Apuntes sobre administración financiera 1

Introducción

Durante los últimos años, las finanzas han
tenido un incremento de singular importancia para las
organizaciones y sociedades; de forma que del manejo de los
recursos y obtención de fondos como tarea prioritaria de
la administración, se ha pasado al manejo de las
inversiones en momentos de inflación y recesión, a
la puesta en marcha de modelos programáticos que permitan
movilizar importantes fuentes de recursos financieros,
colocarlas, y obtener en corto tiempo, rentabilidades que
satisfacen a los accionistas, a la colectividad, al gobierno y a
los potenciales inversionistas, que ven en los mercados de
capitales, una excelente oportunidad para colocar fondos, que en
consecuencia se convertirán en generadores de utilidades
importantes, cuyo resultado debería fomentar el
crecimiento económico del país.

Si se centra la atención en que las Finanzas, o
Administración Financiera como campo particular de las
organizaciones, junto con la administración de
producción, la mercadotecnia y la administración de
personal, conforman los espacios de vital importancia, en materia
administrativa, enfocado como unidad o ente
microeconómico; y que de igual forma la Economía
como un ente más general y representativo del enfoque
macro, es evidente que la interrelación de todas las
variables que conforman ambas disciplinas, forman parte, o son la
base de sustentación y desarrollo formal de una
área territorial determinada.

La Administración Financiera desempeña una
función dinámica en el desarrollo de las empresas
modernas, es por ello, que en la actualidad debe enfrentarse a la
competencia corporativa, cambios tecnológicos, la
inflación, tasas de interés, y los aspectos
éticos relacionados con ciertas operaciones financieras.
Por lo tanto más que nunca es necesario que las finanzas
tengan función estratégica vital en la
corporaciones.

Como la administración financiera contribuye con
una serie de técnicas destinadas al manejo eficiente de
los recursos económicos de las empresas, es claro que el
objetivo del administrador además de manejar el aspecto
financiero, es justamente la de administrar todos los recursos,
tanto humano como material, tecnológico y financiero, ya
que mediante su gestión eficiente, la empresa podrá
conseguir los propósitos que persigue y que se definen en
su razón de ser y hacia donde quieren llegar,
representando particularmente la misión y visión de
la organización.

CAPÍTULO I

Aspectos
generales de la administración

1.1.- Definición
nominal

La administración es un proceso distintivo que
consiste en planear, organizar, dirigir y controlar,
desempeñando tareas para el logro de objetivos, mediante
los recursos humanos, materiales, intelectuales,
tecnológicos y monetarios de la empresa.

1.2.- Definición
etimológica

La palabra Administración, se forma del
prefijo:

Ad: hacia

Ministratio: esta a su vez viene de "minister, vocablo
compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo
"ter", que sirve como término de
comparación.

De acuerdo con la definición etimológica,
la Administración se refiere a una función que se
desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que es
prestado.

1.3.- Definiciones existentes por
autores

• E.F.L. BRECH. "Es un proceso social que lleva
  consigo la responsabilidad de planear y regular en forma
  eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un
  propósito dado."

• J.D. MONEY. Es el arte o técnica de dirigir e
  inspirar a los demás, con base en un profundo y claro
  conocimiento de la naturaleza humana."

• PETERSON & PLOWMAN. "Una técnica por
  medio de la cual determinan, clasifican y realizan los
  propósitos y objetivos de un grupo humano
  particular."

• KONNTZ & O"DONNELL. "La dirección de un
  organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
  fundada en la habilidad de conducir a sus
  integrantes".

• G. P. TERRY. "Consiste en lograr un objetivo
  predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno."

• LOURDES MUNCH GALINDO. "es un proceso a
  través del cual se coordinan los recursos de un grupo
  social con el fin de lograr la máxima eficiencia,
  calidad y productividad en el logro de los
  objetivos."

Resumiendo las definiciones dichas anteriormente, se
puede definir la administración como un proceso de lograr
que las cosas se realicen por medio de la planeación,
organización, delegación de funciones,
integración de personal, dirección y control de
otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la
persona pueda obrar entusiastamente en conjunto con otras,
sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr
así fines determinados.

1.4.- Finalidad de la
administración

1.4.1.- Su objeto

Es indiscutible que quién realiza por sí
mismo una función no merece ser llamado administrador.
Pero desde el momento que delega en otros, (siempre y cuando
estas funciones que realizan se lleven a cabo en un organismo
social, dirigiendo y coordinando lo que los demás
realizan) comienza a recibir el nombre de
administrador.

1.4.2.- Su finalidad

La administración busca en forma directa, la
obtención de resultados de máxima eficiencia en la
coordinación, y sólo a través de ella se
aprovecharan los recursos de la empresa. Como por
ejemplo:

a.- Recursos materiales

b.- Recursos financieros

c.- Recursos humanos (o factor humano)

d.- Recursos Técnicos

El buen administrador, no lo es precisamente porque sea
un buen contador, economista, abogado etc., sino más bien
por sus cualidades y técnicas que posee
específicamente para coordinar a todos esos elementos o
recursos que se mencionaron anteriormente, de una manera
más eficiente.

Tomando en cuenta lo anteriormente dicho, se puede
resumir que para que exista un sentido de satisfacción
debe existir un objetivo y finalidad, lo que da un
propósito al esfuerzo; además estos deben tener un
significado y valor.

Juntando los dos aspectos, se pueden definir como una
meta que se fija, que requiere de un campo de acción
definido y que sugiera la orientación para los esfuerzos
de un dirigente, en esta definición hay cuatro elementos
que son:

1. Meta

2. Campo de acción

3. Definición de la Acción

4. Orientación

El objeto y la finalidad, son importantes para llegar a
los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la
administración sea difícil; así que, los
objetivos y finalidades básicas son un prerrequisito para
determinar cualquier curso de acción y deben ser definidos
con claridad para que los comprendan todos los miembros de la
empresa.

1.5.- Características e importancia de la
administración

• Su Universalidad: esto es, la administración
  se da donde quiera que exista un organismo social, ya que en
  él siempre existirá una coordinación
  sistemática de medios.

• Su Especificidad: toda vez que la
  administración, siempre se acompaña de
  fenómenos de distinta índole, dentro de la
  empresa se especifican funciones económicas,
  contables, jurídicas, productivas etc. Que deben ser
  coordinadas sistemáticamente, para la obtención
  de los resultados esperados.

• Su Unidad Temporal: aunque se distinguen; etapas,
  fases y elementos del fenómeno administrativo, este es
  único y por lo mismo en todo momento de la vida de la
  empresa se estarán dando, en menor o mayor grado, ya
  sea todos o la mayor parte de los elementos
  administrativos.

• Su Unidad Jerárquica: todos los que
  tengan carácter de jefes o ejecutivos en jefe dentro
  de un organismo social, participarán en distintos
  grados o modalidades de la misma
  administración.

Otras características que permiten entender el
concepto de la administración y su naturaleza única
son:

• La administración sigue un propósito:
  Se refiere al logro de algo específico, como un
  objetivo.

• La administración hace que las cosas sucedan:
  Los gerentes centran su atención y sus esfuerzos en
  producir acciones exitosas.

• La administración se logra por, con y
  mediante los esfuerzos de otros: Para participar en la
  administración, se debe abandonar la tendencia de
  ejecutar todo uno mismo.

• La efectividad administrativa requiere el uso de
  ciertos conocimientos, aptitudes y práctica: Existe
  una gran diferencia entre lograr que los vendedores vendan y
  saber cómo lograr vender. Se requiere la habilidad y
  el conocimiento de quién ejercerá la
  administración para llevarla a cabo y saber
  cómo llevarla a cabo, es decir el conocimiento
  innato.

• La administración es una actividad, no es una
  persona o grupo de personas: La administración no es
  gente, es una actividad igual a la de caminar, nadar
  etc.

• La administración es ayudada, no reemplazada
  por la computación: La computadora es una herramienta
  muy valiosa en el campo de la administración, permite
  tener una visión más amplia al gerente,
  así mismo le permite agudizar sus percepciones
  proporcionando información para la toma de decisiones
  clave en la empresa.

• La administración está asociada
  usualmente con los esfuerzos de un grupo: La empresa cobra
  vida para alcanzar determinados objetivos, los que se logran
  con mayor facilidad con un grupo de personas y no con una
  sola persona.

• La administración es un medio notable para
  ejercer un verdadero impacto en la vida humana: La
  administración influye en su ambiente, si un gerente
  así lo desea, puede hacer mucho para mejorar el medio
  en el que se desarrolla y el de sus colaboradores.

• La administración es intangible: La llaman la
  fuerza invisible, su presencia queda evidenciada en los
  resultados obtenidos a través de los esfuerzos de
  todos.

• Los que practican la administración no son
  necesariamente los propietarios: Administrador y Propietario
  no son forzosamente la misma persona. Aunque en ocasiones si
  lo son.

1.5.1.- Características

• Un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es
  decir, la administración influye en su medio
  ambiente.

• Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en
  la administración se requiere dejar la tendencia a
  ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan
  mediante los esfuerzos de otros.

• Es una actividad, no una persona o grupo de ellas.
  La administración no es gente, es una actividad; las
  personas que administran pueden ser designadas como
  Directores, gerentes de áreas, etc.

• La efectividad administrativa requiere el uso de
  ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La
  habilidad técnica es importante para cumplir con un
  trabajo asignado.

• La administración es intangible. Su presencia
  queda evidenciada por el resultado de los
  esfuerzos.

• Los que la practican no son necesariamente los
  propietarios; es decir que el administrador y el propietario
  no son necesariamente la misma persona.

1.5.2.- Importancia

La administración, es tan indispensable en la
vida de todo organismo social, por todo lo que aporta, y que hace
que se puedan lograr más fácilmente los objetivos
trazados por las personas, organismos y todo aquel que la ejerza
para la consecución de sus metas.

La administración se da dondequiera que exista un
organismo social, aunque lógicamente sea más
necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.El
éxito de un organismo depende de su buena
administración, y sólo a través de
ésta, de los elementos materiales, humanos,
tecnológicos, financieros, se logrará obteniendo
desde luego, los beneficios esperados dentro del ente
social.

Luego de analizar los aspectos generales de la
Administración, no sería suficiente decir que sin
una buena administración ninguna organización
tendrá éxito; porque dicha su importancia, la
administración no solamente nació con la humanidad
sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos
geográficos y por su carácter Universal, la
encontramos presente en todas partes. Y es que en el
ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado
administrativo de todo esfuerzo planeado.

Donde exista un organismo social allí
estará presente la administración, no sirve de
mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor
equipo, la mejor ubicación, si todo lo anterior no va
acompañado del elemento humano necesario para dirigir las
actividades, o sea que la administración es importante
para alcanzar objetivos de la organización, en las grandes
empresas la administración científica o
técnica es esencial ya que no podrían existir sin
una buena administración.

La administración es un proceso universal ya que
no solo se da en los países capitalistas, sino que
también en los países socialistas o de cualquier
tipo que sean, la administración es importante tanto en
las pequeñas como en las grandes empresas, otro hecho
importante es que por medio de la administración se puede
elevar la productividad y los niveles de vida en los
países en vías de desarrollo. La
administración imparte efectividad a los esfuerzos
humanos, ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales,
dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las
condiciones cambiantes y proporciona previsión y
creatividad.

CAPÍTULO II

El proceso
administrativo

2.1.- Introducción

El proceso administrativo se configura como una
garantía que tiene el ciudadano de que
la administración no va a actuar de un modo
arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del
procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el
administrado puede conocer y que por tanto no va a generar
indefensión.

En su concepción más sencilla se puede
definir el proceso administrativo como la administración
en acción, o también como el conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, mismas que se interrelacionan y forman
un proceso integral. Cuando se administra cualquier
empresa,  existen dos fases: una estructural, en la que
a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de
obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las
actividades necesarias para lograr lo establecido durante el
periodo de estructuración.

Este proceso administrativo se encuentra formado por
cuatro funciones fundamentales las cuales son: Planeación,
Organización, Dirección y Control.

2.2.- Modelo propuesto

2.2.1.- Planeación (planning)

2.2.1.1.- Concepto

La planeación es un proceso que comienza por
fijar objetivos, define estrategias, políticas y planes
detallados para alcanzarlos, establece una organización
para la instrumentación de las decisiones e incluye una
revisión del desempeño y mecanismos de
retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de
planeación.

Planificar implica que los administradores piensen con
antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos
en algún método, plan o lógica, y no en
corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o
metas de la organización, estableciendo una estrategia
general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de Planes para coordinar las
actividades.

La planificación define una dirección, se
reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se
establecen los criterios utilizados para controlar. Da
dirección a los gerentes y a toda la organización.
Cuando los empleados saben a donde va la organización y en
que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar
sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en
equipos.

Sin la planificación, los departamentos
podrían estar trabajando con propósitos encontrados
e impedir que la organización se mueva hacía sus
objetivos de manera eficiente.

Los planes presentan los objetivos de la
organización y establecen los procedimientos aptos para
alcanzarlos.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas
de la organización. A continuación se establecen
metas para cada una de las subunidades de la
organización. Definidas estas, se establecen programas
para alcanzar las metas de manera sistemática.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la planificación. La planificación
produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados
los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas,
otros. Los planes preparados por la alta dirección, que
cargan con la responsabilidad de la organización entera,
pueden abarcar plazos de entre cinco y diez
años.

2.2.1.2.- Características

Naturaleza de la planeación y de los
objetivos:

Son los resultados deseados para individuos, grupos o
hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas las
decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los
logros pueden ser medidos. Para establecer objetivos se toman en
cuenta los siguientes criterios:

• Convertir la visión en específicos
  blancos de acción.

• Crear normas para rastrear el
  desempeño.

• Presiona a ser innovadores y enfocados.

• Ayuda a prevenir costos y complacencias si los
  blancos necesitan alargarse.

Actividades importantes de
Planeación:

• Aclarar, amplificar y determinar los
  objetivos.

• Pronosticar.

• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las
  cuales se hará el trabajo.

• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los
  objetivos.

• Establecer un plan general de logros enfatizando
  la creatividad para
  encontrar medios nuevos y mejores de
  desempeñar el trabajo.

• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

• Anticipar los
  posibles problemas futuros.

• Modificar los planes a la luz de los
  resultados del control.

Estrategias, políticas y premisas de
planeación:

Existen varias definiciones de estrategia. Una de ellas
muy completa, es que la estrategia consiste en la
determinación del propósito y los objetivos
básicos a largo plazo de una empresa y en la
adopción de los recursos de acción y la
asignación de recursos necesarios para el cumplimiento de
esas metas. Las políticas son enunciados o
interpretaciones generales que orientan las ideas de los
administradores en la toma de decisiones. Tanto estrategias como
políticas sirven de guía a los planes.

El modelo de planeación estratégica
muestra el funcionamiento de este proceso. En él se
identifican los elementos básicos del proceso y se indica
la relación entre ellos. La matriz TOWS es una estructura
conceptual para un análisis sistemático que
facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades
externas con las fortalezas y las debilidades internas de una
organización.

T = threats (amenazas)

O = opportunity (oportunidades)

W = weaknesses (debilidades)

S = strengths (fortalezas)

La matriz de portafolio* sirve para asignar los
recursos, por medio del cual se establece un vínculo entre
la tasa de crecimiento de la industria y su posición
competitiva relativa (medida a través de su
participación de mercado) importantes estrategias y
políticas deben desarrollarse en áreas tales como
crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones
públicas, productos o servicios y comercialización.
Las estrategias componen una jerarquía, la cual va del
nivel empresarial al de negocios y de éste al nivel
funcional.

Toma de decisiones:

La toma de decisiones es la selección de un curso
de acción entre varias alternativas; constituyendo por lo
tanto la esencia misma de la planeación. Los
administradores deben tomar decisiones sobre la base de la
racionalidad limitada, o acotada. Esto es, deben tomarlas a la
luz de todo lo que pueden saber de una situación, aunque
esto no equivalga a todo lo que sería ideal que
supieran.

Entre los métodos modernos para la toma de
decisiones destacan el análisis de riesgo (que consiste en
la asignación de probabilidades matemáticas a los
resultados de decisiones) y los árboles de decisión
(por medio de los cuales se describen gráficamente los
puntos de decisión, acontecimientos aleatorios y
probabilidades de varios cursos de acción).

Otro método para la toma de decisiones es el
análisis de riesgo que consiste en estudios financieros y
de seguridad para identificar riesgos (métodos
cualitativos) y otras para evaluar riesgos (generalmente de
naturaleza cuantitativa). La creatividad, se puede definir como
la capacidad de crear nuevas ideas, es importante para la
administración eficaz. La innovación es el uso de
estas ideas.

El proceso creativo se compone de cuatro fases
sobrepuestas:

• Exploración inconsciente

• Intuición

• Discernimiento

• Formulación lógica

Existen dos métodos que favorecen la creatividad
que son: la lluvia de ideas y la sinéctica.

La lluvia de ideas:

Es una técnica para generar muchas ideas en un
grupo. Requiere la participación espontánea de
todos. Con la utilización de la "Lluvia de ideas" se
alcanzan nuevas ideas y soluciones creativas e innovadoras,
rompiendo paradigmas establecidos.

El propósito de una sesión de tormenta de
ideas es trabajar como grupo para identificar un problema, y
hallar, a través de una intervención participativa,
la mejor decisión de grupo para un plan de acción
que lo solucione.

Reglas a seguir para formular una lluvia de ideas en un
grupo:

• No criticar ninguna regla.

• Mientras más extremosas sean las ideas,
  mejor.

• Alentar la cantidad de ideas producidas.

• Estimular el progresivo mejoramiento de las
  ideas.

Sinéctica:

Se refiere a la selección cuidadosa de los
miembros del equipo según sus aptitudes para la
resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda
la organización. El líder del grupo
desempeña un importante papel en la aplicación de
este método, de hecho, solo él conoce la naturaleza
específica del problema.

Su función consiste en estrechar y dirigir
cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que
se trata. Este sistema supone una compleja serie de interacciones
para el surgimiento de una solución, frecuentemente la
invención de un nuevo producto.

2.2.2. Organización
(organization)

2.2.2.1.- Concepto

   Organización es el establecimiento
de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la
determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades, con el fin
de poder realizar y simplificar
las funciones del grupo social.

• El significado de este concepto viene del uso que en
  nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este
  implica necesariamente:

• Partes y funciones diversas: ningún
  organismo tiene partes idénticas, ni de igual
  funcionamiento.

• Unidad funcional: esas diversas, con todo
  tienen un fin común o idéntico.

• Coordinación: precisamente para lograr
  ese fin, cada una pone una acción distinta, pero
  complementaria de las demás: obran en vista del fin
  común y ayudan a las demás a construirse y
  ordenarse conforme a una teología
  específica.

2.2.2.2.- Características

El término "organización" tiene muchos
usos. La organización formal es la estructura intencional
de funciones. La organización informal es una red de
relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por
la autoridad formal pero que surge espontáneamente. El
término "tramo de administración" se refiere al
número de personas que un administrador puede supervisar
efectivamente.

Dentro de la organización encontramos que existen
diferentes bases de poder. El poder puede ser legítimo,
producto de la experiencia, referente, de recompensa o
coercitivo. El empowerment permite que la gente tome decisiones
sin solicitar la autorización de sus
superiores.

Existen también varias formas de conceptualizar
línea y staff. Por lo general, lo que caracteriza a
línea y staff son las relaciones no las personas o
departamentos. La autoridad de línea es la relación
en la que un superior ejerce supervisión directa sobre sus
subordinados, la relación de staff consiste a su vez en el
ofrecimiento de asesoría y consejos.

Para la mayor eficacia de las labores de personal de
staff es importante enseñar las relaciones de autoridad,
hacer que el personal de línea escuche al de staff y
mantener a éste debidamente informado. Adicionalmente la
eficacia demanda que el personal de staff elabore recomendaciones
íntegras y que la utilización de éste se
convierta en un modo de vida organizacional.

• La organización se refiere a estructurar
  quizás la parte más tipica de los
  elementos que corresponden a mecánica
  administrativa.

• Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las
  funciones, jerarquías y actividades".

• Por idéntica razón, se refiere siempre
  a funciones, niveles o actividades que "están por
  estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro,
  inmediato o remoto.

• La organización nos dice en concreto
  cómo y quién va a hacer cada cosa, en el
  sentido de qué puesto y no cuál
  persona.

Importancia de la Organización:

• Es de carácter continuo; jamás se
  puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
  recursos están sujetos a cambios constantes
  (expansión, contracción, nuevos productos,
  etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar
  cambios en la organización.

• Es un medio a través del cual se establece la
  mejor manera de lograr los objetivos del grupo
  social.

• Suministra los métodos para que se puedan
  desempeñar las actividades eficientemente, con un
  mínimo de esfuerzo.

• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades,
  reduciendo los costos e incrementando
  la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
  delimitar funciones y responsabilidades.

2.2.3.- Dirección-liderazgo
(leadership)

2.2.3.1.- Concepto

Es el elemento de la administración en el que se
logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de
la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. Se
trata por este medio de obtener los resultados que se hayan
previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener
éstos resultados:

En el nivel de ejecución (obreros, empleados y
aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar",
"llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de
ser productivas.

En el nivel administrativo, o sea, el de todo
aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se
trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no
ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su
"hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen tareas esenciales.  La
dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes
con cada una de las personas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los
demás que se les unan para lograr el futuro que surge de
los pasos de la planificación y la
organización. Los gerentes al establecer el ambiente
adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.

Principios

• De la armonía del objetivo
  o coordinación de intereses.

• Impersonalidad de mando.

• De
  la supervisión directa.

• De la vía jerárquica.

• De la resolución
  del conflicto.

• Aprovechamiento del conflicto.

De la armonía del objetivo o
coordinación de intereses:La dirección será
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa. Así mismo, establece que los
objetivos de todos los departamentos y secciones deberán
relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo
general.

Impersonalidad de mando: Se refiere a que la
autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una
necesidad de la organización para obtener ciertos
resultados.

De la supervisión directa: Se refiere al
apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a
sus subordinados durante la ejecución de los planes, de
tal manera que éstos se realicen con mayor
facilidad.

De la vía jerárquica: Postula al
apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a
sus subordinados durante la ejecución de los planes, de
tal manera que éstos se realicen con mayor
facilidad.

De la resolución del conflicto: Indica la
necesidad de resolver los problemas que surjan durante
la gestión administrativa, a partir del momento
en que aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto:

• Experiencia.

• Experimentación.

• Investigación.

• Aplicar la decisión.

2.2.3.2.- Características

La motivación no es un concepto simple; alude en
realidad a diversos impulsos, deseos, necesidades, anhelos y
otras fuerzas. Los administradores motivan al procurar
condiciones que induzcan a los miembros de las organizaciones a
contribuir en beneficio de éstas.

Existen distintas visiones y supuestos sobre la
naturaleza humana. McGregor llamo teoría X y teoría
Y a sus conjuntos de supuestos sobre las personas.

La teoría de Maslow sostiene a su vez que las
necesidades de orden menor (necesidades fisiológicas)
hasta la necesidad de mayor orden (la necesidad de
autorrealización) forman parte esencial de la vida del ser
humano.

La complejidad de la motivación impone un enfoque
de contingencia en el que se tomen en cuenta los factores del
entorno, entre ellos el ambiente organizacional.

El liderazgo es el arte o proceso de influir en
las personas para que contribuyan voluntaria y entusiastamente al
cumplimiento de metas grupales. Para serlo, el líder
requiere de seguidores.

Existen varios enfoques para el estudio del liderazgo,
los cuales van desde el enfoque de rasgos hasta el de
contingencias. En uno de esos enfoques se establece una
distinción entre tres estilos: autocrático,
democrático o participativo y liberal.

El liderazgo también puede ser concebido
como continuo. En uno de los extremos de este continuo, el
administrador posee un alto grado de libertad, mientras que los
subordinados disponen de uno muy limitado. En el otro extremo, la
libertad del administrador es muy reducida, y muy amplia la de
los subordinados.

Otro enfoque del liderazgo, sustentado en el
supuesto de que los líderes son producto de situaciones
dadas, se centra en el estudio de las situaciones. En el enfoque
de contingencias de Fiedler se toman en cuenta el poder que su
puesto le otorga al líder, la estructura de las tareas y
las relaciones entre el líder y los miembros del
grupo.

La conclusión es que ningún estilo
de liderazgo es mejor que otros y que los administradores pueden
tener éxito si se encuentran en la situación
adecuada. El enfoque del camino-meta del liderazgo señala
que los líderes más eficaces son los que
contribuyen a que sus subordinados cumplan tanto las metas de la
empresa como sus metas personales.

Los líderes transaccionales aclaran
funciones y tareas, erigen una estructura y ayudan a sus
seguidores a cumplir objetivos. Los líderes
transformacionales articulan una visión, inspiran a los
demás y transforman la organización. Los conceptos
de liderazgo transformacional y carismático son
similares.

Un comité es un grupo de personas a las
que, como grupo, se lesç encomienda un asunto. Los
comités pueden ser de línea o administrativos,
formales o informales, permanentes o temporales sirven para
conseguir la deliberación y criterios grupales, impedir
que una persona acumule excesiva autoridad y presentar las
opiniones de diferentes grupos.

Así, la autoridad se agrupa a través de
comités. Además, éstos suelen incrementar la
motivación al permitir que los individuos participen en el
proceso de toma de decisiones. No obstante, a veces se les
utiliza para posponer una decisión o impedir la
acción.

Los comités también ofrecen ciertas
desventajas: pueden ser costosos; sus acciones pueden resultar en
compromisos del "mínimo común denominador", sus
discusiones pueden generar indecisión y poseen la
tendencia a ser autodestructivos cuando una persona domina las
reuniones.

2.2.4.- Control (control)

2.2.4.1.- Concepto

 Se puede definir como el proceso de vigilar
actividades que aseguren que se están cumpliendo como
fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa. Todos los gerentes deben participar en la
función de control, aun cuando sus unidades estén
desempeñándose como se proyectó.

Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades
funcionan como es debido hasta haber evaluado qué
actividades se han realizado y haber comparado el
desempeño real con la norma deseada.

Un sistema de control efectivo asegura que las
actividades se terminen de manera que conduzcan a la
consecución de las metas de la organización. El
criterio que determina la efectividad de un sistema de control es
qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras
más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su
organización, mejor será el sistema de
control.

La función administrativa del control es la
medición del desempeño a fin de garantizar el
cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes
ideados para alcanzarlos. El control es importante, por que es
el anclaje final en la cadena funcional de las
actividades de administración. Es la única forma
como los gerentes saben si las metas organizacionales se
están cumpliendo o no y por qué sí o por
qué no.

 Este proceso permite que la organización
vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe
de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de
controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento
de normas también es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la
práctica, el proceso administrativo no incluye los
elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones
interrelacionadas.

Actividades importantes de Control

• Comparar los resultados con los planes
  generales.

• Evaluar los resultados contra los estándares
  de desempeño.

• Idear los medios efectivos para medir
  las operaciones.

• Comunicar cuales son los medios
  de medición.

• Transferir datos detallados de manera que
  muestren las comparaciones y las variaciones.

• Sugerir las acciones correctivas cuando sean
  necesarias.

• Informar a los miembros responsables de las
  interpretaciones.

• Ajustar el control a la luz de los resultados del
  control.

2.2.4.2.- Características

Las técnicas y sistemas de control son
básicamente los mismos más allá del que sea
el objeto del control. Dondequiera que se le encuentre y sea cual
sea su objeto, el control implica tres pasos:

• Establecimiento de normas

• Medición del desempeño con base a esas
  normas y

• Corrección de las variaciones de normas y
  planes, aunque todas ellas tengan puntos
  críticos.

El control administrativo suele ser percibido como un
sistema de retroalimentación simple, similar al termostato
doméstico común. Sin embargo, sin importar
qué tan rápido se disponga de información
sobre lo que ocurre, existen demoras inevitables en el
análisis de desviaciones, desarrollo de planes para la
puesta en práctica de acciones correctivas e
instrumentación de estos programas.

Propósito y naturaleza del
control

Principios:

• Principio de propósito del control: Es
  garantizar el éxito de los planes mediante la
  detección de desviaciones con respecto a ellos y la
  disposición de una base para emprender acciones
  destinadas a corregir desviaciones indeseables tanto
  potenciales como reales.

• Principio de los controles dirigidos a
  futuro: A causa de los rezagos del sistema total de
  control, cuanto más se base este sistema en un sistema
  de control en la corrección anticipante, en lugar de
  la simple retroalimentación de información,
  mayores oportunidades tendrán los administradores para
  percibir, antes de que ocurran desviaciones indeseables
  respecto de los planes y para emprender a tiempo acciones
  destinadas a prevenir dichas desviaciones.

• Principio de responsabilidad de control: La
  responsabilidad básica sobre el ejercicio de control,
  recae en el administrador encargado del desempeño de
  los planes particulares implicados.

• Principio de eficiencia de los controles: Las
  técnicas y métodos de control son eficientes si
  sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las
  desviaciones respecto de los planes con un mínimo de
  costos u otras consecuencias inesperadas.

• Principio de control preventivo: Cuanto mayor
  sea la calidad de los administradores en un sistema
  administrativo, menos necesidad habrá de controles
  directos.

Estructura de control:

Los siguientes principios tienen como finalidad
demostrar que los sistemas y técnicas de control pueden
diseñarse en tal forma, que contribuyan a elevar la
calidad del control administrativo.

• Principio de reflejo de planes: Mientras
  más claros, completos e integrados sean los planes y
  mejor sean diseñados (los controles a fin de que sean
  el reflejo de esos planes), más eficazmente
  responderán éstos a las necesidades de los
  administradores.

• Principio de adecuación
  organizacional: Cuanto más clara, completa e
  integrada sea una estructura organizacional y mejor sea el
  diseño de los controles a fin de que reflejen el punto
  de la estructura organizacional en el que recae la
  responsabilidad sobre las acciones, tanto más
  facilitarán los controles la corrección de
  desviaciones respecto de los planes.

• Principio de individualización de los
  controles: Entre más comprensibles sean las
  técnicas e información de control para los
  administradores que en lo individual deben utilizar,
  más se les usará y más resultarán
  en un control eficaz.