Diseño de un sistema de información contable automatizado para el cálculo de la ficha de costo de los platos (página 2)

Para mantener una inversión en existencias
debidamente equilibrada, se requiere una labor de
planeación y control. Un inventario excesivo ocasiona
mayores costos incluyendo pérdidas debidas o deterioros,
espacio de almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del
capital. La escasez de existencias produce interrupciones en la
producción, excesivos costos de preparación de
máquinas y elevados costos de procesamiento de facturas y
pedidos. La materia prima es el único elemento del costo
de fabricación nítidamente variable.

• Mano de obra

La mano de obra de producción se utiliza para
convertir las materias primas en productos terminados. La mano de
obra es un servicio que no puede almacenarse y no se convierte en
forma demostrable en parte del producto terminado. Con los
años y el avance de la tecnología la mano de obra
ha ido perdiendo peso dentro del costo de producción. La
mano de obra se puede clasificar de las siguientes
formas:

De acuerdo a la función principal de la
organización: Se distinguen tres categorías
generales: producción, ventas y administración
general. Los costos de la mano de obra de producción se
asignan a los productos producidos, mientras que la mano de obra
no relacionada con la fabricación se trata como un gasto
del período.

De acuerdo con la actividad departamental: Separando los
costos de mano de obra por departamento es mejor el control sobre
estos costos.

De acuerdo al tipo de trabajo: Dentro de un
departamento, la mano de obra puede clasificarse de acuerdo con
la naturaleza del trabajo que se realiza. Estas clasificaciones
sirven generalmente para establecer las diferencias salariales
(Reyes Suárez and Castillo Cairo, 2011).

De acuerdo con la relación directa o indirecta
con los productos elaborados: la mano de obra de
producción que está comprometida directamente con
la fabricación de los productos, se conoce como mano de
obra directa. La mano de obra de fábrica que no
está directamente comprometida con la producción se
denomina mano de obra indirecta. La mano de obra directa se carga
directamente a trabajos en proceso, mientras que la mano de obra
indirecta se convierte en parte de la carga fabril o costos
indirectos de fabricación.

• Gasto Indirecto de Fabricación

Las cargas fabriles son todos los costos de
producción, excepto los de materia prima y mano de obra
directa, estas dan origen a desembolsos, los cuales forman parte
de las cargas fabriles. La primera supone costos de manipuleo,
inspección, conservación, seguros. La segunda
obliga a habilitar servicios sociales, oficinas de personal,
oficinas de estudios de tiempos, etc.

Los costos indirectos de fabricación pueden
subdividirse según el objeto de gasto en tres
categorías:

1. Materiales indirectos

2. Mano de obra indirecta

3. Costos indirectos generales de
fabricación.

Además de los materiales y mantenimiento de las
instalaciones para la producción y varios costos de
fábrica, incluidos dentro de esta categoría tenemos
la depreciación de la planta y la amortización de
las instalaciones, la renta, corriente, fuerza motriz, impuestos
inmobiliarios, seguros, teléfonos, viajes, etc. Todos los
costos indirectos de fabricación son directos con respecto
a la fábrica o planta.

La clasificación de los costos según el
departamento que tiene el control principal sobre su
incongruencia es útil para el control administrativo de
las operaciones. La clasificación según el objeto
del gasto puede ser útil para analizar el costo de
producción de un producto en sus distintos
elementos.

La clasificación en costos fijos y variables es
útil en la preparación de presupuestos para las
operaciones futuras. Los costos clasificados como directos o
indirectos con respecto al producto o al departamento son
útiles para determinar la rentabilidad de las
líneas de producto o la contribución de un
departamento a las utilidades de la empresa.

Para propósitos de costeo de los productos, todos
los costos incurridos en la fábrica se asignan
eventualmente a los departamentos de producción a
través de los cuales circula el producto. La
acumulación y clasificación de los costos por
departamentos se llama distribución o asignación de
costos. Los costos indirectos de fabricación y los costos
de los departamentos de servicios se asignan sobre alguna base a
los departamentos productivos y se asignan también a
producción a medida que ésta pasa por los
departamentos.

1. El flujo de los costos de producción sigue el
movimiento físico de las materias primas a medida que se
reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos
terminados. El flujo de los costos de producción da lugar
a estados de resultados, de costos de ventas y de costo de
artículos fabricados.

1.3.1. Planificación del Costo: La Ficha de
Costo.

La Ficha de Costo constituye un elemento indispensable
en cualquier sistema de dirección económica,
asegurar el papel del costo en la planificación
económica del país y fundamentalmente en la
correcta dirección de las empresas, mediante mecanismos
ágiles que permitan su cálculo con un grado elevado
de confiabilidad (Gonxález Veintía and Díaz
Lee, 2008).

La planificación del costo, permite trazar las
magnitudes óptimas para acometer la producción,
mediante resultados operativos de la empresa, los factores
técnico-económicos y los indicadores establecidos.
Sirve como instrumento de las instituciones, debido a que le
permite conocer, sistemáticamente y de manera ágil,
cualquier desviación que ocurra en la ejecución
real de la producción con respecto al plan trazado, en
cada una de las áreas y en la entidad en su
conjunto.

Anteriormente se explica la importancia vital que
reviste la planificación acertada del costo para el
desempeño de la labor económica de las
organizaciones, pues así se conocen los gastos en los
cuales la institución debe incurrir para elaborar su
producción y lograr su mejor control de lo que realmente
está ocurriendo y así poder delimitar quién
responde por las desviaciones detectadas. De ahí que su
objetivo fundamental consista en la
determinación previa de los gastos indispensables
para obtener un volumen dado de producción y entrega de
cada tipo y de toda la producción de la empresa, con la
calidad establecida.

El costo planificado se determina en la empresa mediante
los cálculos técnico- económicos de la
magnitud de los gastos para la fabricación de toda la
producción y de cada tipo de artículo que compone
el surtido de la misma. Que como bien se plantean en los
Lineamientos de costos (Normas Cubanas de Información
Financiera (NCIF), 2005) existen dos métodos de
planificación del costo: el normativo, a través de
los presupuestos por áreas de responsabilidad y el
analítico.

El método normativo consiste en la
aplicación de normas y normativas fundamentadas en la
utilización de los equipos, materiales, combustibles, de
fuerza de trabajo, etc. Este método posibilita la
compatibilización del Plan de Costo con el resto de los
Planes Técnico-Productivos y con el costo planificado por
cada área estructural de la empresa y presenta dos
vías de cálculo que se complementan. Estas
son:

• Presupuestos de gastos

• Costo unitario

• Presupuestos de gastos:

Los presupuestos de gastos permiten resumir y reflejar
en términos monetarios los recursos a emplear,
preferiblemente sobre la base de las normas y normativas, o de no
existir éstas, sobre índices establecidos a partir
del comportamiento histórico y la inclusión de las
medidas de reducción de gastos. La utilización de
presupuestos permite controlar y analizar más
racionalmente el uso de los recursos materiales, laborales y
financieros existentes en las condiciones previstas en el
plan.

La elaboración y apertura del presupuesto de la
empresa por áreas de responsabilidad (establecimiento,
taller, brigada, etc.) permite el control de los gastos en el
proceso productivo y en cada una de las dependencias
participantes. Esto contribuye al logro de un plan más
objetivo, facilitando el análisis y discusión con
los trabajadores, los cuales jugarán un papel activo en su
control, en la búsqueda de mayor eficiencia y en su
medición.

• Costo unitario:

Con vistas a asegurar el correcto análisis del
comportamiento de la eficiencia productiva en cada unidad de
producto elaborado o en proceso, es necesario el cálculo
del costo unitario, mediante las normativas de consumo, fuerza de
trabajo y otros gastos, de los productos o grupos de productos
homogéneos producidos por la empresa.

Para los artículos más importantes que
componen el surtido de producción o grupos
homogéneos de productos, se confecciona la ficha de costo,
utilizando para su cálculo, las normas y normativas de
consumo y fuerza de trabajo, así como las cuotas para la
aplicación de gastos indirectos previamente
establecidos.

La Ficha de Costo se forma a partir de los costos
unitarios, la misma está conformada con la sumatoria de
los costos directos e indirectos, gastos generales y de
administración, así como los gastos de
distribución y venta, se elabora a partir de las normas de
consumo y de trabajo económicamente fundamental, o sea que
la información para la ficha de costo se basa en la
utilización de las normas de las partidas directas, las
cuales tienen su reflejo en los presupuestos de gastos de las
actividades principales y la utilización de cuotas de
gastos de la partidas indirectas, determinadas a través de
los presupuestos de gastos, de las actividades de servicio,
dirección y etc. Pudiendo ser elaborados tanto para los
productos finales como para los intermedios o
semielaborados.

En atención a la amplitud de su contenido las
fichas de costo pueden clasificarse en dos tipos (Herecia,
2009):

• Detalladas

• Sintéticas

Las fichas de costo detalladas: Son los que reflejan las
normas de consumo de los recursos materiales y laborales,
así como las normativas de gasto de servicio
técnico, organización y dirección de la
producción. En estas fichas deben de estar contenidas las
normas en unidades físicas, la unidad de medida, el precio
o tarifa de cada insumo, y el costo unitario del producto
en base de la unidad del cálculo adaptada con
una estructura por partida de costo de producción y la
composición y estructura de los gastos.

Las fichas de costo sintéticas: Son documentos
muchos más resumidas, que los de las fichas de costo
detalladas. En ella solo se reflejan los importes del costo
unitario de un semielaborado o producto y/o servicio terminado,
estructurado por partidas. Esta ficha de costo suele ser
denominadas hojas de costo.

Es necesario clasificar las fichas de costo en
atención al momento de confección de la misma, si
bien tal clasificación no es única, por cuando
responde al criterio de los especialistas y a los fines que se
persiguen con la clasificación por lo tanto de acuerdo a
los objetivos que persiguen en el cálculo del costo de
producción, su clasificación es como
sigue:

Las fichas de costo planificadas: Representa la magnitud
máxima de los gastos esperados en la producción de
una unidad de producto. Estas fichas se confeccionan utilizando
normas y normativas que garanticen la situación
óptima posible de la producción para el año
que se planifica.

La ficha de costo normativa: Se calcula partiendo de las
normas vigentes en una ficha determinada y caracteriza la
situación técnica ±organizativa y
económica de la producción, su diferencia con las
planificadas es que son muchos más dinámicas, esto
es que cambian en la misma medida en que cambian las
normas.

La ficha de costo proyectada: Está determinada a
la fundamentación económica de la producción
de nuevas empresas que se construyen o reconstrucción de
las existentes o de nuevos procesos
tecnológicos.

Ficha de costo presupuestada: Es una variante de la
ficha de costo plantificada y se confecciona para aquellos tipos
de productos, que su producción no es representativa y
generalmente se coordina con el consumidor para la
fundamentación de los cálculos de los gastos, por
cuanto esta ficha es necesaria para establecer los precios de
estos productos.

La ficha de costo de cálculo interno:
También es conocida como ficha de costo parcial, se
confecciona para las producciones de los talleres básicos,
auxiliares, de servicio a la producción y otro tipo de
subdivisión estructural de la empresa que se
define como unidad organizativa de cálculo
económico interno. A los fines de su utilización
del cálculo y análisis económico en cada
área de trabajo y así posibilita la
información de los precios internos.

1.3.1.1. Gestión Estratégica como
Gestión de Información de Costos
Según Ponjuán (2002) la dimensión
estratégica es vital para la gestión de
información.

Diferentes dimensiones, en correspondencia con esta,
forman una gran familia: inversiones, presupuestos,
información, entre otras.

La gestión de información tiene como
cumbre las categorías estratégicas de mayor
dimensión para la organización: su misión,
visión, objetivos, metas. Todo el esfuerzo organizacional
debe armonizar con estas. Sin ellas, no podrán existir
ventajas competitivas, ni un manejo efectivo y eficaz de los
recursos, ni se podrán diseñar políticas ni
arquitecturas que soporten el negocio.

(Earl, 2006) asume la existencia de tres
grandes áreas estratégicas:

La estrategia de los sistemas de
información

La estrategia de la tecnología de
información

La estrategia de la gestión de la
información

Estas constituyen una unidad indisoluble pues ninguna
puede existir sin la otra. Todo sistema de información
cuenta entre sus componentes con tecnologías y funciona a
partir de una gestión, por lo que la triada de
información, tecnología y gestión constituye
una unidad a tener en cuenta en el diseño y
operación de estos sistemas.

Estas estrategias se abordan a partir de determinados
enfoques que se diferencian por su naturaleza, lugar en el que se
aplique, lo que atienda, su estilo, proceso, orientación y
probabilidad de su implementación. Así se
distinguen las estrategias con enfoques hacia los negocios, las
que están conducidas por métodos, las
administrativas, las tecnológicas y las organizacionales.
La información relativa a la dimensión
organizacional puede verse en seis grandes
conjuntos:

Procesos: Hace énfasis en lo
relativo a los procesos y no a sus métodos.

Los encargados de los procesos (equipos),
asumen la responsabilidad de estas estrategias. La
optimización, tanto de los procesos como de sus
estrategias radica en el aprendizaje que lleve a cabo el equipo,
así como las alianzas que ejecute con otros grupos u
organizaciones.

Técnicas: Los equipos emplean, para fortalecer
sus estrategias, técnicas particulares de gestión,
como el análisis de valor, el análisis
estadístico o la simulación; técnicas de
creatividad, como las tormentas de ideas, el pensamiento lateral;
técnicas de mapeo para detectar áreas susceptibles
de mejoras, como el análisis de flujos, los flujos de
tiempo, mapeo de procesos. Todas estas técnicas tienen
como elemento básico la información.

Estructura: La estructura tiene relación con los
flujos de información, y determina su transferencia.
Algunas organizaciones se estructuran por procesos lo que
constituye un ejemplo de la realización entre este aspecto
y la información. En particular, los equipos pueden tener
un enfoque descentralizado, centralizado, disperso o vinculados a
determinadas prioridades de la organización.

Implementación: De acuerdo a la
organización que se trate y sus particularidades, los
cambios, los nuevos sistemas, la introducción de
resultados puede estar comparada a otros enfoques, ser frecuente
(sistemática) o evolutiva.

Filosofía: Algunas organizaciones carecen de
estrategia y solo abordan algunos aspectos relativos a temas
concretos; otras lo abordan como una antiestrategia. En todo caso
el tratamiento de la información en una
organización es el resultado entre otras cosas, de su
filosofía.

Contexto: Los contextos particulares unido a la cultura
profesional y organizacional y experiencia, marcan influencias en
la gestión de información.

Los sistemas económicos realizan un conjunto de
actividades que dependen del tipo de organización y su
misión las que pueden ser agrupadas en entradas, procesos,
almacenamiento y salidas.

Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre,
dirección, tipo de cliente, etc.

• Políticas de créditos límite
de crédito, plazo de pago, etc.

• Facturas (interfase
automático).

• Pagos, depuraciones, etc.

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