Introducción a la Administracion

El surgimiento de la administración como
institución esencial, distinta y rectora es un
acontecimiento de primera importancia en la historia social y la
humanidad. En pocos casos, una institución básica
nueva o algún nuevo grupo de personas, ha surgido
rápidamente como la administración desde principios
de siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una
institución se ha manifestado indispensable con tanta
rapidez; mucho menos probable es que alguna institución
nueva haya surgido con tan poca oposición, con tan pocas
fricciones, con tan poca controversia. La administración,
por lo tanto, es el órgano social específicamente
encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto quiere
decir, con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico, lo cual refleja el espíritu esencial de
la era moderna. En realidad es indispensable, y esto explica por
qué una vez creada, creció con tanta rapidez y con
tan poca oposición.

Por lo mencionado, la administración es un
área importante en la actividad humana que permite llevar
a cabo funciones y alcanzar objetivos. Del mismo modo, podemos
mencionar que es el resultado histórico y la
contribución de: filósofos, químicos,
físicos, estadistas, economistas, empresarios y muchos
otros quienes desarrollaron teorías (conocimiento) en los
diferentes campos de sus propias actividades.

Desde que las personas se organizan en grupo para
alcanzar los objetivos que individualmente no las pueden lograr,
la administración ha sido el fundamento básico para
una adecuada coordinación de los esfuerzos individuales.
Por lo tanto, la sociedad depende cada vez más del
esfuerzo de grupo y por consiguiente los grupos organizados se
hacen cada vez más grandes; entonces la tarea del
administrador adquiere mayor importancia.

La teoría de la administración es una
disciplina que orienta el comportamiento profesional en
administración, ya que:

• a) No enseña a ejecutar o hacer cosas
  concretas y especificas,

• b) Más bien enseña qué
  hacer en ciertas actividades o en determinado momento y
  entorno.

Por lo mencionado, en la actualidad la
administración es el área del conocimiento humano
más compleja y con permanente desafíos. Así
mismo, la persona depende de una organización y por
consiguiente la organización depende de la persona. De
ahí surge, que un Ejecutivo (Gerente o Administrador) no
trabaja en el vacío, mas bien considera las influencias
internas y externas.

El entorno dinámico en el que vivimos (sea
económico, social, político, tecnológico,
etc.) hace que el gerente aprenda, cambie y mejore sobre los
diferentes cargos, sobre sus superiores y sobre sus subalternos.
A pesar de un mundo tan dinámico y turbulento que nos
rodea, la misión central de la administración es
alcanzar los resultados deseados con las personas y los recursos.
Para ello se debe adquirir los conocimientos administrativos y
desarrollar las habilidades administrativas eficaces de tal
manera que se maximice la productividad individual y
organizacional.

Origen de la
práctica administrativa

Tal como se menciono anteriormente, la
administración es un tema importante y excitante porque se
refiere a establecer, buscar y lograr objetivos. Por lo tanto,
todo ser humano es administrador de su propia vida ya que la
práctica de la administración se encuentra en cada
faceta de la actividad humana: escuela, colegio, universidad,
sindicato, gobierno, iglesia, fuerzas armadas, equipo deportivo
y, por supuesto, la familia. El establecer y lograr los objetivos
son misiones retadoras y gratificantes para cualquier empresa,
así mismo los obstáculos administrativos a ser
superados para lograr el éxito son similares en todas las
organizaciones.

Es importante mencionar que la administración es
una actividad que convierte los recursos (humanos,
físicos-materiales y económico-financieros)
desorganizados en resultados útiles y efectivos; a partir
de ello la administración se ha convertido en una
actividad amplia, exigente, crucial y sutil de todas las
actividades del ser humano. La tarea principal y básica de
la administración es realizar actividades con la
participación de las personas, sea en la industria, el
comercio, los servicios públicos y otras actividades. La
tarea de administración es aplicada en cualquier
tamaño y tipo de organización, sea esta una empresa
grande, pequeña, una cadena de supermercados, un colegio o
cualquier servicio; lo cierto es que debe ser administrada
adecuadamente de tal manera que pueda alcanzar sus objetivos con
la mayor eficacia y eficiencia posible. Sin embargo, lo cierto es
que desde que las organizaciones alcanzaron su crecimiento en
tamaño y complejidad, su administración presenta
ciertas dificultades y desafíos ignorados hasta el momento
por directivos y ejecutivos. Es ahí cuando surge la
necesidad de desarrollar la administración y le ofrece a
las organizaciones diferentes modelos y estrategias para
solucionar todos los problemas empresariales al que se enfrenten
en un entorno de cambio.

DAVID LILIENTHAL, menciona: "Es muy importante recordar
que la administración no existe; es sólo una
palabra, una idea. Al igual que la ciencia, el gobierno y la
ingeniería, la administración es un concepto
abstracto. Sin embargo, los administradores existen, y no son
abstracciones son seres humanos. Son una clase de personas
particulares, especiales; individuos con una función
especial: guiar, promover y hacer surgir las habilidades latentes
–y los sueños- de otros seres humanos. Esto es lo
que creo y lo que la experiencia de toda mi vida me ha
enseñado: la actividad administrativa es la más
amplia, la que más exige desde cualquier ángulo que
se considere; la más completa y sutil de todas las
actividades humanas. Y la más crucial".

Por lo mencionado, la práctica de la
administración es un fenómeno universal, cada
organización o empresa requiere tomar decisiones,
coordinar sus actividades, dirigir a su personal, evaluar el
desempeño en base a los objetivos establecidos, conseguir
y asignar los recursos necesarios. Esto hace que toda
organización o empresa necesita de administradores para
que realicen muchas actividades administrativas orientadas hacia
las áreas o problemas específicos. En consecuencia,
la administración no es un fin en si misma, sino un medio
de lograr que las actividades se realicen de la mejor manera
posible, al menor costo y con la mayor eficiencia y
eficacia.

Finalmente, PETER DRUCKER, menciona: "No hay
países desarrollados ni subdesarrollados; sino
países que saben administrar sus recursos y países
que no saben".

Origen de la
teoría y ciencia administrativa (Ciencia y
Arte)

La administración es esencial en toda
cooperación organizada, así como en todos los
niveles de organización de una empresa. Todos son
afectados por la buenas o malas prácticas administrativas,
por lo tanto se debe aprender a reconocer e influir en la calidad
de la administración que afecta a la vida de los seres
humanos. Hacer posible una vida mejor económicamente,
mejorar los estándares sociales y lograr un gobierno
más efectivo son el reto para la habilidad administrativa
moderna. La administración hace que los esfuerzos humanos
sean más productivos, aporta a nuestra sociedad mejores
equipos, productos, servicios, infraestructuras y relaciones
humanas. Por lo tanto, asume la responsabilidad de emprender
acciones que permitan a las personas realizar sus mejores
contribuciones y esfuerzos al cumplimiento de los objetivos
grupales; en consecuencia se aplica a organizaciones grandes y
pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias
manufactureras y de servicios.

La administración no es una actividad
mecánica que depende de ciertos hábitos
físicos que deben ser superados o corregidos a fin de
lograr un comportamiento correcto. El conocimiento
tecnológico de la administración es importante,
básico e indispensable, pero depende, sobre todo, de la
personalidad y del modo de actuar del administrador, o sea, de
sus habilidades. Hoy en día, la Administración,
igual que otras disciplinas como: la economía, la
contabilidad, la medicina, la ingeniería, el fútbol
o la música, utilizan el conocimiento organizado (ciencia)
y lo aplican a la realidad en que se desenvuelven para obtener el
resultado deseado. Pero, para ello en la práctica se debe
encontrar una solución que pueda funcionar, es decir, que
permita lograr el resultado deseado (arte).

Sin embargo, el simple conocimiento de principios o la
teoría no asegura el éxito, porque se requiere
también saber cómo aplicarlos. Por ejemplo, el que
diseña un Puente basado en fórmulas o el que
administre una empresa memorizando principios, estamos seguros de
que no considera la práctica y tampoco la realidad
actual.

Por lo tanto, debemos mencionar que la Ciencia y el Arte
no son excluyentes sino más por el contrario son
complementarios; es decir que si la ciencia se perfecciona
también se perfecciona el arte y a partir de ello se puede
establecer que el Arte siempre se basa en la comprensión
de la ciencia.

2.1. La Administración como
Ciencia.

La Administración ,como Ciencia, es relativamente
reciente y a partir de ello se reconoce su importancia como una
disciplina con conocimientos objetivos, acumulados,
sistematizados y aceptados que han originado muchos estudios y
análisis extensos sobre el proceso administrativo, el
medio ambiente en que se desarrolla y sus
técnicas.

Es por ello, que la ciencia de la administración
es amplia y no exacta como las ciencias químicas,
físicas o matemáticas; ya que estas tratan con
entidades no humanas. Por lo tanto, la administración
nunca será una ciencia pura al igual que las ciencias
físicas, sin embargo se han realizado estudios y se ha
avanzado gran parte en cuanto se refiere a la
sistematización de los conocimientos y la
generalización de la realidad actual.

La Administración es una Ciencia Social ya que el
rol que cumple se circunscribe a la realidad social actual y la
naturaleza. Es indudable que la ciencia en la que se basa la
administración es aún imperfecta e inexacta. Esto
se debe a que las muchas variables que manejan los
administradores son extremadamente complejas. No obstante, los
conocimientos administrativos pueden mejorar la práctica
de la administración.

En resumen, TERRY & FRANKLIN, mencionan: "La ciencia
de la administración es un cuerpo de conocimientos
sistematizados, acumulados y aceptados con referencia a la
comprensión de las verdades generales relativas a la
administración".

2.2. La Administración como
Arte.

La Administración, como Arte, es una actitud y
facultad creativa personal al cual se agrega la habilidad en el
desempeño organizacional, es decir que, es saber
cómo obtener un resultado concreto. Ello nos permite
visualizar un sistema ordenado a partir de sus partes confusas,
comunicar las ideas y alcanzar los objetivos.

Observar los problemas, los sucesos y las posibilidades
hace que se puedan desarrollar las facultades creativas
personales y la experiencia, por lo tanto la observación y
el estudio de los resultados permiten un desempeño
especializado. Por todo aquello, podemos mencionar que la
Administración es el Arte de las artes; ya que nos permite
organizar y utilizar la actitud y el talento humano.

En la actualidad, los gerentes deben conocer y hacer las
cosas efectivas y eficientemente para lograr el éxito, lo
que quiere decir que indudablemente existe una combinación
artística y científica única. Para ello se
utilizan los hechos, se consideran los datos y se da preferencia
a lo conocido y se emplean éstas ayudas
científicas, sin embargo eventualmente pueden resultar
inadecuados e insuficientes. Entonces es ahí que el
gerente debe recurrir a su habilidad artística
administrativa para desenvolverse en su puesto; la
decisión de proseguir o actuar pese a carecer de los datos
convenientes, muestra claramente que está involucrado el
arte en la Administración.

En resumen; TERRY & FRANKLIN, mencionan: "El arte de
la administración implica visualizar un todo ordenado a
partir de partes caóticas, comunicar la visión y
alcanzar el objetivo, es el arte de artes, porque organiza y
utiliza el talento humano".

La administración no es una actividad
mecánica que dependa de ciertos hábitos
físicos que deben ser superados o corregidos a fin de
lograr un comportamiento correcto. El conocimiento
tecnológico de la administración es importante,
básico e indispensable, pero depende, sobre todo, de la
personalidad y del modo de actuar del administrador, o sea, de
sus habilidades.

Finalmente podemos decir que la Administración es
una disciplina que reúne varias opiniones con elementos
del Arte y de la Ciencia, por lo tanto los gerentes o ejecutivos
tendrán éxitos si poseen y se encuentran
especializados en áreas técnicas, humanas,
conceptuales relativas a la organización. Concluimos
diciendo que, la ciencia nos enseña a conocer y el arte
nos enseña a hacer. Por lo tanto, en la práctica,
la administración es un arte; los conocimientos
organizados en las que se basa la práctica son una
ciencia.

Conceptos y
definiciones

El surgimiento de la administración como
institución esencial distinta y rectora es un
acontecimiento de primera importancia en la historia social en
pocos casos, si los hay una institución básica
nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan
rápido como la administración desde principios de
siglo. La administración es el órgano social
encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con
la responsabilidad de organizar el desarrollo económico
que refleja el espíritu esencial de la era moderna.

Si se desea conocer algo de manera adecuada y correcta,
es importante efectuar la definición principal.
Razón por el cual es necesario definir a la
administración en sus diferentes formas; desde luego ello
nos permitirá conocer y entender mejor a la
administración. A partir de lo mencionado, consideramos la
definición nominal y etimológica.

• a) Definición etimológica.
  La definición etimológica es la forma
  más usual que una definición nominal, esto
  quiere decir que se debe efectuar la explicación del
  origen de la palabra a ser estudiada, para ello se pueden
  utilizar todos los elementos fonéticos que lo forman.
  A partir de ello, es posible encontrar el verdadero
  significado o étimos de la palabra y el concepto que
  se expresa o que se desea conocer.

La palabra "Administración", se debe entender
desde dos puntos de vista. La Administración Tradicional y
la Gerencia Moderna; proviene de los siguientes
prefijos:

• Administración Tradicional:

"ad" : Dirección, a, hacia,
tendencia.

"ministratio o minister": Función de
autoridad, subordinación, hacer con otros algo.

• Gerencia Moderna:

"Genere" : Dirigir

Por lo tanto, etimológicamente la
Administración se refiere a una función que se
desarrolla bajo el mando de otro, un servicio que se presta. De
ello deducimos que Servicio y subordinación son los
principales elementos obtenidos.

• b) Definición nominal. La
  definición de algún concepto o palabra, puede
  ser nominal o real, según se desea conocer e
  investigar el significado de la palabra. Existen varias
  definiciones de Administración, quizá la
  más popular y frecuentemente utilizada: "Es la
  función de lograr hacer las cosas por medio de otras
  personas u obtener resultados a través de
  otros".

A menudo se menciona a la administración
científica, quienes lo describen con el carácter de
ciencia, suelen hacerlo en el hecho hipotético de que todo
conocimiento sistematizado es una ciencia. Sin embargo, a partir
de los conceptos mencionados y al margen de las definiciones
expresadas, podemos describir a los conceptos básicos y
específicos, expresados por los principales autores en
Administración:

• 1) James Mooney. "Es el arte o
  técnica de dirigir e inspirar a los demás, con
  base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza
  humana. Es la técnica de relacionar los deberes o
  funciones específicas en un todo
  coordinado".

• 2) Elmore Peterson y Grosvenor Plowman.
  "Es una técnica por medio de la cual se determinan,
  clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un
  grupo humano particular".

• 3) E.F. Brech. "Es un proceso social que
  lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en
  forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr
  un propósito dado".

• 4) F. Tannenbaum. "El empleo de la
  autoridad para organizar, dirigir, y controlar a los
  subordinados responsables…. con el fin de que todos los
  servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el
  logro del fin de la empresa".

• 5) Henry Fayol. "Administrar es prever,
  organizar, mandar, coordinar y controlar".

• 6) Harold Koontz y Cyril O"Donnell. "La
  dirección de un organismo social y su efectividad en
  alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a
  sus integrantes".

• 7) George Terry. "Consiste en lograr un
  objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo
  ajeno".

• 8) José Fernández. "Es una
  ciencia social que persigue la satisfacción de
  objetivos institucionales por medio de una estructura y a
  través del esfuerzo coordinado"

• 9) Brook Adams. "La capacidad de
  coordinar hábilmente muchas energías sociales
  con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que
  ellas puedan operar como una sola unidad. Es el proceso de
  planificación, organización, dirección y
  control del trabajo de los miembros de la organización
  y de usar los recursos disponibles de la organización
  para alcanzar las metas establecidas"

• 10) Fernández Escalante. "Es el
  conjunto de principios y técnicas, con
  autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la
  actividad de grupos humanos hacia objetivos
  comunes".

En las anteriores definiciones se pueden observar un
fondo común y por ello éstas y la mayoría de
las otras definiciones tienen su mérito ya que
señalan los aspectos importantes de la
administración. Finalmente, para nuestro propósito
y estudio, proponemos la siguiente definición:

"La Administración es el proceso que nos
permite llevar a cabo las actividades de planeación,
organización, dirección (ejecución) y
control; para determinar y alcanzar los objetivos descritos con
la utilización adecuada de los recursos, materiales,
económico-financiero y otros".

3.1. Ventajas del Proceso
Administrativo.

El proceso administrativo comprende las actividades
interrelacionadas de: planificación, organización,
dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones humanas y tiempo. Por lo tanto, el proceso
administrativo, como parte fundamental de la
administración tiene las siguientes ventajas:

• a) Ofrece un marco de trabajo
  conceptual.

• b) Proporciona fundamentos para el estudio de
  la administración promoviendo el entendimiento de lo
  que es la administración.

• c) Son factibles las contribuciones de otras
  escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del
  pensamiento contemporáneo administrativo.

• d) Se obtiene flexibilidad, si bien es
  aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el
  margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de
  situaciones.

• e) Se reconoce la flexibilidad y arte de la
  administración y se fomenta la mejor manera de
  utilizarlo en una forma práctica.

• f) Proporciona una genuina ayuda a los
  practicantes de la administración.  El
  patrón del proceso hace que el gerente analice y
  entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y
  los medios para alcanzarlos.

• g) Los principios de la administración
  están derivados, refinados y aplicados y sirven como
  directrices necesarias para una útil
  investigación administrativa.

• h) Se estimula el desarrollo de una
  filosofía determinada de la administración,
  cada una de las fases de su aplicación requiere
  servirse de valores, convicciones del gerente y el
  entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual
  opera.

LINDAL URWICK, menciona que una teoría de la
administración, solo es posible si somos capaces de
distinguir dos aspectos que los denomina: Fase Mecánica y
Fase Dinámica de la administración.

• 1) La Mecánica de la
  administración, o sea la Estructuración, trata
  de cómo debe ser las relaciones; desde luego su mirada
  está dirigida al futuro inmediato, a algo que se de
  hacer.

• 2) La Dinámica de la
  administración, o sea la Operación o
  funcionamiento, busca cómo debe manejar los hombres y
  los bienes que forman un organismo social.

Así mismo, ROBERT KAST menciona, un responsable o
administrador debe desarrollar conocimientos y habilidades que le
permitan llevar adelante un Proceso Administrativo en una
empresa. Estos son: Técnica, Humana y
Conceptual.

• 1) C-H TÉCNICA: Utiliza los
  conocimientos, técnicas, métodos y equipos para
  cumplir las funciones conforme a su educación y
  experiencia. Es el conocimiento especializado y destreza para
  su desempeño

• 2) C-H HUMANA: Utiliza su capacidad de
  comprensión, comunicación, motivación y
  liderazgo para trabajar con las personas. Saber qué
  hacer y poder comunicar ideas y objetivos a las
  personas.

• 3) C-H CONCEPTUAL: Utiliza su capacidad mental
  para actuar y comprender la interrelación, los valores
  y la complejidad de la organización, los objetivos y
  las necesidades de un grupo o departamento.

A partir de estas habilidades y conocimientos de un
administrador, es posible describir esquemáticamente el
grado de importancia o aplicación de los mismos en cada
uno de los niveles. Esto quiere decir que:

• i) El Nivel Superior debe tener conocimientos y
  habilidades Técnicas en menor grado, Humanas en mayor
  grado y Conceptuales en un grado medio. Ejemplo: 15%, 50% y
  35%, respectivamente.

• ii) El Nivel Medio, debe tener conocimientos y
  habilidades Técnicas y Conceptuales en un grado medio
  y Humanas en mayor grado. Ejemplo: 25% 50% y 25%,
  respectivamente.

• iii) El Nivel Operativo, debe tener
  conocimientos Técnicas en un grado medio, Humanas en
  mayor grado y Conceptuales en menor grado. Ejemplo: 35%, 50%
  y 15%, respectivamente.

A continuación se muestra la grafica de
Conocimiento y habilidades respecto al Nivel
organizacional.

PAUL HERSEY, menciona que las habilidades y
conocimientos en los diferentes niveles de la organización
deben ser combinados adecuadamente, el mismo que varia a medida
que la persona asciende en la escala jerárquica de la
organización, desde una posición operativa hasta
una posición superior o alta dirección.

La teoría de la administración considera a
los diferentes enfoques principales, los mismos que se las conoce
como las cinco variables básicas de la
administración y componentes esenciales en los estudios de
la administración de empresas, estas son: tareas,
estructura, personas, ambiente y tecnología. Desde luego,
cabe mencionar que el comportamiento de estas variables es
complejo y sistémico, donde cada uno influye en los
demás, como también es influido por éstos.
Por lo mencionado, la administración tiene como
desafío principal la adecuación y
combinación de estas variables en una organización
o empresa.

• 1) Tareas: Enfoque a las actividades y
  racionalización del trabajo en una
  fábrica.

• 2) Estructura: Enfoque a la
  organización formal, las funciones del gerente y
  análisis intra y interorganizacional.

• 3) Personas: Enfoque en las relaciones
  humanas, organización informal, comunicación,
  motivación, estilo de administración, el
  comportamiento y el desarrollo organizacional.

• 4) Ambiente: Enfoque a la estructura
  como sistema abierto, análisis del ambiente y
  situacional de la organización.

• 5) Tecnología: Enfoque a la
  implementación y administración de la
  tecnología en una organización.

Finalmente, THOMAS MAHONEY dice; quienes ejercen las
funciones administrativas deben dedicar a cada función
administrativa un determinado tiempo: Por ejemplo los
administradores del nivel superior dedican más tiempo a la
planeación y la organización que los
administradores de nivel medio. La dirección les consume
gran parte del tiempo de los administradores del nivel operativo.
La diferencia en cuanto al tiempo destinado al control
varía ligeramente entre los administradores de los
diversos niveles. A continuación se describe
gráficamente el tiempo dedicado al desempeño de las
funciones administrativas por los administradores de los niveles
superior, medio y operativo.

Objetivo, naturaleza
e importancia de la administración

La Sociedad, la unión de moral de hombres, que
sistemáticamente coordinan sus medios para lograr un bien
común, es la disciplina sobre el que recae la
administración. La coordinación sistemática
de medios, es el que exige la presencia de la
administración en toda sociedad. Por lo tanto la
administración se presenta necesariamente en un organismo
social.

La administración se define como el proceso de
diseñar y mantener un ambiente en el que las personas
trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas.
Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a
las industrias manufactureras y a las de servicio.

4.1. Objetivo.

El hombre busca satisfacer sus necesidades en una
sociedad, a partir de ello lo hace con la idea de lograr esto
mediante las mejoras en las funciones que, desde luego, él
solo no podría llevar a cabo. Por lo mencionado, la
Administración tiene como fin buscar de manera directa la
obtención de los resultados con una máxima
eficiencia en la coordinación. Esto quiere decir que, la
coordinación en la forma cómo se estructure y
cómo se la maneje una empresa está también
sujeta a reglas y técnicas específicas para lograr
esa eficiencia en la Coordinación; desde luego coordinar
implica ordenar simultáneamente y de manera armoniosa
varias cosas o varias actividades.

Un Gerente o Administrador es bueno, no precisamente
porque es buen economista, buen ingeniero, buen contador, buen
abogado, etc., sino por las cualidades y técnicas que
posee principalmente para coordinar a todos esos elementos de la
manera más eficiente posible.

Finalmente podemos decir, que de la forma como se
coordine las personas y las cosas de una empresa, se podrá
obtener un mayor o menor grado de eficiencia, independientemente
del resultado de maquinarias, mercados, etc. Por lo tanto,
podemos mencionar que la Coordinación es la teoría
y la esencia misma de la Administración.

En resumen, los objetivos que busca la
administración, son los siguientes:

• 1) Alcanzar de manera eficiente y eficaz los
  objetivos de un organismo social o una empresa.

• Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas u
  objetivos.

• Eficiencia. Cuando la empresa logra sus objetivos
  con el mínimo de recursos.

• 2) Permite a la empresa tener una perspectiva
  más amplia en el medio en el cual se
  desarrolla.

• 3) Asegurar que la empresa produzca un Bien o
  preste un Servicio.

4.2. Naturaleza de la
Administración.

La administración se ha constituido en una
disciplina de gran importancia en cualquier actividad humana.
Según indica el PERTIERRA, "Administración es un
instrumento o herramienta metodológica que, operando a
través (o por intermedio) de las instituciones sociales,
satisface – debe satisfacer – necesidades sociales
correspondientes a una sociedad industrial (post industrial,
súper industrial, etc.) con la mayor efectividad posible
y, además se proponen alcanzar determinados
objetivos".

La administración se ocupa de las diversas
funciones, principios, propósitos y procedimientos que
permiten la actividad y el desarrollo de las organizaciones. La
administración se aplica – por lo tanto – a
grandes corporaciones y a pequeñas empresas: a firmas que
tienen por objetivo maximizar beneficios, como a las que no
persiguen fines de lucro. Como también indica el
Pertierra, se vale de los avances y progresos de otras
disciplinas, tal como expresa cuando dice: "Aunque hay un
consenso en general, en cuanto a que administrar implica hacer
las cosas mediante la gente y con ella… al definir el
campo de la administración, es preciso distinguir
cuidadosamente su contenido propio y sus métodos
operativos.

Así las matemáticas, la
investigación de operaciones, la contabilidad, la
teoría económica, la sociometría y la
psicometría, para mencionar solo algunos, son medios de
trabajo. Así mismo dice: "hoy en día las escuelas
universitarias consideran a la Administración de empresas
como una ciencia humana integral". Al mismo tiempo, cabe agregar
que "la administración se revela hoy en día como
una de las áreas de conocimiento humano más
impregnada de complejidad y desafíos". El estudio de la
administración es bastante reciente – desde el punto
de vista de la antigüedad de muchas disciplinas – ya
que el abordaje sistemático de la misma, se remonta a un
solo siglo.

A decir de JOSEPH MC GUIRE; "Los científicos
emplean un método que consiste en la rigurosa
observación de interpretación lógica. No es
necesario agregar que los hombres de negocios que utilizan un
método científico pueden llamarse
científicos, y los estudiosos que reúnen los hechos
de los fenómenos empresariales, examinan el complejo de
relaciones entre éstos y describen y analizan las
consecuencias de una manera lógica que apela a la
razón y no a la emoción, también son hombres
de ciencia".

4.3. Importancia.

La administración es un órgano social
específicamente encargado de hacer que los recursos sean
productivos, refleja el espíritu esencial de la era
moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada
creció con tanta rapidez y tan poca
oposición.

La administración busca el logro de objetivos a
través de las personas, mediante técnicas dentro de
una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un
sistema organizacional. Comprende a toda organización y es
fuerza vital que enlaza todos los demás
subsistemas.

La Administración como ciencia social ofrece
muchas oportunidades amplias, siendo así fundamental, para
demostrar su importancia, a continuación se describe lo
siguiente:

• 1) En las grandes empresas, la
  administración técnica o científica es
  esencial e indiscutible, ya que por su complejidad o magnitud
  sencillamente no podrían actuar si no fuera sobre la
  base de una administración técnica.

• 2) En las pequeñas y medianas empresas,
  si desean ser competitivas deben mejorar su
  administración, es decir mejorar la
  coordinación de sus recursos (maquinaria, mercados,
  mano de obra y otros) ya que son superadas por las grandes
  empresas.

• 3) El éxito de una empresa o un
  organismo social, depende directa e inmediatamente de una
  buena administración y también de los elementos
  humanos, materiales y otros con las que cuenta.

• 4) El incremento en la productividad de las
  empresas, indudablemente, depende de una adecuada y una
  correcta administración y coordinación de sus
  recursos. Habida cuenta de que es una preocupación hoy
  en día, quizá con mayor importancia en el campo
  económico y social.

• 5) En los países en vías de
  desarrollo, es un requisito substancial el de mejorar la
  calidad de su administración; porque para incrementar
  el capital, cualificar a su personal, etc., las bases
  esenciales para su crecimiento y desarrollo, es indispensable
  la coordinación de todos sus elementos.

• 6) La Administración, como tal,
  está presente en cualquier organismo social o empresa,
  sin considerar el mayor o menor grado de complejidad que
  tenga éste.

4.4. Características.

De todo lo expresado hasta aquí podemos deducir
que la Administración, principalmente, consiste en
cómo lograr la máxima eficiencia con la
coordinación de los recursos necesarios en un
órgano social (empresa u organización). Sin
embargo, la Administración como tal tiene sus
características propias, las mismas que podemos describir
a continuación:

• 1) La Universalidad. Esta se refiere a
  que el fenómeno de la administración se
  presenta donde existe un organismo social (empresa u
  organización), habida cuenta que se debe realizar la
  coordinación sistemática de los recursos con
  los que cuenta. Pudiendo darse en un Estado, una Empresa, la
  Religión, el Ejército, el Sindicato, el
  Colegio, etc. Los elementos esenciales en todo tipo de
  administración serán los mismos, aunque
  obviamente existan algunas variantes circunstanciales e
  accidentales.

• 2) La Unidad Jerárquica. Se
  refiere a que en cualquier órgano social, las personas
  que son responsables o Jefes de un área participan de
  la Administración en sus distintas modalidades y
  grados o niveles jerárquicos. Por ejemplo, en una
  empresa, desde el Gerente General hasta el último
  trabajador, conforman el cuerpo administrativo.

• 3) La Especifidad. La
  Administración, en un órgano social va
  acompañado de otros elementos y fenómenos
  distintos; por ejemplo en una empresa se tienen funciones
  productivas, comerciales, contables, mecánicas,
  jurídicas, etc. Por lo tanto, el fenómeno
  administrativo es muy específico y distinto en cada
  caso y los que le acompañan. Se puede ser un buen
  ingeniero como técnico pero un mal
  administrador.

• 4) La Unidad temporal. En el
  fenómeno de la administración se distinguen
  diferentes elementos, fases y etapas, este es el
  único; sin embargo, en la vida institucional de una
  empresa donde se dan en mayor o menor grado todos o gran
  parte de los elementos administrativos. Por ejemplo, al
  efectuar planes de las actividades no se deja de mandar, de
  organizar, de controlar, etc.

• 5) La Invisibilidad. La
  Administración es denominada como una fuerza invisible
  o intangible, ya que su presencia es verdadera y real con la
  obtención de los resultados en sus esfuerzos
  realizados. Paradójicamente, se dice que la
  Administración existe cuando hay una mala
  administración ya que sus resultados son
  claros.

• 6) La Estimulación. La
  Administración es un medio o disciplina que permite
  impactar en la vida de las personas así como
  también motivar a las personas con las que trabaja. Es
  decir, un gerente puede mejorar el entorno laboral y
  organizacional de la empresa, estimulando a que sucedan cosas
  favorables, lograr los progresos deseados, alcanzar los
  objetivos y aportar esperanza a todos los miembros de un
  grupo o de una organización.

• 7) La Computación. La
  Administración tiene como una poderosa y excelente
  herramienta de ayuda y trabajo, esta es la computadora. La
  ciencia de la computación le permite, al Gerente,
  agudizar su percepción brindando toda la
  información, de tal manera que pueda tomar una
  rápida decisión, ampliar su visión,
  efectuar un análisis y reexaminar sus procesos y
  criterios analíticos; dados las facilidades de la
  retroalimentación y el procesamiento de
  datos.

• 8) El Esfuerzo grupal. El
  fenómeno de la Administración normalmente se
  encuentra asociado no solamente al esfuerzo de un grupo sino
  también al esfuerzo individual. Pero, es mucho
  más notorio e importante para una empresa cuando
  alcanza fácilmente sus objetivos y metas trabajando en
  equipo o en grupo que individualmente.

• 9) El Propósito. La
  Administración tiene como base fundamental el logro de
  algo específico, normalmente expresados en objetivos o
  metas. Por lo tanto, la administración es exitosa
  cuando se hayan cumplido o alcanzado los objetivos
  predeterminados.

• 10) Es una Aptitud. La
  Administración es una aptitud o actividad como
  cualquier otro pero distinta. Puede estudiarse, obtenerse los
  conocimientos al respecto y desde luego adquirir la habilidad
  en su aplicación. Las personas que llevan a cabo la
  administración pueden ser gerentes, jefes o miembros
  administrativos si tiene esa aptitud.

• 11) La Sucesión de cosas. La
  Administración concentra su atención y su
  esfuerzo para que sucedan cosas o acciones exitosas en una
  organización; porque sabe dónde iniciar,
  qué hacer para mantener el movimiento y cómo
  proseguir.

• 12) La Unión de esfuerzos. La
  Administración es un trabajo en conjunto, se logra
  conseguir por, con y mediante los esfuerzos de otros. Esto
  quiere decir que para ser partícipe de la
  administración es necesario renunciar a hacer las
  cosas uno mismo, sino que las labores o actividades deben
  ejecutarse mediante la unión y esfuerzos de los
  miembros del grupo.

4.5. Valores institucionales de la
Administración.

La administración, de carácter
eminentemente social, se rige por una serie de valores que le
proporcionan no sólo una validez moral ante la
población, sino también información
ética que debe orientar la conducta del administrador en
la sociedad. Los valores institucionales de la
administración son:

• 1) Los Sociales: Estos son los
  más importantes, ya que contribuyen al bienestar de la
  sociedad a través de:

• El mejoramiento de la calidad y precio del producto
  y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades
  reales del ser humano.

• El mejoramiento de la situación
  socioeconómica de la población.

• El cumplimiento de las obligaciones fiscales que
  permiten sostener a los gobiernos locales y
  nacionales.

• Evitar la competencia desleal.

• La promoción del desarrollo a través
  de la creación de fuentes de trabajo.

• El Incremento y preservación de las riquezas
  naturales y culturales de la sociedad.