Manual de organización para la empresa fashion 4 Ever C.A (Valig)
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
Fashion 4 Ever, actualmente es una empresa minorista venezolana
creada especialmente para promocionar la moda femenina en el
país, dicha empresa ofrece diversos estilos en ropas de
vestir importada de la mejor calidad, para cualquier temporada
del año y para cualquier personalidad tanto para personas
delgadas como para personas que visten tallas grandes. LA
EMPRESA
Entre algunos de lo productos que ofrece Fashion 4 Ever
están grandes variedades de: • Jeans • Shorts
• Bermudas • Vestidos • Blusas y camisas •
Suéteres y chaquetas • Accesorios y bisutería
• Zapatos • Carteras • Trajes de baño y
más LA EMPRESA
LA EMPRESA
LA EMPRESA Ubicación Geográfica
EL PROBLEMA
EL PROBLEMA
EL PROBLEMA Es importante saber que el personal que
desempeña la función de atención al cliente
o mejor llamados asesores de ventas, ha cambiado o ha sido
re-emplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que
cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de
ejecutar sus tareas y a raíz de esto nace la
desorganización en el área de trabajo.
EL PROBLEMA Tomando en cuenta lo señalado anteriormente,
esta investigación permite dar respuestas y propuestas de
soluciones a la siguiente problemática: La carencia de un
manual de organización para la ejecución de
actividades inherentes al departamento de atención al
cliente de la empresa Fashion 4Ever C.A (Valig).
EL PROBLEMA La inexistencia de una documentación adecuada
de cómo deben realizar las actividades en el área
de trabajo han afectado el desempeño de esta área
de la empresa, por esta razón, es muy común que se
dé lugar a las confusiones, a las duplicaciones de
esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en
general.
EL PROBLEMA Objetivo General
EL PROBLEMA Objetivos Específicos
EL PROBLEMA Justificación
EL PROBLEMA Alcance
Diseño Metodológico Según su nivel, atiende
a una investigación descriptiva, pues el estudio permite
analizar y caracterizar cada etapa que conformará el
proceso en cuestión, además de describir y plasmar
en un documento, las actividades que deben ejecutar el personal
tanto administrativo, como de asesoramiento y ventas de la
empresa, los próximo a ingresar y los sucesivos,
permitiendo así establecer el camino óptimo para
realizar cada una de las diligencias necesarias. Tipo de
Investigación
Diseño Metodológico Población y
Muestra
Diseño Metodológico Describir la situación
actual de la empresa organizacionalmente. Evaluar la
información, para identificar los problemas, causas y
posibles soluciones. Determinar las macrofunciones de las
unidades Describir las unidades que conforman la estructura
organizativa. Definir la estructura organizativa. Definir y
describir los cargos propuestos. Elaborar el manual de
organización Procedimiento
Situación Actual Diagnóstico De La Situación
Actual
Situación Actual
Situación Actual
Situación Actual Los motivos por los cuales Fashion 4 Ever
C.A., decide diseñar su estructura organizativa se debe en
principio a las siguientes razones: No existe un estudio de
organización adecuado, ni lineamientos organizacionales:
La empresa no cuenta con un estudio de organización
definido aun cuando contara con una organización no
estructurada, la cual se ha encargado de sacar adelante la
empresa. La organización no solo se refiere a la
estructura u organigrama como tal, sino a todo lo que conforma la
organización incluyendo sus funciones correlativas y la
forma en que se coordina para lograr un fin común.
Situación Actual Desequilibrio en las cargas de trabajo:
Este desequilibrio se encuentra presente en las diferentes
unidades de la organización, y dado que la cantidad
específica de trabajo a realizar en cada unidad de la
organización debe ser la adecuada a su personal, capacidad
y posición, motivo por el cual la empresa debe subdividir
las actividades claramente relacionadas y delimitarlas.
Situación Actual Problemas de jerarquía y
autoridad: Los conflictos de autoridad que se presentan en este
caso, se deben a la delegación de responsabilidad en los
distintos miembros que conforman las distintas unidades de la
empresa, lo que trae como consecuencia que se intercambien las
funciones y responsabilidades, presentándose en muchos
casos para que existan dualidades de mando. No existen documentos
donde se especifiquen las funciones y atribuciones de cada
cargo.
Análisis y Resultados Presentación Y
Análisis De Los Resultados De Las Encuestas Aspectos
Estructurales ¿Considera usted que existe una clara
definición de los objetivos de la empresa? El 75% de los
empleados tiene una clara definición de los objetivos de
la empresa, los cuales están trabajando desde el inicio de
la misma, el otro 25% pertenecen al personal nuevo y de
apoyo.
Análisis y Resultados ¿Están claramente
definidas las funciones que debe realizar cada Cargo? Solo el
87,5% de los empleados tiene claramente definidas las funciones
que debe realizar cada Cargo ¿Sabe si se tienen
establecidas por escrito las funciones de unidades y cargos? El
62,5% de los trabajadores no sabe si están establecidas
las funciones por escrito y el 37,5% no contestó la
pregunta, ya que todos realizan sus funciones con instrucciones
dadas verbalmente.
Análisis y Resultados ¿Sabe usted si existe un
Manual de Organización debidamente estandarizado en la
unidad o departamento en el que trabaja? Solo el 50% de los
empleados afirman la inexistencia de un Manual de
Organización debidamente estandarizado, el otro 50%
desconoce si existe o no. ¿Conoce las funciones que debe
realizar su cargo? El 100% de los trabajadores conocen las
funciones que debe realizar cada uno el su respectiva área
de trabajo.
Análisis y Resultados ¿Considera que la carga de
trabajo es correcta? Solo el 12,5% de los empleados opina que la
carga de trabajo no es correcta y el 87,5% esta de acuerdo con
sus funciones en el cargo que desempeñan.
¿Considera que todas las funciones que realiza le competen
a su cargo? Solo el 62,5% de los trabajadores realizan funciones
exclusivamente de su cargo, el otro 37,5% sustituye a otros
cargos en casos de emergencia.
Análisis y Resultados Aspectos decisorios
¿Considera usted que cada cargo posee la autoridad
delegada necesaria para garantizar el logro de los objetivos? La
autoridad delegada al 50% de los cargos no es acatada como se
debe, debido a la falta de un manual de organización
Análisis y Resultados ¿Considera usted que existe
liderazgo en el ejercicio de la autoridad en su unidad? Todos los
empleados opinan que si existe liderazgo en el ejercicio de la
autoridad en todas las unidades. ¿Considera que la
información necesaria para realizar sus funciones es
recibida con oportunidad? La información necesaria para
realizar las funciones respectivas no es recibida con
oportunidad, según el 50% de los encuestados
Análisis y Resultados ¿Considera que se realizan
correctamente los procesos administrativos de
planificación, organización, dirección y
control? Sólo el 12,5% de los encuestados opina que no se
tiene una organización eficiente en las funciones a
realizar. ¿Las funciones de su área están
debidamente relacionadas con las otras áreas de la
empresa? El 75% de los empleados coinciden en que todas las
áreas de la empresa están relacionadas entre
sí.
Análisis y Resultados ¿Los resultados de su cargo
se ven afectados por los resultados de otros cargos o
áreas de la organización? Sólo el 50% de los
encuestados opina que su cargo es afectado directa o
indirectamente por otros cargos. ¿Cree usted que existe
alguna dificultad para alcanzar los objetivos y cumplir con las
responsabilidades asignadas? Sólo el 12,5% de los
trabajadores de la empresa tiene dificultad para alcanzar los
objetivos organizacionales.
Análisis y Resultados Aspectos Normativos ¿Cree
usted que los objetivos y metas de su unidad expresan el que
hacer diario de su trabajo? El 87,7% de los empleados coincide
que los objetivos y metas de su unidad expresan el que hacer
diario de su trabajo
Análisis y Resultados ¿Cree usted que los
procedimientos deben cambiarse para elevar el desempeño
actual?. Sólo el 25% de los trabajadores de la empresa
opina que se deben cambiar los procedimientos deben cambiarse
para elevar el desempeño actual.
Análisis y Resultados Aspectos ambientales ¿Cree
usted que existe una verdadera organización de las tareas
en su grupo de trabajo? Sólo el 25% de la fuerza laboral
opina que no existe una verdadera organización de las
tareas en su grupo de trabajo
Análisis y Resultados ¿Los métodos de
trabajo utilizados son los más apropiados para su labor?
La mayoría de los empleados coinciden en que los
métodos de trabajo utilizados son los más
apropiados para su labor. Las condiciones físicas de todas
las áreas de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de
las tareas diarias. ¿Las condiciones físicas de su
área de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de sus
tareas?
Análisis y Resultados ¿Existe un plan de
entrenamiento y capacitación del personal? Actualmente en
la empresa no existe un plan de entrenamiento y
capacitación del personal. Sólo el 12,5 de los
trabajadores considera que su trabajo no es debidamente
recompensado o remunerado ¿Considera usted que su trabajo
es debidamente recompensado o remunerado?
Análisis y Resultados ¿El equipo Gerencial es justo
en su trato? El 87,5% de los encuestados siente que el equipo
Gerencial es justo en su trato El 100% de los empleados se
sienten en un Clima Organizacional completamente favorable
Clasificaría el Clima Organizacional existente como:
Análisis y Resultados Aspectos tecnológicos
¿Considera que posee la preparación técnica
necesaria para desempeñar su cargo con éxito?
Sólo el 12,5% de los encuestados considera que no tiene la
preparación técnica, para desempeñar su
cargo con éxito.
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