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Explorando el Microsoft Excel 2007



    Unidad 1

    Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
    permite realizar operaciones con números organizados en
    una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
    sumas hasta cálculos de préstamos
    hipotecarios.

    Iniciar Excel
    2007

    Desde el botón Inicio situado,
    normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
    Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio
    se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos
    los programas
    , aparece otra lista con los programas que hay
    instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón
    sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic
    sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
    programa.

    Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar
    cualquiera de las siguientes operaciones:

    · Hacer clic en el botón
    cerrar, este botón se encuentra situado en la parte
    superior derecha de la ventana de Excel.

    · También puedes pulsar la
    combinación de teclas ALT+F4, con esta
    combinación de teclas cerrarás la ventana que
    tengas activa en ese momento.

    · Hacer clic sobre el menú Botón
    Office
    y elegir la opción Salir.

    Ventana de
    Microsoft Excel

    Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial
    como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales,
    así conoceremos los nombres de los diferentes
    elementos
    . La pantalla que se muestra a continuación
    puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador,
    ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
    se vean en cada momento, como veremos más
    adelante.

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    En la parte superior están los menús, los
    cuales al tocarlos con un clic, despliegan sus comandos en la
    cinta inferior debajo de ellos, en su orden son (inicio,
    insertar, diseño de página, formulas, datos,
    revisar y vista).

    La barra de
    título

    Monografias.com

    Contiene el nombre del documento sobre el que se
    está trabajando en ese momento
    . Cuando creamos un
    libro nuevo se le asigna el nombre provisional
    Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el
    nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
    botones para minimizar , restaurar y cerrar .

    La barra de
    acceso rápido

    Monografias.com

    La barra de acceso rápido contiene las
    operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer
    o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir
    todos los botones que quieras. Pero eso se verá más
    adelante.

    La Banda de
    Opciones

    Monografias.com

    La Banda de opciones contiene todas las opciones
    del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
    Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
    relacionadas con la inserción de los diferentes elementos
    que se pueden crear en Excel. En algunos momentos algunas
    opciones no estarán disponibles, las reconocerás
    porque tienen un color atenuado.

    Las pestañas que forman la banda pueden ir
    cambiando según el momento en que te encuentres cuando
    trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar
    solamente aquellas opciones que te serán útiles en
    cada pantalla.

    El Botón de Office

    Haciendo clic en el botón de Office que se
    encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
    podrás desplegar un menú desde donde podrás
    ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
    Nuevo, Guardar, Guardar Como,
    Imprimir, entre otros tantos.

    La barra de
    fórmulas

    Monografias.com

    Nos muestra el contenido de la celda activa, es
    decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a
    modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
    ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
    adelante.

    La barra de
    etiquetas

    Monografias.com

    Permite movernos por las distintas
    hojas
    del libro de trabajo. Dentro de nuestro libro de
    trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
    aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número
    podría cambiarse.

    Ø Para visualizar a partir de la
    Hoja1.

    Ø Para visualizar la hoja anterior a las
    que estamos visualizando.

    Ø Para visualizar la hoja siguiente a las
    que estamos visualizando.

    Ø Para visualizar la última
    hoja
    .

    Unidad 2.

    Empezando a
    trabajar con Excel

    Veremos cómo introducir y modificar los
    diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así
    como manejar las distintas técnicas de movimiento
    dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de
    cálculo y algunos conceptos básicos de Excel
    como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda,
    Celda activa, Fila, Columna.

    2. Movimientos en el área de
    trabajo

    MOVIMIENTO TECLADO

    Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba
    FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA
    IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG

    Pantalla Arriba REPAG

    Celda A1 CTRL+INICIO

    Primera celda de la columna activa FIN
    FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA
    ABAJO

    Primera celda de la fila activa FIN FLECHA
    IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN
    FLECHA DERECHA

    Si necesita moverse de una forma más
    rápido, puede utilizar las barras de desplazamiento
    vertical (lado derecho) y barra de desplazamiento horizontal
    (parte inferior derecha).

    Unidad 3 –

    Tipos de
    datos

    En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE
    DATOS que podemos introducir son:

    VALORES CONSTANTES, Es decir, un
    dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
    número, una fecha u hora, o un texto.

    a) Introducir datos tipo
    numérico

    Un número es un dato que puede
    incluir caracteres numéricos (de 0 al 9) y ciertos
    caracteres especiales como + – () . , $ % E e y ?.

    Si introducimos un número precedido
    del signo más (+), excel borra el signo más. Un
    número precedido del signo menos (-) o encerrado entre
    paréntesis ( ), Excel lo interpreta como un número
    negativo.

    Para ingresar porcentaje podrá utilizar el
    símbolo de porcentaje (%), por ejemplo 15%, es lo mismo
    que 0.15.

    Para introducir fracciones deberá
    precedir del número cero (0), por ejemplo 0 ½,
    Excel lo interpretará como un medio (1/2), sino antepone
    el cero Excel lo interpreta como formato fecha, es decir ½
    es igual a

    01-Feb. Excel trata a los puntos como
    separadores de miles o separadores de decimales (igual que a las
    comas). Los datos numéricos, por defecto se
    alinearán a la derecha de la celda.

    b) Introducir datos tipo texto

    Para introducir texto, seleccione la celda
    y escriba el texto. El texto quedará alineado a la
    izquierda de la celda. Una celda puede contener hasta 255
    caracteres(letras).

    c) Introducir datos tipo fecha y hora

    Excel, considera a las fechas como números. Para
    introducir fechas, utiliceuna barra diagonal o slash (/) o el
    guión (-). Si desea escribir la fecha y la hora en la
    misma celda, sepárelas por un espacio.Algunas formas de
    introducir fechas y horas:

    Si escribe Excel asignará este
    formato

    26/6/00 d/m/aa

    10-Mar-00 d-mmm-aa

    4/7 d-mmm

    10-Oct d-mmm

    Dic-00 mmm-aa

    8:50 a h:mm AM

    10:30 p h:mm PM

    5:20 h:mm

    8:40:10 h:mm:ss

    FÓRMULAS, Es decir, una secuencia formada
    por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
    funciones, u operadores. Es una técnica básica para
    el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
    operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +,
    -, x, /, Sen, Cos, etc… En una fórmula se pueden mezclar
    constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
    funciones. La fórmula se escribe en la barra de
    fórmulas y debe empezar siempre por el signo
    =.

    Introducir fechas y horas en
    fórmulas

    Como Excel interpreta las horas y las fechas como
    números, éstas se pueden sumar y/o restar mediante
    fórmulas. Por ejemplo, para determinar cuántos
    días hay entre las fechas 17/7/00 y 01/02/00, utilice la
    siguiente fórmula: ="17/7/00"-"01/02/00" que dará
    como resultado 167 días.

    Para determinar el número de semanas entre las
    dos fecha anteriores, utilice la fórmula:
    =("17/7/00"- "01/02/00")/7, cuyo resultado es 24
    semanas.

    Errores en los datos

    Cuando introducimos una fórmula en una celda
    puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
    tipo de error puede que Excel nos avise o no.

    Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo
    que aparece tendrá el siguiente aspecto:

    Monografias.com

    Podemos detectar un error sin que nos avise cuando
    aparece la celda con un símbolo en la esquina superior
    izquierda tal como esto:

    Monografias.com

    Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá
    un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el
    error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el
    cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el
    más frecuente el que aparece a
    continuación:

    Monografias.com

    Este cuadro nos dice que la fórmula es
    incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
    Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
    celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás
    fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta
    y todas las demás sumas).

    Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
    opción Ayuda sobre este error.

    Si lo que queremos es comprobar la
    fórmula para saber si hay que modificarla o no
    podríamos utilizar la opción Modificar en la
    barra de fórmulas.

    Si la fórmula es correcta, se
    utilizará la opción Omitir error para que
    desaparezca el símbolo de la esquina de la
    celda.

    Puede que al introducir la fórmula
    nos aparezca como contenido de la celda, #TEXTO ,
    siendo TEXTO un valor que puede cambiar
    dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

    ##### se produce cuando el ancho de
    una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una
    hora negativa.

    #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de
    argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
    textos.

    #¡DIV/0! cuando se divide un número
    por cero.

    #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el
    texto de la fórmula.

    #N/A cuando un valor no está disponible
    para una función o fórmula.

    #¡REF! se produce cuando una referencia de
    celda no es válida.

    #¡NUM! cuando se escriben valores
    numéricos no válidos en una fórmula o
    función.

    #¡NULO! cuando se especifica una
    intersección de dos áreas que no se
    intersectan.

    También en estos casos, la celda,
    como en el caso anterior, contendrá además un
    símbolo en la esquina superior izquierda tal
    como:

    Monografias.com

    Este símbolo se utilizará como hemos visto
    arriba.

    Formatos numéricos

    1. Seleccione las celdas cuyo formato desee
    cambiar.

    2. Haga clic derecho sobre la información
    resaltada, y luego clic en formato de celdas.

    3. Haga clic en la pestaña
    Números.

    4. Seleccione una categoría.

    5. Luego clic en el botón Aceptar

    Monografias.com

    Observe que el cuadro de lista
    Categoría contiene 12 categorías, las cuales
    son:

    1. Categoría Número, contiene
    una serie de opciones que visualizan números en formatos
    enteros, con decimales y con puntos.

    2. Categoría Moneda, contiene
    formatos similares a los de la categoría Número,
    solo que éstos se utilizan para controlar el signo
    monetario mostrado con el número.

    3. Categoría Contabilidad, presenta
    formatos de gran utilidad para los profesionales de la
    contabilidad.

    4. Categoría Porcentaje, presenta
    opciones de formato que visualizan números como
    porcentajes. Ejemplo un formato de porcentaje sin decimales
    muestra 0,2534 como 25%; con dos cifras decimales
    25,34%.

    5. Categoría Fracción, ofrece
    formatos que muestran los números como
    fracciones.

    6. Categoría Científica,
    visualiza los números en notación exponencial. Por
    ejemplo: el número 98765432198 lo visualiza
    como 9,88E+10.

    7. Categoría Texto, aplica el
    formato de texto a las celdas seleccionadas. Si las celdas
    contienen números estos serán tratados como
    texto.

    8. Categoría Especial, permite
    formar códigos postales, números telefónicos
    y números de seguro social.

    9. Categoría Personalizada, permite
    crear nuevos formatos personalizados. Estos formatos se guardan
    automáticamente al final de la lista de formatos de la
    categoría Personalizada y estarán
    disponibles en todas las hojas cada vez que abra el libro de
    trabajo.

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