Pymes, nociones y herramientas básicas de administración

INTRODUCCIÓN

Antes de presentar el texto, unas observaciones de las
razones, que motivaron su confección.

Las Pymes, que en periodos de crisis o eventos
imponderables, saltan a la palestra, porque agrupan, a miles de
empresas chilenas y son fuente laboral, de muchos trabajadores.
Tienen comúnmente, una gestión errática y de
mucha inercia, con unos conceptos de administración y
aspiraciones, que sólo les permite marcar el paso, es
decir se imponen límites y por su intermedio a todos los
que están relacionados con ella. Razones, que las hacen
tan vulnerables, a los siempre presentes cambios de los ciclos
económicos, momentos en los que se impone pedir ayuda.
Ayuda que proviene de su entorno(Los propios consumidores, con
sus impuestos, vía el Estado), y de las empresas que
realizan buenas gestiones.

Es, esa visión errada de empresa, su
gestión y sus propósitos, para consigo misma, su
interior y su entorno, la que debe ser cambiada y actualizada a
los tiempos.

Eh ahí la
motivación.

El presente texto, sobre nociones y herramientas
básicas de administración, para Pymes, pretende
colaborar para cambiar esa perspectiva errada, del concepto de
empresa, su administración y su responsabilidad ante si
misma y el entorno.

Para lograr su propósito, el desarrollo del texto
va presentando, nociones y aspectos básicos de la empresa
y sus funciones, para integrarlos en una visión conceptual
de sistema. Ya conceptual izada la empresa, como sistema, se
incorporan elementos básicos de la administración o
acto de administrar y sus funciones.

Ya, conjugada la teoría de sistemas con la
empresa y el alcance que tiene administrarla, se aborda la
primera función de la Administración, la
Planificación.

El desarrollo básico de esta función, sus
nociones y aplicación es el tema tratado en los
capítulos II y III. Para su aplicación, se sugiere
una metodología que utiliza el FODA, en el contexto de una
Planificación Estratégica, metodología que
es abordada, tanto conceptualmente, como práctica,
vía el desarrollo de un caso o ejercicio.

La utilización de la metodología sugerida,
conjuga, además, todos los conceptos expuestos sobre;
empresa, sistemas y administración.

Concepción, Mayo del 2010 El
Autor

Capitulo I

Introducción.-

El presente capítulo tiene una sola finalidad,
presentar conceptos básicos relacionados con: La Empresa,
sus clasificaciones según las finalidades de éstas
y sus estructuras jurídicas. Presentar también la
estructura interna, clásica, es decir las funciones que
realizan todas las empresas, para lograr sus
objetivos.

Ir introduciendo la percepción de la
relación simbiótica, que existe entre toda empresa
y su entorno, pera abordarla posteriormente con la Teoría
de Sistemas.

Teoría que se explica inicialmente usando la
analogía del Organismo Humano, por ser de ordinario
conocimiento. Para posteriormente enfocar la visión de la
empresa desde una perspectiva total de sistemas.

Terminando con conceptos básicos de
Administración y las funciones o acciones, que el acto de
administrar debe realizar, para así acercar la
función de planificación y más
específicamente la planificación
estratégica, cuyo alcance y metodología es la
finalidad del presente texto.

El lector también, se podrá dar cuenta que
lo que se plantea como política a nivel de gobierno, no es
más que la aplicación de la ciencia o arte de la
administración.

Pero no se podía terminar este capítulo,
sin hacer referencia a los dos componentes fundamentales de toda
Pyme, el empresario y el administrador, cuyas funciones,
características y alcance, en la práctica se
confunden.

Paradójicamente, la claridad entre las funciones
de ambos puede marcar el éxito o fracaso de una
Pyme.

I. Conceptos

I.1.-
Empresa

I.1.1 Definición General de
Empresa

Es usual, que el concepto empresa se relacione con una
organización, cuyo fin es la obtención de
utilidades o la generación de riqueza.

El concepto de empresa es más amplio y abarca a
toda organización humana o de personas, que persiguen un
objetivo común.

Es, esta acepción amplia la que permite que en la
actualidad las organizaciones sociales sean consideradas
empresas, aún cuando su objetivo no sea la
generación de riqueza, pero si se observa su estructura
interna, su administración y todos los elementos que la
componen, no se diferencian de una empresa con fines de lucro
más que en sus objetivos.

I.1.2 Tipos de
Empresas

I.1.2.1 Empresas cuyo objetivo es la
generación de riqueza.

Se ha utilizado el término generación
de riqueza, pues es una acepción económica
amplia que no está limitada, por el supuesto tradicional
de "Maximización de Utilidades", ya que la
generación de riqueza NO implica necesariamente la
maximización de utilidades NI el exprimir los
recursos.

Este tipo de empresas, que son la base de
cualquier sistema económico, ya sea liberal o mixto
de mercado, (actualmente, por el rol que juega el estado, todos
los sistemas económicos son mixtos, con mayores o menores
grados de ingerencia del mercado o del estado), al cual
pertenecen las Pymes, se pueden agrupar dependiendo del tipo de
bienes o productos a ofrecer en:

a. Empresas Manufactureras.

Son las empresas que transforman materia prima
vía un proceso productivo cualquiera, independiente de su
complejidad y tamaño, en un producto o bien determinado.
Son llamadas, técnicamente hablando, "Empresas
manufactureras".

Estas empresas, a su vez, dependiendo de si el bien
producido es destinado al consumo final, (como es la vestimenta,
la alimentación, etc.), o se utiliza en la
elaboración de otro bien, se pueden subdividir
en:

Empresas Manufactureras de bienes finales o de bienes
intermedios:

Entonces:

Bienes Finales; son aquellos bienes cuya
elaboración o producción es para ser consumidos o
utilizados. Es decir son gratificadores o
satisfactores inmediatos de necesidades. Ejemplo;
Cualquier producto alimenticio, de vestuario, autos, estufas,
etc.

Bienes Intermedios; son los bienes elaborados
cuya finalidad es l ser utilizados en la elaboración o
producción de otros bienes o servicios, es decir, son
utilizados en otro proceso productivo. Ejemplo; Las
máquinas para: producción agrícola, minera,
de alimentación, de vestuario, generación de
energía, construcción, etc.

b. Empresas de Servicios

Son las empresas, que producen o generan un bien o
satisfactor de necesidades "Intangible", es decir, el
producto o bien NO es físico, como un bien final o
intermedio. Ejemplo; Los seguros, el transporte, la
entretención, la educación, etc.

Entonces:

Un Servicio; es un satisfactor de
necesidades intangible, es un bien intangible, que al no ser
físico no tiene las propiedades de la materia.

Empresas de este tipo son; Las compañías
de seguros (entre ellas considérense las ISAPRES, etc.),
los bancos, las AFP, las empresas de educación, las
empresas de transporte, las empresas de entretenciones,
etc.

Empresas Comercializadoras, son así
llamadas las empresas que compran un bien final o intermedio con
la finalidad de revenderlos, Ejemplos; Las tiendas (independiente
de su tamaño), los negocios de barrio, los supermercados,
etc.

Si se analizan objetivamente las características
de estas empresas,

¿Qué venden?, un "Servicio". Son
intermediarios del canal de comercialización, entre el
productor del bien y el consumidor.

En consecuencia una empresa comercializadora ES
una empresa de Servicios; cuya función es
acercar al Productor con el Consumidor.

c. Empresas extractivas.

Son las empresas que se dedican a la extracción
de minerales u otros productos naturales (Petróleo, por
Ej.), para efecto de las Pymes son referidas a la pequeña
minería.

d. Empresas
agrícolas.

Son las empresas que se dedican a la actividad
agrícola, es decir al cultivo de algún satisfactor
natural, (Frutos, hortalizas, legumbres, granos, etc.)

e. Empresas pesqueras.

Son las empresas que se dedican a la actividad pesquera
y otros frutos del mar.

f. Empresas ganaderas.

Son las empresas que se dedican a la producción
de cualquier tipo de ganado, independiente de la finalidad de
estos.

g. Empresas forestales.

Son las empresas que se dedican a la producción o
manipulación de cualquier tipo de árboles,
independiente de su finalidad.

En economía; las empresas de las letras c.- a la
g.- corresponden al sector primario, las manufactureras al sector
secundario y las de servicio al sector terciario.

I.1.2.2 Empresas cuyo objetivo NO es la
generación de riqueza.

a. Empresas de Servicio
Social

Son organizaciones de cualquier tipo, cuya finalidad u
objetivo último es el desarrollo o prestación de
algún tipo de Servicio a la comunidad o al Individuo, sin
fines de lucro o riqueza, independiente de las
características, que asuma su financiamiento. Ejemplos;
Las fundaciones, las iglesias (que representen cualquier tipo de
religión), una junta de vecinos, una agrupación
gremial, etc.

I.1.2.3 Tipos de Empresas, según
su estructura o características

Jurídicas.

Cualquier empresa cuyo objetivo es la generación
de riquezas, puede asumir alguna de las siguientes estructuras
jurídicas, si cumple con la normativa legal exigida, la
cual básicamente regula la composición o
estructura del capital social o patrimonio de la empresa y las
características legales de su administración y
representación.

a. Empresas Individuales

Son las empresas conformadas por una persona natural. La
característica de esta empresa radica en que no existe
delimitación entre la empresa y su dueño, desde el
punto de vista del capital social y su
representación.

El dueño o propietario de esta empresa trabaja
con su nombre civil, su RUT (en el caso de Chile) y su
responsabilidad jurídica patrimonial, abarca a la
totalidad de sus bienes personales.

b. Sociedades de Responsabilidad
Limitada.

Por ser sociedad, ya implica la asociación de dos
o más personas. Su conformación exige ciertas
formalidades legales, su responsabilidad
jurídica patrimonial, se limita al capital social o su
patrimonio. Sus características legales de
administración y representación se definen en el
contrato social.

En Chile existe la posibilidad de conformarse la empresa
de responsabilidad limitada individual, la cual tiene
regulaciones y formalidades legales, pero permite existir
legalmente con una sola persona natural.

c. Sociedades
Anónimas.

c.1.- Sociedad Anónima Cerrada.

Su constitución exige formalidades legales, hay
ciertas regulaciones para el contrato social y su capital social
está dividido en un número determinado de
Acciones, con cierto valor nominal, que representan una
fracción del capital social, también tiene
regulaciones legales específicas en lo referido a su
administración y representación.

c.2.- Sociedad Anónima Abierta.

Para simplificar, se puede decir que la diferencia con
las S.A. cerradas, esta en la constitución del capital
social, se exige que una parte de éste sea ofrecido en el
mercado financiero. Es decir, las acciones son transables en la
bolsa de valores.

Tiene regulaciones legales específicas, entre
otras, sus estados financieros deben ser de público
conocimiento y están sometidas a la fiscalización y
regulación de las Superintendencias de Valores y Seguros y
a la de Sociedades Anónimas. No así las
cerradas.

Por sus características tanto financieras y
legales, corresponden a grandes empresas, NO a PYMES.

d. Personerías
Jurídicas.

Las Organizaciones Sociales o de Servicio Social, cuando
están legalmente acreditadas, obtienen del Estado un
reconocimiento de Personería Jurídica (en el caso
de Chile). Esta personería les permite actuar como una
persona independiente de sus asociados.

Las empresas que son:

Sociedades de Responsabilidad Limitada.
Sociedades Anónimas.

Personerías Jurídicas.

Son legalmente "Personas Jurídicas". Vale
decir, que bajo ciertas normas legales, tienen los mismos
derechos de una persona natural, con sus consecuentes
responsabilidades.

Al ser persona jurídica, la empresa ya
está diferenciada de la persona de los propietarios, es un
ente legal con vida propia. Puede asociarse, contraer
compromisos legales, etc. Esto lo realiza por intermedio de su o
sus representantes legales.

RESUMEN:

Las Pymes pueden ser de los siguientes
tipos y asumir cualquiera de las siguientes estructuras
jurídicas:

Estructura Jurídica

Cuadro I.1.-

En consecuencia, este libro está
referido a las Pymes cuya finalidad es la generación de
riqueza.

Los ejemplos, ejercicios o casos que serán
presentados, estarán referidos a las Pymes del rango
superior sólo con la finalidad de incluir un mayor
número de variables, pero en ningún caso dejan de
ser aplicables a una Pyme de menor tamaño, en este caso el
Nº de variables disminuye pero al desarrollarse la pyme, se
pueden ir incorporando y ampliando el abanico de factores a
considerar.

Es pertinente aclarar que el concepto de Industria, No
es sinónimo de empresa manufacturera. La industria es un
concepto abstracto, que está referido a un conjunto de
empresas de un mismo rubro, por Ej.: La industria del calzado, se
refiere a todas las empresas manufactureras y otras relacionadas
con el calzado, así las demás
industrias.

I.2 Funciones de
la Empresa

Las funciones, se han planteado y desarrollado en el
tiempo, como una forma "racional" de agrupar ciertas actividades
homogéneas que toda empresa realiza y permitir la
especialización del recurso humano y su manejo.

Paradójicamente, estas funciones son el resultado
del "Proceso de Administrar", es decir, no se administra
sobre o por intermedio de las funciones de la empresa solamente,
sino que éstas a su vez son el resultado de administrar
una empresa.

Clásicamente estas funciones son:

1. Comercialización, Marketing, Mercadeo o
Mercadotecnia.

Su función u objetivo fundamental, como su nombre
lo indica, es relacionar a la empresa con su mercado objetivo -su
segmento de mercado- o potenciales clientes definidos.

Clásicamente sus funciones básicas son dos
(2):

1.1 Desarrollar la estrategia de
Comercialización.

Que en lo fundamental, tiene que ver con
las decisiones de:

• Medio ambiente o entorno del
mercado.

• Mercados del consumidor.

• Segmentación del
mercado.

• Medición y pronósticos
del mercado.

1.2 Desarrollo de la mezcla Comercial.

Que en lo fundamental, tiene que ver con
las decisiones de:

• Producto.

• Precio.

• Canales de
Distribución.

• Distribución
física.

• Comunicaciones.

• Publicidad y
Promoción.

• Fuerza de venta.

Que también se conocen como las
cuatro P; Producto, Precio, Plaza y
Promoción.

2. Finanzas.

Su función primordial, es la de
"Velar" por la óptima combinación de:
los Activos, Pasivos y Patrimonio de la
empresa.

Sus áreas, se pueden definir
como:

2.1. Decisiones sobre la
administración del Capital de Trabajo.

2.2. Decisiones sobre la estructura del
Capital, – Combinación de las fuentes de financiamiento
externo e interno -.

2.3. Decisiones sobre selección y
evaluación financiera, de los activos a adquirir y de los
negocios a realizar.

3. Producción.

Su función principal, es la de
elaborar los bienes a comercializar.

Sus áreas se pueden definir
como:

3.1 Decisiones sobre el diseño de
productos.

3.2 Decisiones sobre el diseño del
proceso productivo y su localización de planta.

3.3 Decisiones sobre la
programación, funcionamiento y control de la
producción.

3.4 Decisiones sobre el control de calidad
de los bienes elaborados.

3.5 Decisiones sobre la selección y
mantención de los equipos del proceso
productivo.

4. Personal o Recurso
Humano.

Su función principal es la de
proveer, desarrollar y mantener el recurso humano de la
empresa.

Sus áreas se pueden definir
como:

4.1 Decisiones relacionadas con necesidades y
requisitos.

4.2 Decisiones relacionadas con contratación y
selección.

4.3 Decisiones relacionadas con
reclutamiento.

4.4 Decisiones relacionadas con políticas de
remuneraciones.

4.5 Decisiones relacionadas con evaluación de
cargos y desempeño.

4.6 Decisiones relacionadas con beneficios
laborales.

4.7 Decisiones relacionadas con
capacitación, desarrollo e incentivos a los
trabajadores.

5. Informática.

Su función principal es la de
diseñar, desarrollar y mantener el Sistema de
Información Administrativo (SIA) de la
empresa.

En términos simples; el SIA es el conjunto
de equipos, programas, recurso humano, procedimientos,
técnicas, etc. Que permiten recibir, filtrar, elaborar, y
emitir la información requerida para la toma de decisiones
al interior y con el entorno de la empresa.

Sus áreas se pueden definir como:

5.1 Decisiones sobre el diseño
lógico del SIA.

5.2 Decisiones sobre el diseño
físico del SIA. (Equipos y programas a
utilizar)

5.3 Decisiones sobre la mantención
del sistema de información.

5.4 Decisiones sobre la
actualización del SIA.

5.5 Decisiones sobre la
administración del SIA.

6. Abastecimiento.

Su función principal es la de
proveer al departamento de producción, de todas las
materias primas, insumos y accesorios requeridos, en el
momento que son necesitados y con las especificaciones
técnicas solicitadas, en las mejores condiciones
financieras para la empresa.

Sus áreas se pueden definir
como:

6.1 Decisiones sobre la elección de
proveedores.

6.2 Decisiones sobre condiciones de compra.

6.3 Decisiones sobre inventarios.

6.4 Decisiones sobre bodega.

6.5 Decisiones sobre logística de
adquisiciones.

En una empresa comercializadora sus áreas
son las mismas, sólo que su importancia como
función es mayor, ya que no está referida al
área de producción solamente, sino que a la base de
toda la corriente de entrada de los satisfactores a comercializar
en la empresa.

7. Contabilidad y
registro.

Su función básica, es el registro de los
hechos económicos que realiza la empresa, la
confección de sus estados financieros e informes contables
y el cálculo de sus costos.

Sus áreas se pueden definir como:

7.1 Decisiones sobre el sistema contable
general, su estructura, registros, archivos e
informes.

7.2 Decisiones sobre el sistema de costos a
utilizar, su estructura, registros, archivos e
informes.

7.3 Cumplimiento con la normativa legal.

Las funciones de la empresa antes descritas y sus
áreas de decisiones, se relacionan entre SI, a la
vez cada una de ellas se relaciona con el entorno de la
empresa.

Ejemplos:

Cuadro I.2.-

También, todas estas funciones tienen
relación con sus respectivos mercados de conocimientos y
tecnología, para estar actualizados en sus respectivas
áreas.

Los trabajadores como seres individuales, con su entorno
inmediato, personal y social.

Cada una de las funciones de la empresa opera como un
subsistema en si mismas, se relacionan con las
demás vía las decisiones de administración
general, que afectan a la empresa en su conjunto y a la
información que deben compartir, como de recursos –
en algunos casos – para lograr los objetivos y metas temporales
de la empresa, como también por la interacción del
recurso humano que componen cada función o
área.

En el caso de una Pyme dependiendo de su
tamaño, las funciones de la empresa, NO necesariamente
están totalmente departamentalizadas, por cuanto una
persona o cargo realiza más de una función, pero en
mayor o menor grado, con mayor o menor complejidad, todas se
deben realizar. (Ver cuadro resumen y de ejemplos, en
página siguiente)

EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.