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Descripción y análisis de puestos




  1. Conceptos claves
  2. Preguntas de análisis

Conceptos claves

ANALISIS DE PUESTOS: El análisis de puestos pretender estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño. Por medio del análisis los puestos posteriormente se valoran y se clasifican para efectos de comparación.

CUESTIONARIO: El cuestionario debe ser elaborado por un analista de puestos en función de los factores de análisis. Con el cuestionario el analista de puestos tiene toda la información necesaria sobre cada uno de los puestos de la organización.

DESCRIPCION DE PUESTOS: Muestra la relación de la tareas, obligaciones y responsabilidades del puesto.

ENTREVISTA: Consiste en obtener datos relativos al puesto que desea analizar por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o su jefe inmediato.

FATORES DE ANALISIS: Los factores de análisis funcionan como puntos de referencia que permiten estudiar de manera objetiva una gran cantidad de puestos. Constituyen verdaderos instrumentos de medición de acuerdo a la naturaleza de los puestos que existen en la entidad. Los factores son:

  • Requisitos intelectuales

  • Requisitos físicos

  • Responsabilidades adquiridas

  • Condiciones de trabajo.

METODOS MIXTOS: Son combinaciones ecléticas de dos o más métodos de análisis.

PUESTO: Se puede definir como una unidad de la organización y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los objetivos de una organización.

Preguntas de análisis

  • 1. ¿Cuáles son las nociones fundamentales en el concepto de puesto?

El concepto de puesto, igual que el concepto de departamento, es un subproducto del modelo burocrático de administración. Es la consecuencia del método cartesiano y de la división del trabajo organizacional que imperó durante casi toda la era industrial. Dentro de la concepción burocrática, términos tales como puestos o departamentos son definidos, inmutables y permanentes, debido a que no se toman en cuenta los cambios ambientales y la necesidad de adaptación de la organización al mundo de los negocios, razones estás por las que muchas organizaciones exitosas sustituyen ahora sus departamentos multifuncionales. ¿Cuál es la razón? Sencilla: flexibilidad, agilidad, integración, coordinación e innovación. En la era de la información, al parecer, el concepto de puesto tiene ya los días contados.

Qué es puesto? Se puede definir como una unidad de la organización y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los objetivos de una organización.

Básicamente, tareas o responsabilidades "son los elementos que componen una función de trabajo y deben ser realizados por el ocupante". Las diversas fases del trabajo constituyen el puesto completo. De este modo, un puesto, "es el conjunto de todas aquellas actividades desempeñadas por una única persona, que pueden ser consideradas en un concepto unificado y que ocupan un lugar formal en la organización".

  • 2. Explique lo que es la descripción y análisis de puestos

Descripción de puestos: es un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo forman y lo hacen distinto a todos los demás puestos que existen en la organización. Así mismo, su descripción es la relación de las responsabilidades o tareas del puesto (lo que hace el ocupante), la periodicidad de su realización (cuándo lo hace), los métodos que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades o tareas (cómo lo hace) los objetivos (por qué lo hace). Es básicamente la enumeración por escrito de los principales aspectos significativos del puesto y las obligaciones y responsabilidades adquiridas.

Análisis de puestos: Una vez hecha la descripción, sigue el análisis de puestos, en otras palabras, una vez identificado el contenido (aspectos intrínsecos), se analiza el puesto en relación con los aspectos intrínsecos, es decir, en la relación con los requisitos que el puesto impone a su ocupante. Aunque íntimamente relacionados en sus propósitos y los procesos de obtención de información, la descripción de puestos y el análisis de puestos son dos técnicas perfectamente distintas. Mientras la descripción se preocupa por el contenido de puesto, el análisis de puestos pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño.

  • 3. Explique la estructura de análisis de puestos

El análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de puestos:

  • 1. Requisitos intelectuales: Comprenden las exigencias del puesto por lo que se refiere a los requisitos intelectuales que deben tener el ocupante para poder desempeñar adecuadamente el puesto. Entre los requisitos intelectuales están los siguientes factores de análisis:

  • Escolaridad indispensable

  • Experiencia indispensable

  • Adaptabilidad del puesto

  • Iniciativa requerida

  • Aptitudes requeridas

  • 2. Requisitos físicos: comprende la cantidad y continuidad de la emergía yd el esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan. Consideran también la complexión física que debe tener el ocupante para el desempeño adecuado del puesto. Entre los requisitos intelectuales están los siguientes factores de análisis:

  • Esfuerzo físico requerido

  • Concentración visual

  • Destrezas o habilidades

  • Complexión física requerida

3. Responsabilidades adquiridas: consideran las responsabilidades que además del desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relación con la supervisión directa de sus subordinados, de material, de las herramientas o equipo que utiliza, el patrimonio de a la empresa, el dinero, los títulos o documentos, etc. Comprenden por responsabilidades por:

  • Supervisión del personal

  • Material, herramientas o equipo

  • Dinero, títulos o documentos

  • Relaciones internas o externas.

  • Información confidencial.

4. Condiciones de trabajo: comprenden las condiciones del ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo, lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos, exige del ocupante una dura adaptación, a fin de conservar la productividad y el rendimiento en sus funciones. Evalúan el grado de adaptación de la persona al ambiente y el equipo de trabajo para facilitarle su desempeño. Comprende los factores de análisis siguientes:

  • Ambiente de trabajo

  • Riesgos de trabajo

Características:

  • a. La obtención de datos sobre un puesto se hace mediante observación visual de las actividades del ocupante del puesto, realizada por el analista especializado.

  • b. Mientras que la participación que tiene el analista en la obtención de los datos es activa, la participación del ocupante es pasiva

Ventajas

  • a. Veracidad en los datos obtenidos

  • b. No requiere la paralización del ocupante del puesto

  • c. Método ideal para puestos sencillos y repetitivos

  • d. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del u de puestos (¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿para qué lo hace?)

Desventajas:

  • a. Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere de un tiempo prolongado en el análisis de puestos.

  • b. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente importantes para el análisis.

  • c. Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.

  • 4. Explique las características, ventajas y desventajas de la entrevista

Características:

  • a. La obtención de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con preguntas y respuestas verbales entre el analistas y el ocupante del puesto.

  • b. La participación es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la obtención de los datos.

Ventajas

  • a. Obtención de los datos del c n a través de las personas que mejor lo conocen.

  • b. Posibilidad de discutir y aclarar todas la dudas.

  • c. Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona mayor resultado en el análisis, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.

  • d. No tiene contraindicaciones: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

  • a. Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensión y o aceptación de sus objetivos.

  • b. Posibilidad de una confusión ente opiniones y hechos.

  • c. Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.

  • d. Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y paralización del trabajo del ocupante.

  • 5. Explique las características, ventajas y desventajas del cuestionario

Características:

  • a. La obtención de datos sobre el puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el análisis de puestos

  • b. Mientras la participación del analista de puestos en la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante es activa (quien lo contesta)

Ventajas

  • a. El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido de sus características, además de contar con la participación de vari s niveles.

  • b. Es el método más económico para el análisis de puestos.

  • c. Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestando por ellos y devuelto con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de puestos.

  • d. Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, si afectar el tiempo y las actividades delos ejecutivos.

Desventajas:

  • a. El cuestionario está contraindicado para puesto de bajo nivel de los cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

  • b. Exige planeación y realización cuidadosa-

  • c. Tiende a ser superficial y distorsionada.

  • 6. Explique los posibles métodos mixtos

Los métodos mixtos más utilizados son:

  • a. Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este último llena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.

  • b. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.

  • c. Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

  • d. Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.

  • e. Cuestionario y observación directa, ambos del mismo ocupante.

  • f. Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, entre otros.

  • 7. Explique las etapas de análisis de puestos

Etapa de planeación:

Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el análisis de puestos. Es una etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos exige los siguientes pasos:

  • 1. Determinar los puestos a describir, analizar e incluir en el programa de análisis.

  • 2. Elaborar el organigrama de puestos para ubicarlos

  • 3. Elaborar el cronograma de trabajo

  • 4. Elegir el o los métodos de análisis a emplear

  • 5. Seleccionar los factores de análisis, lo cual se hace con base en dos criterios conjuntos:

  • a. Criterio de la generalidad: los factores de análisis debe estar presentes en la totalidad o por los menos en 75% de los puestos a estudiar, para que se puedan comparar las características ideales a los ocupantes.

  • b. Criterio de la variedad o discriminación: los factores de análisis deben varias de acuerdo al puesto. Es decir no pueden ser constantes ni uniformes.

  • 6. Dimensionar los factores de análisis

  • 7. Graduar los factor4es de análisis

Etapa de preparación:

Es la etapa en la que se preparan las personas, los esquemas o los materiales de trabajo, a saber:

  • 1. Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, que conformarán el equipo de trabajo.

  • 2. Preparación del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etc)

  • 3. Preparación del ambiente (aclarar a la dirección, gerencia, supervisores y a todo el personal involucrado en el programa de análisis de puestos)

  • 4. Obtención de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que van a analizar, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos)

La etapa de preparación puede realizarse en forma simultánea a la etapa de preparación.

Etapa de preparación:

Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a los puestos que se van a analizar y en la que se redacta e análisis:

  • 1. Obtención de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato.

  • 2. Selección de datos obtenidos

  • 3. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos.

  • 4. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.

  • 5. Redacción definitiva del análisis de puestos.

  • 6. Presentación de la redacción definitiva del análisis de puestos, para la aprobación.

  • 8. ¿Cuáles son los objetivos de la descripción y análisis de puestos?

  • 1. Obtener apoyo económico para la elaboración de anuncios, demarcación del mercado de mano de obra, donde s debe reclutar, etc., que es la base para el reclutamiento del personal.

  • 2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, con lo cual se aplicará la batería adecuada de exámenes, que es la base para la selección de personal.

  • 3. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitación, que es la base de la capacitación del personal.

  • 4. Determinar mediante la valuación y clasificación de puestos, los niveles salariales de acuerdo con la importancia relativa de los puesto dentro de la organización y del nivel de los salarios en el mercado de trabajo, que es la base del administración de sueldos y salarios.

  • 5. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y del mérito funcional.

  • 6. Servir de guía tanto al supervisor en el trabajo con sus subordinados, como el empleado en el desempeño de sus funciones.

  • 7. Proporcionar información para la higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la insalubridad y el peligro en determinados puestos.

 

 

Autor:

Sonnia A. Heredia G.

 


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