Datos para el mantenimiento

Resumen

La norma ISO 14224"Petroleum,
petrochemical and natural gas industries. Collection and Exchange
of reliability and maintenance data for equipment", muestra que
datos sobre las actividades de mantenimiento correctivo son
necesarios archivar. Esta ordenación del conocimiento
permite obtener información útil para poder tomar
decisiones de mejora en cuanto a las tareas de mantenimiento
preventivo y correctivo a implementar. La norma utiliza un
enfoque RCM.

Palabras clave: ISO, RCM, FMEAC, síntoma,
causa, orden de trabajo, SAP PM.

1.
Información: datos y conocimiento

La información sobre las tareas
realizadas es fundamental para mejorar la administración
del mantenimiento. La información tiene dos
partes:

-Datos referidos a pedidos de trabajo, órdenes de
trabajo, etc. Su objetivo principal es recopilar datos sobre
tipos y cantidad de averías, equipos afectados en las
mismas, tiempos de resolución, materiales o servicios
utilizados, etc.

-Conocimiento: aquí incluiríamos el
know-how de las personas de la empresa sobre el tipo de
maquinaria, buenas prácticas, procedimientos, normas,
etc.

Son muchos los profesionales que están detectando
en sus departamentos de mantenimiento que el conocimiento es una
asignatura pendiente, tanto su desarrollo como su mantenimiento
para evitar que se pierda. Jubilaciones, promociones, cambios,
salidas de técnicos, ha hecho que se pierda el gran valor
que supone el conocimiento generado por la experiencia. Es
necesario recolectar el conocimiento tácito de las
personas (experiencia) para convertirlo en conocimiento
explícito y ponerlo a disposición de todos. Antonio
Crespo Moro escribe en uno de sus artículos que la
gestión del conocimiento no debe ser un objetivo sino una
herramienta que nos permita mejorar la eficiencia de los procesos
de nuestro negocio.

La gestión documental es la base a partir de la
cual se pueden iniciar cambios de mejora de todo tipo. La
existencia de documentación donde se indique cómo
se lleva a cabo el mantenimiento (topología,
planificación y metodología describiendo cada
operación) induce el desarrollo de un ambiente de trabajo
que favorece una conducta responsable y participativa de todo el
personal implicado y al cumplimiento de lo establecido. La
existencia de este tipo de documentos facilita la mejora y la
competitividad, es un catalizador que acelera la velocidad del
cambio.

2.
Documentación del mantenimiento
correctivo.

Muchos expertos reconocen la importancia de la
medición de resultados mediante indicadores y el registro
sistemático y ordenado de datos bajo un determinado
criterio. Estos permiten por ejemplo la comparativa
o la búsqueda de mejoras. Muchos argumentan que es poco
habitual encontrar rigor y simplicidad en la recolección y
registro de datos que permitan desarrollar posteriormente
decisiones basadas en una información de
calidad.

La norma EN 13460:2009 define documentación como
"información dada en una forma específica". ISO
14224 normaliza los datos necesarios para el mantenimiento.
Está relacionada con OREDA (Offshore Reliability Data),
organización que promueve la recolección de
información sobre mantenimiento de equipos utilizados en
plantas petrolíferas y de gas. Esta hace hincapié
en la calidad de los datos en su proceso de recopilación
ya que estos serán posteriormente analizados en busca de
información. La calidad de los datos es entendida como el
acatamiento de las definiciones de los parámetros de
confiabilidad, tipos y formatos de datos, ingreso, transferencia,
manejo y almacenamiento exacto de datos. Para asegurar la calidad
se debe verificar periódicamente la consistencia,
distribuciones, asegurar que se usan los códigos
apropiados y se interpretan de forma homogénea y correcta
por todos los participantes.

Es habitual usar Órdenes de Trabajo como
documento que vehicula la información de mantenimiento
básica. Ya sea en este o en otro similar se deberá
anotar los datos de correctivo pertinentes y estar presente la
siguiente información:

• Fecha de observación: fecha en la que se
ha creado el aviso a mantenimiento, normalmente cuando se ha
observado el defecto en cuestión.

• Localización: que
equipo/instalación tiene el defecto detectado u observado,
donde está localizado.

• Estado del equipo: normalmente se deberá
anotar si el equipo afectado sigue en operación, se ha
parado, sigue funcionando con posibilidad de causar daños
a personas o instalaciones, perdida funcional total, perdida
funcional parcial, etc.

• Síntoma o efecto: descripción de
que es lo observado por aquel que crea el aviso de incidencia.
Suele referirse a como se ha manifestado el fallo. P.ej: perdida
de fluido, vibración, sobretemperatura, ruido, humo,
coloración, etc. Para el personal que no está
acostumbrado a estas definiciones, puede explicársele que
este dato suele ser el nombre con que se designa la
avería. Podría incluso diferenciarse entre
síntoma y efecto. El síntoma se referiría
más concretamente a como se manifiesta el fallo antes de
ocurrir. Puede ser útil para recabar información en
cuanto a estudiar la posibilidad de aplicar mantenimiento
predictivo o condicional. Por ejemplo si se detecta un incremento
de temperatura puede ser indicador de un mal funcionamiento. El
efecto se refiere mas a como se manifiesta la avería una
vez ha ocurrido.

• Método de detección: es interesante
saber cómo se ha detectado el síntoma de la
avería. P.ej: observación por operador,
inspección preventiva, etc.

• Causa que ha generado el fallo o avería.
Este dato es uno de los más importantes pues
ayudará a determinar el tipo de mantenimiento preventivo
que hemos de aplicar en caso de que se pueda. Las acciones
preventivas deberán evitar que se produzcan unas
determinadas causas. Pero también se podría actuar
en el sentido de reducir el impacto que tendrá lugar, ya
sea sobre el mismo equipo mantenido o sobre cualquier activo de
la empresa. Esto se realizará mediante rediseños
del equipo o del sistema del que forma parte.

• Actividad correctora: describe el tipo de
acción que se realizará para normalizar la
incidencia al ocurrir el fallo o avería. P.ej reemplazar
una pieza, reparar la pieza, ajustar, etc.

• Fallo funcional. Es la descripción de la
función que el equipo ha dejado de realizar totalmente o
parcialmente, es decir, que la realiza pero bajo
parámetros de funcionamiento no adecuados.

• Tiempo de respuesta: es el tiempo que pasa entre
que el servicio de mantenimiento es avisado de la ocurrencia de
la incidencia en la operación hasta que comienza a
ejecutar los trabajos necesarios.

• Tiempo efectivo de reparación: tiempo que
se tarda en reparar y poner de nuevo al servicio de
operación (producción, fabricación). Es el
tiempo invertido en la reparación en
horas-hombre.

• Tiempo de desplazamiento: tiempo dedicado a
llegar hasta el equipo a reparar, este dato tiene importancia en
empresas con activos dispersos, por ejemplo una empresa de
abastecimiento de agua.

• Tiempo de espera: en ocasiones mantenimiento debe
esperar a que operación pare o prepare la maquina para ser
intervenida.

• Bitácora de reparación:
relación de operaciones realizadas para reparar,
detallándolas por días de calendario.

• Disponibilidad: identifica los datos como por
ejemplo: fechas de no disponibilidad, tiempo de no
disponibilidad, fecha de entrega a operación del equipo
intervenido.

3.
Caracterización del fallo

Cada avería debe caracterizarse con unos
atributos que facilitarán las consultas y los
análisis de datos. Cada atributo aporta una
información. Existen diversos métodos para realizar
esta clasificación. A continuación se indica dos
formas basadas en dos metodologías el RCM, FMEA y lo
normalizado en ISO 14224.

A) Análisis de fallos mediante conceptos de RCM
(Reliability Centered Maintenance):

Esta es una metodología de análisis de
fallos para la búsqueda de las actividades de
mantenimiento preventivo que son más adecuadas
aplicar.

1. Fallo funcional: referente al tipo de función
que se ha dejado de realizar, o que se realiza
parcialmente.

2. Modo de fallo: causa que genera el fallo. Puede haber
varias causas que generen un mismo fallo.

3. Efecto del modo de fallo: manifestación el
fallo funcional. Efecto que ocurre cuando se produce dicho fallo
funcional el cual ha sido causado por un determinado modo de
fallo. Habitualmente se toma como la forma en cómo se
percibe la avería: alarmas sonoras, digitales,
pérdidas de fluidos, vibraciones, temperaturas, etc. La
información puede ser útil a la hora de definir la
forma en la que plantear un mantenimiento de tipo condicional,
donde la medición u observación de ciertos
parámetros nos indicará que el activo está
entrando en un funcionamiento con mayor probabilidad de
fallo.

4. Consecuencia del fallo funcional. Referente a la
afectación a la organización o inclusive a
cualquier "stakeholder". Las consecuencias clasificadas como
"ocultas" no se manifiestan hasta que sea demandado el equipo
para funcionar. El resto son "evidentes". Ambas pueden afectar a
la operación del activo, a la seguridad o al medio
ambiente. Con este dato se puede evaluar que tipo de
política de mantenimiento se ha de aplicar, ya que una
organización debe usar como baremo de decisión como
afecta a de la organización la ocurrencia de un fallo.
Puediera ser necesario evaluar el coste de la
reparación, el coste de indisponibilidad de un
activo, etc.

B) Análisis de fallos mediante FMEAC
(análisis de modos de fallo sus efectos y la criticidad):
Esta metodología ampliamente usada, puede ser útil
para determinar como recolectar datos de las
averías, para un posterior análisis con este
método.

1. Modo de fallo: manera de fallar, es el
propio fallo o avería.

2. Causa del fallo: lo que provoca el modo
de fallo.

3. Efecto: síntoma detectado por el
cliente o usuario cuando ocurre el modo de fallo.

Lo que ocurre cuando el fallo se
produce.

4. Criticidad: grado de importancia para la
empresa de las afectaciones posibles.

Habitualmente FMEA usa un método
para dicha evaluación, mediante la evolución de
ciertos parámetros.

Dado que RCM usa FMEAC en su concepto y que este
método también se usa aisladamente en procesos de
decisión, es fácil confundir conceptos. Ambos
métodos se inician en los fallos funcionales, es decir se
centran en prevenir fallos en las funciones de cada activo y no
mantener el activo "per se".

Figura 1: relación de conceptos RCM y
FMEA.

Esta metodología ampliamente usada, puede ser
útil para determinar como recolectar datos de las
averías, para un posterior análisis con este
método.

C) Análisis de fallos mediante ISO
14224:

Esta norma ha sido la única que el autor ha
encontrado en la que se haga referencia explicita a la
clasificación de averías. El proceso que define la
norma consiste básicamente en identificar los siguientes
datos:

1. Item mantenible: es el componente de un sistema o
subsistema al que se le puede aplicar mantenimiento correctivo o
preventivo. Un mal funcionamiento de este conlleva a una
avería con perdida de funcionalidad de elemento del que
forma parte.

2. Modo de fallo: entendido como las
diferentes formas de perder funcionalidad.

Según indica la norma esta información
responde a una de las preguntas del método RCM, la
segunda: " ¿De que forma puede fallar?. La norma aporta
diferentes modos de fallo para una serie de equipos habituales en
las plantas petroquímicas. Con estos listados la norma
pretende evitar un problema habitual que es listar excesivos
modos de fallo.

3. Causa: evento que provoca la
aparición de un modo de fallo determinado.

4. Descriptor. Es lo mismo que causa. El
descriptor/mecanismo es la causa primera identificada por los
operarios de producción o mantenimiento y en "causa" se
anota la causa raíz.

5. Actividades de mantenimiento: actividad
que se realiza para solventar la avería.

6. Método de detección. Otro dato
importante es la forma en cómo se ha detectado la
avería. La norma muestra 10 formas diferentes.

A continuación se muestran algunos
extractos de las tablas que la norma facilita para comprender los
anteriores conceptos.

Figura 2: algunas extracciones de tablas de
interés de ISO 14224

4. Sistema de
información

Toda esta información necesita de un
sistema informático que gestión de dichos datos. A
veces se les llama sistemas (GMAO: gestión del
mantenimiento asistida por ordenador). Si el número de
averías o activos no es mínimo, es muy útil
tener sistemas de este tipo que ayuden a realizar análisis
diversos. Uno de los GMAO mas utilizados es el modulo PM de SAP,
dado que SAP es un CRM muy extendido en las empresas mas
importantes. A continuación se describe una
situación concreta del uso de dicho programa. Aunque cada
aplicación está diseñada en función
de las necesidades del cliente, hay ciertos aspectos
comunes.

El sistema de apertura de una incidencia de
tipo correctivo recibe el nombre de "aviso de mantenimiento". En
él se introducirán todos los datos que puedan
caracterizar la incidencia. La parte mas importante es la que
recibe el nombre de posición. Está formado por tres
campos los cuales se pueden rellenar mediante listados
predefinidos llamados "catálogos". Los básicos son
tres:

• Tipo B: parte objeto. Se refiere al elemento de
la ubicación técnica que ha sufrido la
avería. Ubicación técnica es el elemento de
SAP que permite identificar y ordenar los activos
mantenidos.

• Tipo C: síntoma.

• Tipo 5: causas.

Estos catálogos se asocian a cada
ubicación técnica, las cuales son la forma de
representar un activo en el sistema informático.
Podría decirse que son los archivadores donde se
guardará la información de un determinado activo. A
continuación la figura dos muestra un ejemplo.

Figura 3: ejemplo de catalogación de
una avería.

En las dos siguientes figuras se muestra
cómo se representa lo citado en el sistema para el
mantenimiento SAP PM.

Figura 4: copia de pantalla de un aviso de
mantenimiento en SAP PM.

Figura 4: ejemplo de diferentes síntomas
disponibles a la hora de catalogar una avería.

Como se observa en la figura 4, SAP PM en su
versión habitual, no permite introducir todos los datos
que aconseja la ISO 14224. Ralph Hanneman de la empresa Meridium
[5], muestra en un artículo cómo SAP puede
adaptarse a lo requerido por esta norma.

5.
Conclusión

Este artículo pretende resaltar la importancia
que tienen los datos que se recogen en campo durante las
actividades de mantenimiento. Estos deben ser cuidadosamente
tratados y entendidos, ya que son muy útiles en la toma de
decisiones de mejora. Se ha mostrado como la norma ISO 14224
aborda este aspecto clave en la administración del
mantenimiento y como puede ser implementada en un sistema de
gestión asistido por ordenador (GMAO).

6.
Referencias.

[1] UNE. Mantenimiento. Documentos para el
Mantenimiento. UNE-EN 13460: Diciembre
2009

[2] UNE. Gestión de la
confiabilidad. Parte 3-11: Guía de aplicación.
Mantenimiento centrado en la fiabilidad. UNE
200001-3-11:2003

[3] UNE. Técnicas de análisis
de la fiabilidad de sistemas. Procedimiento de análisis de
los modos de fallo y de sus efectos (AMFE). UNE
20812:1995.

[4] ISO. Petroleum, petrochemical and
natural gas industries. Collecion and Exchange of reliability and
maintenance data for equipment. ISO 14224-2006.

[5] Hanneman, Ralph. "Understandig the
basics of failure and event coding form EAM and CMMS".
https://www.meridium.com/knowledgecenter/members/downloads/dlfiles/Meridium_Basics_F
ailure_Event_Coding.pdf

Autor:

Alberto Pila Alonso

Ingeniero Técnico Industrial (Universidad de
Cantabria), Ingeniero en Organización Industrial
(Universidad Politécnica de Catalunya), Graduando en
Ingeniería Marina y Sistemas Navales, (Universidad
Politécnica de Catalunya).

Técnico de mantenimiento AT en TMB.