Administración del inventario

INTRODUCCIÓN

Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para
su uso o venta en el futuro. La Administración de
inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al
momento de requerir su uso o venta, basados en políticas
que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer
el inventario.

La Administración del inventario es un enfoque de
métodos cuantitativos a la administración de
inventarios que involucra el uso de un modelo matemático
para buscar y llevar a cabo una política de inventario
óptima.

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas
para determinar el éxito de un proyecto o una
organización. Los indicadores de gestión suelen
establecerse por los líderes del proyecto u
organización, y son posteriormente utilizados
continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el
desempeño y los resultados.

Los indicadores de gestión suelen estar ligados
con resultados cuantificables, como ventas anuales o
reducción de costos en manufactura.

La evaluación y control permite orientar la
gestión de mantenimiento y definir alternativas de mejora
técnica y optimizar costos. Por otra parte, contribuye a
darle un carácter sistémico al mantenimiento, lo
cual garantiza la continuidad operativa de los procesos dentro de
las exigencias de efectividad del sistema productivo.

1. INVENTARIOS DE
REPUESTOS

1.1. LOS REPUESTOS

Los Repuestos representan todos aquellos componentes que
podemos reemplazar en un sistema para mantener la continuidad
operativa del mismo. Funcionalmente es la parte más
pequeña en la que se puede subdividir una maquina. Los
repuestos son importantes dentro de cualquier sistema productivo
debido a que simplemente si no lo tienes disponible cuando lo
necesites no podrás restablecer el estado operativo de la
maquina, en otras palabras la maquina no producirá hasta
que no reemplaces el repuesto. Es debido a este impacto directo
sobre la disponibilidad de los sistemas lo que los hace tan
valiosos.

1.2. IMPACTO DE LOS ALMACENES DE
REPUESTOS

Si preguntáramos a cualquier persona que trabaja
en una organización industrial porque tenemos repuestos en
nuestros almacenes, recibiríamos respuestas
diversas:

ü Porque la planta se para si no
hay repuestos disponibles

ü Porque debemos asegurar una alta
disponibilidad

ü Porque conseguir repuestos lleva
mucho tiempo…

En el presente contexto, entendemos que el objetivo
fundamental de los almacenes (Bodegas) de repuestos es dar
soporte a las tareas de mantenimiento, tanto a Aquellas tareas
planeadas como aquellas no planeadas.

Esta dentición pone el énfasis de las
políticas de inventario en el entendimiento del origen de
la demanda de repuestos: mantenimiento y operaciones. Muchas
técnicas tradicionalmente utilizadas para optimizar las
tenencias de inventarios de repuestos fracasan justamente por
olvidar mantenimiento y las operaciones, origen de la demanda de
repuestos.

1.3. INVENTARIOS DE REPUESTOS EN EL
MANTENIMIENTO

Los inventarios de repuestos representan todas aquellas
partes y piezas que se encuentran almacenadas con el fin de
apoyar logísticamente las actividades de mantenimiento
para alcanzar los objetivos primordiales de mantenimiento: Alta
disponibilidad a un costo racional.

Sin embargo estos repuestos tienen ciertas
características esenciales, que los hacen especiales y los
diferencian del resto de los inventarios:

1.- La función es diferente; ya que generalmente
los inventarios de producto terminado o materia prima tienen como
función principal dar flexibilidad a las cadenas de
suministro. Los inventarios de repuesto solo se determinan para
apoyar las actividades de mantenimiento y en mantener los equipos
disponibles.

2.- Los niveles de inventario de productos terminados o
materia prima pueden ser incrementados o reducidos por cambios en
las velocidades de producción y programaciones,
mejoramiento de la calidad, reducción en los tiempos de
entrega, etc. Entre tanto los niveles de inventarios de repuestos
dependen de como el equipo es usado o mantenido.

3.- Generalmente estos inventarios son de movimiento
lento.

4.- Los inventarios de repuestos no cuentan con los
datos de confiabilidad lo suficientemente detallados para
realizar una buena estimación de los mismos y por ello en
muchos casos se sobredimensionan para cubrir el riesgo asociado
de no contar con la información necesaria.

5.- La obsolescencia es un problema grave y
característico de este tipo de inventarios.

Es muy importante que los niveles de inventario de
repuestos se determinen equilibrando el riesgo de provocar una
parada larga de los equipos debido a la
indisponibilidad de un repuesto, los costos de almacenamiento y
el riesgo de que el repuesto se convierta en obsoleto antes de
ser usado.

Sin embargo, es muy común que las empresas no
presten especial atención a sus inventarios de repuestos,
debido a que el almacenamiento de estos repuestos no genera
ningún beneficio a la empresa sino hasta el momento de ser
necesitados. Además al igual que el resto de los
inventarios representan un capital inmovilizado que disminuye el
flujo de caja de las organizaciones, con la diferencia de que
estos no tienen la potencialidad de convertirse en una ganancia
para la empresa, sino por el contrario a medida que pasa el
tiempo y no es utilizado aumentan sus probabilidades de que se
deteriore o se convierta en obsoleto, generando perdidas a las
organizaciones a las cuales le serian útil.

2.
POLÍTICAS DE REMPLAZO

2.1. POLÍTICAS DEL
MANTENIMIENTO

Son lineamientos para lograr los objetivos de
mantenimiento. Son las líneas directrices
específicas, los métodos, los procedimientos, las
reglas, las formas y las prácticas administrativas que se
establecen para implementar las estrategias y respaldar y
fomentar los trabajos que llevarán a alcanzar los
objetivos enunciados.

Las políticas comunican a los empleados y
gerentes lo que se espera de ellos y, por tanto, aumentan las
probabilidades de la debida ejecución de las estrategias.
Sienta las bases para el control administrativo, permiten la
coordinación a lo largo y a lo ancho de las unidades de la
organización y disminuyen la cantidad de tiempo en que los
gerentes dedican a tomar decisiones. Aclaran quien hará
qué trabajo, propiciando que se delegue la toma de
decisiones a los niveles administrativos adecuados

Estas son el conjunto de lineamientos para lograr los
objetivos propuestos para el mantenimiento. Anteriormente
según los paradigmas de mantenimiento Las políticas
de mantenimiento deben ser definidas por gerentes y los programas
de mantenimiento estructurados por especialistas
calificados.

En la actualidad las políticas de mantenimiento
deben ser formuladas por las personas con la mayor
cercanía a los activos a mantener. La
administración debe proveer las herramientas para ayudar a
estos a tomar las decisiones correctas y asegurar que las
decisiones sean razonables y defendibles

2.1.1 CLASIFICACIÓN DE LAS
POLÍTICAS DE MANTENIMIENTO

Las políticas actuales de mantenimiento se pueden
clasificar en:

§ Correctiva.

§ Preventiva.

§ Predictiva.

Política correctiva: Es la acción concreta
que tiene lugar al producirse la avería o en el momento
que se detectan condiciones de funcionamiento que afectan de
manera importante del servicio que presta la máquina.
Ejemplo: Mantenimiento correctivo.

Política preventiva: Es el conjunto de medidas de
carácter técnico – organizativas mediante las
cuales se lleva al efecto varios servicios técnicos a la
máquina del forma planificada para evitar la
aparición de avería sin provistas. Ejemplo:
Mantenimiento preventivo planificado (MPP).

Política predictiva: Se basa en la
detención de los defectos en etapas tempranas tomando las
medidas necesarias antes de que se provocan los fallos. La
detención se fundamentan un diagnóstico del estado
técnico de la máquina sin necesidad interrumpir el
proceso productivo. Ejemplo: Mantenimiento Predictivo.

2.2 EL ANÁLISIS DE
REEMPLAZO

El análisis de reemplazo sirve para averiguar si
un equipo está operando de manera económica o si
los costos de operación pueden disminuirse adquiriendo un
nuevo equipo.

Además, mediante este análisis se puede
averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato o
es mejor esperar unos años, antes de cambiarlo y aplicar
las políticas de reemplazo existentes.

2.3 ANÁLISIS Y PLANEACIÓN
DE REEMPLAZO

Un plan de reemplazo de activos físicos es de
vital importancia en todo proceso económico, porque un
reemplazo apresurado causa una disminución de liquidez y
un reemplazo tardío causa pérdida; esto ocurre por
los aumentos de costo de operación y mantenimiento, por lo
tanto debe establecerse el momento oportuno de reemplazo, a fin
de obtener las mayores ventajas económicas.

Un activo físico debe ser
reemplazado, cuando se presentan las siguientes
causas:

ü Insuficiencia.

ü Alto costo de mantenimiento.
Obsolescencia.

3.
EVALUACIÓN Y CONTROL DEL PLAN DE
MANTENIMIENTO

La evaluación y control del plan de mantenimiento
se refiere al conjunto de actividades que permiten identificar y
analizar las desviaciones de los resultados, tanto de la
gestión de mantenimiento como del desempeño real
del sistema productivo, versus las metas operativas.

Se inicia apenas concluirse la elaboración del
plan anual de mantenimiento con la definición de las metas
e indicadores de evaluación y control (operativos) y se
extiende durante todo el proceso administrativo lo que le da un
carácter dinámico y continuo

La evaluación y control permite orientar la
gestión de mantenimiento y definir alternativas de mejora
técnica y optimizar costos. Por otra parte, contribuye a
darle un carácter sistémico al mantenimiento, lo
cual garantiza la continuidad operativa de los procesos dentro de
las exigencias de efectividad del sistema productivo.

Los mecanismos de evaluación y control deben ser
económicamente aceptables, oportunos, aceptados por la
organización de mantenimiento y tener veracidad y
claridad. Al terminarse de elaborar el plan de mantenimiento,
antes de todo, debe determinarse lo que se necesita controlar de
acuerdo con lo que indique la experiencia, el criterio y los
hechos observados.

Una vez conocidos los aspectos a controlar es necesario
fijar si deben controlarse en cantidad, calidad, tiempo u otros.
Con ello se estará en posibilidad de fijar las metas y los
indicadores de evaluación y control.

La evaluación y control se realiza en cuatro
etapas: captura de los datos necesarios y cálculo de los
indicadores, comparación de los resultados versus las
metas, análisis de las desviaciones, y acciones
correctivas.

4. INDICADORES DE
GESTIÓN

4.1 UN INDICADOR

Hay que tener presente que un indicador es una
relación entre las variables cuantitativas o cualitativas,
y que por medio de estas permiten analizar y estudiar la
situación y las tendencias de cambio generadas por un
fenómeno determinado, respecto a unos objetivos y metas
previstas o ya indicadas.

De tal manera se entiende que los indicadores de
gestión pueden ser valores, unidades, índices,
series estadísticas y entre otros; es decir, que es como
la expresión cuantitativa del comportamiento o el
desempeño de toda una organización o una de sus
partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de
referencia, puede estar señalando una desviación
sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas
según el caso.

Los indicadores de gestión son uno de los agentes
determinantes para que todo proceso de producción, se
lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un
sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o
la administración de los mismos, con el fin de que se
puedan efectuar y realizar los indicadores de gestión en
posiciones estratégicas que muestren un efecto
óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen
sistema de información que permita comprobar las
diferentes etapas del proceso logístico.

Hay que tener en cuenta que medir es comparar una
magnitud con un patrón preestablecido, la calve de este
consiste en elegir las variables críticas para el
éxito del proceso, y con ello obtener una gestión
eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de
control de gestión que soporte la administración y
le permite evaluar el desempeño de la empresa.

Un sistema de control de gestión tiene como
objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de
planeación y control de cada uno de los grupo operativo,
información permanente e integral sobre su
desempeño, que les permita a éstos autoevaluar su
gestión y tomar los correctivos del caso.

A cada uno de sus usuarios, el sistema debería
facilitarle información oportuna y efectiva sobre el
comportamiento de las variables críticas para el
éxito a través de los indicadores de gestión
que hayan sido previamente definidos.

Sólo de esta se garantiza que la
información que genera el sistema de control tenga efecto
en los procesos de toma de redecisiones y se logre así
mejorar los niveles de aprendizaje en la
organización.

4.2 METODOLOGÍA GENERAL PARA
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTIÓN

A- contar con objetivos y estrategias
(planificación)

Es fundamental contar con objetivos claros, precisos,
cuantificados y tener establecidas las estrategias que se
emplearán para Lograr los objetivos. Ellos nos dan el
punto de llegada, las características del resultado que se
espera.

Se entiende por cuantificar un objetivo o estrategia la
acción de asociarle patrones que permitan hacerla
verificable.

Estos patrones son:

· Atributo: Es el que
identifica la meta.{

· Escala: Corresponde a las
unidades de medida en que se especificará la
meta.

· Status: Es el valor actual
de la escala, el punto de partida.

· Umbral: Es el valor de la
escala que se desea alcanzar.

· Horizonte: Hace referencia
al período en el cual se espera alcanzar el
umbral.

· Fecha Iniciación:
Cuando se inicia el horizonte.

· Fecha Terminación:
Finalización de lapso programado para el logro de la
meta.

· Responsable: Persona que
tendrá a su cargo la ejecución de la estrategia o
logro de la meta.

B- Identificar Factores Críticos De
Éxito

Son aquellos aspectos que son necesarios
mantener bajo control para lograr el éxito de la
gestión, el proceso o labor que se pretende
adelantar.

· Concepción

· Monitoreo

· Evaluación final de la
gestión

C. Establecer Indicadores Para Cada
Factor Crítico De Exito

Por ejemplo:

Este indicador mide el grado en el cual las personas
captaron y aprehendieron los conceptos teóricos y las
metodologías impartidas en la
capacitación.

D- determinar, para cada indicador, estado,
umbral y rango de gestion

Es necesario determinar para cada
indicador, estado, umbral y rango de gestión:

· ESTADO: Valor inicial o actual del
indicador.

· UMBRAL: Es el valor del indicador
que se requiere lograr o mantener.

· RANGO DE GESTION: Es el espacio
comprendido entre los valores mínimo y máximo que
el indicador puede tomar.

E- Diseñar La
Medición

Consiste en determinar las fuentes de
información, frecuencia de medición,
presentación de la información, asignar
responsables de la recolección, tabulación,
análisis y presentación de la
información.

F- Determinar Y Asignar Recursos

· La medición se incluye e integra al
desarrollo del trabajo, sea realizada por quien ejecuta el
trabajo y esta persona sea el primer usuario y beneficiario de la
información. Este acompañamiento es temporal y
tiene como fin apoyar la creación y consolidación
de la cultura de la medición y el autocontrol.

· Los recursos que se empleen en la
medición deben ser parte de los recursos que emplean en el
desarrollo del trabajo o del proceso.

G- Medir, Aprobar, Y Ajustar El Sistema De
Indicadores De Gestión.

· Pertinencia del
indicador.

· Valores y rangos
establecidos.

· Fuentes de información
seleccionadas.

· Proceso de toma y
presentación de la información.

· Frecuencia en la toma de la
información.

· Destinatario de la
información

5. PROBLEMAS DE
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO

1. La empresa Agujas Guayana es una empresa que
comercializa agujas hipodérmicas indoloras en los
hospitales de Puerto Ordaz, desea reducir sus costos de
inventario mediante la determinación del número de
agujas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de
1000 unidades; el costo de manejo por unidad por año es de
5 Bs. Y el coste por compra es de 100 Bs por orden. Calcule el
número óptimo de unidades por orden.

Datos:

D = demanda anual = 1000

A = 100 (costo por cobrar una orden)

C = 5 Bs/unidad-año (costo por mantener una
unidad en inventario por año)

a) Número óptimo de unidad
por orden

b) Número de órdenes en el
año (N)

N = D/Q = (1000 unidades/orden) / (200
unidades/orden) N = 5 órdenes

c) Tiempo de ciclo, tiempo esperado entre
órdenes (T)

T = Q/D = (200 unidades/orden) / (1000
unidades/año) T = 0.2 años/orden

T=0,2 años/orden *365
días/año= 73 días/orden

Se considera el año 365
días

D) Costos total anuales del sistema de
inventario (VC)

2. La empresa LIMPIART comercializa
artículos del hogar, con una demanda anual de 1.000
unidades, si el costo para colocar un pedido es de 100 Bs , el
costo de almacenamiento unitario anual de cada artículo es
de 5 Bs, la empresa opera

365 días al año, siete días a la
semana, con un costo de venta del artículo de
150

Bs, determinar la política de inventario
óptima de la Empresa.

Resolución:

D=1000 U A= 100 Bs C= 5 Bs

Lote optimo:

Consumo constante:

CONCLUSIÓN

Los inventarios son un puente de unión entre la
producción y las ventas. En una empresa manufacturera el
inventario equilibra la línea de producción si
algunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras,
pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando
inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias
primas, productos semi terminados y productos terminados absorben
la holgura cuando fluctúan las ventas o los
volúmenes de producción, lo que nos da otra
razón para el control de inventarios. Estos tienden a
proporcionar un flujo constante de producción, facilitando
su programación. Los inventarios de materia prima dan
flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la
empresa existe una situación "de la mano a la boca",
comparándose la materia prima estrictamente necesaria para
mantener el plan de producción, es decir, comprando y
consumiendo.

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor
de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden
contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios.
Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad
de abastecer un artículo del inventario) podría en
casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el
contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo
de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre
utilidades y pérdidas.

Nuestra conclusión debe ser que la
administración habilidosa de los inventarios, puede hacer
una contribución importante a las utilidades mostradas por
la firma.

Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben
incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el
costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia
del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinación entre las diferentes áreas de la
empresa, teniendo como premisas sus objetivos
generales.

BIBLOGRAFIA

· INGENIERIA Y MANTENIMIENTOS
ATENAS, publicado el 16/05/2010 Link
http://www.imatenas.com/articulos/inventarioderepuestos

· MANTENIMIENTO PLANIFICADO, publicado el
23 de Octubre, 2006 link
http://www.mantenimientoplanificado.com/ARTICULOS%20RECAMBIOS/Ar
iel%20Zylberberg/Repuestos%20Basados%20en%20Riesgo%20-%20Introduccion%20(2).pdf

· DE GERENCIA .COM
http://www.degerencia.com/tema/indicadores_de_gestion

· INDICADORES DE GESTIÓN, publicado
por Ing. Cruz Lezama Osaín
http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-gestion/indicadores-
de-gestion

Autor:

Lameda Rocel

Mata Marion

Olivares Arianna

Padrino Danielis

Profesora:

Scandra Mora

Ciudad Guayana, Septiembre de
2012

Republica Bolivariana de Venezuela.
Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio
José de Sucre".

Vice Rectorado de Puerto Ordaz

Cátedra: Planificación y
control del mantenimiento