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Manual de gerencia para pequeña y micro empresa



    EMPRESA

    Es una organización, institución o
    industria dedicada a actividades o persecución de fines
    económicos o comerciales para satisfacer las necesidades
    de bienes y servicios de los demandantes.

    La empresa es la institución o agente
    económico que toma las decisiones sobre la
    utilización de factores de la producción para
    obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La
    actividad productiva consiste en la transformación de
    bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados)
    en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos
    (básicamente trabajo y capital).

    LA
    ADMINISTRACIÓN

    Es la ciencia social y técnica encargada de la
    planificación, organización, dirección y
    control
    de los recursos (humanos, financieros, materiales,
    tecnológicos, el conocimiento, etc) de la
    organización, con el fin de obtener el máximo
    beneficio posible; este beneficio puede ser económico o
    social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la
    organización.

    Organización, Dirección y Control, que en
    definitiva constituye un proceso que se denomina PROCESO
    ADMINISTRATIVO .Se considera proceso porque no se puede
    desarrollar la organización si no se ha establecido la
    planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se
    ha planificado y organizado y así sucesivamente hasta que
    no se podrá controlar si antes no se planifica, organiza,
    y dirige las actividades, tareas, operaciones y
    acciones.

    PRODUCTIVIDAD

    Es la relación entre la cantidad de productos
    obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para
    obtener dicha producción. También puede ser
    definida como la relación entre los resultados y el tiempo
    utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve
    obtener el resultado deseado, más productivo es el
    sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el
    indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto
    utilizado con la cantidad de producción
    obtenida

    Importancia De La
    Productividad

    El único camino para que un negocio pueda crecer
    y aumentar su rentabilidad (o sus utilidades) es aumentando su
    productividad. Y el instrumento fundamental que origina una mayor
    productividad es la utilización de métodos, el
    estudio de tiempos y un sistema de pago de salarios.

    Del costo total a cubrir en una empresa típica de
    mano factura de productos metálicos, 15% es para mano de
    obra directa, 40% para gastos generales. Se debe comprender
    claramente que todos los aspectos de un negocio o industria –
    ventas, finanzas, producción, ingeniería, costos,
    mantenimiento y administración– son áreas
    fértiles para la aplicación de métodos,
    estudio de tiempos y sistemas adecuados de pago de
    salarios.

    TEMA 2

    LA PLANIFICACION
    Y LOS
    OBJETIVOS.

    IMPORTANCIA DE PLANEAR EL NEGOCIO Y
    CRECER ORDENADAMENTE

    El autor considera que es prioridad
    plantearse las siguientes preguntas:

    1. ¿Dónde va mi
    negocio?

    2. ¿Qué tengo? ® Se refiere a los
    recursos (maquinas, equipos, dinero, mano de obra,
    espacios)

    3. ¿Qué puedo hacer? ® Se refiere a la
    prevención (la prevención administrativa , descansa
    en una probabilidad seria, la que es mayor, que la que se
    sustenta en opiniones)

    4. ¿Qué voy a hacer? ® Se refiere a la
    planificación ( que no es mas que pensar totalmente en las
    acciones necesarias para alcanzar los
    objetivos)

    ELEMENTOS DE LA
    PLANIFICACION

    Podemos distinguir dos en la
    planificación: la prevención y la
    planeación. Entre sus elementos tenemos:

    a) Objetivos y metas.

    b) Actividades.

    c) Medios

    Se establecen para todas las funciones de la empresa y
    en ellas se definen los respectivos planes. Además estos
    elementos ayudan a: evitar improvisación, disminuir
    sorpresas y evitar pérdidas de recursos

    Así tenemos:

    ü Ventas® pronostico de ventas. Es
    el plan para proyectar lo que se espera alcanzar en
    el periodo.

    ü Producción ® programa de
    producción. Aquí se establecen las actividades de
    producción y los recursos necesarios para cumplir con el
    plan de ventas.

    ü Personal ® plan personal. Este plan permite
    estimar las necesidades de personal requeridas por la
    empresa.

    ü Finanzas ® presupuesto y flujo de efectivos.
    Son las necesidades de dinero que tendrá la empresa en el
    periodo planeado.

    ¿QUÉ ES UN OBJETO Y PARA QUE
    SIRVEN?

    Los objetivos no son situaciones etéreas ni
    irreales, hay que definirlos en base de los recursos que dispone
    o podría disponer la empresa humanos, de capital, mercado,
    información) La palabra objetivo implica:

    · La idea de algo hacia lo cual se
    dirigen nuestras acciones.

    · Dan su razón de ser a la
    empresa, esta vive y existe para conseguir resultados de
    máxima eficiencia.

    · Indican hacia donde han de
    orientarse los esfuerzos de todos los miembros de la
    empresa.

    Para determinar con mayor precisión
    cuales deben ser los objetivos a seguir debemos aplicar las
    siguientes preguntas:

    ü ¿Qué? ® se refiere
    a lo que realmente se pretende alcanzar, a la meta
    que se pretende alcanzar.

    ü ¿Cómo? ® se
    refiere al como se pretende lograrlo, en forma integral o
    parcial, si es a corto o a largo plazo.

    ü ¿Quién? ® se trata
    de un objetivo personal o departamental, a quien corresponde
    lograr el objetivo.

    ü ¿Dónde? ® si va
    dirigido a un mercado local, nacional o internacional.

    ü ¿Cuándo? ® si es
    una meta urgente o en que tiempo se puede lograr.

    ü ¿Por qué? ® se
    refiere a la finalidad de ese objetivo.

    ¿CÓMO PLANIFICAR MI
    EMPRESA?

    Se deben considerar los siguientes
    pasos:

    a) Examinar el objetivo.

    b) Deteminar " que hacer " para cumplir el
    objetivo.

    c) Identificar los medios para desarrollar
    esas actividades.

    d) Ubicar en el tiempo las distintas
    actividades programadas. e) Asignar responsables para cada
    actividad.

    En estos pasos se debe considerar las
    actividads organizadas de acuerdo con las areas funcionales de la
    empresa, asi temos:

    ü Mercado ® se refiere al
    ¿Qué se va a vender?

    ü Personal ® hace sugerencias de
    ¿Cuántas personas se necesita?
    ¿entrenamiento, cuando, como? Bienestar, ambiente,
    política salarial, beneficios …

    ü Producción ® aquí
    se hace preguntas como: ¿Cuánto se va a
    producir? ¿Qué recursos tengo? ®
    maquinaria, dinero, espacio, tiempo, tecnología, procesos,
    experiencia, conocimientos. Mano de obra, disponibilidad de
    ellas. Necesidades de materia prima. Necesidad de
    inventario.

    ü Finanzas ® se refiere a los
    plazos, fuentes, necesidades de dinero

    TEMA 3

    ORGANIZACIÓN Y
    DIRECCION

    La organización.

    Es el arreglo ordenado de los recursos y
    funciones que se estiman necesarias para cumplir el
    objetivo.

    ¿En que momento se debe
    organizar?

    Desde el momento en que conocemos que las
    personas van a trabajar en equipo para alcanzar un fin
    común.

    Desee el momento que nos proponemos
    encontrar la forma mas eficaz de hacerlo.

    La organización tiene que ver con el
    trabajo a realizarse, quien organiza debe tener en cuenta el
    personal que dispone y lo que sabe hacer.

    Utilidad:

    · Una buena organización
    ayuda a lograr el o los objetivos.

    · A llevar adelante el
    trabajo.

    · A mantener los medios a su
    disposición.

    · A mantener los esfuerzos dentro de
    los limites normales.

    · A incrementar la compresión
    y comunicación entre los integrantes de la
    empresa.

    · A que marche sin tropiezo las
    diversas actividades que se tienen que realizar.

    · A aumentar el interés de
    los empleados por la labor que tienen que ejecutar.

    Para organizar la empresa
    debemos:

    1. Conocer el objetivo de la
    empresa.

    2. Dividir el trabajo en operaciones
    parciales (actividades)

    3. Agrupar las actividades en unidades
    prácticas.

    4. Definir para la actividad, la
    obligación y quien la ejecuta(delegar la
    autoridad)

    Por ejemplo:

    Mercadeo

    Personal

    Producción

    Finanza

    Es el flujo de bienes o servicios
    desde el productor hasta el consumidor.

    Tiene que ver con el manejo eficiente
    de los recursos humanos.

    Se encarga de la
    transformación de las materias primas en
    productos terminados, hombre maquina.

    Es el manejo de los
    recursos financieros de manera
    óptima.

    Sus actividades son

    Investigación de
    mercado.

    Reclutamiento

    Selección de maquinaria
    y equipo

    Consecución y manejo adecuado
    de fondos.

    Diseño de
    productos.

    Selección

    Mantenimiento

    Organización del
    sistema contable

    Distribución y
    venta.

    Entrenamiento

    Abastecimiento de
    materias primas

    Cobranza

    Precios del
    producto.

    Evaluación

    Almacenamientos

    Relaciones con los
    bancos y entes financieros

    Ambiente de
    trabajo

    A partir de estos datos la estructura de la
    empresa, se define agrupando las actividades distintas al cargo
    de gerente.

    Estos grupos de actividades son:

    Mercadeo/ personal/ producción/
    finanzas

    Un organigrama es la representación
    grafica de la estructura de la empresa.

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