Introducción a la administración, gerentes organizacion y necesidad de la administracion

Partes: 1, 2, 3, 4

Introducción

La organización nació de la necesidad
humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar
para obtener sus fines personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas,
sociológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación
puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de
una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier
organización funciona. Se ha dicho incluso que es
conveniente mantener cierto grado de impresión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio
que aún personas capaces que deseen cooperar entre
sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos
conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus
funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, valido tanto en la
administración de empresas como en cualquier
institución.

Así, una estructura de organización debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para
todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasionan la impresión en la
asignación de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de
comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y
así, valerse de este medio que permite a una empresa
alcanzar sus determinados objetivos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Es de carácter continuo (expresión,
contracción, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar
los objetivos.

Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente, con el
mínimo de esfuerzo.

Evita lentitud e ineficiencia.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
determinar las funciones y responsabilidades.

La estructura debe reflejar los objetivos y los planes
de la empresa, la autoridad y su ambiente.

La
organización y la administración, su enfoque
tradicional

LA ORGANIZACIÓN LINEAL:

Y la estructura más simple y antigua, esta basada
en la organización de los antiguos ejércitos y en
la organización eclesiástica medieval.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
LINEAL

Posee principios esenciales (tiene una
jerarquización de la autoridad en la cual los superiores
son obedecidos por sus respectivos subalternos) muy defendida por
Fayol en su teoría clásica de la
administración.

Tiene líneas formales de comunicación,
únicamente se comunica con los órganos o cargos
entre si a través de las líneas presentes del
organigrama ecepto los situados en la sima del mismo.

Centraliza las decisiones, une al órgano o cargo
subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la
cúpula de la organización.

Necesidad de la administracion: Importancia de la
AdministraciónLa administración nace con la
humanidad por lo cual su carácter universal""", se
encuentra presente en todas partes, y en todos los
ámbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos,
y en general es esencial para cualquier organismo social. A
continuación se verán algunas de sus
características y su importancia.

2. Universalidad: El fenómeno administrativo se
da donde quiera que existe un organismo social ya que dentro de
estos siempre tiene que existir una coordinación
sistemática de medios. Especificidad: La
administración siempre se encuentra acompañada de
ciencias de diferente índole como: la economía, la
contaduría, la ingeniería entre otras, sin embargo
esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha
relación en los diferentes procesos. la unidad del
proceso: A pesar de que el proceso administrativo este compuesto
por diferentes etapas, este es único, este es constante,
lo que varia es su grado de aplicación en los diferentes
procesos en los cuales se desee aplicar. Siempre se debe mantener
la interacción de sus elementos: planeación,
ejecución, control, re direccionamiento. Unidad
jerárquica: Todas las personas que tienen carácter
de jefes en un organismo social, tienen un nivel de
participación, este lógicamente esta dado en
distintos grados y modalidades, forman "un solo cuerpo
administrativo, desde el Gerente General, hasta el último
mayordomo. Características:

3. La administración brinda el éxito a
cualquier organismo social ya que estos dependen directa o
indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente
los recursos humanos y materiales que poseen. o Una adecuada
administración hace que se mejore el nivel de
productividad. La administración se mantiene al frente de
las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación
proporciona previsión y creatividad. Indudablemente su
gran emblema es el mejoramiento constante. La eficiente
técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de
cualquier organismo social. En la pequeña y mediana
empresa la única posibilidad de competir, es aplicando una
efectiva administración.Importancia

4. Después de haber estudiado sus
características, resulta innegable la trascendencia que
tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que
es necesario mencionar algunos de los argumentos más
relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:
Universalidad: Con la universalidad de la administración
se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuando
funcionamiento de cualquier organismo social.
Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al
establecer principios, métodos y procedimientos, para
lograr mayor rapidez y efectividad. Productividad y Eficiencia:
La productividad y eficiencia de cualquier empresa están
en relación directa con la aplicación de una buena
administración. Bien común: A través de los
principios de administración se contribuye al bienestar de
la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones
humanas y generar empleos.

5. ADMINISTRACIONEs el proceso de Es el proceso de
Diseñar y mantener un ambiente de trabajo ParaParaLograr
objetivos específicos grupalesEs esencial paraAsegurar y
coordinar esfuerzos individuales Nace con Caracterizada La
HumildadPorSerUniversal Se formaliza en la Especifico Edad media
Unidad de Proceso Actividad del Trabajo Unidad
Jerárquica

6. AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

7. Principios de la Administración

8. Principios de la AdministraciónDivisión
del TrabajoSubordinaciónUnidad de
DirecciónAutoridadDisciplinaUnidad de
ComandoRemuneración

9. Principios de la
AdministraciónCentralización y
DescentralizaciónCadenaEscalonadaAcciónIniciativaEstabilidadLaboralEspíritu
de cuerpoOrden

10. Viene del Latín INPREHENS Significa coger o
tomar Se expresa como una acción que
comienzaEtimología de Empresas

11. Deriva de la Voz Castellana Emprender Proviene del
Latín in y, prenderé Esta Estrechamente relacionado
con el vocablo francés entrpreneur haciendo referencia a
los aventureros q viajaban por el viejo mundo. Etimología
de Emprendedor

12. Deriva de las palabras latinas NEC y OTIUMPara los
romanos negocio era lo q se hacia por dineroEs la consecuencia de
la correcta administración de los recursos
Etimología de Negocio

13. GAES No 3José Luis
GonzálezDianaBaqueroJessicaLaverdeLuisGonzálezAlejandroRiañoJohn
Caicedo

Proceso
administrativo

INTRODUCCION.

La administración esta enfocada en lograr todos
los objetivos establecidos y para conseguir esto lo hace por
medio de una estructura a través del esfuerzo humano
coordinado y otros recursos. Se han establecido los procesos de
administración que están conformados por la
planeacion, organización, dirección y control las
cuales simplifican el trabajo al establecer principios,
métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y
efectividad de la empresa.

PLANEACION.

Planeacion: consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de surgir, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operación
para su realización.

Planeacion: es la determinación de los objetivos
y elección de los cursos de acción para lograr, con
base la investigación y elaboración de un esquema
detallado que habrá de realizarse en un futuro.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION.

La planeacion es necesaria para lograr metas u objetivos
concretos obtenidos. Es necesario planificar para ejercer el
control sobre los pasos y recursos que han de utilizarse en el
desarrollo de las operaciones propias de la empresa. Se planifica
para ponderar los resultados en corto, mediado y largo plazo,
también para minimizar los riesgos, reducir los costos y
lograr un carácter de permanencia de la empresa, es decir
carácter de durabilidad en el tiempo.

PASOS DE LA PLANEACION.

Definición de la oportunidad.

Establecimiento de objetivos.

Desarrollo de premisas.

identificación de alternativas.

comparación de alternativa a la luz de las metas
deseada.

Elección de una alternativa.

Elaboración de planes de apoyo.

Expresión numérica de los planes a
través del presupuesto.

TIPOS DE PLANES.

Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige una
actividad. Representa no solo el objetivo final de la planeacion
sino también hacia el que se encamina la
organización, la integración del personal, la
dirección y el control.

Políticas: las políticas también
son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o
interpelaciones generales que guían o causan el
pensamiento para la toma de decisiones, esta es esencial porque
conduce las actividades hacia los fines y objetivos.

Procedimientos: los procedimientos son planes que
establecen un método obligatorio para realizar las
actividades futuras, son series cronológicas de
acción requerida.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACION.

Ventajas:

Requiere actividades con orden y
propósito.

Señala la necesidad de cambios
futuros.

Contestar a preguntas.

Proporcionar una base para el control.

Estimula la realización.

Obliga a la visualización del
conjunto.

Desventajas:

La planeacionesta limitada por la exactitud de la
información y de los hechos futuros.

La planeacion cuesta mucho dinero.

La planeacion tiene barrera
psicológica.

La planeacion ahoga la iniciativa.

La planeacion demoras las acciones.

Organización

Organización: es la estructura de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el
fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados.

Organización: es agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo
un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y
coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la
estructura de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION.

Es de carácter continuo; jamás se puede
decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos
están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.

Es un medio a través del cual se establece la
mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente con un
mínimo esfuerzo.

Evitar la lentitud e eficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incremento de la
productividad.

Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos.
delimita funciones y responsabilidades.PROCESOS DE LA
ORGANIZACIÓN.En primer lugar, la estructura tiene que
reflejar objetivos y planes, porque de ellos se derivan
actividades. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad de que
dispone la administración de una empresa. La autoridad en
una organización es el derecho socialmente determinado
para ejercer juicio; como tal esta sujeto a cambio.

En tercer lugar, la estructura de la
organización, al igual que cualquier plan debe reflejar su
ambiente.

En cuarto lugar, puesto que la organización se
integra de persona, los agrupamientos de actividades y las
relaciones de autoridad de una estructura organizacional deben
considerar las limitaciones y las costumbres de las
personas.

El proceso de organización consiste en los
siguiente seis pasos:

Establecer los objetivos de la empresa.

Formular objetivos, políticas y planes de
apoyo.

Identificar y clasificar las actividades necesarias para
lograrlos.

Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos
humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos,
según las circunstancias.

Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria
para desempeñar las actividades.

Vincular los grupos en forma horizontal y vertical,
mediante relaciones de autoridad y flujos de
información.

Dirección

Dirección: es el aspecto interpersonal de la
administración que implica guías a los individuos
que integran la organización para que unan sus esfuerzos a
fin de que funcionen efectivamente para el logro de los
objetivos.

Dirección: Proceso de influir sobre las personas
para lograr que contribuyan a los objetivos de la
organización.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION.

La dirección es transcendental porque:

A través de ella se logra las formas de conducta
más deseable en los de la estructura
organizacional.

La dirección eficiente es determinada en la moral
de los empleados y consecuentemente, en la
productibilidad.

Su calidad refleja el logro de los objetivos, la
implementación de métodos de organización y
en la eficacia de los sistemas de control.

A través de ella se busca un mejor ambiente de
trabajo para lograr mejores resultados.

ELEMENTOS DE LA DIRECCION.

Motivación al personal: La motivación es
la labor más importante de la dirección, a la vez
que la más compleja, pues a través de ella se logra
la ejecución del trabajo tendiente a la obtención
de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones
esperados. Múltiples son las teorías que existen en
relación con la motivación, pero todas pueden
agruparse en dos grandes tendencias:

Teorías de contenido.

Teorías de aprendizaje o del enfoque
externo.

Ambos tipos de teorías han sido de gran
trascendencia en la explicación de la conducta
organizacional, ya que a través de ellas se describe la
razón por la cual los empleados son productivos, o lo que
impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para
mejorar dicha conducta.

Teorías del contenido

Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta;
también son conocidas como teorías de
explicación interna; han sido las de mayor
difusión, por ello se les llama también
teorías tradicionales; explican la conducta con base en
procesos internos.

Jerarquía de las necesidades, de Maslow.
Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio,
cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son
inherentes:

Básicas

Fisiológicas. Aquellas que surgen de la
naturaleza física, como la necesidad de alimento,
reproducción, etc.

De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por
las circunstancias del medio.

Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas
con las demás personas.

De estimación. La necesidad de confianza en si
mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de
estimación ajena, que se manifiesta en forma de
reputación, prestigio, reconocimiento, atención,
importancia, etc.

Teorías del enfoque externo:Llamadas
también del aprendizaje o de la modificación de la
conducta organizacional, parten del puesto de que la conducta
observable en las organizaciones, así como sus
consecuencias, son la clave para explicar la motivación;
relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta
de los individuos.

Utilizar un liderazgo efectivo: El liderazgo, o
supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya
que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los
recursos humanos, para que logren los objetivos.

En esta función confluyen todas las etapas de
dirección anteriormente estudiadas, y su importancia
radica en que de una supervisión efectiva
dependerán:

La productividad del personal para lograr los
objetivos.

La observancia de la comunicación.

La relación entre jefe-subordinado.

La corrección de errores.

La observancia de la motivación y del marco
formal de disciplina.

Por lo tanto, el liderazgo esta ligado con la
supervisión y, de acuerdo con los diversos estilos de
liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de
eficiencia y productividad dentro de la misma.

Mantener un excelente sistema de comunicación: La
comunicación es un aspecto clave en el proceso de
dirección.

La comunicación puede ser definida como el
proceso a través del cual se transmite y recibe
información en un grupo social.

El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita
sistemas de comunicación eficaces; cualquier
información desvirtuada origina confusiones y errores, que
disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del
logro de los objetivos.

La comunicación consta de tres elementos
básicos:

Emisor, en donde se origina la
información.

Transmisor, a través del cual fluye la
comunicación.

Receptor, que recibe y debe entender la
información.

Cualquier mínima falla en esta red de
comunicación implica la desvirtuaron de la
información. Con el fin de facilitar el entendimiento de
la comunicación, se mencionara su clasificación
más sencilla:

Formal. Aquella que se origina en la estructura formal
de la organización y fluye a través de los canales
organizacionales.

Informal. Surge de los grupos informales de la
organización y no sigue los canales formales, aunque se
puede referir a la organización.

Este tipo de comunicación es de gran importancia,
ya que por su carácter no formal puede llegar a influir
mas que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra
de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales
de comunicación formal se apoyen en las redes
informales.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden
ser:Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a
uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones,
ordenes, instrucciones.

Horizontal. Se da en niveles jerárquicos
semejantes: memorándum, circulares, juntas,
etc.

verbal. Se transmite oralmente.

Escrita. Mediante material escrito o
gráfico.

Requisitos de la comunicación
efectiva.

Una buena comunicación implica la existencia de
los siguientes requisitos:

Claridad. La comunicación debe ser clara; para
ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla,
debe ser accesibles para quien va dirigida.

Integridad. La comunicación debe servir como lazo
integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el
mantenimiento de la cooperación necesaria para la
realización de los objetivos.

Aprovechamiento de la organización informal. La
comunicación es más efectiva cuando la
administración utiliza la organización informal
para suplir canales de información de la
organización formal.

Equilibrio. Todo plan de acción administrativo
debe acompañarse del plan de comunicación para
quienes resulten afectados.

Moderación. La comunicación debe ser la
estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el
exceso de información puede accionar burocracia e
ineficiencia.

Difusión. Preferentemente, toda la
comunicación formal de la empresa debe efectuarse por
escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente
necesarios, evitando papeleo excesivo.

Evaluación. Los sistemas y canales de
comunicación deben revisarse y perfeccionarse
periódicamente.

Control

Control: es una función administrativa que
evalúa el desempeño aplicado si es necesario
medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga
lugar de acuerdo con los planes.

Control: Es la medición y la correlación
del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los
objetivos de la empresa.

IMPORTANCIA DEL CONTROL.

El control es esencial para llevar un buen
desempeño del objetivo a las metas que se persiguen. Este
nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que
a través dicha función se logra lo planeado., el
control nunca debe ser un obstáculo o impedimento, es una
necesidad administrativa.

PROCESO DE CONTROL:El proceso básico de control
sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende
tres pasos:

1) Establecimiento de estándares: debido a que
los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales
los administradores establecen los controles , el primera paso
lógico en el proceso de control seria elaborar
planes.

Los estándares son simples criterios de
desempeño, se trata de puntos seleccionados en todo un
programa de planeacion en lo que se realizan mediciones del
desempeño para que los administradores puedan conocer como
van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso
de ejecución de los planes.

2) Medición del desempeño: aunque este
tipo de medición no siempre resulta practico , la
medición del desempeño con los estándares
debería hacerse , idealmente , en forma anticipada , con
el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurra y
se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estándares se establecen en forma
apropiada y se encuentran con los medios para determinar con
exactitud que hacen los subordinados.

3) Corrección de las desviaciones: los
estándares deben reflejar los diversos puestos en la
estructura organizacional. Si el desempeño se mide de
acuerdo con ello, es mas fácil corregir las
desviaciones.

Los administradores sabes exactamente donde se tiene que
aplicar las medidas correctivas en la asignación de las
tareas individuales o de grupos.

La corrección de las desviaciones es el punto en
el que el control se puede ver como una parte del sistema
completo de administración y se puede relacionar con las
de más funciones administrativas.

TIPOS DE CONTROL: Control preliminar, Control
concurrente, Control de retroalimentación.

TECNICAS DE CONTROL: Presupuesto, Estado Financiero,
Punto de equilibrio

FACTORES A CONTROLAR: Cantidad ,Tiempo, Costo, Calidad,
publicidad

Tipo de gerentes
La Meta del Administrador Alcanzar un
Desempeño Elevado
Una de las metas más importantes que tratan
de alcanzar las organizaciones y sus miembros es proporcionar
un bien o servicio que los clientes deseen. La meta principal
del director ejecutivo Steve Jobs es dirigir Apple para crear
un nuevo flujo de bienes y servicios (como computadoras
personales más potentes, pantallas cada vez más
planas, reproductores de música y mejoras en la
capacidad para bajar música de Internet) que los
clientes estén dispuestos a comprar. La meta principal
de médicos, enfermeras y directores de hospitales es
aumentar la capacidad de sus instalaciones para aliviar a los
enfermos. En el mismo tenor, la meta principal de
desempeño todo gerente de un McDonald"s es producir
hamburguesas, papas a la francesa y malteadas que la gente
quiera pagar y comer.
El desempeño organizacional es una medida de
la eficacia y eficiencia con las con que los administradores
aprovechan los recursos para satisfacer a los clientes y
alcanzar las metas de la organización. El
desempeño organizacional aumenta en proporción
directa a los incrementos de la eficacia y
eficiencia
La Eficacia es una medida de la pertinencia de las
metas que los administradores decidieron que
persiguierá la organización y del grado de
alcance de tales metas. Las organizaciones son eficaces
cuando los administradores escogen metas apropiadas y las
consiguen. Por ejemplo, hace algunos años los
directores de McDonald"s decidieron que una meta fuera
prestar servicio de desayunos para atraer más
clientes. La elección de esta meta resultó
inteligente, pues ahora las ventas por desayunos constituyen
más de 30 por ciento de los ingresos. La meta de Jobs
es crear un flujo constante de PC novedosas y productos
digitales de entretenimiento. Las organizaciones de alto
desempeño, como Apple, Intel, son a un tiempo
eficientes y eficaces, como se muestra en la tabla. Los
directores eficaces son los que escogen las metas correctas
para y su organización y los que tienen la capacidad
de aprovechar los recursos con eficiencia. Las personas que
quieren cursar una maestría en administración
de empresas (que hoy es el pasaporte para obtener un puesto
administrativo superior), ya sea en un campus o a
través de universidades en línea, alcanzan
cifras inusitadas.
La eficiencia es una medida de qué tan bien o
qué tan productivamente se aprovechan los recursos
para alcanzar una meta. Las organizaciones son eficientes
cuando sus administradores reducen al mínimo la
cantidad de insumos (como mano de obra, materia prima y
componentes) o el tiempo que se requiere para producir un
lote determinado de bienes o servicios.
Por ejemplo, McDonald"s desarrolló una
freidora más eficiente que reduce 30 por ciento el
aceite usado en la cocción de las papas a la francesa
y acelera su preparación. Steve Jobs ordenó a
los ingenieros de Apple que inventaran una versión
más pequeña y compacta de su reproductor iPod,
que después se convirtió en un gran
éxito, y no hay duda de que les dijo que crearan
nuevas clases de reproductores. La responsabilidad de un
administrador es asegurarse de que la organización y
sus miembros desarrollen con la mayor eficiencia todas las
actividades necesarias para suministrar bienes y servicios a
los clientes.
Eficiencia
Poca Mucha
Eficacia Mucha El administrador Escoge las metas
correctas Aprovecha mal los recursos
Resultado :
Un producto que los consumidores quieres
Demasiado caro para que lo compren El administrador
Escoge las metas correctas Aprovecha bien los
recursos
Resultado :
Un producto que los consumidores quieres
Con calidad y
Al precio que pueden pagar
Poca Escoge las metas incorrectas Aprovecha mal los
recursos
Resultado
Producto de mala calidad
Consumidores no quieren Escoge las metas incorrectas
Aprovecha bien los recursos
Resultado
Producto de calidad que los
Consumidores no quieren
Las organizaciones de alto desempeño son
eficientes y eficaces
Tipos de Administradores
Para trabajar con eficacia y eficiencia, las
organizaciones recurren a tres tipos de administradores:
gerentes de primera línea, gerencia media y alta
gerencia, organizados en una jerarquía. Por lo
regular, los gerentes de primera línea rinden cuentas
a la gerencia media, y ésta a su vez rinde cuentas a
la alta gerencia. Los administradores de cada nivel tienen
responsabilidades distintas pero relacionadas, para
aprovechar los recursos de la organización e
incrementar su eficiencia y eficacia. Estos tres tipos de
administradores se agrupan en departamentos (o funciones), de
acuerdo con las responsabilidades específicas de su
puesto. Los departamentos, como los de manufactura,
contabilidad o ingeniería, son grupos de personas que
colaboran y poseen habilidades semejantes, y que aplican la
misma clase de conocimientos, semejantes o que aplican
herramientas o técnicas para desempeñar su
trabajo. En cada departamento se encuentran los tres niveles
administrativos. A continuación examinaremos las o
técnicas para desempeñar razones por las cuales
las organizaciones tienen una jerarquía de
administradores, a su trabajo, quienes agrupan por
departamentos. Luego examinaremos algunos de los cambios
recientes que han tenido lugar en estas jerarquías
administrativas.
Niveles de Administración
Como lo mencionamos anteriormente, por lo regular
las organizaciones tienen tres
Niveles administrativos: gerentes de primera
línea, gerentes medios y gerentes altos.
Gerentes de Primera Línea
Con la base de la jerarquía administrativa se
encuentran los gerentes de primera línea, que
también se llaman supervisores. Son los responsables
de la supervisión diaria de los empleados que no son
administradores, los que ejecutan las actividades concretas y
necesarias para producir bienes y servicios. Los gerentes de
primera línea trabajan en todos los departamentos o
funciones de una organización.
Algunos ejemplos de gerentes de primera línea
son: el supervisor de un equipo de trabajo en el departamento
de manufactura de una planta automovilística, la jefa
de enfermería del ala de obstetricia de un hospital o
el capataz que supervisa a una cuadrilla de mecánicos
en la función de servicio de una distribuidora de
autos nuevos. En Dell Computer, los gerentes de primera
línea son los supervisores responsables de controlar
la calidad de las computadoras Dell o el nivel del servicio
clientes que proporcionan los vendedores por teléfono.
Cuando Michael Dell inició su compañía,
él controlaba personalmente el proceso de montaje de
las computadoras, de modo que se desempeñaba como
gerente de primera línea o supervisor,
Gerentes Medios
Los gerentes medios, que supervisan a los gerentes,
están encargados de encontrar la mejor manera de
organizar los recursos humanos y de otro tipo para alcanzar
las metas de la organización. Para aumentar la
eficiencia, los gerentes medios investigan la forma de ayudar
a los gerentes de primera línea y los demás
subordinados para que aprovechen mejor los recursos y,
gracias a esto, reducir los costos de manufactura o mejorar
el servicio a clientes. Para aumentar la eficacia, los
gerentes medios evalúan si las metas que persigue la
organización son pertinentes y sugieren cambios a la
alta gerencia. Muchas veces las sugerencias que hacen los
gerentes medios a la alta gerencia incrementan notablemente
el desempeño de la organización. Una parte
importante del trabajo de los gerentes medios es desarrollar
y perfeccionar capacidades y conocimientos prácticos
(knowhow), como la pericia para la manufactura o la
mercadotecnia, que permiten a la organización ser
más eficiente y eficaz. Los gerentes medios toman
miles de decisiones concretas sobre la producción de
bienes y ser vicios: ¿qué supervisores de
primera línea deberían ser elegidos para este
proyecto en particular? ¿Dónde conseguimos los
recursos de la mejor calidad? ¿Cómo organizamos
a los empleados para que aprovechen óptimamente los
recursos?
Detrás de una fuerza de ventas de primera
clase están los gerentes medios, responsables de
capacitar, motivar y recompensar a los vendedores.
Detrás de un equipo comprometido de maestros de
preparatoria estará el director que los impulsa a
hallar formas de obtener los recursos que necesitan para
realizar un trabajo sobresaliente e innovador en el
aula.
Gerente:
De Personal o Recurso Humano
De Finanzas y Contabilidad
De Producción o Manufactura
De Asesoría Jurídica
De Mercadeo y Ventas
De Administración
De Informática o de
Tecnología
Otros
Alta Gerencia
A diferencia de los gerentes medios, los gerentes
altos son responsables del desempeño de todos los
departamentos: tienen una responsabilidad
multi-departamental. Los directivos fijan las metas de la
organización (el tipo de bienes y servicios que debe
producir la compañía, por ejemplo), deciden
cómo deben interactuar los departamentos y vigilan la
forma en que los gerentes medios de cada departamento usan
los recursos para alcanzar las metas. En última
instancia, los gerentes altos son los responsables del
éxito o fracaso de una organización, y su
desempeño (como el de Steve Jobs y Patricia Russo)
está sometido al escrutinio constante de personas
dentro y fuera de la organización, como otros
empleados y los inversionistas,
Las estructuras organizacionales en los Estados
Unidos utilizan la figura de "Chief X Officer" que
podríamos traducir en "Oficial en Jefe de X", y
así denotan al Gerente o director ejecutivo como CEO
como Jefe Ejecutivo y al Jefe Financiero como CFO. El CIO
entonces es el Jefe de Información, un cargo que en
nuestro medio conocemos como Jefe de Sistemas o Gerente de
Tecnología
El director ejecutivo (CEO, chiefexecutiveofficer)
de una compañía es el administrador de mayor
nivel y el más importante; a él le rinden
cuentas los demás gerentes altos.
El CEO es un término en inglés para
designar a la persona con más alta responsabilidad de
una organización o corporación anglosajona.
Aunque en teoría en este modelo de organización
haya un Presidente (que no tiene la autoridad del CEO), es
habitual que ambos puestos estén ocupados por la misma
persona, que es la que toma las decisiones más
importantes de la organización y a la que los
demás ejecutivos (Oficial de Marketing en Jefe,
Oficial Financiero en Jefe, etc.) rinden cuentas. Su mano
derecha es el Oficial Ejecutivo.
En la actualidad, el término director de
operaciones (COO, ChiefOperatingOfficer) se usa para
referirse al gerente alto que se prepara para fungir como
director ejecutivo cuando el actual se retire o deje la
compañía. Juntos, el director ejecutivo y el
director de operaciones, son responsables de establecer
buenas relaciones de trabajo con la alta gerencia de los
departamentos (por ejemplo, manufactura y mercadotecnia); por
lo regular los directivos llevan el Título de
"vicepresidente". Una preocupación básica del
director ejecutivo es la creación de un equipo
gerencia homogéneo, un grupo compuesto por el director
ejecutivo, el director de operaciones y los jefes de los
departamentos que mayor responsabilidad tienen en la
consecución de las metas de la
organización.
CFO Director financiero
CMO Director de Mercadeo
CIO ChiefInformationOfficer: (Jefe
Informático Oficial en españo) es el
título para el puesto de trabajo que ocupa la cabeza
de área de tecnologías de la información
dentro de la organización. Generalmente reportan al
CEO.
El CIO (funcionario de información en jefe)
para los nuevos tiempos debe dedicar tiempo al negocio y a
capacitarse en materia de negocios, pues ya no basta con que
maneje los temas tecnológicos, debe además
manejar todo lo atinente a la actividad comercial. Debe
además concentrar sus esfuerzos en mejorar de manera
continua los procesos informáticos, y aumentar la
eficiencia en el aprovechamiento de recursos dedicados a
sistemas.
El CIO debe estar totalmente imbuido de las nuevas
necesidades y requerimientos de la empresa, y de sus
directivos y empleados, como así también de los
proveedores, clientes, consumidores e inversionistas, e
inclusive de la comunidad toda. Ello es así no
sólo a raíz de las nuevas necesidades sino
también como consecuencia de las posibilidades de dar
satisfacción a las mismas vía Internet e
Intranet.
El CIO es una persona que tiene el deber de no
dejarse llevar por modas tecnológicas, conducentes
simplemente a hacer las cosas como antes pero con la nueva
tecnología, lo cual sin lugar a dudas a de ser en la
mayoría de los casos altamente ineficiente, y por otro
lado debe evitar cambiar el modo de hacer las cosas
simplemente porque una nueva tecnología exige hacerlas
de otro modo.
A un Gerente de TI en general se le mide por tres
objetivos generales:
Orientación de la tecnología para
habilitar negocios y las estrategias del negocio para obtener
y/o mantener una ventaja competitiva con estándares
globales (eficacia)
Administración exhaustiva de los recursos
(tecnologías, programas, equipos, tiempo, y el
más importante: recurso humano) para obtener el mayor
rendimiento de los mismos (eficiencia)
Excelente manejo administrativo, dentro de la
gestión de calidad, orientado al manejo por proyectos
para la obtención de resultados esperados
Para cumplir con estas funciones, se requieren en
mayor o menor grado, las siguientes habilidades:
Comunicación Efectiva
Entendimiento de los negocios y del impacto en los
negocios de las decisiones de tecnología.
Planeación: Estratégica,
táctica y operativa.
Conocimiento de opciones
tecnológicas
Negociación (con proveedores, con pares, y
con subalternos)
Reconocimiento y respeto de sus colegas y
subalternos
Habilidades técnicas
Liderazgo
Administración de Proyectos
Gestión (fijación de objetivos,
seguimiento, evaluación)
Esferas de los Administradores
Una buena parte de la responsabilidad de los
administradores es adquirir y desarrollar recursos
críticos, por lo regular forma parte de departamentos
concretos.
Los administradores de los departamentos poseen
habilidades específicas de su puesto y son conocidos,
por ejemplo, como gerentes de mercadotecnia o de manufactura.
La figura anterior muestra cómo se encuentran
distribuidos los gerentes de primera línea, los
gerentes medios y los gerentes altos (que difieren por las
responsabilidades de su puesto) en los principales
departamentos de una organización. A su vez, la
jerarquía administrativa se refleja en cada
departamento.
En el caso de Dell Computer, Michael Dell
contrató expertos para que se hicieran cargo de los
departamentos de mercadotecnia, ventas y manufactura.
Asimismo, éstos habrían de establecer
procedimientos de trabajo para que los gerentes de primera
línea controlaran el crecimiento explosivo de las
ventas de la compañía. El jefe de manufactura
vio rápidamente que no tenía tiempo para
supervisar el armado de las computadoras, así que
reclutó gerentes medios de otras
compañías que pudieran asumir esta
responsabilidad.
nivelesLa Meta del Administrador Alcanzar un
Desempeño Elevado