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Gestión de Procesos



  1. Introducción
  2. Fundamentación
    teórica
  3. Breve
    caracterización de la entidad
  4. Descripción del Proceso de
    selección de los RRHH del Centro
  5. Conclusiones
  6. Referencias
    bibliográficas

Introducción

Nueva Economía, Globalización,
Innovación, Gestión del Conocimiento entre otros
son conceptos que se han incorporado recientemente a las
Teorías del Management y a la Economía. En realidad
lo que subyace detrás de estos términos es la
búsqueda constante de soluciones para la Gestión de
las Organizaciones, orientada a la creación de valor y a
la competitividad sostenida en un entorno en constante
cambio.

En definitiva, las actuales economías -y con
ellas todos los agentes económicos- se encuentran inmersas
en un proceso de transformación que significa el paso de
una economía industrial a una basada en el
conocimiento.

En este nuevo contexto, se hace evidente que gestionar
bien los procesos que incentiven la creación, uso y
difusión del conocimiento se convierte en tarea primordial
para cualquier economía y empresa inmersa en un mundo en
constante modificación. Surgen así los nuevos
paradigmas para la GRH que conlleva necesariamente un cambio de
cultura, tanto en el propio seno de las organizaciones y de las
personas, como de las propias estructuras del sistema
económico y de mercado. Afrontar este cambio adecuadamente
exige innovación, aprendizaje y adaptación a nuevos
mercados.

Consolidar a la empresa en un proceso de
innovación constante en su estructura
organizativa, funcional y de procesos supone dotar a la empresa
del elemento fundamental para consolidar la cultura del cambio.
De este modo se plantea el actual reto de la GRH ya que esta
transformación en la empresa no sería completa sin
que uno de sus principales activoslas personas
asimilara el cambio exigido. El capital humano, con su capacidad
de aprendizaje y de desarrollo de nuevos conocimientos, se
convierte en uno de los valores diferenciadores dentro de las
empresas.

Fundamentado en lo anterior y dada la importancia que
requiere el capital humano en la actualidad, se necesita
gestionar integradamente los procesos de recursos humanos,
aspecto este que no se ha logrado aún en nuestras
organizaciones.

La GRH esta constituida por subsistemas
interdependientes, los mismos son:

Estos subsistemas están íntimamente
inter-relacionados e interdependientes. Su interacción
hace que cualquier alteración ocurrida en uno, provoque
influencias sobre los demás, las cuales realimentaran
nuevas influencias en otros y así
sucesivamente.

Estos subsistemas forman un proceso a través del
cual los recursos humanos son captados, atraídos,
aplicados, mantenidos, desarrollados y controlados por la
organización.

Esos subsistemas no son establecidos de una manera
única. Son contingentes o situacionales: varían de
acuerdo con la organización y dependen de factores
ambientales, organizacionales, humanos, tecnológicos, etc.
Son extraordinariamente variables, aunque interdependientes y el
hecho de que uno de ellos cambie en una dirección no
significa que los otros cambien también exactamente en la
misma medida.

Problema científico: ¿Cómo
mejorar el flujo del proceso de selección de la fuerza de
trabajo dentro de la GRH de la Universidad Jesús
Montané Oropesa de la Isla de la Juventud?

Objetivo General: Definir las posibles mejoras a
introducir en el proceso de selección de la fuerza de
trabajo dentro de la Universidad Jesús Montané
Oropesa de la Isla de la Juventud.

Objetivos específicos:

  • 1. Determinar las insuficiencias que afectan la
    eficiencia del proceso de selección de la fuerza de
    trabajo de la Universidad Jesús Montané Oropesa
    en la Isla de la Juventud.

  • 2. Contribuir, con una propuesta de mejoras al
    perfeccionamiento de los resultados del proceso de
    selección de la fuerza de trabajo del mencionado
    centro.

El trabajo describe desde la breve
caracterización de la entidad y en específico del
proceso de selección de los recursos humanos, objeto de
análisis, hasta el análisis del flujo de proceso
confirmado, así como el rediseñado con propuesta de
medidas para que resulte más efectivo.

DESARROLLO

Fundamentación
teórica

Qué son los Procesos (Taller Estructuras
Organizativas 2002): Los procesos son grupos de actividades y
tareas que juntas entregan valor al cliente. El cumplimiento de
las órdenes eleva los bienes al cliente. El empleamiento
provee al cliente con nuevos empleados. Los procesos involucran
muchas personas y departamentos. Cumplimiento de orden:
Manufacturación, servicio al cliente, distribución,
etc.

Empleamiento: Recursos Humanos, todos los departamentos
de empleo, nómina, firmas de investigación (o
búsqueda). Los procesos transforman entradas en
salidas.

Procesos actuales: Cómo se hace realmente el
trabajo.

Procesos mejorados: Cómo el negocio
operará en el futuro.

Los procesos están enfocados al cliente y a los
resultados.

Énfasis en lo que se hace, no es lo que
hacemos.

La Real Academia Española contempla el
término de "flujo", proveniente del latín
Fluxus, como la acción de manar, acción y
resultado de fluir.  "Grama", de gráfico, viene del
latín Graphicus, tomado del griego
Graphikos, y se refiere a la escritura o dibujo, a la
utilización de dibujos o signos no
lingüísticos; así como a la
representación de los datos de una construcción que
emplea  las propiedades de la percepción visual y que
aplica las leyes de la gráfica.

Desde la perspectiva del enfoque de proyectos, el
flujograma es: "una representación gráfica de la
secuencia de actividades, de pasos, y de los puntos de
decisión que ocurren en un proceso particular, discreto,
como colocación de un cliente en una clínica". Es,
además, un proceso particular y discreto la
realización del flujograma organizacional, donde se
adicionan los nodos neurales como puntos de decisión e
ilustra la secuencia de rutas, nodos, actividades y la naturaleza
de la información que fluye.

Según Oriel, una firma especializada en
los negocios de consultoría con vista a la mejora del
rendimiento de las organizaciones, se trata de "un cuadro de la
secuencia de pasos en un proceso. Los diversos pasos o acciones
se representan por cuadrados u otros símbolos. Los tipos
comunes de organigramas incluyen el básico, de oportunidad
y el de despliegue. También se denomina mapa de proceso.
 

Tomar decisiones en gestión de la
transformación es la función fundamental de la
Gestión de Operaciones, a través de lograr la
sinergia necesaria en la búsqueda de puntos de
coordinación para tomar decisiones
óptimas.

En el campo de esta toma de decisiones confluyen 5
áreas de decisión: Procesos, Capacidad,
Inventarios, Fuerza de Trabajo y Calidad, las que se
interrelacionan, no concibiéndose una aislada de la
otra.

El Diagrama de flujo de proceso es especialmente
útil para lograr este objetivo. Este pone de manifiesto:
distancias recorridas, retrasos y almacenamiento temporales. Una
vez expuestos estos periodos no productivos, el analista puede
proceder a su mejoramiento. Además de registrar las
operaciones y las inspecciones, el diagrama de flujo de proceso
muestra todos los traslados y retrasos de almacenamiento con los
que tropieza un producto en su recorrido por la planta. En el se
utilizan los símbolos además de los de
operación e inspección.

Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar
un problema o para disminuir o eliminar actividades que no
añaden valor al producto como transporte,
inspección, retrasos, almacenamiento, o para mejorar el
flujo en terminales.

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las
preguntas típicas que se deben hacer
son:

1. Qué ¿Que operaciones son realmente
necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones,
combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el
producto para facilitar la producción?

2. Quién. ¿Quién realiza cada
operación? ¿Puede rediseñarse la
operación para utilizar menos habilidad o menos hora
hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer
puestos y mejorar así la productividad o las condiciones
de trabajo?

3. Dónde. ¿En donde se realiza cada
operación? ¿Puede mejorarse la distribución
para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las
operaciones sean más accesibles?

4. Cuándo. ¿Cuándo se realiza cada
operación? ¿Existe un exceso de retrasos o
almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de
botella?

5. Cómo. ¿Cómo se hace la
operación? ¿Pueden utilizarse mejores
métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse
la operación para hacerla más fácil o para
que consuma menos tiempo?

A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden
hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia
prima, distribución o información para control
administrativos. Básicamente el objetivo es añadir
mayor valor al producto o al servicio mediante la
eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias
en todas las etapas.

El análisis de flujo del proceso, no solo tiene
una naturaleza tecnología, este tipo de análisis
también afecta al diseño de puestos y los aspectos
sociales del ambiente de trabajo. Después de concluido el
análisis, se debe poner mucha atención en el
elemento humano, no solo para el diseño del nuevo sistema,
sino también para obtener la aceptación de los
cambios. La investigación ha demostrado que la mejor
manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas en
todas las etapas del diagnostico del diseño. Esto tiende a
promover la propiedad individual del nuevo sistema y, por lo
tanto, reduce los temores relacionados con el cambio.

Breve
caracterización de la entidad

La Universidad de la Isla de la Juventud Jesús
Montané Oropesa se encuentra ubicada en Carretera
Aeropuerto Km. 3 ½, Nueva Gerona como institución
social es una comunidad de directivos, profesores,
investigadores, estudiantes y trabajadores que sustenta su
razón de ser en preservar, desarrollar y difundir la
cultura, su nivel de subordinación es nacional
directamente al MES.

La Universidad centra su actividad en la
formación del Profesional, Universalización,
Postgrado y Superación de Cuadros, Ciencia e
Innovación Tecnológica, Extensión
Universitaria y Aseguramiento Material y Financiero.

La Universidad tiene como objetivo llevar a cabo la
formación integral y continua de los profesionales en las
ramas de las Ciencias Técnicas, Agropecuarias, Ciencias
Económicas, Sociales y Humanísticas tanto en los
cursos regulares diurnos, para trabajadores, a distancia y en la
matricula de la sede del municipio en las diferentes fuentes
previstas.

De igual forma atiende la superación de cuadros y
profesionales a través de diferentes tipos de cursos de
Postgrado, Diplomados, Maestrías, Entrenamiento entre
otras figuras de este nivel de enseñanza.,

El centro cuenta con 2 Vicerrectorías y 3
Facultades con varios departamentos que le permiten llevar a cabo
su misión. Es un centro joven en desarrollo con un
claustro que aun tiene una composición de categoría
científica y docente desfavorable, con una
producción científica limitada por la experiencia
del claustro y con un déficit de instalaciones docentes y
científicas.

La Universidad asumirá el proceso de
universalización con prioridad en aquellos que reafirman
la concepción del estudio como fuente de empleo y para el
empleo y otros programas priorizados por la revolución
así como la capacitación de directivos y
profesionales del territorio vinculados a estas
tareas.

Se incrementa el nivel de actividad a partir de la
creación de nuevas carreras y la aplicación de los
programas especiales de la Revolución produciéndose
gradualmente incrementos de matrícula, creando tensiones
en las capacidades disponibles.

La actividad de postgrado para la superación y
preparación del nuevo personal docente que se incorpora a
través de la Continuidad de Estudios, se adecuó y
enriqueció por este motivo, además se
incrementarán las acciones de superación continua
de los cuadros del territorio.

Se continuará el perfeccionamiento
de la gestión económico financiera, como una
expresión de la aplicación de la Resolución
Económica del V Congreso del PCC.

La dirección de recursos humanos desempeña
un papel fundamental en todo el proceso organizativo del centro
ya que es el órgano asesor de la dirección en todo
lo referente a política laboral y salarial, se rige no
solo por la legislación general en esta materia
también debe tener presente aquellas directrices de
trabajo propias del sistema de educación superior, por
ejemplo en cuanto a los procesos de categorización de las
diferentes categorías de docentes, el pago al grupo de
seguridad interna y su sistema de estimulación y
otras.

El reclutamiento y la selección de recursos
humanos deben considerarse como dos fases de un mismo proceso: la
introducción de recursos humanos en la
organización. Si el reclutamiento es una actividad de
divulgación, de llamada de atención, de incremento
del input por lo tanto una actividad positiva de
invitación, la selección es una actividad de
selección, de opción, de decisión, de
filtración del input, de clasificación y por lo
tanto, restrictiva.

La tarea de reclutamiento es la de atraer y escoger,
mediante varias técnicas de divulgación, candidatos
que posean los requisitos mínimos para ocupar el cargo que
debe ser llenado, mientras que la tarea de selección es la
de escoger entre los candidatos que se han reclutado, aquel que
tenga mayores probabilidades de ajustarse al cargo vacante. Es
así como el objetivo básico del reclutamiento es el
de abastecer el proceso selectivo de su materia básica:
los candidatos.

Puede definirse la selección de recursos humanos
sencillamente como la escogencia del hombre adecuado para el
cargo adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos
reclutados, aquellos mas adecuados a los cargos existentes en la
empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el
desempeño del personal.

Siendo así la selección intenta solucionar
dos problemas básicos:

  • La adecuación del hombre al cargo,
    y

  • La eficiencia del hombre en el cargo.

Descripción del Proceso de
selección de los RRHH del Centro

Se pone en convocatoria la (s) plaza(s) vacante(s)
primeramente en el centro y si no se presenta ninguna solicitud
las mismas son remitidas a la Dirección Municipal de
Trabajo y Seguridad Social del territorio para que a
través del buró de empleo nos llegue el recurso
humano posible a emplear.

  • 2. Entrega de orden de chequeo preempleo y
    constancia de actualización.

En el momento en que el trabajador llega a
nuestra institución solicitando pertenecer a la misma se
le entregan las órdenes de chequeo preempleo y constancia
de actualización.

3. Entrega de la documentación solicitada al
Dpto. RRHH.

Una vez llenados por las personas
facultadas ambas órdenes se procede a su entrega al dpto.
RRHH.

4. Verificación de los
aspirantes.

A través del Director de Seguridad y
Protección se procede a realizar una verificación
en el último centro de trabajo y en el lugar de residencia
de los aspirantes.

5. Entrevista Inicial.

Es decir potenciar a través de esta entrevista
que el aspirante demuestre el nivel de competitividad que el
mismo posee.

6. Llenado de contrato a
prueba.

Una vez leídas las cláusulas del contrato
se procede al llenado del mismo el cual va desde 30 días
hasta 180 días según la plaza a ocupar y el
desempeño del aspirante en la misma. Para esto el
aspirante debe traer el resumen de expediente del Centro donde
trabajó anteriormente, certificación de notas,
entre otros) que nos den una idea del trabajo o estudio que ha
realizado hasta el momento.

7. Periodo a Prueba.

Durante este periodo el aspirante demuestra sus
actitudes, aptitudes, conocimientos y desempeño en la
plaza.

8. Evaluación Periodo a Prueba.

El jefe inmediato superior del aspirante lo va evaluando
sistemáticamente en el desempeño en la plaza para
poder emitir una valoración al finalizar el periodo a la
comisión de admisión.

9. Evaluación en la comisión de
Admisión.

Mediante la valoración del periodo de prueba que
hace el jefe inmediato del aspirante se procede a su
ubicación por tiempo indeterminado si es positiva o en
caso contrario se da por terminada la relación
laboral.

10. Llenado del Contrato indeterminado o cierre del
mismo:

Después de terminado el período prueba se
realiza una evaluación para verificar si el trabajador
cumplió con las tareas previstas en su plan de trabajo
individual, de ser positiva se procede a llenar el contrato
indeterminado y de lo contrario se cierra.

  • 1. El proceso de Selección en la
    (UIJ).

La gestión de la selección de los recursos
humanos se caracteriza por unos componentes y dimensiones que
tienen en cuenta las características del individuo y de la
plaza a ocupar de forma tal que permita a los sujetos implicados
asumir sus responsabilidades como directivos y trabajadores en
los diferentes niveles de centro, facultades y departamentos, con
sentido reflexivo y crítico a través de la praxis
en su labor cotidiana, el sentido de educador y formador y las
cualidades que caracterizan a los trabajadores universitarios,
independientemente del rol que cumple en la institución,
como revolucionarios y defensores del socialismo, personas
creativas, con identidad y sentido de pertenencia, con alto nivel
de autogestión y autoafirmación.

Diagrama de Flujo Proceso de
selección

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Analizando el flujograma del proceso, es necesario
destacar que las reservas donde se puede potenciar el trabajo en
aras de obtener resultados satisfactorios en la selección
de los trabajadores son:

  • 1. En la verificación.

Es decir reducir el tiempo de realización de la
misma de un periodo de 3 -4 semanas a 1 semana como
máximo. Pues de esta manera se es más efectivo en
el proceso de selección. También los responsables
de cada área son quienes deben realizar la
verificación, esto en dependencia de la plaza a la que se
está aspirando, ya que nadie mejor que ellos pudieran
estar en directa correspondencia con las características
necesarias que se requieren para ocupar un puesto.

Diagrama de Flujo Proceso de
Selección Rediseño

Monografias.com

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Conclusiones

  • 1. Las principales reservas del
    Flujograma la constituye la operación de la
    verificación.

  • 2. La selección correcta de
    los recursos humanos de la UIJ es determinante en la calidad
    de la formación de los profesionales que se preparan
    en la misma lo que a su vez debe responder a las necesidades
    territoriales.

Referencias
bibliográficas

  • Cuesta, Armando. Tecnología de
    Gestión de Recursos Humanos/ Armando Cuesta Santos.
    —La Habana: Editorial Academia 1999 — 205
    p.

  • Cuesta, Armando. [2002] Gestión
    del conocimiento Análisis y proyección de los
    Recursos Humanos. La Habana. Editorial Academia.

  • Fernández Cánovas,
    Guillermo. Rev. 9/2000, Mejora y Gestión de procesos
    (pdf).

  • Gestión de Procesos [en línea]
    visitado el 26 de mayo del 2009 en
    www.monografias.com.

  • UNIVERSIDAD DE MATANZAS "CAMILO CIENFUEGOS".
    Facultad de Ingeniería. Industrial –
    Economía. Departamento de Ingeniería Industrial
    La Gestión y mejora de procesos .Aplicaciones en
    empresas de servicios informáticos y hoteleros cubanos
    (2003).

 

Autores

Zuaylin C. Peña
Montalvo

María Enedina Pérez
Sánchez.

Oscar Luis Ávila
García

Categoría: Gestión de Procesos. Recursos
Humanos.

Universidad "Jesús Montané
Oropesa"

Isla de la Juventud

MAESTRÍA EN
DIRECCIÓN

Curso: 2011-2012

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