Diseño de un sistema de información para el control de gestión de documentos
RESUMEN
En el presente trabajo se propone el diseño de un
sistema de información para el control de gestión
de documentos relacionados con la construcción de la
Central Hidroeléctrica Manuel Piar, con la finalidad de
brindar una solución a las necesidades de
información que presenta la Superintendencia de Planta.
Los principales objetos del estudio fueron realizar el
diseño conceptual, lógico y físico del
sistema, así como también elaborar el manual del
usuario a ser utilizado durante la ejecución de este
proyecto. El diseño realizado corresponde a una
investigación de tipo proyectiva, tomándose como
referencia, las entrevistas aplicadas al personal y otros
trabajos de investigación que han abordado el mismo
tema.
PALABRAS CLAVES: Sistema de
Información, Registro de documentos, Control,
Gestión del Conocimiento, Base de Datos.
CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL
2012.
INTRODUCCIÓN
CORPOELEC es la empresa del Estado encargada de la
generación y distribución de energía
eléctrica que obedeciendo el decreto presidencial Nº
5.330 de julio de 2007, fue constituida mediante la fusión
de las diferentes empresas del sector eléctrico con la
finalidad de elevar la calidad del servicio dentro del
país.
Entre los proyectos que se encuentran en fase de
desarrollo para el incremento de la capacidad de
generación se encuentra la Central Hidroelectrica Manuel
Piar (Tocoma), la cual se tiene previsto que sus diez unidades
generadoras cubrirán el 1,5% de la demanda Nacional,
produciendo un promedio de 12,100 GWh anuales.
La presente investigación tiene como objetivo
desarrollar una aplicación que permita un registro y
búsqueda automatizado de documentos técnicos que se
generan durante la construcción de la nueva presa.
Así como también elaborar un manual de usuario que
contribuya al manejo eficiente del sistema.
Para el cumplimiento de los objetivos se aplicó
el Método del Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas
y herramientas pertenecientes a la metodología del Modelo
de Desarrollo por Análisis Estructurado.
El informe está estructurado de la siguiente
manera: Capítulo I El Problema; donde se explica la
problemática, definen los objetivos y se da
justificación al estudio. Capítulo II Marco
Referencial; ofrece información relacionada con la empresa
y el área donde se realizó el trabajo de
investigación. Capítulo III Marco Teórico;
describe los antecedentes y bases teóricas
que sustentan la investigación. Capítulo IV Marco
Metodológico; contiene la metodología del estudio,
para el desarrollo de la investigación. Capítulo V
Situación Actual; desglosa los procesos que desarrollan
dentro del área de estudio con un enfoque especial en el
manejo de información. Y Capítulo VI La Propuesta;
presenta los resultados obtenidos de la investigación.
Conclusiones y Recomendaciones.
CAPÍTULO I
El
PROBLEMA
La intención de este capítulo es realizar
una introducción al problema de investigación. A
continuación se exponen los objetivos, el alcance y la
delimitación del campo de investigación y se
explica la importancia del desarrollo de la presente.
Planteamiento del
Problema.
La información es uno de los activos más
preciados que poseen las organizaciones, pues ésta es
usada como herramienta en los procesos de
retroalimentación, innovación, mejora,
optimización y estandarización. La forma en
cómo se encuentre organizada la información
aportará mejoras significativas en la competitividad y
nivel de crecimiento.
La tecnología de información juega un
papel importante dentro de las organizaciones, ya que la cantidad
de datos que se manejan dentro de estas aumenta cada día,
y se hace necesario almacenarlos de manera ordenada, esto permite
un fácil acceso, apoyando así la gestión
administrativa.
El proyecto de construcción de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar se encuentra en su fase de
desarrollo, llevada a cabo por CORPOELEC en conjunto con empresas
contratistas IMPSA y OIV, entre las cuales se produce un gran
flujo documentos que contienen toda la información
relacionada con la construcción de la obra, entre los
cuales se pueden mencionar los planos de mecánicos,
eléctricos, civiles, manuales, procedimientos de trabajo,
entre otros.
Actualmente dentro de la "Superintendencia de Planta
Tocoma" se realiza el proceso de recepción y registro de
documentos técnicos de la Central Hidroeléctrica
Manuel Piar, el control de esta gestión se ejecuta
mediante una hoja de cálculo, la cual posee las siguientes
desventajas:
• No arroja estadísticas con
respecto a la cantidad de documentos recibidos,
• No permite un registro de forma
integrada (se tienen registros en diferentes
archivos),
• Existe mucha dificultad en la
búsqueda de los documentos registrados,
• Y no posee un enlace con el intranet
de la empresa que proporcione el respaldo de
información.
La cantidad de documentos técnicos que se
manipulan dentro del archivo de la Superintendencia es cada vez
mayor y al mismo tiempo las tareas de almacenamiento y control de
éstos se dificultan. Esto conlleva a la necesidad de
mejorar el proceso de control de documentación, mediante
la creación de un sistema de gestión de
información automatizado, que permita al mismo tiempo la
ubicación de manuales, planos o cualquier otro tipo de
documento de una forma rápida.
Justificación.
Debido gran volumen de documentos que se generan en la
construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel
Piar, se hace difícil el control y seguimiento de la
documentación; con esto, nace la necesidad de desarrollar
un sistema de información, lo cual permitirá contar
con una herramienta adecuada para automatizar el
proceso de gestión de un activo intangible, como lo es el
conocimiento.
El sistema comprenderá un recurso necesario para
solventar el problema de almacenamiento de datos relacionados a
los documentos que se archivan dentro de la Superintendencia de
Planta Tocoma, lo que garantizará que el proceso de
control de esta información se ejecute
eficientemente.
Objetivo
General.
Diseñar un sistema de información que
optimice la administración de documentos técnicos
en la Superintendencia de Planta de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar.
Objetivos
Específicos.
1. Identificar los requerimientos del
sistema, mediante entrevistas con el usuario.
2. Determinar los atributos necesarios a
registrar dentro del sistema.
3. Elaborar una descripción
detallada del sistema propuesto o diseño
conceptual.
4. Plantear el diseño lógico
del sistema de información.
5. Desarrollar la interfaz del sistema de
información.
6. Elaborar un manual de usuario para el
manejo del sistema.
Alcance.
El alcance del trabajo de investigación
está asociado al diseño de un sistema de
información, que optimizará el proceso de control
de documentos. Así como también elaborar un manual
para el uso efectivo del mismo.
El sistema está enfocado principalmente hacia el
seguimiento y control de documentos técnicos
pertenecientes a las diferentes áreas adscritas a la
Superitendencia de Planta, permitiendo su registro y
modificación de forma automatizada. El manual de usuario,
contempla la explicación detallada de cada módulo
del sistema y de cómo ingresar, consultar y modificar
datos dentro del mismo.
Delimitación.
La aplicación que se desarrollada, será
una herramienta a emplear dentro de la Superintendencia de Planta
de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar. Presa que
está ubicada en el estado Bolívar a 80 km. aguas
arriba de la confluencia del río Caroní con el
Orinoco.
CAPÍTULO II
MARCO
REFERENCIAL
El presente capítulo expone la descripción
de CORPOELEC, empresa en donde se realizó la
investigación, así como también los aspectos
principales de la Gerencia de Proyecto de Recepción de la
Central Hidroeléctrica Manuel Piar, área donde se
llevó a cabo el estudio.
Descripción de la
Empresa.
"CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista,
adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía
Eléctrica, es una institución que nace con la
visión de reorganizar y unificar el sector
eléctrico venezolano a fin de garantizar la
prestación de un servicio eléctrico confiable,
incluyente y con sentido social. Este proceso de
integración permite fortalecer al sector eléctrico
para brindar, al soberano, un servicio de calidad, confiable y
eficiente; y dar respuestas, como Empresa Eléctrica
Socialista, en todas las acciones de desarrollo que ejecuta e
implanta el Gobierno Bolivariano."
Misión.
"Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio
eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido
social y sostenibilidad en todo el territorio nacional, a
través de la utilización de tecnología de
vanguardia en la ejecución de los procesos de
generación, transmisión, distribución y
comercialización del sistema eléctrico nacional,
integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos
socialistas, para contribuir con el desarrollo político,
social y económico del país."
Visión.
"Ser una Corporación con ética y
carácter socialista, modelo en la prestación de
servicio público, garante del suministro de energía
eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad
financiera. Con un talento humano capacitado, que promueve la
participación de las comunidades organizadas en la
gestión de la Corporación, en concordancia con las
políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el
progreso del país, asegurando con ello calidad de vida
para todo el pueblo venezolano."
Ubicación
Geográfica de la Empresa.
"El Proyecto Hidroeléctrico Tocoma se encuentra
ubicado al suroeste de Venezuela, sobre el río
Caroní, afluente del río Orinoco, exactamente
a 19 km aguas abajo de la central
hidroeléctrica Raúl Leoni (Gurí) y a
unos 45 km aguas arriba del proyecto
hidroeléctrico de Caruachi, en el sitio denominado Tocoma,
entre los municipios autónomos Piar y Raúl Leoni
del estado Bolívar, al suroeste de la república
bolivariana de Venezuela, las poblaciones más cercanas son
Ciudad Guayana y Ciudad Bolívar."
Políticas
de la Empresa.
"CORPOELEC cumple con las políticas de
vinculación y sinergia entre el Estado, las comunidades
organizadas y trabajadores y trabajadoras. De acuerdo a los
lineamientos del Gobierno Bolivariano Revolucionario, liderado
por el Presidente Hugo Chávez Frías, esta unidad,
como un solo bloque, debe impulsar la transformación del
estado capitalista en el nuevo estado socialista. La
integración de la masa laboral en la conformación
de los Consejos de Gestión de los
Trabajadores y la participación patagónica y
democrática de los trabajadores y trabajadoras en la
gestión de CORPOELEC, son grandes logros alcanzados por el
Poder Popular, durante este año."
Objetivos de la
Empresa.
Objetivo General de
CORPOELEC.
• Generar, transmitir y distribuir
energía eléctrica, de manera confiable, segura y en
armonía con el ambiente.
Objetivos Específicos de
CORPOELEC.
• Redistribuir las cargas de manera que cada
empresa (CADAFE, ENELBAR, ENELVEN, CALIFE, La EDC, EDELCA, CVG,
ENELCO, SENECA, ELEBOL, ELEGUA, ELEVAL, ENAGEN y CALEY) asuma el
liderazgo en función de sus potencialidades y fortalezas.
En la actualidad el proceso de reagrupación avanza para la
conformación efectiva de equipos de gestión bajo
una gran corporación, aprovechando los valiosos recursos
humanos, técnicos y administrativos existentes en cada
región.
• Generar y Transmitir oportunamente
la electricidad a nuestro país.
• Mantener un Programa de Capacitación,
Desarrollo y Capacitación del personal para tener una
siempre una máxima productividad.
• Cumplir con los programas de producción,
obteniendo así, la satisfacción de los
clientes.
División de Planta
Tocoma.
La División de Planta Tocoma depende en
línea de mando directo de la Dirección de
Producción, y su estructura organizacional se encuentra
conformada de acuerdo al siguiente esquema:
• Departamento de Operaciones
Tocoma;
• Departamento de Mantenimiento
Eléctrico Tocoma;
• Departamento de Mantenimiento
Mecánico Tocoma;
• Departamento de Mantenimiento
Control e Instrumentación Tocoma;
• Departamento de Mantenimiento Civil
Tocoma.
Procesos de
Gestión
Establecer las Estrategias y los
Lineamientos de Gestión.
Objetivo.
Formular, Desplegar, Revisar y Mejorar las
Políticas, las Estrategias, los Lineamientos, las
Normativas y las Acciones Principales necesarias para la
Operación y Mantenimiento en forma confiable y segura de
los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar; contando con la
participación Activa y Protagónica de todos los
trabajadores, suficientemente motivados, capacitados y
empoderados para revisar, rectificar y reimpulsar la
Gestión Técnica, Social y Ambiental de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar.
Subprocesos.
• Establecer las Estrategias y
Lineamientos del Proceso Operar.
• Establecer las Estrategias y
Lineamientos de la Gestión del Talento
Humano.
• Establecer las Estrategias y
Lineamientos de la Gestión de los Procesos de
Apoyo.
Operar los Equipos, Sistemas e
Instalaciones de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar.
Objetivo.
Planificar, Ejecutar, Revisar y Mejorar la
Operación de los Equipos, Sistemas e Instalaciones de
Producción asociadas a la Central Hidroeléctrica
Manuel Piar, coordinando con la División de Operaciones
las acciones necesarias para garantizar un suministro seguro y
confiable de potencia y energía eléctrica, en
concordancia con las cuotas de generación requeridas y de
acuerdo con los parámetros de calidad de servicio
establecidos por la empresa.
Subprocesos.
• Establecer y Controlar las Condiciones de
Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y
demás Equipos, Sistemas e Instalaciones.
• Permisar la Intervención de
las Unidades Generadoras, el Aliviadero y
demás Equipos Sistemas e Instalaciones.
• Restablecer las Condiciones Normales de
Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y
demás Equipos, Sistemas e Instalaciones, después de
perturbaciones o fallas en la Central Hidroeléctrica
Manuel Piar.
• Evaluar y Reportar el Comportamiento Operacional
y las Condiciones Críticas de las Unidades Generadoras, el
Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e
Instalaciones.
Mantener los Equipos, Sistemas e
Instalaciones de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar.
Objetivo
Planificar, Ejecutar, Revisar y Mejorar el Mantenimiento
de los Equipos, Sistemas e Instalaciones de Producción de
Potencia y Energía Eléctrica asociadas a la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar, coordinando sus inspecciones,
intervenciones, reparaciones y mejoras necesarias para garantizar
su máxima disponibilidad, de acuerdo con los
parámetros de calidad de servicio establecidos por la
empresa.
Subprocesos
• Inspeccionar, Monitorear y Analizar las
Condiciones de Funcionamiento en Operación de las Unidades
Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e
Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar y
programar la ejecución de las intervenciones, reparaciones
y mejoras necesarias y suficientes.
• Intervenir, en forma planificada y
programada, a las Unidades Generadoras, el
Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e
Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel
Piar; ejecutando las acciones preventivas, correctivas,
predictivas o de mejora que sean pertinentes, necesarias y
suficientes.
• Reparar, de acuerdo a los planes de contingencia
o estándares correspondientes;las Unidades Generadoras, el
Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones de la
Central Hidroeléctrica Manuel Piar; ejecutando las
acciones que sean pertinentes, necesarias y suficientes; para
restablecer oportunamente las condiciones normales de
operación después de la falla o evento
catastrófico ocurrido.
• Mejorar el Funcionamiento y las Condiciones de
Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y
demás Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central
Hidroeléctrica Manuel Piar; ejecutando e impulsando las
innovaciones tecnológicas pertinentes, necesarias y
suficientes en las mejores condiciones de Oportunidad, Costo y
Calidad.
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