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Procedimiento para la gestión de inventario

Enviado por Yanexi Reguera



  1. Resumen del trabajo
  2. Introducción
  3. Desarrollo
  4. Conclusiones
  5. Bibliografía

Resumen del trabajo

El presente trabajo se titula "Procedimiento para la gestión de inventario".El desarrollo del mismo estuvo originado por los numerosos cambios que sufre la economía cubana, de lo cual se ha derivado la búsqueda y posterior utilización de políticas óptimas de inventarios para reducir los costos asociados a esta actividad. Este artículo puede utilizarse para ampliar los conocimientos del personal involucrado en la administración de los inventarios y convertirse en una vía para ayudar, guiar y posteriormente automatizar las decisiones sobre políticas de inventarios que no se encuentre o se ajusten a las condiciones concretas que actualmente se emplean.

El trabajo tiene como objetivo específico delinear el procedimiento metodológico para la gestión de inventario, mejorando y complementando el proceso de toma de decisiones en la empresa. El mismo sintetiza la secuencia a seguir para su aplicación. Se expone como realizar el análisis de la demanda de los productos seleccionados y la proyección de la misma según los diferentes métodos de pronósticos existentes, la explicación de como realizar los cálculos de los costos asociados a los modelos matemáticos de Período Fijo de Reorden y Cantidad Fija de Reorden, así como los pasos a tener en cuenta para seleccionar cual utilizar según las particularidades de cada uno aplicables a la entidad donde se proceda a utilizar dicho procedimiento.

Palabras claves

Gestión de inventario

Costos de inventario

Modelos matemáticos

Introducción

Algunos empresarios se dejan llevar por un único criterio, que en ocasiones funciona perfectamente, pero en otras nos lleva a cometer costosos errores; las personas que llevan tiempo manejando empresas saben que la realidad tiene diferentes matices de gris, por lo que en este escrito no se pretende dar la última palabra de nada, ya que esta no existe, lo que se busca es brindar instrumentos que aunados a su buen juicio le permitan tomar mejores decisiones, recalcando que un instrumento es útil dependiendo de la mano que lo maneja y que la toma de decisiones es aún la responsabilidad gerencial más importante. Sin embargo, a medida que logremos conocer y manejar un mayor número de instrumentos la probabilidad de éxito en nuestras empresas se incrementa, ya que la suerte esta del lado de la mente mejor preparada.

Establecer una correcta estrategia de gestión de inventario conlleva profundizar en los aspectos que conforman la teoría de inventario, puesto que brinda las bases metodológicas necesarias para cualquier decisión administrativa.

El presente trabajo tiene como objetivo desarrollar un procedimiento que ayude a mejorar y complementar el proceso de toma de decisiones en la empresa.

Desarrollo

El desarrollo del procedimiento requiere de una caracterización de la gestión de aprovisionamiento. Esta caracterización debe contemplar un conjunto de pasos que se describen a continuación:

  • Describir el proceso de gestión de inventario de la organización.

  • Identificar los principales factores que inciden en la gestión de inventario.

  • Especificar las necesidades de información con el objetivo de desarrollar el procedimiento que se propone.

El esquema del procedimiento general para la gestión de inventarios se muestra en la figura 1.

Figura 1. Procedimiento para la gestión de inventario

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El análisis de demanda implica el estudio de los siguientes aspectos:

  • 1. Establecer el nivel de dependencia (Demanda dependiente ó Demanda Independiente): Se considera demanda independiente a aquella que se ve influenciada directamente por las condiciones del mercado y por tanto es independiente a la demanda de cualquier otro artículo. Por lo general aquí se agrupan los productos terminados y los aprovisionamientos. Por el contrario se consideran demanda dependiente a aquella que depende de la demanda de otro artículo, se relaciona con la demanda de partes o piezas de ensamble, así como de productos en proceso por lo que la misma es generada mediante un programa de producción o venta. Los artículos se gestionan mediante filosofías de requerimientos, entre las que se destacan las técnicas de simulación.

  • 2. Determinar el grado de conocimiento de la demanda (Determinística ó Aleatoria): Se dice que la demanda es determinista cuando se conoce exactamente la cantidad y el momento en que va a ser necesitado y la demanda es aleatoria cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser necesitados los artículos.

  • 3. Estimación de la demanda en caso de que sea considerada aleatoria.

A continuación se explicará como proceder para pronosticar la demanda del producto.

Proyección de la demanda.

Los pronósticos que llevan a las decisiones sobre inventarios deben satisfacer los mismos requisitos que los pronósticos para la programación a corto plazo: deben tener un alto nivel de exactitud y ser específico para cada producto individual. En el caso de las decisiones de inventarios y programación, por la gran cantidad de artículos que normalmente se involucran, también será necesario hacer un gran número de pronósticos. Por ello con frecuencia se utilizan sistemas computarizados de pronósticos para este tipo de decisiones. (Schroeder, 1995)

Se propone en esta etapa seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Realizar el pronóstico de demanda utilizando los siguientes métodos de pronósticos:

  • Promedio simple:

Esta técnica es utilizada sobre todo cuando la capacidad de almacenamiento y tratamiento de datos por parte de las empresas es limitado. Según esta técnica, la previsión para un determinado período se obtiene calculando la media aritmética de todo el tiempo transcurrido hasta dicho período desde el principio del año en curso. (Álvarez, 2001)

  • Media móvil:

La media móvil consiste en realizar una previsión considerando en cada período temporal la media de un cierto número de periodos previos. Dicho período puede ser más o menos reducido según se quiere dar preferencia al corto o al largo plazo en la estimación. Para demandas estables la media móvil de periodo de recurrencia anual, mientras que para demandas variables o con un cierto componente estacional pueden utilizarse períodos de recurrencia menores. (Álvarez, 2001)

  • Media móvil ponderada:

Esta técnica es similar al de la media móvil, pero afectando a los valores que conforman dicha media de un cierto factor de ponderación, generalmente de forma que se da más peso en el cálculo de la media a los valores más recientes y menos peso a los más antiguos. La suma de los pesos a lo largo del período de recurrencia debe ser igual a la unidad. La media móvil ponderada sería igual a la media móvil si todos los pesos fueran idénticos e iguales a la unidad dividida por el número de períodos de recurrencia. (Álvarez, 2001)

  • Alisamiento exponencial:

Este método es la generalización del método de la media móvil ponderada, pero utilizando una escala de pesos exponencial en lugar de una escala arbitraria como en el caso anterior.

Para la selección de los modelos de pronósticos, cuando se prueban modelos diferentes, con frecuencia el modelo que mejor se ajusta a los datos históricos (el de menor margen de error) es el mejor modelo de predicción, por lo que se hace necesario que se mezclen los modelos cualitativos y cuantitativos a la hora de tomar la decisión final. (Álvarez, 2001)

Paso 2: Seleccionar a partir de los métodos propuestos el mejor método de pronóstico basado en el criterio del menor error de previsión.

Paso 3: Utilizar para la estimación del error de previsión la desviación absoluta promedio (Mean Absolute Desviation) (MAD), la cual se define matemáticamente como sigue:

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La expresión anterior es el error promedio observado, entre todos los períodos pasados de pronósticos.

Cuando se utiliza el método de alisamiento exponencial, es común calcular la desviación absoluta promedio suavizada, que se define como sigue:

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Para definir el modelo para establecer la política óptima de inventarios se debe proceder de la siguiente forma:

  • 1. Identificar las posibles situaciones que pudieran presentarse en relación a la cantidad de productos que son ofertados. En este caso se definen dos situaciones:

  • Uno o varios proveedores que ofertan varios productos.

  • Uno o varios proveedores que ofertan un tipo de producto.

2. Definir el modelo teniendo en cuenta además los elementos determinados en las etapas anteriores, esto es:

  • Comportamiento de la demanda y nivel de dependencia.

  • Magnitud de la demanda.

En caso de que el proveedor seleccionado oferte varios productos se propone utilizar el modelo de Período Fijo de Reorden (Sistema de Revisión Periódica).

Para determinar el período de revisión común para todos los productos se propone calcular el período de revisión entre órdenes para cada producto por separado y tomar el menor, como período de revisión para todos los productos por proveedor. De esta forma se garantiza, que no se produzcan rupturas de stocks en ninguno de los productos antes de efectuar la próxima revisión; el resto de las variables del sistema para cada producto se determina en función de dicho tiempo. La cantidad a pedir en este caso se distribuye por proveedor. En caso de que el proveedor oferte un solo producto se propone utilizar el modelo de Cantidad Fija de Reorden porque en este caso pueden existir uno a varios proveedores, por lo tanto se debe definir para cada producto una política de inventario.

Para desarrollar los modelos matemáticos previamente se determinan algunas magnitudes tales como la demanda, período de planificación, costo de almacenamiento, de agotamiento, de pedido, nivel de servicio[1]entre otros. Los costos asociados a la gestión de inventario constituyen una información esencial para el establecimiento de las mejores políticas de inventario. Por su importancia en esta etapa se detalla como se debe proceder para el cálculo de los mismos.

  • Cálculo del costo de almacenamiento.

Para efectuar el cálculo del costo de almacenamiento se debe tener en cuenta los costos más significativos asociados al almacenamiento. En este caso son los siguientes:

Calculo del costo de Salario:

Para calcular el costo por concepto de salario se propone determinar el peso ponderado de cada producto con respecto al total de productos analizados y el índice de referencia según tiempo en el almacén, a estos se les aplica el gasto de salario del personal del almacén, obteniéndose el costo por salario.

Se calcula:

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Cálculo del costo por depreciación del almacén:

Para calcular el costo por concepto de depreciación se propone aplicar al gasto total de depreciación del almacén el peso ponderado del producto y el índice de referencia según el tiempo en el almacén ya calculado anteriormente, obteniéndose el costo por depreciación.

Se calcula:

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Cálculo del costo de mantenimiento:

Para el cálculo del costo por concepto de mantenimiento se debe tener en cuenta el gasto de los productos que se utilizan para esta función así como el gasto de salario del personal vinculado al mantenimiento para el año analizado. A este gasto se le aplica el peso ponderado del producto y el índice de referencia según tiempo de almacenamiento obteniéndose el costo por concepto de mantenimiento para el mismo.

Se calcula:

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Cálculo del costo de energía:

Para el cálculo del costo por concepto de energía se propone clasificar los productos en cuanto a su requerimiento energético. Se debe tener en cuenta el consumo de cada equipo, la cantidad de horas que funcionan al día y el costo del Kw/h para el año analizado. Al gasto calculado se le aplica el peso ponderado de los productos con respecto al total y el índice de referencia según tiempo en el almacén, obteniéndose el costo por concepto de energía por producto.

Se calcula:

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Cálculo del costo de reaprovisionamiento.

Para el cálculo del costo de reaprovisionamiento debe tenerse en cuenta que este es un costo fijo independientemente del tamaño del lote. Se debe incluir en el cálculo todos los gastos asociados a este concepto. En este caso son:

  • Costo por concepto de salario del personal encargado de realizar los pedidos.

  • Costo por concepto de servicios telefónicos para gestionar pedidos.

  • Costo por concepto de salario del personal encargado de realizar las compras.

Para el cálculo del costo por concepto de salario del personal encargado de realizar los pedidos se propone aplicar al gasto de salario de dicho personal el por ciento del gasto de salario que se utiliza en realizar gestiones de compra en el período analizado, el por ciento que representa el almacén analizado del resto en caso de que existan y el número de pedidos que se realizan en el período.

Se calcula:

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Para el cálculo del costo por concepto de servicios telefónicos en función de gestionar los pedidos se propone aplicar al gasto por este servicio el por ciento que representa el almacén analizado del resto en caso de que existan, el número de pedidos que se realizan en el período y el por ciento del gasto telefónico que se dedica a gestionar las compras.

Se calcula:

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Para el cálculo del costo por concepto de salario del personal encargado de realizar las compras se debe tener en cuenta el por ciento que representa el almacén analizado con respecto al resto y el número de pedidos.

Se calcula:

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Cálculo del costo por agotamiento, déficit ó ruptura.

La determinación del costo de agotamiento depende del tipo de producto y de la utilización del mismo. El agotamiento de un producto puede afectar un servicio o la producción de un bien, por lo tanto para medir el mismo deben analizarse los efectos negativos que pudiera traer no disponer del producto o el servicio para cada caso en particular.

Para la selección de los productos es necesario determinar cuales son los productos que requieren de una política de inventario teniendo en cuenta sobre todo los productos que tengan una lenta rotación ya que pueden existir productos para los cuales se requiera un análisis menos complejo, el cual se puede lograr según el criterio de los especialistas de la organización.

Posterior a toda la secuencia antes planteada se procede al desarrollo del modelo de Inventario:

Modelo de período fijo de reorden:

El período fijo de reorden se determina por la siguiente expresión matemática:

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En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza cada cierto período óptimo de tiempo (fijo) en el cual se revisa el inventario y se pide la diferencia entre el nivel de inventario óptimo y las existencias en ese momento. El nivel de inventario óptimo se formula matemáticamente de la siguiente forma:

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Modelo cantidad fija de reorden:

El modelo de cantidad fija de reorden se determina por la siguiente expresión matemática:

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En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza cuando el inventario baja al punto de reorden por la cantidad óptima previamente calculada. El punto de reorden se calcula a través de la siguiente expresión matemática:

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Conclusiones

El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta.

En las decisiones administrativas el criterio del experto es insustituible, sin embargo un buen manejo de los instrumentos cuantitativos facilita de manera considerable su labor, con lo que la rentabilidad de la empresa debe mejorar considerablemente.

Bibliografía

  • Finney-Miller. "Curso de Contabilidad Intermedia" Editorial McGraw-Hill.

España, 1996.

  • Horngren C. Introducción a la Contabilidad Financiera. Prentice Hall Inc. New

Jersey, 7° edición, 2000.

  • Álvarez L. Revista "Master Executive en Gestión Logística" ,2001

  • Gutierrez, A. "Gestión de stocks. Optimización de almacenes". Fundación

CCONFEMETAL. Barcelona, 1998.

  • Hdez, S. García L. Mtnez, F. San José, N. "Gestión de stocks. Modelos de optimización y software" Editorial Universidad de Valladolid, 1999.

  • Roux Michel, " Manual de Logística para la Gestión de Almacén", editorial Gestión 2000, SA, Barcelona 2003.

  • Álvarez-Buylla Valle, M. "Modelos económico- matemáticos II" tomo 2. Ciudad de la Habana, 1987.

  • Domínguez, M. "Dirección de Operaciones. Aspectos estratégicos en la producción y los servicios" Editorial McGraw-Hill. España, 1994.

 

 

Autor:

Lic. Diana Leisy Morales Manso

Enviado por:

Yanexi Reguera

Villa Clara, 2012

[1] La cantidad de inventario de seguridad está basada en la decisión administrativa sobre el nivel de servicio. El nivel de servicio es la probabilidad de tener un artículo en el almacén cuando se necesite. La administración debe hacer un juicio intuitivo de cual debe ser esta probabilidad. Los niveles de servicio en general varían del 80 al 99%. Esto significa que la posibilidad de quedar sin artículos en el almacén varía entre un 20 y un 1% (Gallagher, 1990)


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