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Sistemas de información: oficina/seguridad



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    INTRODUCCIÓN Contar con fuentes de información
    confiables, veraces y oportunas que ofrezcan nos ofrezcan un
    criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la
    empresa es el sueño de todo administrador de empresas. Hoy
    en día nos encontramos grandes avances tecnológicos
    en las telecomunicaciones y más aún en la rama de
    la informática donde la velocidad y la conectividad juegan
    un papel muy importante en las organizaciones, que sin
    exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo
    información día con día

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    SISTEMA DE INFORMACIÓN Un Sistema de información es
    un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros,
    tecnológicos, normativos y metodológicos organizado
    para brindar información a quienes operan y a quienes
    adoptan decisiones en una organización para desarrollar
    sus respectivas tareas. Asimismo un sistema de información
    no requiere de computadores ya que durante siglos han existido
    sin ellos. Sin embargo, la aparición del computador y su
    gran desarrollo tecnológico han potenciado
    extraordinariamente el procesamiento de datos y generación
    de información.

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    ENTRADA DE INFORMACIÓN Es el proceso en el cual el Sistema
    de Información toma los datos que requiere para procesar
    la información. Las entradas pueden ser manuales o
    automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan
    en forma directa por el usuario, mientras que las
    automáticas son datos o información que provienen o
    son tomados de otros sistemas o módulos. Esto
    último se denomina interfaces automáticas. Las
    unidades típicas de entrada de datos a las computadoras
    son: Las terminales. Las cintas magnéticas. Las unidades
    de diskette. CD-ROM. Pendriver. Los códigos de barras. Los
    escáners. La voz. Los monitores sensibles al tacto. El
    teclado. El Mouse. entre otras…

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    ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN El almacenamiento es una de
    las actividades o capacidades más importantes que tiene
    una computadora, ya que a través de esta propiedad el
    sistema puede recordar la información guardada en la
    sección o proceso anterior. Esta información suele
    ser almacenada en estructuras de información denominadas
    archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
    discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
    diskettes, pendriver y los discos compactos (CD-ROM).

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    Procesamiento de Información Es la capacidad del Sistema
    de Información para efectuar cálculos de acuerdo
    con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
    cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
    recientemente en el sistema o bien con datos que están
    almacenados. Esta característica de los sistemas permite
    la transformación de datos fuente en información
    que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
    posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
    una proyección financiera a partir de los datos que
    contiene un estado de resultados o un balance general de un
    año base.

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    SALIDA DE INFORMACIÓN La salida, es la capacidad de un
    Sistema de Información para sacar la información
    procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
    típicas de salida son las impresoras, terminales,
    diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y
    los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de
    un Sistema de Información puede constituir la entrada a
    otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
    también existe una interface automática de
    salida.

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    TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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    SISTEMAS TRANSACCIONALES Es un tipo de sistema de
    información diseñado para recolectar, almacenar,
    modificar y recuperar todo tipo de información que es
    generada por las transacciones en una organización. Una
    transacción es un evento o proceso que genera o modifica
    la información que se encuentran eventualmente almacenados
    en un sistema de información.

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    FUNCIONES DE UN SISTEMA TRANSACCIONAL Un sistema transaccional
    debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y
    consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente
    transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo
    banco. Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar
    cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo
    deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal
    cual estaban antes del error. También debe ser capaz de
    controlar y administrar múltiples transacciones,
    determinando prioridades entre éstas. Por ejemplo, un
    cliente está haciendo la reserva de un asiento en un
    vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que
    se concrete la transacción, porque otro cliente
    podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el
    mismo momento.

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    Características de un sistema transaccional Rapidez: deben
    ser capaces de responder rápidamente, en general la
    respuesta no debe ser mayor a un par de segundos. Fiabilidad:
    deben ser altamente fiables, de lo contrario podría
    afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la
    organización, etc. En caso de fallas, debe tener
    mecanismos de recuperación y de respaldo de datos.
    Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a
    la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una
    aerolínea debe aceptar reservas de múltiples
    agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos
    obligatorios, con determinadas características.

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    Propiedades de los sistemas transaccionales Son el primer sistema
    de Información que se implementa en la empresa. Se empieza
    apoyando las tareas a nivel operativo de la organización
    para continuar con los mandos intermedios y posteriormente la
    alta administración, conforme evolucionan. Son intensivos
    de entrada y salida de información, sus cálculos o
    procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas
    requieren de mucho manejo de datos para poder realizar sus
    operaciones y como resultado generan también grandes
    volúmenes de información. A través de ellos
    se pueden lograr ahorros significativos de mano de obra, debido a
    que automatizan tareas operativas de la
    organización.

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    Propiedades de los sistemas transaccionales Tienen la propiedad
    de ser grandes recolectores de información, lo que quiere
    decir que en estos sistemas se cargan las grandes bases de
    información para su explotación posterior. Son
    fáciles de justificar ante la dirección general, ya
    que sus beneficios son visibles y palpables. En corto tiempo se
    pueden evaluar los resultados y las ventajas que se tienen al
    implementarlo. Son fácilmente adaptables a paquetes de
    aplicación que se encuentran en el mercado, ya que
    automatizan los procesos básicos que por lo general son de
    uso común en todas las organizaciones.

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      Los sistemas de Información en el área de
    Mercadotecnia.

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    Sistemas de información en la mercadotecnia

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     Sistemas de Información en el área de
    Mercadotecnia.

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    Sistemas de información en las áreas de
    contabilidad y finanzas 

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    Sistemas de información en las áreas de
    contabilidad y finanzas Ventajas: Integración de la
    administración de la empresa, las finanzas, la
    administración de las tesorerías, los recursos
    humanos entre otras. Es posible analizar la cadena de valor ya
    sea de un producto o un servicio para identificar que actividades
    no están generando valor, poder eliminarlas o implementar
    otras para disminuir los costos. Ayudar a incrementar la
    efectividad en la operación de las empresas. Proporcionar
    ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con
    esta tecnología. Disponibilidad de la información
    para todos los usuarios en tiempo real. Eliminar la barrera de la
    distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos
    distantes.

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    Sistema de información en el área de almacén
    En cuanto a las ventajas de contar con un sistema de
    información se puede mencionar los siguientes puntos:
    Evitar el retraso en el abastecimiento de materiales. Controlar
    el abastecimiento parcial. Compra o producción en totales
    económicos. Rapidez y eficacia en atención a las
    necesidades propias.   Función de Recepción:
    La función de recepción, ya sea de una unidad de la
    compañía o de un transportador común, es la
    misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro
    departamento de la compañía, las actividades de
    construcción, el procedimiento será el mismo.

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    Sistema de información en el área de
    almacén

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    Técnicas de almacenamiento de datos La elección del
    sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes
    factores: Espacio disponible para el almacenamiento de los
    materiales.   Tipos de materiales que serán
    almacenados. Número de artículos guardados.
    Velocidad de atención necesaria. Tipo de embalaje.
     

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Entendemos por sistemas de información en RR.HH
    como aquel sistema que ha de proveer las bases para la toma de
    decisiones actuales y futuras. Recibe Provee Procesa Toma de
    Decisiones

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Productividad Objetivos Eficacia Eficiencia

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Fuentes de Datos Bancos de Datos de Recursos Humanos
    Reclutamiento y selección de personal Entrenamiento y
    desarrollo de personal. Administrador de salarios
    Evaluación del desempeño Registros y controles de
    personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc
    Estadísticas de personal Higiene y seguridad

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Entradas Salidas Datos Resultados Procesamiento
    Procesamiento S.I. Frontera Medio Ambiente

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Ventajas Permite automatizar la administración de
    los datos de la dirección de RH. Permite gestionar
    información vital para la toma de decisiones. Permite
    tener el mejor personal Permite elaborar y comparar presupuestos
    Disminuir errores, tiempo y recursos Permite comparar resultados
    alcanzados con los objetivos programados, permitiendo la
    evaluación y control. Detectar problemas y
    soluciones

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Ventajas en Cuanto al Control Reclutamiento
    Selección y Asignación Entrenamiento Control de la
    Documentación

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Desventajas Problemas de seguridad, por lo que se
    requiere sistemas para que los usuarios solo tengan acceso a la
    información autorizada Los sistemas de RRHH están
    incompletos, cada área tiene requerimientos
    diferentes.(Operativos, mandos medios y operativos) No se trabaja
    con base de datos. Implica inversión que visualiza como
    gasto. Los sistemas de RH son poco flexibles. Los sistemas de
    RRHH no están integrados, no se comunican con los sistemas
    de la empresa, se tienen en lenguajes diferentes.

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    Sistemas de Información en el Área de Recursos
    Humanos Información Resultante Definir Estrategias
    Objetivos Visión Misión Analiza Comportamiento
    Tendencia Planes de Acción Redireccionamientos Objetivos
    Políticas Directrices Estrategias SER PRODUCTIVA Y
    RENTABLE

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    Sistemas de Información Administrativos SIA (Sistema de
    Información Administrativa), ha sido generado en torno a
    una estructura de Base de Datos Multidimensional, multiusuaria
    por naturaleza y con actualización en línea de
    registros lo que permite disponer de información hasta el
    último instante de su ingreso y/o registro de datos.

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    Sistemas de Información Administrativos Diseño
    conceptual de un S.I.A. Desarrollo de las especificaciones del
    desempeño Análisis de los sistemas Análisis
    de factibilidad Selección del diseño conceptual
    entre las opciones desarrolladas

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    Sistemas de Información Administrativos Diseño
    conceptual de un S.I.A. Preparación de los miembros de una
    organización para el cambio Estudio de las
    características de la compañía y de la
    industria Estudio de la organización de la
    compañía y estructura de la decisión
    Identificación de los problemas de la
    compañía Estudio de los sistemas de procesos
    gerenciales y funcionales Determinación de las necesidades
    de información Determinación de las fuentes de
    información

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    Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el
    diseño conceptual del sistema, no son suficientes para
    registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
    DOCUMENTACION DEL DISEÑO CONCEPTUAL

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    Objetivos : Brindar la información en tiempo real
    más eficiente respecto de cualquier producto de
    inventario.   Características Principales: Los
    análisis más completos, valorizaciones del
    inventario a través del tiempo, detalle de los movimientos
    de ingreso y egreso de cada deposito son brindados por el sistema
    en tiempo y forma, constituyéndose en una herramienta
    valiosa para el análisis y la toma de decisiones.  
    Entre otras cosas el sistema realiza las siguientes actividades:
      Control de Stock de materiales clasificados y
    administrados por : números de serie, talles, envases,
    partidas o lotes de producción, despachos de aduana, o
    cantidades totales. MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE
    INVENTARIOS  

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    Objetivos: Permitir todas las operaciones de venta que por
    diferentes conceptos realice la empresa con su cartera de
    clientes.   Características Principales: A
    través de este sistema, obtendrá la
    información más completa sobre la gestión de
    ventas, su correlación y comparación entre periodos
    para analizar la evolución y marcha de la
    organización.   Entre otras cosas el sistema realiza
    las siguientes actividades:   Definición de maestros
    de clientes, vendedores, condiciones de venta, transportes,
    condiciones de IVA, provincias, lugares de entregas, tipos de
    comprobantes, modelos de asientos MÓDULO :
    ADMINISTRACIÓN DE VENTAS  

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    Objetivo: Permitir determinar y conocer rápidamente la
    composición de saldos de cuentas corriente de Clientes y
    Deudores.   Características Principales: A
    través del sistema se obtendrá información
    detallada de la composición de saldos de cuentas deudoras,
    la proyección de sus vencimientos y la información
    necesaria para que la empresa puede planificar sus ingresos
    futuros.   Entre otras, el sistema realiza las siguientes
    actividades:   Registro y cancelación de comprobantes
    individuales (facturas, recibos, anticipos, etc.). Rápido
    acceso a toda información sobre saldos, sea con detalle de
    comprobantes o en resúmenes bimonetarios.
    Proyección de cobranzas con detalle de los ingresos en
    valores (cheques y documentos) MÓDULO :
    ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 

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    Objetivos: Permitir la registración y control de todas las
    operaciones de tesorería que realice la empresa.  
    Características Principales: Permite procesar todos los
    ingresos y egresos manteniendo en todo momento el estado y la
    evaluación de cada cuenta corriente bancaria, de clientes,
    proveedores, el estado de la cartera de valores a cobrar y pagar
    y la emisión de recibos de cobranzas y ordenes de pagos.
      Entre las actividades permitidas por el sistema se
    mencionan:   Registración y control de todos los
    valores negociables (títulos, efectivo, cheques,
    documentos, acciones, pagares, etc.) en pesos y dólares.
    Se aceptan tarjetas de crédito como forma de pago.
    Administra cartera de valores por conceptos, proyectando los
    saldos de estos de acuerdo a su emisión o vencimientos.
    MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE CAJA Y
    BANCOS 

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    Objetivo: Registrar y analizar todas las operaciones de compra
    que realiza la empresa.   Principales
    Características: Permite desde la Registración de
    comprobantes de proveedores, la emisión de
    pre-órdenes de pago y la cancelación de los mismos
    con actualización simultánea de cuentas corrientes,
    contables, bancarias, etc.   Entre las actividades
    permitidas por el sistema se mencionan:  
    Registración bimonetaria de operaciones de débito y
    crédito. Generación automática de asiento de
    compras según modelos predefinidos por el usuario.
    Validación opcional de facturas contra remitos de
    entregas. Actualización automática de cuentas
    corrientes, con aplicación de pagos. MÓDULO :
    ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR  

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    LA VERSIÓN DE DESCARGA

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