INTRODUCCIÓN
Hoy día los sistemas hacen uso de la
tecnología de información, el avance, mantenimiento
y operación de dichos sistemas necesita de individuos
especialista en el área. Los sistemas de
información están introducidos en la actividad
organizacional. Los sistemas de información administrativa
están volviéndose indispensables, a gran velocidad,
para la planificación, la toma de decisiones y el control.
La velocidad y exactitud con que los directivos pueden recoger
información sobre lo que está funcionando bien o
mal determinarán, en gran medida, la eficacia que
tendrán los sistemas de control.
Un sistema de información es un conjunto de
procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan
información para apoyar la toma de decisiones y el control
de la Institución. La información se puntualiza
como una entidad palpable o impalpable que permite reducir la
incertidumbre acerca de algún estado o suceso.
Ante las presiones económicas y las situaciones
de las inscripciones que las universidades enfrentan, se ha
demostrado que los procesos manuales suelen ser más lentos
y engorrosas para responder a las necesidades del entorno
competitivo, de allí la importancia de los sistemas de
información administrativa ya que estos ayudan agilizar
los procesos y es de gran ayuda.
HISTORIA DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACION
El estudio de los sistemas de información se
originó como una sub-disciplina de las ciencias de la
computación en un intento por entender y racionalizar la
administración de la tecnología dentro de las
organizaciones. Los sistemas de información han madurado
hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la
administración. Adicionalmente, cada día se
enfatiza más como un área importante dentro de la
investigación en los estudios de administración, y
es enseñado en las universidades y escuelas de negocios
más grandes en todo el mundo.
SISTEMA
Es un conjunto de componentes que interactúan
entre sí para lograr un objetivo común, y desde
esta perspectiva toda organización es un sistema definido
por flujos informativos. Ejemplo: sistema nervioso, sistema
económico, sistema comunicación.
ELEMENTOS DE LOS
SISTEMAS
CONOCIMIENTO
Es la inteligencia puesta al servicio de la experiencia
aprendida y que es únicamente productiva (conocible)
cuando es usa o integrada a una tarea específica (Sociedad
Informatizada)
PROCESO
Manipulación de los datos.
DIFERENCIA ENTRE
DATO E INFORMACION
DATO. Puede ser un número, una palabra,
una imagen.
INFORMACIÓN. Son datos que dentro de un
contexto dado tienen un significado para alguien. Para los
negocios la información debe ser de calidad y se
consideran tres dimensiones:
ü Tiempo
ü Contenido
ü Forma.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN (SI)
Para Samuelson "sistema de información es la
combinación de recursos humanos y materiales que resultan
de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el
propósito de una gestión eficiente en las
operaciones de las organizaciones".
" Conjunto integrado de procesos, principalmente
formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que
operando sobre un conjunto de datos estructurados (BD) de una
organización, recopilan, procesan y distribuyen
selectivamente la información necesaria para la
operatividad habitual de la organización y las actividades
propias de la dirección de la misma."
Andreu, Ricart.
EVOLUCIÓN
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En la década de los setenta, Richard Nolan, un
conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard,
desarrolló una teoría que impactó el proceso
de planeación de los recursos y las actividades de la
informática.
Según Nolan, la función de la
Informática en las organizaciones evoluciona a
través de ciertas etapas de crecimiento, las
cuales se explican a continuación:
Etapa de inicio.
Características más relevantes:
ü Comienza con la adquisición
de la primera computadora.
ü Se implantan nóminas o
contabilidad.
ü Sistemas depende de
contabilidad.
ü No hay preparación formal en
el área de computación.
ü Resistencia al cambio para aplicar
nuevos sistemas.
Etapa
de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes
que permiten diagnosticar rápido que una empresa se
encuentra en esta etapa son:
ü Implantación
exitosa
ü Se aplica en otras funciones de la
empresa.
ü Se realiza de manera desordenada y
sin control.
ü Especialista en el área de
sistemas.
ü Los gastos empiezan a
crecer.
Etapa
de control o formalización. Para identificar a una
empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los
siguientes elementos:
ü Controlar el uso de recursos
computacionales.
ü Orientados a facilitar el control de
las operaciones.
ü El depto. de Sistemas tiene una
posición Gerencial.
ü Se orienta al control administrativo
y la justificación económica.
ü Desarrollo de estándares de
trabajo.
ü Se integra al personal en el depto.
de Sistemas
Etapa de integración. Las
características de esta etapa son las
siguientes:
ü La integración de los datos y de los
sistemas surge como un resultado directo de la
centralización del departamento de sistemas bajo una sola
estructura administrativa.
ü Las nuevas tecnologías relacionadas con
base de datos, sistemas administradores de bases de datos y
lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la
integración.
ü El costo del equipo y del software
disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más
usuarios.
ü Los usuarios y el departamento de sistema
iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los
sistemas antiguos, en beneficio de la
organización.
Etapa de administración de
datos. Entre las características que destacan en esta
etapa están las siguientes:
ü El departamento de Sistemas de Información
reconoce que la información es un recurso muy valioso que
debe estar accesible para todos los usuarios.
ü Para poder cumplir con lo anterior resulta
necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir,
almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
ü El usuario de la información adquiere la
responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar
niveles de acceso diferentes.
Etapa de madurez. Entre los
aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra
en esta etapa, se incluyen los siguientes:
ü Informática de la
organización definida.
ü Desarrollo de sistemas de
manufactura.
ü Aplicación de
tecnología en la base de datos.
ü Se perfeccionan los controles
implantados.
ü Planeación de los recursos de
cómputo.
ü Buena comunicación con la
dirección general y los usuarios de la
organización.
¿PORQUE
SISTEMAS DE INFORMACION?
LA NUEVA ECONOMÍA
ü Globalización
ü Alto nivel
tecnológico
ü Integración
ü Rapidez
ü Clientes activo más
importante
ü Innovación
ü Conocimiento
Tres potentes cambios a nivel mundial han
alterado el orden de los negocios:
ü El surgimiento y fortalecimiento de
la economía global.
ü La transformación de las
economías y sociedades industriales en economías de
servicios basadas en los conocimientos y la
información.
ü La transformación de la
empresa de negocio.
Globalización
ü Administración y control en
un mercado global.
ü Competencia en mercados
mundiales.
ü Grupos de trabajo
globales.
ü Sistemas de entrega
globales.
Transformación de las
economías y sociedades industriales
ü Economías basadas en
conocimiento e información.
ü Nuevos productos y
servicios.
ü Conocimientos: Un activo
estratégico y productivo central.
ü Competencia basada en el
tiempo.
ü Vida más corta de los
productos.
ü Entorno turbulento.
ü Base de conocimiento limitada en los
empleados.
Transformación de la
empresa
ü Aplanamiento.
ü Flexibilidad.
ü Independencia de la
ubicación.
ü Bajos costos de transacción y
coordinación.
ü Facultación
(empowerment).
ü Trabajo de colaboración y
equipo.
ü Fiabilidad (en un periodo de
tiempo).
ü Información presentada en
varios formatos.
ü Interface amigable con el
usuario.
ü Solo información
justa.
OBJETIVOS
ü Automatizar procesos
ü Proporcionar
información
ü Lograr ventajas
competitivas
ELEMENTOS DE UN
SI
Un sistema de información contiene
información sobre una organización y su entorno.
Dentro de este entorno figuran clientes, proveedores,
competidores, accionistas y agencias reguladoras que
interactúan con la organización y sus sistemas de
información
Dato
Información
Entrada
Procesamiento
Salida
Retroalimentación
Dato: Es
una representación simbólica (numérica,
alfabética, etc.), de un atributo o característica
de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido)
en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se
puede utilizar en la realización de cálculos o toma
de decisiones.
Información: Es un conjunto
organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un
determinado ente o fenómeno.
ü Estudiantes
sobresalientes
ü Estudiantes que reprueban
ü Porcentaje de estudiantes que
aprueban
ü Porcentaje de estudiantes que
reprueban
Entrada:
Es la interacción del humano-computadora, la entrada es la
información producida por el usuario. La Entrada viene
también de dispositivos de redes, etc.
ü Ingresar nombres de estudiantes, en
cualquier orden.
ü Ingresar notas, las mismas que
serán valores reales dentro del rango.
Procesamiento: Acciones que toman los
datos de entrada para procesarlos (clasificarlos, ordenarlos,
validarlos, etc.) y generar la información de utilidad al
usuario.
ü Ordenación de
nombres
ü Validación de
notas
ü Calculo del promedio de las tres
mejores notas de Control
ü Cálculo de la nota total en
base a los pesos asignados a Control, Cátedras y
Final.
ü Detección de los estudiantes
que aprueban y reprueban.
ü Generación de
gráficos.
Salida: Es la información que la
computadora entregará al usuario.
ü Resultados de quienes aprueban y
reprueban
ü Gráficos de
aprovechamiento
ü Indicadores de
aprovechamiento
Retroalimentación: Es el valor
añadido que proporciona el SI para que los usuarios puedan
tomar decisiones empresariales o para que el mismo SI sea
mejorado.
FINALIDAD DE LOS
SI
La finalidad de los sistemas de información, como
las de cualquier otro sistema dentro de una organización,
son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados
con la organización y producir información,
reportes y otras salidas.
UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN REALIZA CUATRO ACTIVIDADES
BASICAS
Entrada: el sistema toma los datos
que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas.
ü Datos generales del cliente: nombre,
dirección, tipo de cliente, etc.
ü Políticas de créditos:
límite de crédito, plazo de pago, etc.
ü Facturas (interface
automático).
ü Pagos, depuraciones, etc.
Almacenamiento: A través de
esta capacidad el sistema puede recordar la información
guardada en la sesión o proceso anterior.
ü Movimientos del mes (pagos,
depuraciones).
ü Catálogo de
clientes.
ü Facturas.
Procesamiento de información: Capacidad
del sistema para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados.
ü Cálculo de antigüedad de
saldos.
ü Cálculo de intereses
moratorios.
ü Cálculo del saldo de un
cliente.
Salidas de información: Es la capacidad de
un sistema de información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior.
ü Reporte de pagos.
ü Estados de cuenta.
ü Pólizas contables (interface
automática)
ü Consultas de saldos en pantalla de
una terminal.
CARACTERÍSTICAS SI
ü Proporcionar información para
la toma de decisión.
ü Su forma de desarrollo es a base de
incrementos y a través de su evolución dentro de la
organización.
ü Su función es lograr ventajas
que los competidores no posean tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con el cliente y proveedores.
ü Evita retrasos.
ü Obtención de la
información.
ü Acceso a la información para
evitar perdida, proteger clientes.
IMPORTANCIA DE
LOS SI
Es importante tener una cultura informática en
nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones
necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos planteados. Además afectan directamente la forma
en que los administradores deciden, la forma en que los
directivos planifican y a veces que bienes y servicios se
producen. Así como también los SI sirven
para:
ü Respaldar las operaciones
empresariales.
ü Respaldar la toma de decisiones
gerenciales.
ü Respaldar la ventaja competitiva
estratégica.
Poder de cómputo a una creciente
fuerza de trabajo móvil y global. Industrias que no pueden
sobrevivir sin uso extensivo de S.I.
ü E-commerce (Amazon, eBay, Google,
E-Trade, online universities)
ü Compañías de servicios
Finanzas, Seguros, Estado, Viajes, Medicina,
Educación.
ü Cadenas comerciales: Walmart, El
corte Ingles
ü Manufactureras: General Motors,
General Electric
ü TICs (tecnología de
información y telecomunicaciones) son la base para
negocios en el siglo XXI
TIPOS DE
SI
Según la función a la que vayan destinados
o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse
en: (esta clasificación obedece a un punto de vista
empresarial)
1.- Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones
(TPS): Sustituye los procedimientos manuales por otros
basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien
estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de
registros.
ü Está basado en la computadora y la
relación de los trabajos rutinarios, es el más
importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues
reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de
la empresa.
Las características más comunes dentro de
la empresa son las siguientes:
ü A través de éstos suelen lograrse
ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organización.
ü Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
ü Son intensivos en entrada y salida de
información; sus cálculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
ü Son fáciles de justificar ante la
dirección general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.
Ejemplos:
ü Nomina
ü Planeamiento y control de la producción
nombre del producto, fecha de producción, lote,
etc.
ü Facturación Punto de venta,
precio, dato de facturación, valor del
artículo.
ü Cuentas por pagar y por cobrar Valor
del título, fecha de vencimiento, etc.
ü Existencias Código de
material, tipo de material, etc.
ü Contabilidad Valor de lanzamiento,
naturaleza, etc.
2.- Sistemas de Soporte para la Decisión
(DSS): Sistema interactivo basado en computadora, el cual
ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y
datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo
principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las
capacidades de decisión del ser humano. Ejemplo:
análisis de los costes de la
contratación
3.- Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en
Grupo (GDSS): Ayuda a que la toma de decisiones sea
más eficaz para todos los niveles de usuarios
individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el
trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan
aplicaciones de diferentes compañías de software.
El SW de GDSS, ayuda a la programación,
comunicación y administración conjunta de grupos de
trabajo.
Características
ü Diseño especial
ü Facilidad de uso
ü Flexibilidad
ü Apoyo a la toma de
decisiones
ü Aportaciones
anónimas
ü Reducción del comportamiento
negativo del grupo
ü Mantenimiento de registros
automáticos
Elementos
ü Base de datos
ü Base de modelos
ü Gerente de diálogo
Alternativas
ü Salón de
decisiones
ü Red de decisiones de área
local
ü Tele conferencias
ü Red de decisión de
área extensa
4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS):
Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de
diseño. Su principal cometido es integrar los
conocimientos en el conjunto de la organización y
canalizar los flujos de información asociados a puestos
intensivos en información. Son denominados K.W.S
(Knowledge Work Systems).
Como se observa el conocimiento como activo intangible
es difícil de administrar, incluso apenas se está
comprendiendo cómo se puede administrar; el conocimiento
es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer
negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos
ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de
conocimiento y a llevar los procesos de su gestión de una
manera más efectiva, todas las habilidades y los
conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles
desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para
que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.
ü Para CREAR conocimiento: Knowledge Work
Systems (KWS), apoyan las actividades de los empleados y
profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear
nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD,
sistemas de modelación y
simulación).
ü Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de
trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser
presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias,
groupware).
ü Para DISTRIBUIR conocimiento: Office
Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de
información a través de la organización
(procesamiento de datos, calendarios
electrónicos).
5.- Sistemas de Automatización de Oficinas
(OAS): Es una aplicación de Tecnología de
información diseñada para aumentar la productividad
de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las
actividades de coordinación y comunicación de la
oficina típica. Aplicaciones destinadas a ayudar al
trabajo diario del administrativo de una empresa u
organización forman parte de este tipo
de software los procesadores de textos, las hojas de
cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de
correo electrónico, etc.
Coordinan a diversos trabajadores de información,
unidades geográficas y áreas funcionales. Manejan y
controlan documentos. Programan actividades.
Comunican.
ü Sirven a las necesidades de
información en los niveles de conocimientos en la
institución.
ü Coordinan y administran
ü Enlazan el trabajo
ü Acoplan a la
institución
Para cumplir con las funciones ya descritas, las
oficinas en general llevan a cabo cinco actividades de oficinas
principales:
ü Administración de
documentos
ü Programación de las
actividades de las personas y grupos
ü Comunicación con personas y
grupos
ü Administración de los
datos
ü Administración de
proyectos
6.- Sistemas de Información para la
Administración (SIA): (MIS Management Information
System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos,
software, bases de datos y dispositivos para suministrar la
información rutinaria a administradores y tomadores de
decisiones.
Proporcionan informes periódicos
para la planeación, el control y la toma de decisiones.
Son sistemas que se sustentan en la relación que surge
entre las personas y las computadoras. Su interés
principal es la eficiencia operativa. Objetivo
ü Ofrecer a la administración
la información necesaria de manera habitual y
continua.
ü No sólo ofrece datos, sino el
conjunto de éstos analizados y procesados.
ü Ayudar en el proceso de planeación como
una herramienta en el desarrollo de estrategias para dar ventajas
competitivas a la empresa.
ü Disminuir la necesidad de dependencia de un
ejecutivo en el mecanismo de control en una empresa.
ü Permitir una comunicación más
lateral y cruzada sobre una base formal en una
organización.
Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones
en los altos mandos administrativos de una organización
mediante el uso de la información recabada
7.- Sistemas de información
Estratégicos
Son los que ayudan a los administradores del nivel
superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones
estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la
compañía como en su entorno exterior.
Características:
ü Suelen desarrollarse "in house", es decir, dentro
de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.
ü Su forma de desarrollo es la base de incrementos
y a través de su evolución dentro de la
organización. Se inicia con un proceso o función en
particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
funciones o procesos.
ü Apoyan en el proceso de innovación de
productos y proceso dentro de la empresa.
ü Cambian significativamente el desempeño de
un negocio al medirse por uno o más indicadores clave,
entre ellos, la magnitud del impacto.
ü Contribuyen al logro de una meta
estratégica.
ü Generan cambios fundamentales en la forma de
dirigir una compañía, la forma en que compite o en
la que interactúa con clientes y proveedores.
ü Su función es lograr ventajas que los
competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios
diferenciados con clientes y proveedores.
NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LOS SI
Sistemas a nivel operativo: Apoyan
a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y
transacciones elementales de la organización como ventas,
ingresos, depósito en efectivo, nómina, decisiones
de crédito y flujo de materiales en una
fábrica.
Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina
y seguir el flujo de las transacciones a través de la
organización. ¿Cuántas partes hay en el
inventario? ¿Qué pasó con el pago del
señor Gutiérrez?
Sistemas a nivel del conocimiento:
Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una
organización. El propósito de estos sistemas es
ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo
conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a
controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de
sistemas están entre las aplicaciones de crecimiento
más rápidas en los negocios actuales.
Sistemas a nivel administrativo:
Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de
decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La
pregunta principal que plantean estos sistemas es: ¿Van
bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas
proporcionan informes periódicos más que
información instantánea de operaciones. Apoyan a
las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones
menos estructuradas para las cuales los requisitos de
información no siempre son claros.
Sistemas a nivel
estratégico: Ayudan a los directores a enfrentar y
resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo,
tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función
principal es compaginar los cambios del entrono externo con la
capacidad organizacional existente.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO
ORIGINAL.
PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION
DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.