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Elementos y herramientas básicas de administración financiera para Pymes




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    INTRODUCCIÓN

    El presente texto, sobre métodos y herramientas
    básicas de administración financiera para Pymes,
    persigue también unos básicos objetivos, pero antes
    de ser estos presentados, es pertinente aclarar algunos
    aspectos.

    Las Pymes representan el mayor número de empresas
    en el Sistema Económico Mixto de Mercado, en la realidad
    chilena, por ejemplo, según estadísticas (CORFO),
    existen aproximadamente 1.297 empresas medianas, 10.665 empresas
    pequeñas y 26.590 microempresas.

    En clasificación, según tamaño, el
    rango varía para distintos Países o Comunidades. La
    Comunidad Europea las clasifica, en un rango de hasta 250
    trabajadores y una facturación anual menor a 27 millones
    de Euros (en pesos, $16.740 millones, aprox.). En Chile, el
    número de trabajadores está en el rango de 15 y
    150, y el volumen de facturación anual menor a 1.600
    millones de $, (CORFO).

    La brecha presentada, entre estas dos, clasificaciones
    muestra la diferencia de realidad, como de
    desafío.

    En la realidad chilena, independiente de su estructura
    jurídica, – Individuales, de Responsabilidad Limitada o
    Sociedades Anónimas Cerradas -, generalmente son
    administradas, por sus dueños y dependiendo del rubro o
    actividad económica, a que se dedica, estos saben
    más, de su rubro, que de administración.

    Una Pyme, por ser una empresa y como tal, ES un sistema
    Vivo y Viable, tiene la responsabilidad de desarrollarse y
    perdurar, en el tiempo, con todo lo que esto implica y conlleva,
    tanto en sus objetivos y estrategias, de negocio propiamente tal,
    como en su rol social.

    Considerando entonces, que la generalidad de los
    Administradores de las Pymes, no conocen o no han tenido la
    oportunidad de estudiar la Ciencia de la Administración
    Financiera, pues están dedicados a su negocio, que se
    enfrenta a un entorno "hostil y cambiante",- aparentemente
    difícil de prever-, se presentan en este Libro, algunos
    conceptos, temas y herramientas, que son básicos para la
    comprensión y el uso de la gestión financiera,
    dentro de la estrategia global, de gestión, de una
    Pyme.

    La estructura, como que se presentan los tópicos
    a abordar es la siguiente:

    I. Generalidades sobre la Administración
    Financiera.

    • Se delimitan, sus
    funciones y alcances.

    II. Administración y Contabilidad General
    Básica.

    • Se presenta el uso,
    la mecánica y lo que se puede esperar de la
    información contable.

    III. Contabilidad de Costos.

    • Se presenta el uso,
    la mecánica y la utilidad que puede entregar el costeo.
    IV. Análisis de Estados Financieros.

    • Se presenta la
    metodología básica, para interpretar los Balances
    Generales y los

    Estados de Resultado.

    V. Índices Financieros

    • Se presenta una
    herramienta que permite relacionar todos los componentes, de los
    Estados Financieros, de una empresa.

    VI. Flujo de Caja.

    • Se presenta la
    metodología básica para la confección de los
    "Flujos de Caja", su utilidad y alcance.

    VII. Presupuesto

    • Que presenta la
    metodología básica para la confección de
    esta herramienta de planificación global, en una
    empresa.

    VIII. Punto de Equilibrio. (Costo – volumen
    – utilidad)

    • Donde se presenta la
    metodología básica y la utilidad, de esta
    herramienta de planificación, en la determinación,
    de los volúmenes de Venta esperados.

    IX. Matemáticas Financieras

    • Donde se exponen, los
    conceptos y usos más frecuentes, de las matemáticas
    aplicadas a las finanzas y la utilización del
    cálculo de intereses.

    X. Costo de Capital.

    • Se presenta
    aquí, la mecánica básica de cálculo,
    de un Índice, que determina la rentabilidad mínima
    esperada, de un negocio o proyecto y su utilidad.

    XI. Evaluación de Inversiones.

    • Se presentan las
    herramientas básicas, que permiten determinar la
    viabilidad de, un negocio o proyecto, desde el punto de vista
    financiero

    XII. Conclusiones Generales.

    • Que engloba los conceptos y
    herramientas presentados, en los distintos capítulos y su
    utilización.

    Volviendo a los objetivos, que este texto persigue y que
    aún no se han enunciados y considerando, el
    preámbulo realizado, con lo expuesto, estos son muy
    simples: "Hacer ver al Administrador de una Pyme" que:

    a) Existen técnicas financieras, que
    pueden ayudar a tomar decisiones que minimicen el riesgo, en los
    negocios.

    b) Las herramientas a presentar, permiten
    mejorar la gestión de su empresa, si se saben
    utilizar.

    c) Se le puede, exigir a los colaboradores,
    que realizan actividades relacionadas, con las
    finanzas.

    d) En su conjunto, las herramientas presentadas,
    conforman un todo básico, para complementar la
    planificación, de la gestión, de una Pyme, negocio
    o proyecto. Aplicable, a cualquier tamaño, de una
    Pyme.

    e) Por último, es pertinente decir,
    que cada herramienta presentada, son explicadas, en mayor detalle
    y profundidad, en textos especializados de: Contabilidad General,
    o de Costos, Administración Financiera, Presupuestos,
    Evaluación de Proyectos y, de Matemáticas
    Financieras.

    Aquí, se ha tratado, de simplificar
    y conjugar, las distintas técnicas y exponerlas, como el
    autor, las ha utilizado, en su experiencia práctica y en
    los problemas, que le ha tocado, atestiguar, como
    resolver.

    El Autor.

    CAPÍTULO I

    GENERALIDADES
    SOBRE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

    Quizás, una forma simple de exponer los
    objetivos, funciones y herramientas, que componen la llamada
    "Ciencia de la Administración Financiera", es
    remitiéndose a la estructura, básica, de un Balance
    General y del Estado de Resultados.

    ESTRUCTURA básica del BALANCE GENERAL:

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    Cuadro I.-1

    ESTRUCTURA, Básica, del ESTADO DE
    RESULTADOS:

    (Cuadro I.2.-)

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    Los conceptos, de cada partida componente, de los
    Activos, Pasivos, Patrimonio y Estado de Resultados, están
    explicados, en detalle, en el Capítulo referido, a la
    Contabilidad Básica, así como el significado, de
    los Estados Financieros, en el Capítulo
    respectivo.

    Los objetivos y funciones, de la Administración
    Financiera, siempre estarán supeditados, a los objetivos y
    estrategias generales de la empresa, pues ésta, como un
    todo conjuga objetivos de Mercadotecnia, de Finanzas, de Recursos
    Humanos y de Producción e Información, dicho, en
    términos clásicos.

    Pero las Finanzas, es la función, que debe velar,
    por hacer óptima la combinación de los Activos,
    Pasivos y Patrimonio de la empresa, así como
    también del análisis de los componentes del Estado
    de Resultados.

    Remitiéndonos entonces al Balance
    General y al Estado de Resultados, se puede decir,
    que:

    a) La relación, entre las estructuras, del Activo
    Circulante y el Pasivo Circulante, es decir, entre los Activos de
    rápida liquidez y las obligaciones a cubrir, en el plazo
    de un año, dan origen a lo que en finanzas se llama
    Administración del Capital de Trabajo, que busca encontrar
    la mejor combinación, entre los Activos Circulantes y la
    estructura del financiamiento de estos, que está
    representado, generalmente, por los Pasivos
    Circulantes.

    Por lo tanto, debe conocer las fuentes de
    financiamiento, de corto y mediano plazo, que es conocido, como
    Mercado Monetario y está compuesto, por los Bancos e
    Instituciones Financieras, Instituciones de Crédito e
    Instituciones Gubernamentales de Fomento e Inversionistas
    privados, etc. El conocimiento incluye, entre otros factores,
    conocer plazos, requisitos, tasas de interés y
    condiciones, etc.

    b) Como el total de Activos, de una empresa, representa
    el total de su inversión, es entonces a este total de
    Activos, al que se le debe obtener Rentabilidad.

    La selección de los Activos Fijos, en
    cuáles invertir y qué composición
    deberían tener estos, los proyectos o negocios a realizar,
    así como su fuente de financiamiento y condiciones,
    corresponden en finanzas a la elaboración del Presupuesto
    de Capital.

    c) La estructura, de los Pasivos tiene una importancia
    relevante, puesto que, son distintos los costos (léase,
    "intereses"), dependiendo de la fuente de financiamiento,
    entonces la estructura debe ser aquella, que minimice el costo de
    financiamiento, por un lado y por otro debe evaluar el grado de
    autonomía de la administración de la
    empresa.

    Esto, porque todas las fuentes de financiamiento son
    "socios", financieramente hablando (acreedores, con mayor o menor
    nivel de ingerencia).

    Además, las obligaciones, con terceros tienen
    prioridad sobre las utilidades, pues los intereses deben pagarse
    antes de pensar, en qué hacer, con las utilidades del
    ejercicio, además de tener prioridad sobre los Activos, de
    una empresa.

    La estructura de financiamiento, entre el uso de Fuentes
    Externas y Patrimonio (fuente interna), determina el llamado
    "Costo de Capital" o rentabilidad mínima exigida a una
    inversión.

    Conjugando lo anterior, "La administración
    financiera, tiene el objetivo y función básica, de
    buscar (financieramente hablando), la mejor combinación de
    fuentes de financiamiento, la selección de la mejor
    inversión en Activos, por su rentabilidad, sin descuidar
    la liquidez, que debe mantener, para hacer frente a alguna
    oportunidad, de negocios, de la empresa".

    Ahora, remitidos al Estado de Resultados, lo antes
    expresado tiene influencia, en los Ingresos de
    Explotación, los Costos de Explotación, la
    Depreciación, los Gastos Financieros, los Impuestos y las
    Utilidades del Ejercicio.

    Pero, como en última instancia, todo se paga o
    recibe en dinero, aunque no se vea (Cuenta Corriente), el Flujo
    de Caja es la herramienta que relaciona Ingresos y Egresos, en el
    tiempo, con la finalidad de hacer compatible el objetivo, de un
    negocio o proyecto, con los compromisos a cumplir.

    CAPÍTULO II

    CONTABILIDAD Y
    ADMINISTRACIÓN

    Introducción.

    Este Capítulo, no tiene la finalidad, de ser un
    curso de Contabilidad. Pero, en la práctica, los
    administradores de las empresas pequeñas y medianas, no le
    dan la importancia, que esta técnica de apoyo a la
    administración tiene.

    Usualmente, las Pymes utilizan los servicios de
    contadores externos, para que les lleven su contabilidad, la cual
    no tiene otra finalidad que cumplir con la normativa legal,
    tributaria y laboral. El contador externo, por su parte, tiene
    variedad de clientes y por economías de trabajo, usan los
    mismos patrones de registro para todos ellos. Sus sistemas
    homogenizan la información que le entregan a los clientes.
    Básicamente se remiten a los Balances Generales de ocho
    columnas y al Estado de Resultados. Esta homogenización,
    además, tiene la falencia de no considerar las
    características y necesidades de información de
    cada cliente, pues cada empresa, por su naturaleza o rubro al que
    se dedica, requiere de información contable
    específica, aún cuando pueden existir patrones
    comunes entre distintas Pymes.

    Además, las cuentas que utilizan en el registro
    de los hechos económicos que ocurren en las empresas, no
    se ajustan a la normativa general, perdiendo éstas
    significado, pues el nombre que les da el contador, no son los
    universalmente utilizadas, lo que impide un análisis por
    los entes externos, por ejemplo, Bancos o Instituciones de
    Crédito u otra Institución, o "personas", con la
    que se pueden realizar negocios. Cuando estos casos se presentan,
    los contadores explican el significado de las cuentas o proceden
    a agregar las cuentas, según las exigencias de las
    instituciones, para hacer comprensible la
    información.

    Por otra parte, los administradores de las Pymes, que
    usualmente son los dueños, creen que la Contabilidad es
    una caja negra y no saben qué utilidad pueden extraer de
    ella. Hasta el lenguaje que ésta utiliza, les parece
    extraño.

    No puede existir un administrador de
    empresa, alguna, que no conozca los términos contables
    básicos y la utilidad a extraer de esta
    técnica.

    Basado en lo anterior, en este Capítulo, se
    tratará de mostrar la finalidad de la Contabilidad y la
    utilidad que se puede extraer, de esta información,
    qué puede entregar y qué ayuda presta, para la toma
    de decisiones en la Empresa.

    Consecuente con esto, el administrador tendrá una
    idea mayor, de qué puede exigir, de su Contador, ya sea
    éste externo o interno, a la Empresa, además de
    tener, una noción de la mecánica utilizada, por la
    técnica contable.

    Para lograr el objetivo, de permitir al
    administrador, entender la utilidad de la contabilidad y de su
    información, se abordarán los siguientes
    tópicos:

    1. Definición de Contabilidad

    2. Ámbitos tradicionales de la
    Contabilidad.

    3. Hechos Económicos, que son registrados, por la
    Contabilidad.

    4. El concepto, de cuenta utilizado, en la
    contabilidad.

    5. El principio, de la partida doble, su
    mecánica, la ecuación del patrimonio y los asientos
    contables.

    6. El Plan de Cuentas.

    7. Estados Financieros

    8. Información anexa, que puede entregar la
    contabilidad general.

    II.1.- Definición Clásica de
    Contabilidad-

    La forma más simple, de definir la
    Contabilidad es diciendo, que: "Es la técnica que permite
    el registro, de los hechos económicos, que ocurren en una
    empresa".

    Esta técnica, se ha desarrollado con el tiempo y
    tiene principios que han permitido universalizar su lenguaje, de
    forma tal, que los informes y formas de registro sean iguales y
    entendibles, para todos, independiente de los países.
    Aún cuando cada uno de estos puede tener sus propias
    normativas legales.

    Por hecho económico se debe entender, toda
    actividad realizada, en una empresa, cuya acción es
    conducente, a la generación de riqueza. Esto en base, a
    que la Capacidad Económica, de una empresa está
    dada, por su capacidad de generar riqueza: se da por entendido,
    que la acción puede ser directa o indirecta y, que el
    concepto de riqueza, en su más amplia acepción no
    significa necesariamente "Una gran utilidad".

    Es probable, que el lector, haya oído más
    el término "Capacidad Financiera, de una empresa", pero
    este concepto sólo está limitado, a la capacidad,
    que tiene la empresa, para hacer frente a sus compromisos (pagar
    sus deudas).

    Aclarando la diferencia, se puede decir por ejemplo: que
    la compra, de una máquina para hacer pan (horno, sobadora,
    etc.), tiene la finalidad, de generar riqueza, es un hecho
    económico relacionado con la Capacidad Económica de
    la empresa, la forma, como se cancelará esta
    adquisición, tiene que ver, con la Capacidad Financiera de
    la empresa.

    Los hechos económicos típicos, que ocurren
    en una empresa, se describirán en el punto tres
    (3).

    Respecto de los principios que tiene la contabilidad,
    sólo se hará mención de cuatro, luego son
    las más relevantes para la finalidad
    perseguida.

    El principio de la moneda, como común
    denominador. Esto significa que los hechos económicos, que
    son registrados, son registrados en su valor monetario, en pesos
    ($), en el caso de Chile.

    El principio de la partida doble, que será
    planteado en el punto cinco (5) y el principio de la materialidad
    o importancia, que se refiere al registro en forma individual de
    los hechos económicos, que tienen significado en cuanto a
    su valor (en $).

    Esto se explica de la siguiente manera, la compra de una
    máquina, tiene un registro específico y detallado
    en la contabilidad, con diferencia al registro , que tiene el
    pago realizado al cartero por la correspondencia recibida, en
    este último caso, el registro es global, por el total
    gastado, sin especificar ninguna correspondencia en
    especial.

    Por último, existe un principio contable que
    dice: "la empresa es distinta de los dueños". Esto quiere
    decir que el aporte de capital de los dueños, es tratado
    como un préstamo, realizado a la empresa, es decir, es una
    obligación que la empresa tiene con los dueños y
    que debe redituar vía la utilidad generada.

    II.2.- Ámbitos de la
    Contabilidad.

    La Contabilidad abarca, en términos
    tradicionales, dos áreas:

    a) La Contabilidad General.

    b) La Contabilidad de Costos.

    a) La Contabilidad General, trata con los hechos
    económicos típicos de una empresa, en
    términos más o menos agregados y, que tiene como
    resultado final, la generación de los Estados Financieros
    anuales, (o por períodos menores de tiempo, según
    las necesidades de las empresas), y con la información
    anexa que puede entregar. Las que se verán en los puntos
    siete (7) y ocho (8). Además, de ser la responsable del
    cumplimiento, de la normativa legal y tributaria, de un
    país. Pues, sus registros son la base para el
    cálculo de los impuestos y el respaldo legal, de los
    hechos económicos, cuando es fidedigna, es decir, cuando
    ha cumplido con la normativa legal, que norma sus
    registros. Es por tanto esta contabilidad general, la que es
    descrita en este Capítulo.

    b) La Contabilidad de Costos, es un subsistema contable
    que se ha desarrollado en las últimas décadas y que
    tiene la finalidad de: "Registrar, determinar y analizar los
    componentes, de los costo incurrido en la elaboración de
    un bien, servicio o de una función
    determinada".

    Se basa en los mismos principios de la
    Contabilidad General.

    En términos generales, se
    describirá en el Capítulo II, dedicado a la
    Contabilidad de Costos.

    II.3.- Hechos Económicos que son
    registrados, por la Contabilidad.

    Los hechos económicos, que registra la
    Contabilidad, ocurren tanto, con su entorno o exterior de la
    empresa, como en su interior.

    Se presentan, a continuación algunos de los
    hechos económicos típicos, que son registrados por
    la Contabilidad y que usualmente ocurren, en cualquier tipo de
    empresa, siendo unos u otros más relevantes, dependiendo,
    de si la empresa es manufacturera, comercializadora o de
    servicio.

    II.3.1.- Hechos Económicos con el exterior o
    entorno de la Empresa.

    1er Ejemplo:

    Compras de:

    – Materias Primas

    – Insumos

    – Existencias (bienes que
    revende)

    – Bienes que utiliza, en su actividad
    (Máquinas, terrenos, vehículos, bienes inmuebles,
    etc.).

    – Servicios (seguros, subcontrataciones,
    etc.).

    – Información

    – Etcétera.

    Ventas de:

    – Existencias.

    – Activos Fijos (bienes, que ya no se
    utilizan en el desarrollo del negocio).

    – Servicios.

    – Etcétera.

    Cumplimiento de la Normativa
    Legal:

    – Pago de Impuestos.

    – Pago de Imposiciones.

    – Pago de Permisos y/o Patentes.

    – Etcétera.

    Obtención de Recursos
    Financieros:

    – Obtención y Pago de
    Créditos.

    – Obtención de Capital y retiro de
    utilidades.

    – Obtención y pago de obligaciones
    con el público.

    Inversiones:

    – Colocaciones y rescate de excedentes de
    caja (Depósitos a plazo, inversiones en Fondos Mutuos,
    Inversiones en otras sociedades, etc.).

    – Obtención y generación de
    proyectos

    – Obtención de bases

    – Gastos por Licitación
    (garantías).

    – Etcétera.

    II.3.2.- Hechos Económicos ocurridos
    en el interior de la Empresa.

    2do. Ejemplo.

    – Pago de Remuneraciones y su
    determinación.

    – Determinación de Depreciaciones
    y/o Amortizaciones y su Asignación.

    – Determinación y asignación
    de bases imponibles, tanto tributarias como laborales.

    – Determinación y asignación de
    provisiones.

    – Determinación o asignación de
    reservas.

    – Determinación y asignación de
    utilidades.

    – Determinación y asignación de
    políticas de crédito, etcétera.

    A la vez, que su ocurrencia afecta siempre, a dos o
    más participantes.

    Por ejemplo, la aparente, simple compra, de materias
    primas, puede interactuar con uno o más proveedores, con
    diferentes condiciones de crédito o pago y con el uso de
    diferentes instrumentos financieros, por decir lo menos.
    También, puede ser una importación que involucra
    variables y mecanismos del comercio internacional.

    II.4.- El Concepto de Cuenta utilizado,
    en la Contabilidad.

    Los hechos económicos que registra la
    Contabilidad, son registrados, en "Cuentas", que
    agrupan hechos, de una misma naturaleza.

    Por ejemplo, es usual utilizar la cuenta "Caja" para
    reflejar el "movimiento de efectivo en poder de la empresa", por
    lo tanto, esta cuenta registra el origen del efectivo, que
    ingresa y el destino del efectivo, que sale; tanto como su
    monto.

    – Las cuentas se clasifican en: Cuentas
    de:

    – Activos

    – Pasivos

    – Patrimonio (Capital)

    – Resultados (Ingresos, Costos y
    Gastos).

    Las Cuentas de Activos; reflejan los bienes
    físicos, líquidos (efectivo) y valores de propiedad
    de la empresa, como también los derechos, que la empresa
    tiene sobre terceros. (Un derecho, por ejemplo, es el
    crédito otorgado en una venta y que se cobra a su
    vencimiento).

    Las Cuentas de Pasivos; reflejan las obligaciones o
    deudas, que la empresa tiene con terceros, o dicho en forma
    inversa, los derechos que terceros tienen sobre la empresa,
    distintos de los dueños.

    Las Cuentas de Patrimonio; reflejan las obligaciones,
    que la empresa tiene, con los dueños de la empresa son,
    por lo tanto, cuentas de Pasivo, pero específicamente
    referida, a los dueños.

    Las Cuentas de Resultado; reflejan los ingresos, costos
    y gastos, que la empresa ha generado e incurrido,
    respectivamente, para la obtención, de la utilidad o
    pérdida, en un período determinado.

    • Las cuentas de ingresos; reflejan
    los ingresos generados en un período (por ventas de bienes
    o servicios).

    • Las cuentas de costos; reflejan los
    costos; directos incurridos en la generación de los
    ingresos.

    • Las cuentas de gastos; reflejan los
    gastos necesarios, en que se incurre, para la obtención,
    de los ingresos, distintos de los costos.

    Las cuentas de resultado "no reflejan" ni propiedad u
    obligaciones, sólo detallan la naturaleza y estructura, de
    cómo se obtiene la utilidad o pérdida, de un
    período.

    El detalle y naturaleza de cada cuenta, se
    presentará, en el punto número seis (6), referido
    al Plan de Cuentas.

    Todas las cuentas, se pueden presentar
    esquemáticamente, como una "T". (te)

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