Diseño de un sistema de control de gestión para el estudio y optimización del servicio de capacitación

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

RESUMEN

La presente investigación tuvo como
propósito principal la elaboración de un Sistema de
Control de Gestión para el proceso "Capacitación y
Calificación de Personal" de la empresa Fábrica de
Tubos sin Costura "Batalla de San Félix" TAVSA, basado en
la Metodología de Cuadro de Mando Integral. Es un estudio
de tipo no experimental y se apoya en una investigación de
campo, aplicada y evaluativa. La recolección de los datos
para el diagnostico inicial se basó en la
observación directa, la aplicación de entrevistas
no estructuradas a todo el personal inherente, así como la
consulta en diversas fuentes de información.
Posteriormente se procedió a la formulación del
marco estratégico; los objetivos estratégicos; las
iniciativas; las perspectivas; los indicadores de gestión
y un sistema de información siguiendo con la
metodología del CMI. En general, se aplicó
satisfactoriamente la metodología seleccionada y se
interrelacionaron adecuadamente cada uno de los elementos con el
fin de incrementar la eficiencia del proceso.

PALABRAS CLAVES: CAPACITACIÓN DE PERSONAL,
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, CUADRO DE MANDO INTEGRAL,
INDICADORES DE GESTIÓN.

INTRODUCCIÓN

Desde el advenimiento de la Revolución
Industrial, el personal ubicado en todos los puntos de una
empresa necesitó capacitarse para el manejo de los nuevos
descubrimientos y las distintas formas de trabajo en serie. Luego
debió hacerlo para el trabajo administrativo más
complejo y hoy nos enfrentamos a una tarea similar pero con
características diferentes.

El desarrollo tecnológico en máquinas,
herramientas e implementos de mayor complejidad, en todos los
ámbitos, requiere de personal especializado. En nuestra
era los signos distintivos son la especialización y el
profesionalismo laboral. Toda organización debe
especificar que conocimientos y destrezas deben tener los
empleados que ocupan los cargos y que normas deben exigir; una
vez especificados los requerimientos, se selecciona al personal.
Tanto el proceso de selección como el de
capacitación del personal dependen en gran medida de
factores como el análisis de puestos, el plan de recursos
humanos, y la oferta y calidad del mercado de trabajo.

Con el desarrollo de esta era de la información,
las empresas se han visto en la necesidad de desarrollar nuevas
capacidades para alcanzar buenos resultados, si desean tener
éxito. Por lo que, en la actualidad, se hace
imprescindible que las organizaciones dispongan de un Sistema de
Control de Gestión que le permita establecer mecanismos de
seguimiento y control continuo de las tareas, a fin de conocer la
situación de un aspecto o función de la
organización en un momento determinado, tomar decisiones
para reaccionar ante ella así como proporcionar
información oportuna sobre el cumplimiento y
evolución de los objetivos fijados por la
organización.

El Cuadro de Mando Integral, (Balanced Scorecard en
inglés), es una de las herramientas hoy en día
más usadas para tal fin. Está, permite a las
organizaciones realizar un seguimiento permanente, pues,
muestra cómo va la empresa, en qué estado
está y, por ende, qué resultados se están
alcanzando; proporcionado un sistema de alimentación y
retroalimentación de información eficiente y
eficaz, para la toma de decisiones generadas a partir de los
resultados de los indicadores de gestión
establecidos.

En este sentido, el presente informe se orientó a
la formulación de una propuesta de un Sistema de Control
de Gestión para el proceso "Capacitación y
Calificación de Personal" de la empresa Fábrica de
Tubos sin Costura "Batalla de San Félix" TAVSA, basado en
la Metodología de Cuadro de Mando Integral por ser una
herramienta eficaz de control, que de forma sistemática e
integrada permite monitorear el desempeño de la
organización, a su vez proporciona el marco, la estructura
y el lenguaje adecuado para comunicar o traducir la misión
y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro
(4) perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos,
formación y crecimiento, que permiten que se genere un
proceso continuo, de forma que, la visión se haga
explícita, compartida y que todo el personal canalice sus
energías hacia la consecución de la
misma.

El desarrollo del presente informe se estructuró
de la siguiente manera:

– Capítulo I El Problema: donde se
identifica la problemática existente; así como
también los objetivos de la investigación,
delimitación, alcance, justificación e importancia
de la investigación.

– Capítulo II: Generalidades de la
Empresa: el cual presenta la descripción y
funcionalidades de la empresa en cuestión, así como
del área de trabajo y del proceso realizado.

– Capítulo III: Marco Teórico o
Referencial: contiene los aspectos teóricos utilizados
como herramienta y base del estudio realizado.

– Capítulo IV: Marco Metodológico:
se describe la metodología detallando el tipo de
investigación, Diseño de la Investigación,
Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos
de Recolección de datos.

– Capítulo V: Situación Actual:
incluye la descripción de la situación actual
evidenciada mediante la observación directa.

– Capitulo VI: Situación Propuesta: en la
cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el
investigador.

– Conclusiones, Recomendaciones,
Bibliografías, Apéndices y
Anexos

CAPÍTULO I

EL
PROBLEMA

Tubos de Acero de Venezuela, S.A. (TAVSA) es una empresa
que se dedica a la fabricación y comercialización
de tubos de acero sin costura de línea y de revestimiento
en diferentes diámetros y espesores para la industria
petrolera, siendo el único productor de este tipo de
tubería en Venezuela.

Tubos de Acero de Venezuela, S.A. (TAVSA), dentro de su
estructura organizativa cuenta con la Gerencia de Recursos
Humanos, que es responsable de diseñar e implementar los
procesos, metodologías y sistemas para la ejecución
de todas las actividades de capacitación para sus
trabajadores. Las actividades de capacitación están
definidas como el proceso para proporcionar y desarrollar el
conocimiento, destreza y conductas para cumplir con los
requisitos. Para garantizar lo expuesto anteriormente, la
Gerencia de Recursos Humanos, tiene como objeto
principal establecer los lineamientos para la
Capacitación de los trabajadores de TAVSA, que tienen
participación activa en el programa de Aseguramiento de la
Calidad, la metodología para la Detección de
Necesidades de Capacitación, así como para el
desarrollo del Programa de Capacitación que promueve la
superación y desarrollo personal de la comunidad laboral,
la profesionalización de los servicios que prestan y
permitan la consecución de los objetivos y metas
organizacionales.

Actualmente el proceso de "Capacitación y
Calificación de Personal" presenta un Sistema de
Control de Gestión que no está completamente
constituido para controlar las diferentes etapas que ellos
poseen, se realiza seguimiento a dicho proceso con el fin de
registrar los avances de los mismos, para esto, el "Analista
de Capacitación", utilizan un registro de control
interno denominado "Instrucción – Código:
N6.2.1 -007". Ver Anexo A

Este instrumento es la principal herramienta para llevar
el control del proceso y a partir de la información
contenida en el mismo, se elabora un "Informe de Gestión"
presentado mensualmente a la Gerencia de Recursos Humanos. Dicho
informe contempla los logros obtenidos durante un periodo en las
diferentes etapas del proceso.

El Sistema de Control de gestión que actualmente
se aplica en la Gerencia de Recursos Humanos de TAVSA, permite
informar los avances y resultados obtenidos durante cada periodo
de evaluación, no obstante, la forma en que se presentan
no muestra suficiente información que le permita a dicha
Gerencia medir el desempeño y desarrollo del programa,
esta situación dificulta el proceso de toma de decisiones
para el cumplimiento de los objetivos e identificación de
desviaciones de diferentes parámetros o indicadores de
Gestión.

En general, se observa que, para evaluar la
Gestión del proceso de "Capacitación y
Calificación de Personal", no se dispone de un sistema de
indicadores de gestión establecido y normalizado que
facilite la muestra de los resultados obtenidos.

Objetivo
General

Diseñar un Sistema de Control de Gestión
para el Estudio de Optimización del Servicio de
Capacitación que realiza la Empresa Fábrica de
Tubos sin Costura "Batalla de San Félix" TAVSA.

Objetivos
Específicos

– Diagnosticar la Situación Actual del Sistema de
Gestión del proceso "Capacitación y
Calificación de Personal", de acuerdo a un
registro de control interno denominado "Instrucción
– Código: N6.2.1 -007".

– Identificar los elementos claves del proceso
"Capacitación y Calificación de
Personal" a través de la caracterización
de cada una de las fases claves del mismo.

– Formular el Marco Estratégico compuesto por:
Misión, Visión, Objetivos Estratégicos e
Iniciativas del proceso "Capacitación y
Calificación de Personal".

– Establecer un Sistema de Indicadores de
Gestión, basado en la Metodología del
Cuadro de Mando Integral.

– Elaborar la propuesta de normalización del
Sistema de Indicadores formulados para el proceso
"Capacitación y Calificación de
Personal"

– Crear la base de datos para tabular los reportes para
cada indicador normalizado.

Justificación

El desarrollo de este estudio es importante para la
Gerencia de Recursos Humanos de la Empresa TAVSA, ya que,
actualmente, no cuentan con indicadores normalizados e integrados
a través de los cuales se pueda medir y controlar su
gestión de manera eficiente.

Por tal razón, existe la necesidad de desarrollar
una herramienta administrativa que sirva de control para el
proceso de "Capacitación y Calificación de
Personal" y, a la vez, brinde la sustentación
física de su filosofía de gestión mediante
la elaboración de la documentación requerida, la
cual deberá contener todos los aspectos concernientes a la
gestión, funcionamiento y control de los diferentes
procesos desarrollados. Esta documentación
permitirá constatar la estructura organizativa de la
unidad y comparar los resultados obtenidos con los resultados
deseados. La implantación de este Sistema de Control de
Gestión aportará un valor agregado permitiendo la
optimización del proceso y al mismo tiempo establecer un
enfoque centrado en la gestión y el pensamiento
disciplinado.

Delimitaciones

La propuesta que se presenta a continuación tiene
como objeto principal desarrollar un Sistema de Control de
Gestión que contribuya con la mejora continua y un
adecuado seguimiento a las actividades claves del
proceso

"Capacitación y Calificación de
Personal". La misma, se realizará en la Gerencia
de Recursos Humanos de TAVSA – Puerto Ordaz. Dicho Sistema,
comprende el diagnostico inicial de cómo se encuentra
constituida su Gestión, la elaboración de la
documentación que servirá como soporte al Sistema
de Gestión la cual abarca, caracterización del
proceso, definición de los objetivos, responsabilidades y
desarrollo, así como la elaboración,
establecimiento y normalización de los indicadores de
Gestión para el control del proceso y la creación
de la base de datos para tabular los reportes para cada indicador
formulado.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE
LA EMPRESA

Se inicia a finales de 1998 luego de pasar
por un proceso de asociación estratégica entre la
Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.) y la empresa
mexicana Tubos de Acero de México (TAMSA). Esta empresa
conforma el 70 % y C.V.G. el 30% del capital social de esta
empresa. Posterior a ello en Noviembre de 2009 se firma una
concesión de acciones entre PDVSA Industrial y TAVSA
Tenaris, a través del Acta de Transferencia de Control de
Operación de forma exclusiva de la Sociedad Mercantil
TAVSA. El Ministro y Presidente Rafael Ramírez
Carreño, coordina y aprueba la designación de una
comisión transitoria y técnica para la
ejecución del Decreto N 6796. Es en Octubre del mismo
año, que se presenta la Junta Directiva de PDVSA
Industrial y Personal Técnico y Administrativo de
transición para el proceso de la Nacionalización de
la Planta. Por último en Noviembre se firma la
concesión de acciones entre PDVSA Industrial y TAVSA
Tenaris, a través del Acta de Transferencia de Control y
Operación de forma exclusiva de la sociedad Mercantil
TAVSA.

Ubicación
Geográfica

La planta industrial de TAVSA tiene su asiento dentro de
las instalaciones de la Siderúrgica del Orinoco C.A.
(SIDOR), en la Ciudad de Puerto Ordaz, Edo. Bolívar (Zona
industrial de Matanzas). Está ubicada sobre la margen
derecha del río Orinoco a 17 Km. de su confluencia con el
río Caroní y a 300 Km. de su desembocadura en el
océano Atlántico.

Esta planta tiene una capacidad de producción de
sesenta y cinco mil (65.000) toneladas anuales de tubería
de producción, línea y revestimiento, y sus
instalaciones se extienden sobre una superficie de novecientos
seis mil seiscientos veinte con veintinueve metros cuadrados
(906.620,2).

Misión

Crear, desarrollar y consolidar la Nueva
Generación de Industrias destinadas a suministrar equipos,
materiales y tecnología en los sectores productivos y
estratégicos, impulsando la transformación
industrial de la nación, aplicando modelos de
asociación orientados a conformar empresas de
economía social con capital nacional y mixto, utilizando
con efectividad y transparencia los potenciales y recursos
nacionales, aplicando la innovación y creatividad para
implantar tecnologías de punta y obtener los mejores
estándares de calidad mundial orientados a la
distribución equitativa de riquezas en la población
Venezolana.

Visión

Ser una Corporación Industrial Líder a
escala mundial productora de equipos, materiales y
tecnología, con políticas alineadas bajo la
orientación estratégica del Plan de Nación,
satisfaciendo requerimientos en los sectores
estratégicos del país, con capacidad para
consolidarse en los mercados nacionales e internacionales,
operando con tecnología de punta, de manera efectiva,
transparente y en armonía con el ambiente, promoviendo y
desarrollando nuevas empresas enmarcadas en un modelo de
producción socialista.

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