Mejoras al proceso de gestión de servicio de documento del área de sistemas y documentación

RESUMEN

En el siguiente trabajo se realizó un
levantamiento de procesos llevado a cabo en el área de
Sistema y Documentación adscrita al Proyecto de
Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras Región
Sur. La investigación está enmarcada en un
diseño Experimental de campo, de tipo descriptiva,
exploratoria, proyectiva y evaluativa. La información fue
recopilada a través de la entrevista no estructurada de su
personal. Se planteó como objetivo general: Mejorar el
proceso de gestión de servicio de documento del
área de sistema y documentación adscrita al
Proyecto de Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras –
Región Sur. Mediante el análisis de la
situación actual de los procesos, se desarrollaron una
serie de mejoras que optimizan los procesos. Se realizó la
normalización de los procesos. Se analizó las
condiciones ambientales y físicas del
área.

Palabras claves: Levantamiento de
Procesos, Mejoras, Normalización de Procesos,
Gestión de Servicio, Condiciones Físicas y
Ambientales.

INTRODUCCIÓN

El Área de Sistemas y Documentación
adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas –
Región Sur, contempla dentro de sus funciones la
recepción, resguardo, distribución y
conservación de los documentos generados por los proyectos
que actualmente se ejecutan en las centrales
hidroeléctricas: Simón Bolívar, ubicada en
Gurí, Francisco de Miranda ubicada en Caruachi y Antonio
José de Sucre ubicada en ciudad Guayana.

Debido al proceso de conformación de la
estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se cuenta con
una estructura formal aprobada hasta el último nivel es
por ello que la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas –
Región Sur esta laborando mediante funciones que responde
tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo.

Es por ello que él, Área de Sistemas y
Documentación trabaja en función de organizar la
gestión a nivel documental que es generada por los
múltiples proyectos que actualmente se
ejecutan.

Esta investigación tiene como finalidad
diagnosticar y generar propuestas en cuanto al proceso que se
lleva a cabo en la unidad.

Se justifica esta investigación, puesto que no
existe una estructura organizativa para la unidad en donde se
contemple las funciones y procesos específicos, y tiene
como propósito mejorar el proceso de gestión de
servicio de documento del Área de Sistemas y
Documentación perteneciente a la Coordinación
Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas
Hidroeléctricas – Región Sur.

Para el área es de suma importancia puesto que
tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz,
oportuna y con servicio de calidad las necesidades de
información de sus usuarios; y la forma de cumplirlo es
normalizar y cumplir al cien por ciento con las actividades que
se deben realizar en el área de sistema y
documentación.

A través de este informe se presenta el resultado
de la investigación realizada en los siguientes
capítulos:

v Capítulo I: se expone el problema
objeto de la investigación.

v Capítulo II: se describen las
generalidades de la empresa.

v Capítulo III: se presenta el
soporte teórico que sustentan la
investigación.

v Capítulo IV: se presenta el
diseño metodológico que fue sugerido para realizar
el estudio.

v Capítulo V: se plantea la
situación actual.

v Capítulo VI: se describe la
situación propuesta.

Finalmente, se presentan las conclusiones,
recomendaciones, bibliografía, apéndices y
anexos

CAPITULO I

El
PROBLEMA

1.1. Planteamiento Del Problema

CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista,
adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía
Eléctrica, es una institución que nace con la
visión de reorganizar y unificar el sector
eléctrico venezolano a fin de garantizar la
prestación de un servicio eléctrico confiable,
incluyente y con sentido social.

Los Proyectos de Mantenimiento Mayor,
Rehabilitación y Mejoras Región Sur que actualmente
se llevan a cabo en las centrales hidroeléctricas de
Gurí, Caruachi, y Macagua; en donde se realizan el
acondicionamiento, rehabilitación o reemplazo de los
componentes y equipos que ya cumplieron su vida útil con
la premisa de extender la producción de energía
eléctrica. Los trabajos serán realizando por los
fabricantes y empresas contratistas nacionales y extranjeras bajo
la supervisión de la Coordinación Nacional de
Mantenimiento operacional de Plantas
Hidroeléctricas.

El Área de Sistemas y Documentación se
encuentra adscrita a la Coordinación Nacional de
Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas –
Región Sur (CNMOPH-RS), dentro de las funciones y
procesos medulares que lleva a cabo realiza la labor de
recepción, envió, resguardo y distribución
de la documentación generada por los Proyectos de
Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras
Región Sur.

Esta área lleva a cabo las funciones de un
archivo de gestión puesto que trabaja y maneja documentos
impresos con información pública y privada,
generada y recibida por las unidades organizativas de CORPOELEC,
en el desarrollo de sus actividades y funciones administrativas
que tengan encomendadas y conservados como instrumentos para su
gestión e información.

Actualmente el Área de Sistema y
Documentación se encarga de apoyar a las unidades
adscritas a la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región
Sur, para la cual debe proveer los documentos referidos a: los
contratos, comunicaciones, información técnica,
correspondencia y otros, necesario para que las distintas
unidades puedan consultar la información correspondiente y
a su vez prestar servicio de escaneado y fotocopia a las
mismas.

Los procesos que se llevan a cabo en el área son
la recepción, resguardo, distribución y
envió de documentos, digitalización y registro en
el sistema de manejo electrónico de documentos
(MED).

El área no cuenta con normas, ni instrucciones
estandarizadas ni normalizadas aplicadas para la gestión
de documentos oficiales asociados a la gestión de
CORPOELEC; ya que la misma se está iniciando su
conformación.

Antecedentes:

Desde el inicio de la modernización en la planta
Gurí desde el año 2002, se ha generado una gran
cantidad de documento, expedientes, e información
técnica y otros, proveniente de los trabajos y contratos
realizando por los fabricantes y empresas contratistas nacionales
y extranjeras. Estos documentos no eran registrados, ni
archivados y estaban esparcidos por las unidades adscritas a la
planta Gurí.

Esta situación llevó a los directivos a
tomar la decisión de crear una oficina o área que
se encargara de reunir, gestionar y distribuir la
documentación.

Por lo que la empresa hizo uso de los servicios que
prestan los consorcios de ingenierías, para crear un
sistema y manejo de información; la empresa Tecnoconsult
ganó la licitación del contrato.

Los trabajos ejecutados por Tecnoconsult dieron inicio
el 01 de junio del 2007 y culminó el 30 de septiembre del
2007. El alcance de contrato contemplo: la elaboración de
una base de datos para el registro de la documentación;
ordenamiento físico de la documentación;
evaluación de documentos a clasificar y controlar;
clasificación, codificación y almacenamiento de la
información. Además se instruyo al personal de la
planta Gurí en cuanto a las funciones que se debía
cumplir en la nueva unidad.

Para realizar estos trabajos primeramente se hizo una
recopilación de la información que se encontraba en
las distintas unidades de la planta Gurí. Posterior a esto
se cumplió con el alcance propuesto en el contrato; a la
unidad se le asigno el nombre de sistema de documentación
perteneciente a la antigua PMPG y bajo la responsabilidad de los
trabajadores de la planta Guri.

El Área de Sistema y Documentación fue
creada para gestionar la documentación e
información de los Proyectos de Mantenimiento de la
planta Gurí, pero sin embargo en la
actualidad tiene a su cargo la gestión de
documentación del Proyecto de Mantenimiento Mayor
Rehabilitación y Mejoras Región Sur. Las funciones
y procesos medulares se han multiplicado por lo que maneja mayor
documentación pertenecientes a las plantas
hidroeléctricas Gurí, Macagua, Caruachi y
posteriormente Tocoma.

En estos momentos se continúa con la
transferencia de documentación de la planta Macagua al
Área de Sistema y Documentación.

Se realizará un levantamiento de procesos para
normalizar los procesos llevadas a cabo dentro del
área.

1.2.
Formulación Del Problema

La necesidad del levantamiento de procesos del
área, nace ya que se necesita normalizar, estandarizar las
instrucciones y normas que regirán las actividades que
debe cumplir el área en su proceso de gestión de
servicio de documentación, así como garantizar la
organización y conservación de los documentos
impresos, a fin de satisfacer las necesidades de
información para la gestión de la empresa. Y a su
vez presentar una propuestas de mejora en cuanto a las
condiciones de físicas y ambientales del
archivo.

La problemática planteada tiene origen en que es
un área nueva y debido al proceso de conformación
de la estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se
cuenta con una estructura formal aprobada hasta el último
nivel; es por ello que esta laborando mediante funciones que
responde tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo.
Esta área fue creada para gestionar documentación
del proyecto de mantenimiento de la planta Guri y ahora tiene
mayor alcance con los Proyecto de Mantenimiento Mayor

Rehabilitación y Mejoras Región Sur, por
esta razón se está acoplando para responder a sus
nuevas funciones con las mismas condiciones de
trabajo.

De esta manera esta situación ocasiona las
siguientes consecuencias:

· No se tienen establecidos los
roles del equipo de trabajo.

· Archivo sin codificación y
sin identificación.

· No se llevan a cabo las
actividades propias de un archivo de gestión.

· Duplicidad de documentación
dentro del archivo.

· No existe manual de procedimientos
de la unidad.

La investigación abarcará la
recopilación, revisión, análisis y
propuestas aplicadas a los subprocesos en cuanto a la
recepción, digitalización, resguardo,
distribución, organización y codificación,
desincorporación de documentos, atención a los
usuarios, gestión de la unidad y mantenimiento de las
condiciones físicas y ambientales del archivo.

La finalidad de esta investigación se presenta
para crear mejoras dentro de la gestión tomando en cuenta
cuatro aspectos: Los procesos, el personal, los recursos y la
infraestructura.

1.3.
ALCANCE:

Optimizar el proceso de gestión de servicio de
documentación; la cual se orientará a diagnosticar,
levantamiento de procesos y generar propuestas para establecer,
normalizar y estandarizar los procesos, actividades y funciones,
también contemplara la organización del archivo,
con el propósito de mejorar la gestión del
Área de Sistemas y Documentación adscrita a la
Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de
Plantas Hidroeléctricas – Región Sur.
A su vez crear propuestas para el mantenimiento de las
condiciones físicas y ambientales para el archivo de la
unidad.

1.4.
DELIMITACIONES:

La investigación se desarrollara en el
Área de Sistemas y Documentación ubicada en la
Central Hidroeléctrica Simón Bolívar
Gurí, específicamente en el edificio administrativo
planta baja.

1.5.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA:

Para la CORPOELEC es de suma importancia que en todas
sus áreas se logre los más altos estándares
de eficiencia y calidad.

Esta investigación es importante puesto que la
unidad está en la búsqueda de mejorar su
gestión y cumplir con sus objetivos que son garantizar la
organización y conservación de los documentos y
proveer de manera eficiente y oportuna la información
correspondiente que soliciten las distintas unidades.

La justificación de esta investigación se
sustenta en que el área no cuenta con una estructura
organizativa y solo lleva a cabo funciones y procesos medulares
para la cual se desea establecer los procesos y funciones que
debe cumplir para realizar una buena gestión y que se
ajuste a las normas de CORPOELC, mediante la creación e
implementación de mejoras a la gestión de la
unidad.

La implementación de esta investigación
tiene como beneficiado todas aquellas unidades que estén
relacionados con los Proyectos de Mantenimiento Mayor,
Rehabilitación y Mejoras Región Sur, puesto que
obtendrán la documentación correspondiente de forma
eficaz, oportuna y con un servicio de calidad.

1.6. OBJETIVO
GENERAL

Mejorar el proceso de gestión de servicio de
documento del Área de Sistemas y Documentación
adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región
Sur

1.7. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

· Diagnosticar los aspectos relacionados con la
gestión llevada a cabo en el Área de Sistemas y
Documentación.

· Crear normas e instrucciones internas en el
área, en cuanto a la recepción, resguardo,
distribución, desincorporación de documentos y
atención al usuario.

· Elaborar una metodología que permita
controlar y mantener la organización e
identificación del archivo.

· Proponer mejoras de las condiciones
físicas y ambientales para el archivo.

CAPITULO II

GENERALIDADES DE
LA EMPRESA

2.1. BREVE DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA

Corpoelec, Empresa Eléctrica Socialista,
adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía
Eléctrica, es una institución que nace con la
visión de reorganizar y unificar, en una empresa
única, al sector eléctrico venezolano, a fin de
garantizar la prestación de un servicio confiable, de
calidad y eficiente, no excluyente y con sentido social. Como
Institución que fortalece al sector eléctrico,
participar en todas las actividades y jornadas de
contribución social impulsadas por el Gobierno
Bolivariano.

Su creación data del 31 de julio de 2007,
mediante el Decreto Presidencial Nº 5.330 por
el cual el presidente de la República Bolivariana de
Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, ordenó
la reorganización del Sector Eléctrico Nacional con
la finalidad de mejorar el servicio en todo el
país.

En su Artículo 2º, el Decreto define a
Corpoelec como una "empresa operadora estatal encargada de
realizar las actividades de generación,
transmisión, distribución y comercialización
de potencia y energía eléctrica". La
responsabilidad de direccionar toda la política
eléctrica quedaba en manos del Ministerio del Poder
Popular para la Energía y el Petróleo, MENPET.
Hecho publicó el Decreto, todas las empresas que
existían en el sector, provenientes de los
ámbitos público y privado (EDELCA, EDC, ENELVEN,
ENELCO, ENELBAR, CADAFE, GENEVAPCA, ELEBOL, ELEVAL, SENECA,
ENAGEN, CALEY, CALIFE Y TURBOVEN) trabajaron en sinergia para
avanzar en el proceso de fusión, y facilitar la
transición armoniosa del sector.

Dada la creciente demanda y las exigencias del Sistema
Eléctrico Nacional, SEN, el 21 de octubre de 2009 el
Ejecutivo Nacional crea el Ministerio del Poder Popular para la
Energía Eléctrica, MPPEE, bajo cuyo paraguas se
adscribe a Corpoelec. Este mandato, que se publicó como
Decreto N° 6.991 en la Gaceta Oficial 39.294 del 28 de
octubre, dispone que el titular de esta cartera será, a su
vez, la máxima autoridad de Corpoelec.

Con la posterior Ley de Reforma Parcial del Decreto, en
agosto de 2010 (Gaceta Oficial N° 39.493), el estatus de
fusión de las empresas cambia al de integración, la
cual se cumplió el 31 de diciembre de 2011. También
destaca en esta reforma el cambio de la denominación de
Decreto con Rango y Fuerza de Ley, por la de Ley Orgánica
de Reorganización del Sector Eléctrico. La
integración estaba en marcha.

Hoy, con la Integración en una sola unidad
operativa y administrativa como es Corpoelec, el Gobierno
Bolivariano garantiza un desarrollo eléctrico acorde con
los requerimientos de la población venezolana, y en
correspondencia con los lineamientos del Primer Plan Socialista
de 2008-2013, primera fase del Plan Simón
Bolívar.

2.2.
Misión

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio
eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido
social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a
través de la utilización de tecnología de
vanguardia en la ejecución de los procesos de
generación, transmisión, distribución y
comercialización del Sistema Eléctrico Nacional,
integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos
socialistas, para contribuir con el desarrollo político,
social y económico del país.

2.3.
Visión

Ser una Corporación con ética y
carácter socialista, modelo en la prestación de
servicio público, garante del suministro de energía
eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad
financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la
participación de las comunidades organizadas en la
gestión de la Corporación, en concordancia con las
políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el
progreso del país, asegurando con ello calidad de vida
para todo el pueblo venezolano.

2.4. Valores
Corporativos

· Ética Socialista

· Responsabilidad

· Autocrítica

· Respeto

· Honestidad

· Eficiencia

· Compromiso

2.5.
Generación

El parque de generación del Sistema
Eléctrico Nacional, asciende a unos
24.000 megavatios de capacidad instalada y está
conformado por un significativo número de
infraestructuras, localizadas en su mayoría, en la
región de Guayana, donde funcionan los complejos
hidroeléctricos más grandes del país.
Éstos ofrecen más del 62% del potencial
eléctrico que llega a hogares e industrias de toda la
Nación.

Otro 35% de la generación de electricidad
proviene de plantas termoeléctricas, y casi un 3%
corresponde al sistema de generación distribuida,
conformada por grupos electrógenos. Esto ha sido posible,
gracias al rescate del parque de generación por parte de
la Corporación Eléctrica Nacional, que viene
de sufrir más de dos décadas de
desinversión, lo que le ha proporcionado fragilidad al
sistema eléctrico, haciéndolo, sobre todo,
dependiente de una sola fuente generadora.

CORPOELEC viene revirtiendo esa situación,
y por eso está empeñada en ofrecerles a los
venezolanos y venezolanas, un sector eléctrico digno,
confiable y de calidad, invirtiendo importantes recursos para
ampliar y reforzar el parque de generación, y a la vez
promueve el desarrollo de fuentes alternativas de energía,
como la eólica o solar.

Las obras acometidas el año pasado incrementaron
la capacidad de Generación en más de 2.116
megavatios. Para el 2011 se tiene planteado poner en marcha una
serie de obras que incluyen tres plantas móviles, la
rehabilitación de las unidades de Planta Centro y dos
plantas flotantes para Caracas.

En la actualidad, el patrimonio de generación de
energía eléctrica existente en Venezuela es el
siguiente:

2.5.1. Plantas
Termoeléctricas:

· Josefa Camejo
(Falcón)

· Complejo Termoeléctrico
General Rafael Urdaneta (Termozulia I y II) (Zulia)

· Argimiro Gabaldón
(Lara)

· Planta Centro
(Carabobo)

· Antonio José de Sucre
(Sucre) (en ejecución)

· Termocentro (Miranda) (en
ejecución)

· Ezequiel Zamora (en
ejecución)

· Alberto Lovera (en
ejecución)

· Juan Manuel Valdez (en
ejecución)

· San Diego de Cabrutica (en
ejecución)

· Termoisla (en
ejecución)

2.5.2. Plantas
Hidroeléctrica:

· Simón Bolívar
(Bolívar)

· Antonio José de Sucre
(Bolívar)

· Francisco de Miranda
(Bolívar)

· Masparro (Barinas)

· Juan Antonio Rodríguez
Domínguez (Barinas)

· General José Antonio
Páez (Mérida)

· Manuel Piar (Bolívar) (en
ejecución)

· Fabricio Ojeda (Mérida) (en
ejecución)

· Leonardo Ruiz Pineda
(Táchira) (en ejecución)

2.5.3. Plantas de Generación
Distribuida (Grupos electrógenos):

· Mantecal (Apure)

· El Palito (Carabobo)

· Arismendi (Barinas)

· Guanapa I y II
(Barinas)

· Caño Zancudo
(Mérida)

· Coloncito
(Táchira)

· La Fría I y II
(Táchira)

· Tomoporo (Trujillo)

· Caripito (Monagas)

· Cruz Peraza (Monagas)

· Temblador (Monagas)

· Cantarrana (Miranda)

· Camaguán
(Guárico)

· Puerto Ayacucho
(Amazonas)

· Aragua de Barcelona
(Anzoátegui)

· Clarines
(Anzoátegui)

· Cuartel
(Anzoátegui)

· El Rincón
(Anzoátegui)

· Achaguas (Apure)

· Coro (Falcón)

· Punto Fijo I y II
(Falcón)

· Boca de Río (Nueva
Esparta)

· Luisa Cáceres I y II (Nueva
Esparta)

· Luisa Cáceres III y IV
(Nueva Esparta)

EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
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