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Manual de organización para la empresa fashion 4 Ever




RESUMEN

En este Trabajo de Investigación se presenta un Estudio de Organización y una propuesta de manual de organización, aplicado a La Empresa Fashion 4 Ever C.A. (Valig). El estudio se realizó aplicando un diseño de campo bajo el esquema de investigación de tipo descriptiva no experimental. Analizando la situación actual de la empresa, dicho estudio está orientado a establecer un documento escrito donde se muestren en forma detallada y adecuada, la estructura organizativa, objetivos, misión y visión, así como también las responsabilidades y especificaciones de cada cargo ya existentes, buscando así aminorar las situaciones que impiden el desarrollo óptimo de las actividades regulares de la empresa, sirviendo como una herramienta útil para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtención de las metas de toda la organización, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma.

Palabras clave: Manual, archivos, documentos, organización, jerarquización.

INTRODUCCIÓN

Fashion 4 Ever (Valig), es una Empresa de servicios de atención al cliente, cuyo objetivo principal es ofrecer vestuarios de moda y accesorios para las mujeres jóvenes y de edad media de Puerto Ordaz; contado para ello con ropa importada moderna de la mejor calidad y personal especializado en asesoramiento y ventas, adaptándose a cada necesidad individual de las distintas personas que visitan la empresa.

Por ser una empresa nueva y aun en expansión, surge la necesidad de implementar un método de desarrollo organizacional, ya que parte del éxito y fortalecimiento de la empresa se logra a través de la motivación y el trabajo conjunto en equipo.

Dicho trabajo requiere de la constitución de lineamientos y parámetros que cada empleado debe seguir, es decir, las actividades y responsabilidades que le compete a cada miembro que trabaja directamente en la organización, evitando así confusiones entre los empleados, retrasos, repeticiones de trabajo y la evasión de responsabilidades por parte de los mismos.

Seguidamente la presente investigación esta orientada a la implementación de una división de responsabilidades en la empresa Fashion 4Ever C.A , acorde a cada unidad de trabajo, con la finalidad de que se ajusten y cumplan con sus funciones específicas dentro de la organización, logrando así el incremento de la eficiencia y el desempeño de los trabajadores de la empresa. Se estructuró el informe en los siguientes capítulos:

En el Capítulo I El Problema; se expone la problemática, objeto de la investigación, El Capítulo II La Empresa; ofrece información con respecto a la empresa, y el área donde se realizará la pasantía, así como información teórica relevante. El Capítulo III Marco Teórico, describe la información teórica relevante. El Capítulo IV, Diseño Metodológico, detalla la parte metodológica del estudio, tipo de investigación y procedimiento de como se realizó la misma. El Capítulo V se fundamenta en el diagnóstico de la situación actual de todas las unidades de la empresa en estudio. El Capítulo VI Análisis y Resultados, siendo la explicación paso a paso de que se realizó y como se realizó durante la investigación; así como también se exponen y analizan los resultados; finalmente, se tienen las Conclusiones, Recomendaciones y Referencias Bibliográficas.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Se establece en el siguiente capítulo la formulación de la problemática presentada en la empresa Fashion 4Ever, C.A (VALIG) de Puerto Ordaz. Se establecerá el planteamiento del problema a estudiar, objetivos de la investigación, tanto general como específicos, formulados para dar solución a dicha situación, así como la justificación, importancia, delimitación y alcance para la realización del mismo.

Planteamiento Del Problema

Fashion 4Ever C.A, es una empresa minorista de prendas de vestir, la cual fue aperturada al público el día 17 de noviembre de 2011, actualmente tiene 6 meses de fundada, se podría decir que aun es una empresa nueva y debido a esto la inexistencia de los documentos organizativos para el personal que en ella labora.

Actualmente las instalaciones principales de la empresa son: el área de asesoramiento y ventas, área administrativa y área de almacén de mercancía, donde diariamente se ejecutan actividades para el desarrollo eficaz del proceso de ventas de la empresa.

Hace algún tiempo específicamente en el área de atención al cliente y ventas, se viene presentado inconvenientes en el desarrollo de sus actividades regulares debido principalmente a la falta de una cultura de trabajo en equipo, a la ausencia de documentos esenciales como son manuales de organización, la falta de una estructura organizativa, así como también la misión y visión de la empresa Fashion 4 Ever C.A

Desde el punto de vista externo, los procesos que se llevan a cabo en el área de trabajo de la mencionada empresa cumplen con los requisitos que debe tener toda organización similar a ésta. Internamente en la empresa, la situación actual refleja todo lo contrario y estos hechos afectan negativamente el desempeño eficiente de los empleados, pues la empresa Fashion 4Ever C.A, no cuenta con una organización estructurada en la cual se definen las funciones y los objetivos de los respectivos cargos que se encuentran actualmente y debido a esto, se ha venido observando una serie de inconvenientes en ésta área.

Es importante saber que el personal que desempeña la función de atención al cliente o mejor llamados asesores de ventas, ha cambiado o ha sido re-emplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas y a raíz de esto nace la desorganización en el área de trabajo.

Tomando en cuenta lo señalado anteriormente, esta investigación permite dar respuestas y propuestas de soluciones a la siguiente problemática: la carencia de un manual de organización para la ejecución de actividades inherentes al departamento de atención al cliente de la empresa Fashion

4Ever C.A (Valig). En tal sentido, las causas que posiblemente dan origen a la problemática planteada, se mencionan a continuación:

· Ausencia de un manual de organización que señale las descripciones de cargos principales y funciones de cada uno de los empleados.

· Ignorancia de los objetivos de la organización por parte de los trabajadores.

· Falta de documentación de normas de comportamiento y procedimientos.

· Desconocimiento de la estructura organizativa.

La inexistencia de una documentación adecuada de cómo deben realizar las actividades en el área de trabajo han afectado el desempeño de esta área de la empresa, por esta razón, es muy común que se dé lugar a las confusiones, a las duplicaciones de esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en general.

Objetivo General

Elaborar el manual de organización para la empresa Fashion 4 Ever C.A (Valig).

Objetivos Específicos

1. Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa Fashion 4 Ever C.A.

2. Definir los objetivos, funciones y atribuciones establecidas.

3. Analizar las funciones de los cargos pertenecientes al personal que labora en La Empresa Fashion 4 Ever C.A.

4. Determinar la cantidad de personal necesaria para la ejecución de las actividades.

5. Efectuar la evaluación de los cargos propuestos en el manual de organización.

6. Proponer una estructura organizativa acorde con las necesidades y características de La Empresa Fashion 4 Ever C.A.

Justificación

La importancia de la investigación radica en la obtención de un nivel organizacional acorde a las funciones y objetivos de la empresa Fashion 4 Ever C.A, diseñando e implementando, una estructura de jerarquización necesaria y adecuada para cumplir con las exigencias y características de la misma, conociendo de forma detallada y precisa cuales son las responsabilidades y actividades que tiene cada uno de los trabajadores de la empresa

Cabe destacar que el manual de organización integrará en un solo documento escrito, la información básica relativa a los antecedentes, estructura organizativa, los objetivos, las funciones de la empresa, así como también la misión y visión; contribuyendo favorablemente a la orientación del personal correspondiente al nuevo ingreso y actual de la empresa, facilitando su incorporación y desempeño a las distintas unidades de trabajo

Mediante la realización de dicho manual se podrá garantizar el correcto suministro de información a los empleados de Fashion 4Ever C.A, solucionando los problemas existentes de desorganización en el área de atención al cliente, beneficiando que dichas actividades y responsabilidades se realicen de la forma mas óptima y a través de ello, lograr principalmente un desarrollo eficiente en la empresa, así como también el mejoramiento de las relaciones internas de los empleados de la misma en el ambiente de trabajo.

Finalmente ayudará al desarrollo organizacional de la empresa, ya que con el trabajo individual definido de cada uno de los trabajadores que conforman la organización, se guiará al empleado en el cumplimiento de las actividades que conllevan al logro de los objetivos organizacionales planteados previamente.

Alcance

La investigación tendrá lugar en las instalaciones físicas de La Empresa Fashion 4Ever C.A. (Valig) del Centro Comercial Ciudad AltaVista II nivel planta baja establecimiento Número 126 en Puerto Ordaz Estado Bolívar, abarcando por completo todo el área de trabajo como lo es, el área de asesoramiento y ventas, área administrativa y área de almacén, durante un periodo de tiempo comprendido desde quince a dieciséis semanas, enfocando el estudio hacia la estructura organizativa, con un análisis de funciones, objetivos y cargos actuales de la empresa, adicionalmente el diseño y creación de la misión y la visión, las cuales formarán parte del manual de organización propuesto, con el propósito de contribuir con la optimización organizacional de dicha a empresa.

CAPÍTULO II

LA EMPRESA

En el presente capítulo se desarrollará un resumen de la descripción de Fashion 4 Ever C.A, empresa donde se realizó la investigación, así como también del área donde se llevó a cabo el estudio.

Descripción de la Empresa

Fashion 4 Ever actualmente es una empresa minorista venezolana creada especialmente para promocionar la moda femenina en el país, dicha empresa ofrece diversos estilos en ropas de vestir importada de la mejor calidad, para cualquier temporada del año y para cualquier personalidad tanto para personas delgadas como para personas que visten tallas grandes, así como también para mujeres jóvenes y en edad media de Puerto Ordaz.

Entre algunos de los productos que ofrece Fashion 4 Ever están grandes variedades de:

· Jeans

· Shorts

· Bermudas

· Vestidos

· Blusas y camisas

· Suéteres y chaquetas

· Accesorios y bisutería

· Zapatos

· Carteras

· Trajes de baño y más

Todo seleccionado de las mejores y reconocidas marcas, para complacer y cubrir las exigencias y gustos de la mujer actual, garantizando tanto la comodidad como la elegancia en cada personalidad, logrando así una satisfacción total en el cliente y asegurar compras posteriores a la empresa.

Surge de la creatividad y la idea de la Lic. Ligia Vásquez conjuntamente con su madre Migdalia Pierluissi de Vásquez, ambas deciden incursionar en el mercado de ropa femenina de puerto Ordaz, creando así su primera empresa de ropa de damas, a la cual denominaron Fashion 4 Ever, que traducido al español significaría "Moda para siempre".

En la actualidad Ligia Vásquez y su madre Migdalia Pierluissi de Vásquez se dedican exclusivamente a trabajar en su empresa al igual que sus empleadas, promoviendo el desarrollo y crecimiento eficiente de la misma, cuyo primordial objetivo es comercializar ropa de mujer a la moda, tan atractiva como la de las mejores tiendas, a precios accesibles para todo tipo clientes.

Fashion 4 Ever fue fundada en noviembre del año 2011 en la ciudad de puerto Ordaz, estado Bolívar- Venezuela.

Su nombre comercial es VALIG, que derivan de las iniciales del nombre Ligia y el apellido Vásquez, quien es una de sus fundadoras principales. En este momento se cuenta con una tienda, la cual fue inaugurada y aperturada al público el 17 de noviembre del año 2011en el Centro Comercial Ciudad AltaVista II de Puerto Ordaz.

Las instalaciones físicas de Fashion 4 Ever, están comprendidas principalmente por el área de atención al cliente, en ésta se exhiben cada una de las prendas de vestir de la tienda y se tiene el contacto directo con el comprador, haciéndolo sentir tan a gusto que desee volver a comprar en otras oportunidades. Además de ésta, estará conformada por el área de almacén, en la cual se tienen las reservas de cada pieza que forma parte del inventario, así como las diferentes tallas y colores existentes en la tienda, asegurando de esta manera, complacer al cliente en cada pedido que éste pueda realizar. Finalmente el área de administración, donde se llevan a cabo todos los procesos contables y financieros internos de la empresa.

Asimismo, la empresa cuenta con el personal capacitado y especializado para prestar el servicio de atención y asesoramiento al cliente, exclusivo de damas tanto jóvenes como adultas, el cual esta conformando por el cuerpo de asesoras o vendedoras y la gerente general de la empresa.

Cabe destacar que, la aceptación de la población femenina de puerto Ordaz ha sido muy positiva y favorable para la empresa, teniendo como prueba de ello, el considerable volumen de ventas que ha presentado la tienda hasta la fecha, cumpliendo y superado las expectativas propuestas por sus fundadoras.

Finalmente hay que añadir, que en vista del acelerado crecimiento y éxito de la tienda VALIG en Puerto Ordaz, se ha considerado expandir la empresa incursionando en nuevos mercados de ropa femenina tanto en Puerto Ordaz, como en otras ciudades de Venezuela.

Es importante saber que la empresa Fashion 4 Ever, hasta el día de hoy tiene 6 meses de creada, se podría decir que aun es una empresa nueva y debido a esto, no cuenta con documentos organizativos donde se establece la misión, visión, objetivos y estructura organizativa de la misma.

Ubicación Geográfica

La Empresa Fashion 4 Ever (Valig) se encuentra ubicada en Venezuela- Ciudad Guayana, específicamente en la zona de Puerto Ordaz, estado Bolívar. (Ver Fig. 1)

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Fig. 1: Mapa del Estado Bolívar, Venezuela.

Fuente: www.cica.com.ve

El local principal se encuentra ubicado en la planta baja del centro comercial Ciudad AltaVista II, establecimiento número 126. El Centro Comercial Ciudad AltaVista II, esta situado en la calle Guri/Churu Meru-Cruce Caura/ Cuchiveros de Puerto Ordaz. (Ver Fig.2 y Fig.3)

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Fig. 2: Foto del Centro Comercial Ciudad Alta Vista II.

Fuente: www.mipunto.com.ve

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Fig. 3: Foto del local número 126 del Centro Comercial Ciudad Alta Vista II, Empresa

Fashion 4 Ever C.A, (Valig) Fuente: Elaboración Propia

Descripción del Área de Pasantía

El área donde se desarrolla la presente investigación, abarca todas las instalaciones físicas de la empresa, comprendiéndose por éstas, el área de atención al cliente, que es el lugar donde se realizan las labores de asesoramiento y ventas para cada una de las personas que se dirigen al establecimiento en busca de ayuda para elegir la vestimenta adecuada para cualquier situación determinada; el área administrativa, el cual tiene como propósito coordinar las funciones administrativas de la empresa, asegurando el manejo eficiente de los recursos materiales y humanos con que cuenta la organización, el personal que labora en este departamento realiza funciones de relaciones públicas, archiva, digitaliza documentos, maneja gastos, presupuestos, contabilidad, pagos, entre otros y finalmente el área del almacén, donde se encuentran ubicadas todas las diferentes tallas y colores de las prendas de vestir para la reposición de la exhibición una vez culminada la venta de la misma, mercancía dañada, estantes de zapatos, entre otros.

Descripción del Trabajo Asignado

Como se ha mencionado anteriormente la empresa Fashion 4 Ever C.A, es una empresa nueva que actualmente tiene 6 meses de fundada, la cual cuenta con una fuerza laboral ya establecida para las actividades diarias que se requieren en la misma, pero no cuenta con los documentos organizativos que definen misión, visión objetivos y estructura organizativa de la misma, este documento organizacional, es conocido como manual de organización y es una herramienta muy útil y fundamental para toda empresa u organización, ya que por medio de este se puede llegar a conseguir un mejor ambiente de trabajo evitando confusiones y asignando responsabilidades individuales a cada una de las personas que en ella labora diariamente.

Se realizaran encuestas a todo el personal de la empresa Fashion 4 Ever C.A, incluyendo los propietarios y personal responsable de la misma, con la finalidad de conocer detalladamente sus funciones en la tienda, esto con la finalidad de posteriormente realizar los respectivos análisis de cargos y diseñar la estructura organizativa para dicha empresa.

Asimismo, se evaluará el entorno de la empresa, para presentar propuestas de misiones, visiones y objetivos de ella al responsable de la unidad, las cuales estarán plasmadas en el manual de organización y cada empleado deberá fijar su atención y tener presente cada uno de ellos, de esta manera se puede garantizar una eficiencia y un desarrollo productivo tanto en el personal como en la respectiva empresa en general.

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