RESUMEN
En este Trabajo de Investigación se presenta un
Estudio de Organización y una propuesta de manual de
organización, aplicado a La Empresa Fashion 4
Ever C.A. (Valig). El estudio se realizó aplicando
un diseño de campo bajo el esquema de investigación
de tipo descriptiva no experimental. Analizando la
situación actual de la empresa, dicho estudio está
orientado a establecer un documento escrito donde se muestren en
forma detallada y adecuada, la estructura organizativa,
objetivos, misión y visión, así como
también las responsabilidades y especificaciones de cada
cargo ya existentes, buscando así aminorar las situaciones
que impiden el desarrollo óptimo de las actividades
regulares de la empresa, sirviendo como una herramienta
útil para que el personal administrativo oriente de manera
precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la
obtención de las metas de toda la organización,
garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y
eficiencia de la misma.
Palabras clave: Manual, archivos, documentos,
organización, jerarquización.
INTRODUCCIÓN
Fashion 4 Ever (Valig), es una Empresa de servicios de
atención al cliente, cuyo objetivo principal es ofrecer
vestuarios de moda y accesorios para las mujeres jóvenes y
de edad media de Puerto Ordaz; contado para ello con ropa
importada moderna de la mejor calidad y personal especializado en
asesoramiento y ventas, adaptándose a cada necesidad
individual de las distintas personas que visitan la
empresa.
Por ser una empresa nueva y aun en expansión,
surge la necesidad de implementar un método de desarrollo
organizacional, ya que parte del éxito y fortalecimiento
de la empresa se logra a través de la motivación y
el trabajo conjunto en equipo.
Dicho trabajo requiere de la constitución de
lineamientos y parámetros que cada empleado debe seguir,
es decir, las actividades y responsabilidades que le compete a
cada miembro que trabaja directamente en la organización,
evitando así confusiones entre los empleados, retrasos,
repeticiones de trabajo y la evasión de responsabilidades
por parte de los mismos.
Seguidamente la presente investigación esta
orientada a la implementación de una división de
responsabilidades en la empresa Fashion 4Ever C.A ,
acorde a cada unidad de trabajo, con la finalidad de que se
ajusten y cumplan con sus funciones específicas dentro de
la organización, logrando así el incremento de la
eficiencia y el desempeño de los trabajadores de la
empresa. Se estructuró el informe en los siguientes
capítulos:
En el Capítulo I El Problema; se expone la
problemática, objeto de la investigación, El
Capítulo II La Empresa; ofrece información con
respecto a la empresa, y el área donde se realizará
la pasantía, así como información
teórica relevante. El Capítulo III Marco
Teórico, describe la información teórica
relevante. El Capítulo IV, Diseño
Metodológico, detalla la parte metodológica del
estudio, tipo de investigación y procedimiento de como se
realizó la misma. El Capítulo V se fundamenta en el
diagnóstico de la situación actual de todas las
unidades de la empresa en estudio. El Capítulo VI
Análisis y Resultados, siendo la explicación paso a
paso de que se realizó y como se realizó durante la
investigación; así como también se exponen y
analizan los resultados; finalmente, se tienen las Conclusiones,
Recomendaciones y Referencias Bibliográficas.
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
Se establece en el siguiente capítulo la
formulación de la problemática presentada en la
empresa Fashion 4Ever, C.A (VALIG) de Puerto Ordaz. Se
establecerá el planteamiento del problema a estudiar,
objetivos de la investigación, tanto general como
específicos, formulados para dar solución a dicha
situación, así como la justificación,
importancia, delimitación y alcance para la
realización del mismo.
Planteamiento Del
Problema
Fashion 4Ever C.A, es una empresa minorista de prendas
de vestir, la cual fue aperturada al público el día
17 de noviembre de 2011, actualmente tiene 6 meses de fundada, se
podría decir que aun es una empresa nueva y debido a esto
la inexistencia de los documentos organizativos para el personal
que en ella labora.
Actualmente las instalaciones principales de la empresa
son: el área de asesoramiento y ventas, área
administrativa y área de almacén de
mercancía, donde diariamente se ejecutan actividades para
el desarrollo eficaz del proceso de ventas de la
empresa.
Hace algún tiempo específicamente en el
área de atención al cliente y ventas, se viene
presentado inconvenientes en el desarrollo de sus actividades
regulares debido principalmente a la falta de una cultura de
trabajo en equipo, a la ausencia de documentos esenciales como
son manuales de organización, la falta de una
estructura organizativa, así como también la
misión y visión de la empresa Fashion 4 Ever
C.A
Desde el punto de vista externo, los procesos que se
llevan a cabo en el área de trabajo de la mencionada
empresa cumplen con los requisitos que debe tener toda
organización similar a ésta. Internamente en la
empresa, la situación actual refleja todo lo contrario y
estos hechos afectan negativamente el desempeño eficiente
de los empleados, pues la empresa Fashion 4Ever C.A, no cuenta
con una organización estructurada en la cual se definen
las funciones y los objetivos de los respectivos cargos que se
encuentran actualmente y debido a esto, se ha venido observando
una serie de inconvenientes en ésta
área.
Es importante saber que el personal que desempeña
la función de atención al cliente o mejor llamados
asesores de ventas, ha cambiado o ha sido re-emplazado en varias
oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un
estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas y a
raíz de esto nace la desorganización en el
área de trabajo.
Tomando en cuenta lo señalado anteriormente, esta
investigación permite dar respuestas y propuestas de
soluciones a la siguiente problemática: la carencia de un
manual de organización para la ejecución de
actividades inherentes al departamento de atención al
cliente de la empresa Fashion
4Ever C.A (Valig). En tal sentido, las
causas que posiblemente dan origen a la problemática
planteada, se mencionan a continuación:
· Ausencia de un manual de
organización que señale las descripciones de cargos
principales y funciones de cada uno de los empleados.
· Ignorancia de los objetivos de la
organización por parte de los trabajadores.
· Falta de documentación de
normas de comportamiento y procedimientos.
· Desconocimiento de la estructura
organizativa.
La inexistencia de una documentación adecuada de
cómo deben realizar las actividades en el área de
trabajo han afectado el desempeño de esta área de
la empresa, por esta razón, es muy común que se
dé lugar a las confusiones, a las duplicaciones de
esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en
general.
Objetivo
General
Elaborar el manual de organización
para la empresa Fashion 4 Ever C.A
(Valig).
Objetivos
Específicos
1. Realizar un diagnóstico de la
situación actual de la empresa Fashion 4 Ever
C.A.
2. Definir los objetivos, funciones y
atribuciones establecidas.
3. Analizar las funciones de los cargos
pertenecientes al personal que labora en La Empresa Fashion 4
Ever C.A.
4. Determinar la cantidad de personal
necesaria para la ejecución de las actividades.
5. Efectuar la evaluación de los
cargos propuestos en el manual de organización.
6. Proponer una estructura organizativa
acorde con las necesidades y características de La Empresa
Fashion 4 Ever C.A.
Justificación
La importancia de la investigación radica en la
obtención de un nivel organizacional acorde a las
funciones y objetivos de la empresa Fashion 4 Ever
C.A, diseñando e implementando, una estructura de
jerarquización necesaria y adecuada para cumplir con las
exigencias y características de la misma, conociendo de
forma detallada y precisa cuales son las responsabilidades y
actividades que tiene cada uno de los trabajadores de la
empresa
Cabe destacar que el manual de organización
integrará en un solo documento escrito, la
información básica relativa a los antecedentes,
estructura organizativa, los objetivos, las funciones de la
empresa, así como también la misión y
visión; contribuyendo favorablemente a la
orientación del personal correspondiente al nuevo ingreso
y actual de la empresa, facilitando su incorporación y
desempeño a las distintas unidades de trabajo
Mediante la realización de dicho manual se
podrá garantizar el correcto suministro de
información a los empleados de Fashion 4Ever C.A,
solucionando los problemas existentes de desorganización
en el área de atención al cliente, beneficiando que
dichas actividades y responsabilidades se realicen de la forma
mas óptima y a través de ello, lograr
principalmente un desarrollo eficiente en la empresa, así
como también el mejoramiento de las relaciones internas de
los empleados de la misma en el ambiente de trabajo.
Finalmente ayudará al desarrollo organizacional
de la empresa, ya que con el trabajo individual definido de cada
uno de los trabajadores que conforman la organización, se
guiará al empleado en el cumplimiento de las actividades
que conllevan al logro de los objetivos organizacionales
planteados previamente.
Alcance
La investigación tendrá lugar en las
instalaciones físicas de La Empresa Fashion 4Ever C.A.
(Valig) del Centro Comercial Ciudad AltaVista II nivel planta
baja establecimiento Número 126 en Puerto Ordaz Estado
Bolívar, abarcando por completo todo el área de
trabajo como lo es, el área de asesoramiento y ventas,
área administrativa y área de almacén,
durante un periodo de tiempo comprendido desde quince a
dieciséis semanas, enfocando el estudio hacia la
estructura organizativa, con un análisis de funciones,
objetivos y cargos actuales de la empresa, adicionalmente el
diseño y creación de la misión y la
visión, las cuales formarán parte del manual de
organización propuesto, con el propósito de
contribuir con la optimización organizacional de dicha a
empresa.
CAPÍTULO II
LA EMPRESA
En el presente capítulo se desarrollará un
resumen de la descripción de Fashion 4 Ever C.A, empresa
donde se realizó la investigación, así como
también del área donde se llevó a cabo el
estudio.
Descripción de la Empresa
Fashion 4 Ever actualmente es una empresa minorista
venezolana creada especialmente para promocionar la moda femenina
en el país, dicha empresa ofrece diversos estilos en ropas
de vestir importada de la mejor calidad, para cualquier temporada
del año y para cualquier personalidad tanto para personas
delgadas como para personas que visten tallas grandes, así
como también para mujeres jóvenes y en edad media
de Puerto Ordaz.
Entre algunos de los productos que ofrece Fashion 4 Ever
están grandes variedades de:
· Jeans
· Shorts
· Bermudas
· Vestidos
· Blusas y camisas
· Suéteres y
chaquetas
· Accesorios y
bisutería
· Zapatos
· Carteras
· Trajes de baño y
más
Todo seleccionado de las mejores y reconocidas marcas,
para complacer y cubrir las exigencias y gustos de la mujer
actual, garantizando tanto la comodidad como la elegancia en cada
personalidad, logrando así una satisfacción total
en el cliente y asegurar compras posteriores a la
empresa.
Surge de la creatividad y la idea de la Lic. Ligia
Vásquez conjuntamente con su madre Migdalia Pierluissi de
Vásquez, ambas deciden incursionar en el mercado de ropa
femenina de puerto Ordaz, creando así su primera empresa
de ropa de damas, a la cual denominaron Fashion 4 Ever, que
traducido al español significaría "Moda para
siempre".
En la actualidad Ligia Vásquez y su madre
Migdalia Pierluissi de Vásquez se dedican exclusivamente a
trabajar en su empresa al igual que sus empleadas, promoviendo el
desarrollo y crecimiento eficiente de la misma, cuyo primordial
objetivo es comercializar ropa de mujer a la moda, tan atractiva
como la de las mejores tiendas, a precios accesibles para todo
tipo clientes.
Fashion 4 Ever fue fundada en noviembre del año
2011 en la ciudad de puerto Ordaz, estado Bolívar-
Venezuela.
Su nombre comercial es VALIG, que derivan de las
iniciales del nombre Ligia y el apellido Vásquez, quien es
una de sus fundadoras principales. En este momento se cuenta con
una tienda, la cual fue inaugurada y aperturada al público
el 17 de noviembre del año 2011en el Centro Comercial
Ciudad AltaVista II de Puerto Ordaz.
Las instalaciones físicas de Fashion 4 Ever,
están comprendidas principalmente por el área de
atención al cliente, en ésta se exhiben cada una de
las prendas de vestir de la tienda y se tiene el contacto directo
con el comprador, haciéndolo sentir tan a gusto que desee
volver a comprar en otras oportunidades. Además de
ésta, estará conformada por el área de
almacén, en la cual se tienen las reservas de cada pieza
que forma parte del inventario, así como las diferentes
tallas y colores existentes en la tienda, asegurando de esta
manera, complacer al cliente en cada pedido que éste pueda
realizar. Finalmente el área de administración,
donde se llevan a cabo todos los procesos contables y financieros
internos de la empresa.
Asimismo, la empresa cuenta con el personal capacitado y
especializado para prestar el servicio de atención y
asesoramiento al cliente, exclusivo de damas tanto jóvenes
como adultas, el cual esta conformando por el cuerpo de asesoras
o vendedoras y la gerente general de la empresa.
Cabe destacar que, la aceptación de la
población femenina de puerto Ordaz ha sido muy positiva y
favorable para la empresa, teniendo como prueba de ello, el
considerable volumen de ventas que ha presentado la tienda hasta
la fecha, cumpliendo y superado las expectativas propuestas por
sus fundadoras.
Finalmente hay que añadir, que en vista del
acelerado crecimiento y éxito de la tienda VALIG en Puerto
Ordaz, se ha considerado expandir la empresa incursionando en
nuevos mercados de ropa femenina tanto en Puerto Ordaz, como en
otras ciudades de Venezuela.
Es importante saber que la empresa Fashion 4 Ever, hasta
el día de hoy tiene 6 meses de creada, se podría
decir que aun es una empresa nueva y debido a esto, no cuenta con
documentos organizativos donde se establece la misión,
visión, objetivos y estructura organizativa de la
misma.
Ubicación
Geográfica
La Empresa Fashion 4 Ever (Valig) se encuentra ubicada
en Venezuela- Ciudad Guayana, específicamente en la zona
de Puerto Ordaz, estado Bolívar. (Ver Fig. 1)
Fig. 1: Mapa del Estado Bolívar,
Venezuela.
Fuente: www.cica.com.ve
El local principal se encuentra ubicado en la planta
baja del centro comercial Ciudad AltaVista II, establecimiento
número 126. El Centro Comercial Ciudad AltaVista II, esta
situado en la calle Guri/Churu Meru-Cruce Caura/ Cuchiveros de
Puerto Ordaz. (Ver Fig.2 y Fig.3)
Fig. 2: Foto del Centro Comercial Ciudad
Alta Vista II.
Fuente: www.mipunto.com.ve
Fig. 3: Foto del local número 126
del Centro Comercial Ciudad Alta Vista II, Empresa
Fashion 4 Ever C.A, (Valig) Fuente:
Elaboración Propia
Descripción del Área de
Pasantía
El área donde se desarrolla la presente
investigación, abarca todas las instalaciones
físicas de la empresa, comprendiéndose por
éstas, el área de atención al cliente, que
es el lugar donde se realizan las labores de asesoramiento y
ventas para cada una de las personas que se dirigen al
establecimiento en busca de ayuda para elegir la vestimenta
adecuada para cualquier situación determinada; el
área administrativa, el cual tiene como propósito
coordinar las funciones administrativas de la empresa, asegurando
el manejo eficiente de los recursos materiales y humanos con que
cuenta la organización, el personal que labora en este
departamento realiza funciones de relaciones públicas,
archiva, digitaliza documentos, maneja gastos,
presupuestos, contabilidad, pagos, entre otros y finalmente
el área del almacén, donde se encuentran ubicadas
todas las diferentes tallas y colores de las prendas de vestir
para la reposición de la exhibición una vez
culminada la venta de la misma, mercancía dañada,
estantes de zapatos, entre otros.
Descripción del Trabajo
Asignado
Como se ha mencionado anteriormente la empresa Fashion 4
Ever C.A, es una empresa nueva que actualmente tiene 6 meses de
fundada, la cual cuenta con una fuerza laboral ya establecida
para las actividades diarias que se requieren en la misma, pero
no cuenta con los documentos organizativos que definen
misión, visión objetivos y estructura organizativa
de la misma, este documento organizacional, es conocido como
manual de organización y es una herramienta muy
útil y fundamental para toda empresa u
organización, ya que por medio de este se puede llegar a
conseguir un mejor ambiente de trabajo evitando confusiones y
asignando responsabilidades individuales a cada una de las
personas que en ella labora diariamente.
Se realizaran encuestas a todo el personal de la empresa
Fashion 4 Ever C.A, incluyendo los propietarios y personal
responsable de la misma, con la finalidad de conocer
detalladamente sus funciones en la tienda, esto con la finalidad
de posteriormente realizar los respectivos análisis de
cargos y diseñar la estructura organizativa para dicha
empresa.
Asimismo, se evaluará el entorno de la empresa,
para presentar propuestas de misiones, visiones y objetivos de
ella al responsable de la unidad, las cuales estarán
plasmadas en el manual de organización y cada empleado
deberá fijar su atención y tener presente cada uno
de ellos, de esta manera se puede garantizar una eficiencia y un
desarrollo productivo tanto en el personal como en la respectiva
empresa en general.
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ORIGINAL.
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