Introducción
Una investigación, no sólo se hace
justicia por sus resultados, sino que debe auxiliarse de otras
herramientas para poder comunicar del mejor modo posible los
resultados a los que se ha llegado luego de tanto esfuerzo.
Éste es el caso del, cada vez más extendido, uso de
las presentaciones digitales[1]las que se han
revelado como una vía muy eficaz en situaciones
comunicativas en las que el ponente u orador se enfrenta a un
auditórium amplio y diverso. Este uso extendido de la
tecnología digital anota un nuevo desafío a la
investigación y el desarrollo de la informática: la
capacitación de los usuarios para una mejor y eficaz
explotación de las herramientas digitales que tiene a su
alcance.
En las últimas décadas se han
diseñado diversas aplicaciones de escritorio, que nos dan
la oportunidad de expresar, a través de medios de
presentación de la información (o multimedios),
nuestros resultados acerca de una investigación en
particular, por ejemplo: Microsoft PowerPoint®, Macromedia
Flash, OpenOffice Impress[2]NeroPhotoShow, Proshow
Producer, etc. El hecho comunicativo es el resultado de la
interacción de diversos lenguajes, cuya correcta
codificación es cada vez más importante en un mundo
saturado de imágenes, sonidos y estímulos que
inundan la mente de los seres humanos. Estos softwares permiten
la implementación de múltiples códigos de
comunicación (imagen, sonido, movimiento, etc.), de modo
que el éxito de una presentación pública en
nuestros tiempos puede tener un sólido apoyo en las
habilidades del orador o emisor en el uso correcto y oportuno de
las herramientas digitales mencionadas. Si bien podemos hablar de
los multimedios como apoyo, podemos hablar también de
ellos como mecanismos de compensación de las deficiencias
del orador y como herramienta de auxilio al momento de realizar
una exposición, permitiéndole manifestar de forma
clara, precisa y ambientada, cada idea.
Materiales y
Métodos
En la actualidad existe una multiplicidad de
diseños para una presentación digital. Este amplio
inventario de composiciones nos da un espectro de posibilidades
muy variado, el cual es fácilmente adaptable a las
disertaciones que se pretenden ambientar. La composición
correcta, o sea, la ambientación correcta,
permitiría a los receptores visualizar los conceptos a la
vez que los escuchan. Pero en la realidad las presentaciones
empleadas no son siempre factibles. El objetivo de este
artículo será: divulgar los errores que se cometen
al llevar a cabo este tipo de diseño; y ofrecer al lector
una serie de pautas para la reflexión sobre maneras
óptimas para la exposición en presentaciones
digitales de los resultados de un modo interesante y
personalizado, utilizando cualquiera de las
herramientas.
Fueron creados 8 grupos que abarcan los ámbitos
que sirven de asiento al diseño de presentaciones
digitales: la herramienta utilizada habitualmente, la cantidad de
diapositivas en las presentaciones, la composición
gráfica de los fondos, el formato del texto a mostrar, las
inserciones del tipo gráfico y tabular, además de
efectos y animaciones y la importancia que deriva su
utilización. Fue aplicada una encuesta a un grupo de
personas que de una forma u otra habían utilizado este
tipo de presentaciones.
Resultados y
Discusión
De la muestra escogida, el 57,7% correspondió con
profesores, el 30,8% a estudiantes y el 11,5% restante se
dedicaban a otras tareas. Del total, el 53,8% había
diseñado en algún momento presentaciones de al
menos 30 diapositivas, lo que indica que la cantidad de
diapositivas es considerada un obstáculo al momento del
diseño de las presentaciones digitales. Como era
lógico, los tipos de aplicaciones utilizadas para este
tipo de presentación fueron escasas, sólo dos
puntuaron en el análisis de los datos y éstas
fueron: Microsoft Office PowerPoint® con un 84,6% de
utilización, y en segundo lugar, el OpenOffice Impress, de
código libre, con el 19,2% restante.
El 65,4% aplica el mismo diseño de fondo para
todas y cada una de las diapositivas de la presentación,
lo cual es índice de una subexplotación de las
innumerables potencialidades gráficas de ambas
aplicaciones. Para la configuración gráfica del
fondo de las presentaciones: ni rojo, ni marrón, ni
naranja, ni violeta puntuaron como colores de fondo sólido
para las diapositivas. Mientras que sólo el azul, con un
69,2% y el blanco con un 50% se sitúan por encima de la
media porcentual del uso de los colores, azul, amarillo, verde,
blanco y negro; lo que muestra un desconocimiento de las
propiedades de los colores y una sugestión por lo que se
aconseja como estándares de diseño de
presentaciones digitales, que no hace más que poner
barreras a la imaginación y el sentido común del
usuario directo de la aplicación. Siguiendo los resultados
consiguientes, el 23,1% de la muestra incorpora imágenes a
los fondos. Este bajo valor de preferencia muestra un tremendo
arraigo al concepto que plantea que: las imágenes
más que ambientar la presentación, desvían
la atención del receptor, lo cual no es del todo falso,
pero cabría analizar otros elementos como la
relación de la imagen con el contenido global de la
exposición o su mero carácter
decorativo.
En cuanto al color del texto a agregar como
título o texto normal, sólo tres colores
sobrepasaron la media porcentual: el negro con un 76,9%, el
blanco con un 38,5% y el azul con un 30,8% de preferencia. Este
es un factor primordial a la hora de insertar texto en la
presentación, ya que se debe tener en cuenta además
del color, el tamaño del texto y el interlineado, debido a
que este objeto debe ser percibido por todos los asistentes a la
presentación. Sólo el 38,5% agrega efectos de
negrita, cursiva y subrayado al formato de los títulos, a
la par que un 11,5% los agrega al texto normal de las
diapositivas. El efecto WordArt, tan atrayente y socorrido a la
hora de diseñar un título, es sólo utilizado
por el 33,3%, y lógicamente sólo un 6,7% lo utiliza
en el texto normal.
En el campo de las animaciones hay quienes prefieren
elementos estáticos durante su presentación
(65,4%), o que no agregan estos efectos por no perder tiempo
durante el diseño (42,5%), ignorando que ciertamente no
perderá tiempo, pero que si no es capaz de expresar sus
ideas claramente y de forma precisa y organizada, perderá
la atención del público que le escucha y de esta
forma, decaerá la atención y el interés del
auditorio en la exposición, la que no sería ya un
elemento didáctico a la hora de exponer un trabajo sino
solamente una ayuda gráfica que apoya los
enunciados.
Puede que la falta de experiencia y conocimiento de la
herramienta utilizada para este tipo de diseño, sea quien
haya influido en que sólo el 15,4% incorpora sonidos, y
que el 14,6% inserta imágenes simbólicas o
decorativas a las presentaciones digitales. La multimedia es la
base en la que deben ser diseñadas todas las
presentaciones digitales, es la forma de presentar
información empleando una combinación de texto,
sonido, imágenes, animación y vídeo que, en
su conjunto, ocupan a dos de los cinco sentidos humanos que
intervienen en la cognición en los procesos de
atención, percepción, memoria, razonamiento e
imaginación: el oído y la visión.
La inserción de otros elementos visuales,
dígase los gráficos propiamente dichos
(gráficos de pastel, de barras, histogramas de frecuencia,
etc.) y las tablas, está más o menos balanceada, ya
sea por la comodidad del usuario o por la complejidad en
crearlos, de esta manera, un 84,6% inserta gráficos y
tablas creadas por el individuo mismo, en correspondencia con un
38,5% que copia y pega estos elementos.
Durante la encuesta surgió una gran variedad de
valores objetivos atribuidos a estas aplicaciones, algunos de
ellos son: facilitan el trabajo de la enseñanza; valen
como guía de exposición; se utilizan como material
didáctico muy útil; son un instrumento que
posibilita el aprendizaje; tienen varias opciones que pueden ser
utilizadas para ambientar la exposición; son buenos para
expresar las ideas; sirven para mostrar los conceptos de manera
sintetizada; sirven como material de apoyo durante la
enseñanza y son medio auxiliar en ejercicios
académicos o sesiones de trabajo; entre otras. Pueden
agregarse muchas más, ya que es un tema que varía
de acuerdo al uso que se le dé a este tipo de
presentación. Lo que debe quedar bien claro es que, sin
duda alguna, este tipo de presentación nos auxilia en
situaciones en que las palabras no son suficientes para
enseñar, ofrecer nuestra opinión acerca de algo o
simplemente, hacernos creíbles.
Un buen diseño sería aquel que utilizara,
sin límites, la cantidad de diapositivas que se necesiten,
de acuerdo al tiempo impuesto para la presentación. Si el
tiempo es como máximo, de 15 minutos, una
presentación compuesta por 10 diapositivas, incluida la
del título, serían suficientes para abarcar esa
cantidad de tiempo; si por el contario, el tiempo de
exposición del contenido es mucho mayor, pues no se debe
limitar la cantidad de diapositivas, ya que el esfuerzo para
mostrarlas puede ser nulo, o en cualquier caso, mucho menor que
el que invertimos para diseñarlas con el objetivo de
mostrar ideas.
En adición, una presentación que muestre
monótonamente la misma composición gráfica
de fondo (ya sea color sólido, degradado o una imagen a
todo color o en variaciones de color) constituye una barrera
física que obstaculiza el proceso de atención,
asimismo contribuye a la distracción del observador, es
por ello que se debe variar el fondo en diapositivas en las que
se muestren algún contenido que deba fijarse en la memoria
de los que acuden a la presentación, algo que les recuerde
el contenido que ambienta; o que simplemente se varíe el
fondo para que el auditórium se sienta atraído por
la presentación. Además, la correcta
elección del color de fondo o del tinte degradado de una
imagen vale de mucho también en estos casos, para ello se
debe conocer el impacto sicológico de cada color, de esta
manera el azul y el verde, generan tranquilidad y facilitan la
atención, el rojo y amarillo contribuyen a la indisciplina
o agitación que se utilizarán con mucho cuidado,
cuando se desea crear un debate entre el público, el
blanco, disminuye los niveles de atención, el naranja
aumenta la ansiedad y el negro la sensación de
distanciamiento o de intimidación.
Utilizar las imágenes estándar conocidas
por todos o que vienen por defecto en la aplicación, no
sólo contribuye a la disminución del
interés, sino que produce la pérdida de
expectativas en el circuito de la comunicación. No causa
buena impresión y suele provocar una reacción
desfavorable. Los recursos que existen en la web son capaces de
ayudarnos y siempre están a nuestra disposición.
Asimismo emplear las plantillas de presentación que
aparecen por defecto en las aplicaciones ayudará a que la
disertación sea igualada a la de todos los demás.
Una plantilla personal o personalizada dice bastante más,
y si se adapta bien a las características de lo que
queremos contar, mejora la eficacia del proceso
cognitivo.
Además, deben ser incluidos, en cada diapositiva,
sólo los puntos principales del tema a presentar, pues una
diapositiva con demasiado texto, sin un interlineado y un
tamaño de fuente propicios a la lectura, constituye
también una barrera física que abre las puertas a
la falta de atención, ya que sólo se pueden
distinguir líneas acumuladas en lugar de texto, lo que
crea una interferencia en la comunicación, al conspirar
contra la capacidad de entendimiento del público frente a
lo que se le muestra. Por otra parte si se va a incluir todo lo
que vamos a decir verbalmente en las diapositivas, es mejor
decirlo a viva voz o entregarlo por escrito a los que acuden a
nuestra presentación. Por estas razones nunca debe
sobrecargarse la diapositiva con demasiado texto, la diapositiva
sólo debe servir de apoyo visual.
Los datos tabulados deben ser expuestos con suma
precaución, ya que una tabla de más de 6 columnas
por 8 filas, que muestren datos de tipo texto y numérico a
un tamaño de fuente prudente, ya no se aprecian por toda
la audiencia, sería de muy difícil
percepción la tabla en su conjunto; una tabla con
éstas características sólo ayudará al
desinterés del público que no se siente capaz de
distinguir lo que se muestra.
La utilización de los gráficos puede ser
una vía de fértil explotación, que tome en
alguna medida, el lugar del texto durante una exposición,
ya que los recuerdos textuales son menos claros y detallados que
las percepciones visuales, a veces una imagen memorizada es
completa en cada detalle y nos ayuda a razonar y entender un
significado. Estos gráficos deben referirse al tema que
manejan, deben además ilustrar un punto en concreto y no
todo un concepto, ya que entonces se estaría creando un
dibujo animado y, por último, estos gráficos deben
ser lo suficientemente grandes para verlos con claridad. En este
punto, es también conveniente recordar el uso correcto de
los colores.
Paralelamente a los gráficos, debe también
hacerse uso de las animaciones, los efectos de sonido y de
transición entre diapositivas. Un gráfico de barras
animado, donde las barras vayan aumentando de tamaño,
indicando que creció, por ejemplo, el número de
consumidores del explorador web Opera, en comparación a
otros tiempos, nos da la idea de que realmente, y no sólo
viendo los datos de la investigación, la cantidad de
personas que utilizan este programa ha aumentado, es percibido
por el auditórium mismo, mediante el crecimiento animado
de la barra, no se dejan llevar sólo por el significado
numérico de una cifra. Debemos tener en cuenta la rapidez
de la animación: animaciones rápidas, para mostrar
resultados, animaciones intermedias, para mostrar conceptos, y
animaciones lentas para mostrar características
enumeradas. Así también, el cambio entre
diapositivas o transición, debe escogerse y no siempre ser
el mismo durante una presentación, ya que se pierde la
atención del auditórium. Una transición
drástica, resuelta, y a la vez atrayente, es conveniente a
la hora de convencer al público de que realmente la idea
que exponemos se basa en hechos inexcusables.
El sonido, es un efecto que estimula al oído, que
en adición al sentido visual, que hasta aquí se ha
enseñado a conquistar, son los que en primer lugar
aseguran una correcta atención, característica que
se debe utilizar al máximo de sus posibilidades sin abusar
de los sonidos hasta el punto de que sean
perturbadores.
Otra barrera física, que puede ser calibrada es,
por ejemplo, que la presentación se vaya a efectuar en un
local muy grande, y que sólo se dispone para exponer del
monitor de un ordenador. En este dispositivo, en su tamaño
estándar de 14 pulgadas, sólo se
distinguirán claramente textos y gráficos (a un
tamaño de fuente cómodo para la lectura) a no
más de aproximadamente 3 metros de distancia. Para un
local de más de 3 metros de profundidad, se necesita o un
monitor de mayor tamaño o un amplificador de
imágenes. El sonido, que es otra variable a tener en
cuenta durante una presentación digital, debe estar
garantizado por un amplificador de sonido, o micrófono,
para el ponente, en casos de locales de mayor tamaño, y
bocinas digitales acopladas al ordenador para los sonidos
insertados en la presentación.
Al igual que las maneras de hacer, existen infinidad de
usos reales de estas herramientas, hay quienes la utilizan para
leer lo que en ellas se muestra y, si el ponente se limita a leer
lo que puede verse, pues puede limitarse a pasar las diapositivas
preguntando solamente "¿puedo pasar a la siguiente?" En
casos como estos o sobra el orador, o sobra la
presentación.
Conclusión
Según estudios realizados por William Glasser,
destacado psiquiatra norteamericano "aprendemos el 10% de lo que
leemos, el 20% de lo que oímos, el 30% de lo que vemos, el
50% de lo que vemos y oímos al unísono, el 70% de
lo que discutimos con otras personas, el 80% de lo que intentamos
aprender y el 95% de lo que enseñamos a otras
personas"[3]. Si esta teoría es correcta,
tener la posibilidad de acompañar cualquier
exposición oral de materiales digitales de apoyo
confeccionados pensando en la respuesta positiva del que escucha
y no hacerlo, es desperdiciar entre un 30% y un 40%
aproximadamente de la atención posible de nuestros
interlocutores. Es muy importante para el ponente ganar la
atención de la audiencia, ya que la atención y la
retentiva, como hemos venido diciendo, son dos indicadores del
aprendizaje estrechamente relacionados entre sí. Perder de
vista esta relación produce una deficiente
trasmisión de conocimientos y, por tanto, no se logra la
comunicación eficiente de los resultados de la
investigación.
Hoy los retos para los profesionales, estudiantes y
demás personas que utilizan las presentaciones digitales
están en conocer y explotar las funciones y facilidades
que brindan estas aplicaciones, defendiendo, desde su
posición de creador-conocedor, las estrategias de
diseño que hayan utilizado. A quienes imparten
conocimiento, debaten un tema en particular, o presentan
información, no puede olvidárseles sus innegables
aportes al desarrollo mismo del diseño digital, y quienes
protagonizan el acto de comunicar no deben perder de vista que
ellos son parte de un sistema. Ponentes y presentaciones
digitales viajarán unidos, para beneficio de ambos y, el
uno, sirviendo a la otra, para generar espacios de una
comunicación diferente.
Bibliografía
1. Microsoft Encarta 2009. Cognición.
2009. Disponible en: Microsoft Student con Encarta Premium 2009
DVD.
2. Programas-gratis.net. Presentaciones
Multimedia. 2008. Disponible en:
http://www.programas-gratis.net/descargar-bajar/presentaciones-multimedia
3. SlideShare Inc. ¿Qué es una
presentación digital? 2009. Disponible en:
http://www.slideshare.net/
4. WebUsable. El significado de los colores.
2009. Disponible en:
http://webusable.com/coloursMean.htm
Autor:
Hanssel Vidal Pelaez
[1] Producto multimedia resultado de un
programa de cómputo especializado y dedicado a la
creación y visualización de diapositivas
digitales.
[2] Del paquete de programas OpenOffice.org
(software libre).
[3] Glasserin, W. Seven Ways of Knowing.
Philadelphia: Editorial Reviews; 2005. pp 530.