Gestión estratégica de los procesos administrativos del talento humano gerencial del IPSOFAP

Resumen

La presente investigación está titulada
"Gestión estratégica de los procesos
administrativos del talento humano gerencial del Instituto de
Previsión Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP)
del Estado Lara" tiene como objetivo analizar dicha
gestión estratégica. El mismo es de naturaleza de
campo no experimental y el diseño es descriptivo, en el
cual se utilizó una población de setenta (70)
sujetos los cuales conforman los diferentes cargos del Instituto
de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial del
Estado Lara. Como técnica se recurrió a utilizar la
técnica de la encuesta al personal seleccionado. Por otro
lado el instrumento a utilizar en este caso es el cuestionario
conformado por 27 ítems, elaborados tipo Escala, con cinco
(5) alternativas de respuesta: (5) Siempre; (4) Casi Siempre; (3)
Algunas Veces; (2) Casi Nunca, (1) Nunca. Al cual se le
aplicó una validación avalada por tres expertos,
quienes verificaron cada ítem por su adecuación con
los objetivos del estudio. Luego de ejecutado el juicio de
expertos, se procedió a realizar la prueba de
confiabilidad la cual, dio como resultado 0,98, lo que significa
que el cuestionario presenta alta confiabilidad en su contenido.
La técnica de análisis se procedió a
organizar la información a través de la
tabulación y cuantificación de los datos, de
acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos objetos de
estudio. Se concluyó que los procesos administrativos se
dan en forma mediana en la organización; pues la mitad o
menos de ella opinó que los gerentes de la
organización cumplían sus procesos administrativos
en forma no cónsona a la realidad, pues las respuestas no
fueron en un cien por ciento satisfactoria. De allí que se
recomienda hacer un llamado de reflexión a los gerentes de
la IPSOFA Lara para que contribuyan a la consecución de
todos los procesos administrativos de la organización;
adecuando los pasos inherentes a ella para que los empleados lo
reconozcan y puedan realizar una mejor labor con eficacia y
eficiencia

Descriptores: Gestión Estratégica
– Procesos Administrativos – Talento
Humano

Introducción

La economía global frente a la cual se ubica el
mundo de los negocios de hoy en día, exige a las empresas
renovar sus enfoques filosóficos sobre las organizaciones,
su gente, la realización del trabajo, el ambiente social
que propicia y la calidad de vida que brinda. El momento actual
es crucial en la historia organizacional. En particular en lo que
se refiere a la valorización de las personas en las
empresas, pues se les comienza a considerar como una ventaja
estratégica.

Cabe destacar que para los recursos humanos en las
empresas se presentan grandes oportunidades de mejora, pero hay
que introducir cambios. Hay que gerenciar las organizaciones con
los nuevos paradigmas de gestión, hacerlos más
competitivos y ofrecer a los trabajadores una mejor calidad de
vida, involucrándolos activamente en los beneficios de las
organizaciones.

En este sentido, la eficacia de la acción
gerencial y de la atención que se brinda a los recursos
humanos en las empresas, tiene mucho que ver con la
axiología empresarial. En general el concepto de
desarrollo de los recursos humanos podría ser interpretado
como un proceso de incremento del conocimiento, desarrollo de
habilidades y destrezas para realizar el trabajo.

Pero debe señalarse además que los
procesos de cambio y transformaciones del sistema administrativo,
el cual es la principal actividad que marca una diferencia en el
grado que las organizaciones les sirven a las personas que
afectan. El éxito que puede tener una organización
al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus
obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes.
Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que
la organización alcance sus metas, ya que sobre ellos cae
la responsabilidad de administrar todos los recursos con los
cuales cuenta la empresa.

En consecuencia, el proceso de administración se
refiere a planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus
actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es
mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y
que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la
adecuación de los medios (órganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el
administrador debe tener una función individual de
coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como
la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del
grupo. No cabe duda que una transformación profunda de la
administración es obligatoria para generar cambios en las
prácticas de organización y ejecución de los
procesos gerenciales, a través de la capacitación
permanente del trabajador para incrementar; fortalecer, afianzar,
potenciar su profesionalismo a fin de garantizar la eficiencia
del proceso administrativo.

Es por ello, que el sistema administrativo necesita de
una gestión gerencial acorde con las innovaciones que
continuamente se producen, donde las funciones de
planificación, organización, dirección y
control se ejecuten de manera eficiente, lo cual permite
desarrollar el proceso en un ambiente armónico y
democrático. Ante esta realidad la gerencia requiere de
motivación, orientación además de
preparación, lo que conlleva a desempeñar el rol de
manera efectiva para ayudar en el proceso de toma de decisiones
facilitando el logro de los objetivos propuestos y además
poseer orientación pedagógica para
desempeñarse como conductor eficaz de los procesos humanos
en la empresa.

Con el propósito de conectar al gerente con su
realidad laboral se propone analizar la gestión
estratégica de los procesos administrativos del talento
humano gerencial del Instituto de Previsión Social de la
Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara, con la
finalidad de que la gerencia sea un conductor eficaz de los
procesos humanos. Igualmente crear un ambiente de trabajo
más positivo que favorezca el bienestar de todos y la
productividad de la institución. La investigación
se estructuró en cinco (5) capítulos, distribuidos
de la siguiente manera:

El Capítulo I está constituido por el
planteamiento del problema, objetivos y justificación; en
relación al Capítulo II está el marco
teórico conformado por los antecedentes del estudio, bases
teóricas y legales, en relación al Capítulo
III marco metodológico relacionado con el naturaleza de
investigación, diseño, población,
técnicas para el análisis de información,
instrumentos para recolección de datos. El Capítulo
IV, que contempla el análisis y discusión de los
resultados y el Capítulo V que contiene las conclusiones y
recomendaciones producto de la aplicación del instrumento
a la población seleccionada.

Finalmente se presentan referencias y
anexos

CAPÍTULO I

El
problema

Planteamiento del
Problema

Los cambios económicos,
políticos y sociales vividos en el contexto global
conlleva a la reflexión de los representantes del sector
empresarial, quienes se enfrentan a un mercado cada vez
más competitivo, a una población que demanda
productos de mejor calidad. Por ello para la empresa moderna,
resulta apremiante la adopción de políticas
razonables tendentes a optimizar los procesos administrativos y
productivos, de tal manera que les permita incorporarse al mundo
de los grandes retos, que depara el siglo XXI a las
organizaciones.

A este respecto Uribe (2004) defiende la
concepción de gestión al definirla como "el manejo
estratégico de la organización" (p. 37). Asimismo
se debe tener clara visión y misión del negocio,
también establecer hacia dónde quiere dirigir sus
esfuerzos para el mantenimiento y ampliación del mismo en
el tiempo. Igualmente indica el autor la influencia que tiene en
la gestión del negocio, la dificultad de la
búsqueda y selección de los trabajadores que
participan en el logro de las metas pues el proceso de apoyo y
conocimiento de cada uno de los proyectos asumidos en la
institución, deben contar con el apoyo de todos los
actores del proceso administrativo.

En tal sentido el sistema administrativo venezolano ha
sido objeto de varias reformas con el propósito de
resolver y lograr la eficacia del recurso humano, en virtud de
ello, se hace pertinente cambiar y mejorar por medio de una
revisión permanente su funcionamiento, así como sus
acciones y políticas. Es por ello que la gerencia en
Venezuela debe implementar políticas para conducir al
logro de los objetivos propuestos a través de mecanismos
de control establecidos mejorando y perfeccionando los procesos
administrativos, tales como planificación,
organización, dirección y control para darle
seguimiento a los resultados obtenidos, y tomar las decisiones
que modifiquen las líneas de acción, optimizando
los mismos.

A este respecto, Chiavenato (2003), indica que un
procedimiento administrativo es "el cauce formal de la serie de
actos en que se concreta la actuación administrativa para
la realización de un fin" (p. 147). El procedimiento tiene
por finalidad esencial la emisión de un acto
administrativo. A diferencia de la actividad privada, la
actuación pública requiere seguir unos cauces
formales, más o menos estrictos, que constituyen la
garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la
actuación es conforme con el ordenamiento jurídico
y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los
ciudadanos.

Se puede decir que el procedimiento administrativo se
configura como una garantía que tiene el ciudadano de que
la administración no va a actuar de un modo arbitrario y
discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento
administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado
puede conocer y que por tanto no va a generar
indefensión.

Por lo anteriormente expuesto, las organizaciones deben
precisar funciones en el control de cada unidad administrativa,
para definir responsabilidades, evitar duplicaciones, detectar
omisiones en el cargo desempeñado y optimizar los procesos
administrativos, con instrumentos que contribuyan a detectar
fallas en los procesos administrativos y la optimización
de los mismos, lo cual permite la satisfacción de las
necesidades y expectativas al desarrollar actividades asignadas
para el recurso humano, a la vez que ayudan a obtener el
rendimiento real en las actividades realizadas por parte del
recurso humano para lograr el éxito. Además muestra
los requerimientos organizativos y conductuales que se han
especificado en cada caso, la productividad del empleado, la
satisfacción con la labor llevada a cabo diariamente en su
puesto de trabajo.

Por ello las organizaciones requieren del apoyo de
instrumentos administrativos donde se describen los
procedimientos y actividades desempeñadas en el trabajo
diario, pues con frecuencia las empresas se ven en la
situación de absoluto desconocimiento del trabajo llevado
a cabo por los empleados. Esta es una razón por la cual,
los manuales de cargos dentro de una institución tienen
una gran importancia como herramientas para el manejo y
planificación de los recursos organizacionales.

De esta acotación se induce que a través
de estos instrumentos administrativos, las empresas asignan y
utilizan los recursos humanos para alcanzar objetivos
organizacionales, ayudados por determinadas estrategias.
Así mismo permiten a los empleados desempeñar
determinados cargos con excelencia, describir las actividades en
todos los niveles jerárquicos, propiciar la
disminución de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad. Es importante destacar que se deben establecer
mecanismos de gestión administrativa para la
utilización óptima de los recursos, a fin de
garantizar el buen funcionamiento de la organización, tal
como se pretende en el Instituto de Previsión Social de la
Fuerza Armada Policial del Estado Lara (IPSOFAP-Lara)

Cabe señalar que el Instituto de Previsión
Social de la Fuerza Armada Policial del Estado Lara
(IPSOFAP-Lara) fue creado el 2 de Enero de 1989. El 23 de octubre
de 1990, inició su funcionamiento dentro de las
instalaciones de la Comandancia de Policía "Gral.
José Trinidad Morán", y funcionó hasta julio
de 2008 en la Carrera 15 entre Calles 34 y 35. Fue trasladado
después de esa fecha a la sede del comando central en la
Calle 30 con carrera 28.

Es una institución de carácter civil, con
personalidad jurídica propia, sin fines de lucro, tiene
como objetivo fundamental promover y desarrollar en forma
integral el bienestar socioeconómico de sus afiliados.
Cuenta con seis mil (6.000) asociados entre los que se encuentran
funcionarios activos, jubilados y pensionados) y dieciocho mil
(18.000) afiliados conformados por cónyuges, hijos, padres
de los asociados, lo que da un total aproximado de veinticuatro
mil (24.000) integrantes de la institución
mencionada.

Por otro lado el patrimonio está constituido por
dos presupuestos: el público, proveniente del aporte
inicial del Ejecutivo Regional a través de la Comandancia
de la Fuerza Armada Policial del estado Lara, para satisfacer los
gastos de fundación, organización y funcionamiento
del instituto. Los aportes mensuales otorgados por el Ejecutivo
Regional para cubrir los gastos de mutualidad, asistencia
médica – odontológica, fomento al ahorro y
alícuotas diferenciales no cubiertas por las cotizaciones
de los afiliados. El privado, derivado de las cotizaciones
obligatorias sobre la remuneración mensual de cada uno de
los funcionarios estipulada en la Ley de Previsión
Social.

Es importante mencionar a Oviedo (2009), quien
señala que el IPSOFAP-Lara "carece de lineamientos
formales que rijan la actuación para el personal
administrativo" (p. 12) de dicho instituto, donde se establezca
mediante un esquema la descripción de tareas, los deberes
y las responsabilidades a cumplir en las actividades ejecutadas
por los actores del proceso administrativo, para conocer su
contenido y sus especificaciones, con el fin de poder administrar
los recursos físicos y financieros de la
institución.

Por otra parte el mismo autor como actor participante
activo dentro de la institución, señala que el
personal adscrito a la misma recibe instrucciones por parte de
dos jefes a la vez existiendo doble línea de mando y
además al personal recién empleado al comenzar su
trabajo no se le facilitan las funciones, actividades y tareas
concernientes al cargo para su desempeño. Determinar la
gestión estratégica de los procesos administrativos
del talento humano gerencial, ajustado a la realidad actual de la
institución y de la normativa legal dependerá de un
estudio evaluativo de los procedimientos administrativos para
sincerar las funciones, actividades y tareas a realizar por el
personal del Instituto de Previsión Social de la Fuerza
Armada Policial del estado Lara y así definir el perfil de
competencias del personal administrativo, tal como está
distribuido en el organigrama de la institución. (ver
anexo A).

Partiendo del planteamiento señalado se esbozan
las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son los procesos administrativos
que se desarrollan en la IPSOFAP. Lara?

¿Cuáles son las necesidades
administrativas del personal del IPSOFAP-Lara?

¿Cómo se dan las actividades en los
procesos administrativos del IPSOFAP-Lara?

¿Cuáles son los factores que afectan los
procesos administrativos IPSOFAP- Lara?

Ante estos planteamientos, surge la necesidad de dar
respuestas efectivas a las interrogantes planteadas con el
propósito de evaluar los procesos administrativos del
Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial
del Estado Lara, para estimular y facilitar la obtención
de medios que conduzcan al funcionario policial a su crecimiento
profesional. El estudio tiene un alcance local pues se aplica a
la institución antes mencionada para mejorar sus procesos
administrativos.

Objetivos de la
Investigación

Objetivo General

Analizar la gestión estratégica de los
procesos administrativos del talento humano gerencial del
Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Policial
(IPSOFAP) del Estado Lara.

Objetivos Específicos

• Identificar los procesos administrativos de
  planificación, organización, dirección y
  control del IPSOFAP-Lara.

• Determinar las necesidades administrativas del
  personal del IPSOFAP-Lara.

• Analizar las actividades en los procesos
  administrativos del IPSOFAP-Lara.

• Establecer los factores que afectan los procesos
  administrativos de la IPSOFAP-Lara.

Justificación de la
Investigación

La tendencia de la administración en todos los
sectores se orienta hacia la gestión estratégica,
la cual requiere de un gerente que se mueva dentro del
ámbito contextual, con miras a la formulación de la
misión institucional, que a su vez fija las líneas
para la visión y la prospectiva de programas. Sus acciones
permitirán construir una estructura organizativa que se
adapte a los cambios que ocurren en su entorno, lo cual
constituye la fuerza que va a coordinar todas las actividades e
interrelaciones de los diferentes subsistemas de
organización.

Debe señalarse que es fundamental salvaguardar el
patrimonio de las empresas y la correcta utilización de
los recursos, para lograr el cumplimiento de los objetivos
planteados y metas fijadas, permitiendo al personal involucrado
realizar un mejor trabajo y a la vez establecer controles que
permiten evaluarlo. Es por ello que deben existir normas escritas
que permitan establecer un vínculo entre los individuos y
la organización para ayudar a obtener y mantener una
fuerza de trabajo idónea.

De allí, el presente estudio se justifica por su
relevancia de impulso, para la optimización de los
procesos administrativos, pues la determinación de las
necesidades administrativas del talento humano que labora en el
IPSOFAP, puede servir de norte para otros organismos e
instituciones que de una u otra forma, requieran un mejor manejo
de los procesos administrativos, y realizar de una manera
más eficiente los objetivos para los cuales fueron
creadas, asimismo determinar dicha necesidad facilita la
información referente a las actividades, tareas y
funciones que realiza el personal de la misma, pudiendo ser
utilizado en cualquiera de los tópicos allí
reflejados.

En tal sentido, el estudio conlleva a establecer en
forma clara y precisa las actividades a cumplir por los
diferentes actores del control, permitiendo evaluar el
desenvolvimiento y propiciar con éxito el desempeño
laboral adaptado a los nuevos paradigmas de la
Administración Pública Regional.

Por lo tanto, se solventan dificultades permitiendo
verificar problemas presentados en la organización, en
cuanto a la administración de los sistemas del talento
humano, tales como reclutamiento, selección,
adiestramiento, clasificación, remuneración,
desarrollo de carrera, evaluación de desempeño y
contratación colectiva, pues indicará las tareas,
obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven
para identificar y describir los diferentes cargos, agrupando los
similares bajo títulos comunes, las conclusiones y
recomendaciones que surjan, pueden ser utilizadas en futuras
investigaciones y sobre todo a instituciones interesadas en
implantar manuales de cargos como herramientas para la
optimización del talento humano.

Asimismo, los resultados de la investigación
pueden servir de modelo a otras instituciones con
características similares, donde se perciban que los
mismos son necesarios para la optimización de los procesos
en el desarrollo eficiente de las actividades. Del mismo modo se
beneficia la gerencia, trabajadores, usuarios, y la
institución en general.

Referente a la línea de investigación,
este estudio está enmarcado en la línea Estado,
Gerencia y Sociedad (ESGESO), ante un proceso de cambio que
demanda una nueva concepción de la ciencia social y humana
desde el conocimiento ético. Además busca un
proceso creativo y metodológico orientado en este caso a
definir de manera precisa las funciones generales y
específicas de los procedimientos administrativos dentro
del IPSOFAP Lara y su estructura orgánica, permitiendo
orientar adecuadamente la gestión administrativa y
actividades que deben poseer los empleados que la conforman, para
con ello establecer o no las necesidades que resultaren luego del
estudio, que es la esencia de la función investigativa
orientada a la aplicación de soluciones innovadoras a
problemas de  la  sociedad,  por  medio
 de  la  creación  de
 conocimiento  o  la  adaptación
 o perfeccionamiento de  tecnologías, que
permitan el  logro de una mejor calidad de vida desde
una perspectiva ética.

CAPÍTULO II

Marco
teórico

Antecedentes
Investigativos

Es oportuno mencionar que en Venezuela, algunos autores
han diseñado propuestas orientadas a estudiar los
procedimientos administrativos para fijar lineamientos y
funciones donde se mejore la calidad en el proceso. A nivel
nacional, se citan algunas investigaciones que de forma directa o
indirecta conforman un apoyo al estudio, sirven de base y se
describen a continuación:

El trabajo realizado por Aponte y Brito (2005),
denominado Diagnóstico del Sistema de Clasificación
y Remuneración de Cargos para el Personal Administrativo
del Instituto Autónomo de Policía del Estado
Miranda de la Región I, en función de la
Satisfacción Salarial; el cual tuvo como propósito
fundamental diagnosticar a través de la
satisfacción salarial el sistema de clasificación y
remuneración de los cargos para el personal
administrativo.

El objetivo general de los investigadores fue,
diagnosticar el sistema actual de clasificación y
remuneración de cargos del Personal Administrativo del
Instituto Autónomo de Policía del Estado Miranda de
la Región I y su incidencia en la satisfacción
laboral. Esta investigación estuvo enmarcada bajo un
diseño de campo de tipo descriptivo, la población
la constituyó un total de doscientos cincuenta y nueve
(259) funcionarios, siendo la muestra seleccionada de setenta y
ocho (78) funcionarios.

Los investigadores concluyeron que las políticas
salariales son difundidas entre el personal administrativo del
Instituto Autónomo de Policía del Estado Miranda de
la Región I, los Manuales de Valoración de Cargos
son desconocidos por los 23 funcionarios encuestados, lo que trae
como consecuencia que dicho personal se encuentra subutilizado,
es decir, no es aprovechado de acuerdo a sus
capacidades.

La investigación antes citada demostró que
las políticas salariales y los manuales de
valoración de cargos de los institutos autónomos
son dictadas por el Estado Venezolano estando en desconocimiento
del personal, esto trae como consecuencia que, el personal no
esté satisfecho y no desempeñe sus funciones en
forma eficiente, ya que se sienten sub-remunerados, siendo esto
parte de los procesos administrativos inherente a las
organizaciones, lo cual lo relaciona con la investigación
que se desarrolla.

En revisión del trabajo de Alvarado (2005),
titulado "Diseño de un Programa de Remuneración
Salarial para la Fábrica de Colchones Confort, C.A. del
Municipio Autónomo Carrizal del Estado Miranda", para
optar al título de Licenciado en Administración de
Recursos Humanos de la Universidad Nacional Experimental
"Simón Rodríguez", el cual tuvo como objetivo
elaborar un programa de remuneración salarial para los
empleados y obreros de la Fábrica de Colchones Confort,
C.A. La modalidad de la investigación es de campo y
utilizaron las técnicas de recolección de datos:
observación y encuesta, apoyada en un cuestionario, con
una población de 97 personas y escogida una muestra de
29.

El investigador llegó a las siguientes
conclusiones: la carencia o desconocimiento de la existencia de
las políticas salariales de la mencionada
organización, el escaso interés por las funciones
realizadas y una compensación pobre, puede provocar
ausentismo laboral y otras formas de protesta pasiva. Por lo cual
es necesario elaborar un programa de remuneración salarial
acorde con las necesidades de los trabajadores y difundirlos
mediante todos los medios a su alcance.

La investigación antes citada aportó a la
presente, información concerniente al ausentismo laboral
el cual podría presentarse en cualquier empresa, por
desconocimiento de las funciones de cada cargo y de las
políticas salariales. Por ello es relevante al trabajo a
realizar por cuanto la definición exacta de los procesos
administrativos, proporciona a la población objeto de
estudio información sobre el manejo de cada una de las
funciones implícitas en los mismos. En este sentido, se
puede decir que contribuye a la optimización general de la
organización, pues suministra información referida
a las relaciones de las diferentes unidades, determinando la
autoridad y aclarando con precisión la
responsabilidad.

Finalmente Castillo (2007), realizó una
investigación analítico inductiva, titulada
Análisis de cargos y manual de funciones en la empresa
Papeles Nacionales S.A., donde considera que bajo la
consideración del momento histórico que vive
Colombia, caracterizado por un mundo altamente tecnificado donde
las condiciones que impone la competencia, obligan a readecuar la
estructura interna de las empresas, como condición para
estar a la altura de las exigencias del mercado internacional, en
un mundo globalizado; en este marco se inspira el proyecto que
pretende reestructurar una compañía que pese a sus
éxitos logrados cree en la posibilidad de
optimización de sus procesos y en este caso particular,
tiene una disposición que favorece la realización
de un proyecto como el que se pretende llevar a cabo.

El proyecto surgió como respuesta a la
evaluación y diagnóstico que parte desde el
corazón de la gerencia de recursos humanos, el cual se
nutrió de los propios análisis y evaluaciones de
los diferentes departamentos y secciones que integran la empresa;
una vez detectado el problema, fue necesario abordar un proceso
de sensibilización enfocado a vender la idea de la
necesidad de elaborar un instrumento de carácter
organizativo para la compañía, que permitiera
delimitar perfiles , funciones y responsabilidades en todos los
cargos de la gerencia de operaciones de la empresa;
gestión que obtuvo luz verde y que hizo posible el
desarrollo de tareas sistematizadas que tenía como meta
final la elaboración del la descripción y
análisis de cargos , el manual de funciones y la curva
salarial( de la gerencia de mantenimiento).

Para darle vía al proyecto se tuvieron en cuenta
elementos clave de investigación: descripción y
análisis de cargos, observaciones directas y entrevistas
personales. Por esta vía se determinaron perfiles
ocupacionales y manuales de funciones de la gerencia de
operaciones como también la valoración de cargos y
la curva salarial de la gerencia de mantenimiento para dar
cumplimiento a las necesidades y proyecciones de la empresa
manufacturera

El aporte de la investigación anterior a la
actual radica en que el manual de cargos es de vital importancia
en la gestión administrativa y contribuye a establecer con
claridad un conjunto de deberes y responsabilidades desarrolladas
en la organización por el recurso humano.

Lo expuesto por los diferentes autores evidencia la
importancia de los procedimientos administrativos de control
interno que garantizan una excelente función, para
optimizar la labor llevada a cabo por los distintos organismos,
asimismo velar por el cumplimiento de las normas establecidas en
las leyes, responsabilidad del gerente público y todos los
actores involucrados en el proceso ante los cambios que requieren
los nuevos paradigmas en la sociedad, optimizar los procesos
administrativos.

Como consecuencia de esta nueva realidad los manuales de
cargo, dan una visión generalizada acerca de la
importancia que tienen en el desarrollo del trabajo diario,
situación que llama a la reflexión, puesto que
representa uno de los factores básicos para elevar la
calidad del proceso administrativo. Por lo tanto, las
investigaciones antes mencionadas ofrecen elementos importantes
que sirven de base para el estudio planteado.

Desde esta perspectiva, se puede señalar que en
Venezuela se han realizado estudios, referidos a diseñar
manuales de cargo con la finalidad de aplicar correctivos dentro
del proceso administrativo.

Por consiguiente el estudio contribuye al cumplimiento
oportuno de todas las obligaciones laborales de la empresa, para
garantizarle a la administración pública un
desenvolvimiento eficaz y optimización de la labor
ejecutada. Es por ello que se hace necesario analizar la
gestión estratégica de los procesos administrativos
del talento humano gerencial del Instituto de Previsión
Social de la Fuerza Armada Policial (IPSOFAP) del Estado Lara, ya
que es una herramienta eficaz para el organismo público
regional.

Bases Teóricas

Teoría que fundamenta la
investigación

Los procesos administrativos, según Uribe (2004),
se refieren  a planear y organizar la estructura de
órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y
controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de
la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias  de
los trabajadores, y  que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios
(órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar,
muchos autores consideran que el administrador debe tener una
función individual de coordinar, sin embargo parece
más exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se
encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Indica el autor que desde finales del siglo XIX  se
ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la
planificación, la organización, la dirección
y el control. Aunque este marco ha sido  sujeto a cierto
escrutinio, en términos generales sigue siendo el
aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el
proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo
de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.

Señala igualmente que la teoría de las
relaciones humanas (también denominada escuela
humanística de la administración), fue desarrollada
por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió en los Estados
Unidos como consecuencia inmediata de los resultados obtenidos en
el experimento de Hawthorne, Fue básicamente un movimiento
de reacción y de oposición a la teoría
clásica de la administración. La teoría
clásica pretendió desarrollar una nueva
filosofía empresarial, una civilización industrial
en que la tecnología y el método de trabajo
constituyen las más importantes preocupaciones del
administrador.

Uribe (ob. cit.), indica que a pesar de la
hegemonía de la teoría clásica y del hecho
de no haber sido cuestionada por ninguna otra teoría
administrativa importante durante las cuatro primeras
décadas de este siglo, sus principios no siempre se
aceptaron de manera sosegada, específicamente entre los
trabajadores y los sindicatos estadounidenses. En un país
eminentemente democrático como los Estados Unidos, los
trabajadores y los sindicatos vieron e interpretaron la
administración científica como un medio sofisticado
de explotación de los empleados a favor de los intereses
patronales. La investigación de Hoxie fue uno de los
primeros avisos a la autocracia del sistema de Taylor, pues
comprobó que la administración se basaba en
principios inadecuados para el estilo de vida
estadounidense.

En consecuencia, la teoría de las relaciones
humanas surgió de la necesidad de contrarrestar la fuerte
tendencia a la deshumanización del trabajo, iniciada con
la aplicación de métodos rigurosos,
científicos y precisos, a los cuales los trabajadores
debían someterse forzosamente. De allí que la gran
competitividad y fluctuaciones del entorno económico
actual, la rápida evolución de la mano de obra, la
mayor diversidad de la fuerza laboral son algunas de las
cuestiones que se han traducido en aportaciones críticas
del departamento de recursos humanos para el éxito de la
organización. Para que las organizaciones no sólo
se limiten a sobrevivir, sino que tengan éxito durante la
próxima década, los departamentos de recursos
humanos tendrán que hacer frente a esta difícil
tarea con empuje y dinamismo.

Por consiguiente, la creciente importancia del talento
humano se debe a varias tendencias y crisis de la sociedad en
general, y del mundo laboral en particular. A esto se
añade el reconocimiento de que la gestión de los
recursos humanos puede influir de manera importante en los
objetivos de la organización. Con vista a bosquejar los
acontecimientos principales que han influido en la creciente
importancia de la gestión del talento humano, es
importante destacar la influencia de lineamientos para optimizar
el proceso administrativo, los cuales se apoyan en la
teoría general de sistemas, ya que se pretende lograr la
interrelación e integración de aspectos referidos
al cargo con la finalidad de optimizar los procesos
administrativos. Son sistemas abiertos, pues se caracterizan por
ser procesos de intercambio infinito con su ambiente.

Al respecto, Chiavenato (2005) define sistemas como "un
todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de
cosas o partes, formando un todo complejo o unitario" (p. 727).
Esta teoría controla varios de los factores que causan
tensión como lo son: Las demandas de la tarea, el papel de
la estructura organizacional. Las estrategias como la gerencia
pudiera considerar una mejor selección de personal y una
mejor colocación en el cargo, estableciendo metas
realistas, rediseñando los puestos, incrementar el
involucramiento del empleado en la toma de decisiones, mejorar la
comunicación, relaciones interpersonales, establecer
planes y programas corporativos de bienestar. La
investigación que se realiza revela sus fundamentos
teóricos a través de los siguientes
aspectos:

Administración

Toda organización dispone de hombres y elementos
materiales que desarrollan una actividad para la obtención
de fines determinados: elementos humanos, bienes materiales y
actividad son componentes infaltables en las instituciones.
Asimismo el empleo de los recursos debe hacerse dentro de dos
factores que resultan condicionantes: el tiempo y la
tecnología disponible. La combinación de esos
factores, venciendo las restricciones y logrando una
organización eficaz, es el problema principal.

Para ello es necesario que los individuos formen un
"equipo" en el cual cada uno tenga asignadas funciones y las
desempeñe técnica y anímicamente con la
mayor probidad, los bienes que conforman el patrimonio de la
organización se asignen a responsables que las
utilizarán en el cumplimiento de sus funciones,
además deberán velar para preservarlos
adecuadamente, no solo en cuanto a existencia física, sino
también a su valor económico y la actividad
finalmente, verdadero nervio motor que mueve al ser humano en la
tarea de administrar e incrementar los bienes materiales, debe
desarrollarse dentro de los principios de excelencia.

Sobre este particular, Chiavenato (ob. cit.), define
administración como "aquella que realiza una
función al mundo de otro, esto es, aquel que presta un
servicio a otras" (p. 130). La tarea actual de la
administración es la de interpretar los objetivos
propuestas por la institución y transformarlos en
acción organizacional a través de planeamiento,
dirección y control de todos los esfuerzos realizados en
todas las áreas y niveles con el fin de alcanzar objetivos
de la manera más adecuada a la situación. Del mismo
modo acota, que la administración como capacidad de
coordinar hábilmente muchas energías sociales con
frecuencia conflictivas, es un solo organismo, para que ellas
puedan operar como una sola unidad.

De lo anteriormente expuesto se puede inferir que la
administración consiste en la planificación,
organización, el desarrollo, coordinación y el
control de técnicas capaces de promover el
desempeño eficiente del personal y manejo de recursos
económicos.

Elementos que integran los sistemas
administrativos

La organización administrativa se conforma de
ciertos elementos básicos, sin los cuales la misma no
existiría. La existencia y alcance de dichos elementos,
han sido legislativamente tratados en términos generales,
pero además puede establecerse a través de un
estudio detallado de la gran cantidad de normas que regulan la
estructura del Estado, en particular a través de leyes
orgánicas. Por otro lado, al funcionamiento de dichos
elementos debe aplicarse el concepto de competencia, de especial
importancia para el ejercicio de la función
administrativa.

Al respecto Chiavenato (ob. cit.), hace mención
que "para el funcionamiento de las organizaciones se fijan
objetivos y lineamientos concretos que generen procesos de
administración, ejecución, organización y
toma de decisiones para determinar la eficiencia". (p.
241)

El mismo autor dice que entre los elementos de los
sistemas administrativos, se tienen: (a) un conjunto de personas
y equipos que dedican parte de su tiempo en captar, transmitir,
procesar o conservar información; (b) conjunto de soportes
que sustentan los datos que sirven para aumentar las decisiones
especificas transmitirlas, conservarlas, regularía en el
tiempo y recoger los resultados. Estos soportes han estandarizado
constituyendo formularios y registros; (c) una red de canales que
vinculan las personas y por donde fluyan los soportes. Siendo
esta diseñada para la previa creación de rutinas
perfectamente definidas para cada operación.

Los sistemas administrativos contribuyen al mejoramiento
y optimización de los procesos ya que estos involucran
todas las actividades y tareas del personal para lograr el cabal,
oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Procesos
Administrativos

La administración es un arte cuando interviene
los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se
utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica
con técnicas, se denomina Ciencia. Las técnicas son
esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para
lograr un determinado resultado con mayor eficacia y
eficiencia.

A este respecto Chiavenato (2003), define proceso
administrativo como la serie de pasos secuénciales y
lógicos que utiliza la organización, unidad o
dependencia, para agregar valor a los insumos y transformarlos en
el producto deseado con calidad y en cantidad requerida. Para
efectos de esta optimización, comprende un conjunto de
actividades u operaciones que la dependencia con un control debe
ejecutar en forma eficaz, eficiente y económica, para
lograr sus objetivos propuestos.

Por tanto puede decirse que es el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros y el
empleo de todos los demás recursos organizacionales para
el logro de los objetivos preestablecidos.

Planificación

Es el primer proceso administrativo según
Chiavenato (ob. cit), la planificación comprende la
definición de objetivos o metas de la organización,
el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas
metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes
para integrar y coordinar actividades. Todos los procedimientos
que se realizan dentro de las organizaciones están basados
en la planificación. Ésta es la primera
función administrativa y la base para lograr las metas. La
planificación determina previamente cuáles son los
objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para
lograrlos.

El mismo autor destaca en la planificación las
siguientes características:

a) Debe ser un proceso permanente y continuo; b) se
orienta hacia el futuro; c) mejora el proceso de la toma de
decisiones; d) busca seleccionar un curso de acción entre
varias alternativas, e) es sistémica; f) es repetitiva; g)
es una técnica de asignación de recursos; h) es una
técnica de Integración y control; i) es una
técnica de cambio e innovación (p. 369).

Lo anterior permite inferir que la planificación
se ha transformado en un requisito para la supervivencia de
cualquier empresa, sobre todo por la rivalidad que existe
mundialmente. La planificación establece el esfuerzo
coordinado. Da dirección a los administradores como a los
no administradores.