Fundamentos teóricos relacionados con el control interno y la auditoría

Aportar elementos teóricos sobre el control
interno y los sistemas diversos utilizados por el hombre para
controlar su actividad económica fundamental es el
objetivo esencial de este capítulo.

En la revolución industrial para controlar las
operaciones que por su magnitud eran realizadas por
máquinas manejadas por varias personas, surge la necesidad
de establecer controles y sistemas de control que contribuyeran
al desarrollo cada vez más eficiente de las producciones
en cada una de las industrias.

Se piensa que el control interno, surge con la partida
doble que fue una de las medidas de control, pero que no fue
hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se
preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para el
mismo.

Antecedentes e
Importancia del Control Interno.

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros
observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media
aparecieron los libros de contabilidad para controlar las
operaciones de los negocios, en Venecia, donde en 1494, el
Franciscano Fray Lucas Pacciolo, mejor conocido como Lucas di
Borgo, escribió un libro sobre la contabilidad de partida
doble.

La definición formal de Control Interno,
publicada originalmente en 1949 y repetida en subsiguientes
publicaciones, sirve como punto de partida para explicar la
función del control interno. Los problemas y las
soluciones de una empresa tienden a cambiar en la medida en que
se incrementan el número de empleados, las cifras de
ventas y la complejidad de las operaciones. Según Greiner
(1972),.."…las organizaciones que no crecen en tamaño
pueden conservar los mismos instrumentos de dirección y
prácticas a lo largo de largos periodos de tiempo. La
implantación de un sistema de control interno ha adquirido
especial importancia y ha ido ampliando sus ámbitos de
aplicación, en la medida en que el incremento de la
dimensión empresarial ha supuesto un distanciamiento por
parte de los propietarios, en el control día a día,
de las operaciones que se producen en la empresa…" Greiner
(1972).

En el proceso de Control se realiza una labor de
organización orientada a cumplir las
decisiones adoptadas, se revelan las dificultades que surgen al
llevar a la práctica las tareas planteadas y
señalan las medidas para vencer las
dificultades.

El Control contribuye en gran medida a
elevar el sentido de responsabilidad de los ciudadanos ante la
sociedad en la disciplina y la honestidad. Las funciones del
control interno, tal y como se manifiestan desde inicios de la
década del noventa, eran prácticamente desconocidas
hace unos cien años. Sin embargo queda claro que algunas
medidas de Control Interno implementadas en algún momento
por los hombres de negocios antiguos han sido detalladas en la
historia de la humanidad. Siendo cierta la afirmación de
Collins y Valin (1979) al manifestar que la noción de
Control Interno es tan antigua como la contabilidad. Hay
información de que en (1280) el Papa Nicolás II
hacía levantar por su notario, un duplicado de todas las
recaudaciones y de los pagos, con el fin de verificar la
exactitud y el rigor del trabajo de sus propios administradores.
Los romanos cumplían en aquellas épocas tan remotas
uno de los requisitos inherentes a todo sistema de control
interno, como el de la división de responsabilidades.
Mientras que la autorización de los gastos y de los
impuestos era responsabilidad del senado romano, los fondos eran
custodiados por los administradores de la asamblea legislativa.
En época de los Médicis, en el siglo XV,
Cañibano Calvo, L., y otros (1983), introdujeron un
control sobre las cantidades de materas primas puestas en fase de
fabricación, en sus fábricas de tejidos, cotejando
las cantidades suministradas a cada puesto de trabajo con las
unidades fabricadas por el mismo. Como se aprecia el control no
tenía más objetivo que limitar el riesgo de errores
y fraudes, manteniéndose este enfoque hasta finales del
siglo XIX. Con el transcurso de los años el Control
Interno ha crecido, generando expectativas diferentes entre
empresarios y profesionales por lo que esto ha propiciado una
evolución en la noción del Control Interno. Es
así como en algunas preguntas realizadas hace ya varios
años a diferentes autores sobre la definición
exacta del Control Interno se ha podido apreciar como
existían algunas discrepancias entre ellos, como puede
verse seguidamente:

Fowler Newton (1976), define el Control Interno como "el
conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a
lograr a través de una efectiva planificación,
ejecución y control del ejercicio eficiente de la
gestión para el logro de los fines de la
organización".

Por su parte Holmes (1970), considera el
control interno como "una función de la
gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrecer
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización". Estos objetivos han de lograrse mediante
los controles de procedimientos internos de la Empresa.
Gómez Morfin (1968), lo define de la siguiente manera: "El
Control Interno comprende el plan de organización y todos
los métodos y procedimientos que en forma coordinada se
adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la
razonabilidad y confiabilidad de su información
financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la
adherencia a las políticas prescritas por la
administración". Esta definición ha sido asumida
por el Instituto de Auditores Internos de México. La
definición clásica de (1947) del ICPA (American
Institute of Certified Public Accouuntants) ha sido una de las
más ampliamente aceptadas y dice: "El Control Interno
comprende el plan de organización y todos los
métodos coordinados que se adoptan en el seno de un
negocio para salvaguardar los activos, comprobar la exactitud y
fiabilidad de los asientos contables, procurar la eficiencia
operativa y alentar la observancia de las políticas
ejecutivas prescritas… Un sistema se extiende más
allá de las materias relacionadas directamente con las
funciones de los departamentos de contabilidad y
finanzas."

Las referencias sobre el tema en estudios del "Profesor
A. López de SA. Año 1974. Curso de
Auditoria "plantea que es así como el Control Interno ha
llegado a ser preocupación de las entidades en mayor o
menor grado, con diferentes enfoques y terminología, lo
que ha permitido que al pasar del tiempo se hayan planteado
diferentes concepciones acerca del Control Interno, sus
principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en la
entidad cubana actual. El control contable se describe en el SAS
Núm.1 (AU320.28) planteado en el Tomo I de
Auditoría tercera edición como que actualmente
constituye una necesidad insoslayable la generalización de
efectivos sistemas de control Interno en la economía
cubana. El Ministerio de Finanzas y Precios define al control
interno como:

El conjunto de medidas destinadas a:

Ø Proteger los recursos contra los desperdicios,
fraudes y el uso indebido e ineficiente. Promover la exactitud y
la confiabilidad de los registros contables.

Ø Alentar y medir el cumplimiento de
las disposiciones de los organismos estatales que le
atañen y de la política, normas e instrucciones de
sus organismos ramales, uniones y la propia
entidad.

Ø Evaluar la eficiencia de las
operaciones; Coadyuvar a que la información que se brinda
a la administración sea correcta y veraz.

No es muy diferente la definición adoptada por
Meigs, Larsen y Meigs (1977) derivada de la emitida por el AICPA
en 1947, donde subrayan sobre el control interno: "Todas las
medidas usadas en un negocio para los propósitos de:
Salvaguardar sus recursos de ser desperdiciados, infrautilizados
e ineficientes; promover seguridad y fiabilidad en la
contabilidad y en los datos de las operaciones; animar y medir el
cumplimiento de acuerdo a la política de la
compañía y juzgar la eficacia en todas las
divisiones del negocio." Queda claro que los autores han
reconocido que el Control Interno se extiende más
allá de las funciones de los departamentos de contabilidad
y finanzas, debido esto al crecimiento que existe en el mundo de
la economía con la aparición de grandes
organizaciones empresariales, que abarca una gran variedad de
operaciones técnicas especializadas y contando con un gran
número de trabajadores y delegaciones en diferentes puntos
geográficos, por lo que fue necesario hacer un estudio
riguroso al que fue sometido por la comisión COSO
(Committee of Sponsorin Organizations) con el objetivo de definir
un nuevo marco conceptual del Control Interno, capaz de integrar
las diversas definiciones y conceptos que venían siendo
utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de
las organizaciones públicas o privadas, de la
auditoría interna o externa, o de los niveles
académicos o legislativos, se cuente con un marco
conceptual común, una visión integradora que
satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores
involucrados y a propuesta de esta el enfoque de la
definición de Control Interno, toma así un nuevo
concepto que brinda una estructura común logrando una
amplia aceptación internacional. Cooper and Lybrand (1996)
en estudio define el Control Interno como: …." un proceso
que lleva a cabo el Consejo de Administración, la
dirección y los demás miembros de una entidad, con
el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en la
consecución de los objetivos en los siguientes
ámbitos o categorías:

Ø Eficacia y eficiencia de las
operaciones;

ØFiabilidad de la
información financiera, y

Ø Cumplimiento de las leyes y
reglamentos.

Una vez establecido y dejado claro el significado del
Control Interno es bueno verlo también desde un punto de
vista financiero donde Holmes (1994), lo define como: "Una
función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar,
y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos
indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización".
Asimismo, el concepto de Control Interno emitido por Redondo
(1993), es: "se debe hacer un estudio y una evaluación
adecuada de Control Interno existente, como base para determinar
la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los
procedimientos de auditorías".

Dentro de esta perspectiva Catácora
(1996), señala que: "un sistema de Control Interno se
establece bajo la premisa del concepto de costo / beneficio. El
postulado principal al establecer el control interno
diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo
para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el
Control Interno tiene como misión ayudar en la
consecución de los objetivos generales trazados por la
empresa, y esto a su vez a las metas específicas
planteadas que sin duda alguna mejorará la
conducción de la organización, con el fin de
optimizar la gestión administrativa. Un aspecto de
relevancia en la definición es que se trata de un proceso,
donde los controles son una serie de acciones, cambios o
funciones que en su conjunto, conducen a cierto fin o resultado.
Esto convierte al Control Interno en un sistema integrado de
materiales, equipo, procedimientos y personas. Unido a esto, Poch
(1992), expresa "el control aplicado de la gestión tiene
por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos."
Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal
sentido, Leonard (1990), asegura "los controles es en realidad
una tarea de comprobación para estar seguro que todo se
encuentra en orden.". Es bueno resaltar que si los controles se
aplican de una forma ordenada y organizada, entonces
existirá una interrelación positiva entre ellos, la
cual vendría a constituir un sistema de control sumamente
más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control
tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con
las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas
que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su
reiteración.

La Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela (1994), la
define como: "El plan de organización, de todos los
métodos y medidas coordinadas adoptadas al
negocio, para proteger y salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos
contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a
las prácticas ordenadas para cada empresa".

El boletín el control interno emitido por un
grupo de autores mexicanos en al año 2007
llamado "un instrumento eficaz para la toma de decisiones"
plantea lo siguiente respecto a las herramientas que se utilizan
en la evaluación de este: El control interno es un proceso
ejecutado por el consejo de directores, la administración
y todo el personal de una entidad, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable, para el uso de los
directivos en la toma de decisiones y proteger a las entidades en
contra de los errores y fraudes, la base fundamental para el
funcionamiento de los métodos de control interno radica en
la organización con miras a la consecución de
objetivos en las siguientes áreas:

Ø Efectividad y eficiencia en las
operaciones.

Ø Confiabilidad en la
información financiera.

Ø Cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables

Con la aparición del Socialismo no desaparecen
los controles, sino que se hacen necesarios. Su desenvolvimiento
en la Sociedad Socialista puede se orientado eficazmente solo a
condición de que los trabajadores tengan un alto grado de
organización y que el individuo posea un elevado sentido
del deber ante la Sociedad.

En la Resolución Económica del V Congreso
del Partido define el control como: "El control oportuno y eficaz
de la actividad económica; es esencialmente para la
dirección a cualquier nivel, es el control del uso
eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de
gestión y no dependa únicamente de comprobaciones
externa".

Definición de Control Interno según las
normas COSO: El control interno es parte de
dichos procesos y está integrado a los mismos, permitiendo
su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y
aplicabilidad en cada momento. Constituye una herramienta
útil para la gestión, pero no es un sustituto de
ésta. Los controles internos no deben ser añadidos
sino incorporados a la infraestructura de una entidad, de manera
que no entorpezcan sino que favorezcan la consecución de
los objetivos de la entidad; el hecho de "incorporarlos"
permitiría identificar desviaciones de los costos en
actividades operativas básicas, y
además se agilizaría el tiempo de respuesta para
solucionar estas desviaciones o cosos innecesarios. Lo llevan a
cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se
trata solamente de manuales de organización y
procedimientos. En cada área de la organización, la
persona encargada de dirigirla es responsable por el Control
Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de
autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los
trabajadores de la entidad independientemente de categoría
ocupacional que tengan. El Control es una responsabilidad de los
que dirigen las actividades operacionales y técnicas, dado
que es allí donde se utilizan los recursos humanos,
materiales y financieros para la producción y los
servicios, y por tanto debe garantizar que el control sea
realmente efectivo.

El Control Interno es preocupación de las
entidades, en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y
terminologías, lo que ha permitido que al pasar del tiempo
se haya planteado diferentes concepciones acerca del control
interno, sus principios y elementos que se deben conocer e
instrumentar en la entidad cubana actual.

Control Interno: Incluye el plan de organización
de todos los métodos y medidas de coordinación
acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos,
verificar la corrección y confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia operacional y la
adhesión a las políticas Gerenciales establecidas.
Además, es el proceso integrado a las operaciones
efectuadas por la Dirección y el resto del personal de la
Empresa.

El control interno abarcará todas las funciones y
actividades administrativas, económicas, financieras o
contables, por lo que se convierte en un sistema integrado que
interrelaciona y verifica todas las funciones de la
organización.

Limitaciones del
control interno:

Ø El concepto SEGURIDAD RAZONABLE
está relacionado con el reconocimiento explícito de
la existencia de limitaciones inherentes del control
interno.

Ø En el desempeño de los controles pueden
cometerse errores como resultado de interpretaciones
erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido,
distracción y fatiga.

Ø Las actividades de control
dependientes de la separación de funciones,
pueden ser burladas por colusión entre empleados, es
decir, ponerse de acuerdo para dañar a
terceros.

Ø La extensión de los controles adoptados
en una organización también está limitada
por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible
establecer controles que proporcionan protección absoluta
del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que
garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los
costos. · Es un método infalible para garantizar el
control, ya que puede ser vulnerado si existe la colusión,
que no es más que el acuerdo o trato entre varias personas
para quebrantar lo establecido y beneficiarse.

Qué se
puede lograr con el control interno

El control interno pude ayudar a que una
organización:

1. Consiga sus objetivos de rentabilidad y
rendimiento

2. Pueda prevenir pérdidas de
recursos

3. Obtenga información contable
confiable

4. Refuerce la confianza en que la empresa
cumple las leyes y normas aplicables.

El control interno comprende el plan de
organización y el conjunto de métodos y medidas
adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las
políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas
y objetivos programados.

La organización estructuralmente
adecuada, varía de acuerdo con el tipo de las empresas,
con su tamaño, con el grado en el cual quedan divididas
sus operaciones, el establecimiento de líneas de autoridad
y responsabilidad en una entidad hacen que la organización
sea más eficaz. De acuerdo al tamaño o complejidad
de una entidad, la división por departamentos es
imprescindible ya que esto facilita la conducción de las
operaciones, con el establecimiento de la responsabilidad, debe
ir ligada la delegación de autoridad. La responsabilidad y
la delegación de autoridad deben quedar claramente
definidas y, hasta donde sea posible, dejarlas aclaradas ya sea
en un organigrama o en una nota escrita, los cuales sean
accesibles a los interesados. Cabe aclarar, que la
responsabilidad no termina con los jefes de
departamento, dentro de un departamento determinado, debe
involucrar a los trabajadores, la responsabilidad debe ir hacia
abajo, pero siempre dentro de una línea continua, la base
para la separación de funciones descansa en la premisa de
que ningún departamento deberá controlar los
registros contables relativos a sus propias
operaciones.

Sistemas de
control interno.

En estudio realizados sobre los sistemas de control
interno se identificó que unos de los propósitos
fundamentales de la Resolución 26/06 del Ministerio de
Auditoría y Control encargada de establecer la
metodología para la auditoría de gestión
está encaminado a enfatizar la importancia de poseer un
sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos
y metas de la entidad , la detección temprana de
desviaciones o Áreas susceptibles de mejoras en los
procesos productivos administrativos y de servicios y la
aplicación de medidas que sean necesarias de manera
oportuna . Además surge la necesidad de poseer sistemas
integrales que faciliten la medición del desempeño
de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como
organizacional y sirvan de apoyo a los administradores en la toma
de decisiones.

Un adecuado Sistema de Control Interno es parte
importante de una Entidad bien organizada, pues garantiza la
salvaguarda de los bienes y hace confiable los registros y
resultados de la Contabilidad, que son indispensable para la
buena marcha de cualquier Entidad. Cuando los negocios crecen y
el volumen de sus operaciones lo permite, se reconocen
universalmente, las ventajas de los controles. No se concibe una
Entidad que, previo al proceso de implantación del Sistema
de Perfeccionamiento Empresarial, no tenga diseñado,
según sus características y funcionamiento
adecuado, su propio Sistema de Control Interno. Un Sistema de
Control Interno bien planeado y responsablemente ejecutado puede
brindar, si ese está alertas, las evidencias para
corroborar la ocurrencia de anormalidades e
irregularidades.

La no observancia de los Principios de Control Interno
en la elaboración y aplicación de los
procedimientos, normativas, mecanismos, planes, plantillas de
cargos y otros que conformen el Sistema de Control Interno de las
entidades, posibilita el desvío y uso indebido de los
recursos y la ocurrencia de hechos delictivos, atentando contra
la integridad de los dirigentes y trabajadores y propiciando su
corrupción.

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control
interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la
entidad, la detección temprana de desviaciones o
áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos,
administrativos y de servicios, y la aplicación de las
medidas que sean necesarias de manera oportuna. Es por esto la
importancia de tener un buen Sistema de Control Interno en las
organizaciones, debido a lo práctico que resulta al medir
la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en
especial si se centra en las actividades básicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es
bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en
sus operaciones, conducirá a conocer la situación
real del resultado final de las mismas en el proceso productivo,
he aquí la importancia de tener una planificación
que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para
darle una mejor visión sobre su gestión. De lo
anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman
una empresa son importantes, pero, existen dependencias que
siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se
pueden lograr implementando y adecuando sistemas de controles
internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los
bienes de un departamento o de la empresa y brindar una confianza
razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo
un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener
errores sustanciales en los mismos. En el sitio Web gerencie.com
los colaboradores de este sitio plantean que existen ciertas
limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea
totalmente confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de
incertidumbre, estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas
humanas como la toma de decisiones erróneas, simples
equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello
que es muy importante la contratación de personal con gran
capacidad profesional, integridad y valores éticos
así como la correcta asignación de
responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas
con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control
fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada
persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la
eficiencia y efectividad de la cadena. Cabe destacar que la
responsabilidad principal en la aplicación de un adecuado
sistema de control interno en la organización debe estar
siempre en la cabeza de la administración o alta gerencia,
una responsabilidad que hasta ahora se habían
dejado en manos de las propias organizaciones de las
empresas. Por eso es necesario que la administración tenga
claro en qué consiste el control interno como un sistema
para que pueda actuar al momento de su implantación.
También debe existir un compromiso real a todos los
niveles de la empresa, siendo función de los departamentos
de calidad y auditoría interna o quien sea designado por
la administración se realicen adecuadas evaluaciones o
supervisión independiente del sistema con el fin de
garantizar la actualización, eficiencia y existencia a
través del tiempo. Estas evaluaciones al sistema de
control interno (SCI) pueden ser continuas o puntuales, sin tener
una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es
conveniente mantener una correcta documentación con el fin
de analizar los alcances de la evaluación, niveles de
autorización, indicadores de desempeño e impactos
de las deficiencias encontradas, y de esta manera deben ser
comunicadas para que se adopten las medidas de ajuste
correspondientes. Según el impacto de las deficiencias,
los destinatarios de la información pueden ser tanto las
personas responsables de la función o actividad implicada
como las autoridades superiores.

La autoridad superior del organismo debe
procurar suscitar, difundir y vigilar la observancia de valores
éticos aceptados, que constituyan un sólido
fundamento moral para su conducción y operación.
Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y
empleados, orientando su integridad y compromiso
personal.

Las deficiencias o debilidades del sistema
de control interno detectadas a través de los diferentes
procedimientos de supervisión deben ser analizadas
profundamente por los miembros de la alta dirección para
adoptar las direcciones correctivas pertinentes.

Estos análisis deben detectar en un
momento oportuno, como los cambios internos o externos del
contexto empresarial pueden afectar el desarrollo o
aplicación de las políticas en función de la
consecución de los objetivos para su correcta
evaluación.

Por mucho tiempo el alcance del sistema de
control interno estuvo limitado en las áreas
económicas, se hablaba de control interno y se
tenía la cultura inherente a las actividades de la
contabilidad y finanzas; el resto de las áreas
operacionales y de hechos sus trabajadores no se sentían
involucrados. No todos los directivos de las organizaciones
veían en el sistema de control interno un instrumento de
gestión capaz de ser utilizado para lograr la
eficiencia y eficacia de las operaciones que se
habían propuesto.

En el libro de texto de Auditoría I capitulo ocho
"Revisión del sistema de control interno plantea que: otro
elemento que alentaba contra la eficiencia de los sistemas de
control interno en Cuba era que las actividades de control ya
venían establecidas de forma global para todas las
entidades del país, minimizando la creatividad de los
directivos en el diseño de los objetivos y actividades de
control que fueran más eficaces según las
características de la empresa. Además
no se contaba con los elementos generalizadores que le sirvieran
de base a la organización para poder diseñar un
sistema de control interno a la medida de sus
necesidades.

Tal situación materializó un objetivo
fundamental: definir un nuevo marco conceptual del Control
Interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos
que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando
así que, el nivel de las organizaciones, de la
auditoría interna o externa, o de los niveles
académicos o legislativos, se cuente con un marco
conceptual común, y una visión integradora que
satisfaga las demandas de todos los entes involucrados En tal
sentido se tomó como decisión del país
aplicar estos conceptos en todas sus entidades a través de
la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y
Precios donde instrumenta la nueva concepción, que define
al Control Interno como: "El proceso integrado a las operaciones
efectuado por la dirección y el resto del personal de una
entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes:

Ø Confiabilidad de la
información.

Ø Eficiencia y eficacia de las
operaciones.

Ø Cumplimiento de las leyes,
reglamentos y políticas, establecidas

Ø Control de los recursos de todo
tipo, a disposición de la entidad.

En la propia resolución se indica la
obligatoriedad del diseño del Sistema de Control Interno y
que los manuales de procedimientos se confeccionen teniendo en
cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de
Control Interno. El complejo proceso de implementación de
la Resolución No.297/03 del Ministerio de Finanzas y
Precios ha resultado de extrema importancia e indudables
beneficios en todos los aspectos operacionales y
económicos de cada organización,
proveyéndola de mayores y mejores medios y vías
para elevar su eficiencia y eficacia económica.

El sistema de control interno debe estar preparado para
descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación o fraude, y aunque posiblemente los montos
no sean significativos o relevantes con respecto a los estados
financieros, es importante que estos sean descubiertos
oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio. Con respecto a las
irregularidades, según Meigs, W; Larsen, G (1994), el
propósito del control interno es: "promover la
operación, utilizar dicho control en la manera de
impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la
organización". De esto se puede interpretar que el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden
ver perturbados por errores y omisiones que se presentan en
algunas de las actividades cotidianas de la empresa, puede
garantizarse si se realiza un control sistemático y
objetivo de las políticas y reglamentos establecidos por
la gerencia.

Sin lugar a dudas el enfoque actual requerirá de
un mayor trabajo de las diferentes áreas de la empresa
para cumplimentar lo señalado en dicha resolución
con la ayuda del comité de control que se cree o con los
auditores internos y se decida por la dirección de la
entidad que es de vital importancia trabajar el análisis
del control interno con estos profesionales. Entre los Informes
COSO, y la Resolución 297-03 del Ministerio de
Finanzas y Precios existe total coincidencia de los criterios
básicos, en los dos casos el control es el punto de apoyo
para la consecución de los objetivos. Resaltan que sin
valores éticos en una organización, y sin la
atención, claridad de atribuciones, responsabilidades y
buen clima de confianza para y entre el personal se
pondrían en peligro los objetivos y metas. Lo más
significativo de ambos casos es que el control se sustenta en los
valores, es participativo, e involucra a todos, desde la
más alta dirección hasta el último empleado.
Se trata de acciones coordinadas e integradas para alcanzar la
consecución de los objetivos.

El sistema de control interno es el conjunto de todos
los elementos en donde lo principal son las personas, los
sistemas de información, la supervisión y los
procedimientos.

Este es de vital importancia, ya que promueve la
eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las
normas y los principios contables de general aceptación.
Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de
control, un conjunto de procedimientos de control directo y las
limitaciones del control interno.

Pero la conclusión más importante de su
interpretación: es que un sistema de control interno
deberá se planeado, nunca será consecuencia de la
casualidad o surgirá de modo espontáneo. No. el
control interno es una trama bien pensada de métodos y
medidas de coordinación ensambladas de forma que funcionen
coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que
garantice los objetivos de preservar, con la máxima
seguridad el control de los recursos, las operaciones, las
políticas administrativas, las normativas
económicas, la confiabilidad, la exactitud de las
operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas
por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los
recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso
inadecuado.

Importancia y
necesidad de la Implementación del Sistema de Control
Interno Administrativo.

Tomando en cuenta que el control interno va a servir
como base o instrumento de control administrativo, y que
igualmente abarca el plan de organización, de
procedimientos y anotaciones dirigidas con la única
finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable,
la Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela (1994), la define como: "El plan de
organización, de todos los métodos y medidas
coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar
sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos
contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a
las prácticas ordenadas para cada empresa".

Teniendo en cuenta este precepto nos da la medida de la
importancia que tiene el Control Interno, las debilidades en este
aspecto se pueden reflejar en: La falta de Administración
en los Controles Internos y en el Ambiente de Control donde
funcionan estos.

Ø Mostrar una actitud agresiva o
poco racional para la toma de decisiones o ante los riesgos que
se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto
de vista contable.

Ø Una administración
resistente y justificativa ante las recomendaciones de los
auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de
Control Administrativo u otros.

Ø Lentitud para dar respuesta ante
situaciones de crisis en las áreas económica,
financieras y administrativas.

Ø El empleo y elaboración de
informaciones imprecisas o poco confiables. Ejemplo:
balances y estados financieros, etc.

Ø Inestabilidad y falta de
atención al personal de las áreas económicas
y administrativas.

Ø Sobrevaloración o
subestimación de los estados financieros y los resultados
que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los
mismos.

Ø Falta de claridad, honestidad o celeridad
durante el ejercicio de la auditoría, debido a falta de
documentación, respuestas evasivas o
desconocimiento.

Después de revisar y analizar algunos conceptos
con relación al control, se puede decir que estos
controles nos permite definir la forma sistemática de como
las empresas han visto la necesidad de implementar controles
administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias.
Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el
riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las
mismas.

El Control Interno bajo la concepción del enfoque
administrativo, presupone la necesidad de documentar y
perfeccionar constantemente el Sistema de Control para el logro
de las metas y objetivos empresariales. Para la
instalación de un sistema de control interno adecuado es
necesario establecer un diseño tanto de formas como de
registros, para que estos estén de acuerdo a las
necesidades de la empresa. Para que el uso de formas y registros
sea preciso se deben tomar en cuenta las siguientes
reglas:

a) Debe de ser lo suficientemente sencilla, para
que pueda ser comprendida con claridad por aquellos que lo van a
usar.

b) Debe ser diseñada de acuerdo con todos
sus posibles usos. El diseño de formas y registros debe
estar íntimamente relacionado por los procedimientos de
control establecidos y por lo tanto, dentro de la forma o
registro teniendo en cuenta que el mismo proporcione un cierto
grado de control interno.

c) En el caso de formas, los espacios en blanco y
las columnas deben de ser llenados correctamente de tal forma que
los errores u omisiones sean detectados con facilidad.

Con relación a la información sobre las
deficiencias de los sistemas de control interno hay que tener en
cuenta todas las posibles implicaciones, así como
una clara definición de las deficiencias que
son importantes o no para ser informadas a partir de una
evaluación de las causas y consecuencias de la deficiencia
observada, así como su relación con los objetivos y
riesgos de la entidad.

Funcionamiento de
los sistemas de control Interno.

En revisión bibliográfica
realizada sobre el funcionamiento de los sistema de control
interno en libro de texto de Auditoría Capitulo ocho
plantea al respecto que: Es un instrumento de eficiencia y no un
plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de
carácter tiránico, el mejor sistema de control
interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a
clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las
relaciones de patrón a empleado. La función del
control interno es aplicable a todas las áreas de
operación de los negocios, de su efectividad depende que
la administración obtenga la información necesaria
para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a
los intereses de la empresa. ¿Por qué el Sistema de
Control Interno ofrece una seguridad razonable?

Es importante que se comprenda que si se diseña
el Sistema de Control Interno sólo en papeles (para
cumplir con orientaciones y exigencias gubernamentales, pero no
se utiliza en la práctica) o lo diseña e implementa
pero no se supervisa su efectividad en el tiempo, el sistema
puede tener un efecto bumerán y convertirse en un
instrumento que fomente o genere nuevos riesgos que propicien la
ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de
corrupción.

Interrelación entre el Sistema de
Control Interno y el Plan de Prevención:

Se propone enfocar en el componente Evaluación de
Riesgos partiendo de la referencia aspectos como: etapas de la
evaluación de riesgos: identificación,
evaluación y control y; aspectos que sirven de base para
evaluar o jerarquizar los riesgos: frecuencia (probabilidad) y
severidad (impacto).

Es importante recordar que muchos de los riesgos a que
está sometida la organización son administrados
según la metodología establecida por los organismos
rectores de las políticas donde ellos se pueden generar.
Por ejemplo: riesgos informáticos (MIC- MININT); Incendio
(MININT); Riesgos de tipo de cambio, riesgos de registro contable
(MFP); Indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de
corrupción (MAC) Es muy importante que se comprenda que el
componente de evaluación de riesgos abarca
todos esos procesos con sus metodologías e instrumentos de
información establecidos. Por supuesto, pueden existir
riesgos asociados a los procesos operativos de la entidad que por
sus características no entran en estas u otras
clasificaciones preestablecidas y entonces le corresponde a los
directivos formular cómo serán gestionados. Si el
sistema de control interno ha sido diseñado con un enfoque
de prevención, se debe seguir el siguiente
procedimiento:

Por cada irregularidad detectada se deben identificar
las normas y los objetivos de control que en cada componente se
incumplieron propiciando la ocurrencia de indisciplinas,
ilegalidades y manifestaciones de corrupción, y a que lo
que para el auditor interno es una irregularidad para la entidad
es un riesgo que está activo porque las actividades de
control diseñadas para minimizarlo no están siendo
efectivas), posteriormente se debe analizar si las causas y
condiciones que propiciaron la irregularidad están
comprendidas en el Plan de Prevención, esto permite
conocer si los directivos de la entidad tenían o no la
percepción de que el riesgo les podía ocurrir y fue
enunciado en el Plan de Prevención (estaba identificado y
evaluado).

Es muy importante resaltar que si las
acciones tomadas durante el diseño e implementación
del sistema de control interno no permiten detectar oportunamente
la posibilidad del efecto negativo de los riesgos, o no indican a
la dirección durante la supervisión o monitoreo las
fisuras del sistema; el control interno diseñado no
estará cumpliendo con su función primordial: la
prevención. Es conveniente que además de las
actividades de evaluación continua se realicen
evaluaciones de los sistemas de control interno dirigidas
fundamentalmente a evaluar su efectividad. La efectividad de los
controles de supervisión sistemáticos
también debe incluirse dentro de las evaluaciones
específicas.

En las unidades de negocio o departamentos, deben
realizarse auto exámenes de control interno,
también puede intercambiarse personal al mismo nivel de
dirección situados geográficamente en lugares
diferentes, otras veces se utiliza a los auditores internos o a
los auditores externos.

Una herramienta de evaluación que se utiliza cada
vez con más frecuencia es el
benchmarking, con la ayuda de consultores.
Tratándose fundamentalmente de comparar los sistemas de
control interno propios con los de otras entidades en
áreas o aspectos específicos en busca de la mejor
práctica y con la finalidad de ir haciendo
adaptaciones necesarias para ir consiguiendo la máxima
eficacia y eficiencia de los sistemas de control
interno.