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Diseño de un sistema de información contable automatizado para el cálculo de la ficha de costo de los platos




Enviado por Reldis



Partes: 1, 2

    Resumen:

    Esta investigación se realizó en el
    Instituto de Biotecnología de las Plantas (IBP), con el
    objeto de diseñar un Sistema de Información para la
    elaboración de las Fichas de Costo. Se estudian los
    referentes teóricos del desarrollo de los Sistemas de
    Información Contables y sus nexos con la actividad de
    Costo. Se caracteriza el Sistema de Información del IBP,
    evaluando además sus deficiencias y aportes. Se propone el
    diseño de un sistema automatizado para gestionar los
    costos del comedor en el IBP. Finalmente se arriba a conclusiones
    y recomendaciones.

    Summary:

    This investigation was carried out in the institute of
    Biotecnología of the plants (IBP), with the object to
    design a system of information for the manufacture of the chips
    of cost. They study to him the relating theoreticians of the
    development of the systems of countable information and your
    nexuses with the activity of cost. It characterizes to him the
    system of information of the IBP, evaluating moreover your
    deficiencies and contributions. $5 proposes to him the design of
    an automatized system to promote the costs of the dining room in
    the IBP it. Finally reaches to him conclusions and
    recommendations

    Introducción:

    Se está viviendo una era donde la
    Revolución Tecnológica ha permitido el avance de
    todos los sectores de la sociedad, gracias a ella han surgido las
    Bibliotecas Virtuales, los buscadores, los directorios y no menos
    importante los Sistemas de Información en
    general.

    Los Sistemas de Información nacen de la necesidad
    de desarrollar procesos ágiles en el desarrollo de la
    ciencia, la innovación y la gestión de las
    empresas. El desarrollo de estas herramientas en el sector de la
    contabilidad aparece en la empresa Norteamericana RSBowker en
    1943, la cual empezó a desarrollar su contabilidad usando
    máquinas y bases de datos enfocadas a la toma de
    decisiones.

    En 1970 la ronera inglesa Chivas Regal empezó a
    desarrollar el sistema Nexus capaz de gestionar los costos de la
    producción y de entregar diversas actividades de
    información para la toma de decisiones, este sistema fue
    mejorado con una versión superior llamada Nexus 2, capaz
    de servir para el intercambio de información entre todas
    sus dependencias.

    En la década de los 80 aparecieron sistemas
    basados en estados financieros capaces de generar informes de
    evaluación para la alta gerencia. Con el desarrollo de la
    Web aparecieron sistemas basados en metadatos, soportados en
    microformatos de intercambio de datos
    económicos.

    El desarrollo en América Latina en el terreno de
    los sistemas de gestión de costo ha estribado en la
    formación de sistemas basados en herramientas contables
    entre los que se encuentran los siguientes; Asking, Bellerall y
    Satatcol, sistemas basados en programación modular
    adaptado a las necesidades de cada entidad comercial o
    económica.

    En Cuba esta situación se presenta de forma
    desfavorable, si bien existen sistemas como el ASSET y el Money
    capaces de facilitar el desarrollo e la contabilidad
    en las organizaciones. También es cierto que dichos
    sistemas no se adaptan a las necesidades particulares de diversos
    organismos, ocasionando pérdidas de tiempo en el
    desarrollo de las actividades pues adolecen de un rediseño
    capaz de adaptar los sistemas a las realidades de las
    organizaciones. Esto da pie a la situación
    problémica de la tesis:

    Situación problémica:

    En el IBP existen varios productos que se ofertan en el
    Comedor, a los que se le calcula la ficha de costo de forma
    manual. Esta situación provoca que el trabajo en el
    área económica sea engorroso y demorado por no
    contar con un SICA (Sistema de Información Contable
    Automatizado) para el cálculo de la ficha de costo de los
    platos que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP.

    Campo: Diseño de Sistemas de Información
    para el Cálculo de Platos de
    Comedor

    Objeto: Diseño de Sistemas de
    Información.

    Problema de investigación: ¿Cómo
    facilitar el cálculo de la ficha de costo de los platos
    que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP?

    Objetivo General: Diseñar el Sistema de
    Información Contable Automatizado para el cálculo
    de la Ficha de Costo de los platos que se ofertan en el Comedor
    Obrero del IBP.

    Objetivos Específicos:

    1. Sistematizar los referentes
    teóricos ± metodológicos que sustentan el
    desarrollo de Sistemas de Información Contable
    Automatizado.

    2. Evaluar el SICA utilizado en el IBP para
    proceso el proceso de elaboración de los platos que se
    ofertan en el Comedor Obrero.

    3. Elaborar la propuesta de Sistema de
    Información Contable Automatizado para el cálculo
    de la Ficha de Costo del Comedor Obrero del IBP.

    Muestra:

    La población que sirve de base a esta
    investigación son todos los trabajadores de IBP (112
    trabajadores), de ellos de forma intencional se seleccionan los
    7 trabajadores del departamento de Contabilidad y
    los directivos de la entidad (7).

    Métodos de Investigación
    utilizados:

    1. Teóricos:

    Inductivo ± Deductivo: se basa en el uso de la
    inducción para arribar a conclusiones y generalizaciones
    sobre el tema.

    Histórico ± Lógico: permite
    estudiar el fenómeno objeto de estudio desde su
    génesis hasta la actualidad.

    Analítico ± Sintético: facilita el
    análisis y la síntesis de los referentes
    teóricos de la investigación.

    2. Empíricos:

    Análisis documental: estudia los documentos que
    sirven de referencias en la investigación sin perder de
    vista la ideología de la fuente de información y
    las áreas de donde se emiten.

    Entrevista: Aplicar a directivos del IBP
    para constatar el estado del Sistema de
    Información Contable Automatizado (Ver Anexo
    1).

    Entrevista: A usuarios del sistema para especificar los
    requisitos de software (Anexo 6)

    Observación: Análisis de los flujos de
    información contable del Sistema de Información
    Contable Automatizado del IBP (Observación). La
    guía de observación tiene los datos que deben
    observarse y en cada elemento se observará si los procesos
    son favorables o desfavorables, en los casos de evaluación
    se registrará la información en porciento o usando
    la valoración siguiente 2 para favorable, 1 para favorable
    y O para cuando no haya valores en la observación. La hoja
    de Excel y el sistema fueron evaluados durante un mes en los
    horarios de 11 A.M. a 1 PM. Cada 15 minutos (Anexo 2 y
    3).

    Encuesta: a las personas que fungen como clientes de
    Información Contable del IBP para conocer la Eficiencia y
    Eficacia del referido Sistema (Ver Anexo 4).

    3. Métodos Estadístico –
    Matemáticos:

    Análisis porcentual para establecer
    las cantidades que sustentan cada una de las observaciones y las
    encuestas.

    Para la confección de la
    Bibliografía y citas Bibliográficas se ha utilizado
    la norma HARVARD.

    Los Instrumentos aplicados para el logro de
    esta investigación se encuentran como Anexos.

    CAPÍTULO I:

    REFERENTES
    TEORICOS SOBRE LOS
    SISTEMAS DE INFORMACION BASADOS EN
    COSTO

    1. Sistema de Información: enfoques

    La teoría de la organización y la
    práctica administrativa han experimentado cambios
    sustanciales en años recientes. La información
    proporcionada por las ciencias de la administración y la
    conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos
    esfuerzos de investigación y de conceptualización a
    veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo,
    surgió un enfoque que puede servir como base para lograr
    la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la
    unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho
    enfoque ha sido usado por las ciencias físicas,
    biológicas y sociales, como marco de referencia para la
    integración de la teoría organizacional moderna. El
    primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue
    Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una
    metodología integradora para el tratamiento de problemas
    científicos. La meta de la Teoría General de los
    Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino
    tratar de evitar la superficialidad científica que ha
    estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento,
    modelos utilizables y transferibles entre varios continentes
    científicos, toda vez que dicha extrapolación sea
    posible e integrable a las respectivas disciplinas.

    Debido que el conocimiento sobre las organizaciones y la
    administración es muy reciente y falta mucho por explorar,
    es importante continuar el desarrollo de una investigación
    sistemática y abundante en sus diversas áreas, a
    fin de que se puedan establecer relaciones causales entre las
    diferentes variables que afectan el comportamiento organizativo.
    Partiendo del enfoque de la Administración como disciplina
    básica en el mundo de las organizaciones, esta
    investigación pretende el estudio de la Teoría
    General de los Sistemas como herramienta básica para
    alcanzar, entre otras estrategias, el éxito de una
    organización.

    1.1.1. Definición de Sistema de
    Información

    Desde el punto de vista social el ser humano ha logrado
    simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el
    conocimiento de algo concreto y creó las formas de
    almacenar y utilizar el conocimiento representado.

    Información es un conjunto de datos
    significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.
    Para Aristos (1977) información es la acción de
    informar o informarse. Páez Urdaneta (2000)
    opina que información es un conjunto de estructuras
    informacionales que, al internalizarse, se integran a los
    sistemas de relacionamiento simbólico de más alto
    nivel y permanencia, cuando se registra en forma documental, que
    actúa como fuente de información mediante el
    lenguaje. Una fuente de información no es más que
    cualquier objeto o sujeto que genere, contenga, suministre o
    transfiera otra fuente de información. Morales
    Morejón (2004) sostiene que la información es el
    significado que otorgan las personas a las cosas. Los datos se
    perciben mediante los sentidos, estos los integran y generan la
    información necesaria para el conocimiento quien permite
    tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que
    aseguran la existencia social. La información en sí
    misma, como la palabra, es al mismo tiempo significado y
    significante, este último es el soporte material o
    simbología que registra o encierra el significado y el
    contenido. Davidson (1974) opina que la información son
    datos procesados en forma significativa para el receptor con
    valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras.
    Lucas y Henry (Lucas and Henry, 1990) enfatizan en que la
    información se define como una entidad tangible que
    permite reducir la incertidumbre sobre algún estado o
    suceso. En los marcos del análisis conceptual
    resultó interesante la identificación de los usos
    de la información de Buckland (1991) a saber:

    • Información como proceso: lo que una
    persona conoce cambia, cuando el sujeto se informa. En este
    sentido la información es: la acción de
    informar…; comunicación del conocimiento noticias de
    algún hecho u ocurrencia; la acción de decir o el
    hecho de haber escuchado sobre algo.

    • Información como conocimiento: El concepto
    de información es también utilizado para consignar
    el producto de la información como proceso:
    el conocimiento comunicado que concierne a algún hecho,
    sujeto o evento particular; aquello que uno capta o se le dice;
    inteligencia, noticias. La noción de información
    como aquello que reduce la incertidumbre puede verse como un caso
    particular de información como conocimiento. En ocasiones
    la información aumenta la incertidumbre.

    • Información como cosa: el concepto de
    información se utiliza también para objetos, tales
    como datos y documentos, que son referidos como
    información porque se les considera informativos, como
    portadores de la cualidad de impartir conocimiento o comunicar
    información e instructivo. Existen varias definiciones de
    información, sin embargo las acepciones de Davidson
    conjuntamente con la de Lucas y Henry son los más
    adaptables a nuestras necesidades investigativas ya que ambas
    declaran el papel de la información en la toma de
    decisiones y los problemas que esta puede acarrear.

    Según Ponjuán (2004) un sistema es un
    conjunto de elementos que interactúan. En Alvero
    Francés (1976) se define al sistema como el conjunto de
    reglas o principios enlazados entre sí de modo que formen
    un cuerpo de doctrina. En el Aristos (1977) aparece el tema
    declarado de igual forma, sin embargo Díaz (1982) aclara
    que el sistema de información es una red de elementos que
    permiten obtener y validar información resultante de un
    determinado proceso. Por su parte Lucas y Henry (1983) opinan que
    un sistema de información es el conjunto de procedimientos
    ordenados que, al ser ejecutado, proporcionan información
    para apoyar la toma de decisiones y el control en la
    organización.

    Sistema de información según Peralta
    (2007) es el conjunto integrado de procesos, principalmente
    formales, desarrollado en un entorno usuario- ordenador, que
    operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de
    datos-BD-) de una organización, recopilan, procesan y
    distribuyen selectivamente la información necesaria para
    la operatividad de la organización y las actividades
    propias de la dirección de la misma. La variedad
    conceptual en este apartado es importante, puede apreciarse que
    los conceptos están representados desde diversos puntos de
    vista. Por un lado se aprecia la semántica en sí
    del proceso de sistema y por otro la praxis. Teniendo en cuenta
    que para determinar una afirmación
    teórica es necesario unir las dos funciones (praxis
    y semántica) y que las acepciones varían en lo
    referente a consistencia. Se define como base metodológica
    de la presente tesis la siguiente definición de Henry y
    Lucas (1983) los cuales brindan una definición lo
    suficientemente exhaustiva, pues hacen énfasis en la toma
    de decisiones y en el valor de la información. Los
    sistemas de información poseen características que
    resultan de gran importancia para su análisis. Al respecto
    Pechuan (1994) refiere un conjunto de ellas que por su
    carácter abarcador con el objetivo de la
    investigación, se refiere a
    continuación:

    • Disponibilidad de la
    información por los medios adecuados (por ejemplo en
    impresos, papel, pantallas interactivas,…)

    • Suministro de información de
    manera 'Selectiva', evitando sobrecargas e
    información relevante.

    • El tiempo de respuesta del sistema:
    diferencia entre una petición de servicio y su
    realización.

    • Exactitud: conformidad entre los
    datos suministrados y los reales.

    • Generalidad: conjunto de funciones
    disponibles para atender diferentes necesidades.

    • Flexibilidad: capacidad de
    adaptación y/o ampliación del sistema a nuevas
    necesidades.

    • Fiabilidad: probabilidad de que el
    sistema opere correctamente durante un periodo de disponibilidad
    de uso.

    Seguridad: protección contra
    perdida y/o uso no autorizado de los recursos del sistema.
    (accidentales o no)

    • Reserva: nivel de repetición
    de información para proteger de pérdida
    catastróficas de alguna parte del sistema.

    • "Amistad" para el usuario: grado con
    el que el sistema reduce las necesidades de
    aprendizaje para su manejo.

    1.1.2. Tipología de Sistemas de
    Información

    Los sistemas no son más que una serie de
    elementos que se relacionan entre sí para lograr un fin
    común. Senn (Senn, 1997), indica que un sistema de
    información es:

    El medio por el cual los datos fluyen de una persona o
    departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la
    comunicación interna entre los diferentes componentes de
    la organización y las líneas telefónicas
    hasta sistemas de cómputo que generen reportes
    periódicos para varios usuarios. Los sistemas de
    información proporcionan servicios a todos los
    demás sistemas de una organización y enlazan todos
    sus componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia
    para alcanzar el mismo objetivo.

    Los sistemas de información se clasifican en
    abiertos y cerrados, los primeros son aquellos que
    interactúan con su medio ambiente, mientras que los
    segundos no, el medio ambiente está conformado por todos
    los objetivos que se encuentran dentro de las fronteras de los
    sistemas. Hoy en día todos los sistemas actuales son
    abiertos. Los sistemas deben relacionarse con su medio ambiente
    con la finalidad de poder competir en el mundo globalizado de
    hoy, buscando ser cada día más eficientes,
    competitivos, rentables y exitosos.

    Desde los comienzos de la civilización las
    personas han necesitado los sistemas de información para
    comunicarse entre ellos mismos, por medio de mecanismos
    físicos, procedimientos e instrucciones de procesamiento
    de información, canales de comunicación y datos
    almacenados.

    Para O´Brien, (O´Brien, 2001) "El sistema de
    información es una combinación organizada de
    personas, hardware, software, redes de comunicación y
    recursos de datos que reúne, transforma y disemina
    información en una organización).

    En un entorno característico de sistemas de
    información, éste consolida y administra muchas de
    las funciones de información diarias en relación
    con las áreas de oficina, administrativas, financieras y
    cualquier otra índole que el ejecutivo requiera "los
    sistemas de información gerencial, recuperan de la base de
    datos información sobre operaciones internas que han sido
    actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones.
    También obtiene datos sobre el entorno empresarial, a
    partir de fuentes externas a la organización"
    (O´Brien, 2001).

    Los sistemas de información gerencial deben
    proporcionar acceso a la administración a
    categorías claves de datos relevantes, como son los
    datos internos creados por la organización,
    datos globales de la institución, datos externos como
    información acerca de la competencia, la tasa de cambio
    del dólar, o la tasa de interés bancario,
    información que se produce en otros sistemas, como el
    presupuesto de operación y datos mundiales con el uso de
    fuentes como Internet.

    1.1.2.1 Componentes de un Sistema de
    Información.

    Un Sistema de Información realiza cuatro
    actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y
    salida de información. A continuación se
    definirán cada una de estas actividades (Catacora,
    2000).

    • Entrada de Información: La entrada es el
    proceso mediante el cual el Sistema de Información toma
    los datos que requiere para procesar la información(Cohen,
    1999). Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
    manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
    usuario, mientras que las automáticas son datos o
    información que provienen o son tomados de otros sistemas
    o módulos. Esto último se denomina interfaces
    automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes
    podrá tener una interface automática de entrada con
    el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que
    genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al
    Sistema de Control de Clientes. Las unidades típicas de
    entrada de datos a las computadoras son las terminales, las
    cintas magnéticas, las unidades de disquete, los
    códigos de barras, los escáner, la voz, los
    monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre
    otras.

    • Almacenamiento de información: El
    almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
    importantes que tiene una computadora, ya que a través de
    esta propiedad el sistema puede recordar la información
    guardada en la sesión o proceso anterior. Esta
    información suele ser almacenada en estructuras de
    información denominadas archivos. La unidad típica
    de almacenamiento son los discos magnéticos o discos
    duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos
    (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de
    almacenamiento.

    • Procesamiento de Información: Es la
    capacidad del Sistema de Información para efectuar
    cálculos de acuerdo con una secuencia de
    operaciones preestablecida. Estos cálculos
    pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
    sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
    característica de los sistemas permite la
    transformación de datos fuente en información que
    puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
    posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
    una proyección financiera a partir de los datos que
    contiene un estado de resultados o un balance general de un
    año base.

    • Salida de Información: La salida es la
    capacidad de un Sistema de Información para sacar la
    información procesada o bien datos de entrada al exterior.
    Las unidades típicas de salida son las impresoras,
    terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los
    graficadores y los plotters (conspiradores), entre
    otros.

    Desde la óptica de esta investigación se
    han seleccionado los siguientes elementos para un sistema de
    información basado en costo. Los sistemas de
    información poseen diversos componentes que se deben
    ajustar a su fin como sistema, diversos autores se han
    pronunciado sobre los elementos de un Sistema de
    Información entre ellos Ponjuán (2004), Díaz
    (1982), Núñez Paula (2005), Villardefrancos (2006)
    que coinciden de forma general en que los componentes
    básicos de un sistema de información son los
    siguientes:

    Documentos

    Registros

    Ficheros o archivos

    Equipos

    Elementos de apoyo a los
    sistemas

    Procesos

    Personas

    Documento: Cualquier fuente de información, en
    forma material, capaz de ser empleada para referencias o estudio
    o como una autoridad. Ejemplos: manuscritos, impresos,
    ilustraciones, diagramas, piezas de museo, etc. (Mijailov;
    &Chiornii; Guiliarevskii; 1979) lo definen de la siguiente
    manera: un documento es cualquier objeto material que registre o
    fije algún conocimiento y pueda ser incluido en una
    recopilación.

    Registros: Un registro es el conjunto de elementos que
    en forma colectiva aportan información acerca del asunto
    que registran. Todos los registros incluyen en forma
    implícita o explícita, dos subconjuntos de
    elementos:

    Elementos que generalmente se derivan del propio
    documento.

    Elementos de procedimientos, que aportan
    información a cerca de funciones que se derivan del
    registro.

    Ficheros o archivos: Un fichero es un conjunto de
    registros, casi siempre con características similares. Los
    ficheros de los sistemas de información casi siempre son
    muy grandes y voluminosos.

    Equipos y elementos de apoyo a los sistemas: El
    equipamiento asociado a los sistemas de información es muy
    variado y depende de la línea tecnológica que
    emplee la institución o sistema. Computadoras,
    fotocopiadoras, impresoras, catálogos, cajuelas,
    estanterías, elevadores, lectores de microformas, son
    equipos y elementos típicos de información. Entre
    los electos de apoyo pueden citarse los manuales de
    procedimiento, reglas para la catalogación, esquemas de
    clasificación y otros. También se emplean software
    específico y otros vinculados a los medios de
    computación.

    Procesos en los sistemas de
    información: Un proceso es un conjunto de tareas que se
    relacionan de forma lógica para obtener un resultado
    concreto. Los procesos tienen entre otras
    características:

    Consumidores (internos o externos).

    Cruzan frontera organizacional; dado que,
    ocurren a través de o entre subunidades de la
    organización.

    Es importante aclarar que la salida de un Sistema de
    Información puede constituir la entrada a otro Sistema de
    Información o módulo. En este caso, también
    existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el
    Sistema de Control de Clientes tiene una interface
    automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya
    que genera las pólizas contables de los movimientos
    procesados de los clientes

    1.2. Desarrollo de los Sistema de Información
    Contables.

    La presente investigación no tiene antecedentes
    directos en el Instituto de Biotecnología de las Plantas
    (IBP), pero en otros países se han realizado
    investigaciones relativas al diseño de Sistemas de
    Información Contables

    Automatizados (SICA) las cuales han marcado pautas en el
    desarrollo de los SICA, destacándose
    diferentes personalidades como son:

    Rojas (Rojas, 2004), llevó a cabo un trabajo de
    grado titulado "Diseño de un sistema de información
    para la verificación patrimonial de las empresas.
    Caso:

    Registro Mercantil Primero del Estado Mérida"
    cuyo objetivo consistió en diseñar un sistema de
    información de verificación del patrimonio de las
    empresas en el Registro Mercantil Caso: Registro Mercantil
    Primero del Estado Mérida, bajo la metodología de
    una investigación de campo enmarcada en el proyecto
    factible. La autora en su investigación concluye: los
    sistemas de información son parte fundamental de las
    organizaciones el conocer y tener un sistema de
    información bien definido puede significar el éxito
    o el fracaso de la misma, ya que estos cambian la forma
    cómo funcionan actualmente. Con el uso de los sistemas se
    logran grandes mejoras en la efectividad de los procesos de las
    organizaciones, facilitando la obtención de
    información para la toma de decisiones o mejorando
    procedimientos.

    Monagas (Monagas, 2005), en su trabajo de grado titulado
    "Una visión de la calidad del sistema de
    información contable de la empresa Construcciones,
    C.A. desde la óptica gerencial" cuyo objetivo se
    basó en analizar la calidad del sistema de
    información contable de la empresa Construcciones C.A.
    ubicada en la ciudad de Mérida ± Venezuela, bajo la
    metodología de una investigación de campo con base
    en una revisión bibliográfica concluye que la
    ausencia de un sistema de control interno bien elaborado y
    configurado y de un sistema de aseguramiento de la calidad afecta
    la calidad del producto o servicio que se da en forma directa o
    indirecta además imposibilita a la empresa de practicar
    auditorias que le diagnostiquen su estado en cuanto a la calidad
    de su proceso.

    Barrios (Barrios, 2007), en su trabajo especial de grado
    denominado ³(O sistema de información financiero para
    la toma de decisiones y el control de la alcaldía de
    Barinas" cuyo objetivo se basa en el análisis de los
    procedimientos municipales de la Alcaldía de Barinas en el
    periodo 2005 ± 2006, con la finalidad de identificar los
    requerimientos de información de sus actores, y así
    generar estrategias que faciliten el diseño de un nuevo
    sistema municipal, con apoyo tecnológico, bajo la
    metodología de una investigación de tipo
    descriptiva, con un diseño no experimental, transversal y
    de campo. La autora concluye que el sistema de
    información es fragmentado y disperso, hay exceso de
    trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la
    tecnología es obsoleta, los procedimientos son manuales y
    lentos, se improvisan algunos pasos, la información no
    llega de forma oportuna, además de que hay
    información importante que no se genera. En base a las
    debilidades encontradas por la autora propone las siguientes
    estrategias: mayor dotación de equipos de trabajo,
    automatización de los procedimientos e
    implementación de una red de información. El cambio
    de los procesos implicará además: la
    generación de reglas y normativas, la redefinición
    de las funciones entre el personal y redistribución de las
    responsabilidades, la generación de manuales de normas y
    procedimientos que orienten al funcionario que participa en la
    ejecución de un proceso.

    Buonpensierie (Buonpenserie, 2007), en su trabaja de
    grado que lleva como titulo "La organizacion y el sistema de
    informacion del Centro de Investigaciones y Desarrollo
    Empresarial (CIDE) (FACES-ULA) diagnostico y propuesta" propone
    un rediseño organizacional y plan de automatización
    para el centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial de la
    Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la
    Universidad, consistentes con sus fines y procesos, como apoyo a
    su gestión, con mi mira a hacerla más eficiente y
    eficaz, mediante un diagnostico de sus situación desde el
    punto de vista organizativo y operativo; bajo la
    metodología de investigación aplicada, diagnostica,
    descriptiva, exploratoria, documental y de campo. La autora en su
    investigación concluye que es necesario redefinir la
    misión y objetivos del CIDE e identificar sus procesos;
    además propuso tres sistemas automatizados, para apoyar su
    gestión, así como un prototipo para uno de ellos;
    con lo antes expuesto se estima sea un aporte para incrementar la
    eficiencia de la institución.

    1.2.1. Concepto general de costos.
    Objetivos de la determinación de costos.

    El costo es un recurso que se sacrifica o al que se
    renuncia para alcanzar un objetivo específico (Cabrera
    Barreto and Reyes Leal, 2011).

    Entre los objetivos y funciones de la
    determinación de costos, encontramos los
    siguientes:

    • Servir de base para fijar precios de venta y para
    establecer políticas de
    comercialización.

    • Facilitar la toma de decisiones.

    • Permitir la valuación de
    inventarios.

    • Controlar la eficiencia de las
    operaciones.

    • Contribuir a planeamiento, control y
    gestión de la empresa. Los costos pueden ser clasificados
    de diversas formas:

    1) Según los periodos de contabilidad:

    • Costos Corrientes: Aquellos en que se incurre
    durante el ciclo de producción al cual se asignan (Ej.
    fuerza motriz, jornales).

    • Costos Previstos: Incorporan los cargos a los
    costos con anticipación al momento en que efectivamente se
    realiza el pago (Ej.: cargas sociales
    periódicas).

    • Costos Diferidos: Erogaciones que se
    efectúan en forma diferida ej.: seguros,
    alquileres, depreciaciones, etc.). En nuestro país se
    clasifican en:

    1. Cargos o Gastos Diferidos a Largo Plazo.

    2. Cargos o Gastos Diferidos a Corto Plazo.

    Cargos o Gastos Diferidos a Largo Plazo:

    Son gastos por montos significativos que generalmente no
    ocurren de manera repetida y cuya características
    principales es que son gastos no recuperables en dineros, pero,
    como el beneficios que estos gastos van a prestar generalmente
    abarca varios meses o años, es la razón por la cual
    se consideran activos y con transcurrir del tiempo se van
    trasfiriendo a gastos, (Castillo Ruíz and Linares
    García, 2011; Darias Alfonso and Suárez
    González, 2009).

    Muchas empresas al iniciar sus actividades deben
    incurrir en una series de gastos previos, todo lo cual trae como
    consecuencia que esos diversos egresos en su totalidad, son por
    un monto importante y por otra parte van a beneficiar a la
    empresa si no en toda su vida, por lo menos en los primeros
    años de acuerdo a estudios que se realicen al respecto, es
    decir se deben considerar como activos del grupo de los cargos o
    gastos diferidos.

    Cargos o Gastos Diferidos a Corto Plazo:

    Gastos Representan desembolso y gastos pagados por
    adelantado, que deben ser absorbidos en partes alícuotas
    por los costos o gastos de período posteriores, no
    superiores a un año, incluye entre otros, seguros,
    impuestos, alquileres, suscripciones de periódicos y
    revistas, impuestos, trabajo preparatorios para la
    producción masiva o en series de nuevos tipos de productos
    y reparaciones corrientes de las plastas y equipos en periodo no
    uniformes.

    El importe de los gastos que se cargan en esta cuenta
    debe analizarse por los elementos establecidos en los sistemas de
    costos, se debitan por los gastos en que se incurren y se
    acreditan por la proporción que se incluyen en los gastos
    o costos de períodos posteriores (Herecia,
    2009).

    2) Según la función que desempeñan:
    indican cómo se desglosan por función las cuentas
    Producción en Proceso y Departamentos de Servicios, de
    manera que posibiliten la obtención de costos unitarios
    precisos:

    • Costos Industriales

    • Costos Comerciales

    • Costos Financieros

    3) Según la forma de imputación a las
    unidades de producto:

    • Costos Directos: Aquellos cuya incidencia
    monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede
    establecerse con precisión (materia prima, jornales,
    etc.)

    • Costos Indirectos: Aquellos que no pueden
    asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base
    de prorrateo (seguros, lubricantes).

    4) Según el tipo de variabilidad:

    • Costos Variables: Son aquellos en los cuales el
    costo total cambia en proporción directa a los cambios en
    el volumen o producto, dentro del rango relevante.

    • Costos Fijos: Son aquellos en los cuales el costo
    permanece constante para un rango de
    producción.

    • Costos Semifijos o Semivariables

    5) Por la agrupación de los costos:

    Costo Unitario o Promedio: Surge de dividir
    el costo total por un número de unidades.

    6) Según la naturaleza
    económica:

    De acuerdo a su naturaleza económica
    los gastos se agrupan por elementos, así como por su
    surgimiento y destino en las partidas.

    Al clasificar los gastos por elementos, estos se agregan
    por su naturaleza económica para facilitar el
    análisis, estando o no asociado directa o indirectamente
    con el producto o servicio. Por elemento de gasto se consideran
    los incurridos tanto en el proceso productivo o de servicio como
    en el resto de las actividades, tales como administración,
    distribución, ventas y en otros ajenas a las actividades
    fundamentales de la entidad, entre los que se encuentra los
    gastos de comedor, etc.

    Elementos de gastos:

    • Materias Primas y Materiales: Incluye los gastos
    de materias primas, materiales básicos y auxiliares,
    artículos complementarios y semi- elaborados adquiridos.
    En estos gastos se incluyen los recargos o descuentos
    comerciales, mermas y deterioro dentro de las normas
    establecidas. Entre los materiales auxiliares que se incluyen en
    estos elementos se pueden citar los utilizados para el
    mantenimiento y reparación de los edificios,
    instalaciones, construcciones y equipos vinculados a la
    producción. Además las piezas de respuesta,
    desgaste de herramientas, ropa especial y artículos de
    poco valor.

    • Combustible: Se incluye en este elemento los
    gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles
    adquiridos y empleados en la empresa con fines
    tecnológicos, auxiliares o de servicios para producir
    energía de diversas formas, tales como: eléctrica,
    térmica, aire comprimido, gases industriales y otros. En
    este elemento se incluyen los recargos o descuentos comerciales,
    las mermas y deterioro dentro de las normas establecidas de los
    combustibles consumidos.

    • Energía: Está constituida por todas
    las formas de energía adquiridas por la empresa,
    destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las
    restantes demandas empresariales.

    Salario: Se incluye todos los gastos por las
    remuneraciones realizadas a los trabajadores a partir del fondo
    de salario. Comprende salarios devengados, plus salarial,
    vacaciones acumuladas y primas salariales.

    • Gasto de Fuerza de Trabajo: Se incluye los pagos
    por subsidios y por contribución a la seguridad social a
    corto plazo, así como los importes pagados por concepto de
    impuesto por la utilización de la fuerza de
    trabajo.

    Amortización y Depreciación: Se
    incluye la depreciación de los activos fijos tangibles y
    la amortización de los intangibles, así como de los
    gastos diferidos a corto plazo y largo plazo, exceptuando en
    estos últimos los provenientes del proceso
    inversionista.

    • Otros Gastos Monetarios: Se incluyen entre otros
    los gastos por comisiones de servicios, impuestos, estipendios,
    recompensas monetarias, pagos por servicios
    productivos.

    Sistemas de costos: es un conjunto de
    procedimientos y técnicas para calcular el costo de las
    distintas actividades.

    Estos pueden clasificarse:

    1) Según el tratamiento de los
    costos fijos:

    • Costeo por Absorción: Todos los costos de
    fabricación se incluyen en el costo del producto,
    así como se excluyen todos los costos que no son de
    fabricación. La característica básica
    de este sistema es la distinción que se hace entre el
    producto y los costos del período, es decir los costos que
    son de fabricación y los que no lo son.

    • Costeo Variable: Los costos de fabricación
    se asignan a los productos fabricados. La principal
    distinción bajo este sistema es la que existe entre los
    costos fijos y los variables. Los costos variables son los
    únicos en que se incurre de manera directa en la
    fabricación de un producto. Los costos fijos representan
    la capacidad para producir o vender, e independientemente del
    hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al
    período, no se inventarían. Los costos de
    fabricación fijos totales permanecen constantes a
    cualquier volumen de producción. Los costos variables
    totales aumentan en proporción directa con los cambios que
    ocurren en la producción.

    La cantidad y presentación de las utilidades
    varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el
    método de costeo variable, los costos variables deben
    deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los
    que normalmente no se incurriría si no se produjeran los
    artículos (Gonxález Veintía and Díaz
    Lee, 2008; Morrell Hercia and Rodríguez
    Rodríguez, 2009; Varias, 1992).

    2) Según la forma de concentración de los
    costos:

    • Costeo por Órdenes: Se emplea cuando se
    fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los
    clientes.

    • Costeo por Procesos: Se utiliza cuando la
    producción es repetitiva y diversificada, aunque los
    artículos son bastante uniformes entre
    sí.

    3) Según el método de costeo:

    • Costeo Histórico o Resultante: Primero se
    consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos
    reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como
    en costos por procesos.

    • Costeo Predeterminado: Los costos se calculan de
    acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos
    predeterminados podemos identificar 2 sistemas:

    • Costeo Estimado o Presupuesto: sólo se
    aplica cuando se trabaja por órdenes. Son costos que se
    fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo
    básico es la fijación de precios de
    venta.

    • Costeo Estándar: Se aplica en caso de
    trabajos por procesos. Los costos estándares pueden tener
    base científica (si se pretende medir la eficiencia
    operativa) o empírica (si su objetivo es la
    fijación de precios de venta). En ambos casos las
    variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias
    y pérdidas.

    1.3. El Costo de producción. Concepto y elementos
    del mismo.

    El costo de producción puede definirse como
    expresión monetaria de los recursos empleados en el
    proceso de la producción de las empresas y refleja la
    esencia económica de las relaciones de producción,
    incluye los gastos por concepto de materias primas y materiales,
    combustible, energía y otros objetos de trabajo consumidos
    en la elaboración de los productos, los gastos por la
    remuneración del trabajo, la amortización de
    equipos, edificios, otros medios de trabajo y otros gastos que se
    originen como resultado de la actividad que se
    desarrolle.

    Así definimos dentro de los propósitos del
    costo:

    1. La Evaluación de inventarios y medición
    de los resultados.

    2. Planeación y control.

    3. Análisis y tomas de decisiones.

    Por lo anterior los costos adquieren relevancia de
    acuerdo con el objetivo específico para el cual se
    destinan, sus numerosos y diferentes aspectos dan lugar a una
    terminología amplia y a contemplar diferentes
    soluciones.

    La contabilidad de costos es como una figura
    geométrica de tres aristas, pero tiene tres elementos en
    lugar de tres lados: materiales directos, mano de obra directa y
    costos indirectos de fabricación. Este triángulo es
    adaptado a numerosas situaciones de los negocios, pero siempre
    con estas tres facetas. A continuación se presentan los
    principios fundamentales de la contabilidad de costos referente a
    estos elementos (Cabrera Barreto and Reyes Leal,
    2011).

    Materia Prima o Materiales

    Los materiales que realmente forman parte del producto
    terminado se conocen con el nombre de materias primas o
    materiales principales. Los que no se convierten
    físicamente en parte del producto o tienen importancia
    secundaria se llaman materiales o materiales
    auxiliares.

    Partes: 1, 2

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