Diseño de un sistema de información contable automatizado para el cálculo de la ficha de costo de los platos
Resumen:
Esta investigación se realizó en el
Instituto de Biotecnología de las Plantas (IBP), con el
objeto de diseñar un Sistema de Información para la
elaboración de las Fichas de Costo. Se estudian los
referentes teóricos del desarrollo de los Sistemas de
Información Contables y sus nexos con la actividad de
Costo. Se caracteriza el Sistema de Información del IBP,
evaluando además sus deficiencias y aportes. Se propone el
diseño de un sistema automatizado para gestionar los
costos del comedor en el IBP. Finalmente se arriba a conclusiones
y recomendaciones.
Summary:
This investigation was carried out in the institute of
Biotecnología of the plants (IBP), with the object to
design a system of information for the manufacture of the chips
of cost. They study to him the relating theoreticians of the
development of the systems of countable information and your
nexuses with the activity of cost. It characterizes to him the
system of information of the IBP, evaluating moreover your
deficiencies and contributions. $5 proposes to him the design of
an automatized system to promote the costs of the dining room in
the IBP it. Finally reaches to him conclusions and
recommendations
Introducción:
Se está viviendo una era donde la
Revolución Tecnológica ha permitido el avance de
todos los sectores de la sociedad, gracias a ella han surgido las
Bibliotecas Virtuales, los buscadores, los directorios y no menos
importante los Sistemas de Información en
general.
Los Sistemas de Información nacen de la necesidad
de desarrollar procesos ágiles en el desarrollo de la
ciencia, la innovación y la gestión de las
empresas. El desarrollo de estas herramientas en el sector de la
contabilidad aparece en la empresa Norteamericana RSBowker en
1943, la cual empezó a desarrollar su contabilidad usando
máquinas y bases de datos enfocadas a la toma de
decisiones.
En 1970 la ronera inglesa Chivas Regal empezó a
desarrollar el sistema Nexus capaz de gestionar los costos de la
producción y de entregar diversas actividades de
información para la toma de decisiones, este sistema fue
mejorado con una versión superior llamada Nexus 2, capaz
de servir para el intercambio de información entre todas
sus dependencias.
En la década de los 80 aparecieron sistemas
basados en estados financieros capaces de generar informes de
evaluación para la alta gerencia. Con el desarrollo de la
Web aparecieron sistemas basados en metadatos, soportados en
microformatos de intercambio de datos
económicos.
El desarrollo en América Latina en el terreno de
los sistemas de gestión de costo ha estribado en la
formación de sistemas basados en herramientas contables
entre los que se encuentran los siguientes; Asking, Bellerall y
Satatcol, sistemas basados en programación modular
adaptado a las necesidades de cada entidad comercial o
económica.
En Cuba esta situación se presenta de forma
desfavorable, si bien existen sistemas como el ASSET y el Money
capaces de facilitar el desarrollo e la contabilidad
en las organizaciones. También es cierto que dichos
sistemas no se adaptan a las necesidades particulares de diversos
organismos, ocasionando pérdidas de tiempo en el
desarrollo de las actividades pues adolecen de un rediseño
capaz de adaptar los sistemas a las realidades de las
organizaciones. Esto da pie a la situación
problémica de la tesis:
Situación problémica:
En el IBP existen varios productos que se ofertan en el
Comedor, a los que se le calcula la ficha de costo de forma
manual. Esta situación provoca que el trabajo en el
área económica sea engorroso y demorado por no
contar con un SICA (Sistema de Información Contable
Automatizado) para el cálculo de la ficha de costo de los
platos que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP.
Campo: Diseño de Sistemas de Información
para el Cálculo de Platos de
Comedor
Objeto: Diseño de Sistemas de
Información.
Problema de investigación: ¿Cómo
facilitar el cálculo de la ficha de costo de los platos
que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP?
Objetivo General: Diseñar el Sistema de
Información Contable Automatizado para el cálculo
de la Ficha de Costo de los platos que se ofertan en el Comedor
Obrero del IBP.
Objetivos Específicos:
1. Sistematizar los referentes
teóricos ± metodológicos que sustentan el
desarrollo de Sistemas de Información Contable
Automatizado.
2. Evaluar el SICA utilizado en el IBP para
proceso el proceso de elaboración de los platos que se
ofertan en el Comedor Obrero.
3. Elaborar la propuesta de Sistema de
Información Contable Automatizado para el cálculo
de la Ficha de Costo del Comedor Obrero del IBP.
Muestra:
La población que sirve de base a esta
investigación son todos los trabajadores de IBP (112
trabajadores), de ellos de forma intencional se seleccionan los
7 trabajadores del departamento de Contabilidad y
los directivos de la entidad (7).
Métodos de Investigación
utilizados:
1. Teóricos:
Inductivo ± Deductivo: se basa en el uso de la
inducción para arribar a conclusiones y generalizaciones
sobre el tema.
Histórico ± Lógico: permite
estudiar el fenómeno objeto de estudio desde su
génesis hasta la actualidad.
Analítico ± Sintético: facilita el
análisis y la síntesis de los referentes
teóricos de la investigación.
2. Empíricos:
Análisis documental: estudia los documentos que
sirven de referencias en la investigación sin perder de
vista la ideología de la fuente de información y
las áreas de donde se emiten.
Entrevista: Aplicar a directivos del IBP
para constatar el estado del Sistema de
Información Contable Automatizado (Ver Anexo
1).
Entrevista: A usuarios del sistema para especificar los
requisitos de software (Anexo 6)
Observación: Análisis de los flujos de
información contable del Sistema de Información
Contable Automatizado del IBP (Observación). La
guía de observación tiene los datos que deben
observarse y en cada elemento se observará si los procesos
son favorables o desfavorables, en los casos de evaluación
se registrará la información en porciento o usando
la valoración siguiente 2 para favorable, 1 para favorable
y O para cuando no haya valores en la observación. La hoja
de Excel y el sistema fueron evaluados durante un mes en los
horarios de 11 A.M. a 1 PM. Cada 15 minutos (Anexo 2 y
3).
Encuesta: a las personas que fungen como clientes de
Información Contable del IBP para conocer la Eficiencia y
Eficacia del referido Sistema (Ver Anexo 4).
3. Métodos Estadístico –
Matemáticos:
Análisis porcentual para establecer
las cantidades que sustentan cada una de las observaciones y las
encuestas.
Para la confección de la
Bibliografía y citas Bibliográficas se ha utilizado
la norma HARVARD.
Los Instrumentos aplicados para el logro de
esta investigación se encuentran como Anexos.
CAPÍTULO I:
REFERENTES
TEORICOS SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACION BASADOS EN
COSTO
1. Sistema de Información: enfoques
La teoría de la organización y la
práctica administrativa han experimentado cambios
sustanciales en años recientes. La información
proporcionada por las ciencias de la administración y la
conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos
esfuerzos de investigación y de conceptualización a
veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo,
surgió un enfoque que puede servir como base para lograr
la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la
unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho
enfoque ha sido usado por las ciencias físicas,
biológicas y sociales, como marco de referencia para la
integración de la teoría organizacional moderna. El
primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue
Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una
metodología integradora para el tratamiento de problemas
científicos. La meta de la Teoría General de los
Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino
tratar de evitar la superficialidad científica que ha
estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento,
modelos utilizables y transferibles entre varios continentes
científicos, toda vez que dicha extrapolación sea
posible e integrable a las respectivas disciplinas.
Debido que el conocimiento sobre las organizaciones y la
administración es muy reciente y falta mucho por explorar,
es importante continuar el desarrollo de una investigación
sistemática y abundante en sus diversas áreas, a
fin de que se puedan establecer relaciones causales entre las
diferentes variables que afectan el comportamiento organizativo.
Partiendo del enfoque de la Administración como disciplina
básica en el mundo de las organizaciones, esta
investigación pretende el estudio de la Teoría
General de los Sistemas como herramienta básica para
alcanzar, entre otras estrategias, el éxito de una
organización.
1.1.1. Definición de Sistema de
Información
Desde el punto de vista social el ser humano ha logrado
simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el
conocimiento de algo concreto y creó las formas de
almacenar y utilizar el conocimiento representado.
Información es un conjunto de datos
significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.
Para Aristos (1977) información es la acción de
informar o informarse. Páez Urdaneta (2000)
opina que información es un conjunto de estructuras
informacionales que, al internalizarse, se integran a los
sistemas de relacionamiento simbólico de más alto
nivel y permanencia, cuando se registra en forma documental, que
actúa como fuente de información mediante el
lenguaje. Una fuente de información no es más que
cualquier objeto o sujeto que genere, contenga, suministre o
transfiera otra fuente de información. Morales
Morejón (2004) sostiene que la información es el
significado que otorgan las personas a las cosas. Los datos se
perciben mediante los sentidos, estos los integran y generan la
información necesaria para el conocimiento quien permite
tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que
aseguran la existencia social. La información en sí
misma, como la palabra, es al mismo tiempo significado y
significante, este último es el soporte material o
simbología que registra o encierra el significado y el
contenido. Davidson (1974) opina que la información son
datos procesados en forma significativa para el receptor con
valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras.
Lucas y Henry (Lucas and Henry, 1990) enfatizan en que la
información se define como una entidad tangible que
permite reducir la incertidumbre sobre algún estado o
suceso. En los marcos del análisis conceptual
resultó interesante la identificación de los usos
de la información de Buckland (1991) a saber:
• Información como proceso: lo que una
persona conoce cambia, cuando el sujeto se informa. En este
sentido la información es: la acción de
informar…; comunicación del conocimiento noticias de
algún hecho u ocurrencia; la acción de decir o el
hecho de haber escuchado sobre algo.
• Información como conocimiento: El concepto
de información es también utilizado para consignar
el producto de la información como proceso:
el conocimiento comunicado que concierne a algún hecho,
sujeto o evento particular; aquello que uno capta o se le dice;
inteligencia, noticias. La noción de información
como aquello que reduce la incertidumbre puede verse como un caso
particular de información como conocimiento. En ocasiones
la información aumenta la incertidumbre.
• Información como cosa: el concepto de
información se utiliza también para objetos, tales
como datos y documentos, que son referidos como
información porque se les considera informativos, como
portadores de la cualidad de impartir conocimiento o comunicar
información e instructivo. Existen varias definiciones de
información, sin embargo las acepciones de Davidson
conjuntamente con la de Lucas y Henry son los más
adaptables a nuestras necesidades investigativas ya que ambas
declaran el papel de la información en la toma de
decisiones y los problemas que esta puede acarrear.
Según Ponjuán (2004) un sistema es un
conjunto de elementos que interactúan. En Alvero
Francés (1976) se define al sistema como el conjunto de
reglas o principios enlazados entre sí de modo que formen
un cuerpo de doctrina. En el Aristos (1977) aparece el tema
declarado de igual forma, sin embargo Díaz (1982) aclara
que el sistema de información es una red de elementos que
permiten obtener y validar información resultante de un
determinado proceso. Por su parte Lucas y Henry (1983) opinan que
un sistema de información es el conjunto de procedimientos
ordenados que, al ser ejecutado, proporcionan información
para apoyar la toma de decisiones y el control en la
organización.
Sistema de información según Peralta
(2007) es el conjunto integrado de procesos, principalmente
formales, desarrollado en un entorno usuario- ordenador, que
operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de
datos-BD-) de una organización, recopilan, procesan y
distribuyen selectivamente la información necesaria para
la operatividad de la organización y las actividades
propias de la dirección de la misma. La variedad
conceptual en este apartado es importante, puede apreciarse que
los conceptos están representados desde diversos puntos de
vista. Por un lado se aprecia la semántica en sí
del proceso de sistema y por otro la praxis. Teniendo en cuenta
que para determinar una afirmación
teórica es necesario unir las dos funciones (praxis
y semántica) y que las acepciones varían en lo
referente a consistencia. Se define como base metodológica
de la presente tesis la siguiente definición de Henry y
Lucas (1983) los cuales brindan una definición lo
suficientemente exhaustiva, pues hacen énfasis en la toma
de decisiones y en el valor de la información. Los
sistemas de información poseen características que
resultan de gran importancia para su análisis. Al respecto
Pechuan (1994) refiere un conjunto de ellas que por su
carácter abarcador con el objetivo de la
investigación, se refiere a
continuación:
• Disponibilidad de la
información por los medios adecuados (por ejemplo en
impresos, papel, pantallas interactivas,…)
• Suministro de información de
manera 'Selectiva', evitando sobrecargas e
información relevante.
• El tiempo de respuesta del sistema:
diferencia entre una petición de servicio y su
realización.
• Exactitud: conformidad entre los
datos suministrados y los reales.
• Generalidad: conjunto de funciones
disponibles para atender diferentes necesidades.
• Flexibilidad: capacidad de
adaptación y/o ampliación del sistema a nuevas
necesidades.
• Fiabilidad: probabilidad de que el
sistema opere correctamente durante un periodo de disponibilidad
de uso.
• Seguridad: protección contra
perdida y/o uso no autorizado de los recursos del sistema.
(accidentales o no)
• Reserva: nivel de repetición
de información para proteger de pérdida
catastróficas de alguna parte del sistema.
• "Amistad" para el usuario: grado con
el que el sistema reduce las necesidades de
aprendizaje para su manejo.
1.1.2. Tipología de Sistemas de
Información
Los sistemas no son más que una serie de
elementos que se relacionan entre sí para lograr un fin
común. Senn (Senn, 1997), indica que un sistema de
información es:
El medio por el cual los datos fluyen de una persona o
departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la
comunicación interna entre los diferentes componentes de
la organización y las líneas telefónicas
hasta sistemas de cómputo que generen reportes
periódicos para varios usuarios. Los sistemas de
información proporcionan servicios a todos los
demás sistemas de una organización y enlazan todos
sus componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia
para alcanzar el mismo objetivo.
Los sistemas de información se clasifican en
abiertos y cerrados, los primeros son aquellos que
interactúan con su medio ambiente, mientras que los
segundos no, el medio ambiente está conformado por todos
los objetivos que se encuentran dentro de las fronteras de los
sistemas. Hoy en día todos los sistemas actuales son
abiertos. Los sistemas deben relacionarse con su medio ambiente
con la finalidad de poder competir en el mundo globalizado de
hoy, buscando ser cada día más eficientes,
competitivos, rentables y exitosos.
Desde los comienzos de la civilización las
personas han necesitado los sistemas de información para
comunicarse entre ellos mismos, por medio de mecanismos
físicos, procedimientos e instrucciones de procesamiento
de información, canales de comunicación y datos
almacenados.
Para O´Brien, (O´Brien, 2001) "El sistema de
información es una combinación organizada de
personas, hardware, software, redes de comunicación y
recursos de datos que reúne, transforma y disemina
información en una organización).
En un entorno característico de sistemas de
información, éste consolida y administra muchas de
las funciones de información diarias en relación
con las áreas de oficina, administrativas, financieras y
cualquier otra índole que el ejecutivo requiera "los
sistemas de información gerencial, recuperan de la base de
datos información sobre operaciones internas que han sido
actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones.
También obtiene datos sobre el entorno empresarial, a
partir de fuentes externas a la organización"
(O´Brien, 2001).
Los sistemas de información gerencial deben
proporcionar acceso a la administración a
categorías claves de datos relevantes, como son los
datos internos creados por la organización,
datos globales de la institución, datos externos como
información acerca de la competencia, la tasa de cambio
del dólar, o la tasa de interés bancario,
información que se produce en otros sistemas, como el
presupuesto de operación y datos mundiales con el uso de
fuentes como Internet.
1.1.2.1 Componentes de un Sistema de
Información.
Un Sistema de Información realiza cuatro
actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y
salida de información. A continuación se
definirán cada una de estas actividades (Catacora,
2000).
• Entrada de Información: La entrada es el
proceso mediante el cual el Sistema de Información toma
los datos que requiere para procesar la información(Cohen,
1999). Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas
o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes
podrá tener una interface automática de entrada con
el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que
genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al
Sistema de Control de Clientes. Las unidades típicas de
entrada de datos a las computadoras son las terminales, las
cintas magnéticas, las unidades de disquete, los
códigos de barras, los escáner, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre
otras.
• Almacenamiento de información: El
almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sesión o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica
de almacenamiento son los discos magnéticos o discos
duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos
(CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de
almacenamiento.
• Procesamiento de Información: Es la
capacidad del Sistema de Información para efectuar
cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base.
• Salida de Información: La salida es la
capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior.
Las unidades típicas de salida son las impresoras,
terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters (conspiradores), entre
otros.
Desde la óptica de esta investigación se
han seleccionado los siguientes elementos para un sistema de
información basado en costo. Los sistemas de
información poseen diversos componentes que se deben
ajustar a su fin como sistema, diversos autores se han
pronunciado sobre los elementos de un Sistema de
Información entre ellos Ponjuán (2004), Díaz
(1982), Núñez Paula (2005), Villardefrancos (2006)
que coinciden de forma general en que los componentes
básicos de un sistema de información son los
siguientes:
Documentos
Registros
Ficheros o archivos
Equipos
Elementos de apoyo a los
sistemas
Procesos
Personas
Documento: Cualquier fuente de información, en
forma material, capaz de ser empleada para referencias o estudio
o como una autoridad. Ejemplos: manuscritos, impresos,
ilustraciones, diagramas, piezas de museo, etc. (Mijailov;
&Chiornii; Guiliarevskii; 1979) lo definen de la siguiente
manera: un documento es cualquier objeto material que registre o
fije algún conocimiento y pueda ser incluido en una
recopilación.
Registros: Un registro es el conjunto de elementos que
en forma colectiva aportan información acerca del asunto
que registran. Todos los registros incluyen en forma
implícita o explícita, dos subconjuntos de
elementos:
Elementos que generalmente se derivan del propio
documento.
Elementos de procedimientos, que aportan
información a cerca de funciones que se derivan del
registro.
Ficheros o archivos: Un fichero es un conjunto de
registros, casi siempre con características similares. Los
ficheros de los sistemas de información casi siempre son
muy grandes y voluminosos.
Equipos y elementos de apoyo a los sistemas: El
equipamiento asociado a los sistemas de información es muy
variado y depende de la línea tecnológica que
emplee la institución o sistema. Computadoras,
fotocopiadoras, impresoras, catálogos, cajuelas,
estanterías, elevadores, lectores de microformas, son
equipos y elementos típicos de información. Entre
los electos de apoyo pueden citarse los manuales de
procedimiento, reglas para la catalogación, esquemas de
clasificación y otros. También se emplean software
específico y otros vinculados a los medios de
computación.
Procesos en los sistemas de
información: Un proceso es un conjunto de tareas que se
relacionan de forma lógica para obtener un resultado
concreto. Los procesos tienen entre otras
características:
Consumidores (internos o externos).
Cruzan frontera organizacional; dado que,
ocurren a través de o entre subunidades de la
organización.
Es importante aclarar que la salida de un Sistema de
Información puede constituir la entrada a otro Sistema de
Información o módulo. En este caso, también
existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el
Sistema de Control de Clientes tiene una interface
automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya
que genera las pólizas contables de los movimientos
procesados de los clientes
1.2. Desarrollo de los Sistema de Información
Contables.
La presente investigación no tiene antecedentes
directos en el Instituto de Biotecnología de las Plantas
(IBP), pero en otros países se han realizado
investigaciones relativas al diseño de Sistemas de
Información Contables
Automatizados (SICA) las cuales han marcado pautas en el
desarrollo de los SICA, destacándose
diferentes personalidades como son:
Rojas (Rojas, 2004), llevó a cabo un trabajo de
grado titulado "Diseño de un sistema de información
para la verificación patrimonial de las empresas.
Caso:
Registro Mercantil Primero del Estado Mérida"
cuyo objetivo consistió en diseñar un sistema de
información de verificación del patrimonio de las
empresas en el Registro Mercantil Caso: Registro Mercantil
Primero del Estado Mérida, bajo la metodología de
una investigación de campo enmarcada en el proyecto
factible. La autora en su investigación concluye: los
sistemas de información son parte fundamental de las
organizaciones el conocer y tener un sistema de
información bien definido puede significar el éxito
o el fracaso de la misma, ya que estos cambian la forma
cómo funcionan actualmente. Con el uso de los sistemas se
logran grandes mejoras en la efectividad de los procesos de las
organizaciones, facilitando la obtención de
información para la toma de decisiones o mejorando
procedimientos.
Monagas (Monagas, 2005), en su trabajo de grado titulado
"Una visión de la calidad del sistema de
información contable de la empresa Construcciones,
C.A. desde la óptica gerencial" cuyo objetivo se
basó en analizar la calidad del sistema de
información contable de la empresa Construcciones C.A.
ubicada en la ciudad de Mérida ± Venezuela, bajo la
metodología de una investigación de campo con base
en una revisión bibliográfica concluye que la
ausencia de un sistema de control interno bien elaborado y
configurado y de un sistema de aseguramiento de la calidad afecta
la calidad del producto o servicio que se da en forma directa o
indirecta además imposibilita a la empresa de practicar
auditorias que le diagnostiquen su estado en cuanto a la calidad
de su proceso.
Barrios (Barrios, 2007), en su trabajo especial de grado
denominado ³(O sistema de información financiero para
la toma de decisiones y el control de la alcaldía de
Barinas" cuyo objetivo se basa en el análisis de los
procedimientos municipales de la Alcaldía de Barinas en el
periodo 2005 ± 2006, con la finalidad de identificar los
requerimientos de información de sus actores, y así
generar estrategias que faciliten el diseño de un nuevo
sistema municipal, con apoyo tecnológico, bajo la
metodología de una investigación de tipo
descriptiva, con un diseño no experimental, transversal y
de campo. La autora concluye que el sistema de
información es fragmentado y disperso, hay exceso de
trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la
tecnología es obsoleta, los procedimientos son manuales y
lentos, se improvisan algunos pasos, la información no
llega de forma oportuna, además de que hay
información importante que no se genera. En base a las
debilidades encontradas por la autora propone las siguientes
estrategias: mayor dotación de equipos de trabajo,
automatización de los procedimientos e
implementación de una red de información. El cambio
de los procesos implicará además: la
generación de reglas y normativas, la redefinición
de las funciones entre el personal y redistribución de las
responsabilidades, la generación de manuales de normas y
procedimientos que orienten al funcionario que participa en la
ejecución de un proceso.
Buonpensierie (Buonpenserie, 2007), en su trabaja de
grado que lleva como titulo "La organizacion y el sistema de
informacion del Centro de Investigaciones y Desarrollo
Empresarial (CIDE) (FACES-ULA) diagnostico y propuesta" propone
un rediseño organizacional y plan de automatización
para el centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial de la
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la
Universidad, consistentes con sus fines y procesos, como apoyo a
su gestión, con mi mira a hacerla más eficiente y
eficaz, mediante un diagnostico de sus situación desde el
punto de vista organizativo y operativo; bajo la
metodología de investigación aplicada, diagnostica,
descriptiva, exploratoria, documental y de campo. La autora en su
investigación concluye que es necesario redefinir la
misión y objetivos del CIDE e identificar sus procesos;
además propuso tres sistemas automatizados, para apoyar su
gestión, así como un prototipo para uno de ellos;
con lo antes expuesto se estima sea un aporte para incrementar la
eficiencia de la institución.
1.2.1. Concepto general de costos.
Objetivos de la determinación de costos.
El costo es un recurso que se sacrifica o al que se
renuncia para alcanzar un objetivo específico (Cabrera
Barreto and Reyes Leal, 2011).
Entre los objetivos y funciones de la
determinación de costos, encontramos los
siguientes:
• Servir de base para fijar precios de venta y para
establecer políticas de
comercialización.
• Facilitar la toma de decisiones.
• Permitir la valuación de
inventarios.
• Controlar la eficiencia de las
operaciones.
• Contribuir a planeamiento, control y
gestión de la empresa. Los costos pueden ser clasificados
de diversas formas:
1) Según los periodos de contabilidad:
• Costos Corrientes: Aquellos en que se incurre
durante el ciclo de producción al cual se asignan (Ej.
fuerza motriz, jornales).
• Costos Previstos: Incorporan los cargos a los
costos con anticipación al momento en que efectivamente se
realiza el pago (Ej.: cargas sociales
periódicas).
• Costos Diferidos: Erogaciones que se
efectúan en forma diferida ej.: seguros,
alquileres, depreciaciones, etc.). En nuestro país se
clasifican en:
1. Cargos o Gastos Diferidos a Largo Plazo.
2. Cargos o Gastos Diferidos a Corto Plazo.
Cargos o Gastos Diferidos a Largo Plazo:
Son gastos por montos significativos que generalmente no
ocurren de manera repetida y cuya características
principales es que son gastos no recuperables en dineros, pero,
como el beneficios que estos gastos van a prestar generalmente
abarca varios meses o años, es la razón por la cual
se consideran activos y con transcurrir del tiempo se van
trasfiriendo a gastos, (Castillo Ruíz and Linares
García, 2011; Darias Alfonso and Suárez
González, 2009).
Muchas empresas al iniciar sus actividades deben
incurrir en una series de gastos previos, todo lo cual trae como
consecuencia que esos diversos egresos en su totalidad, son por
un monto importante y por otra parte van a beneficiar a la
empresa si no en toda su vida, por lo menos en los primeros
años de acuerdo a estudios que se realicen al respecto, es
decir se deben considerar como activos del grupo de los cargos o
gastos diferidos.
Cargos o Gastos Diferidos a Corto Plazo:
Gastos Representan desembolso y gastos pagados por
adelantado, que deben ser absorbidos en partes alícuotas
por los costos o gastos de período posteriores, no
superiores a un año, incluye entre otros, seguros,
impuestos, alquileres, suscripciones de periódicos y
revistas, impuestos, trabajo preparatorios para la
producción masiva o en series de nuevos tipos de productos
y reparaciones corrientes de las plastas y equipos en periodo no
uniformes.
El importe de los gastos que se cargan en esta cuenta
debe analizarse por los elementos establecidos en los sistemas de
costos, se debitan por los gastos en que se incurren y se
acreditan por la proporción que se incluyen en los gastos
o costos de períodos posteriores (Herecia,
2009).
2) Según la función que desempeñan:
indican cómo se desglosan por función las cuentas
Producción en Proceso y Departamentos de Servicios, de
manera que posibiliten la obtención de costos unitarios
precisos:
• Costos Industriales
• Costos Comerciales
• Costos Financieros
3) Según la forma de imputación a las
unidades de producto:
• Costos Directos: Aquellos cuya incidencia
monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede
establecerse con precisión (materia prima, jornales,
etc.)
• Costos Indirectos: Aquellos que no pueden
asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base
de prorrateo (seguros, lubricantes).
4) Según el tipo de variabilidad:
• Costos Variables: Son aquellos en los cuales el
costo total cambia en proporción directa a los cambios en
el volumen o producto, dentro del rango relevante.
• Costos Fijos: Son aquellos en los cuales el costo
permanece constante para un rango de
producción.
• Costos Semifijos o Semivariables
5) Por la agrupación de los costos:
Costo Unitario o Promedio: Surge de dividir
el costo total por un número de unidades.
6) Según la naturaleza
económica:
De acuerdo a su naturaleza económica
los gastos se agrupan por elementos, así como por su
surgimiento y destino en las partidas.
Al clasificar los gastos por elementos, estos se agregan
por su naturaleza económica para facilitar el
análisis, estando o no asociado directa o indirectamente
con el producto o servicio. Por elemento de gasto se consideran
los incurridos tanto en el proceso productivo o de servicio como
en el resto de las actividades, tales como administración,
distribución, ventas y en otros ajenas a las actividades
fundamentales de la entidad, entre los que se encuentra los
gastos de comedor, etc.
Elementos de gastos:
• Materias Primas y Materiales: Incluye los gastos
de materias primas, materiales básicos y auxiliares,
artículos complementarios y semi- elaborados adquiridos.
En estos gastos se incluyen los recargos o descuentos
comerciales, mermas y deterioro dentro de las normas
establecidas. Entre los materiales auxiliares que se incluyen en
estos elementos se pueden citar los utilizados para el
mantenimiento y reparación de los edificios,
instalaciones, construcciones y equipos vinculados a la
producción. Además las piezas de respuesta,
desgaste de herramientas, ropa especial y artículos de
poco valor.
• Combustible: Se incluye en este elemento los
gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles
adquiridos y empleados en la empresa con fines
tecnológicos, auxiliares o de servicios para producir
energía de diversas formas, tales como: eléctrica,
térmica, aire comprimido, gases industriales y otros. En
este elemento se incluyen los recargos o descuentos comerciales,
las mermas y deterioro dentro de las normas establecidas de los
combustibles consumidos.
• Energía: Está constituida por todas
las formas de energía adquiridas por la empresa,
destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las
restantes demandas empresariales.
• Salario: Se incluye todos los gastos por las
remuneraciones realizadas a los trabajadores a partir del fondo
de salario. Comprende salarios devengados, plus salarial,
vacaciones acumuladas y primas salariales.
• Gasto de Fuerza de Trabajo: Se incluye los pagos
por subsidios y por contribución a la seguridad social a
corto plazo, así como los importes pagados por concepto de
impuesto por la utilización de la fuerza de
trabajo.
• Amortización y Depreciación: Se
incluye la depreciación de los activos fijos tangibles y
la amortización de los intangibles, así como de los
gastos diferidos a corto plazo y largo plazo, exceptuando en
estos últimos los provenientes del proceso
inversionista.
• Otros Gastos Monetarios: Se incluyen entre otros
los gastos por comisiones de servicios, impuestos, estipendios,
recompensas monetarias, pagos por servicios
productivos.
Sistemas de costos: es un conjunto de
procedimientos y técnicas para calcular el costo de las
distintas actividades.
Estos pueden clasificarse:
1) Según el tratamiento de los
costos fijos:
• Costeo por Absorción: Todos los costos de
fabricación se incluyen en el costo del producto,
así como se excluyen todos los costos que no son de
fabricación. La característica básica
de este sistema es la distinción que se hace entre el
producto y los costos del período, es decir los costos que
son de fabricación y los que no lo son.
• Costeo Variable: Los costos de fabricación
se asignan a los productos fabricados. La principal
distinción bajo este sistema es la que existe entre los
costos fijos y los variables. Los costos variables son los
únicos en que se incurre de manera directa en la
fabricación de un producto. Los costos fijos representan
la capacidad para producir o vender, e independientemente del
hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al
período, no se inventarían. Los costos de
fabricación fijos totales permanecen constantes a
cualquier volumen de producción. Los costos variables
totales aumentan en proporción directa con los cambios que
ocurren en la producción.
La cantidad y presentación de las utilidades
varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el
método de costeo variable, los costos variables deben
deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los
que normalmente no se incurriría si no se produjeran los
artículos (Gonxález Veintía and Díaz
Lee, 2008; Morrell Hercia and Rodríguez
Rodríguez, 2009; Varias, 1992).
2) Según la forma de concentración de los
costos:
• Costeo por Órdenes: Se emplea cuando se
fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los
clientes.
• Costeo por Procesos: Se utiliza cuando la
producción es repetitiva y diversificada, aunque los
artículos son bastante uniformes entre
sí.
3) Según el método de costeo:
• Costeo Histórico o Resultante: Primero se
consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos
reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como
en costos por procesos.
• Costeo Predeterminado: Los costos se calculan de
acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos
predeterminados podemos identificar 2 sistemas:
• Costeo Estimado o Presupuesto: sólo se
aplica cuando se trabaja por órdenes. Son costos que se
fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo
básico es la fijación de precios de
venta.
• Costeo Estándar: Se aplica en caso de
trabajos por procesos. Los costos estándares pueden tener
base científica (si se pretende medir la eficiencia
operativa) o empírica (si su objetivo es la
fijación de precios de venta). En ambos casos las
variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias
y pérdidas.
1.3. El Costo de producción. Concepto y elementos
del mismo.
El costo de producción puede definirse como
expresión monetaria de los recursos empleados en el
proceso de la producción de las empresas y refleja la
esencia económica de las relaciones de producción,
incluye los gastos por concepto de materias primas y materiales,
combustible, energía y otros objetos de trabajo consumidos
en la elaboración de los productos, los gastos por la
remuneración del trabajo, la amortización de
equipos, edificios, otros medios de trabajo y otros gastos que se
originen como resultado de la actividad que se
desarrolle.
Así definimos dentro de los propósitos del
costo:
1. La Evaluación de inventarios y medición
de los resultados.
2. Planeación y control.
3. Análisis y tomas de decisiones.
Por lo anterior los costos adquieren relevancia de
acuerdo con el objetivo específico para el cual se
destinan, sus numerosos y diferentes aspectos dan lugar a una
terminología amplia y a contemplar diferentes
soluciones.
La contabilidad de costos es como una figura
geométrica de tres aristas, pero tiene tres elementos en
lugar de tres lados: materiales directos, mano de obra directa y
costos indirectos de fabricación. Este triángulo es
adaptado a numerosas situaciones de los negocios, pero siempre
con estas tres facetas. A continuación se presentan los
principios fundamentales de la contabilidad de costos referente a
estos elementos (Cabrera Barreto and Reyes Leal,
2011).
• Materia Prima o Materiales
Los materiales que realmente forman parte del producto
terminado se conocen con el nombre de materias primas o
materiales principales. Los que no se convierten
físicamente en parte del producto o tienen importancia
secundaria se llaman materiales o materiales
auxiliares.
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