Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás
pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes
cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de
sequía o de calamidades. Es así como surge o nace
el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a
los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la
vida y el desarrollo de sus actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y
alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia
de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa
comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de
aquí viene la importancia del manejo de inventario por
parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situación económica de la
empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental
proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y
regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel
vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso
de producción y de esta forma afrontar la demanda. Algunas
personas que tengan relación principal con los costos y
las finanzas responderán que el inventario es dinero, un
activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un
valor, particularmente en compañías dedicadas a las
compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado
de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero
mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta
por rezones equivocados y una forma extraña de tratar un
verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de
producción tiene una miopía similar. Por lo general
creen que mientras más mejor.
INVENTARIO
Concepto
El inventario es el conjunto de mercancías o
artículos que tiene la empresa para comerciar
con aquellos, permitiendo la compra y venta o la
fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en
una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general
como en el estado de resultados. En el balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el
estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y así poder
determinar el costo de las mercancías vendidas durante un
periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para
la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos
en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy
importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el
activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancías, por ser esta su principal función y la
que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de
una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con
esos controles.
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos
los bienes propios y disponibles para la venta en el curso
regular del comercio; es decir la mercancía vendida se
convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de
tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su
venta (las mercancías de una empresa comercial, y los
productos terminados de un fabricante), los artículos en
proceso de producción y los artículos que
serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los inventarios
excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación,
o los artículos que al usarse serán así
clasificados.
Objetivos
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales
necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición
en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos
perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la
gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y
vigilada.
ADMINSTRACION DE
INVENTARIOS
Concepto
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de
la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo
reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo
esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas)
de una manera razonable, pudiendo establecer la situación
financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o
mantener dicha situación.
Finalidad de la Administración de
Inventarios
La administración de inventario implica la
determinación de la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán
colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.
Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para
conocer lo que implica la administración de
inventario:
1. Minimización de la inversión en
inventarios: El inventario mínimo es cero, a empresa
podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no
resulta posible para la gran mayoría de las empresa,
puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los
clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores
que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar
los programas d producción. La empresa procura minimizar
el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al
tener un millón invertido en inventario implica que se ha
tenido que obtener ese capital a su costo actual así como
pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los
proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento
del inventario será de 100.000 al año y la empresa
tendrá que soportar los costos inherentes al
almacenamiento del inventario.
2. Afrontando la demanda: Si la finalidad de la
administración de inventario fuera solo minimizar las
ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la
empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del
producto y así no incluiría en los costos asociados
con una alta satisfacción ni la pérdida de un
cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener
inventarios estáticos paralizando un capital que se
podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el
nivel apropiado de inventarios en términos de la
opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo
en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se
requiere.
Importancia
La administración de inventario, en general, se
centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuantas unidades deberían
ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qué momento deberían
ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario
merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios
en los costos de los artículos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la
producción ni la entrega pueden ser instantánea, se
debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el cargo proceso de
producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la
empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la
competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario
suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una
cantidad adicional para satisfacer la demanda
inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar
a la falta de continuidad en el proceso de producción.
Además de ser una protección contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio
en las materias primas básicas, tendrá que pensar
en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo
que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una
continuación normal de las operaciones y una buena
destreza de inventario.
La administración de inventario es primordial
dentro de un proceso de producción ya que existen diversos
procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo
de producción. Dicha política consiste en el
conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad
de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad
razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el
acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la
política de la administración de
inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las
necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes
productos.
2. Definir categorías para los
inventarios y clasificar cada mercancía en la
categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al
más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de
inventario.
5. Satisfacer rápidamente la
demanda.
6. Recurrir a la
informática.
Algunas empresas consideran que no deberían
mantener ningún tipo de inventario porque mientras los
productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento
y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener
algún tipo de inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con
certeza.
2. Se requiere de un cierto tiempo para
convertir un producto de tal manera que se pueda
vender.
Además de que los inventarios excesivos son
costosos también son los inventarios insuficientes, por
que los clientes podrían dirigirse a los competidores si
los productos no están disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. La administración de
inventario requiere de una coordinación entre los
departamentos de ventas, compras, producción y finanzas;
una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración
de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para
sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En
tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el
nivel óptimo de inventario son, los costos que intervienen
en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en
qué punto se podrían minimizar estos
costos.
Características y Análisis del
Inventario
Es necesario realizar un análisis de las partidas
que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son
las etapas que se presentaran en el proceso de producción,
las comunes o las que se presenta en su mayoría
son:
• Materia Prima
• Productos en proceso
• Productos terminados
• Suministros, repuestos
En caso de materia prima, esta es importada o nacional,
si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada
el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios,
tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de
rotación, tienen seguro contra
incontinencias, deberá realizarse la inspección
visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de
contabilización de los inventarios. Correcta
valorización de la moneda empleada para su
contabilización.
Se debe conocer la política de
administración de los inventarios: con quienes se
abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos
precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en
materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual
es la rotación de los inventarios fijada o determinada.
Áreas involucradas en la administración ya sea el
Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de
Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los
inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología
empleada.
Naturaleza y liquidez de los inventarios,
características y naturaleza del producto,
características del mercado, canales de
distribución, analizar la evolución y la
tendencia.
Técnicas de Administración de
Inventarios
Los métodos comúnmente empleados en el
manejo de inventarios son:
• El sistema ABC.
• El modelo básico de cantidad
económico de pedido CEP.
El Sistema ABC: Una empresa que emplea esté
sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en
los productos "A" se ha concentrado la máxima
inversión. El grupo "B" está formado por los
artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de
la inversión. Al grupo"C" lo componen en su
mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren
de una pequeña inversión. La división de su
inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar
el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario
necesarios. El control de los productos "A" debe ser el
más cuidadoso dada la magnitud de la inversión
comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estarían
sujetos a procedimientos de control menos estrictos.
Modelo Básico de Cantidad Económica de
Pedidos: Uno de los instrumentos más elaborados para
determinar la cantidad de pedido óptimo de un
artículo de inventario es el modelo básico de
cantidad económica de pedido CEP. Este modelo puede
utilizarse para controlar los artículos "A" de las
empresas, pues toma en consideración diversos costos
operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que
minimiza los costos de inventario total. El estudio de este
modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método
grafico, 3) un método analítico.
Costos Básicos: Excluyendo el costo real de la
mercancía, los costos que origina el inventario pueden
dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de
mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos
cuenta con algunos elementos y características
claves.
Costos de Pedidos: Incluye los gastos administrativos
fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de
elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes
y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos
de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades
monetarias por pedido.
Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los
costos variables por unidad resultantes de mantener un
artículo de inventario durante un periodo
específico.
En estos costos se formulan en términos de
unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este
tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de
seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante
el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la
empresa en el inventario.
Costos Totales: Se define como la suma del costo del
pedido y el costo de inventario. En el modelo (CEP), el costo
total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto
pedido que lo minimice.
Método Grafico: El objetivo enunciado del sistema
CEP consiste en determinar el monto de pedido que reduzca al
mínimo el costo total del inventario de la empresa. Esta
cantidad económica de pedido puede objetarse en forma
gráfica representando los montos de pedido sobre el eje x,
y los costos sobre el eje y, el costo total mínimo se
representa en el punto señalado como CEP. El CEP se
encuentra en el punto en que se cortan la línea de costo
de pedido y la línea de costo de mantenimiento en
inventario. La función de costo de pedido varía en
forma inversa con la cantidad de pedido. Esto significa que a
medida que aumenta el monto de pedido su costo de pedido
disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario
se relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto
más grande sea el monto del pedido, tanto mayor
será el inventario promedio, y por consiguiente, tanto
mayor será el costo de mantenimiento de
inventario.
La función del costo total presenta forma de U,
lo cual significa que existe un valor mínimo para la
función. La línea de costo total representa la suma
de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de
inventario en el caso de cada monto de pedido.
Método Analítico: Se puede establecer una
fórmula para determinar la CEP de un artículo
determinado del inventario. Es posible formular la
ecuación del costo total de la empresa. El
primer paso para obtener la ecuación del costo total es
desarrollar una expresión para la función de costo
de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario. El costo
de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido
y el número de pedidos. Como dichos números es
igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad de
pedido (U)/(C), el costo de pedido puede expresarse de la manera
siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El costo de mantenimiento de
inventario se define como el costo por pedido de mantener una
unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa
(Q/2). Dicho inventario se define como la cantidad de pedido
dividida entre 2. El costo de mantenimiento se expresa. Costo de
mantenimiento = MxQ/2
A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el
costo de pedido disminuirá en tanto que el costo de
mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.
La ecuación del costo total resulta de combinar
las expresiones de costo de pedido y costo de mantenimiento de
inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas
(MxQ/2).
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que
minimiza la función de costo total, la CEP debe despejarse
y se obtiene la siguiente fórmula. CEP = 2PU/M. Punto de
reformulación. Una vez que empresa ha calculado su
cantidad económica de pedido debe determinar el momento
adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone que
los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del
inventario llega a cero. De hecho se requiere de un punto de
reformulación de pedidos que se considere el lapso
necesario para formular y recibir pedidos.
Suponiendo una vez más una tasa constante de uso
de inventario, el punto de reformulación de pedidos puede
determinarse mediante la siguiente fórmula. Punto de
reformulación = tiempo de anticipo en días x uso
diario.
Control de la Producción
Para obtener un control sobre la existencia de
inventario debemos tomar en cuenta tres variables que resultan
sumamente importantes que son:
1. El nivel de ventas de la
empresa.
2. La longitud y la naturaleza
teórica de los procesos de producción.
3. La durabilidad en comparación con
la caducaron del producto terminado.
El director de producción debe tomar decisiones
concernientes a la manera de distribuir la capacidad productiva,
de acuerdo a la demanda y la política de
inventarios.
Es necesario determinar el número de cada
componente (materia prima, Partes compradas, partes fabricadas)
que se necesitan para las cantidades de cada producto que se
desean fabricar. El número de unidades de cada componente
que debe fabricarse o comprarse debido a existencia disponible no
asignada, ordenes pendientes en producción y de compras y
un inventario final deseado en este periodo. Todo inventario
representa un costo en cualquier empresa por eso los costos son
una parte fundamental de controlar y evaluar dentro del proceso
de la administración de inventario.
Control de Inventario: Los diversos aspectos de la
responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de
control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a
través de los distintos procesos de inventarios. Todos
estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y
producción hasta la operación de un sistema de
costo por el departamento de contabilidad para la
determinación de costos de los inventarios, constituye el
sistema del control interno de los inventarios, las funciones
generales son: Planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarques y
contabilidad.
Planeamiento: La base para planear la producción
y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye
el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado
por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de
inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra
necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto
de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos
tendrán alguna variación con los resultados reales,
sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades
de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base
para medir la efectividad de las operaciones actuales.
Compra u Obtención: En la función de
compra u obtención se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de producción, que
consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que
se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y
mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del
material.
Recepción: Debe ser responsable de lo
siguiente:
• La aceptación de los materiales recibidos,
después que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia
aprobada de la orden de compra.
• La prelación de informes de
recepción para registrar y notificar la recepción y
aceptación.
• La entrega o envío de las partidas
recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares
determinados. Como precaución contra la apropiación
indebida de activos.
Almacenaje: Las materias primas disponibles para ser
procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos
terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los
inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben
para determinar que son correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de
protección contra los elementos y las extracciones no
autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la
presentación de autorizaciones de salida para
producción o embarque.
Producción: Los materiales en proceso se
encuentran, generalmente bajo control físico, control
interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La información adecuada sobre el movimiento de
la producción y los inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios
producidos, materiales dañados, etc., de modo que las
cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan
ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte
de la fábrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de
control de producción.
Embarques: Todos los embarques, incluyéndose
aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben
efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de
embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.
Contabilidad: Con respecto a los inventarios, es
mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a
medida que los materiales se mueven a través de los
procesos de adquisición, producción y venta. Es
decir la administración del inventario se refiere a la
determinación de la cantidad de inventario que se
debería mantener, la fecha en que se deberán
colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se
deberá ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.
Tipos de Inventarios: Los inventarios son importantes
para los fabricantes en general, varía ampliamente entre
los distintos grupos de industrias. La composición de esta
parte del activo es una gran variedad de artículos, y es
por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización
en los siguientes tipos:
• Inventarios de materia
prima
• Inventarios de producción en
proceso
• Inventarios de productos
terminados
• Inventarios de materiales y
suministros
Inventarios de materia prima: Comprende los elementos
básicos o principales que entran en la elaboración
del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad
de artículos (materia prima) y materiales, los que
serán sometidos a un proceso para obtener al final un
articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en
mayor grado en la producción se les considera "Materia
Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente
importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o
aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un
producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de
productos en proceso consiste en todos los artículos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de
producción. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de
producción y a los cuales se les aplico la labor directa y
gastos indirectos inherentes al proceso de producción en
un momento dado.
Una de las características de los inventarios de
producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se
es transformado de materia prima en el producto terminado como
consecuencia del proceso de producción.
Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos,
los artículos transferidos por el departamento de
producción al almacén de productos terminados por
haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que
a la hora de la toma física de inventarios se encuentren
aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han
sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va
a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta
dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros: En el
inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones
varían según el tipo de industria, un ejemplo; para
la industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.
• Artículos de consumo destinados para ser
usados en la operación de la industria, dentro de estos
artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los
combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran
relevancia.
• Los artículos y materiales de
reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, los artículos de reparación por su gran
volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia
de estos varían en relación a sus
necesidades.
Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es
utilizado para impedir la interrupción en el
aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el
aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de
reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al
nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la
variación de las demoras de la entrega.
Costos de Inventarios: Los negocios multiplican la
cantidad de artículos de los inventarios por sus costos
unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la
que coexisten tres tipos de costos:
• Costos asociados a los
Flujos
• Costos asociados a los
Stocks
• Costos asociados a los
Procesos
Costos Asociados a los Flujos: Son los necesarios para
la operación normal en la consecución del fin.
Mientras que los asociados a la inversión son aquellos
financieros relacionados con depreciación y
amortización. Dentro del ámbito de los flujos
habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de
aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces serán
por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán
incluidos en el propio precio de mercancía adquirida.
Será necesario tener en cuenta tanto los costos de
operación como los asociados a la
inversión.
Costos Asociados a los Stock: En este ámbito
deberán incluirse todos los relacionados con inventarios.
Estos serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y
degradación de mercancías almacenadas, entre ellos
también tenemos los de rupturas de stocks, en
este caso cuentan con una componente fundamental los costos
financieros de las existencias, todo estos ya serán
explicados más adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de
los inventarios habrá que tener en cuenta todos los
conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular
los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo
para decidir el tamaño optimo del pedido), ya que los
costos no evitables, por propia definición
permanecerán afuera sea cual fuere la decisión
tomada.
Costos Asociados a los Procesos:
Por último, dentro del ámbito de los procesos
existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de
esta manera destacando los costos de las existencias que se
clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de
pedidos y gestión de actividad. Un caso
paradigmático es el siguiente. En general, los costos de
transporte se incorporan al precio de compras.
¿Por qué no incorporan también los
costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?,
como consecuencia de que en la mayoría de los casos se
trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera
más o menos táctica o explicita en el precio de
adquisición. Pero incluso cuando el transporte está
gestionado directamente por el comprador se mantiene esta
práctica, arenque muchas veces el precio del transporte no
es directamente proporcional al volumen de mercancías
adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada
pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se
convierte también en parte del costo de lanzamiento del
pedido.
Métodos de costeo de inventarios: Los negocios
multiplican la cantidad de artículos de los inventarios
por sus costos unitarios para determinar el costo de los
inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son:
costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo
de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de
últimas entradas primeras salidas (UEPS).
Costo Unitario Específico: Algunas empresas
tratan con artículos de inventario que pueden
identificarse de manera individual, como los automóviles,
joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo
general, sus inventarios al costo unitario específico de
la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de
automóviles tiene dos vehículos en
exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo
"y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el
modelo equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida
es de $17,000 el costo específico de la unidad; el margen
bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 – $17,000). Si el
automóvil "x" es el único que queda en el
inventario disponible al final del periodo, el inventario final
es de $14,000.
Costo Promedio Ponderado: El método del costo
promedio ponderado, llamado a menudo método del costo
promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario
durante el período.
Este método pondera el costo por unidad como el
costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo
de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el
promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la
manera siguiente: divida el costo de las mercancías
disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el
número de unidades disponibles.
Calcule el inventario final y el costo de
mercancías vendidas, multiplicando el número de
unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de
mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y
están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de
$1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo
artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 =
$ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades)
es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).
Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la
compañía debe llevar un registro del costo de cada
unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado
para calcular el inventario final, puede ser diferente de los
costos unitarios utilizados para calcular el costo de las
mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que
entran al inventario son los primeros costos que salen al costo
de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de
Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa
en los costos de las compras más recientes.
Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas
(UEPS): El método últimas entradas, primeras
salidas dependen también de los costos por compras de un
inventario en particular. Bajo este método, los
últimos costos que entran al inventario son los primeros
costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este
método deja los costos más antiguos (aquellos del
inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final.
Control Interno Sobre Inventarios: El control interno
sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son
el aparato circulatorio de una empresa de
comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de
un buen control interno sobre los inventarios
incluyen:
1. Conteo físico de
los inventarios por lo menos una vez al año, no importando
cual sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente
de compras, recepción y procedimientos de
embarque
3. Almacenamiento del
inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
4. Permitir el acceso al
inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
5. Mantener registros de
inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
6. Comprar el inventario en
cantidades económicas.
7. Mantener suficiente
inventario disponible para prevenir situaciones de
déficit, lo cual conduce a pérdidas en
ventas.
8. No mantener un inventario
almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance
tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y
técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede
afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se
desarrolla de una manera más simple y sencilla con el
apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen
rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la
contabilidad empresarial.
CONCLUSIÓN
• Los inventarios representan bienes destinados a
las ventas en el curso normal de los negocios. Para mayor
amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende
de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los
gastos de materiales y bienes de equipo y organización de
la empresa.
• La administración de inventario se centra
en cuatro aspectos básicos; como los son: el número
de unidades que deberán producirse en un momento
determinado, en qué momento debe producirse el inventario,
que articulo merece atención especial, y podemos
protegernos de los cambios en los costos de los artículos
en inventario. De esta manera podemos señalar que la
administración de inventario consiste en proporcionar los
inventarios que se requieren para mantener la operación al
costo más bajo posible.
• El control de inventario se realiza con la
finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o
presupuesto, para así determinar los costos de
inventarios, compras u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarque y
contabilidad.
• Los inventarios se clasifican de acuerdo a las
características de la empresa, y una de las formas de
clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción
en Proceso, Productos Terminados, Materiales y
Suministros.
• En cuanto a los costos de
inventario; se deben identificar todos los costos que se
relacionan mediante la elaboración del
inventario.
BIBLIOGRAFÍA
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Planeación y Control de la Producción
/ Besley, Scott Brigham, Eugene,
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Doceava Edición.
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/ Redondo. A., Curso Práctico de
Contabilidad General y Superior, Tomo 1, Tercera
Edición.
/ Hangren, Harrison y Robinson,
Contabilidad, Editorial Hispanoamericana.
/ www.Google.com.co
Autor:
Andrés Gómez
Márquez
Ingeniero de Sistemas y Telecomunicaciones
por la Universidad
Cooperativa de Colombia –
Bogotá.
Diplomado en Administración y
Dirección de Empresas. Especialista en Redes y
Telecomunicaciones – por la Universidad Cooperativa de Colombia
– Bogotá.
Especialista en Gerencia de Proyectos
– por la Universidad Piloto –
Bogotá.
Project Management Professional (PMP)
– Certification – PMI Colombia. por
Indudata.
Magíster (MBA) en
Administración de Empresas y Negocios por la
Universidad Pontificia Javeriana,
Bogotá (En Curso).