Estudio de tiempo Intervalo De Confianza: Para fijar la
probabilidad t Student se calcula el nivel de significancia a y
los grados de libertad n-1. c =1- a a =1- c a = 1 – 0.90= 0,10 v
= n -1=10 -1= 9 Estos valores se localizan en la tabla de
distribución t Student obteniéndose ta,v=
t(0,10;9)= 1,383 4 * tc2 * S2 I = 8,198 + =
8,992798761 min
25 Estudio de tiempo Intervalo De Confianza: I = 8,198 – =
7,403201239 min I = 8,992798761 min – 7,403201239 min =
1,589597522 min Intervalo De La Muestra Im Im =
1,589597523 min
26 Estudio de tiempo Empleando el criterio de decisión: Si
Im = I se acepta la muestra Si Im > I, entonces se rechaza la
muestra Como: 1,589597522 = 1,589597523 Se acepta el
tamaño de la muestra, por lo que no es necesario realizar
nuevas lecturas.
27 Estudio de tiempo Factor De Calificación A
Través Del Método Westinghouse La
Calificación de Velocidad (Cv) se calculó de
acuerdo al Sistema Westinghouse, el cual permite realizar una
evaluación cualitativa y cuantitativa de la manera de
actuar del operario al ejecutar la operación de
facturación, como se muestra a continuación.
Calificación de la velocidad por el método
Westinghouse.
28 Estudio de tiempo La calificación es igual a: Cv=
1±c = 1+ 0,18 = 1,18 Cv = 1,18 Lo que quiere decir que el
operario presenta un 18% de eficiencia por encima del promedio.
Tiempo Normal TN = TPS *Cv TN = (8,198). (1,18) = 9,67364 min
El valor obtenido anteriormente, indica el tiempo que
requiere el Operario Normal para realizar sus operaciones cuando
trabaja a una velocidad estándar y sin ninguna demora, ya
sea por razones personales o circunstancias inevitables
29 Estudio de tiempo Jornada De Trabajo (JT): El horario de
trabajo en la empresa tiendas Traki IVG Plus, C.A., son dos
turnos de 9:00am a 5:00pm una hora de receso un grupo de 12:00pm
a 1:00pm , de 2:00pm a 10:00pm un grupo de 5:30pm a 6:30pm y de
7:00pm a 8:00pm, lo que quiere decir, que la jornada de trabajo
es de 8 horas al día y es una jornada de tipo
continua.
30 Estudio de tiempo Tolerancias Por Fatiga Condiciones De
Trabajo
31 Repetitividad Y Esfuerzo Aplicado Estudio de tiempo
32 Estudio de tiempo Posición De Trabajo Análisis
de tolerancias: Almuerzo: cuentan con 60 minutos de receso
los dos turnos. Merienda: En la empresa no existen
concesiones por motivo de merienda.
33 Tiempo de Preparación Inicial: 15 minutos, en este
tiempo se verifica el estado del puesto de trabajo y se realizan
las previsiones correspondientes. Tiempo de
Preparación Final: 30 minutos, durante este tiempo se
limpian los puestos de trabajo, se ordena y limpia el
área. Fatiga: La fatiga en el operario es
constante, debido a que el proceso de facturación es
monótono y repetitivo dando como resultado cansancio
mental y físico del operario. Necesidades
Personales: La empresa tiene establecido un tiempo de 10 minutos
por concepto de necesidades personales. Estudio de tiempo
34 Jornada Efectiva De Trabajo Para el cálculo de
la JET, se aplica lo siguiente: JET: Jornada de Trabajo –
Tolerancias fijas JET: 480 – (60 + 15 + 30 + 10) JET: 365
min. Estudio de tiempo Ahora se procede a normalizar las
tolerancias (variables), para ello se debe tener en cuenta los 40
minutos de tolerancia por fatiga y los 10 minutos por necesidades
personales: JET – (Fatiga + NP) Fatiga + NP TN X
35 Estudio de tiempo 365 – (40 + 10) (40 + 10) 9,67364 X X =
1,535498413 min. Por último el tiempo
estándar de la operación carga de baterías
viene dado por la ecuación: TE: TN + ?Tolerancias
TE: 9,67364 min + 1,535498413 min TE: 11,20913841 min.
36 Estudio de tiempo Resultados Después de haber
realizado el estudio de tiempo en el proceso de
facturación en Traki IVG plus C.A., se obtuvieron los
siguientes resultados: A través de las medidas de
tiempo tomada en el proceso de facturación se ha
determinado que el tiempo promedio estándar (TPS) es de
8,198 min. El tiempo normal en que el operario realiza la
actividad de facturado en Tiendas Traki IVG plus C.A. es 9,67364
min y este valor representa el tiempo necesario para que un
operario de tipo promedio realice la actividad.
37 Se asignaron tolerancias por concepto de fatiga y necesidades
personales haciendo uso del método sistemático,
dando como resultado tolerancias variables de 1,535498413 min.
Por último se determinó para la
operación de facturación de mercancía el
tiempo estándar cuyo valor obtenido fue de 11,20913841
min. Estudio de tiempo
38 Conclusiones Al realizar el análisis de los resultados
obtenidos de la investigación se obtuvieron las siguientes
conclusiones: Se observo un derroche de tiempo importante,
en la cantidad de traslados realizados por el personal de cajas,
a la hora de chequear un producto que no posee etiqueta. Se pudo
notar la perdida de tiempo en el proceso, debido al traslado al
área de supervisión, para la búsqueda de
material, cuando este es insuficiente. Se evidencio la
falta de puntualidad por parte del personal de cajas de Traki IVG
Plus, lo cual produce retrasos en proceso de facturación.
39 Se logro notar que existe tiempo de ocio por parte del
personal de cajas, atribuido al uso constante del celular, lo que
trae como consecuencia el retraso a la hora de facturar y las
extensas colas en el área. Se observo que la
actividad de empaquetamiento no esta incluida en el proceso de
facturación, lo cual obliga al cliente a realizar dicha
operación, provocando así, obstrucción en el
área, retrasos y extensas colas. De acuerdo a las
mediciones de tiempo realizadas en el área de cajas se
puede concluir que el tiempo promedio estándar, para que
una cajera de tipo medio, plenamente calificada y adiestrada,
trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo la operación,
es de 8,198 minutos. Conclusiones
40 Conclusiones El tiempo normal que emplea una cajera para
realizar el proceso de chequeo, cobro y colocación de
mercancía es de 9,67364 minutos, el cual representa el
tiempo sin adiciones por retrasos y/o situaciones inusuales.
Por otra parte, aplicando el método
sistemático, se asignaron las tolerancias por fatiga y se
sumaron a las necesidades personales, lo cual conduce a la
atribución de concesiones por concepto de tolerancias
variables de 1,535498413 minutos para el área de cajas.
Finalmente, se logró determinar el tiempo
estandarizado para llevar a cabo el proceso de facturación
de mercancía, en el área de cajas de Traki IVG Plus
C.A., el cual es de 11,20913841 min.
41 Recomendaciones Implantar un software en las computadoras de
caja que le permita al operario verificar los precios evitando
los traslados al almacén. Habilitar una alarma que
permita al operario de caja comunicar al supervisor la
insuficiencia de material, fallas en el sistema o insuficiencia
de fondos, evitando los traslados a supervisión.
Adquirir nuevos equipos que ocupen menos espacio en el
área de trabajo y permitan la efectividad del proceso.
Incluir en el contenido de trabajo del personal de caja el
empaquetamiento de la mercancía, o en su defecto, emplear
empaquetadores con el fin de minimizar las extensas colas; y
evitando así que los clientes realicen esta labor.
42 Recomendaciones Plantear la permanencia de supervisores en el
área de cajas, para evitar así, el retraso por
bloqueo de máquinas y puntos de venta a la hora de
cancelaciones con tarjetas de débito y/o crédito.
Estandarizar los tiempos promedios requeridos para los
diferentes elementos que conforman el proceso de
facturación, con el propósito de mejorar y agilizar
la operación. Proporcionar un programa de
entrenamiento o inducción más avanzado al personal
de cajas al momento de ingresar a la empresa para optimizar el
proceso. Aprovechar al máximo la capacidad de personal en
el área de cajas.
43 Recomendaciones Mantener un buen trato jefe-empleado para
crear un ambiente laboral sano y agradable. Así como
también, realizar supervisión constantemente en el
área de cajas, con el fin de disminuir el ocio, ausencia u
otras demoras evitables, y de esta manera aumentar la eficiencia
del trabajador. Realizar estudio y estandarización
de tiempo periódicamente. Para ello se recomienda utilizar
los pasos observados en esta práctica en cuanto a
estándares de tiempo. Se recomienda a la
empresa Traki IVG Plus implantar las acciones que se exponen en
este trabajo de investigación para optimizar así su
proceso de facturación.