Sistema de Contabilidad

Práctica

Usted fue contratado para la compañía MPC,
para instalar un sistema que le permita controlar todas sus
operaciones contables, financieras y administrativas y le
suministre información referente a: ventas, inventarios,
cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿De qué forma usted controla el
efectivo?

Establezca control de ventas y facturación
(formularios y esquemas).

Clasifique los activos fijos. Establezca
controles.

Prepare Estado de Ganancias y Perdidas
proforma.

Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de
Sistema de Contabilidad

Sistema de contabilidad es una estructura organizada
mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como
resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como
formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la
gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones
financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas,
procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la
organización, clasificación y cuantificación
de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione
eficientemente es preciso que su estructura-configuración
cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos
debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el
esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.

Procedimientos
para instalar un Sistema de Contabilidad

• 1-  Tener conocimiento de la empresa (por medio
  de entrevistas, visitas, etc.)

• 2-  Preparar una lista de chequeo.

• 3-  Elaborar informes.

• 4-  Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de
  Procedimiento

• 5-  Diseñar formularios para todas las
  operaciones.

• 6-  Diseñar reportes

• 7-  Preparar los libros. Balance
  inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee
todos los datos de una empresa relativos a: su razón
social, ubicación física, actividad
comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital,
datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a
instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la
empresa. Estos están integrados por:

• 1-  El Balance General

• 2-  Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a
criterio de la gerencia como son:

• 1-  Estado de Costo Estimado

• 2-  Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación
y determinar su posición financiera cada mes. Presentan
cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de
  la empresa.

• Contiene los parametros de una buena
  comunicación: claridad, coherencia,
  estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas
que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema
de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir
incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al
sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener
  registros coherentes con la implementación de un
  catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se
  trata de consolidad cifras financieras.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro
  diario de las operaciones de una empresa o
  entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La
numeración se basa en el sistema métrico decimal.
Se comienza por asignar un número indice a cada grupo de
cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado,
de la manera siguiente:

Balance General

• 1-  Activo

• 2-  Pasivo

• 3-  Capital

Estado de Resultado

• 4-  Ingreso

• 5-  Costos

• 6-  Gastos

7- Otro ingresos

8- Otros egresos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas
débito y crédito para ubtener un
balance.

La codificación es considerada como una
operación preliminar para la
clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que
explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son
las cuentas deudoras o acrredoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la
finalidad de recaudar información en las diferentes
áreas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y
cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como
comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una
destacada misión en el mecanismo funcional del
régimen contable, como elementos de registración,
información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un
comprobante o formulario que permita su apropiada
contabilización y que sirva para conocer los diferentes
datos.

Requisitos de todo formulario:

• 1)  Numeración

• 2)  Que contenga todo los datos necesarios para
  facilitar el control.

• 3)  Redacción clara, sin
  errores.

• 4)  Además del original, emitir las
  copias necesarias

• 5)  Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Ordenes de compra

Otros, etc.

La factura es un documento con el que se
documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En
él se hacen constar las mercaderías vendidas, en
cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros
datos relativos a la operación. Las facturas suelen
emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se
utilizan para contabilizar la venta en los registros
pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una
persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en
efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré,
mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se
extienden por duplicado. El original se le da a la persona que
hace el pago y la conpia es conservada por el que lo
recibe.

El conduce es elaborado por el almacén
el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al
cliente junto con la mercancía. Copia a
contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es
detallar la mercancía que se ha despachado del almacen
previo a la orden de despacho que recibió el departamento
de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial
que identifica la mercancías y/o productos que desea
comprar una compañía.

La nota de débito se utiliza para
contabilizar una partida a favor de la empres y contra un
acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El
original se envía a la persona que debemos cargar con su
importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se
emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en
los libros de entrada original.

La nota de crédito es una
notificación que se envía al cliente a favor de su
cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de
Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el
Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un
banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta
corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es
un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago
de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o
autorización para girar aunque no disponga de
saldo.

El desembolso de caja es un formulario que
sellena cuando hay un egredo de dinero para realizar pagos por
distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de
oficina es un formulario que la empresa envía a una
compañía para hacer un pedido de material gastable.
Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro
o externa para ser pedida fuera de la
institución.

Entre los reportes podemos mencionar:

Nomina

Ventas

Compras

Cheques emitidos

Los reportes se haran de acuerdo a lo que la gerencia de
la empresa le pida a la persona que instale el sistema de
contabilidad.

La nomina es la lista de personas que trabajan
en una empresa con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan
la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance
General; El Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación
entre los rubros del activo que representan recursos
líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de
los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una
empresa es decir sus recursos de operación así como
sus deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo
algún tipó de beneficio o fracaso durante un
período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los
que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan
los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la
empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley
a este respecto y lograr la información o los datos
necesarios para conocer su situación y resultados mediante
balances y estados demostrativos de ganancias y
pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran
cronológicamente las informaciones, esto es, el registro
diario de las operaciones. Son conocidos también como
libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que
previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de
segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de
información para conformar los estados
financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario
que contiene una relación detallada de las existencias
finales listas para la venta valoradas al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la
empresa donde se clasifican, se registran e intrepreta toda la
información financiera, que mediante el mecanismo de
control interno serán recibidas.

Control interno: que no es mas que un plan de
organización de todos los métodos coordinados con
la finalidad de:

Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera

Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno
administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas
y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la
eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y
procedimientos que tienen que ver principalmente con la
protección de los activos y a la confiabilidad de los
datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control
interno tenemos:

Todo sistema de control interno debe contener las
siguiente características:

Organización- de manera tal que se pueda
diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las
actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera
que sea de la atribución del departamento de contabilidad
el hacer los registros de las informaciones y de mantener el
control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de
operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar
fraude.

Control Interno
del Efectivo

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su
cuenta de caja o en forma de depósito en un banco
comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente
contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Todo aquello disponible para pagos sin
restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están
orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres
vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las
empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos
citar:

• 1)  Uso de máquinas registradoras y
  facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos
  ingresos.

• 2)  La conciliación debe ser realizada
  por un solo empleado que no pertenezca al area de
  caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un
recibo de ingreso.

• 4)  El cajero no debe tener acceso a los libros
  de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan
manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de
manera que:

• 1)  Diariamente sea preparada una
  relación de todas las facturas o documentos al
  cobro.

• 2)  Que al final del día, estos
  entreguen el dinero cobrado junto con la relación
  antes mencionada.

• 3)  Que estos documentos esten bajo la
  reponsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el
  departamento de cobrosy créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendad a una
persona de confianza que los reciba y prepare una relación
la cual se mandará posteriormente al departamento de
contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo
comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

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