Gestion de compras

Planeación
y Presupuesto de Compras

La planificación de las compras ayudará a
conseguir los objetivos estratégicos de la
institución, conseguir precios más competitivos,
efectuar compras oportunas y aumentarla productividad de la
organización. Además, una adecuada
planificación sirve para guiar, controlar y transparentar
los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector
público.

Planificar las compras significa definir qué
necesita la organización, cuánto y para
cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo
determinado. Además en la planificación se
identifican los proveedores potenciales de cada compra y una
estimación de sus principales parámetros, tales
como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

También se programan con anticipación las
compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el
trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

La planificación de las compras puede ser
entendida como un proceso de tres etapas:

• Levantamiento de requerimientos

Para planificar las compras, en primer lugar, es
necesario saber qué se va a necesitar durante el
próximo período. Es muy probable que muchos de sus
requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo,
las necesidades de papel, artículos de escritorio,
combustibles, servicios de limpieza, mantención de
vehículos, etc. se mantendrán

relativamente constantes período tras
período.

• Programación de las compras

Con la información recogida y sistematizada en la
etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir
el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y
servicios que se espera adquirir.

Una vez que se ha definido de qué modo se
comprarán o contratarán los bienes y servicios
debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en
las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental
tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada
uno de los procesos de compra y contratación.

• Control y seguimiento de la ejecución del
  plan.

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como
su elaboración. Nos permite guiar, controlar y
transparentar las compras y los gastos mientras se está
ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas
oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia
trimestral, analicemos los avances y resultados,
identificando:

-Compras realizadas de acuerdo al plan.

-Compras no realizadas de acuerdo al plan.

-Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor
presupuesto o

plazo que lo estimado).

-Otras compras realizadas no previstas en el plan y las
causas que originan

las desviaciones respecto al plan.

Al analizar la información que se recoge de este
proceso será necesario poner atención en las causas
que pueden explicar las desviaciones ocurridas entre lo
planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que
algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas
ocurridos durante la planificación de las compras, por lo
que el seguimiento del Plan permitirá

Implementar mejoras en este proceso que
permitirán evitar la ocurrencia de este tipo de errores en
el futuro.

Finalmente, es preciso destacar que la
realización del seguimiento permitirá detectar a
tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecución del
plan, como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o
precios.

Presupuesto

Un presupuesto es un plan financiero formal para
comparar los gastos con los ingresos. Los períodos del
presupuesto varían, pero el período más
común es un año. Dentro del año, los
presupuestos pueden realizarse mensuales o trimestrales. El
término presupuesto se aplica popularmente a la
porción de dinero destinado a un fin especifico, es decir,
pueden haber tantos presupuestos individuales como la complejidad
del organismo lo requiera, el agrupamiento de estos presupuestos
forman el "presupuesto principal".

Elementos del
Presupuesto de Compras

1. PRECIOS: Algunas de las consideraciones
que se deben tomar para definir la información de precios
en el presupuesto son:

– Contratos de material que contengan
cláusulas de escala de precios

– Exactitud de las fuentes
estadísticas

– Factores políticos y
económicos

– Situación laboral

– Historial de los precios

– Posición de la
compañía en la industria

– Condiciones climáticas (mercado
agrícola o agrario)

– Legislación

– Disponibilidad de
mercancías

2. ROTACIÓN DEL
INVENTARIO

Se debe tener en cuenta la política
de inventario que maneja la compañía y el costo que
estos representan para la planeación del
presupuesto.

3. ESTIMACIÓN DE VENTAS

El presupuesto que prepara ventas es la base para el
presupuesto de producción y por lo tanto a la vez del de
compras, las consideraciones básicas que se tienen en
cuenta para la estimación de las ventas son:

– Las estimaciones deben definirse si son respecto a
pedidos recibidos o ventas facturadas, esto se puede definir si
el ciclo de producción es corto o largo; si es corto las
ventas y la producción tienen casi la misma
relación y si es largo la base es los pedidos recibidos ya
que la facturación puede durar varios meses.

Nuevas tendencias
de Compra

Herramienta

El uso de él internet:

• posibilita el acceso global de mk2 y
  recursos

• marca el cambio de los nuevos modelos de negocios vs
  empresas tradicionales

E- PROCUREMENT :

Ventajas:

• Se estima un ahorro en los costes administrativos
  del proceso de solicitudes de compra de aproximadamente un
  70%

• Reducción de los $ de adquisición de
  mercancías y servicios de un 5 a un 10% mejora de la
  negociación con proveedores

• Reducción del tiempo requerido para el ciclo
  de compras de un 50 a un 70%

Proceso:

La empresa compradora negocia on line con el proveedor
las condiciones de compra: productos, precio, volumen, cantidad
etc.

Los productos acordados serán incluidos por los
proveedores en catálogos on-line

Cuando un departamento de la empresa tenga alguna
necesidad de un bien o servicio podrá ingresar al sistema
con usuario y contraseña, podrá acceder a los
catálogos de los distintos proveedores que contiene el
producto buscado

Al seleccionar el producto de un proveedor en
particular, podrá generar una OC
automáticamente

Una vez autorizada la OC se notificara a quien
corresponda de la existencia de la misma pendiente de su
autorización (departamento de compras)

Después se envía por e-mail un aviso al
proveedor seleccionado informándole que se ha liberado una
OC, el proveedor la visualiza y acepta estableciendo la fecha de
envió de la mercancía solicitada.

Subastas

En la actualidad las herramientas como el internet, las
subastas online o subasta directa de la empresa, permiten a las
empresas adquirir materia prima, maquinaria, terrenos equipos de
oficina, insumos.

Proceso:

.- Preparación de lotes. El cliente solicita a
sus proveedores habituales un completo dossier sobre los
productos suministrados:

*Precio.

*Condiciones de entrega: embalaje etc.

*Especificaciones técnicas:
características, diseño, medidas, etc.

2.- Preselección de participantes. El
cliente selecciona fuentes:

Proveedores conocidos por el cliente.

Proveedores tipo A (los más importantes en su
cartera).

3. Solicitud de información. El cliente
envía (normalmente a través de correo
electrónico) un dossier al ofertante en el que solicita
información de algunas de las siguientes
áreas:

Física: nombre, dirección,
teléfono, persona de contacto.

Económica: evolución de ventas,
número de empleados, cuota de mercado etc.

Financiera: evolución de beneficios
etc.

Comercial: productos comercializados, principales
clientes, ventajas competitivas etc.

Productiva: capacidad disponible de
producción, plazo de entrega

De calidad: controles de calidad, certificaciones
conseguidas, plan de contingencias, reacción ante
una reclamación, etc.

4. Solicitud de precios –  El comprador
envía a los ofertantes una plantilla con
las referencias a cotizar para cada lote. Generalmente,
se solicita un desglose de costes por referencia:

Coste de materia prima, Coste
de transformación, Coste de transporte. Margen.
Precio final.

5. Adjudicación.

Decisión del participante ganador para cada
lote.

Agrupación de las compras

La idea del agrupamiento es comprar o contratar
conjuntamente ciertas

Necesidades ejemplo: compra de insumos la ventaja es
económica y ahorro en tiempo.

Gestión de
inventarios

Inventario:

Es una acción en la cual se cuentan los productos
que pueden haber en una empresa, supermercado o tienda. Por
extensión, se denomina inventario a la comprobación
y recuento, de las existencias físicas en sí mismas
y/o con las teóricas documentadas.

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las
empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus
carencias de mercancías con el fin de fijar su posible
masa de producción y regateo.

Tipos de material o productos en
inventarios

Materias Primas y partes compradas

Insumos y Materiales (Materias primas de segundo
nivel)

Unidades parcialmente terminadas, llamados: Productos en
proceso.

Productos terminados

Productos en Embalaje

Partes de reemplazo, herramientas,
consumibles.

Bienes en tránsito a empresas o
clientes.

Bienes de la empresa

Materiales primarios y secundarios.

Tipos De Inventarios

Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra
el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.

Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada
determinado tiempo dentro de una empresa.

Inventarios iníciales: es aquel en el cual se
registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los
bienes existentes en el o en los días de
elaboración. Por lo general se elabora al inicio del
periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

Inventario perpetuo. En el sistema de Inventario
Perpetuo, consiste en registrar las operaciones de
mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier
momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y
la utilidad o la pérdida bruta.

Sistema de Inventario Periódico o
Físico.-La base del sistema de inventario periódico
es el conteo físico de las mercancías disponibles
al final del periodo. Este procedimiento, llamado inventario
físico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un
inventario físico por lo general se toma solo al final del
año

Inventario cíclico. Son inventarios que se
requieren para apoyar la decisión de operar según
tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de
comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la
vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los
inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del
sistema.

Inventario abc. El sistema ABC se usa para clasificar a
los materiales de acuerdo al valor económico que
representan del inventario.

Los materiales A representan contienen 75% del valor del
inventario. Representan sólo el 20% de materiales que
deben ir en inventario.

Los materiales B representan 20% del valor del
inventario y el 30% de los materiales en inventario.

Los materiales C representan el 5% del valor del
inventario y el 50% de los materiales en inventario.

El método U.E.P.S. asigna los costos a los
inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se
adquieren de último son las primeras en utilizarse o
venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida
quedara valuado a los últimos precios de compra con que
fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el
inventario final es valorado a los precios de compra de cada
artículo en el momento que se dio la misma.

Método PEPS: Primera en entrar, primera en salir.
Es conocido como fifo, está basado en la presunción
de que la primera mercancía adquirida es la primera
mercancía que se vende. En otras palabras, cada venta se
hace de las mercancías más antiguas en reserva; por
tanto el inventario final contiene todas las mercancías
más recientemente adquiridas.

Organización Administrativa del
Departamento de Compras

Al organizar el departamento de Compras es conveniente
observar el principio del objetivo, es decir, deben establecerse
con claridad los fines que persigue este departamento.

El Principio de la Ubicación: consiste en definir
la posición del departamento de Compras dentro de la
estructura organizacional de la empresa, así como sus
relaciones con los demás sectores de la misma.

El Principio de la Centralización y
Descentralización: consiste en fijar qué
actividades pueden ser centralizadas y cuáles
descentralizadas.

El Principio de la Sencillez: la organización del
departamento de Compras debe de ser lo más sencilla que
sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el
objetivo.

El Área de Compras se Organiza de la Siguiente
Manera:

1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir
los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los
objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones
de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los
requisitos antes mencionados, y por último
aceptarlas.

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de
recepción, clasificación, inventario y control de
las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas
(peso y medidas).

3. Proveer a las demás áreas: Una vez que
el departamento de compras se ha suministrado de todos los
materiales necesarios, es su obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y
dimensiones de las mismas.

Organización lineal.-La autoridad y
responsabilidad se transmite por una sola línea que va
desde la cima hasta el fondo de la estructura
organica.

Crecimiento vertical (Superior – Subalterno), es
consecuencia de la asignación proyectada hacia los niveles
inferiores.

Organización funcional.-Se basa en la
división de áreas Asignación de un
responsable para las compras de cada una de ellas.

Organización de Línea y Staff Es
más disciplinaria para el control de gastos, ya que la
autorización del gasto va de la dirección a la
gerencia.

Los funcionarios staff tienen autoridad
consultativa.

Operación Del Área De
Compras:

El departamento de compras tiene que asegurar la
recepción de los materiales adecuados y en la cantidad
requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las
entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al
mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el
inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un
coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de
almacenamiento que están constituidos por el
interés sobre la inversión, la obsolescencia y los
costos de espacio.   

Costo del
Aprovisionamiento

Comprende, las operaciones de compra, recepción e
inspección de los materiales, almacenamiento y entrega a
fabricación. Estas operaciones generan costes de personal,
energía, material de oficina, amortizaciones, financieros,
etc., q suelen ser indirectos tanto a los diferentes productos.
fabricados por la empresa, como a los propios materiales objeto
de las mismas. Para asignarlos a estos últimos, y, a
través de ellos, a los primeros, se hace preciso elegir
algún criterio de reparto q resulte adecuado, como, por
ejemplo:

– Para los costes de compra, recepción e
inspección de los materiales, el nº de pedidos
recibidos, las unidades físicas o el valor de los
materiales comprados, etc.

– Para los costes de almacenamiento, la ocupación
media de superficie o volumen, el stock medio de materiales (en
u.f o u.m), la cantidad o el valor de los materiales
suministrados a fabricación, etc.

Si se pretendiera realizar una asignación
rigurosa de los costes de aprovisiona-miento, habría q
considerar cada partida de material como un objetivo de coste
independiente, e ir controlando los costes q la misma ocasiona en
cada una de las operaciones mencionadas. Sin embargo, cuando esas
operaciones se producen con cierta regularidad en los distintos
periodos, es posible simplificar la asignación y el
control de los costes de aprovisionamiento, por
ejemplo:

a) Imputando a los costes indirectos de las operaciones
de compra, recepción e inspección a los materiales
recibidos en cada periodo, y los de almacenamiento a los
materiales consumidos en el mismo, cuando existen desfases
importantes entre las 2 fases del proceso de
aprovisionamiento.

b) Imputando todos los costes indirectos de
aprovisionamiento de cada periodo, englobados en un único
suplemento, a lo materiales consumidos en el mismo, cuando todo
el proceso de aprovisionamiento se produce de una forma
equilibrada en el tiempo.

Los objetivos de este proceso son: determinar valores
totales que permitan conocer, aproximadamente, los costos en los
que incurre el sistema de aprovisionamiento.

Los costos considerados como relevantes en este proceso
son: costos de adquisición, costos de emisión del
pedido, costos de almacenamiento, costos de oportunidad, y costos
de ruptura de inventario.

Costo total de adquisición en el
período

Costo de los modelos, impresos y materiales de oficina.
Este valor resulta generalmente despreciable.

Costo del combustible gastado durante la
transportación de los suministros que realice la
organización y durante las gestiones del
pedido.

Costo de energía gastada, incluyendo la necesaria
para iluminación y equipos de procesamiento de
información.

Costo de salario del personal que atiende el proceso de
los pedidos y de los choferes y ayudantes de los equipos de
transporte de la organización, que realizan el traslado de
los suministros.

Costo por contribución a la seguridad
social.

La amortización correspondiente a los equipos de
transporte externo, equipos de procesamiento de la
información y equipos de comunicación.

Costo de las mermas, pérdidas y deterioros que
sufren las mercancías en el proceso de
transportación que son imputables a la
organización.

Se incluyen otros gastos monetarios tales como
comunicaciones, alquiler de equipos de transporte externo, pago
por fletes a la entidad que transporte los suministros, si el
mismo no constituye parte del costo de
adquisición.

Los Costes de Gestión

Se originan por la gestión de los stocks
almacenados y son de 4 tipos:

Costes de Adquisición: Son el valor de la compra
cuando la mercancía ha llegado al almacén de
destino.

Costes de Almacenaje: Se producen como consecuencia de
su depósito y son:

Costes del capital inmovilizado, Costes del riesgo al
que está sometido el Stock, Costes del local,
instalaciones y maquinaria.

Costes de conservación y mantenimiento

Costes de Reaprovisionamiento: Son gastos repetitivos
como el teléfono, fax, envases…

Costes por Rotura de Stocks: Surgen cuando no se pueden
satisfacer la demanda por carecer de existencias.

Autor:

Solmami