Diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables
GENERALIDADES DE LA EMPRESA Ubicación geográfica
CVG VENALUM está ubicada en la zona Industrial Matanzas en
Ciudad Guayana Misión Visión Producir y
comercializar aluminio de forma productiva, rentable y
sustentable para generar bienestar y compromiso social en las
comunidades, los trabajadores, los accionistas, los proveedores y
los clientes para así contribuir a fomentar el desarrollo
endógeno de la República Bolivariana de Venezuela
Será la empresa líder en productividad y calidad en
la producción sustentable de aluminio con trabajadores
formados y capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso
social que promuevan la diversificación productiva y la
soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo
endógeno y la economía popular de la
República Bolivariana de Venezuela.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
PROCESO PRODUCTIVO
Productos Elaborados CVG VENALUM C.A produce aluminio de acuerdo
a las especificaciones de los clientes nacionales e
internacionales. La demanda de los productos es conocida, se
produce en forma continua y se distribuye los pedidos por lote
Lingotes de 22 Kg Lingotes de 680 Kg Lingotes de 10 Kg Cilindros
de Extrusión Pailas de 680Kg
Diseño de un sistema de información que permita
conocer en cualquier momento el estado de tramitación y
poder accesar a la información administrativa contenida en
los documentos, archivos y registros de la empresa
Inyección continua de dinero en cuentas que ya no
requieren de más asignación de presupuesto El
dinero depositado en dichas cuentas sea utilizado para fines
diferentes a los planteados Desconocimiento del estatus de las
inversiones por lo que no se puede llevar un control de los
activos fijos de la empresa. La Coordinación posee una
limitada capacidad de control con respecto al avance de las
inversiones Cada analista trata de llevar un registro de las
inversiones bajo su cargo, si al momento de solicitar un avance
de la inversión los analistas no se encuentran no hay
forma de tener acceso al conocimiento que éstos poseen EL
PROBLEMA
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS OBJETIVOS:
JUSTIFICACIÓN Diseño de un Sistema de
Información para la Administración y Control de las
Inversiones Capitalizables del área de Carbón La
Coordinación podrá administrar y controlar la
gestión de las inversiones capitalizables del área
de Carbón de CVG Venalum DELIMITACIÓN El alcance de
esta investigación es el diseño de un sistema de
información para la administración y control de
gestión de las inversiones capitalizables del área
de Carbón, en el periodo comprendido entre 2000-2011 y que
actualmente se encuentran abiertas en el sistema. El estudio se
realizó en la Gerencia de Ingeniería Industrial,
específicamente en la Coordinación de
Ingeniería Económica.
TIPO DE INVESTIGACIÓN Proyecto Factible Descriptivo
Evaluativo De Campo MARCO METODOLÓGICO
POBLACIÓN Y MUESTRA Población Muestra
Información de las inversiones capitalizables del
área de Carbón que posee la Coordinación de
Ingeniería Económica. Las inversiones
capitalizables del área de Carbón del periodo
comprendido entre (2000-2011) y cuyo status es el de activo.
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN 1. Inducción y
conocimiento del área de trabajo. 2. Revisión
Bibliográfica. 3. Entrevista al personal 4. Procesamiento
de datos 5. Elaboración del modelo conceptual del sistema
de información requerido por la Coordinación. 6.
Diseño del modelo lógico del sistema de
información. 7. Elaboración del Diseño
físico que precisa el sistema. 8. Desarrollo de una
interfaz que permitirá ver detalladamente los datos y la
información. 9. Elaboración del Manual del Usuario
para el manejo del sistema. 10. Realización de la
estimación de costos de implementación del sistema
en la Coordinación de Ingeniería
Económica.
SITUACIÓN ACTUAL COORDINACIÓN DE INGENIERÍA
ECONÓMICA Unidad de línea-funcional, adscrita a la
Gerencia de Ingeniería Industrial y presta sus servicios a
todas las Unidades Organizativas de la Empresa, ofrece asistencia
técnica en el análisis y evaluación de los
proyectos de ingeniería económica desarrollados en
CVG Venalum Filosofía Misión Descripción
Valores y creencias establecidos por la Empresa. La
racionalización de recursos en la organización se
justifica por el mejoramiento de la productividad. La
factibilidad de la inversión es sólo
condición para su éxito. Prestar asistencia
técnica en el análisis y evaluación de los
proyectos de ingeniería económica desarrollados en
la Empresa, a fin de generar alternativas de inversión
factibles y rentables, que contribuyan con el mejoramiento
continuo de la productividad, en función a su capacidad
técnica y administrativa, de acuerdo a los planes y
políticas de la Empresa y normas y procedimientos
establecidos.
Estructura organizativa
Situación actual de la Coordinación de
Ingeniería Económica
ANÁLISIS Y RESULTADOS Diseño del Modelo Conceptual
del Sistema de Información Gerencia de
Planificación y Presupuesto Departamento de Control de
Activos Gerencia de Proyectos Coordinación de
Ingeniería Económica Unidad Usuaria (Solicitante)
Inversión solicitada
Modelo Entidad-Relación (MER)
Modelo del Diseño Lógico del Sistema de
Información BASE DE DATOS Datos básicos Se
evidencia la codificación de éstas, su
descripción, clasificación según su
naturaleza, rentabilidad y avance, el nombre de la persona
solicitante y de la persona responsable de su ejecución.
Presupuesto Se muestra la asignación de presupuesto que ha
tenido la inversión desde su aprobación a lo largo
de los años. Se muestra la asignación de
presupuesto que ha tenido la inversión desde su
aprobación a lo largo de los años. Pedidos Se
visualizan los pedidos que ha tenido la inversión desde
sus inicios. Avance físico Contiene la información
relacionada con el avance físico que ha tenido la
inversión con respecto a su ejecución.
Índices Económicos Contiene el valor arrojado por
el cálculo de los indicadores económicos
relacionados con las inversiones, en el caso de las inversiones
de carbón se consideran solamente dos, VPN y CAE. .
Soportes En éste se presentan los códigos de los
informes y fichas técnicas realizadas a la
inversión para su reporte en el tiempo. Para establecer el
funcionamiento lógico que presentará el sistema es
necesario normalizar el Modelo de Entidad-Relación
propuesto anteriormente Órdenes internas Elementos PEP
CB-I-00-0003 V/CAR-I-05-01
Niveles Funcionales de Seguridad de los Usuarios b)Nivel 2: Jefe
Coordinación: El funcionario de éste nivel
podrá ingresar al Sistema para imprimir, enviar por correo
y consultar toda la información referente a las
inversiones capitalizables de la empresa. a) Nivel 1: Analista:
El funcionario de éste nivel podrá ingresar al
Sistema para crear, registrar, modificar, imprimir, enviar por
correo y consultar toda la información referente a las
inversiones de su respectiva área de trabajo. Diagrama de
perfiles de los usuarios que podrán acceder al
Sistema
Recomendaciones para la protección y Seguridad de la
Información del Sistema Automatizado Normalmente, el
administrador del Sistema asigna la primera contraseña a
una cuenta. Es aconsejable cambiarla en cuanto sea posible por
una que solo sepa el usuario. Por motivos de seguridad, la
contraseña se debe cambiar con frecuencia. Elegir una
contraseña que no sea palabra del diccionario (deletreada
al derecho o al revés), los programas para descifrar
contraseñas pueden utilizar listas de palabras de los
diccionarios. No utilizar una contraseña que se asocie
abiertamente al usuario (su vida personal o profesional, etc.).
Usar una contraseña con una longitud mínima de ocho
caracteres. Toda contraseña debe ser una palabra o frase
fácil de recordar y difícil de adivinar por
terceros. Como por ejemplo mezclar caracteres alfabéticos
(mayúsculas y minúsculas) y números (del 0
al 9) o bien un carácter especial (-, $ ó_). Si las
contraseñas son escritas en algún lugar para un
posterior recordatorio, no se deben mantener en lugares
obvios.
Modelo del Diseño Físico del Sistema de
Información Requerimientos para la creación del
sistema propuesto
Estructura del Sistema de Información Menú de
Acceso Módulo Analista
Módulo Jefe Menú de Búsqueda
Módulo Analista Módulo Jefe Coordinación
TesisTrabajo TesisManual del usuario.doc
Costos de Implementación Costos por herramientas
informáticas: basándose en las herramientas
informáticas y Software disponibles en Venalum, como lo
son: Servidor SQL Server, Servidor Unix, Sistema SAP, Microsoft
Visual InterDev que permitieron recopilar la información.
En relación con lo anterior la empresa no incurrió
en gastos de herramientas informáticas. Costos por mano de
obra Costo total de implementación: 19.480,7 Bs.
Pro y contra que ofrece la implementación del Sistema de
Información
Recolección de la Información para la Base de Datos
110 Inversiones Capitalizables del área de Carbón
en el SAP 71 Órdenes Internas 39 Elementos PEP 7
Órdenes Internas activas Contablemente 28 Elementos PEP en
proceso
16 inversiones menos presupuestadas 3% exhibe pedidos que no
corresponden con el alcance de la inversión CB-I-03-0015:
Adquisición, instalación y montaje colector de
polvo y adecuación del existente en Complejo I,
ésta presenta pedidos registrados a cuenta de ella que no
corresponden con las actividades necesarias para su
ejecución, como por ejemplo compra de un aire
acondicionado, instalación del mismo y construcción
de una ventana para el montaje de éste
Cálculo de los Índices Económicos Valor
Presente Neto (VPN) y el Costo Anual Equivalente (CAE) Para dicho
cálculo se recopiló información acerca del
monto original de la inversión y los costos de
mantenimiento y operación, la cual fue actualizada
utilizando un acumulado, el cual se obtuvo usando como base para
su cálculo el Índice de Precios al Consumidor
Área Metropolitana de Caracas, siendo su fórmula:
Para el cálculo del Valor Presente Neto y el Costo Anual
Equivalente, se empleó Excel y el valor del Costo de
Capital con el que se trabaja actualmente en CVG Venalum, en este
caso 14%.
El procedimiento de actualización de los índices
económicos se muestra a continuación:
Inversión: V/CAR-I-07-05 Inversión Original:
1.384.890,508 Bsf Costos de mantenimiento: 138.489,051 Bsf
Acumulado= ((29,0/100)+1)* ((22,5/100)+1)= 1,58025
Inversión 2011= Inversión Original*
Acumulado=1.384.890,508 Bsf*1,58025 Inversión 2011=
2.188.473,225 Costos de mantenimiento 2011= Costos de
mantenimiento* Acumulado Costos de mantenimiento 2011=
138.489,051 Bsf*1,58025=218.847,323
TesisTrabajo TesisBase DatosBASE DE DATOS.xls
CONCLUSIONES 1. A través de un diagnóstico de la
situación actual con el uso de un Diagrama Causa- Efecto
se logró evidenciar las principales causas que impiden que
los procesos de Administración y Control de Gestión
se desarrollen eficazmente como son: La creación de los
documentos y la actualización de la información de
manera manual, la diversidad de documentos físicos y
electrónicos cuya búsqueda y almacenamiento para su
seguimiento y control resultan complejos, que la
documentación necesaria para llevar el seguimiento y
control de las inversiones capitalizables de Carbón no se
encuentra almacenada en ninguna base de datos establecida por la
empresa y principalmente la carencia de un Sistema Automatizado
que le permita al usuario un fácil acceso para generar los
documentos de forma automatizada y con oportunidad. 2. Se propuso
el diseño de una base de datos complementaria para el
Sistema de Información, la estructura y
características de esta base de datos se basó en
las especificaciones y necesidades de la Coordinación. 3.
El desarrollo de esta base de datos contribuye a mejorar la
gestión de la Coordinación de Ingeniería
Económica pues permite ordenar, clasificar y mostrar la
información referente a las inversiones
capitalizables.
4. Se estableció una propuesta de un Sistema de
Información automatizado para el seguimiento y control de
las inversiones capitalizables del área de Carbón,
a fin de reducir la cantidad de trabajo manual que conlleva
actualmente el control y archivo de la gestión de las
inversiones, al mismo tiempo de ofrecer información
más confiable y oportuna, ya que se evitaría la
duplicidad de registros, se reduce la carga manual de datos y se
contaría con una única fuente de suministro de la
información. 5. Se desarrolló el modelado
Conceptual del sistema a través del desarrollo del Modelo
de Entidad-Relación (MER). 6. Se desarrolló el
modelado lógico de datos del sistema mediante la
normalización del Modelo de Entidad-Relación 7. Se
desarrolló el modelo físico de un sistema
automatizado con el programa de computador: Dreamweaver8®, el
cual, mediante su implantación; reducirá al
máximo las horas hombre dedicadas innecesariamente en la
búsqueda, y ubicación de información
requerida por el personal, así como también,
disminuirá en gran escala el uso de material impreso
(papel); minimizando los costos en suministros de
papelería y toner utilizado por el personal de la
Coordinación de Ingeniería Económica de CVG
Venalum. 8. El Sistema se diseñó con la finalidad
de: almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados confiables,
constituyéndose en una herramienta sólida y
consistente de decisión, la cual mantendrá la
integridad entre los datos y se evitará la redundancia de
información.
9. Para el diseño de la base de datos fue necesario el
cálculo de los índices económicos
relacionados con las inversiones capitalizables del área
de carbón como el Valor Presente Neto (VPN) y el Costo
Anual Equivalente (CAE), la Tasa Interna de Retorno (TIR) no se
calculó puesto que de las inversiones de Carbón
sólo se manejan los costos de operación,
mantenimiento, contrataciones, entre otros, más no los
ingresos; dado que el producto de la Gerencia de Carbón
son los ánodos los cuales no se venden por ser un insumo
para proceso de reducción electrolítica de la
empresa y no generan ingresos. 10. El listado del área de
Carbón registrado en el SAP es de 110 inversiones
capitalizables distribuido en 71 órdenes internas y 39
elementos PEP. 11. De las 71 órdenes internas registradas
en el SAP solamente 7 de ellas se encuentran activas actualmente,
lo que representa el 10% del total de órdenes internas.
12. El 29% de los elementos PEP se hallan cerrados tanto de
manera contable como física y el 71% sobrante,
representado por 28 inversiones están en proceso. 13. De
las 35 inversiones capitalizables activas el 46% de las mismas
representadas por 16 inversiones casi no han sido presupuestadas
desde su apertura. Mientras que el otro 54% presenta una
asignación de presupuesto que puede ser considerada
constante.
14. De las 35 inversiones en proceso sólo 16 de ellas
tienen un 40% o más de avance físico. 15. El 51% de
las inversiones capitalizables del área de carbón
poseen pedidos adecuados según su descripción,
registrados en el SAP; 16 inversiones (46%) no presentan pedidos
asociados y el 3% restante muestra pedidos que no corresponden
con el alcance de la inversión. Por ejemplo la orden
interna CB-I-03-0015 posee pedidos registrados en el SAP que no
están relacionados con su descripción, como la
compra e instalación de un aire acondicionado y la
construcción de la ventana para el montaje de
éste.
RECOMENDACIONES 1. Capacitar debidamente al personal de la
Coordinación que tendrá acceso a este nuevo
sistema, especialmente al personal usuario encargado de cargar
los datos y de mantener actualizada la base de datos. 2. Hacer un
seguimiento continúo a las necesidades de la
Coordinación con el fin de cargar nuevos campos a la base
de datos que permitan cubrir los nuevos requerimientos que puedan
ir surgiendo. 3. Una vez desarrollado el Diseño
físico; se recomienda dar inicio a la fase de la
implantación del Sistema automatizado de Control propuesto
bajo la supervisión de las autoridades de la
Coordinación a través de los servicios de un
Ingeniero Informático. 4. Actualizar periódicamente
la información de las inversiones capitalizables con el
fin de evitar la obsolescencia del sistema de
información.
6. Evaluar la posibilidad integrar el diseño del sistema
de información propuesto en el SAP, programa matriz
utilizado por la Coordinación. 7. Controlar que los
pedidos que se hacen en las cuentas de las inversiones
estén relacionadas con el fin de la inversión. 5.
Al momento de realizar la implementación del sistema
hacerlo para todas las áreas de la empresa que solicitan
inversiones capitalizables y no solamente para el área de
Carbón.