Informe de Pasantías en la Notaría Pública de Boconó

Introducción

En lo que respecta a las pasantías de la carrera
de derecho interactivo que ofrece la Universidad de los Andes, es
significativo manifestar, que las mismas son la fase terminal de
los estudios de la respectiva carrera. No obstante, para cada
estudiante cumplir este proceso, es de vital importancia cimentar
su formación jurídica, laboral, personal y sobre
todo integral, puesto que, en dicho proceso, se obtienen los
conocimientos prácticos que sirven de complemento a sus
fundamentaciones teóricas, previamente obtenidas durante
el curso de las diferentes asignaturas.

Ahora bien, se hace imperioso mencionar, que el
desarrollo de las pasantías es sumamente importante,
debido a que el pasante adquiere una gran cantidad de
experiencias que sirven para acrecentar sus conocimientos
jurídicos. En consecuencia, el presente informe, describe
las actividades realizadas como pasante en la Notaría
Pública de Boconó, estado Trujillo.

El informe de
pasantías se estructuró en dos capítulos,
los cuales, se distribuyeron de la manera
siguiente:

En el Capítulo I, se desarrollaron
aspectos teórico – jurídicos de la Notarías
Públicas en Venezuela, tales como: las Notarías
Públicas, funciones de las Notarías
Públicas, el Notario Público, potestad de dar Fe
Pública del Notario Público, nombramiento y
remoción del Notario Público, requisitos para ser
nombrado Notario Público, impedimentos para ejercer el
cargo de Notario Público, principio de actuación
del Notario Público, competencia territorial del Notario
Público. El capítulo continúa
desarrollándose con los deberes del Notario
Público. Después se explicó la
responsabilidad del Notario Público en sus diferentes
dimensiones, es decir, la responsabilidad Administrativa del
Notario Público, la responsabilidad Civil del Notario
Público y la responsabilidad Penal del Notario
Público. Además, se indicaron las prohibiciones del
Notario Público, el régimen sancionatorio, la
organización estructural de las Notarías
Públicas. Así como, el Departamento de
Revisión; el Departamento de Administración, Caja o
Taquilla; el Departamento de Notas; el Departamento de
Otorgamiento y el Departamento de Archivo. Por último, se
señaló cuáles son los documentos exonerados
del pago de aranceles y cuáles son los Documentos
más frecuentes en las Notarías Públicas.

El Capítulo II, contiene la narración
detallada de las actividades realizadas durante el periodo de
pasantías en la Notaría Pública de
Boconó, estado Trujillo.

Además, el informe de pasantías, comprende
las conclusiones y recomendaciones a las cuales llegó la
investigación.

Por último se incluye las referencias
bibliográficas, las referencias electrónicas y
anexos.

CAPÍTULO I

Las
Notarías Públicas

En lo referente a las Notarías Públicas,
es importante, en primer lugar, tratar de contextualizarlas,
puesto que, las mismas representan una parte primordial de la
estructura jurídica de Venezuela, debido a que coadyuvan
en la consecución de la seguridad jurídica
nacional. En tal sentido, es oportuno indicar que la
Notaría, en su sentido más general, es la "oficina
y despacho de un Notario", Cabanellas (2006: 617). De la misma,
el Diccionario Enciclopédico Larousse (2007: 723),
manifiesta que la Notaría, es la "Oficina donde despacha
el Notario". En consecuencia, por analogía, puede
inferirse que la Notaría Pública es el lugar donde
despacha el Notario Público.

Funciones de las Notarías
Públicas.

En lo que concierne a las funciones inherentes a las
Notarías Públicas en Venezuela, es significativo
indicar que, siguiendo lo establecido en el artículo 69 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (2006), su
función primordial es dar Fe Pública "de los hechos
o actos jurídicos ocurridos", en presencia física
del notario o a través de medios
electrónicos.

El Notario Público.

Es relevante indicar que, Cabanellas (ob cit: 617),
expresa que un Notario es "un funcionario público
autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos y
demás actos extrajudiciales". Por otra parte, el
Diccionario de la Lengua Española (2010*: s/p), en su
primera acepción, señala que un Notario es un
"Funcionario público autorizado para dar fe de los
contratos, testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a
las leyes". Ahora bien, es importante destacar, que la fe a la
que hace referencia Cabanellas, es la fe notarial, la cual,
según el Diccionario de la Real Academia (ob cit**: s/p),
es la fe "autorizada ante un notario o abonado con fe
notarial".

En este mismo orden de ideas, es necesario traer a
colación, lo expresado por el artículo 69 de la Ley
de Registro Público y del Notariado (ob cit), el cual,
manifiesta que "Los notarios o notarias son funcionarios o
funcionarias del Servicio Autónomo de Registros y
Notarías".

Potestad de dar Fe Pública del Notario
Público.

Aunado a lo anteriormente expuesto, el citado
artículo 69 de la ley en cuestión, se refiere a la
potestad de dar Fe Pública, que tiene un Notario
Público, definiéndola como la "potestad de dar fe
pública de los hechos o actos jurídicos ocurridos
en su presencia física o a través de medios
electrónicos, indicando en este último caso los
instrumentos mediante los cuales le otorga presunción de
certeza al acto".

Nombramiento y Remoción del Notario
Público.

Por su parte, en lo que se refiere al Nombramiento y
Remoción de un Notario Público, es de destacar que,
según el artículo 70 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid), "La designación y
remoción de los notarios o notarias titulares
estará a cargo del Ministerio del Interior y Justicia". De
tal forma, en la actualidad, la designación y
remoción en cuestión, le corresponde al Ministerio
del Poder Popular para Relaciones Interiores y
Justicia.

Requisitos para ser nombrado Notario
Público.

Ahora bien, en lo atinente a los requisitos para ser
nombrado Notario Público, se puede indicar, que los
mismos, se encuentran taxativamente definidos en el
artículo 70 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ob cit), en su segundo aparte, el cual, establece que,
"Los notarios o notarias deberán ser venezolanos o
venezolanas, mayores de edad y abogados o abogadas con no menos
de cinco años de experiencia profesional".

Partiendo de los supuestos anteriores, es importante
hacer la salvedad, que existen otros requisitos para ejercer el
cargo de Notario Público, puesto que, los Notarios
Públicos son al mismo tiempo funcionarios públicos.
En consecuencia, dichos requisitos se encuentran establecidos en
la Ley del Estatuto de la Función Pública (2002).
Así pues, según la ley previamente citada, como
requisitos para ejercer el cargo de Funcionario Público,
se encuentran: ser mayor de edad, no estar sujeto la
interdicción civil o inhabilitación
política, no gozar de jubilación o pensión
otorgada por un organismo del Estado salvo, para ejercer cargos
de alto nivel, caso en el cual se deberá suspender dicha
jubilación, cumplir con los procedimientos de ingreso
establecidos en la Ley del Estatuto de la Función
Pública, presentar declaración jurada de bienes,
los demás requisitos establecidos por las leyes.
Artículo 17 de la Ley del Estatuto de la Función
Pública (ibid).

Impedimentos para ejercer el cargo de Notario
Público.

En lo referente a los impedimentos para ejercer el cargo
de Notario Público, es importante indicar que, si se
interpreta literalmente el artículo 70 de la Ley de
Registro Público y del Notariado (ob cit), en el cual, se
establece que para ser Notario Público, se debe ser
venezolano y abogado; entonces, según lo anteriormente
expuesto, permite inferir que no pueden ejercer en Venezuela, el
cargo de Notario Público, las personas que no sean
venezolanas, ni las que no sean abogados.

Principio de Actuación del Notario
Público.

En cuanto a lo que se refiere al Principio de
Actuación del Notario Público, es imperioso
manifestar, que el artículo 71 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ob cit), establece de la manera
siguiente, el principio en cuestión "El control
disciplinario de los notarios o notarias es competencia del
Servicio Autónomo de Registros y de Notarias, conforme con
lo establecido en el reglamento correspondiente". De lo
anteriormente expuesto, se puede inferir, que es el Servicio
Autónomo de Registros y de Notarias (SAREN), es el
organismo que está facultado por la ley para imponer el
régimen disciplinario a los notarios públicos en
Venezuela.

Competencia territorial del Notario
Público.

Ahora bien, en lo relativo a la competencia territorial
de los notarios públicos, es importante indicar que,
según el artículo 75 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid), "Los notarios o notarias
son competentes, en el ámbito de su jurisdicción,
para dar fe pública de todos los actos, hechos y
declaraciones que autoricen con tal carácter". En este
sentido, el mismo artículo desglosa de manera detallada,
cuál es su ámbito de jurisdicción,
así como, la facultad de dar Fe Pública. Así
pues, dentro de su competencia se encuentran:

En el numeral uno del artículo 75 de la Ley de
Registro Público y del Notariado (ibid), se establece que
es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe
Pública a "Documentos, contratos y demás negocios
jurídicos, unilaterales, bilaterales y
plurilaterales".

Por su parte, el numeral dos del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit),
estatuye que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a "Poderes, sustituciones,
renuncias y revocatorias, con excepción de las
sustituciones, renuncias y revocatorias que se efectúen en
los expedientes judiciales".

Al mismo tiempo, el numeral tres del artículo 75
de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
establece que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a "Los contratos de
opción para adquirir derechos sobre bienes
inmuebles".

A su vez, el numeral cuatro del artículo 75 de la
Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
señala que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a "Justificaciones para
perpetua memoria, con excepción de lo señalado en
el artículo 937 del Código de Procedimiento
Civil".

Por su parte, el numeral cinco del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
manifiesta que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a "Protestos de los
títulos de crédito, de conformidad con lo previsto
en el Código de Comercio".

Mientras que, el numeral seis del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), indica
que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe
Pública al "Otorgamiento de testamentos abiertos, de
conformidad con los artículos 852 al 856 del Código
Civil".

Asimismo, el numeral siete del artículo 75 de la
Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit),
establece que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a la "Presentación
y entrega de testamentos cerrados, con expresión de las
formalidades requeridas en los numerales 1, 2 y 3 del
artículo 857 del Código Civil".

De la misma manera, el numeral ocho del artículo
75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
estatuye que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a la "Apertura de
testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los
articulas 986 al 989 del Código Civil y 913 al 920 del
Código de Procedimiento Civil. El Notario o Notaría
tendrá potestades para realizar los actos que se atribuyen
al Registrador o Registradora Subalterno en el Código
Civil".

Igualmente, el numeral nueve del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
señala que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a las "Autorizaciones de
administración separada de comunidad conyugal".

Por su parte, el numeral diez del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
manifiesta que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a las "Autorizaciones de
administración de bienes de niños, niñas o
adolescentes e incapaces".

Por su lado, el numeral once del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
establece que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública al "Otorgamiento de
cualquier caución o garantía civil o
mercantil".

A su vez, el numeral doce del artículo 75 de la
Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit), estatuye
que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe
Pública a las "Constancias de cualquier hecho o acto a
través de inspección extra judicial".

Por su parte, el numeral trece del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
señala que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a las "Transcripciones en
acta o por cualquier medio de reproducción o de
grabación del contenido de archivos públicos o de
documentos privados, siempre y cuando no esté expresamente
prohibido en el primer caso, o lo autorice el dueño o
depositario del documento, en el segundo caso".

Por su lado, el numeral catorce del artículo 75
de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
indica que es competencia de las Notarías Públicas,
dar Fe Pública a la "Celebración de asambleas,
reuniones o manifestaciones, dejando las constancias personales,
gráficas y sonoras del caso".

Asimismo, el numeral quince del artículo 75 de la
Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), establece
que es competencia de las Notarías Públicas, dar Fe
Pública a las "Transacciones que ocurran en medios
electrónicos".

Por otro lado, el numeral dieciséis del
artículo 75 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid), estatuye que es competencia de las
Notarías Públicas, dar Fe Pública a la
"Apertura de libros de asambleas de propietarios, actas de juntas
de condominios, sociedades y juntas directivas".

Por su parte, el numeral diecisiete del artículo
75 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit),
manifiesta que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a autenticación de
"formas autógrafas, electrónicas y huellas
digitales".

A su vez, el numeral dieciocho del artículo 75 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
establece que es competencia de las Notarías
Públicas, dar Fe Pública a las demás
competencias "que le atribuyan las leyes".

Deberes del
Notario Público.

En lo que respecta, a los deberes que debe cumplir un
Notario Público en el desempeño de sus funciones,
se puede indicar que los mismos, se encuentran establecidos en el
artículo 79 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid). En tal sentido, se puede manifestar que, en el
numeral 1 se estatuye, que los Notarios Públicos tienen el
deber de "Identificar a las partes y a los demás
intervinientes en los actos o negocios jurídicos que
autoricen", con lo cual, se garantiza que los negocios
jurídicos son realizados por la verdadera persona que
realiza dicho trámite.

Asimismo, el artículo 79 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid) en su numeral 2, estatuye
que, los Notarios Públicos tienen el deber de:

Informar a las partes del contenido, naturaleza,
trascendencia y consecuencias legales de los actos o negocios
jurídicos otorgados en su presencia, así como de
las renuncias, reservas, gravámenes y cualquier otro
elemento que afecten los bienes o derechos referidos en el acto o
negocio jurídico…

Aunado a lo anteriormente expuesto, es importante
significar que la Ley de Registro Público y del Notariado
(ob cit) en su numeral 3 establece como deber de los Notarios
Públicos "Actuar de manera imparcial y objetiva en
relación con todas las personas e intervengan en los actos
o negocios jurídicos otorgados en su
presencia".

En este mismo orden de ideas, la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid) en su numeral 4 estatuye
como deber de los Notarios Públicos "Realizar las
diligencias que le encomienden autoridades judiciales
administrativas, de acuerdo con la ley". Es de hacer notar, que
dicho artículo, deja abierta la posibilidad a otras
funciones que la Ley de Registro Público y del Notariado
(ibid), encuentre convenientes realizar.

Responsabilidad del Notario
Público.

En la atinente a la responsabilidad del Notario
Público, es relevante indicar que, según el
artículo 79 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid) en su numeral 2, "…El Notario o Notaria
dejará constancia en el acto del cumplimiento de esta
obligación y su omisión lo hace responsable civil,
penal y administrativamente.". Atendiendo a estas
consideraciones, por ser éste un funcionario
público, el mismo se encuentra bajo el régimen
jurídico que arropa, todas y cada una de las actuaciones
de dichos funcionarios.

Aunado a lo anteriormente expuesto, se debe
señalar que, la Ley del Estatuto de la Función
Pública, en la parte inicial del Artículo 79 (ob
cit), es claro en establecer, que "Los funcionarios o
funcionarias públicos responderán penal, civil,
administrativa y disciplinariamente por los delitos, faltas,
hechos ilícitos e irregularidades administrativas
cometidas en el ejercicio de sus funciones".

Asimismo, los funcionarios públicos y por ende,
los Notarios Públicos, responden civil, penal y
administrativamente, según el artículo 80 de la Ley
del Estatuto de la Función Pública (ob cit), cuando
"renuncien, disminuyan o comprometan sus competencias de
dirección o de gestión en la función
pública, mediante actos unilaterales o
bilaterales".

Asimismo, es significativo indicar que, según lo
estatuido en el artículo 81 de la Ley del Estatuto de la
Función Pública (ibid), es al Ministerio
Público al que le corresponde "intentar las acciones a que
hubiere lugar para hacer efectiva la responsabilidad civil,
penal, administrativa o disciplinaria en que hubieren incurrido
los funcionarios o funcionarias públicos con motivo del
ejercicio de sus funciones".

Responsabilidad Administrativa del Notario
Público.

Antes de entrar en consideración, lo que se
refiere a la responsabilidad administrativa del Notario
Público, es indispensable, hacer las consideraciones que
permitan contextualizar la responsabilidad en cuestión.
Para ello es necesario indicar, que en el citado artículo
79 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob cit),
numeral 2, se establece la responsabilidad administrativa del
Notario Público.

Sobre la base de las ideas expuestas, es posible
manifestar que, según Rondón (2004, p. 149) citada
en Asprino (2011), "las leyes relativas al control fiscal que
realiza la Contraloría General de la República han
limitado la responsabilidad administrativa a la que declara la
Contraloría General de la República al sancionar la
violación de las normas cuya aplicación en forma
expresa realiza y controla".

Partiendo de los supuestos anteriores, es plausible
destacar, que según Asprino (ob cit), la responsabilidad
administrativa, puede ser declarada exclusivamente por la
Contraloría General de la República, por medio de
la apertura, sustanciación y conclusión del
expediente, en el cual, se compruebe al funcionario inmerso en el
acto, la violación de al menos una de las normas, que bien
pueden estar contenidas en la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y/o en la Ley
contra la Corrupción.

En tal sentido, (Rondón, 2004, pp. 149-150)
citada en Asprino (ibid), es clara en indicar, que este tipo de
normas tienen la función de tutelar la transparencia de
las actuaciones administrativas, así como, impedir los
llamados actos de corrupción.

En consecuencia, se puede inferir, que la
responsabilidad administrativa del Notario Público,
consiste en que sus actuaciones administrativas deben estar
estrictamente apegadas a las leyes y por ende debe responder de
sus actos ante las leyes de la república.

Responsabilidad
Civil del Notario Público.

En lo concerniente a la responsabilidad civil del
Notario Público, es estimable señalar que, el
artículo 79 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ob cit), numeral 2, establece taxativamente la
responsabilidad civil del Notario Público. De manera que,
por ser el Notario Público un funcionario perteneciente a
la administración pública, se establece como tal
responsabilidad, la perteneciente a todo funcionario
público.

En tal sentido, para hacer el ejerció
analógico, es relevante traer a consideración lo
expresado por (Lares, 2008, pp. 421-422) citado en Asprino (ob
cit), quien manifiesta que, incurren en responsabilidad
administrativa "los funcionarios públicos que, en el
ejercicio de sus funciones, con intención o por
negligencia o imprudencia o abuso de poder causan daños a
los particulares o a la Administración. De tal forma, la
falta del funcionario genera en estos casos la obligación
de indemnizar, o lo que es lo mismo, reparar pecuniariamente los
daños causados.

Responsabilidad Penal del Notario
Público.

Por otra parte, para poder determinar la Responsabilidad
Penal del Notario Público, es necesario indicar, que el
artículo 79 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ob cit) numeral 2, establece la responsabilidad Penal
del Notario Público.

Sobre el asunto, (Lares, 2008, p. 420) citado en Asprino
(ob cit), señala que incurren en responsabilidad penal los
agentes públicos (el Notario Público es un
funcionario público), que en el ejercicio de sus
funciones, por acción u omisión, realizan
infracciones expresamente previstas por las leyes de la
república como delitos o faltas, las cuales, deben ser
sancionadas legalmente con penas determinadas para cada caso
específico.

Asimismo, el citado autor manifiesta, que la
responsabilidad conlleva la condena impuesta por tribunales, por
medio del cumplimiento de las penas establecidas en las leyes, en
este caso, al Notario Público que incurra en una
acción tipificada como falta o delito
específicamente en el Código Penal o su defecto en
la Ley contra la Corrupción.

Prohibiciones del Notario
Público.

Dentro de este orden de ideas, es imperioso destacar,
que los Notarios Públicos, debido a la importancia del
trabajo y funciones que desempeñan, presentan una serie de
prohibiciones, las cuales, se encuentran estatuidas en la Ley de
Registro Público y del Notariado (ob cit),
específicamente en el artículo 74. En tal sentido,
el numeral 1 del artículo en cuestión expresa, que
se prohíbe al Notario Público "Dar fe
pública de los actos o negocios jurídicos en los
que tengan interés personal, sus respectivos
cónyuges y sus parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad".

Dentro de este marco, el citado artículo
establece como prohibición en su numeral 2, "Dar fe
pública de los actos o negocios relativos a personas
jurídicas o entidades en las que los parientes por
consanguinidad o afinidad mencionados en el numeral anterior,
tengan o ejerzan cargos como directores o directoras, gerentes,
administradores o administradoras o representantes
legales".

Además, el artículo en cuestión,
estatuye como prohibición a los Notarios Públicos
en su numeral 3, "Dar fe pública de los actos o negocios
jurídicos en los que tengan interés los
intérpretes o testigos instrumentales".

Para finalizar, en su numeral 4, el citado
artículo señala como prohibiciones a "las
demás establecidas en la ley".

Régimen sancionatorio.

En relación con las sanciones, que son aplicables
a los notarios públicos, se debe considerar que las mismas
se encuentran establecidas en la Ley de Registro Público y
del Notariado (ob cit), Título VI correspondiente al
régimen disciplinario, específicamente en los
artículos 102, 103, 194, 104, 105 y 106. En tal sentido,
es significativo contextualizar cada uno de los mencionados
artículos.

De tal forma, es importante señalar que,
según el artículo 101 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid), las sanciones las
impondrá el Servicio Autónomo de Registros y
Notarías (SAREN). De lo anteriormente expuesto, se
interpreta que es el SAREN, el órgano competente para
sancionar a los notarios públicos, cuando estos cometan
infracciones a las leyes.

Ahora bien, según el artículo 102 de la
Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), las
sanciones son la suspensión o destitución del
cargo, lo cual, depende de la gravedad de la falta cometida por
el notario público.

En cuanto a la suspensión, la misma, puede ser de
tres clases, las cuales son: suspensión por un mes
(causales establecidas en el artículo 103 de la Ley de
Registro Público y del Notariado (ibid); suspensión
por dos meses (causales establecidas en el artículo 104 de
la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid); y
suspensión por tres meses (causales establecidas en el
artículo 105 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid).

Es importante indicar, que la suspensión por un
mes (artículo 103 de la Ley de Registro Público y
del Notariado (ibid), es aplicable al notario público que
se encuentre inmerso en las siguientes causales:

1.- Notificados por el Servicio Autónomo de
Registros y Notarías actuaren sin estar al día en
la garantía exigida por esta Ley.

2.- Actuaren con desapego o falta de interés a
los lineamientos, las directrices y las exigencias del Servicio
Autónomo de Registros y Notarías.

3.- Obstaculicen la exhibición de documentos
que tengan carácter de públicos.

4.- Incurran en descuido o negligencia manifiesta en
la guarda y conservación de los documentos o datos
informáticos que deben custodiar.

En lo que
respecta, a la suspensión por dos meses, (artículo
104 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob
cit), la misma se aplica a los notarios públicos
que:

1.- Atrasen indebidamente la tramitación de
cualquier documento.

2.- No se ajusten a los tributos establecidos
legalmente para la prestación del servicio.

Por su parte, la suspensión por tres meses
(artículo 105 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid), es aplicable a los notarios públicos
que:

2.- Transcriban, reproduzcan o expidan documentos sin
ajustarse al contenido del documento trascrito o
reproducido.

3.- Incumplan alguna disposición, legal o
reglamentaria, que les imponga deberes y obligaciones sobre la
forma en que deben ejercer la función registral o
notarial.

Por su parte, la destitución (artículo 106
de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid), es
aplicable a los notarios públicos que:

1.- Autoricen actos o negocios jurídicos cuyos
otorgamientos no hayan presenciado y estén obligados a
ello por ley.

2.- Modifiquen o alteren, mediante notas marginales o
cualquier otro mecanismo, elementos esenciales del acto o negocio
autorizado, con perjuicio para algún
otorgante.

3.- Cumplido alguno de los supuestos previstos en el
artículo anterior, esto produzca daños o perjuicios
materiales a terceros.

4.- Cuando continúen ejerciendo funciones
estando suspendidos.

5.- Autoricen actos o negocios jurídicos
ilegales o ineficaces.

Organización estructural de las
Notarías Públicas.

En lo atinente, a la organización estructural de
las Notarías Públicas, se puede señalar, que
cada Notaría Pública debe poseer los siguientes
departamentos: Departamento de Revisión; Departamento de
Administración, Caja o Taquilla; Departamento de Notas;
Departamento de Otorgamiento y Departamento de
Archivo.

Departamento de Revisión.

En el caso específico del Departamento de
Revisión de las Notarías Públicas, se debe
manifestar que el mismo, está conformado por abogados
revisores, los cuales, tienen como función revisar
pormenorizadamente los documentos que presenta la persona, que
pretende hacer el trámite jurídico ante dicha
Notaría. En el caso concreto, de la Notaría
Pública de Boconó, la misma, está conformada
por dos abogados revisores, quienes se encargan de recibir,
revisar y dar visto bueno, a los documentos que conforman los
requisitos necesarios para realizar un determinado trámite
jurídico.

Ahora bien, es importante señalar, que en la
revisión de documentos se establecen como requisitos
generales los siguientes: nombres y apellidos, edad, estado
civil, profesión y domicilio de las partes y documentos
anteriores. Asimismo, los abogados deben revisar exhaustivamente
las copias respectivas de cada documento presentado, así
como el documento elaborado, el cual, se debe constatar que este
bien redactado y que además, coincidan los nombres,
número de cedula y estado civil de cada una de las
partes.

Requisitos para realizar el trámite de venta
de vehículos.

En cuanto, a los requisitos necesarios para realizar el
trámite de venta de vehículos, es significativo
indicar, que son los siguientes:

1.- Verificación de las cédulas de
identidad del vendedor y del comprador.

2.- Copias de la cédula de identidad tanto del
vendedor como del comprador.

3.- Título de propiedad del vehículo
original.

4.- Revisión del vehículo, realizada los
últimos seis meses.

5.- Patente Municipal de vehículos.

6.- Liberación de la reserva (cuando
aplique).

7.- Estampillas por monto de 3 Bs.

8.- Solvencia de sucesiones (cuando aplique).

9.- Cancelación de impuestos en caso de
vehículos sujetos al plan Venezuela
Móvil.

10.- Incluir datos de cheque o transferencia bancaria si
el monto es mayor a 114.000,00 Bs.

Requisitos para realizar el trámite de
poderes.

En lo referente a los requisitos para el otorgamiento de
poderes, se puede manifestar que los mismos son: cédula de
identidad de las partes; copias de la cédula de identidad
de poderdante, como del que recibe el poder; 48 Bs en estampillas
para personas naturales; mientras que, para personas
jurídicas 90 Bs en estampillas.

Requisitos para realizar el trámite de compra
– venta de inmuebles.

En el caso específico de la compra –venta
de terrenos rurales, los requisitos son: autorización del
Instituto Nacional de Tierras, cédulas de identidad del
vendedor y del comprador, además, fotocopias de
cédulas de identidad del vendedor y del
comprador.

Por su parte, cuando la compra – venta es de
terrenos urbanos los requisitos son: carta catastral, solvencia
Municipal, solvencia de Hidroandes, pago de impuestos de
transacciones, 3 Bs en estampillas, cédulas de identidad
del vendedor y del comprador, así como, fotocopias de
cédulas de identidad del vendedor y del
comprador.

Departamento de Administración, Caja o
Taquilla.

En el Departamento de Administración, Caja o
Taquilla de la Notaría Pública de Boconó, se
encuentran asignados cuatro funcionarios, los cuales, tienen como
funciones, determinar los montos que se deben cancelar para
realizar los trámites, llevar los registros de los pagos
realizados, llevar la Planilla Única de Control Diario,
determinar los costos sobre la base del número de folios
que existan en un determinado trámite realizado ante la
notaría en cuestión, llevar los libros
pertenecientes a dicho departamento.

En lo concerniente a los libros que lleva el
Departamento de Administración, se pueden mencionar los
siguientes: libro de Control de Ingresos Diarios, libro de
Nómina de Funcionarios, libro de Correspondencia
Despachada y Recibida, libro de Órdenes de Pago y Facturas
y el libro de Actas de Inspección.

Departamento de Notas.

En lo referente al Departamento de Notas de las
Notarías Públicas, es importante resaltar, que en
el mismo se emiten la Notas de Fe, en las cuales, el Notario
Público deja constancia que presenció, el acto en
el que se da Fe Pública a un determinado
documento.

En cuanto al Departamento de Notas de la Notaría
Pública de Boconó, se puede señalar, que
están asignados dos funcionarios, debido a que en dicho
departamento se encuentran dos computadoras, es decir, una para
cada funcionario.

Por otra parte, es significativo indicar que el
departamento en cuestión, se asientan los siguientes tipos
de notas.

.- Notas de Cédula de identidad: la cual
consiste, en la corrección que se hace al cuerpo del
documento cuando aparece un error en el nombre de la persona,
fecha de nacimiento y/o número de
cédula.

.- Notas de modificación de errores de
fondo.

.- Notas de Título Certificado de Registro para
vehículos.

En cuanto a las planillas que lleva el Departamento de
Notas de la Notaría Pública de Boconó, se
pueden mencionar las siguientes:

.- Planilla de Registro de entrada de documentos al
Departamento de Notas de la Notaría Pública de
Boconó.

.- Planilla de Registro de salida de documentos del
Departamento de Notas de la Notaría Pública de
Boconó.

Departamento de Otorgamiento.

En lo referente al Departamento de Otorgamiento de la
Notaría Pública de Boconó, es importante
señalar, que el departamento en cuestión, tiene
como función realizar el otorgamiento de los documentos
que son autenticados ante dicha notaría. En tal sentido,
se puede indicar, que el mismo se encuentra conformado por dos
funcionarios.

Por otra parte, es necesario manifestar, que en el
departamento de Otorgamiento, se realizan específicamente
las siguientes funciones de manera secuencial.

En tal sentido, se debe precisar, que la primera
función de dicho departamento es recibir los documentos
que llegan del Departamento de Notas. Luego, de esto se
corroboran de nuevo todos los folios que conforman el documento,
por lo cual, se verifican nombres y apellidos, números de
cédula y estado civil de las partes que realizan el
trámite. Aunado a lo anterior, se realiza la foliatura de
los documentos y se sacan dos juegos de copias. Una vez
realizados los pasos anteriores; y no existiendo errores, se
procede a la obtención de la firma y la obtención
de las huellas dactilares de cada una de las partes, así
como, la colocación de los sellos.

En cuanto a la foliatura, es de resaltar, que se folian
los recaudos siguientes: la página de pago, el documento
elaborado por el abogado y las notas elaboradas por Departamento
de Notas.

Posteriormente, los folios de los documentos (original y
dos copias), son llevados ante la Notario Público de
Boconó, para que sean autenticados mediante su firma.
Después, la Notario hace llegar los documentos a uno de
los funcionarios del Departamento de Otorgamiento, para que
proceda a entregar el documento original (previa firma de
aceptación) a la parte que realizó el
trámite ante dicha notaria, quedando las dos copias para
ser remitidas al Departamento de Archivo.

Departamento de Archivo.

En cuanto al Departamento de Archivo de la
Notaría Pública de Boconó, es importante
manifestar, que el mismo, está conformado por cuatro
funcionarios, los cuales tienen dentro de sus labores:

.- Desglose de libros.

.- Llevar el libro diario.

.- Llevar el libro índice y su
duplicado.

.- Armado de libros.

.- Colocar pega a cada uno de libros.

.- Cocer los libros, ordenar cronológica y
secuencialmente de los libros.

Documentos exonerados del pago de
aranceles.

Es de hacer notar, que según el artículo
100 de la Ley de Registro Público y del Notariado (ob
cit), se encuentran exentos del pago de aranceles, los documentos
que dicho artículo señala.

En tal sentido, el numeral 1 del artículo en
cuestión, establece que se encuentran exentos los
documentos siguientes: actas constitutivas y estatutos de las
asociaciones de vecinos y de asociaciones de consumidores,
asociaciones de comunidades educativas y organizaciones
indígenas, microempresas indígenas de
carácter comunitario, así como también los
actos que las modifiquen, prorroguen o extingan, (artículo
100, numeral 1 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid).

Además, se encuentran exentos del pago de
aranceles: la declaración jurada de no poseer vivienda
propia (artículo 100, numeral 2 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid).

De la misma forma, están exentos del pago de
aranceles, las certificaciones de gravamen requeridas para
obtener créditos con intereses preferenciales a
través de leyes especiales; así como, los
provenientes de cajas de ahorros establecidas en el
artículo 146 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de
Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares (2006); y los fondos de
previsión social, para adquirir vivienda principal, a
solicitud de la institución financiera, (artículo
100, numeral 3 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ob cit).

De la misma manera, se encuentran exentos del pago de
aranceles en las Notarías Públicas: "los
títulos de propiedad colectiva de hábitat y tierras
de los pueblos y comunidades indígena" (artículo
100, numeral 4 de la Ley de Registro Público y del
Notariado (ibid); así como, "los actos derivados de
procesos expropiatorios por causa de utilidad pública y
social" (artículo 100, numeral 5 de la Ley de Registro
Público y del Notariado (ibid).

Asimismo, el último aparte del artículo
100, de la Ley de Registro Público y del Notariado (ibid),
señala que se encuentran exentos "los empresarios o
empresarias, trabajadores y trabajadoras de pequeñas,
medianas y grandes empresas del sector industrial, que habiendo
declarado su voluntad expresa de adherirse al acuerdo macro de
corresponsabilidad para la transformación industrial, y
hayan llegado a determinados compromisos y suscrito acuerdos
específicos con el Gobierno Nacional".

De la misma
manera, según el artículo 8 de la Ley
Orgánica Procesal del Trabajo (2002), se consideran
documentos que se encuentran exonerados del cobro de aranceles
por las Notarías Públicas, los concernientes a los
casos de otorgamiento de poderes y registro de demandas
laborales.

Igualmente, se encuentran exonerados del pago de
aranceles en las Notarías Públicas, según el
artículo 188 de la Reforma Parcial del Reglamento General
de la Ley del Seguro Social (2012), los documentos y copias que
se otorgaren o expidieren a los beneficiarios del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.

Al mismo tiempo, se encuentran exentos de la
cancelación de aranceles en las Notarías
Públicas, (en aplicación del principio de gratuidad
de las actuaciones), debido a que son asuntos concernientes a los
niños, niñas y adolescentes, por lo cual, los
funcionarios administrativos y judiciales, así como, las
autoridades públicas que en cualquier forma intervengan en
tales asuntos, los despacharán con toda preferencia y no
podrán cobrar emolumento ni derecho alguno, ni aceptar
remuneración, artículo 9 de la Ley Orgánica
para la Protección de Niños, Niñas y
Adolescentes (2007).

Documentos más frecuentes en las
Notarías Públicas.

En cuanto, a los documentos más frecuentes
tramitados por los usuarios ante la Notaría Pública
de Boconó, estado Trujillo, se utilizó como
procedimiento metodológico, hacer una tabulación en
los tomos que se encuentran en el Departamento de Archivo de la
Notaría Pública de Boconó, desde el
año 2002 hasta el 2012, con lo cual, se logró
determinar que, los más frecuentes son los siguientes:
documentos de compra-venta de Vehículos, documentos de
conferimiento de poderes, documentos de declaración de no
poseer vivienda propia, documentos de anulación,
documentos de constitución de asamblea, documentos de
autorización, documentos de venta de bienes inmuebles,
documentos de liberación de hipotecas, entre
otros.

CAPÍTULO II