Manual de Organización y de Normas Técnicas para la Gestión del PAE (página 2)
Procura la asistencia técnica de
especialistas del Instituto Nacional de Nutrición,
INCES, universidades u otros organismos del Estado, para el
diseño, elaboración y ejecución de los
programas educativos y de capacitación.
Valida con la asistencia técnica de
especialistas, los contenido programáticos de los
programas educativos que se realicen en los estados y
municipios.
Procura la elaboración del material de
información, promoción, divulgación,
utilizando medios gráficos, radiales y
fílmicos.
Gestiona ante la Dirección de Relaciones
Institucionales todo lo relacionado con la
información, promoción y divulgación del
programa.
Cualquier otra que en el ámbito de su
competencia le asigne el Director.
5.3.4.-Coordinación de Operaciones y
Supervisión del PAE
Reporta a la Dirección Nacional del PAE. Es
responsable de la dirección de las operaciones del
programa así como el control de gestión y
verificación de su funcionamiento en todo el territorio
nacional.
El cargo de Operaciones y Supervisión del PAE,
está sujeto a libre nombramiento y remoción de
parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la
Educación. Este deberá ser ejercido por
profesionales universitarios preferiblemente de las áreas
de educación, ciencias económicas y fiscales,
sociología, nutrición entre otros.
Funciones
Procura la elaboración de los menús
del programa con la participación de especialistas en
nutrición y dietética, así como su
evaluación y revisión permanente.Coordina la participación de organismos
nacionales de apoyo y aquellos involucrados en actividades de
seguimiento y control del Programa: Milicia Nacional
Bolivariana, Contraloría Sanitaria, INN, INDEPABIS y
cualquier otro que la Dirección General del PAE
decida.Coordina las actividades del nivel regional, a
través de los Coordinadores Regionales del PAE,
procurando que ésos estén informados de las
normas y procedimientos administrativos y operacionales del
programa.Revisa y valida la información sobre la
ejecución física y financiera del programa en
los estados a fin de verificar el cabal cumplimiento de las
metas y gestiona ante la unidad de administración la
verificación de la ejecución
financiera.Asegura la atención oportuna de las denuncias
que se reciban.Revisa periódicamente los indicadores de
eficiencia y eficacia que se generan de la información
procesada por la Coordinación de sistemas y
estadística.Representa al Director Nacional del PAE ante las
instancias nacionales cuando éste lo
delegue.Cualquier otra que le sea asignada por el Director
Nacional del PAE, dentro de ámbito de sus
competencias.
Organización
Para el cumplimiento de sus funciones en el
ámbito nacional la Coordinación de operaciones y
supervisión cuenta con los Coordinadores Regionales del
PAE y el apoyo de cinco grupos de tareas regionales los cuales
atienden las demandas específicas y realizan actividades
de seguimiento de los estados que les corresponden.
5.3.4.1.-Grupos de Tareas Regionales (GTR)
Los grupos de tarea regionales (GTR) reportan a la
Coordinación de operaciones y supervisión. Son
equipos técnicos organizados por regiones que, desde el
nivel central, facilitan la coordinación con los estados y
cuando las condiciones así lo exijan, con los municipios
y/o las parroquias.
El cargo de Coordinador de Grupos de Tareas Regional
está sujeto a libre nombramiento y remoción de
parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la
Educación. Este deberá ser ejercido por
profesionales universitarios preferiblemente de las áreas
de educación, ciencias económicas y fiscales,
sociología, derecho, nutrición entre
otros.
Los GTR están conformados de la siguiente
manera:
Grupo de Tarea Región Occidente:
Falcón, Lara, Mérida, Táchira, Trujillo
y Zulia.Grupo de Tarea Región Los Llanos: Apure,
Barinas, Cojedes, Guárico y Portuguesa.Grupo de Tarea Región Central: Distrito
Capital, Aragua, Carabobo, Miranda, Vargas, y
Yaracuy.Grupo de Tarea Región Oriental: Delta
Amacuro, Monagas, Nueva Esparta y Sucre.Grupo de Tarea Región Sur: Amazonas,
Anzoátegui y Bolívar.
Funciones
Atienden en primera instancia las solicitudes de los
Coordinadores Regionales del PAE, así como las
denuncias que se reciban con relación al
programa.Recomiendan a la coordinación de operaciones
y supervisión las acciones a tomar ante requerimientos
de los directores regionales así como la conducta a
seguir en caso de las denuncias que no puedan ser
solucionadas en el ámbito de la competencia del
GTR.Revisa y valida los informes de ejecución
física y financiera de los estados que conforman su
región.Revisa los informes de ejecución financiera
de los estados que conforman su región y verifica que
la información y los recaudos están completos
antes de su envío a la Unidad e
administración.Coordina y le da seguimiento a la
intervención en los estados que conforman su
región, de los órganos o instituciones
nacionales que realicen actividades de seguimiento y
evaluación del programa.Procura que la información y datos del PAE de
los estados que conforman su región se reciba de
manera oportuna y que las estadísticas
correspondientes estén actualizadas.Representa al PAE en eventos
técnicos.Cualquier otra que la Coordinación de
operaciones y supervisión le asigne.
5.3.5.-Coordinación de Sistemas y
Estadística
Reporta a la Dirección General. Es responsable
del mantenimiento de la página web, las bases de datos y
los sistemas de información del PAE, y de presentar la
información de forma estructurada, con los tratamientos
estadísticos respectivos, con la finalidad de tener cifras
actualizadas y constantes del estado y avances del
PAE.
El cargo de Coordinador de Sistema y Estadística
está sujeto a libre nombramiento y remoción de
parte del Ministro o Ministra del Poder Popular para la
Educación. Este deberá ser ejercido por
profesionales universitarios preferiblemente con experiencia en
las áreas de tecnología de la información y
comunicación, estadística, ciencias actuariales
entre otros.
Funciones
Coordina, programa y ejecuta las actividades
relacionadas con el mantenimiento de la página web y
los sistemas de información del PAE.Diseña, supervisa y desarrolla los sistemas
de información requeridos por el PAE.Participa en el diseño y supervisa el
desarrollo de sistemas, cuando éstos sean
desarrollados por terceros.Supervisa y ejecuta las actividades de
digitalización, análisis y mantenimiento de los
sistemas de información y asegura la calidad de los
datos.Apoya la utilización de herramientas de
informática para optimizar la gestión del
PAE.Asiste y asesora la personal del PAE en la
utilización de los sistemas, programas y
equipos.Coordina el mantenimiento, conservación y
reparación de equipos.Asiste a la Dirección en los procesos de
procura de equipos.Apoya el proceso de normalización de los
instrumentos de recolección de información,
así como en el adiestramiento requerido en su
aplicación.Cualquier otra que en el ámbito de su
competencia le asigne la Dirección General.
5.4.-Estructura Funcional del Nivel Regional
5.4.1.-Coordinador Regional del PAE
El Coordinador Regional del PAE, es la máxima
autoridad Regional del Programa y tiene bajo su responsabilidad
la planificación, coordinación y supervisión
de la ejecución del programa en el ámbito de los
estados, de acuerdo a los lineamientos, normas y procedimientos
establecidos por el Nivel Central.
Organización
La Coordinación Regional está adscrita a
la Dirección Nacional del PAE. La diversidad y el volumen
de operaciones que genera el Programa Alimentario Escolar en los
estados, requiere de la organización de un equipo de
trabajo que le permita cumplir con las metas programadas a
través de la prestación de un servicio oportuno,
con alimentos de calidad y una gestión que responda a los
principios de eficiencia y eficacia en la gestión. Para el
cabal desempeño de la Coordinación Regional del
PAE, contará con una unidad administrativa del PAE y una
Unidad Técnica.
El cargo de Coordinador Regional del PAE, está
sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del
Ministro o Ministra del Poder Popular para la Educación.
Este deberá ser ejercido por profesionales universitarios
preferiblemente de las áreas de educación, ciencias
económicas y sociales, derecho, tecnología de la
información y comunicación, estadística,
ciencias actuariales entre otros.
Funciones
Planifica, coordina y supervisa la ejecución
del programa en el estado.Participa en la elaboración del Plan
Operativo Anual del PAE, de acuerdo a los objetivos,
lineamientos e instrucciones emanadas del Nivel
Central.Ejerce la facultad de ordenar compromisos y/o pagos
mediante resolución ministerial publicada en Gaceta
Oficial haciendo constar el monto límite y los
conceptos de gastos objeto de la
delegación.Propone ante el Director Nacional y/o Directora del
PAE la designación del personal del nivel Regional y/o
Municipal del PAE.Establece objetivos y lineamientos para la
elaboración del Plan de Compras Anual, de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria y a las instrucciones emanadas
del Nivel Central.Participa en la elaboración de proyectos y
programas de acuerdo a los lineamientos establecidos por el
Nivel Central.Coordina en el estado la participación de
otros organismos colaboradores del PAE, en el marco de los
acuerdos establecidos por el Nivel Central y procura el apoyo
de instancias regionales en la gestión del
Programa.Planifica, coordina y procura la ejecución de
la formación y capacitación de los operadores
del programa y prestadores de servicios.Establece los mecanismos de supervisión que
aseguren que los operadores del programa y los prestadores de
servicios, cumplan con las normas y procedimientos
establecidos por el programa.Establece normas específicas complementarias
que promuevan el mejor desempeño del programa en la
región.Asegura el cumplimiento de los menús
establecidos por el programa así como su
adecuación a las características
gastronómicas y la disponibilidad de insumos en la
zona, considerando costos, grupos etarios y tipo de
asistencia alimentaria.Evalúa las condiciones de los planteles a ser
incorporados en el programa, define la modalidad del servicio
a prestar y asegura que se cumplan con los requisitos
técnicos que aseguren la prestación de un
servicio de calidad.Informa a los planteles atendidos la
programación anual para la prestación del
servicio (matrícula, costo per cápita y
modalidad), así como los menús
establecidos.Planifica junto con los coordinadores municipales
y/o parroquiales las actividades de supervisión de los
planteles incorporados al programa.Coordina los planes de supervisión con los
supervisores educativos, funcionarios de contraloría
sanitaria, INN, INDEPABIS, Milicia Bolivariana entre otros
organismos de los Poderes Público, Nacional, Municipal
y/o Parroquial. Así como las organizaciones
comunitarias del poder popular y las organizaciones del
sector estudiantil.Establece las necesidades de uniformes y calzados
para las madres o padres procesadores, así como la
dotación de utensilios de cocina y comedor, tomando en
consideración los estándares y especificaciones
técnicas establecidos por el Nivel Central.Planifica y ejecuta los procesos de procura de
uniformes, calzado y utensilios en coordinación con el
Nivel Central en la búsqueda de procesos consolidados
de compra que rindan la mejor relación costo
beneficio.Mantiene actualizados los registros de la
población beneficiaria del Programa.Participa en representación del Director
Nacional del PAE, en el proceso de selección y
contratación de proveedores.Avala con su firma las órdenes de compra
relacionadas con el Programa.Elabora y envía mensualmente a la
Dirección Nacional del PAE, el informes de
ejecución física (población atendida,
N° de la madres procesadoras y/o padres procesadores y
días de funcionamiento) y trimestralmente el informe
de ejecución físico –
financiera.Informa de inmediato a la Dirección Nacional
PAE, la suspensión del servicio de
alimentación, que se pudiera presentar e indica la
causa de las mismas.Recibe y procesa las denuncias y solicitudes de los
usuarios, operadores del programa y prestadores de
servicio.Cualquier otra que le sea asignada por el Director
Nacional el Programa.
5.4.2.-Unidad de Administrativa del PAE
Reporta al Coordinador Regional del PAE. Se encarga de
todos los procesos administrativos inherentes a la
ejecución del programa en el estado, de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidas por la Dirección
Nacional del PAE, además de preparar los informes
administrativos de avances y logros del programa, los informes de
ejecución física y financiera y los indicadores de
gestión establecidos por el PAE.
Estará conformada por un funcionario quien
deberá ser profesional universitario preferiblemente en el
área de las Ciencias Económicas o a fin, quien a su
vez podrá contar con personal de apoyo dependiendo del
volumen de operaciones que genere el programa en el
estado.
Funciones
Analiza y evalúa el presupuesto asignado, con
el objeto de hacer los ajustes necesarios para la
elaboración del Plan Operativo Anual y el presupuesto
correspondiente.Emite la Orden de Compra y Comprobante de Entrega
tal como lo establece las normas y procedimientos
administrativo.Realiza el control y seguimiento de la
ejecución física y financiera del programa en
el estado.Elabora los estados financieros de ingreso y egreso
del programa.Revisa los recaudos entregados en la
coordinación regional, para la rendición de
cuentas y los remite a la división de
administración y servicios para su tramitación
y pago.Realiza el seguimiento de los pagos a fin de
asegurar que éstos se realicen de manera
oportuna.Analizar y consolidar las rendiciones de
ejecución física y financiera del
Programa.Informa e instruye a los operadores (directores de
plantel y prestadores de servicios) del programa sobre los
requerimientos administrativos establecidos por el
PAE.Elabora y mantiene actualizado el registro de
proveedores del PAE en el estado, de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el programa.Elabora y mantiene actualizado el registro de madres
y padres procesadores de alimentos.Realiza actividades de recepción, control
previo y revisión de los expedientes de proveedores,
facturas, rendición física mensual,
actualización de matrícula y registro de firmas
y sellos, de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidas para ello.Tramita ante la unidad correspondiente del MPPE los
viáticos, los pagos de horas extras y los reembolsos
del personal adscrito de la Coordinación Regional del
PAE.Maneja y controla la caja chica.
Elabora y mantiene actualizado el inventario de
equipo liviano, equipo pesado, dotación de uniformes y
calzados, en depósito zonal y en los
planteles.Planifica y coordina actividades educativas
dirigidas a las organizaciones comunitarias sobre el manejo
del patrimonio público y promueve la
contraloría social sobre el programa.
5.4.2.1.-Analistas de Cuenta
Depende de la Unidad Administradoras. Se encarga de los
procesos administrativos contable para la ejecución del
programa.
Estará conformada por un analista responsable por
cada setenta y cinco (75) planteles.
El cargo de Analista de Cuenta del PAE, está
sujeto a libre nombramiento y remoción de parte del
Coordinador Regional, quien podrá solicitar la
Comisión de Servicios. El cargo de Analista de Cuenta
deberá ser ejercido por profesionales universitarios
preferiblemente de las áreas de educación, ciencias
económicas y sociales, técnicos medios, bachilleres
entre otros.
El Coordinador (a). Regional solicitará ante el
Director de Zona Educativa y/o Director General de Recursos
Humanos la Comisión de Servicio del personal. La solicitud
de la Comisión de Servicio para el cargo de Analista de
Cuenta conforme a la Ley serán de obligatoria
aceptación y deberán ser ordenadas por el lapso
estrictamente necesario, el cual no podrá exceder de un
año a partir del acto de notificación de la
misma.
Funciones
Realiza el control y seguimiento de la
ejecución física y financiera del programa en
los planteles a su cargo.Realiza actividades de recepción, registro,
control previo y revisión de los expedientes de
proveedores, facturas, rendición física
mensual, actualización de matrícula y registro
de firmas y sellos de los planteles a su cargo.Registra, verifica y actualiza los datos de la ficha
técnica de los planteles a su cargo.Analiza y consolida las rendiciones de
ejecución física y financiera de los planteles
a su cargo.Registra en el sistema de información y de
gestión integral las operaciones técnicas
contables.Elabora las notas de débitos a los
prestadores del servicio del programa cuando el procedimiento
lo amerite.Cualquier otra que le sea asignada por la Unidad de
Administración y el Coordinador (a) Regional del
PAE.
5.4.3.- Unidad de Asesoría
Técnica
Reporta al Coordinador Regional. Se encarga de todos los
procesos nutricionales y operativos inherentes a la
ejecución del programa en el estado, de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidas por la Dirección
Nacional del PAE, además de preparar los informes
administrativos de avances y logros del programa en cuanto al
cumplimiento del programa y su impacto sobre los indicadores
nutricionales de la población objetivo. Estará
conformada por un funcionario quien deberá ser profesional
en el área de nutrición, quien a su vez
podrá contar con personal de apoyo dependiendo del volumen
de operaciones que genere el programa en la
región.
Funciones
Asesora en los aspectos técnicos y
nutricionales al personal adscrito al Programa de
Alimentación Escolar en la región.Desarrolla la formula dietética para
aplicarse al servicio de alimentación
ajustándose a los requisitos nutricionales de los
estudiantes beneficiados por el Programa.Elabora la programación y cálculo del
plan del menú, para un tiempo determinado de acuerdo a
los hábitos alimentarios y disponibilidad de la
región.Establece las necesidades de insumos a ser
adquiridos y entregados a los planteles a fin de satisfacer
los requerimientos del menú.Establece los mecanismos de supervisión para
el control de la calidad y la cantidad de los alimentos
servidos a la población objetivo, así como para
el cumplimiento de las normas de higiene de los alimentos
establecidas por el programa.Programa y coordina las actividades de
supervisión de los planteles a fin de asegurar los
estándares de calidad y el cumplimiento de las normas
de higiene del personal responsable de la elaboración
de los alimentos.Participa en el adiestramiento del personal
responsable del servicio y los miembros de las asociaciones
civiles en los planteles, en coordinación con la
Unidad de Nutrición Regional.Programa y coordina las actividades de
información, educación y adiestramiento del
personal en servicio, prestadores de servicio y operadores
del programa en coordinación con la Unidad de
Nutrición Regional.Programa y coordina la ejecución de programas
de educación nutricional, que promueven la
integración de la familia, escuela y
comunidad.Controla y evalúa la ejecución del
programa en el área nutricional.Elabora los informes técnicos sobre la
incidencia del programa en el estado nutricional de los
beneficiarios.
5.5.-Estructura Funcional del Nivel Municipal
5.5.1.-Coordinacion Municipal y/o Parroquial del
PAE
Es la instancia local responsable de la ejecución
del programa y su cabal funcionamiento en cada uno de los
planteles del municipio. Tiene la competencia para revisar,
orientar, corregir y guiar la organización y
funcionamiento del Programa en los planteles. Debe de estar
conformada por un profesional ya sea del área docente,
nutricional o social, que pertenezca a la localidad y con
experiencia en el trabajo comunitario.
Organización
La organización de las coordinaciones municipales
y/o parroquiales del personal adscrito a ellas dependerá
del tamaño del municipio y/o parroquia, la cobertura y el
volumen de operaciones que genere el programa en el municipio.
Las funciones específicas asignadas al personal adscrito a
esta Unidad, serán definidas en cada estado por el
Coordinador (a). del Programa y anexadas al Manual.
Funciones
Cumple con las funciones técnico,
administrativa y supervisora del PAE.Coordina la actualización periódica de
la información de la ficha técnica y la remite
a la Coordinación Regional.Verifica el cumplimiento en los planteles de las
normas de buenas prácticas e higiene en el proceso de
manipulación de alimentos.Verifica con apoyo de la contraloría social y
del equipo de supervisión el cumplimiento del
menú y el cabal desempeño de los prestadores de
servicios.Verifica con apoyo de la contraloría social
la matrícula real atendida, la asistencia y su
correspondencia con lo facturado por los prestadores de
serviciosAsegura que los órganos competentes
certifiquen el cumplimiento de las normas sanitarias por
parte de los planteles y prestadores de servicios.Mantiene actualizado el registro de prestadores de
servicios y madres/padres procesadores de alimentos de los
planteles del municipio.Mantiene actualizado el registro de las asociaciones
civiles de padres y representantes y consejos comunales de su
municipio.Promueve el cumplimiento oportuno de las actividades
administrativas y rendición de cuentas de los
planteles que asegure el pago oportuno a las madres/padres
procesadores y prestadores de servicios.Procura la intervención de las autoridades
competentes tanto de la zona como de otras instituciones
(Contraloría Sanitaria del MPPS, Indepabis, y otros)
cuando existan condiciones que pongan en riesgo la
transparencia del programa o la salud de los niños
atendidos.Asiste puntualmente a las convocatorias de la
Coordinación Regional.Todas aquellas que se le asignen desde la
Coordinación Regional.
5.6.-Estructura Funcional de Las Unidades
Ejecutoras
Las unidades ejecutoras del PAE son los planteles
beneficiarios del servicio. Es en los planteles donde en
última instancia los operadores del servicio organizan y
ejecutan el servicio de alimentación y garantizan que
éste se preste de manera oportuna y en condiciones
óptimas de calidad. Los operadores del servicio son: el
director o directora del plantel, el coordinador PAE del plantel,
el personal docente y las madres y padres procesadores de
alimentos.
5.6.1-Operadores del Servicio
5.6.1.1.-Director o Directora del Plantel
El director o directora es su condición de
máxima autoridad del plantel es el responsable de la
ejecución, seguimiento, rendición de cuentas y
evaluación del programa.
Funciones
Hace el diagnóstico de las necesidades del
plantel para la prestación del servicio en el presente
año escolar.Registra y actualiza periódicamente con el
Docente de Enlace PAE del Plantel los datos de la
información contenida en la ficha
técnica.Remite periódicamente a la
coordinación municipal la matrícula escolar
actualizada y atendida por el PAE.Organiza el servicio de alimentación y
supervisa que éste se preste de manera oportuna y en
condiciones de calidad, de acuerdo a la programación
del año escolar.Organiza las guardias del personal docente para la
supervisión del servicio y la atención al
comedor o cualquier otra modalidad de atención de los
docentes al servicio de comedor de acuerdo a las
características del plantel.Promueve la organización y buen
funcionamiento de la Sociedad de Padres y Representantes y
los Consejos Comunales, así como su
participación activa en la contraloría social
del programa.Tramita de manera oportuna a la instancia
correspondiente (Coordinación Regional o
Coordinación Municipal) la rendición de cuentas
correspondientes a la ejecución del programa,
así como los recaudos establecidos en las normas y
procedimientos que permitan el pago oportuno a los
prestadores de servicios.Cumple y hace cumplir las normas técnicas de
los procesos de recepción y almacenamiento de los
alimentos.Vela por el cumplimiento de las normas de higiene y
el cuidado de los materiales y equipos de cocina por parte de
las madres procesadoras.Vela por el cumplimiento de los hábitos de
higiene u cuidado de los materiales y equipos de comedor por
parte de los alumnos.Coordina las actividades relacionadas con las
mediciones antropométricas de los alumnos del
plantel.Programa y coordina la ejecución del
inventario anual de equipo liviano y pesado del
plantel.Participa en el registro de talla y peso de los
estudiantes (donde éstos se realicen) registro de
madres procesadoras, relaciones de pago de las madres
procesadoras, comprobantes de entrega de los alimentos
firmados y sellados, relación de dotación de
equipo liviano y pesado y uniformes, inventario de equipo
pesado y liviano, facturas de gas y cualquier otro que
permita la documentación técnica y
administrativa de los procesos relativos al
programa.Participa de inmediato a la Coordinación
Municipal y/o Parroquial o en su defecto a la
Coordinación Regional del PAE cualquier
suspensión, del servicio de alimentación por
(intoxicación, infraestructura, falta de servicios
básicos o suspensión de clases entre otros) y
procurar la intervención oportuna para su
solución efectiva.Apoya las actividades e supervisión y de
contraloría social (consejos comunales) que se
realicen en el plantel.
5.6.1.2.-Coordinador de Enlace PAE en el
plantel
El coordinador del PAE en el plantel es el responsable
de supervisar directamente todas las actividades relacionadas con
el PAE en el plantel y de asegurar el cumplimiento de las normas
y procedimientos.
Debe de estar conformada por un profesional ya sea del
área docente y/o un personal militar. El mecanismo para la
designación del Coordinador de Enlace PAE en el plantel
será definido en una circular suscrita conjuntamente entre
la Oficina General de Recursos Humanos y la Dirección
Nacional del PAE.
Funciones
Reporta al Coordinador de Apoyo Municipal PAE y al
Director del Plantel las actividades concernientes a la
ejecución del programa.Mantiene actualizados los registros de los
prestadores de servicios del plantel y de las madres
procesadoras que participan en la elaboración de los
alimentos del programa.Actúa en representación de las
autoridades del plantel, en el acto de recepción de
insumos o platos servidos y asegurar que el mismo se lleve de
acuerdo a las normas y los procedimientos
establecidos.Asegura que en las notas de entrega queden
debidamente registrados fallas, sustituciones o productos
rechazados y que ésas se firmen al finalizar el acto
de recepción.Supervisa el cumplimiento de las normas de higiene
en todas las actividades de manipulación de los
alimentos: recepción, almacenamiento,
elaboración y servicio de comedor.Supervisa la calidad y cantidad del menú
servido a los escolares.Vela por el cumplimento de los hábitos de
higiene y cuidado de los materiales y equipo del comedor por
parte de los alumnos.Verifica diariamente los platos servidos en el
plantel y la matricula atendida.Mantiene el registro y control del inventario del
equipo liviano y pesado, así como también de la
dotación de uniformes para las madres elaboradoras y/o
padres elaboradores.Vela por la ejecución del componente
pedagógico del Programa y supervisar su cabal
cumplimento.Publica el menú en la cartelera del
PAE.Mantiene actualizada la cartelera con
información sobre normas e higiene de los
alimentos.Asegura que los usuarios con requerimientos
nutricionales especiales sean debidamente
atendidos.
5.7.-Veedores del PAE
La veeduría del PAE, incorpora a contingentes de
ciudadanos pertenecientes a las organizaciones comunitarias del
poder popular y/o a las organizaciones del estudiantado del
subsistema de educación básica y del subsistema
educación universitaria de forma temporal en calidad de
observadores directos del funcionamiento del PAE. El perfil del
veedor, se aproxima a ciudadanos con liderazgo y sensibilidad
social, con la que se aspira contribuir en la creación de
las redes sociales en defensa del programa. Para ello,
recibirán talleres de inducción
permitiéndole el conocimiento y el dominio de los
elementos relacionados con las funciones asignadas.
Funciones
Vela por el cumplimiento del programa.
Registra, examinar y evaluar las condiciones del
programa.Recibe quejas y reclamos sobre el funcionamiento del
PAE.Pone en conocimiento de las autoridades educativas
los hechos que considere irregulares, a fin de que sean
corregidos y/o sancionados.Realiza reportes periódicos a la
Dirección Nacional del PAE.Registra las situaciones evidenciadas en menoscabo
en la prestación de un servicio de calidad.Verifica la ejecución física real como
medida preventiva para la salvaguarda del patrimonio
público.Realiza visita de inspección a la cocina para
determinar lo correspondiente a las medidas de higiene y
seguridad en la elaboración del menú,
así como las condiciones del almacenamiento de los
alimentos; verificar el resguardo y conservación
apropiada, según el producto.Constata las condiciones físicas de la
cocina: higiene de pisos y paredes, iluminación y
ventilación, sistemas de agua potable y servida,
así como el mantenimiento adecuado de los equipos e
implementos de cocina.Verifica, las condiciones adecuadas de higiene del
área de servicio y consumo de alimentos.Verifica si el número de madres y/o padres
procesadores de alimentos corresponde (1 por cada 50
estudiantes).
Participa en visitas a los planteles conjuntamente con
los miembros de la mesa técnica para la Soberanía
Alimentaria del PAE, integrada por el Ministerio del Poder
Popular para la Alimentación; MERCAL, CASA, PDVAL,
Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra, CVA,
INTI, Ministerio del Poder Popular para la Defensa, Inbepabis,
Contraloría Sanitaria, entre otros.
Elabora informe periódicos sobre los
resultados obtenidos, de las conclusiones, acuerdos y
sugerencias para tomar decisiones asertivas en la
solución a los problemas detectados.Cualquier otra que le asigne la Dirección
Nacional del PAE.
6.-DE LAS NORMAS TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN
DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR
6.1.-Del Menú y los Planes de
Alimentación
Los alimentos servidos en el programa deben
responder al menú y los planes de alimentación
aprobados por el MPPE.Los planes de alimentación estarán
conformados por los menús correspondientes a diez (10)
días de prestación del servicio y representa
una guía informativa de las ingestas diarias,
composición nutricional, cantidad de alimentos y/o
ingredientes requeridos en la preparaciones de los alimentos
por cada niño atendido información que sirve de
base para el cálculo de las cantidades de alimentos
requeridas en las Ordenes de Compras y/o Ordenes de Pedidos y
en la determinación del costo per
cápita.El menú y los planes de alimentación
son elaborados por los profesionales en dietética y
nutrición para satisfacer los requerimientos
nutricionales de la población objetivo distribuida en
los Niveles y Modalidades que integran el Subsistema de
Educación Básica. Tanto los menús como
los planes de alimentación son revisados y
actualizados anualmente.Los estados, municipios y/o parroquias pueden
adaptar los menús y los planes de alimentación
conforme a la cultura gastronómica local.Las propuestas de menú elaboradas por las
localidades deben respetar los criterios técnicos y
contener los aportes nutricionales establecidos en el
menú oficial y deben ser aprobados por el nivel
central del PAE antes de su aplicación.
6.2.-Del Tipo y Modalidades del Servicio
El tipo de servicio que se presta dependerá
del nivel de educación y del horario de
atención a los niños, niñas y
adolescentes, según se presenta a
continuación:
Planteles de Educación Inicial y Primaria
de un solo turno: Desayuno a los alumnos y alumnas que
asisten en la mañana y complemento alimentario
(merienda) para los que asisten en la tarde.Planteles de Educación Inicial y Primaria
turno integral y Planteles del Nivel de Educación
Media Técnica (semi – internos): Desayuno, Almuerzo y
Merienda.Planteles de Educación Media General:
Almuerzo.Planteles de Educación Media Técnica:
Desayuno, Almuerzo y Cena.
Las modalidades a través de la cual los
proveedores prestan sus servicios son:
Insumos (víveres) entregados por el proveedor
en el plantel para ser elaborado por las madres procesadoras
de alimentos.Platos servidos por el proveedor elaborados en un
establecimiento externo al plantel y/o en la cocina escolar
del plantel.
6.3.-De los Prestadores de Servicios
Cualquier organización que preste su servicio
en el Programa de Alimentación Escolar o pretenda
constituirse como proveedor del PAE, deberá
inscribirse en el registro de proveedores del
programa.
Todos los prestadores de servicios del PAE deben
contar con la autorización sanitaria vigente expedida
por la autoridad competente, el Ministerio de Salud y
Protección Social.
La autorización sanitaria señalada en la
norma anterior involucra a los establecimientos donde se
elaboran, depositan o expenden alimentos y los vehículos
donde éstos se transportan.
Los establecimientos y vehículos destinados a
la elaboración, depósito, o transporte de
alimentos del PAE no podrán ser utilizados para uso
distinto del especificado en el permiso que se otorgue para
su funcionamiento.Todas aquellas personas empleadas por prestadores de
servicios del PAE para la elaboración,
depósito, o transporte de alimentos, y en general
todas las que tengan contacto directo con los alimentos,
deberán estar provistos del Certificado de Salud
vigente, expedido por la autoridad sanitaria.Todas las personas que realizan actividades de
manipulación de alimentos deben tener formación
en materia de educación sanitaria, especialmente en
cuanto a prácticas higiénicas y de higiene
individual. Para ello deben haber realizado un "Curso de
Manipulador de Alimentos" debidamente acreditado por la
autoridad sanitaria competente.El PAE, a fin de asegurar el cumplimiento de las
normas sanitarias, podrá en cualquier momento,
supervisar o solicitar a la autoridad sanitaria competente,
la inspección de los establecimientos en donde se
elaboren o depositen alimentos destinados al programa,
así como los vehículos en los cuales se
transportan. El propietario y cualquier persona que preste
servicios en dichos establecimientos o transportes,
están en la obligación de suministrarles todo
dato que al respecto sea requerido.
6.4.-De los Funcionarios y/o Servidores
Públicos
El personal adscrito a la estructura organizacional
del PAE para el cumplimiento de sus funciones deberá
estar acreditados por la instancia
correspondiente.
El personal adscrito a la estructura organizacional
del PAE deberá presentar declaración jurada de
su patrimonio dentro de los treinta (30) días
siguientes a la toma de posesión de sus cargos y
dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha
en la cual cesen en el ejercicio de empleos o funciones
públicas.La declaración jurada del patrimonio se
actualizará dentro de los primeros treinta (30)
días siguiente al inicio de año
fiscal.Los Coordinadores Municipales y/o Parroquiales PAE,
el personal de la Unidad Administrativa y la Unidad
Técnica, deberán presentar en un (1) original y
tres (3) copias la declaración jurada de su patrimonio
ante el Coordinador Regional del PAE.El Personal del PAE en el Nivel Central,
consignará en la Unidad de Administración del
PAE, un (1) original y dos (2) copias de la
declaración jurada del patrimonio.La Unidad de administración del PAE,
recibirá dos (2) copias de la declaración
jurada del patrimonio. Una de las copias de la
declaración jurada del patrimonio será
archivada en la Unidad de Administración y la otra
copia será remitida a la Oficina General de Recursos
Humanos.El Coordinador Regional del PAE, deberá
presentar ante la Dirección Nacional del PAE, en un
(1) original y tres (3) copias de la declaración
jurada del patrimonio y dos (2) copias de las declaraciones
juradas recibidas del personal a su cargo.El personal adscrito a la estructura organizacional
del PAE, deberá cumplir con los deberes que impongan
las leyes, reglamentos, manuales y estarán obligados
a:
Prestar sus servicios personalmente con la
eficiencia requerida.Acatar las órdenes e instrucciones emanadas
de los superiores jerárquicos.Cumplir con el horario de trabajo
establecido.Prestar la información necesaria a los
particulares en los asuntos y expedientes en que éstos
tengan algún interés
legítimo.Guardar en todo momento una conducta decorosa y
observar en sus relaciones con sus superiores, subordinados y
con el público toda la consideración y
cortesía debidas.Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y
bienes de la Administración Pública confiados a
su guarda, uso o administración.Cumplir las actividades de capacitación y
perfeccionamiento destinados a mejorar su
desempeño.Poner en conocimiento de sus superiores las
iniciativas que estimen útiles para la
conservación del patrimonio nacional, el mejoramiento
de los servicios y cualesquiera otras que incidan
favorablemente en las actividades a cargo.Cumplir y hacer cumplir la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, las leyes, los
reglamentos, los instructivos y las órdenes que deban
ejecutar.
6.5.-De la Selección y Contratación de
Proveedores
Los responsables y/o corresponsables de la
ejecución del programa velarán que los
proveedores cumplan con los requisitos establecidos. En caso
que no cumplan con las disposiciones establecidas en estas
normas se procederá a su desincorporación
informando de las razones que justifiquen la medida a la
Dirección Nacional del PAE.
Las modalidades de selección se harán
conforme a la ley:
Concurso Abierto, si el monto de la
contratación se estima en 20.000 Unidades Tributarias
(U.T.) o más.Concurso Cerrado, si el contrato a ser otorgado es
mayor de 5.000 U.T. y hasta 20.000 U.T.Consulta de Precios, si el contrato a ser otorgado
es por un precio estimado de hasta 5.000 U.T.
La Contratación y/o Adjudicación
Directa, se hará sólo por vía de
excepción mediante acto motivado, en casos de
contingencia o emergencia debidamente demostradas. La
contratación directa deberá estar informada la
Dirección del PAE. También son sujetos de
contratación directa las COMAPROAS que hayan
demostrado cabal cumplimiento de sus obligaciones.Todas las adjudicaciones deberán contar con
el Aval del Director del Plantel, la Organización
Estudiantil y las Organizaciones del Poder Popular (Comunidad
Educativa y Consejo Comunal).A los efectos del proceso de selección en las
regiones, municipios y/o parroquias, se podrán
constituir Comisiones de Contrataciones del PAE. El
Coordinador Regional del PAE formará parte de dicha
Comisión como representante del área
técnica.El Coordinador del PAE como representante del
área técnica podrá considerar y emitir
opinión sobre el régimen legal
aplicable.Todos los documentos, informes, opiniones y
demás actos que se reciban, generen o consideren
durante el proceso de selección deben formar parte del
expediente de cada contratación.El expediente será archivado y resguardado
por la unidad administrativa del PAE por un periodo no menor
a tres años después de ejecutada la
contratación.La Documentación que deben consignar los
proveedores prestadores del servicio para participar en los
Concursos Abiertos y/o Cerrados son:
Copia del Registro Mercantil y
Modificaciones.Copia de la Inscripción en SUNACOP
(Cooperativas).Copia de Inscripción en el Registro de
Información Fiscal.Copia del Registro Nacional de
Contratista.Copia de Solvencias Vigentes de ISLR, INCES,
S.S.O.Copia de Balance General y Estado de Ganancia y
Pérdidas firmado y revisado por un Contador
Público colegiado (Último Ejercicio
Fiscal).Estado de Cuenta y Copia de la Certificación
Bancaria.Copias de la Cédula de Identidad de los
Socios de la Empresa y/o Cooperativa.Copia del Permiso Sanitario Vigente del Personal,
los Vehículos, Local y/o Establecimiento.Copia de la Solvencia Laboral.
Cualquier otra que la Comisión de
Contrataciones solicite.
La oferta que resulte adjudicada debe cumplir con la
documentación indicada en esta norma para efecto de la
firma del contrato:
Presentación de fianza de fiel
cumplimiento.Presentación de Póliza de
Responsabilidad Civil.Firma de Acta de Compromiso de Responsabilidad
Social.
6.6.-Del Expediente y del Registro del
Proveedores
El expediente de proveedores del PAE, es un registro
que contiene los siguientes documentos:
Ficha del Proveedor.
Requisitos y/o exigencias para prestar el
servicio.Copia de Carta de Adjudicación y/o
Credencial.Registro de Incidencias.
Registro de Actuación y Evaluación del
Desempeño
Se debe mantener en el nivel central, regional,
municipal y/o parroquial un registro de proveedores
actualizado. Este contempla lo siguiente:
Nombre y/o Razón Social.
Número de RIF.
Dirección fiscal y del
establecimiento.Datos de los socios (apellidos y nombres,
cédula de identidad y teléfonos).Datos de la Cuenta Bancaria (Banco, tipo de cuenta y
número de cuenta).Persona autorizada a cobrar.
Número de Certificado del Registro Nacional
de Contratista.Capacidad financiera.
6.7.-Del Presupuesto
El Vice – Ministerio de Participación y Apoyo
Académico conjuntamente con la Dirección
Nacional del PAE, deberán realizar la
programación de la ejecución física y
financiera especificando, entre otros aspectos, los
compromisos máximos que podrá contraer o
efectuar para cada subperíodo del ejercicio
presupuestario.
Los Coordinadores Regionales conjuntamente con los
Coordinadores Municipales deberán realizar la
programación de la ejecución física y
financiera especificando, entre otros aspectos, los
compromisos máximos que podrá contraer o
efectuar las parroquias y los municipios para cada
subperíodo del ejercicio presupuestario.El programa dispone de siete (7) partidas
presupuestarias, las cuales se presentan a
continuación:
6.8.-Del Sistema de Compras
El sistema de compras comprende el conjunto de
principios, órganos, normas y procedimientos que
intervienen desde que se elabora el menú;
revisión de la disponibilidad, registro y
análisis de los costos; hasta la selección del
proveedor y emisión de la orden de compra
(creación del compromiso por la persona
autorizada).
Toda adquisición de bienes de bienes y/o
servicios debe estar amparada por órdenes de compras o
servicios, numeradas correlativamente dichas órdenes
debe describir detalladamente los siguiente datos
indispensables:
Beneficiario, nombre y dirección, Rif, lugar
de entrega.Condiciones de la Compra (CIF, FOB, FAS y
otros).Bien y u objeto de la orden.
Precios unitarios.
Monto total.
Descuento.
Lugar de compra.
Porcentaje de la fianza o del anticipo si la
hubiere.Porcentaje de la cláusula penal.
Demás elementos que se considere necesarios
para realizar la compra.
La Unidad Administrativa del PAE, es la instancia
encargada de emitir las Órdenes de Compras y la Nota
de Entrega.Para su emisión se utilizará como
herramienta tecnológica la última
versión del Sistema de Compras PAE, desarrollado por
el Ministerio del Poder Popular para la Educación
mientras se concluye el desarrollo del Sistema de
Gestión Integral del PAE[15]La periodicidad y el tiempo de entrega de las
Ordenes de Compras podrá ser de siete (7), quince (15)
y/o treinta (30) días. Las Órdenes de Compras
con tiempo de entrega entre quince (15) y treinta (30)
días podrá realizar entregas parciales
programadas semanales o quincenales dependiendo de la
capacidad de almacenamiento del plantel.A los proveedores, se les emitirá (1) un
original y (4) copias de la Orden de Compra y del Comprobante
de Entrega por cada plantel beneficiario del programa, tales
documentos serán emitidos en un lapso no menor a (5)
cinco días hábiles previo a la entrega y/o no
mayor de (15) quince días hábiles previo a la
entrega.Para su validez, las órdenes de compra
deberán estar firmadas y avaladas por el Coordinador
Regional del PAE.
6.9.-Del Transporte de los Alimentos
Los víveres o platos servidos deben ser
transportados en vehículos que cuenten con la
autorización sanitaria vigente, los cuales deben ser
utilizados exclusivamente para ese fin.
Las actividades de transporte de los alimentos deben
realizarse bajo condiciones que eviten (i) la
contaminación del alimento, (ii) la
proliferación de microorganismos indeseables en el
alimento; y (iii) el deterioro o daño físico
del envase o embalaje.
Los alimentos y materias primas deben ser
transportados manteniendo, cuando se requiera, las
condiciones higiénicas, sanitarias y de temperatura
establecidas para garantizar la conservación de la
calidad del producto.El vehículo con el que se realiza el
transporte debe estar limpio tanto interna como externamente
y desinfectado internamente.El personal que realiza el transporte y entrega de
los productos (víveres o platos servidos), debe poseer
certificado de salud vigente, cumplir con las normas de
higiene personal y utilizar uniformes apropiados y acordes
con la tarea que realizan.No se permite transportar alimentos junto con
sustancias consideradas tóxicas, peligrosas o que por
sus características puedan significar un riesgo de
contaminación o alteración de los alimentos.
Por ello se prohíbe expresamente en transporte
conjunto de alimentos y materiales de limpieza,
desinfección o plaguicidas así como cualquier
otro producto o sustancia química que pueda contaminar
los alimentos.La empresa prestadora de servicios debe revisar los
vehículos antes de cargar los alimentos con el fin de
asegurar que se encuentren en buenas condiciones
sanitarias.Los alimentos no perecederos deben transportarse
protegidos en cabinas cubiertas que los protejan de la
contaminación y los efectos de clima, y a temperaturas
no mayores de 30°C.Los productos cuyos envases sean más
resistentes a la compresión y que sean más
pesados, se deben colocar en la parte baja de la carga, y los
más livianos en la parte superior.Las comidas preparadas (platos servidos) deben ser
transportados es recipientes herméticamente cerrados,
para evitar las contaminación por agentes
extraños. Los envases que contienen los alimentos
deben protegerse del contacto con superficies sucias, del sol
directo, el viento, el polvo, la lluvia y otras
contaminaciones.El tiempo de transporte sea el mínimo posible
a fin de que los alimentos mantengan las temperaturas
correctas de conservación para alimentos calientes
(más de 65°C) y alimentos fríos (4°C).
El tiempo de transporte entre el lugar de preparación
y el plantel no debe ser mayor de una hora.Los utensilios descartables que se usen para servir
los alimentos NO deben ser reutilizados. Deben descartase
inmediatamente después de su
utilización.Los productos perecederos (carnes, aves, pescados)
deben transportarse en cavas refrigeradas bajo las siguientes
condiciones de temperatura: productos congelados -18°C,
productos refrigerados (carnes rojas, aves) 4°C y
pescados y mariscos sobre abundante hielo.Las cavas de transporte de alimentos serán de
material resistente a la corrosión, impermeable,
superficies lisas, aislantes y de fácil limpieza. La
cava estará dotada de un equipo de
refrigeración, cuya producción de aire
frío, sea suficiente para asegurar la temperatura
adecuada del alimento transportado. Las cavas deben disponer
de un termómetro colocado en la parte
exterior.El interior de la cava se someterá a una
rigurosa limpieza y desinfección antes y
después del transporte de los alimentos.El propietario o el representante legal de la unidad
de transporte, es el responsable del mantenimiento de las
condiciones exigidas por el alimento durante su
transporte.
6.10.-De la Recepción de los Alimentos
En los actos de recepción de los alimentos
deberán estar presente el Director (a) del Plantel o
en su defecto el Docente de Enlace PAE, la Vocería
Estudiantil, por lo menos un representante de la
Asociación Civil de Padres y/o un
Representantes.
La recepción de los productos se debe
programar en días laborables y fuera de horarios pico
para que puedan ser revisado cuidadosamente por el personal
debidamente entrenado.El Prestador del Servicio, presentará el
comprobante de entrega en el mismo momento en que se realiza
el acto de recepción de los alimentos. El Director y/o
Coordinador de Enlace PAE, la vocera de las madres
procesadoras de alimentos, el representante de la
organización estudiantil, de la comunidad educativa y
de los consejos comunales deberán realizar el control
perceptivo de los bienes y/o servicios y elaborar la
respectiva Acta de Recepción Definitiva. Una copia del
Acta de Entrega Definitiva, se le anexará a la
Certificación de la Prestación del Servicio y
la misma será entregada a la unidad administradora
encargada de su registro.Es responsabilidad del prestador del servicio,
presentar el peso en el acto de entrega.
Los Operadores del Servicio conjuntamente con los
miembros de la Contraloría Social, aplicarán con
carácter de obligatoriedad el método de control
perceptivo necesario para verificar las cantidades de alimentos
recibidas en las entregas y la calidad de los mismos. De igual
manera, dejarán constancia en el Comprobante de Entrega en
el mismo momento de la recepción de los alimentos para
certificar las cantidades recibidas.
Se prohíbe expresamente la retención
de los Comprobantes de Entrega.Las entregas no realizadas se anotarán en la
columna de alimentos no entregados.Las sustituciones de los alimentos, se
realizarán siguiendo las recomendaciones nutricionales
para tales efectos.El Prestador del Servicio, deberá reponer los
alimentos faltantes en la modalidad de insumos en el tiempo
establecido en el comprobante de entrega.Bajo ningún concepto se permitirá
canje de alimentos por obras, bienes o servicios distinto a
la establecida en el comprobante de entrega y/o contrato que
regula la relación comercial.El personal que recibe los productos debe lavarse
las manos antes de realizar esta tarea y mantener medidas de
higiene para evitar la contaminación de los
productos.Durante la recepción debe verificarse que los
productos que se reciben y sus cantidades son efectivamente
los que fueron ordenados y que éstos estén en
condiciones de calidad.No se deben recibir productos que se presenten en
las siguientes condiciones:
Alimentos que no tiene Registro
Sanitario.Transportados en condiciones no higiénicas o
por distribuidores no autorizados.Manipulados o retirados de sus envases
originales.Alimentos frescos que presenten signos de deterioro
en sus características organolépticas de
calidad: olor, color, textura o que se presentan en
condiciones no higiénicas.Envases sucios, rotos, con abolladuras,
deformaciones, abombamiento o presencia de
óxido.Etiquetas y rótulos dañados o no
legibles, sin indicación de registro sanitario,
contenido nutricional y fecha de vencimiento.Alimentos que requieren refrigeración o
congelación que no se transportaron en las condiciones
adecuadas de temperatura.
No se deberán recibirse alimentos etiquetados
de la red mercal, cuyo precio estén subsidiados y que
solo podrán ser adquiridos por los consumidores en los
establecimientos comerciales de la red mercal y en sus
mercados itinerantes.
6.11.-Del Almacenamiento y de la Manipulación de
los Alimentos
El área de almacenamiento de alimentos
deberá estar cerca del área de recepción
de los alimentos a fin de asegurar el adecuado flujo del
proceso.
El área de almacenamiento de los alimentos
deberá estar suficientemente ventilada e
iluminada.Los alimentos deberán almacenarse en
temperatura adecuada según su
característicasEn el área de almacenamiento y de
manipulación de alimentos se de deberá contar
los mecanismos que eviten el ingreso de insectos y roedores a
las área de almacenamiento y manipulación de
alimentos.Los prestadores del servicio manipuladores de
alimentos deberán utilizar el uniforme reglamentario y
cumplir con las normas de higiene en manipulación e
higiene de los alimentos dictadas por la autoridad
competente.Las normas de manipulación e higiene de los
alimentos deberán ser colocada en un área
visible de la cocina escolar.
6.12.-Del Aspecto Educativo
Se deberá garantizar en el servicio de
comedor el desarrollo del proceso formativo modelado por los
docentes y las docentes para el logro de los objetivos y las
competencias de aprendizajes que fomenten los valores, los
hábitos alimenticios y el cumplimiento de las normas
de higiene.
El Director del Plantel y los Docentes de Aula
desarrollarán estrategias metodológicas, cuyos
contenidos de aprendizajes estén relacionados con el
Programa de Alimentación Escolar.Los Docentes de Aula deberán velar por el
buen funcionamiento del servicio de comedor garantizando el
orden y la disciplina.
6.13.-De la Tramitación del Pago de Manipuladores
de Alimentos (Madres y/o Padres Procesadores de
Alimentos)
Solo tendrán derecho a recibir pago por
colaboración prestada a la imputación
presupuestaria por concepto de beca, salario y bolsas de
trabajo los manipuladores de alimentos que prestadores del
servicio en la modalidad de insumos
(víveres).
Los proveedores prestadores del servicio en la
modalidad de platos servidos externo e interno a plantel
deberán responsabilizarse por el pago de los
manipuladores de alimentos conforme a lo dispuesto en la Ley
Orgánica del Trabajo.Solo se procesara el pago del gasto
legítimamente causado por ejecución del
programa. Bajo ningún concepto de se cancelará
a los prestadores del servicio proveedores y manipuladores de
alimentos cuando por cualquier razón y/o motivo se
suspendiera el servicio de comedor.
6.14.-De la Tramitación de Pago de los
Proveedores
El prestador del servicio, deberá consignar
ante la unidad administrativa del PAE en un lapso no mayor a
ocho (8) días hábiles de finalizada la entrega
de los alimentos los recaudos y/o piezas probatorias
justificativa de los compromisos por la prestación del
servicio que se indican a continuación:
Tres (3) ejemplares de la Orden de
Compra.Tres (3) ejemplares del Comprobante de Entrega,
firmados y sellados por los miembros corresponsales de la
ejecución de PAE en el plantel.Tres (3) ejemplares de las factura de la
prestación del servicio.
La unidad administradora del PAE deberá
llevar un registro manual y electrónico de los
recaudos consignados para la tramitación del pago de
los proveedores, mencionado instrumento registrará los
siguientes datos:
Fecha y hora de la consignación de los
recaudos.N° de Orden de Compra.
Lugar de la entrega.
Monto de la Orden de Compra.
Tipo y Modalidad del Servicio.
Tiempo de Ejecución.
Monto Facturado.
Se aplicará multa desde uno (1) por ciento
hasta tres (3) por ciento del monto total de la Orden de
Compra por mora en la entrega de los recaudos mediante Nota
de Débito.El incumplimiento reiterado y de forma injustificada
en la entrega oportuna de los recaudos podrá ser
razón suficiente para prescindir de la relación
comercial.
6.15.-De las Piezas Justificativas de los Compromisos
y/o Gastos Causados
Las piezas probatorias justificativa de los
compromisos del PAE por la prestación del servicio
son:
Orden de Compra.
Comprobante de Entrega.
Factura.
6.16.-De la Distribución de las Piezas
Probatorias Justificativas de los Compromisos
El ordenador de pagos designará un analista
de cuenta por cada setenta y cinco (75) planteles
beneficiarios para la verificación, validación
de las piezas probatorias justificativas de los
compromisos.
Los analistas de cuenta deberán conformar las
facturas, verificar y relacionar las piezas probatorias
justificativas de los compromisos aprobados para su pago en
un lapso no mayor a tres (3) días hábiles a
partir del cierre para la consignación de las piezas
probatorias justificativas de los compromisos
correspondientes a la última orden de
compra.
6.17.-De la Conformación de Facturas y
Verificación de las Demás Piezas Probatorias
Justificativas de los Compromisos
Cuando se reciban las facturas del proveedor, antes
de proceder a su pago, se debe verificar la firma que la
autoriza y la confrontará con la Orden de Compra y la
Nota de Entrega.
Los analistas de cuenta, revisaran que las piezas
probatorias no presenten enmiendas, ni tachaduras y tengan
las respectivas firmas y sellos. Como parte de la
revisión, el funcionario responsable se
asegurará que los corresponsables de la
ejecución del programa del plantel certifiquen
compromiso causado en la Nota de Entrega, para ello, se
dispondrá de un registro de los datos personales y de
las firmas de los ciudadanos (as.) que conforman el
comité ejecutor en el plantel.En la exanimación de las piezas probatorias,
se deberá comprobar que la facturación no
exceda el costo per cápita establecido por el Nivel
Central. También se cotejará los montos de los
artículos registrados en la Orden de Compra, Nota de
Entrega y en la Factura.Todas las piezas probatorias revisadas, se les
colocará el respectivo sello húmedo con el
indicativo revisado.A las piezas probatorias que se le detecten errores
será devueltos y deberán ser corregidas por los
proveedores en un plazo no mayor de cinco (5) días
hábiles.Las piezas probatorias invalidadas, se les
colocará el respectivo sello húmedo con el
indicativo anulado.En los casos en que la Nota de Entrega y/o el Acta
de Entrega Definitiva registre faltantes, se procederá
a la elaboración de una Nota de Débito para el
descuento por alimentos no entregados.Las piezas probatorias justificativas de compromiso
debidamente validadas, se les colocará el respectivo
sello húmedo con el indicativo aprobado para que sean
relacionadas en la Orden de Pago.El responsable de la Unidad Administradora del PAE,
elaborará la Relación de Orden de Pago en un
lapso no mayor de cinco (5) días hábiles a
partir del cierre para la consignación de las piezas
probatorias justificativas de los compromisos
correspondientes a la última orden de
compra.El Coordinador Regional del PAE, el Coordinador
Municipal y/o Parroquial del PAE y el responsable de la
unidad administradora del PAE Certificarán la
Ordenación de los Compromisos para su Pago en un lapso
no mayor de seis (6) días hábiles a partir del
cierre para la consignación de las piezas probatorias
justificativas de los compromisos correspondientes a la
última orden de compra.La Certificación de la Ordenación de
los Compromisos, se realizará por pieza justificativa
de los compromisos siguiendo el orden correlativo de la Orden
de Compra. Las transacciones bancarias deberán
reflejar pagos por pieza justificativas de compromisos, a fin
de fortalecer los controles internos.La Unidad Administradora Central, deberá
realizar los pagos de los estados de la ordenación de
los compromisos remitidos para tal fin por el Director
Nacional del PAE en un plazo no mayor a dos días
hábiles previa certificación de los compromisos
por parte del Ordenador Delegado.El Director Nacional del PAE, cuando remita la
Relación de Certificación de Ordenación
de los Compromisos para su Pago deberá remitirle copia
de mencionado documento con sus soportes en físico
– digital al Vice – Ministerio de
Participación y Apoyo Académico.El Ordenador de los compromisos, hará que se
sellen los ejemplares de las piezas probatorias
justificativas de los compromisos cancelados por el nivel
central. Para ello, la Unidad Administradora Central
suministrará la información referente a los
pagos efectuados (Reporte de Órdenes de Pago de
Tesorería Nacional y/o Estados de Cuentas Bancarias de
los Fondos del PAE).La Unidad Administradora Central deberá
informar al Vice – Ministerio de Participación y
Apoyo Académico y a la Dirección Nacional del
PAE de todos los pagos efectuados a los prestadores del
servicio (proveedores y manipuladores de alimentos) indicando
lo siguiente:
Fecha de Relación.
Estado y/o Localidad.
Datos del prestador del servicio.
Concepto.
Monto Pagado.
Fecha de Pago.
6.18.-Del Registro y Archivo Administrativo
La unidad administradora del PAE, deberá
archivar uno (1) de los ejemplares de las piezas probatorias
de los compromisos cancelados siguiendo el orden correlativo
de la orden de compra de menor a mayor. También
deberá archivar el otro ejemplar de la misma pieza en
el expediente como parte de la actuación y
desempeño del proveedor siguiendo el orden correlativo
de la orden de compra de menor a mayor.
6.19.-De Los Demás Mecanismos De
Control
Los mecanismo de control, se conciben como
instrumentos, cuyo propósito es facilitar el control
posterior interno y externo de la ejecución del
programa. Para ello, se deberá darle cumplimento a las
siguientes disposiciones:
Los Directores de los Planteles, tienen la
responsabilidad y la obligación de archivar las piezas
justificativas probatorias de la prestación del
servicio de proveedores y de manipuladores de
alimentos.El archivo de los manipuladores de alimentos
deberá organizarse por expediente de madres y/o padres
procesadores de alimentos con los recaudos necesarios para la
manipulación de alimentos además de la copia
del control interno de asistencia y de los recaudos para la
tramitación del pago.El archivo de los proveedores debe organizarse como
se especifica a continuación: (i) un (1) ejemplar de
las Órdenes de Compras; (ii) un (1) ejemplar de los
Comprobantes de Entrega, un (1) ejemplar de las facturas y
(iii) (1) ejemplar de la Certificación de la
Prestación del Servicio en el Plantel. La
Certificación de la Prestación del Servicio, es
un medio de verificación integral de la
ejecución física de la partida presupuestaria
de alimentos y bebidas para personas y de otras partidas
presupuestarias ejecutadas en el plantel. Este mecanismo
está concebido para facilitar el control posterior de
la ejecución física – financiera y
evaluar la actuación y desempeño del proveedor
mediante la compilación de la Acta Definitiva de
Entrega.Todas las piezas justificativas probatorias de la
prestación del servicio forman parte del expediente
del desempeño y actuación del prestador del
servicio en el plantel. Como parte del control de la
gestión, se registrará la ejecución
física y financiera del PAE en el plantel.Todos los actores del quehacer educativo,
tendrán derecho a requerir copia certificada del
expediente del prestador del servicio que reposa en el
plantel. Este expediente deberá ser archivado en el
plantel manteniendo su integridad al menos tres (3)
años después de ejecutada la prestación
del servicio.Los Directores de los Planteles, consignarán
los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes
ante la Coordinación Municipal y/o Parroquial del PAE
tres (3) ejemplares de la Certificación de la
Prestación del Servicio en el
plantel[16]El Coordinador Municipal y/o Parroquial del PAE,
archivará un (1) ejemplar de la Certificación
de la Prestación del Servicio del plantel,
ordenará en dos (2) carpetas separadas las
Certificaciones de la Prestación del Servicio de los
planteles a su cargo para su consignación los primero
diez (10) días del mes conjuntamente con el reporte de
ejecución física ante el Supervisor Jefe de
Municipio Escolar y el Coordinador Regional del
PAE.El Coordinador Regional del PAE, remitirá a
cada Supervisor Jefe de Municipio Escolar y cada Coordinador
Municipal y/o Parroquial del PAE la información de los
pagos realizado a los proveedores.Los Coordinadores Municipales y Parroquiales
deberán presentar ante el Coordinador Regional del PAE
dentro de los primero cinco (05) días hábiles
de finalizado cada trimestre del ejercicio fiscal informe de
la ejecución física – financiero de los
planteles a su cargo. Una copia del informe de
ejecución física – financiera
deberá ser entregada para su conocimiento y fines al
Supervisor Jefe de Municipio y/o Parroquia Escolar, el
Director de Zona Educativa y el Auditor Interno
Delegado.El Coordinador Regional del PAE, deberá
presentar ante el Director Nacional del PAE dentro los
primero diez (10) días hábiles de finalizado
cada trimestre el informe de ejecución física
– financiera trimestral estructurado por municipio y
discriminado por nivel y modalidad de estudio. Una copia del
informe trimestral de ejecución física –
financiera deberá ser entregada para sus conocimiento
y fines al Ministro del Poder Popular para la
Educación, al Viceministro de Participación y
Apoyo Académico, al Director General de
Administración y Servicios, al Director General de
Planificación y Presupuesto, al Director de la Oficina
de Coordinación de Zonas Educativas, el Director de la
Oficina General de Evaluación Estratégica y
Seguimiento de las Políticas Públicas, al
Director General de Supervisión Educativa y al Auditor
Interno del Ministerio del Poder Popular para la
Educación y su delegado en la
región..
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