Diseño del manual de normas y procedimientos de la gerencia de contabilidad de Venrus, C.A.
RESUMEN
Para alcanzar el éxito de los objetivos
propuestos de una empresa es necesario contar con la
información básica de la misma, conocer sus
políticas, misión, visión, metas y aquellos
aspectos claves para que se desarrolle un crecimiento continuo.
Se ejecuta una investigación proyectiva no experimental,
expuesta en cuatro capítulos, donde el primero contiene el
problema, los objetivos, la justificación y alcance.
Inmediatamente el segundo capítulo en el cual se refiere a
la empresa, el área de trabajo asignado y la
descripción de procesos. En el tercer capítulo se
presenta la base teórica de la investigación, en el
capítulo cuatro se hallan las técnicas e
instrumentos de recolección de información y
procedimiento metodológico. El quinto capítulo
muestra la situación actual, a través de causas,
diagnóstico y presentación de resultados, y por
último en el sexto capítulo se expone las
estrategias propuestas y el fin de la elaboración del
manual.
Palabras claves: manual, organización,
misión, visión, organigramas, cargos, funciones,
objetivos.
INTRODUCCIÓN
La Organización, es el proceso administrativo a
través del cual se divide y agrupa el trabajo,
estableciéndose su estructura de funcionamiento y
asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y
responsabilidades, en este proceso se define el orden
jerárquico y la coordinación que debe tenerse para
el mejor desempeño de las tareas garantizando así
el logro de los objetivos. Para establecer un acertado nivel de
organización es necesario llevar a cabo una serie de
etapas que va desde la división del trabajo hasta la
coordinación.
En este sentido, la falta de una adecuada estructura
organizativa en cualquier empresa, le crea dificultades a la
dirección porque no se pueden desenvolver con verdadera
racionalidad a causa de que esa deficiencia crea problemas y
dificultades.
Toda la información referida a la forma de
organización que tenga toda empresa debe de estar
contenida en un Manual de organización o de normas y
procedimientos, y para llegar al mismo se debe realizar un
Estudio de Organización, que no es más que la
aplicación de métodos y técnicas para
diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales,
mediante el uso efectivo y económico de los recursos
humanos necesarios para el cumplimiento de las unciones de
planificación, ejecución y control, propias de
cualquier núcleo organizativo.
No obstante hoy en día existen muchas empresas
que no le prestan la debida atención a este tipo de
documentación y de hecho operan sin un modelo de
organización claro que les garantice el buen cumplimiento
de sus funciones y por ello se generan los problemas, por lo que
el propósito general de esta
investigación es Diseñar un Manual de normas y
procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, con el objeto de
que esta pueda contar con un documento que muestre a detalle
cómo está organizada, las unidades que la integran,
las funciones, las descripciones de cada cargo y los respectivos
flujogramas.
El desarrollo del presente informe se organizó
del siguiente modo:
ü Capítulo I El Problema: Se identifica la
problemática existente, los objetivos de la
investigación, alcance y justificación.
ü Capítulo II: Generalidades de la Empresa:
El cual muestra la descripción de la empresa, así
como del área de trabajo asignado.
ü Capítulo III: Marco Teórico o
Referencial: Abarca los aspectos teóricos utilizados como
instrumento y base del estudio realizado.
ü Capítulo IV: Marco Metodológico: Se
describe la metodología puntualizando el tipo de
investigación, diseño, población y muestra,
y las técnicas e Instrumentos de recolección de
datos.
ü Capítulo V: Situación Actual:
Encierra la descripción de la situación actual
descubierta mediante la observación directa.
ü Capitulo VI: Situación
Propuesta: En la cual se describen y presentan los aportes
desarrollados por el investigador.
ü Conclusiones, Recomendaciones,
Bibliografías y Apéndices
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
En este capítulo se presenta el planteamiento del
problema, los objetivos de la investigación, la
justificación y la delimitación del
mismo.
1.1 Planteamiento
del problema
Se podría decir que se remonta al año 1987
cuando se constituyó la empresa "Suramericana de
Minería II, CA", desde la cual han surgido diferentes
razones sociales, conformando así la hoy denominada Minera
VENRUS. C.A.
La empresa se enfoca en desarrollar proyectos
auríferos que maximicen el valor social y económico
de la empresa de manera eficaz y eficiente, incorporando
tecnologías que aseguren la preservación del medio
ambiente y la seguridad industrial.
Minera Venrus, C.A. se consolida como una empresa
social, siendo un patrón exitoso de empresa mixta para
toda la economía nacional, mostrando que el sector privado
y el sector público, defendiendo los intereses de la
nación.
La empresa está constituida por la Junta
Directiva, dos Contralorías, una
Consultoría, una Auditoría Interna y tres
departamentos generales:
Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia de Operaciones y
Vicepresidencia de Administración y Finanzas; dentro de
esta última, está contenida la Dirección de
Finanzas formando parte de ésta la Gerencia de
Contabilidad, departamento en donde se desarrolla la
problemática a tratar.
Debido al Decreto de Nacionalización del Oro
establecido por el Presidente de la República el 16 de
septiembre del año 2011, la empresa comienza la
transición de formar parte de Minerven, es decir del
Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería;
de manera que, se debe actualizar el manual de normas y
procedimientos para que las operaciones, reportes y procesos
realizados por la Gerencia de Contabilidad puedan ser informadas
a dicha institución.
La problemática planteada se origina por la
implementación de nuevos procedimientos que no han sido
definidos por la gerencia, lo que ocasiona en muchos casos el
desconocimiento por parte de los empleados de la forma en que
estos deben proceder antes ciertas actividades Dichos
procedimientos aun no han sido definidos con claridad y no han
sido escritos o documentados de forma tal que brinden una
guía, que a su vez delimiten las responsabilidades de cada
integrante del equipo; no permite que la gerencia pueda
monitorear o verificar el cumplimiento de cada una de las tareas
por otra parte genera un retraso en la generación de la
información al no tener un procedimiento claro definido en
el que se designen a los responsables del envío de la
información ocasiona que la información financiera
muchas veces pueda estar desactualizada.
Al desatender este problema se genera
desorganización, dificultad y errores por parte de la
empresa, el trabajador y en la información comunicada, que
más adelante pudiese traer consecuencia mayor como un
conflicto empresarial, e incluso un cuestionamiento de la empresa
debido a la discrepancia de la información enviada, debido
a que todos los procesos y reportes efectuados por este
departamento.
En caso de no solventar la situación, es decir
definir de manera incorrecta los nuevos lineamientos
traería como consecuencia un conflicto entre las empresas,
discrepancia, pérdida te tiempo e incluso problemas a
nivel monetario, y a su vez un problema para el Ministerio de
Petróleo y Minas que es el responsable de éstas.
Por tanto, surgen las siguientes inquietudes, ¿El
diseño del manual de normas y procedimientos
ayudará a que los trabajadores de la Gerencia, realicen su
labor de manera eficiente?, ¿Qué tipo de
información debe llegar a Minerven?
1.2 Objetivos de
la investigación
1.2.1 Objetivo General
Diseñar un manual de normas y procedimientos para
la Gerencia de Contabilidad, en la Dirección
de Finanzas en la empresa VENRUS, C.A.
1.2.2 Objetivos Específicos
· Identificar los objetivos y funciones actuales
de los empleados de la Gerencia de Contabilidad, con el fin de
verificar cuales son los lineamientos y procesos que están
llevando a cabo.
· Evaluar los procedimientos del departamento,
con la finalidad de establecer qué necesitan para
completarlos y que se lleven a cabo las tareas de la mejor
manera.
· Indicar las unidades responsables de suministro
y recepción de información, para definir el origen
y destino de la información requerida.
· Diseñar flujogramas de
proceso para cada cargo de la Gerencia de
Contabilidad.
· Determinar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas del departamento, con el fin de encontrar
los puntos que puedan afectar el funcionamiento y aquellos que
puedan reforzarse para el mejoramiento de esta unidad.
· Elaborar el Manual de normas y
procedimientos para la Gerencia de
Contabilidad.
1.3
Justificación
La presente investigación tiene la finalidad de
diseñar un manual de normas y procedimientos, que
servirá como fuente de apoyo para conocer el nuevo
funcionamiento interno respecto a la descripción de
tareas, responsabilidades, ubicación y requerimientos del
departamento, permitiendo así incrementar la eficiencia
para garantizar una adecuada función administrativa de
dirección, coordinación, planificación y
control en la Gerencia de Contabilidad.
1.4
Alcance
En la empresa Minera VENRUS, C.A. se
diseñará un manual de normas y procedimientos
propuesto exclusivamente para la Gerencia de Contabilidad,
dividida en dos secciones: Coordinación de Contabilidad y
Cuentas por Pagar.
CAPÍTULO II
LA
EMPRESA
En este capítulo se describen aspectos
generales de la empresa, misión, visión,
filosofía de gestión, estructura organizativa y
descripción de procesos.
2.1 Aspectos
Generales de la empresa socialista Minera VENRUS
C.A.
Lo que hoy representa la denominada Minera VENRUS C.A.,
se podría decir que se remonta al año 1987 cuando
se constituyó la empresa "Suramericana de Minería
II, CA", desde la cual han surgido diferentes razones sociales,
entre las cuales se pueden mencionar Monarch Minera Suramericana
C.A., que luego pasó a denominarse Minera Hecla Venezolana
C.A.; siendo transformada en una empresa social mixta conformada
por el Grupo Agapov a través de Rusoro Mining de
Venezuela, C.A y la Empresa de Producción Social Minera
Nacional, quien está adscrita al Ministerio del Poder
Popular para las Industrias Básicas y Minería,
(MIBAM).
La creación de la primera empresa mixta del
sector minero nacional surgió luego de la renuncia a la
concesión minera por parte de Minera Hecla,
originándose así la custodia de la concesión
y sus instalaciones por parte de la Empresa de Producción
Social Minera Nacional.
En esta ocasión el pueblo, contando con su
más idónea representación popular
pidió la intervención del Estado Venezolano como
garante de mejorar la calidad de vida no solo de los trabajadores
sino de los habitantes de las comunidades cercanas quienes no
contaban con ninguna participación laboral en la empresa
minera. Desde ese momento se inició el traspaso de la
empresa al Estado Venezolano, el cual con la imagen de Empresa
Mixta recibió conjuntamente con Rusoro Mining LTD, las
riendas del desarrollo minero el cual comprende la Mina Isidora y
las explotaciones en el sector La Camorra en el municipio
Sifontes.
La constitución de la Empresa Mixta Minera
VENRUS, C.A. como reflejo del convenio suscrito entre el Estado
Venezolano y la República Federativa de Rusia se
desarrolla en tres fechas que son emblemáticas, y que
representan el epicentro de su creación, el 2 de junio de
2008, momento en el cual se firma el Acuerdo Compromiso entre
Rusoro Mining LTD y la empresa de Producción Social Minera
Nacional, el 29 de septiembre de 2009, cuando se celebra el
registro de la firma y del Acta Constitutiva de la empresa Mixta,
para entonces se firmó el contrato de subarrendamiento y
comodatos entre las empresas El Callao Gold Mining S.C.S,
conjuntamente con la empresa Rusoro Venezolana C.A. y Minera
VENRUS,C.A., con lo cual el ciento por ciento de las operaciones
de la Camorra y el Bloque B, ( Minerven 1, 2, 3, 4,
8 y 9) serán explotados por esta empresa
mixta.
El 10 de diciembre de 2008, representa la
creación propiamente dicha de la empresa y
conformación de la Junta Directiva. De esa manera
oficialmente Minera VENRUS, C.A., ya al cierre del tercer
trimestre de 2010 C.A, genera un aproximado de 748
empleos directos, y 1376 indirectos; siendo un
99.13% de personal venezolano y un 0.87% de personal
extranjero; tomando en cuenta la visión socialista que
ayude a mejorar la calidad de vida de todos los compatriotas
quienes ahora tienen la posibilidad de ingresar a una de las
empresas que ofrece una nueva visión humanista.
La empresa Minera VENRUS, C.A. en búsqueda del
verdadero Reimpulso Productivo Minero, el cual ha sido propuesto
por el mismo Presidente Comandante Hugo Rafael Chávez
Frías, ha dignificado en gran manera la vida de los
habitantes de las comunidades del eje Bloque B, logrando
así en poco tiempo dejar un desarrollo tangible a las
comunidades que anteriormente no eran escuchadas sino explotadas,
pero que ahora de la mano con un Gobierno Revolucionario quien
defiende los más altos valores nacionales como lo
representan su gente.
En el 2011, se produce el inicio de la transición
de Minera VENRUS, C.A. al Ministerio de Poder
Popular de Petróleo y Minería.
2.2
Misión
Desarrollar proyectos auríferos que maximicen el
valor social y económico de la empresa, mediante la
exploración, extracción, procesamiento y
comercialización eficaz y eficiente, incorporando
tecnologías que aseguren la preservación del medio
ambiente y la seguridad industrial, creando las sinergias a
partir del valioso esfuerzo individual de cada uno de los
trabajadores de nuestra organización para asegurar una
mejor distribución de los ingresos y el logro de todas las
metas propuestas.
2.3
Visión
Ser la empresa Minera líder en la
producción eficiente y sustentable de oro en Venezuela,
capaz de interactuar con las comunidades procurando un mejor
estándar de vida a través de la cooperación,
la solidaridad y la responsabilidad social, siendo al mismo
tiempo un modelo exitoso de empresa mixta para toda la
economía nacional, mostrando que el sector privado y el
sector público pueden alcanzar altos niveles de excelencia
y defender conjuntamente los intereses de la
nación.
2.4
Filosofía de Gestión
Operaciones Mineras Bloque B – La Camorra forma
parte del Objetivo Estratégico del Plan de
Desarrollo Económico y Social de la Nación (2007
– 2013): ESTABLECIMIENTO DE UN MODELO
PRODUCTIVO SOCIALISTA.
2.5 Estructura
Organizativa
La empresa está constituida por la Junta
Directiva, una Consultoría, una Auditoría Interna,
dos contralorías: de operaciones y de
Administración y Finanzas, conjuntamente de tres
departamentos generales: Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia
de Operaciones y Vicepresidencia de Administración y
Finanzas. (Ver Figura 1)
Figura 1 Estructura Organizativa Junta
Directiva
Fuente: Intranet VENRUS
En la Vicepresidencia de Finanzas y
Administración se encuentra divido en 5 departamentos:
Tecnología e Información, Proyectos y
Procedimientos, Dirección de Administración,
Dirección de Finanzas, Dirección de Recursos
Humanos, además de contar con un chofer. (Ver Figura
2)
Figura 2 Estructura Organizativa
Vicepresidencia de Finanzas y
Administración
Fuente: Intranet VENRUS
A su vez, la Dirección de Finanzas está
dividida en Coordinación de tesorería, Gerencia de
Planificación y Presupuesto, y la Gerencia de
Contabilidad, donde se desarrollará esta
investigación. (Ver Figura 3)
Figura 3 Estructura Organizativa
Dirección de Finanzas
Fuente: Intranet VENRUS
La Gerencia de Contabilidad cuenta con cinco analistas
contables de diferentes niveles laborales, que se encargan de
informar las fechas de corte de transacciones y recopilar la
información para el cierre contable mensual, identificar
activos a capitalizar (determinando su vida útil y asignar
depreciación de los mismo de acuerdo a su
naturaleza).
La presente investigación tiene la finalidad de
diseñar un manual de normas y procedimientos, que
servirá como fuente de apoyo para conocer el nuevo
funcionamiento interno respecto a la descripción de
tareas, responsabilidades, ubicación y requerimientos del
departamento, permitiendo así incrementar la eficiencia
para garantizar una adecuada función administrativa de
dirección, coordinación, planificación y
control en la Gerencia de Contabilidad.
2.6
Descripción de procesos
A nivel administrativo, se realizan las funciones
pertinentes para el funcionamiento de la empresa en todos sus
ámbitos: recursos humanos, nómina,
tecnología e información, finanzas, entre otras en
conjunto con las actividades de la parte productiva y
administrativa de la Mina Isidora y la Planta La Camorra, que se
encuentra en El Callao. En la Gerencia de Contabilidad se
realizan tres procesos básicos el cierre contable mensual,
la elaboración y aprobación de inversiones de
capital/exploración, y la capitalización de activos
fijos.
El cierre contable mensual, regula el proceso de cierre
mensual de la empresa manteniendo la información
financiera actualizada que sirve de base para la toma de
decisiones en el momento que sea requerido, garantizando la
revelación de estados financieros íntegros,
razonables y oportunos, así como el conocimiento de la
situación financiera a una fecha determinada.
La elaboración y aprobación de inversiones
de capital/exploración regula el proceso de
elaboración y aprobación de los gastos (AFE) para
costos capitalizables y de exploración.
La capitalización de activos fijos registra con
precisión y consistencia la exploración, los costos
de adquisición de activos fijos y asignar estos costos
mediante la depreciación, el agotamiento y la
amortización; al gasto sobre las vidas productivas
estimadas de la variedad de los activos con propósitos
operacionales, financieros y fiscales, todo de acuerdo lo
establezcan las correspondientes Ven-Nif, en especial la
NIC-16.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.