Factores a tomar en cuenta para determinar la cantidad a comprar

La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el
pedido, está regulada por algunos factores que se deben
considerar. Analicemos algunos:

Tipo de
Producto

En esto se debe tener en cuenta si el producto es
duradero o perecedero. En el caso de duraderos no habrá
mayor problema para comprarlos, pero la base para hacerlo es
tomar en cuenta las necesidades de producto para poder cubrir las
ventas que se tienen, es decir comprar la cantidad necesaria para
abastecer el mercado, ya sea produciendo la mercadería o
los artículos terminados que hay que vender. Ahora bien,
si el producto es perecedero y no se puede guardar mucho tiempo
porque pierde calidad o se puede contaminar, tal como leche en la
industria láctea, o vegetales y mariscos en los
restaurantes, la cantidad siempre será lo que se necesita
para producir en las 24 horas (1 día como en la industria
láctea o los platos que se preparan en el día en
los restaurantes, para sus clientes).

En el caso de los restaurantes, las cantidades de lo que
necesitan para atender el menú que ofrecen a sus clientes,
se establece en estadísticas que llevan de lo que venden,
tanto en días con picos altos (Fines de semana) y en
días de venta baja (lunes, martes y miércoles
generalmente) y por tanto establecen con sus proveedores los
volúmenes que les deben entregar cada vez.

Relacionado con las medicinas, algunos productos
químicos o productos alimenticios que tienen fechas de
vencimiento, se deben comprar aquellos que tienen un
período bastante largo, lo cual se le debe especificar al
proveedor, para evitar su pronto vencimiento y el movimiento en
el almacén deberá estar con la rotación de
PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas).

La cantidad a pedir deberá estar apegada a los
estimados de venta y al tiempo de entrega que tengan los
proveedores.

Tiempo de
entrega

En primer lugar debemos tener presente que debemos
adquirir, ya sea producto para la venta o materias primas o
materiales para producir, y evitar desabastecimiento, tanto para
la planta de producción o para la venta en la plaza (la
base del consumo es la venta presupuestada).

El objetivo principal es no desabastecer el mercado y
atender el presupuesto de lo que se venderá en el mercado.
Debemos tener presente esto para establecer la cantidad a pedir
cada vez que se coloca un pedido.

Con los proveedores nacionales probablemente no sea
mayor problema el tiempo para que nos entreguen, pero el
más complicado es el tiempo de entrega de los proveedores
del exterior.

Si se trae producto de Estado Unidos, se tendrá
por lo menos 3 o 4 semanas para tener el producto en El Salvador,
vía marítima, y por tanto cada vez que colocamos
una OdeC será por el total a consumir en 3 o 4 semanas, y
siempre colocaremos una orden cuando llegue a nuestras bodegas el
producto del período anterior, o sea que cuando se
está acabando una existencia, estará entrando los
pedidos colocados. Si el caso es importación de un
país de Europa, digamos Inglaterra, se estima que son
alrededor de 12 semanas de espera, vía marítima,
desde que se coloca el pedido hasta que llega a nuestras bodegas,
y por tanto cada vez que se ponga un pedido, será por el
consumo estimado de esas 12 semanas de espera y al momento de que
llega un pedido, colocar nuevamente otra OdeC. Y así
sucesivamente.

Como ya se mencionó, la base para establecer la
cantidad a pedir son las necesidades de mantener abastecido el
mercado y por tanto estar produciendo y vendiendo lo que demandan
los consumidores.

Necesidad del
pedido

Esto sucede cuando no hay artículos terminados
para la venta o falta de materiales para la producción.
Muchas veces esta situación se puede presentar por algunas
circunstancias, tales como:

a) el aumento de la demanda del producto, para la cual
no se estaba preparado, y ese aumento se puede deber a factores
exógenos, ajenos a nuestro control, como por ejemplo, que
nuestra competencia tiene problemas de abastecimiento en el
mercado y por lo tanto, los consumidores buscan productos
sustitutos y compran el nuestro.

b) atraso en la entrega de lo solicitado y
también pueden haber factores exógenos, tales como
una huelga en algún punto de la ruta que trae nuestro
producto o atraso en la entrega de nuestro proveedor.

Aquí es donde decimos necesitamos comprar
materiales para poder producir. Y es en las empresas industriales
donde se puede recurrir a comprar esos materiales donde se
encuentren, ya sea en plaza o en la plaza de un país
vecino. En relación a Productos terminados, muy poco se
puede hacer pues son productos de marca que debemos esperar,
muchas veces a que llegue el pedido.

Entonces para comprar, debemos estimar la cantidad y
para eso debemos tomar en cuenta lo que se debe tener para
vender. Si por ejemplo, el material que esperamos se va a tardar
dos semanas después de la que lo esperábamos,
entonces debemos comprar lo que se va a consumir en esas dos
semanas de producción. Eso es lo que determina la cantidad
a comprar.

Mantenimiento del
inventario

En esto se debe tener en cuenta el costo de mantener
existencias en bodegas y sobre todo no incrementar esos costos
innecesariamente, pues cuando pedimos en exceso, estamos llenando
innecesariamente el almacén con cantidades de productos de
más a lo que se va consumir en cierto período, por
lo tanto se debe pedir solamente lo necesario para utilizar en
las ventas o en la producción.

Se debe tener presente que sobre las existencias se
pagan intereses sobre el valor del inventario, se pagan seguros
para incendios o daños del inventario, el espacio
utilizado también representa gasto, el gasto ocasionado
por el uso del personal encargado del cuido y manejo de esas
existencias, los registros por el control, etc.

Los costos por mantener inventario son inevitables, pero
hay que minimizarlos y no excederse con ellos.

Período de
compra

Este factor muchas veces está ligado con las
cosechas.

En El Salvador, podríamos tomar como ejemplo las
compras de productos agrícolas, tales como la caña
de azúcar, que utilizan los ingenios de azúcar; la
cosecha de café que compras los beneficios de café;
el maíz, frijoles, etc.

Las empresas que compran determinadas materias primas
deben estar informadas de la cantidad que se estima se va a
producir a nivel nacional en el año, para estimar lo que
pueden comprar para sus intereses.

El Ministerio de Agricultura y Ganadería, en el
caso de El Salvador, tiene datos de lo que se va a cosechar en el
año y este dato está a la disposición de
cualquiera empresa que lo solicite.

Así también, las empresas conocen la
capacidad de producción que se tiene y por tanto
buscarán un abastecimiento al máximo para sus
plantas.

Esas estimaciones de lo que se comprará se hacen
por lo menos 6 meses antes de la cosecha y muchos compradores
hacen gestiones con los agricultores para asegurar ese
abastecimiento.

La cantidad a colocar en esta clase de negocios,
estará determinada por la cosecha total en el país
y lo que se pueda obtener en forma particular de la
misma.

Diferente es la situación de ciertas empresas
comerciales que venden productos de temporadas, como por ejemplo,
paraguas, adornos navideños, útiles escolares,
temporada de vacaciones como ir la playa, al lago, la
montaña, etc.

En este último caso, las empresas deben 1ª)
conocer la ubicación del proveedor y 2ª) tomar en
cuenta el tiempo que se lleva para la entrega y llegada a la
tienda de los productos.

Como ya se sabe cuándo empieza la temporada, la
orden de compra la deben colocar con la anticipación
debida para que llegue al principio de esa temporada para poder
la demanda de forma oportuna y no después de la
oportunidad de poder vender lo que se comprará y se
deberá almacenar para otra época, que a lo mejor ya
no tendrá el impacto necesario, debido a los adelantos de
las modas.

La cantidad a comprar, estará basada 1ª)
Dato estadístico de lo que se vendió en el pasado y
2ª) las proyecciones de ventas que se tengan.

Precio unitario
del material o servicio o el Monto de la
transacción

Desde el punto de vista financiero, ya sea la escasez o
el exceso de inventarios, trae gastos que muchas veces son
innecesarios.

En el presente caso se debe tener en cuenta el exceso,
pues como se sabe, los inventarios forman parte del Activo
Circulantes y estos forman parte de lo que se conoce como Capital
de Trabajo.

Muchas empresas obtienen préstamos de los bancos
para financiar el Capital de Trabajo y cuando se compra en
exceso, se está invirtiendo en materiales o productos que
estarán en el almacén un tiempo un poco extenso
para que se consuman y eso trae como consecuencia que se
estarán pagando intereses por el valor que se tenga
almacenado.

Además, dependiendo de la clase de material o
producto, así será el monto a pagar y que puede
causar problemas para el Cash Flow.

De ahí la importancia de la cantidad a comprar,
la cual debe estar basada en lo que se necesita para atender las
ventas de un determinado período. Aquí entran en
consideración otros factores que se han mencionado
anteriormente, tales como el tiempo de entrega y otros gastos por
mantener inventarios.

Promedio de las
compras

Este factor se toma en cuenta para analizar si se
está comprando de más o de menos, es decir, cuando
se nos indica colocar un pedido por cierta cantidad de
determinado producto, se debe revisar cual es el promedio
histórico que se tiene de la adquisición de ese
producto. Este promedio ayudará a que se pida una cantidad
lógica, evitando escasez o exceso. Si se considera que la
cantidad a pedir es muy diferente a ese promedio, se
deberá justificar el porqué de esa diferencia, pues
puede haber alguna promoción especial o un incremento de
la demanda.

Ya se ha considerado lo que ocasiona la escasez o el
exceso de inventario, en los factores anteriores.

Máximos y
Mínimos de existencia

Muchas veces, la cantidad a comprar ya está
determinada por la autoridades correspondientes, las cuales
establecen máximos y mínimos de
existencia.

Esas cantidades muchas veces se establecen debido a
algunos factores, tales como:

– Espacio limitado en el almacén

– Monto de la compra

– Rotación del producto por el uso
frecuente

– Delicadeza del producto

– Importancia del producto

– Establecer un stock de seguridad

– Etc.

En este caso, habrá que utilizar las cantidades
establecidas.

Según la naturaleza de la empresa, puede haber
otros factores que se tomen en cuenta para determinar la cantidad
a comprar, pero los que se detallan se consideran muy
importantes.

Hay que tener en cuenta que muchas veces no es solo un
factor el que se debe considerar, sino que pueden intervenir
varios de ellos para tomar la decisión
definitiva.

Otros aspectos
relacionados

Hay situaciones ajenas a los factores antes mencionados,
pero en esta oportunidad hay que referirse a las condiciones que
tienen los proveedores acerca de las cantidades que van a vender
y es lo que se refiere al pedido mínimo aceptable, que
puede estar basado en la forma que ellos empacan sus productos
que muchas veces lo tienen estandarizado.

Hay proveedores que les condicionan a sus compradores
que solo les pueden vender producto envasado en toneladas (1,000
Kgs) y no entregan en fracción de las mismas, aunque el
comprador no necesite toda una tonelada, entonces el comprador
debe colocar sus órdenes de compra (O de C) en x cantidad
de toneladas.

Así también podemos hallar proveedores de
cajas de cartón o de cartulinas impresas, quienes
condicionan que solo pueden vender en millares y no
fracción del millar.

O también se encuentran proveedores de perfumes
(fragancias) que envasan en frascos metálicos de 25, 50 o
75 kgs.

Por ejemplo, si un fabricante necesita 7,600 kgs de una
materia prima de un proveedor que solo vende por toneladas,
entonces tendrá que colocar una O de C por 8 toneladas.
Aquí se presenta el caso de exceso en la cantidad que se
necesita, pero no se puede evitar por las condiciones del
proveedor.

En el caso de los perfumes, si se necesita comprar 140
kgs, la O de C se debe elaborar por 150 kgs, en los frascos que
sean como los prepara el proveedor.

¿Cómo se puede enfrentar esta
situación que siempre se tendrá que comprar en
exceso? Una de las formas es la que usan todas las empresas para
determinar las cantidades a comprar y que se basa en la
fórmula siguiente:

COMPRAS =

Inventario Final + Cantidad a utilizar en la
producción del período – Inventario
Inicial

IF + CONSUMO – IF

Usando esa fórmula se toma en cuenta lo que ya se
tiene y se obtiene lo mínimo por comprar, y entonces se
determinan cantidades a comprar condicionadas a que se conviertan
en lo que el proveedor establece.

Otra técnica que se utiliza para establecer la
cantidad que se debe pedir es la que se llama Cantidad
Económica de la Orden (EOQ), que es la que se determina
por medio de equilibrar los costos de mantener inventarios con
los costos de ordenar.

Se usa la fórmula EOQ precisamente para obtener
lo que conoce como Lote Óptimo a pedir. Para lograrlo se
debe tomar en cuenta la demanda anual estimada del producto a
comprar, los costos de mantener inventarios y los costos de hacer
los pedidos.

Muchas empresas utilizan el Sistema de Planeación
de las Necesidades de Materiales (Material Requirements Planning
– MRP), el cual apoya las actividades de fabricación
o de consumo, pero no todas las organizaciones han tenido
éxito con su uso, sin embargo las que han tenido
éxito han logrado una eficiencia en el suministro de los
materiales que se necesitan, así también, permiten
una rápida re-planeación y reprogramación en
respuesta a cambios provenientes de un medio ambiente
dinámico, donde tiene mucho que ver la demanda de nuestros
productos y cumplimiento de planes de ventas.

Consecuencias que
trae el exceso de la cantidad en los pedidos

El exceso en la compra de inventarios trae como
consecuencia el incremento innecesario de los gastos de mantener
esas existencias, porque gastos siempre se tendrán pues
son imprescindibles.

Lo que se pretende con una buena gestión de
compras es minimizar esos gastos.

G. Aljian detalla los siguientes costos de tener y
mantener inventarios:

Como se puede ver, hay una serie de gastos que se
ocasionan por el solo hecho de mantener inventarios en el
almacén y algunos se incrementarán en la medida que
se aumenten esas existencias.

También se deben considerar gastos con la escasez
que se puede generar pretendiendo ahorrar para evitar el exceso
de inventarios, de ahí que se tienen gastos por
insuficiencia como los siguientes:

Conclusiones

A raíz de todos esos gastos que pueden generar,
tanto el exceso como la escasez de inventarios, es que se debe
tener sumo cuidado al establecer la cantidad a pedir.

Se han detallado factores a tomar en cuenta para
determinar la cantidad a pedir en las Órdenes de Compra y
puede que no todos tengan que intervenir a la hora de
establecerla, pero un análisis racional donde se
contemplen todas las situaciones, contribuirá a que se
tome la mejor decisión conveniente para minimizar costos,
para evitar riesgos de no producir lo necesario, lo que trae como
consecuencia el desabastecimiento del mercado y por ende, abrirle
oportunidades a la competencia para que logre llevarse a los
consumidores que se tienen en la cartera.

Autor:

Eduardo Páez Colorado

El Salvador, Centro América.