Diseño de cuerpo procedimental relativo a los procesos de planificación interna, gestión de personal y ambiental

EL PROBLEMA CVG Ferrominera Orinoco es el principal ente del
Estado Venezolano, dedicado a la extracción,
transformación y suministro del mineral de hierro y sus
derivados a la industria sidero-metalúrgica nacional En el
año 2007, la empresa realizo una reestructuración
organizativa y adiciono a la Gerencia General de
Ingeniería y Proyecto, la gerencia Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento
(CIGC).

EL PROBLEMA La gerencia quedo conformada por cuatro departamentos
incluyendo: el Departamento de Planificación y Control,
Departamento de Laboratorios Tecnológicos, Departamento de
Investigaciones Aplicadas y Departamento de Gestion del
Conocimiento. Debido a la reciente creación del
Departamento de Planificación y Control y a la falta de
personal que presenta la unidad aun no cuenta con un Cuerpo
Procedimental que describa los pasos a seguir para la
realización de las actividades inherentes al mismo

OBJETIVO GENERAL Diseñar un cuerpo procedimental relativo
a los procesos de planificación interna, gestión de
personal, y gestión ambiental que permita asistir a la
gerencia CIGC, normalizar y monitorear la gestión del
Departamento de Planificación y Control de la gerencia
CIGC de CVG FMO C.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar dentro de los procesos
realizados en el departamento los referidos a
planificación interna, gestión de personal, control
de proyectos y gestión ambiental. Realizar
recolección de datos relacionados con las actividades y
funciones propias de cada proceso, a través de la
observación directa y de la aplicación de encuestas
estructuradas y no estructuradas. Analizar de manera secuencial
todas las actividades inherentes a cada procedimiento con el
propósito de que se ejecuten de la manera más
eficiente posible, establecer un ordenamiento para cada proceso
en particular. Diagnosticar como impactan los procedimientos
existentes y aplicados en la actual gestión de la empresa
al cuerpo normativo y procedimental que se desarrollara en el
Departamento de Planificación y Control.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar Flujogramas de cada
proceso para obtener una visión amplia, objetiva y general
de cada función del departamento y a su vez sirvan como
base para procedimentar cada actividad. Crear ficha de proceso
del departamento, lo cual permitirá conocer en detalle los
requerimientos para la realización de los procedimientos
de trabajo. Elaborar los procedimientos del Departamento
Planificación y Control y a su vez establecer los niveles
de responsabilidad para cada unidad que interviene en el
desarrollo del mismo

MARCO METODOLÓGICO DISEÑO DE LA
INVESTIGACIÓN (Gp:) DESCRIPTIVO CAMPO MUESTRA La muestra
viene dada representada específicamente por los procesos
referidos a la gestión de planificación interna,
gestión de personal y gestión ambiental, para
dichos procesos se elaborara los procedimientos formales para la
ejecución de dichas actividades TIPO DE LA
INVESTIGACIÓN APLICADA

SITUACIÓN ACTUAL Análisis de Situación
Departamento de Planificación y Control de la Gerencia
Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento
CIGC   Posee una serie de objetivos funcionales, los cuales
mantiene al día a través de la planeación y
planificación correspondiente, este actualmente se encarga
de servir de conector entre las áreas con respecto a las
directrices y lineamientos del Plan Operativo Anual de la
Gerencia

Diagrama Causa – Efecto. Análisis del Diagrama
Causa-Efecto (Gp:) Descontrol en el Seguimiento del Cumplimiento
de (Gp:) Objetivos Planteados (Gp:) Instalaciones Inadecuadas
(Gp:) INSTALACI (Gp:) Ó (Gp:) N (Gp:) Espacio F (Gp:)
í (Gp:) sico Disponible (Gp:) Reducido (Gp:) No Existe
Personal disponible para el Proceso (Gp:) de Procedimentaci (Gp:)
ó (Gp:) n (Gp:) PERSONAL (Gp:) Fuerza laboral Incompleta
(Gp:) Reciente Creaci (Gp:) ó (Gp:) n de la Gerencia (Gp:)
Factores Econ (Gp:) ó (Gp:) micos asociados a la
Organizaci (Gp:) ó (Gp:) n (Gp:) Sistema de Informaci
(Gp:) ó (Gp:) n Inadecuado (Gp:) M (Gp:) É (Gp:)
TODO DE TRABAJO (Gp:) Flujo de Informaci (Gp:) ó (Gp:) n
Incorrecto (Gp:) Detecciones Inapropiadas (Gp:) Planes de
Entrenamiento Incompatibles (Gp:) Inexistencia de los (Gp:)
Manuales de Normas y (Gp:) Procedimientos en el (Gp:)
Departamento de (Gp:) Planificaci (Gp:) ó (Gp:) n y
Control (Gp:) Descontrol en el Seguimiento del Cumplimiento de
(Gp:) Objetivos Planteados (Gp:) Instalaciones Inadecuadas (Gp:)
INSTALACI (Gp:) Ó (Gp:) N (Gp:) Espacio F (Gp:) í
(Gp:) sico Disponible (Gp:) Reducido (Gp:) No Existe Personal
disponible para el Proceso (Gp:) de Procedimentaci (Gp:) ó
(Gp:) n (Gp:) PERSONAL (Gp:) Fuerza laboral Incompleta (Gp:)
Reciente Creaci (Gp:) ó (Gp:) n de la Gerencia (Gp:)
Factores Econ (Gp:) ó (Gp:) micos asociados a la
Organizaci (Gp:) ó (Gp:) n (Gp:) Sistema de Informaci
(Gp:) ó (Gp:) n Inadecuado (Gp:) M (Gp:) É (Gp:)
TODO DE TRABAJO (Gp:) Flujo de Informaci (Gp:) ó (Gp:) n
Incorrecto (Gp:) Detecciones Inapropiadas (Gp:) Planes de
Entrenamiento Incompatibles (Gp:) Inexistencia de los (Gp:)
Manuales de Normas y (Gp:) Procedimientos en el (Gp:)
Departamento de (Gp:) Planificaci (Gp:) ó (Gp:) n y
Control

ANÁLISIS Y RESULTADOS Identificar dentro de los procesos
realizados en el Departamento los referidos a
Planificación Interna, Gestión de Personal y
Gestión Ambiental. A continuación se presenta de
manera categorizada los procesos de soporte, asistencia,
planificación y control llevados a cabo por el personal
del Departamento, estos a su vez fueron divididos en sus
actividades fundamentales, cada uno a su vez conlleva una serie
de actividades específicas y detalladas

Descripción de los Procesos del Departamento

Realizar recolección de datos relacionados con las
actividades y funciones propias de cada proceso, a través
de la observación directa y de la aplicación de
entrevista estructuradas y no estructuradas. El Departamento de
Planificación maneja una variedad de procesos de diferente
índole, para conocer los aspectos mas relevantes de cada
uno se formularon una serie de preguntas con el objetivo de
posteriormente procesar, analizar y categorizar la
información encontrada.

Modelo de Entrevista No estructurada Aplicada al Personal:

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento del
Propósito del Departamento A partir de los resultados
mostrados en el grafico se puede observar que en el departamento
en líneas generales se conoce el propósito por el
cual cumplen sus funciones, a pesar de la inexistencia de la
descripción de los procedimientos de trabajo

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de los
Clientes del Departamento Se puede constatar que en el
Departamento con un porcentaje del 67% se distinguen los
potenciales clientes para sus procesos, sin embargo un porcentaje
considerable no distingue con facilidad los clientes a los cuales
atiende el Departamento de Planificación

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de la
secuencia de actividades del Departamento El Personal del
Departamento no conoce la secuencia de pasos lógicos que
deben seguirse para el cumplimiento de cada proceso, solo 33% de
los entrevistados mostró una visión positiva del
conocimiento del Paso a Paso correspondiente

Gráfico de barras y de porcentaje. Capacidad de listar las
actividades de cada proceso del Departamento El 67% del Personal
del Departamento no posea la capacidad de realizar un listado de
las actividades que se deben ejecutar para el cumplimiento d cada
proceso del Departamento, lo que muestra una carencia
significativa. Si embargo un 33% de los entrevistados
podría realizar dicha tarea

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de las
Entradas requeridas para cada proceso del Departamento La grafica
muestra que 67% de los Entrevistados conoce las entradas que
requiere cada proceso para su inicio adecuado, mientras que un
33% del Personal de Departamento de Planificación y
Control posee cierto desconocimiento en las entradas que requiere
para proceder a ejecutar los distintos procesos

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de las
salidas de cada proceso del Departamento. El 100% del Personal
del Departamento de Planificación y Control conoce las
salidas pertinentes en cada proceso ejecutado en el
Departamento

Gráfico de barras y de porcentaje. Necesidad en elaborar
la descripción de los procedimientos de trabajo. El 100%
del Personal del Departamento esta de acuerdo con que se
requieren elaborar con prontitud los Manuales de Procedimientos
ya que serian de alguna manera una herramienta de
Planificación y Control interna

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de la
utilidad de los Flujogramas En la Grafica mostrada se aprecia que
33% de los entrevistados puede traducir perfectamente en acciones
lo descrito en los Flujogramas de Proceso, 33% opina que lo puede
hacer bien, mientras que el último 33% no maneja muy bien
la lectura de los Flujogramas

Analizar de manera secuencial todas las actividades inherentes a
cada procedimiento con el propósito de que se ejecuten de
la manera más eficiente posible, establecer un
ordenamiento para cada proceso en particular. Su ordenamiento, Al
establecimiento del propósito de cada uno de ellos, Se
establecieron las normativas propias para cada procedimiento, Se
describió en detalle los pasos a seguir, Por ultimo se
grafica el procedimiento a través de la técnica de
Flujogramas de proceso.

Propuestas de Misión (Objetivo funcional): Coadyuvar con
la Gerencia CIGC en las actividades de planificación,
seguimiento y control, asistencia técnica y administrativa
a fin de apoyar y contribuir en el establecimiento de metas y
objetivos, formulación, ejecución y control de los
planes, estudios, investigaciones, programas y presupuestos
dirigidos a garantizar el desarrollo, resguardo e
innovación del conociendo tecnológico en materia de
minería, aglomeración y siderometalúrgica de
acuerdo a lo establecido en la LOCTI.   Somos un
Departamento de Planificación y Control comprometido en
apoyar a la Gerencia CIGC en las actividades de
planificación, seguimiento y control, asistencia
técnica y administrativa a fin de participar y contribuir
en la en la formulación, ejecución y control de los
planes, estudios, investigaciones, programas y presupuestos
dirigidos a garantizar el desarrollo, resguardo e
innovación del conociendo técnico y
tecnológico en áreas de minería,
aglomeración y siderometalúrgica de acuerdo a lo
establecido en la LOCTI.

Propuestas de Misión (Objetivo funcional): Impulsado por
la colaboración e iniciativa el Departamento de
Planificación y Control tiene el compromiso de coadyuvar
con la Gerencia CIGC en la planificación, seguimiento y
control, asistencia técnica y administrativa de las
actividades de forma eficaz, eficiente y ética con objeto
de contribuir en la formulación, ejecución y
control de los planes, estudios, investigaciones, programas y
presupuestos dirigidos a garantizar el desarrollo, resguardo e
innovación del conociendo técnico y
tecnológico en materia de minería,
aglomeración y siderometalúrgica de acuerdo a lo
establecido en la LOCTI

Propuestas de Visión (Percepción futura): Ser el
Departamento de Planificación y Control al que se otorgue
plena confianza y credibilidad que conlleve a consolidar la
colaboración reciproca entre los Departamentos adscritos a
la Gerencia CIGC y garantice una gestión eficaz, eficiente
y honesta base para la toma de decisiones, donde la solidaridad,
responsabilidad, ética y bienestar humano sean nuestras
principales fortalezas.   Lograr una gestión eficaz,
eficiente, honesta y oportuna que incentive el compromiso de los
Departamentos adscritos a la Gerencia CIGC a consolidar la
colaboración reciproca que facilite la
coordinación, implementación, seguimiento y control
de acciones preventivas y/o correctivas que garanticen el
óptimo desarrollo de las funciones, donde la solidaridad,
responsabilidad, ética y bienestar humano sean nuestras
principales fortalezas.   Ser un Departamento de
Planificación y Control guía en asistencia de
planificación integrada, seguimiento y control a fin de
garantizar la confiabilidad de nuestra actuación
consecuente con logro de los objetivos estratégicos
fomentando la participación activa y reciproca de los
Departamentos adscritos a la Gerencia CIGC donde se facilite la
coordinación, implementación, seguimiento y control
de las actividades bases para la toma de decisiones

Propuesta de Mapa de Procesos del Departamento

Diagnosticar como impactan los procedimientos existentes y
aplicados en la actual gestión de la empresa al cuerpo
Normativo y Procedimental que se desarrollara en el Departamento
de Planificación y Control. El diagnóstico se
realizo a través de la técnica de
recolección de datos y observación directa, se pudo
constatar la interacción existente entre cada proceso
ejecutado. Se pudo crear un nivel jerárquico que esta
plasmado en cada procedimiento. A su vez la elaboración de
la ficha de proceso del departamento permite conocer en detalle
los requerimientos para la realización de los
procedimientos de trabajo del departamento. Ficha de
Proceso

Elaborar los procedimientos del Departamento Planificación
y Control y a su vez establecer los niveles de responsabilidad
para cada unidad que interviene en el desarrollo del mismo. Los
Procedimientos descritos permitirán normalizar la
Gestión del Departamento y servirán de guía
funcional para el nuevo personal que llegue al Departamento ya
que dispondrá de una herramienta útil la cual de
manera sencilla, clara y formal paso a paso detalla las
actividades que se deben ejecutar.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Control de Activos Control de Pasantes
Plan de Entrenamiento

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Plan de Clima Organizacional
Elaboración del Programa de Seguridad Solicitud de
Personal para Gerencia

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Transferencia de Personal Cronograma
anual de Vacaciones Planes de la Gerencia

CONCLUSIONES La caracterización de los procesos ejecutados
por el Departamento de Planificación y Control, y la
descripción de los aspectos claves de cada uno
permitirá entender objetivamente el propósito
fundamental del departamento y se contara con una
descripción a la cual se puede recurrir en aquellos
momentos en que las funciones del Departamento se vean delegadas
a otros departamentos.   En la Red Interna de la Empresa
estas dispuestos una serie de procedimientos genéricos que
impactan significativamente los procedimientos propios del
departamento, es por esto que las normas establecidas en los
procedimientos realizados están sujetas a dicha normativa.
  El Mapa de Procesos propuesto para el Departamento puede
servir en la interpretación rápida y concisa de las
interacciones y secuencias de pasos que se desarrollan y
conforman el Sistema de Calidad del Departamento.

CONCLUSIONES La ficha de proceso diseñada tendrá un
impacto significativo en la Gestión Departamental ya que
se conocerá en detalle los requerimientos necesarios para
la ejecución de las actividades.   La
elaboración del cuerpo procedimental generara un alto
impacto en la normalización de los resultados que se
obtengan en el departamento y agilizara las gestiones ejecutadas.
  Las propuestas de Misión y Visión que
permitirán vislumbran los objetivos fundamentales del
Departamento

RECOMENDACIONES Se sugiere al Departamento completar el Cuerpo de
Normas y Procedimientos, es decir, realizar la descripción
de los procesos que no se enmarcan en el alcance de la presente
investigación.   Se exhorta a mantener las
políticas de calidad vigentes en el departamento para
obtener una mejora continua en la Gestión y por ende para
la Gerencia, esta practica puede basarse en las secuencia de
actividades descrito en el Mapa de proceso del Departamento.
  Se recomienda al Departamento de Planificación y
Control realizar una serie de divulgaciones programadas con el
objeto de dar a conocer a las unidades de gestión de la
gerencia los procedimientos propuestos, para que de este modo
exista un flujo de información correcto y
armónico.

RECOMENDACIONES Se sugiere realizar una descripción de
cargo propia para los analistas de planificación y control
del CIGC y jefe de departamento de Planificación y Control
del CIGC, ya que las actuales Descripciones son genéricas
para diferentes áreas de la organización, se debe
especificar las competencias, aptitudes y actitudes ideales para
esta Gerencia, la cual esta en constante innovación.
  Se recomienda implantar un Sistema de Autocontrol en el
Departamento, una especie de auditoria interna, la cual arrojara
datos sobre la Gestión y a su vez permitirá la
selección de las medidas preventivas y correctivas
idóneas para cada caso.   Se recomienda al
departamento de planificación y control realizar una
redistribución del área de trabajo con el fin de
garantizar el uso efectivo de las instalaciones, que a su vez
aumenten el confort y la seguridad para los empleados y en el
mejor de los casos esta reubicación implique el traslado a
un espacio de mayor dimensión.

RECOMENDACIONES Complementar la fuerza laboral establecida para
cumplir con las demandas exigidas y obtener nuevamente las
funciones propias del departamento que han sido delegada. Se
recomienda realizar un análisis de fuerza labora para la
optimización de los procesos