Conservación de documentos en el Archivo Histórico de Camagüey

• Resumen

Los documentos del Archivo Histórico Provincial
de Camagüey son afectados por las condiciones ambientales
emergentes de la condición insular y muy estrecha del
territorio cubano, lo cual, hace que la atmósfera
esté cargada del ión cloruro, operándose
transformaciones químicas en las escrituras de los
documentos.

Como consecuencia de la humedad relativa y temperaturas
altas, se originan microrganismos, insectos y roedores, que
producen efectos negativos como: reblandecimiento del papel,
foxing, micelio, pigmentaciones, corrosión, quebraduras,
amarillamiento, dentro de la afectación por insectos
encontramos perforaciones o abrasiones. La descomposición
de los documentos producen contaminación ambiental, para
la salud humana pueden producir afectaciones
dermatológicas, infecciones respiratorias y alergias. Los
productos químicos empleados para eliminar insectos que
atacan la documentación son tóxicos y contaminantes
del medio ambiente, son de elevados costos y Cuba tiene que
importarlos para utilizarlos, dada la situación
económica del país, ha influido sobre el estado de
conservación de los fondos documentales.

De esto se deriva el problema científico:
¿Cómo identificar una alternativa para minimizar el
deterioro de la documentación?, lo que da origen al
objetivo: Empleo de la raíz del Vetiver, para la
acción repelente de las termitas. El procedimiento seguido
se describe a continuación; 1Cultivo del Vetiver;
2Recolección de la planta; 3Corte y secado de la
raíz; 4Almacenamiento; 5Aplicación en los
depósitos de documentos. Todo lo cual permitió
establecer una metodología para el uso alternativo de la
raíz del Vetiver en la conservación de documentos y
la minimización de las termitas, teniendo un impacto:
económico, social, histórico, cultural y
ambiental.

Palabras claves: Conservación preventiva de
documentos, contaminación ambiental.

• Introducción

A nivel mundial hay una fuerte tendencia de reemplazar
el uso de los productos químicos por los naturales, no
contaminantes, son de menor costo y no tóxicos para el
hombre.

Los factores externos afectan indudablemente la
documentación del Archivo Histórico Provincial de
Camagüey, ya que estos se manifiestan por las condiciones
adversas presentes, con temperatura y humedad relativa
inadecuada, favoreciendo la aparición de microorganismos e
insectos. (ver fig.1 y 2). Todo esto conlleva actualmente al
aceleramiento avanzado de deterioro que tienen nuestros
documentos, de gran valor histórico, lo que juega un rol
esencial la conservación preventiva.(ver fig. 3 y
4).

Fig.1 Afectación por
microorganismos.

Fig. 2 Afectación por insectos
(Comején).

Fig. 3 y 4 Depósitos de documentos
del Archivo Histórico Provincial de
Camagüey.

Como alternativa para el control de insectos (ejemplo el
comején), existen plantas que poseen
características especiales en su constitución
bioquímica que por su olor característico, se
vuelve pestilente al desecarse la raíz, lo que produce un
efecto repelente y tóxico, utilizando esta, para ahuyentar
termitas, como es el caso de la planta Vetiver (Vetiveria
Zizanoides). (ver fig.3 y 4).

Fig. 3 Vetiveria Zizanoides
(Vetiver).

Fig. 4 Raíz del
Vetiver.

El Vetiver pertenece a la familia botánica Poacea
(Gramínea), su origen es de Asia tropical. Se ha
extendido por vía del cultivo a regiones tropicales y
subtropicales de todo el mundo. Cultivada en patios y
jardínes de toda Cuba, se reporta como abundante en
regiones tabacaleras de Pinar del Río. Su parte
útil son las raíces, no tiene estolones, tiene unos
rizomas muy cortos (2-3 mm) y un sistema radicular masivo
finamente estructurado que puede crecer muy rápidamente;
en algunas, la profundidad de las raíces ha alcanzado de 3
a 4 m durante el primer año. Este profundo sistema
radicular hace que la planta del vetiver sea extremadamente
tolerante a la sequía. Posee unos tallos rígidos y
enhiestos que pueden mantenerse firmes hasta en un flujo de agua
relativamente profundo. Es de gran importancia en la medicina,
también en el control de la erosión de los suelos,
sus acéites esenciales en perfumería y
jabonería, para techar viviendas rústicas, como
valla contra incendios y para hacer objetos de artesanía,
etc.

Hasta el momento las afectaciones presentes en los
documentos por el Comején se manifiestan provocando
abrasiones o perforaciones (en ocasiones los daños son tan
notables que el documento no puede recuperarse), todo lo cual se
ha corroborado al aplicarles el método científico
Diagnos (verifica el estado de conservación de los
documentos). (ver anexo 1).

Antes de utilizar el Vetiver, se han tomado otras series
de medidas como es el plan de fumigación permanente, otras
fumigaciones con gases tóxicos, plan de
conservación preventiva, dentro de este: la no existencia
de cestos de basura en los depósitos para no atraer
insectos, limpieza de documentos, no arrimar los documentos a las
paredes, arreglos del techo para evitar filtraciones y no se
produzca humedad en la documentación que favorezcan otros
riesgos, y construcción de un nuevo depósito con el
objetivo de eliminar uno de los depósitos de
pésimas condiciones ambientales para la
conservación de documentos y utilizar este para otros
fines.

Para conservar en buen estado los documentos del Archivo
Histórico Provincial, se deben mantener los
depósitos con temperatura y humedad relativa adecuada,
mediante la instalación de equipos de climatización
y deshumificadores, así como la utilización de
aspiradoras para minimizar el polvo característico de
algunas encuadernaciones.

Subtítulo: Alternativa de conservación
preventiva en el archivo Histórico Provincial: Uso del
Vetiver.

En estudio realizado en el año 2008 por el
laboratorio de entomología de la Dirección
Provincial de Sanidad Vegetal1, se detectó la especie de
termitas(comején): Prohrinoterme simplex en el
depósito de documentos # 5 y otros daños
ocasionados en un estante de madera en el depósito # 3
(ver fig.5 y 6), y en la documentación de los diferentes
depósitos del Archivo Histórico Provincial de
Camagüey, observados por especialistas de
conservación de documentos de la propia
entidad.

1Informe realizado por la Dirección Provincial de
Sanidad Vegetal. Estudio entomológico en el Archivo
Histórico Provincial de Camagüey.
2008.

Fig. 5 Estante afectado por
comején en

Fig. 6 Termitero (comején) el
depósito # 3.

Partiendo de este estudio
entomológico, se comienza este proyecto por dos
años, tomando como alternativa de conservación de
la documentación del Archivo Histórico Provincial
de Camagüey, la utilización de la raíz del
Vetiver como repelente del comején y así conservar
el acervo documental de gran valor histórico para la
provincia y la nación.

• Resultados del
  proyecto

Teniendo en cuenta los dos años de
duración del proyecto desde agosto/2009 –
agosto/2011, se tuvieron en cuenta varias actividades a realizar,
las cuales se plantean a continuación:

EVOLUCIÓN DE LA ESPECIE DE
TERMITA EXISTENTE EN LOS DEPÓSITOS.

-En los muestreos realizados mensualmente a
los depósitos de documentos # 1, 3, 4 y 5 del Archivo
Histórico Provincial por el método al azar, no se
detectó a la (Isóptera: Rhinotermitidae)
Prohrinoterme simplex (Comején), en ninguno de los
rastreos efectuados, ni otros insectos de interés para la
institución.

En los informes2 de estos muestreos realizados por la
Dirección Provincial de Sanidad Vegetal ha demostrado que
durante los controles en la evolución de las termitas,
esta no estuvo presente durante la puesta las raíces del
Vetiver, en la documentación.

En controles y revisiones3 periódicas realizados
a los depósitos de documentos por los especialistas de
conservación, no se observa la especie de interés
para este proyecto con la utilización de las raíces
alternativas.

COLOCACIÓN DE LAS RAÍCES DEL
VETIVER

Para la puesta de las raíces del Vetiver en los
depósitos en este proyecto se tuvo en cuenta un
procedimiento a seguir realizado por la autora del proyecto, el
cual se representa en en el siguiente esquema:

2Informes realizado por la Dirección provincial
de Sanidad Vegetal. Estudios entomológicos en el
Archivo Histórico Provincial de Camagüey. 2009
– 2011.

3Archivo Histórico Provincial de Camagüey.
Actas de conformidad para la conservación de
documentos. Normas ISO 9001: 2008. Dpto de
Conservación y Restauración.

En los diferentes depósitos del Archivo
Histórico Provincial se colocaron las raíces del
Vetiver a partir de 2009 – 2011:

-Depósito 1: se colocaron en varias partes del
depósito.

-Depósito 3: se colocaron en varias partes del
depósito.

-Depósito 4: se colocaron en varias partes del
depósito.

-Depósito 5: se colocaron en varias partes del
depósito.

• Informe sobre la
  evolución de la plaga

Este proyecto se realizó a través del
método científico generales teóricos –
empíricos, mediante la observación. A
través de los informes del Registro de las Actas de
Conformidad se puede demostrar que durante las observaciones que
se han realizado mensualmente a los depósitos de
documentos, hasta la fecha después de puesta las
raíces del Vetiver no se ha observado la presencia de las
termitas en los documentos. También se puede demostrar el
daño del comején a través de fotos digitales
y en informes del estado de conservación de documentos a
través del Método Diagnos (fotos tomadas antes de
la puesta de la raíz del Vetiver). Los resultados del
diagnóstico muestran los factores que en mayor o en menor
porciento inciden en el estado de conservación de la
documentación. Se realizaron encuestas a los
investigadores y usuarios, lo que dió como
resultado:

En la pregunta # 1 demostró que a simple vista el
estado de conservación de la documentación, se
considera regular con un 86 %, de buena con un 24 % y con un 4 %
de malo. En la pregunta # 2 se obtuvo como resultado que un 72 %
de los investigadores y usuarios conoce cuando la
documentación es afectada por insectos. En la pregunta # 3
el 100 % de los usuarios e investigadores no ha visto presencia
de comején, el 30 % ha visto presencia de residuos y el
100 % no ha visto presencia de trazas o pececillo de plata. En la
pregunta # 4, el 84 % si ha visto la presencia de perforaciones o
abrasiones en la documentación revisada. En la pregunta #
5 de la encuesta a usuarios e investigadores, el resultó
que el 80 % de ellos considera que la afectación de la
documentación del Archivo Histórico Provincial es
media, con poca afectación un 10 % y con grandes
afectaciones el 10 %. En la pregunta # 6, la escala que se
propuso de 0 -4 daño no significativo, de 5 -9 daño
medio y 10 ó más grandes daños
significativos, lo que dió como resultado la escala de
daño medio en la documentación del Archivo
Histórico Provincial.

Se verificó algunos documentos al azar de los que
se le había realizado el Diagnos y no se observa otras
afectaciones a parte de las que se habían detectados, o
sea que el nivel o porciento de afectación se mantuvo
igual a la que se vió antes de comenzar el proyecto. De
esto se deriva como resultado que no existió presencia de
comején (termitas) en los documentos durante la etapa de
duración del proyecto con la puesta de las raíces
del Vetiver.

• Caracterización de los
  depósitos a controlar

*Observación científica.

Durante las revisiones y controles a los
depósitos de documentos del Archivo Histórico
Provincial de Camagüey, desde noviembre de 2009 hasta agosto
de 2011, no se observó a la Prohrinoterme simplex
(comején), a pesar de las condiciones climáticas
que presentan los mismos, las cuales no son las adecuadas para la
conservación y preservación del patrimonio
documental.

Características de los
depósitos.

De manera general el estado técnico de algunos
estantes de los depósitos donde se conserva la
documentación no es adecuado.

Depósito # 1:

• -Tiene 1 puerta y 2 ventana.

• -Tiene 3,20 m de ancho x 8,00 m de largo.

• -Presenta deterioro en las paredes, caída del
  repello y la pintura.

• -Temperatura no adecuada > 22 o C.

• -No hay control de la humedad relativa.

• -Poca ventilación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia de polvo frecuente, producto a las
  características de la edificación,
  tránsito de vehículos constantemente por la
  calle de enfrente.

Depósito # 3:

En este depósito se realizó un estudio
climático, por ser este el que mayor riesgo de deterioro
presenta la documentación por las pésimas
condiciones ambientales que presenta.

• -Tiene 3 puertas y 1 ventana.

• -Tiene 3,20 m de ancho x 8,00 m de largo.

• -Presenta deterioro en las paredes, caída del
  repello y la pintura.

• -Temperatura no adecuada.

• -Poca ventilación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia y desprendimiento de polvo constante,
  producto a las características de la
  encuadernación de los documentos.

Depósito # 4:

• -Paredes con falta de repello, fino y
  pintura.

• -Tiene 6.40 m de largo y 4.29 de ancho.

• -Temperatura no adecuada > 22 o C.

• -Poca iluminación.

• -Estantes de gran altura, empotrados a la pared, lo
  que impide la circulación del aire y por ende la
  ventilación, la gran mayoría tienen
  constitución de madera, lo cual no es conveniente para
  la documentación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia de polvo frecuente, producto a las
  características de la edificación,
  tránsito de vehículos constantemente por la
  calle enfrente.

Depósito # 5:

-Tiene 1 puerta y varias ventanillas de
cristal en mal estado.

• -Tiene 14.65 m de largo y 3.50 de ancho.

• -Presenta deterioro en las paredes, caída del
  repello y la pintura.

• -Temperatura no adecuada > 22 o C.

• -No hay control de la humedad relativa.

• -Poca ventilación.

• -Escasa iluminación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia de polvo frecuente.

*Estudio climático4

• (Informe). El estudio en el depósito #
  3, con tomas de temperatura y humedad relativa del aire de
  forma contínua desde el 18 de octubre de 2010, en
  forma de gráficos (hidrotermogramas). La
  desviación del valor registrado ha sido controlada a
  través un termómetro en el caso de la
  temperatura y de un sicrómetro Asmann de
  ventilación forzada en el caso de la humedad. Hubo un
  primer informe del estudio de seis meses, desde octubre 2010
  hasta marzo de 2011, que los valores de humedad relativa >
  60 % y de temperatura > 22 o C rebasan los límites
  recomendados. Y un segundo informe que demostró en el
  estudio que los valores de humedad relativa fueron > de 72
  % y la máximas de temperatura > de 23 o C, en los
  próximos 6 meses correspondientes(abril hasta
  septiembre), no adecuados estos rangos de temperatura y
  humedad para la conservación de documentos.

• El informe realizado por el Centro
  Meteorológico se encuentra archivado, al igual que el
  Registro de control de temperatura de los demás
  depósitos, estos valores de temperatura se registran
  con termómetros líquido en vidrio propios de la
  entidad, los cuales son aptos para el uso.

• Según estudios realizados por Viñas5,
  un microclima controlado en los depósitos de
  documentos debe estar la humedad relativa (HR / 50 – 60
  %) y la temperatura / 16 – 21 0C. Por lo que los
  resultados antes expuestos justifican las malas condiciones
  ambientales en que se conservan los documentos del Archivo
  Histórico Provincial de Camagüey.

4Informes realizado por el Centro Meteorológico
de Camagüey. Estudio climático en el
depósito # 3 del Archivo Histórico Provincial de
Camagüey. Departamento de Conservación y
restauración. 2010 – 2011.

• 5Viñas, V. (1988). Las técnicas
  tradicionales de restauración. Un estudio del RAMP,
  UNESCO. 1988, pág 16 – 21.

• Conclusiones

• Permite mantener la calidad de los servicios
  ofreciéndoles a los clientes una documentación
  en buen estado contribuyendo además a elevar su
  cultura histórica.

• Conservación preventiva de la
  documentación a través de métodos
  naturales.

• Mejora las condiciones de seguridad, salud y medio
  ambiente de los trabajadores del Archivo Histórico
  Provincial, investigadores y usuarios.

• El proyecto realizado contribuirá a mejorar
  las condiciones de conservación del patrimonio
  documental de la provincia prolongando su vida útil y
  disminuir las importaciones de productos
  químicos.

• Bibliografía

-Alegre, J. (2007). Manual sobre el uso y manejo del
gras vetiver (Chrosopogon

zizanioides )

. Recuperado el día 20 de noviembre de
2010 de http://www.vetiver.org

-Brand, A. y Foucaud J. (2000). Ambiente y
conservación de las colecciones de bibliotecas. Santiago
de Chile: [s.n].

-DED-Perú . 2005. Póster el sistema
vetiver IINCAGRO-Pozuzo, Proyecto INRENA-

IANP/DED-Perú. Recuperado el día 12 de
Abril de 2009 de http://
www.zonasdeamortiguamiento.org

-Greenland, J. 1987. Vetiver la barrera contra la
erosión. Banco Mundial, Fundación

Empresa Polar, Fundación Chaipattan, Total
Venezuela, Red Latinoamérica de vetiver

Maracay.87 pp. Ediciones Polar.

-Roig, J.T. (1974). Plantas medicinales,
aromáticas o venenosas de Cuba. La Habana. Editorial
Científica Técnica. Pág 949.

-Viñas, V. (1988). Las técnicas
tradicionales de restauración. Un estudio del RAMP,
UNESCO. 1988, pág 16 – 21.

Las imágenes fueron tomadas de:

ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE CAMAGÜEY.
(2011). Cuba.Camagüey.

• Anexos

ANEXO 1

Método DIAGNOS

ha – hojas afectadas
(folios)

Total- Total de hojas afectadas

Autor:

Niurvys Osorio Suárez.

Ing. Agrónomo(1999), maestrante de
Educación Ambiental.

Archivo Histórico Provincial de
Camagüey