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Metodologia para tomar decisiones sobre compras




  1. La gestión de proveedores
  2. Negociaciones con los proveedores
  3. Qué espera un comprador de sus proveedores
  4. Expectativas de un proveedor sobre un comprador
  5. El plan de compras

Seleccionar:

En el mercado se pueden encontrar una gama de proveedores para todo lo que se pueda necesitar en una empresa y entonces se pueden recibir muchas ofertas del producto que necesitamos.

¿Cuándo es que se necesitan proveedores? Hay muchas situaciones y podemos señalar las siguientes:

  • Cuando una empresa va a empezar a trabajar en un mercado

  • Cuando hay innovación y se piensa introducir un nuevo producto.

  • Cuando hay un relanzamiento de producto.

En esta fase del proceso, debemos de investigar y conocer a los potenciales proveedores para tener un grado de confianza con el que escojamos y para ello se puede hacer, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Se deben solicitar cotizaciones del producto y les debemos detallar la calidad que esperamos (Especificaciones Técnicas).

  • Para efectos de conocer más al proveedor se puede hacer una investigación entre clientes que ellos tienen y pedirles referencias de la experiencia que han tenido con ese proveedor. Así también se pueden visitar las instalaciones donde se produce lo que queremos, siempre que sea factible hacerlo. Todo con el propósito de tener una amplia visión de lo que es del proveedor y su potencial.

  • Debe hacerse una primera depuración de las cotizaciones recibidas, en combinación con las referencias recabadas. Aquí se toman en cuenta Precios, Calidades, Servicio, capacidad de entrega, garantías o servicios post-venta, ubicación, etc.

  • Pedir muestras del producto para hacer análisis y revisar si pueden entregar el producto con los requisitos de calidad solicitados.

  • De todos los proveedores podemos seleccionar uno o dos o tres, para trabajar con ellos.

  • Se debe decidir por el proveedor que ha ofrecido las mejores opciones de negocio.

Segmentar:

Los proveedores se deben de clasificar para efectos de darles el seguimiento apropiado en la operación de compra y cumplimiento de lo acordado.

Se les compra su producto para usarlo en los artículos que el comprador fábrica o vende y en su cartera tendrá productos que son de clasificación A, B o C, de acuerdo con la demanda que tiene de sus consumidores.

Si lo que se le compra se utiliza en productos A, el proveedor también estará en la categoría A, ya que ese producto tiene una prioridad de que no debe faltar en el mercado pues su venta en el mercado representa los mayores ingresos que tiene la empresa, por lo tanto los volúmenes de compra y su valor son cuantiosos.

Por tanto, se deben clasificar a los proveedores según el nivel de importancia que tiene por el uso y por razón del volumen de compra que le hacemos, y para darle el seguimiento necesario para evitar desabastecimiento.

Evaluación:

Después de un período determinado, se debe de analizar su comportamiento relacionado con el negocio que tenemos en común.

Evaluar el servicio, la calidad, el cumplimiento de fechas y de entregas completas, respuesta de reposición de producto recibido en mal estado, asistencia técnica, etc. Todo eso para efectos de determinar si la atención recibida es satisfactoria y que no tenemos objeciones de su producto, para tomar decisiones si se continúa trabajando con él o ya no.

Un método sencillo para evaluar: Ponderación por puntos:

Los pasos a seguir son:

  • Establecer una lista de factores relevantes que interesa a la empresa evaluar del comportamiento de los proveedores.

  • Asignar un peso a cada factor para reflejar su importancia relativa en las necesidades de la compañía. La suma de estos pesos no excede al 100 (Si son porcentajes), ó al 10 ó al 1.

  • Un Comité o una autoridad debe calificar a cada proveedor asignando una nota por cada factor contemplado.

  • Multiplicar cada calificación por los pesos de cada factor, y totalizar la calificación.

  • Hacer una recomendación basada en la máxima calificación en puntaje, considerando los resultados obtenidos.

Desarrollo:

Dentro del grupo de proveedores que atienden a la empresa, se van a encontrar algunos que han demostrado que les interesa y le dan gran importancia a la relación de compra-venta que se tiene y es lo que algunos dicen que "tiene madera" para convertirse en un excelente proveedor, por tanto se puede buscar hacer una "alianza estratégica"

Es decir, ver en que puede ayudar para que el proveedor pueda crecer al mismo tiempo que el comprador y para que pueda prestar un servicio óptimo.

Aquí se le ayuda analizando sus procesos, las capacidades del personal, sus fuentes de materias primas, y ver la forma de cómo mejorarlos para que se alcancen mayores rendimientos de calidad y productividad.

Hacerles ver que se puede crecer en conjunto y que son socios en el mismo negocio que se tiene en común.

Certificación

Una vez que el proveedor aceptó hacer esa alianza y que ha modificado procesos, todo con el propósito de dar un mejor servicio, se le da una constancia de que es un proveedor Certificado, lo que significa el aseguramiento de la calidad, del servicio y todo lo que pueda favorecer en la operación común.

Esa alianza puede durar mucho tiempo y se hacen revisiones para evitar desvíos en lo acordado.

La palabra negociación indica o se conceptúa como una discusión o cambio de impresiones para llegar a un acuerdo. También a tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio.

Aparentemente nada tienen que ver estos conceptos con la palabra precio, ni siquiera la mencionan. Muchas personas suponen que las negociaciones se limitan a la discusión del precio.

De los diferentes factores que intervienen en la negociación de compra, el dinero es uno de los más importantes, pero si pensamos que es el único elemento que interviene, estaríamos en un error, ya que también hay que tomar en cuenta: la cantidad, la calidad, el servicio, la entrega, las especificaciones y las condiciones de pago, entre otros.

LO QUE SE DEBE NEGOCIAR

Sobre todo, se deben manejar una serie de argumentos que serán la base de la negociación. Así tenemos:

  • Cualquier aspecto del costo, sobre todo el precio

  • La calidad del producto

  • El monto de la transacción

  • Los descuentos por volumen

  • La posibilidad de requerir los servicios o el producto por un largo tiempo.

  • La garantía de órdenes futuras

  • Los aspectos del servicio (Medio de Transporte, Tiempo para la entrega, aseguramiento, etc.)

  • El manejo de los rechazos o de los materiales defectuosos.

  • La asistencia técnica, en casos necesarios.

  • Aspectos de embalaje

  • Cumplimiento de fechas de entrega.

A continuación se detallan algunas expectativas que el comprador tiene sobre sus proveedores, lo que puede determinar la calificación de bueno o excelente suplidor:

  • Seriedad en sus cotizaciones y ofrecimientos. Es decir transparente en lo que presenta cuando se le requiere.

  • Que demuestre que se le puede tener confianza con el negocio que se tiene con él, ya que de ello depende que la relación se prolongue por largo tiempo.

  • Los estándares de calidad que se establecieron en la negociación, ya sea tanto para el producto, como para el servicio de entrega y la atención que brinde su personal, en todos los niveles de la organización.

  • Que tenga una ética que lo distinga del promedio de proveedores de su índole.

  • Que los representantes de ventas que visitan a los compradores tenga la capacidad suficiente para el conocimiento del producto que ofrecen, tanto de aspectos técnicos como de características generales.

  • Que comparta información sobre innovación para los productos que ofrece, tendencias y cambios en el mercado.

  • Que tenga trayectoria, imagen y reconocimiento en el medio.

  • Que garantice puntualidad y oportunidad en la entrega de los pedidos.

  • Que permita el otorgamiento de plazos para crédito en la compras, descuentos por volumen adquirido, pronta restitución de averías en el producto, atención a reclamos con prontitud, etc.

En resumen, el buen comprador espera encontrar proveedores con los que pueda establecer y mantener unas excelentes y productivas relaciones comerciales.

Las expectativas de los proveedores acerca de un buen comprador se resumen en que el proveedor: 

  • Espera encontrar una persona amigable que se sienta en confianza haciendo negocios con él. 

  • Espera encontrar un comprador respetuoso. El comprador respetuoso es el que piensa que el negocio tiene que ser bueno para ambas partes. 

  • Espera un comprador no le dé largas a la toma de decisiones relacionadas con el negocio que se tiene o se pretende tener.

  • Espera un comprador que sepa escuchar y que se deje asesorar.

  • Espera un comprador que entienda que el precio no es la única variable que se debe tomar en cuenta y que existen otros factores que pueden ser de conveniencia para ambos.

  • Espera un comprador con el cual se puedan hacer negociaciones para largo tiempo.

  • Espera hacer negocios que produzcan buenos resultados. 

  • Espera un comprador comprensivo de que hay muchos clientes en la cartera y que también están exigiendo atención.

  • Espera que el comprador sea eficiente. El comprador eficiente mira su posición desde el punto de vista de los negocios.

  • Espera que trate a sus proveedores como quiere que su personal trate a sus clientes. 

De todos es sabido que el Presupuesto de Ventas es el punto de partida para planificar las operaciones en toda empresa.

El Plan de Compras es el programa de compras a realizar en un período determinado, ya sea de materias primas y materiales, productos terminados y otros.

Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de productos a comprar, a los cuales se les aplica el precio estimado que los proveedores van a cobrar.

Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información está contemplada por cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van a necesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a producir bienes para la venta o para vender y atender el mercado.

Una forma de establecer lo que se va a comprar en el año, en una empresa industrial, es la siguiente:

LA EXPLOSIÓN DE MATERIALES

En una empresa industrial, una copia del Presupuesto de Ventas llega al Depto. de Compras donde el personal correspondiente lo utiliza para establecer las cantidades a comprar en el año.

La operación se llama Explosión de Materiales y consiste en "desmenuzar", en base a las fórmulas de producción, las cantidades de producto terminado que se va a vender.

Las empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas fórmulas registradas en el computador y esta labor de explosión se le facilita al departamento, pues se logra obtener el dato en cuestión de minutos.

El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de materias primas, material de empaque, ingredientes y otros que serán utilizadas en la producción de la mercadería.

Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y el inventario final (que podría ser el inventario de seguridad), resultan las cantidades a comprar en el año.

Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa de compras por mes.

Este es el punto de partida para comenzar a negociar con los proveedores, las diferentes cantidades de productos a adquirir y es de esa forma como se inicia todo un ciclo de compras.

En una empresa comercial, el plan de compras se refiere a determinar las cantidades de producto terminado a comprar para abastecer a sus clientes. Todo esto siempre basado en el presupuesto de ventas.

Entre más variedad de productos terminados se vayan a vender, así será de complejo este presupuesto.

OBJETIVOS DEL PLAN DE COMPRAS

Entre otros:

?Establecer de antemano las cantidades de productos a comprar, para colocar las órdenes de compra en la debida oportunidad.

?Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la continuidad de la producción o el desabastecimiento del mercado por la falta de productos terminados o de productos semi-elaborados (en caso de que sea empresa que vende insumos industriales).

?Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y servicio de atención que nos darán los proveedores.

?Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no se queden cortos con sus inventarios, los que servirán para que nos puedan atender con nuestra demanda.

?Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las necesidades de efectivo para pagar a los proveedores.

?Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades que se manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de espacio para el almacenaje de materiales o productos.

EJEMPLO DE CÁLCULO DE PRONÓSTICO DE COMPRAS:

Monografias.com

Monografias.com

Se debe monitorear el rumbo que se tiene en las ventas para ir ajustando las cantidades a pedir, pues como todos sabemos hay meses en que se vende cierta cantidad que excede las expectativas, así como otras en las que disminuyen significativamente. Por tal razón la cantidad a pedir puede variar, según sea el caso. Pero lo principal que se quiere mostrar con el ejemplo es la forma como se pueden estimar las compras del año

 

 

Autor:

Eduardo Páez Colorado

El Salvador

 


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