NOTA INFORMATIVA Nº 02 -2012-
–OSI/MINSA
A : Helmut Alania Rojas
Coordinador de Seguridad Interna
ASUNTO : Recomendaciones al Plan de Ecoeficiencia de
la
Sede Central y Periferies.
FECHA : Jesús María, 13 de Agosto
2012.
Por medio de la presente me dirijo a usted, en
atención remito el aporte del Plan de Ecoeficiencia y las
Recomendaciones Técnicas en las inspecciones
Generales.
Antecedentes
La ecoeficiencia en las instituciones del sector
Publico, no solo es una necesidad de orden ambiental sino tambien
resulta un imperativo para la gestion Publica eficiente y eficaz,
la política de ecoeficiencia ha empezado a calar en el
estado a partir de la Ley Nº 29289, donde se
estableció que todas las oficinas generales de
administración de la institución, deben incluir
dentro de sus partidas presupuestales anuales, las respectivas
partidas para cubrir los costos iniciales de formulacion e
implementacion de los planes de ecoeficiencia en tres materias
cruciales: energia agua y papel, que a su vez genere un
ahorro importante.
Objetivo
El objeto del presente plan es determinar las pautas
para las inspecciones é implementación de la
ecoeficiencia, cuya finalidad es la mejora continua, con ahorro
en el gasto publico y la generacion de menos impacto en los
ambientes de las instalaciones de la Sede Central y Periferies
del Minsa.
Diagnóstico
institucional
A traves del inventario de equipos apreciaremos la
realidad panoramica de las debilidades y aereas de oportunidad en
la institucion. Inventario de equipos: De acuerdo al
inventario de equipos detallado, por lo que las medidas de
ecoeficiencia para la sede central y Periferies anexos al Minsa,
se van centrar en la difusion y concientizacion del personal en
el habito del ahorro energetico y el manejo mas eficiente de los
recurso de papel y materiales de oficina, asi como de las medidas
relacionas con la adquisicion de insumos ecoeficientes en la
medida que el mercado local lo ofrezca.
En relación a las sedes conexos del Ministerio de
Salud, estos serán paulatinamente mejorados a traves del
cambio sistematico de los equipos de iluminacion y griferias que
no se ajusten a las normas de ecoeficiencia, requiriendo
inspecciones de seguridad y por el área de mantenimiento y
programadas en Coordinación con el Departamento de
Seguridad Interna.
Línea
base
Consumo de agua m3 Consumo de agua potable por persona
2.4 Consumo de energia (KW.h) Consumo de energia por persona
226.71 Papel Bond Otros papeles y sobres Cartuchos de tinta de
impresora y Toners Kilos Unidad Consumo de papel y materiales
conexos por persona 4.6275 0.1509 0.2546 Gls. Consumo combustible
por persona 0.35 Del diagnostico realizado a la linea base para
la determinacion de Consumo de recursos, según la
naturaleza, funciones que realiza la entidad, infraestructura,
entre otros podemos establecer algunas variables en los que es
posible reducir el consumo de recursos y minimizar la generacion
de residuos solidos e impactos ambientales, sin afectar la
calidad del servicio que actualmente venimos ofreciendo para lo
cual consideramos que se debe contemplar lo siguiente en las
inspecciones:
a. Minimizar el consumo de materiales, de energia
electrica, agua y combustible.
b. Potenciar la reutilizacion y reciclaje de los
materiales y minimizar la producción de
residuos,
Vertidos y emisiones.
c. Alargar la durabilidad de los productos e incrementar
la intensidad de servicios de los bienes.
d. Potenciar la cultura del desarrollo sostenible a
traves de la informacion, formacion y
Concientización ambiental.
Medidas del plan
de ecoeficiencia
Medidas relacionadas con la difusion
y culturizacion del personal, son las
siguientes:
1. Acciones concretas de difusión la
presente estrategia de comunicacion es corporativa, vale
decir esta dirigida al personal de la institucion con la
finalidad de lograr la sensibilización de las Medidas
de Ecoeficiencia que el Ministerio de Salud vendrá
desarrollando.2. Los resultados de la misma estan previstos a
mediano plazo porque se requiere que todo el sector se
involucre e identifique con esta iniciativa.3. En ese sentido, se proponen las siguientes
acciones comunicacionales que demandaran los recursos
necesarios para su respectiva aplicacion:
Uso de piezas graficas:
Las piezas graficas a ser utilizadas son afiches,
tripticos, banners y tarecos. Este material de
difusión resulta importante porque permite sensibilizar al
personal con las medidas de Ecoeficiencia del Ministerio de Salud
y Periferies.
En el caso de los tarecos plastificados, la
distribucion y ubicacion de los mismos sera en la mesas del
comedor principal, paraninfo, mesa de partes, así como
en las principales oficinas, por ser los lugares donde
circula la mayor cantidad de colaboradores de la
institucion.
Los afiches deberan ser colocados en cada
piso, en los servicios higienicos y en el hall principal del
local institucional a traves de los periodicos murales y los
principales accesos a las escaleras.
Uso de medios
electronicos
La oficina de comunicaciones en coordinación con
CDI, deberá replicar de manera virtual todo el arte y
piezas graficas arriba descritas, utilizando el portal
institucional, intranet y cuentas de las redes sociales del
ministerio.
También se debe coordinar para el diseño
un banner especial en la pagina web institucional donde se podra
apreciar toda la informacion concerniente a las Medidas de
Ecoefiencia que la Sede Central y la Periferies
requiera.
Recomendaciones a
implementar:
Las medidas de ecoeficiencia incluidas en el presente
plan de ecoeficiencia estan referidas al ahorro de recursos en
papel y materiales conexos, energia electrica. Agua y el
tratamiento de residuos solidos, que seran difundidas
permanentemente a traves de los medios antes descritos es la
siguiente:
Normativa
Líneas de base
Reportes mensuales sobre la ejecución de las
inspecciones de Seguridad, de las instalaciones, medidas de
seguridad y sus recomendaciones.Medidas de observación y visualización
en la inspección, del uso eficiente en el gasto de
papel, luz y agua, cabe señalar que esta
información debe ser difundida también a
través del Intranet.En esa misma línea de accion, tambien se debe
enviar tips sobre el ahorro de papel, luz y agua a traves de
la cuenta de correo Prensa Minsa a todo el personal, asi como
elaborar en su momento wallpapers que sensibilicen el
tema.Recomendaciones, en Materia de
Papeles y Materiales, Aplicar las Siguientes
Medidas:
a. La impresion de documentos debera ser
destinada a aquellos que resulten estrictamente necesarios
por lo que debera utilizarse con mayor frecuencia la
comunicacion electronica en remplazo de la escrita, sobre
todo en documentos preliminares.b. Antes de imprimir, un documento debera ser
revisado y corregido utilizando el corrector ortografico y/o
gramatical del procesador de texto en la computadora personal
asignada, evitando la impresion innecesaria de nuevas
versiones de un mismo documento por causa de errores de
tipeo, ortograficos u otros. Asimismo, antes de imprimir,
comprobar posibles fallas utilizando la aplicacion 'vista
previa". para el ajuste de margenes, division de parrafos.
Paginacion correcta, reduccion del tamano de las fuentes,
entre otros.c. Reducir el numero de copias e impresiones,
mediante la utilizacion del Intranet para la difusión
de las Directivas y otras normas de caracter interno, asi
como las comunicaciones internas en general.d. Evitar imprimir los correos electronicos
que se reciban, estos se pueden leer en pantalla y se debe
preferir el almacenamiento electrónico de ser
necesario.e. La impresion de los documentos finales y
anexos debe realizarse a doble cara, excepto la
correspondencia hacia el exterior, cuando corresponda. En
este ultimo supuesto. si los adjuntos y/o anexos son copias,
deberan reproducirse utilizando la operación doble
cara.f. La impresion de proyectos, documentos
permanentes y demas documentos de trabajo que resulte
indispensable imprimir, debera realizarse a dos (2) paginas
por cara y en opción "borrador".g. La impresión de los membretes debe
realizarse unicamente en la version final del
documenta.h. Evitar el fotocopiado innecesario de
documentos, optando por su digitalizacion. En los casos que
una unidad organica no cuente con escanners, podra utilizar
el de la oficina que si cuente con dicho equipo.i. Las fotocopias deberan ser las
estrictamente necesarias y a dos (2) caras. Para lo cual
deberá verificar previamente los documentos a
fotocopiar y se utilizara la opción ahorro de
tonerh.j. Los cargos de entrega de los documentos
circulares con mas de un destinatario se realizan en una sola
hoja.k. Reutilizar, en la medida de lo posible, los
folderes, sobres, archivadores de palanca y
similares.l. EI personal de! MINSA, esta obligado a
comunicar a la Oficina del CDI la Información y
Estadistica, via correo electronico. sobre cualquier
desperfecto que se advierta en los equipos de impresion y
fotocopiado.
Recomendaciones en materia de energía
electrica, se aplicaran las siguientes
medidas:
a. Terminada la actividad laboral, eventos
ó reuniones en las oficinas, salas de reuniones u
otros ambientes, el organizador del evento y el personal de
Seguridad interna deben asegurar que todas las luminarias
mencionadas estén apagadas.b. El personal de la instalación debe
mantener las luminarias apagadas de los ambientes que no
requieran de alumbrado artificial para realizar sus tareas.
De requerir alumbrado se encenderá solo las luminarias
necesarias y las apagara una vez finalizado su
trabajo.c. La limpieza de luminarias y ventanas
estará a cargo del Personal de Limpieza y de
Mantenimiento y se realizara con la frecuencia que indique el
contrato celebrado para dicho efecto. Los Terminos de
Referencia del servicio procuraran establecer la frecuencia a
periodicidad mensual del servicio de limpieza de luminarias y
ventanas, previa evaluación de de Servicios Auxiliares
y el Área de Mantenimiento de la Sede Central
Minsa.d. El Área de Servicios y Mantenimiento
de la Sede Central: implementara un registro de limpieza de
luminarias y ventanas, detallando el cronograma y ambientes
atendidos de acuerdo a la inspección.e. Evitar el uso de luminarias en las oficinas,
pasadizos y escaleras que cuenten con luz natural, debiendo
ser utilizadas solo cuando sea necesario.f. EI jefe de Oficina/Director de cada unidad
organica debe procurar una ubicación adecuada de los
puestos de trabajo para un mejor aprovechamiento de la luz
natural, manteniendo abiertas las ventanas durante el dia, de
ser posible.g. El Departamento de Servicios y
Mantenimiento de la Sede Central: debe racionalizar la
iluminacion en horas nocturnas y comunicar dichas
disposiciones al Departamento de Seguridad Interna, y
servicios de vigilancia, sin perjuicio de la responsabilidad
que tiene el personal del MINSA, de cumplir con esta
medida.h. EI uso de los equipos de aire acondicionado
estara reservado para los ambientes que reunan las
condiciones de carga térmica y
hermeticidad.i. Durante la jornada laboral, el personal del
MINSA es responsable de apagar los equipos que no utilicen,
especialmente en el horario de refrigerio, horas de
reuniones, cursos, eventos, entre otros, en los cuales el
usuario se traslada a otros ambientes a lugares par periodos
mayores a treinta (30) minutos.j. AI concluir la jornada laboral, el personal
del MINSA debe apagar los aparatos electricos y electronicos
que tengan asignados, tales como computadoras personales, lap
top, impresoras, scanners, hornos microondas, ventiladores,
aire acondicionado entre otros.k. EI uso de adaptadores (multiples o
triples) y de equipos propios del personal del MINSA,
tales como cafeteras, hervidores o radios, debe estar
previamente autorizado por el Departamento de
Servicios y Mantenimiento de la Sede Central.l. Se encuentra prohibido conectar equipos
electricos en las instalaciones de voz y data.m. EI personal de Seguridad Interna y Servicio
de Vigilancia, debe supervisar que se mantengan apagados las
luminarias, los equipos y cualquier artefacto electrico de
las diferentes oficinas de la Sede Central así como en
las Dependencias del Minsa, que no estuvieran siendo
utilizadas mas alla de las 19:00 horas, debiendo entregar un
informe semanal.n. EI personal de Seguridad Interna observara y
comunicara, al servicio de limpieza evitara realizar la
limpieza de las oficinas con el aire acondicionado encendido.
EI polvo ocasiona incrustaciones en las unidades de
climatizacion, reduciendo su eficiencia y por ende,
consumiendo mas energía.o. EI personal del MINSA debe mantener las
puertas y ventanas hermeticamente cerradas en los ambientes
donde los equipos de aire acondicionado se encuentren en uso
y apagar el equipo treinta (30) minutes antes de salir del
ambiente.p. EI uso del ascensor debera realizarse
racionalmente, si se va a bajar o subir menos de dos (2)
niveles se debera en lo posible utilizar las
escaleras.q. EI personal del MINSA debe reportar, via
correo electronico, cualquier desperfecto en las
Instalaciones electricas (cables pelados, interruptores
rotos, entre otros), a la Unidad de Servicios y Mantenimiento
de la Sede Central; para su posterior
reparación.
Recomendaciones En materia de ahorro
de agua potable, se aplicaran las siguientes
medidas:
a. Con una frecuencia semestral, del
Área de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central y
Dependencias, debe verificar posibles fugas de agua mediante
la lectura del medidor de agua. Esta prueba se debe realizar
fuera del horario de trabajo, verificando que no se encuentre
personal laborando al interior de la instalacion y
manteniendo cerrados todos los suministros de
agua.b. En caso de detectarse una posible fuga de
agua, se debera solicitar a SEDAPAL (o a la entidad encargada
en cada localidad) la revision e identificacion de los
lugares que estarían presentando fugas en la
Instalacion, para proceder a programar su reparacion y cese
de las mismas.c. Servicios y Mantenimiento de la Sede
Central, a traves del personal de terceros que presta el
servicio de limpieza y mantenimiento, debe realizar en forma
permanente inspecciones visuales de las instalaciones
internas y los servicios sanitarios para verificar el
correcto funcionamiento; de encontrarse fallas Informara para
que se proceda con el mantenimiento correctivo.d. El personal del MINSA tiene la
obligación de utilizar adecuadamente los grifos
sanitarios para evitar averias por mala manipulacion. asi
como de informar, vía correo electrónico, al
Departamento de Servicios y Mantenimiento de la sede central,
el desperfecto o avería de los grifos sanitarios y
demas instalaciones que generen goteos, fugas o filtraciones
de agua.e. Al concluir el horario de las labores, el
personal de Seguridad Interna y el servicio de vigilancia
debe verificar el estado de los grifos y sanitarios, a fin de
advertir que no se presente un uso deficiente de los mismos
prevenir un aniego en la sede central y Periferies
dependencias..
Recomendaciones en reciclaje de la
basura y bienes fungibles, se aplicaran las siguientes
medidas:
a. Se realiza la segregación en la
fuente, lo cual significa separar los residuos de acuerdo a
las Características uniformes de los residuos
producidos, de acuerdo a la siguiente
clasificación:
Papeles y cartones.
Plásticos
Vidrios
Metales
Cartuchos de tinta y tóner de
impresión
Materia orgánica.
b. EI personal del MINSA debe depositar los
residuos solidos que produzcan sus oficinas, de acuerdo a las
características de los residuos ubicar
depósitos, directamente en los contenedores designados
para tal fin, conforme a lo establecido en la NTP
900.058.2005 publicada por el INDECOPI y en la Guia de
Ecoeficiencia para instituciones del Sector Publico.
Asimismo, el personal de limpieza, debera recolectar y
seleccionar los residuos solidos depositados en las oficinas,
ubicandolos en los contenedores designados para este fin La
supervision de esta medida estará cargo de su jefe
inmediato y la Seguridad interna.c. El almacenamiento de los toner y cartuchos
de tinta usados se realiza utilizando su propio envase y esta
a cargo del coordinador designado por cada oficina
orgánica, quien entrega los cartuchos vacíos
remitidos almacén central y este. a su vez, hara
entrega de dichos materiales a otra institucion para su
reciclaje y/a disposición final.d. Los materiales segregados serán
entregados a empresas prestadoras de servicios de residuos
solidos y/o empresas comercializadoras de residuos solidos
previamente autorizados bajo documentos por la
institución, según se trate, debidamente
registradas en la Direccion General de Salud Ambiental
DIGESA, para que realice la recoleccion, comercializacion,
transporte. tratamiento, transferencia y/o disposicion final
de los residuos generados.e. La disposición final de los bienes en
condicion de chatarra o Inservible, calificados así
por el Departamento de Servicios y Mantenimiento de la Sede
Central, realizara de acuerdo a la normativa vigente del
Sistema de Bienes Nacionales previamente autorizados por la
institución a su destino final.
Recomendaciones en materia de ahorro de
combustible y servicios de transporte, se aplicaran las
siguientes medidas:
a. EI uso de vehículos es solo para
actividades oficiales, quedando prohibido su uso pa
Actividades de índole personal Excepto otro
disposición de la Alta Dirección.b. Los vehículos pernoctaran y
permaneceran luego de la jornada laboral y durante los dias
no Laborales, en los establecimientos del MINSA dispuestos
para tal fin, salvo el caso que sean Asignados al
cumplimiento de actividades oficiales propias de la Entidad
en días u horas no laborables.c. Realizar la revision tecnica de los
vehiculos de la flota vehicular para determinar la
conveniencia de su uso, su conversion al sistema de gas
natural, o su renovación progresiva.d. Para las renovaciones vehiculares considerar
vehículos con sistema dual,e. No desechar el aceite quemado o lubricantes
de los vehiculos por ninguna de las cámaras de agua o
desagüe del MINSA, debiendo ser eliminados como
elementos toxicos en depositos que deberán instalarse
en el área de transportes para tal efecto.f. Brindar mantenimiento adecuado y
permanentemente a los vehiculos de la Institución,
para alcanzar el uso eficiente de los mismos, permitiendo el
ahorro en combustible.g. Implementar requerimientos de mantenimiento
de la flota vehicular traves de la Intranet del MINSA para el
ahorro de papel, entre otrosh. Administrar de forma eficiente el servicio
de transporte, con la finalidad que solo se utilice cuando
sea necesario y para cumplir con los objetivos de la Entidad.
asi como, procurar considerar atencion de comisiones de
servicio con un mismo vehiculo en caso se presenten rutas
cercanas.i. Implementar requerimientos de movilidad a
traves de la Intranet del MINSA para el ahorro de papel entre
otros.
Otras medidas complementarias:
a. EI responsable de Almacén Central y
de la Dirección de Logistica lleva el control
estadísticab. del consumo mensual del papel y material
conexo por unidad orgánica Sede Central y Dependencias
del Minsa.c. Servicios y Mantenimiento de la Sede
Central, deberá adecuar la actuación del
personal de limpieza a las exigencias del presente documento,
cuando el contrato vigente asi lo permita: delo contrario,
debera incorporar dichas exigencias a las contrataciones
futurasd. Las medidas de ecoeficiencia complementarias
se implementaran en las distintas sedes del MINISTERIO DE
SALUD.e. Los Directores y/o Jefes de las Unidades
Organicas dispondran racionar el gasto de los útiles
de escritorio en Coordinación con el Departamento de
Servicios de Mantenimiento y Seguridad Interna del
Minsa..
Monitoreo de las medidas de
ecoeficiencia:
a. Se evaluara mensualmente sobre los resultados
alcanzados de las inspecciones generales con la
implementación de las medidas de ecoeficiencia contenidas
en el presente plan de ecoeficiencia y de las Directivas de
ecoeficiencia acuerdo a los indicadores.
b. La Direccion de Logistica informara mensualmente
score los resultados alcanzados en la implementacion de las
medidas de ecoeficiencia,
c. La Secretaria General reportara cada ultimo dia de
mes en la pagina institucional del MINSA las medidas
implementadas y los resultados alcanzados e informara al
Ministerio del Medio Ambiente.
Estimulo a las buenas practicas de
ecoeficiencia:
a. Debería establecerse el reconocimiento anual
al "Trabajador Ecoeficiente", al funcionario, Servidor o
contratado del personal del MINSA que se haya destacado durante
el año, por haber participado activamente como promotor en
la implementacion de las medidas de ecoeficiencia y de la
adopcion de buenas practicas en las oficinas orgánicas a
la que pertenece y/o la implementacion de medidas de impacto
institucional.
Haber contribuido en mayor proporción al ahorro
de recursos e insumos de trabajo, la eficiencia en el uso de la
energia, el agua y el combustible, asi como la minimizacion de la
generacion de residuos solidos en la institucion.
c. Los mencionados reconocimientos seran elaboradas y
aprobados por la Direcciones de oficinas ó el
Comité de Ecoeficiencia quienes estableceran los criterios
y procedimientos necesarios para tal efecto.
MEDIDAS COMPLEMENTARIAS:
a. La Direccion de Logistica en coordinacion con la
Oficina de Seguridad, cautelaran permanentemente el apagado de
las luminarias en las oficinas que no se esten usando, ya sea
mediante inspecciones fisicas: y/o en el caso de la nueva sede, a
traves del sistema de seguridad electronica.
b. Dirección de Logística debe disponer en
la sede central del MINSA, el apagado de uno de los Dos
ascensores Públicos, desde las 19:30 horas hasta las 07:00
horas del dia siguiente de lunes a viernes, durante todo el
día sabado, domingo y feriados, salvo la autorizacion de
uso excepcional a requerimiento de la Alta Dirección o
eventos programados.
d. La Dirección de Logística deberá
Disponer al Departamento que Corresponda a programar e
implementar un programa de mantenimiento de los sistemas
sanitarios de la Sede Central y aquellas sedes en las que exista
desperdicios de agua por los reboses y/o canerias y canos
deteriorados, o reemplazo de los mismos por sistemas temporizados
del MINSA.
e. La Oficina de CDI de Información y
Estadística previa evaluación y autorización
habilitara una cuenta de correo electronico institucional
denominada serviciosymanto@minsa.gob.pe, que estara a cargo del
Coordinador ó jefe de Servicios y Mantenimiento de la Sede
Central Minsa, donde se debera reportar cualquier problema o
inconveniente que detecte el personal para su inmediata
atención al mantenimiento, relacionados a las medidas de
ecoeficiencia.
g. La Direccion de Logistica en coordinacion con la
Oficina del CDI de Información y Estadistica y los
Directores y/o Jefes de las Unidades Organicas, recomendara las
acciones necesarias para racionalizar el uso de equipos de
fotocopiado e impresiones.
Capacitación:
Propuesta a realizar en coordinacion con la Direccion de
Logística eventos de capacitación para el personal
de la institución, para la difusión de todas las
medidas y actividades que con lleven al plan de ecoeficiencia de
la Sede Central y Dependencias del MINSA.
Remito el aporte al Plan de Ecoeficiencia y
Recomendaciones Pertinentes para la difusión, para los
fines del caso amerite.
Atentamente.
Cesar Román
Gavidia
Esp. Seguridad Interna
Autor:
Cesar Gavidia