Propuesta de una metodología contable a seguir en empresas desarrolladoras de programas informáticos
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto de graduación: "Propuesta de
una metodología contable a seguir en empresas
desarrolladoras de programas informáticos (Caso
práctico aplicado a la empresa XXX S.A.)" constituye un
instrumento de apoyo para los profesionales del área de
contabilidad, que laboran para empresas desarrolladoras de
software en Costa Rica, interesadas en presentar adecuadamente su
información financiera-contable con base en la normativa
que rige en la actualidad.
El trabajo académico de investigación toma
como referencia el caso práctico de la
compañía La Empresa S.A., la cual es una empresa de
capital costarricense, establecida en 1995 y cuyo giro comercial
es la creación de programas de cómputo
especializados, bajo un estándar común o de acuerdo
con las necesidades de cada uno de sus clientes.
Sectores de mayor tradición en el país,
tales como el financiero o el de producción de
artículos tangibles de consumo masivo, cuentan con
normativa suficiente para hacer los registros contables en forma
estandarizada, lo cual facilita una representación
más fiel de la información financiera de su
negocio; sin embargo, según datos de la Cámara
Costarricense de Tecnologías de Información y
Comunicación, el desarrollo de programas
informáticos para comercializar, nació en este
país a principios de la década de los 90. Debido al
poco tiempo del ingreso de esta actividad al mercado
costarricense, aún no se cuenta con un compendio o norma
contable que refiera a la clasificación y registro
correcto de algunas cuentas contables particulares de este tipo
de negocio.
Parte de la problemática de los registros
contables que puede enfrentar actualmente una empresa
desarrolladora de software son: el conocimiento del software como
un activo intangible o la consideración de dar tratamiento
al software como un activo inventariable. Por otra parte, se debe
considerar la manera correcta para contabilizar el costo de
paquetes informáticos estándar para la
venta, aplicaciones informáticas a la medida,
investigación y versiones (actualizaciones)
de paquetes informáticos ya existentes.
Otro aspecto que atañe a la materia contable, es
sobre la forma adecuada de reconocer el ingreso en proyectos de
plazo superior al año fiscal y el respectivo
reconocimiento de los costos asociados. Adicionalmente, cada uno
de los productos que puede ofrecer una empresa de software,
depende en gran parte de la negociación acordada con el
cliente, por lo que se hace necesario analizar algunas variables
como: reconocimiento de la cesión de derechos de autor
sobre los códigos fuentes, reconocimiento sobre la
exclusividad de los programas adquiridos por el comprador,
reconocimiento sobre el aprendizaje trasladado a proyectos
futuros de similar giro y registro contable sobre cada uno de los
tipos de contratos de soporte técnico ofrecidos a los
clientes.
Como solución a la problemática planteada,
se hará una interpretación de lo indicado en las
Normas Internacionales de Información Financiera, con
mayor énfasis en las NIC 2, 11, 18 y 38, las cuales tratan
sobre los temas de: Inventarios, Contratos de
Construcción, Ingresos y Activos Intangibles,
respectivamente; y las SIC 6 y 32, las cuales mencionan temas
relacionados con programas informáticos; con el fin de
aplicar cada uno de los principios aquí mencionados, a la
realidad de las empresas que desarrollan software en Costa
Rica.
El modelo contable a proponer es soportado sobre la base
contable aceptada en Costa Rica y de mayor conocimiento a nivel
mundial, como son las NIIF (Normas Internacionales de
Información Financiera), las cuales proponen una
presentación financiera verdadera y justa y requieren
información financiera de calidad, transparente y
comparable.
JUSTIFICACIÓN
La información que se expone en este trabajo de
investigación académica, representa una guía
de referencia para los profesionales de contabilidad que laboran
en aproximadamente, unas 750 empresas registradas que se dedican
al desarrollo de software en Costa Rica.
El crecimiento del mercado del desarrollo de programas
informáticos en Costa Rica se satisface en gran parte, no
solo en la demanda interna, sino que significa una
colaboración importante para diversificar la cartera de
productos exportables, muy diferente a la tradicional actividad
agrícola.
Según un artículo reciente publicado por
el periódico la Nación:
La primera exportación de software de una empresa
costarricense ocurrió en 1987, cuando TecApro cobró
$500 por 20 copias de un procesador de texto con corrector
ortográfico, que vendió en Panamá y Puerto
Rico. Desde entonces, las ventas de programas de cómputo
crecen aceleradamente. Entre el año 2000 y el 2008 la
comercialización se incrementó en 430%, al pasar de
$28 millones a $148 millones, según datos suministrados
por el Banco Central. (Periódico La Nación, 25 de
mayo 2009. p. 20)
Debido al auge tecnológico vivido en las
últimas dos décadas, también es importante
que las empresas refuercen sus estructuras administrativas y sus
sistemas de información contable.
Con la aplicación de las metodologías
expuestas en el presente trabajo de investigación, las
empresas desarrolladoras de Costa Rica podrán: analizar la
implementación de una estructura contable que se adapte a
los Normas Internacionales de Información Financiera y a
la legislación costarricense, obtener mayor confiabilidad
de la información revelada en los estados financieros
propia de las actividades operativas, ahorro
económico en la contratación de una empresa asesora
para la evaluación de este proceso, tener mayor
comprensión e interpretación de los estados
financieros para la toma de decisiones más acertadas y con
mayor espectro de conocimiento; y posteriormente podrán
implementar la creación y/o mejoramiento de la
Contabilidad Administrativa, especialmente en el área de
Costos.
Esta investigación aporta detalles sobre las
peculiaridades de la actividad de desarrollo de software y
permite realizar una comparación con respecto a
cómo se contabiliza en la práctica, versus lo que
debería ser, al tomar en consideración la normativa
vigente, para que los encargados de la contabilidad conozcan del
correcto registro, clasificación, resumen y finalmente
interpretación de la información
financiera.
Por lo tanto, la contribución que finalmente se
quiere obtener con esta investigación, es una clara
propuesta donde se sugieran las normas contables a tomar en
cuenta y cómo y cuándo deben aplicarse. Asimismo,
se pretende llenar el vacío de información
relacionado con el tema, beneficiando a los contadores y personal
financiero de empresas desarrolladoras de software,
principalmente.
LIMITACIONES DEL
ESTUDIO
El desarrollo de la investigación titulada
"Propuesta de una metodología contable a seguir en
empresas desarrolladoras de programas informáticos (Caso
práctico aplicado a la empresa XXX S.A.)", trata un tema
muy nuevo en el país, por lo que se carece de suficiente
literatura relacionada con el tema en cuestión, lo que
genera, en algún grado, dificultad para conseguir
información de tipo bibliográfico.
Existe un acuerdo de confidencialidad solicitado por la
empresa, por lo tanto, no se revela información financiera
y legal, considerada sensible por la administración de la
empresa.
OBJETIVOS
OBJETIVO PRINCIPAL
Proponer una metodología contable para las
empresas desarrolladoras de programas informáticos en
Costa Rica, considerando la normativa vigente, que les permita
revelar su información contable adecuadamente.
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
1. Determinar la actividad comercial y contexto contable
de las empresas desarrolladoras de software, analizando la
normativa contable vigente para establecer la base técnica
aplicable.
2. Diagnosticar la estructura contable utilizada
actualmente en la empresa referente al registro, valuación
y revelación de la información financiera,
identificando los principales procesos internos de la
compañía "La empresa S.A.", para determinar la
situación contable actual de la misma.
3. Analizar los procedimientos contables, mediante el
análisis de los criterios vigentes, para determinar las
posibles inconsistencias en el registro y prácticas
contables.
4. Proponer la estructura contable adecuada con la
normativa contable vigente, para el registro de las transacciones
comerciales que se realice en empresas desarrolladoras de
software, documentando los criterios aplicables.
5. Exponer las principales conclusiones y
recomendaciones para la presentación correcta de los
estados financieros para las empresas desarrolladoras de
software.
METODOLOGÍA DE LA
INVESTIGACIÓN
La metodología para el desarrollo del presente
proyecto está dada tomando en cuenta los siguientes
puntos:
(a) Análisis de la situación
actual
El análisis de la situación actual se
refiere al modo de registro y estado de presentación de la
información financiera de la empresa, en donde el objeto
se enfoca en desarrollar y entender a cabalidad la estructura
contable existente en la actualidad, al igual que indagar acerca
de las necesidades existentes en materia de organización
contable, conforme a los lineamientos existentes en el marco
legal.
Esta etapa se divide en cuatro secciones que
son:
1. Conocimiento de los registros contables: Es el
contacto inicial con los procesos de registro y
conformación de los Estados Financieros de la
compañía y el planteamiento de los problemas
principales objetos de la presente tesis.
2. Documentación y Análisis de
Procesos: Es la recopilación de información,
clasificación y evaluación de los procesos
contables y normativa clave utilizada para el registro de las
transacciones.
3. Análisis de Cuentas: Se basará
en la comparación de la contabilidad existente en la
compañía versus la normativa relacionada al tema
existente, con el fin de determinar las cuentas
registradas en forma correcta y las cuentas con discrepancias.
Aquí se evaluará el cumplimiento de todas las leyes
vigentes en nuestro país aplicables al tema.
4. Evaluación de Recopilación
Información: Se realizará una tabulación
de la documentación recopilada, para descartar datos que
se encuentren fuera del alcance del proyecto en
cuestión.
(b) Soluciones al problema
planteado
La etapa de soluciones al problema planteado se basa en
el desarrollo de propuestas de mejora a los problemas detectados
en el capítulo anterior
Técnicas en la recolección de la
información
Todo lo anterior, se llevará a cabo por medio de
entrevistas al personal del departamento contable, las
gerencias respectivas, colaboradores involucrados, entre
otros.
También se procederá con entrevistas al
personal contable de empresas cuyo giro de negocio sea similar,
con el propósito de indagar sobre los registros contables
y políticas aplicadas en la actividad de desarrollo de
software, de tal modo que se obtenga criterio suficiente acerca
de la aplicación de normativa contable que rige para
empresas desarrolladoras de software en nuestro
país.
Además, se utilizarán las técnicas
de observación, revisión selectiva de las
transacciones y comparación de la situación actual
empleada versus la ideal según normativa vigente. Todo
ello apegándose al marco legal vigente en nuestro
país.
La técnica documental ayudará
a recolectar la información para sustentar el marco
teórico que incluirá: libros, revistas, informes
técnicos y tesis.
RESUMEN
EJECUTIVO
La empresa S.A. es una empresa costarricense que desde
el año 1996 se dedica a brindar los servicios de
investigación y el desarrollo de programas
informáticos para la gestión de manufactura,
mantenimiento industrial y logística.
Los programas informáticos, están
reconocidos contablemente como activos intangibles. Según
IASCF (2009) "un activo intangible es un activo identificable, de
carácter no monetario y sin apariencia física""
(NIC 38, párr. 8).
En la actualidad, los activos intangibles son tan
importantes, que satisfacen los requisitos para ser considerados
como estratégicos y por ello su contabilización
suele considerar aspectos muy específicos para su correcto
registro contable.
En el caso del software, se han identificado roles
dentro de su adquisición o creación como el de
comprador o desarrollador. El desarrollo del presente trabajo de
investigación se enfoca en el rol de desarrollador. Tras
el desarrollo interno de programas de software; se ceden los
derechos de su uso mediante la venta de licencias; actividad
comercial que produce especial interés, pues el mayor
esfuerzo intelectual sólo se requiere hacer una vez y los
ingresos futuros posteriores se podrían aprovechar de
manera relativamente indefinida.
Como valor agregado de este trabajo, se propone la
aplicación práctica de las siguientes NIC, para que
la información contable de las compañías de
desarrollo de software cumpla con la normativa contable y que
además, sea oportuna, veraz y eficiente.
(a) NIC 38: para capitalizar los costos y gastos del
software que es desarrollado y mantenido para la posterior
comercialización de sus licencias, o que soporte el
desarrollo de otras aplicaciones que generan beneficios a futuro
para la empresa.
(b) NIC 18: para el reconocimiento del ingreso y una
adecuada relación entre costo y beneficio en la venta de
servicios.
(c) NIC 2: para contabilizar los costos y gastos de los
proyectos contratados por el cliente como: los servicios de
consultorías técnicas e industrial y proyectos de
implementación por venta licencias.
(d) NIC 11: para contabilizar los costos e ingresos de
proyectos para el desarrollo de software a la medida.
El estudio realizado permitió
obtener las siguientes conclusiones sobre la actividad comercial
de desarrollo de software para la venta:
(a) La característica de intangibilidad de los
programas de software no debe limitar su correcto registro
contable.
(b) El registro de las actividades relacionadas con el
desarrollo de software a la medida deben realizarse sobre una
base de acumulación.
(c) El reconocimiento de los ingresos y los gastos
relacionados con venta de licencias y servicios de desarrollo de
software, deben realizase de forma correlacionada.
(d) La referencia de carácter general en las
normas dificulta las interpretaciones contables sobre la
actividad específica de desarrollo del
software.
Finalmente, se recomienda a la compañía la
adopción inmediata de la normativa propuesta para corregir
sus errores de registro e iniciar un proceso de
documentación formal de todas las políticas y
procedimientos sobre las actividades claves del negocio, que al
ser implementados, permitirán también
información contable más fiel y en apego con la
realidad económica de la empresa.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.