INTRODUCCIÓN Contar con fuentes de información
confiables, veraces y oportunas que ofrezcan nos ofrezcan un
criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la
empresa es el sueño de todo administrador de empresas. Hoy
en día nos encontramos grandes avances tecnológicos
en las telecomunicaciones y más aún en la rama de
la informática donde la velocidad y la conectividad juegan
un papel muy importante en las organizaciones, que sin
exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo
información día con día
SISTEMA DE INFORMACIÓN Un Sistema de información es
un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros,
tecnológicos, normativos y metodológicos organizado
para brindar información a quienes operan y a quienes
adoptan decisiones en una organización para desarrollar
sus respectivas tareas. Asimismo un sistema de información
no requiere de computadores ya que durante siglos han existido
sin ellos. Sin embargo, la aparición del computador y su
gran desarrollo tecnológico han potenciado
extraordinariamente el procesamiento de datos y generación
de información.
ENTRADA DE INFORMACIÓN Es el proceso en el cual el Sistema
de Información toma los datos que requiere para procesar
la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan
en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o
son tomados de otros sistemas o módulos. Esto
último se denomina interfaces automáticas. Las
unidades típicas de entrada de datos a las computadoras
son: Las terminales. Las cintas magnéticas. Las unidades
de diskette. CD-ROM. Pendriver. Los códigos de barras. Los
escáners. La voz. Los monitores sensibles al tacto. El
teclado. El Mouse. entre otras…
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN El almacenamiento es una de
las actividades o capacidades más importantes que tiene
una computadora, ya que a través de esta propiedad el
sistema puede recordar la información guardada en la
sección o proceso anterior. Esta información suele
ser almacenada en estructuras de información denominadas
archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
diskettes, pendriver y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información Es la capacidad del Sistema
de Información para efectuar cálculos de acuerdo
con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite
la transformación de datos fuente en información
que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base.
SALIDA DE INFORMACIÓN La salida, es la capacidad de un
Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y
los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de
un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interface automática de
salida.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS TRANSACCIONALES Es un tipo de sistema de
información diseñado para recolectar, almacenar,
modificar y recuperar todo tipo de información que es
generada por las transacciones en una organización. Una
transacción es un evento o proceso que genera o modifica
la información que se encuentran eventualmente almacenados
en un sistema de información.
FUNCIONES DE UN SISTEMA TRANSACCIONAL Un sistema transaccional
debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y
consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente
transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo
banco. Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar
cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo
deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal
cual estaban antes del error. También debe ser capaz de
controlar y administrar múltiples transacciones,
determinando prioridades entre éstas. Por ejemplo, un
cliente está haciendo la reserva de un asiento en un
vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que
se concrete la transacción, porque otro cliente
podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el
mismo momento.
Características de un sistema transaccional Rapidez: deben
ser capaces de responder rápidamente, en general la
respuesta no debe ser mayor a un par de segundos. Fiabilidad:
deben ser altamente fiables, de lo contrario podría
afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la
organización, etc. En caso de fallas, debe tener
mecanismos de recuperación y de respaldo de datos.
Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a
la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una
aerolínea debe aceptar reservas de múltiples
agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos
obligatorios, con determinadas características.
Propiedades de los sistemas transaccionales Son el primer sistema
de Información que se implementa en la empresa. Se empieza
apoyando las tareas a nivel operativo de la organización
para continuar con los mandos intermedios y posteriormente la
alta administración, conforme evolucionan. Son intensivos
de entrada y salida de información, sus cálculos o
procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas
requieren de mucho manejo de datos para poder realizar sus
operaciones y como resultado generan también grandes
volúmenes de información. A través de ellos
se pueden lograr ahorros significativos de mano de obra, debido a
que automatizan tareas operativas de la
organización.
Propiedades de los sistemas transaccionales Tienen la propiedad
de ser grandes recolectores de información, lo que quiere
decir que en estos sistemas se cargan las grandes bases de
información para su explotación posterior. Son
fáciles de justificar ante la dirección general, ya
que sus beneficios son visibles y palpables. En corto tiempo se
pueden evaluar los resultados y las ventajas que se tienen al
implementarlo. Son fácilmente adaptables a paquetes de
aplicación que se encuentran en el mercado, ya que
automatizan los procesos básicos que por lo general son de
uso común en todas las organizaciones.
Los sistemas de Información en el área de
Mercadotecnia.
Sistemas de información en la mercadotecnia
Sistemas de Información en el área de
Mercadotecnia.
Sistemas de información en las áreas de
contabilidad y finanzas
Sistemas de información en las áreas de
contabilidad y finanzas Ventajas: Integración de la
administración de la empresa, las finanzas, la
administración de las tesorerías, los recursos
humanos entre otras. Es posible analizar la cadena de valor ya
sea de un producto o un servicio para identificar que actividades
no están generando valor, poder eliminarlas o implementar
otras para disminuir los costos. Ayudar a incrementar la
efectividad en la operación de las empresas. Proporcionar
ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con
esta tecnología. Disponibilidad de la información
para todos los usuarios en tiempo real. Eliminar la barrera de la
distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos
distantes.
Sistema de información en el área de almacén
En cuanto a las ventajas de contar con un sistema de
información se puede mencionar los siguientes puntos:
Evitar el retraso en el abastecimiento de materiales. Controlar
el abastecimiento parcial. Compra o producción en totales
económicos. Rapidez y eficacia en atención a las
necesidades propias. Función de Recepción:
La función de recepción, ya sea de una unidad de la
compañía o de un transportador común, es la
misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro
departamento de la compañía, las actividades de
construcción, el procedimiento será el mismo.
Sistema de información en el área de
almacén
Técnicas de almacenamiento de datos La elección del
sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores: Espacio disponible para el almacenamiento de los
materiales. Tipos de materiales que serán
almacenados. Número de artículos guardados.
Velocidad de atención necesaria. Tipo de embalaje.
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Entendemos por sistemas de información en RR.HH
como aquel sistema que ha de proveer las bases para la toma de
decisiones actuales y futuras. Recibe Provee Procesa Toma de
Decisiones
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Productividad Objetivos Eficacia Eficiencia
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Fuentes de Datos Bancos de Datos de Recursos Humanos
Reclutamiento y selección de personal Entrenamiento y
desarrollo de personal. Administrador de salarios
Evaluación del desempeño Registros y controles de
personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc
Estadísticas de personal Higiene y seguridad
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Entradas Salidas Datos Resultados Procesamiento
Procesamiento S.I. Frontera Medio Ambiente
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Ventajas Permite automatizar la administración de
los datos de la dirección de RH. Permite gestionar
información vital para la toma de decisiones. Permite
tener el mejor personal Permite elaborar y comparar presupuestos
Disminuir errores, tiempo y recursos Permite comparar resultados
alcanzados con los objetivos programados, permitiendo la
evaluación y control. Detectar problemas y
soluciones
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Ventajas en Cuanto al Control Reclutamiento
Selección y Asignación Entrenamiento Control de la
Documentación
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Desventajas Problemas de seguridad, por lo que se
requiere sistemas para que los usuarios solo tengan acceso a la
información autorizada Los sistemas de RRHH están
incompletos, cada área tiene requerimientos
diferentes.(Operativos, mandos medios y operativos) No se trabaja
con base de datos. Implica inversión que visualiza como
gasto. Los sistemas de RH son poco flexibles. Los sistemas de
RRHH no están integrados, no se comunican con los sistemas
de la empresa, se tienen en lenguajes diferentes.
Sistemas de Información en el Área de Recursos
Humanos Información Resultante Definir Estrategias
Objetivos Visión Misión Analiza Comportamiento
Tendencia Planes de Acción Redireccionamientos Objetivos
Políticas Directrices Estrategias SER PRODUCTIVA Y
RENTABLE
Sistemas de Información Administrativos SIA (Sistema de
Información Administrativa), ha sido generado en torno a
una estructura de Base de Datos Multidimensional, multiusuaria
por naturaleza y con actualización en línea de
registros lo que permite disponer de información hasta el
último instante de su ingreso y/o registro de datos.
Sistemas de Información Administrativos Diseño
conceptual de un S.I.A. Desarrollo de las especificaciones del
desempeño Análisis de los sistemas Análisis
de factibilidad Selección del diseño conceptual
entre las opciones desarrolladas
Sistemas de Información Administrativos Diseño
conceptual de un S.I.A. Preparación de los miembros de una
organización para el cambio Estudio de las
características de la compañía y de la
industria Estudio de la organización de la
compañía y estructura de la decisión
Identificación de los problemas de la
compañía Estudio de los sistemas de procesos
gerenciales y funcionales Determinación de las necesidades
de información Determinación de las fuentes de
información
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el
diseño conceptual del sistema, no son suficientes para
registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
DOCUMENTACION DEL DISEÑO CONCEPTUAL
Objetivos : Brindar la información en tiempo real
más eficiente respecto de cualquier producto de
inventario. Características Principales: Los
análisis más completos, valorizaciones del
inventario a través del tiempo, detalle de los movimientos
de ingreso y egreso de cada deposito son brindados por el sistema
en tiempo y forma, constituyéndose en una herramienta
valiosa para el análisis y la toma de decisiones.
Entre otras cosas el sistema realiza las siguientes actividades:
Control de Stock de materiales clasificados y
administrados por : números de serie, talles, envases,
partidas o lotes de producción, despachos de aduana, o
cantidades totales. MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS
Objetivos: Permitir todas las operaciones de venta que por
diferentes conceptos realice la empresa con su cartera de
clientes. Características Principales: A
través de este sistema, obtendrá la
información más completa sobre la gestión de
ventas, su correlación y comparación entre periodos
para analizar la evolución y marcha de la
organización. Entre otras cosas el sistema realiza
las siguientes actividades: Definición de maestros
de clientes, vendedores, condiciones de venta, transportes,
condiciones de IVA, provincias, lugares de entregas, tipos de
comprobantes, modelos de asientos MÓDULO :
ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
Objetivo: Permitir determinar y conocer rápidamente la
composición de saldos de cuentas corriente de Clientes y
Deudores. Características Principales: A
través del sistema se obtendrá información
detallada de la composición de saldos de cuentas deudoras,
la proyección de sus vencimientos y la información
necesaria para que la empresa puede planificar sus ingresos
futuros. Entre otras, el sistema realiza las siguientes
actividades: Registro y cancelación de comprobantes
individuales (facturas, recibos, anticipos, etc.). Rápido
acceso a toda información sobre saldos, sea con detalle de
comprobantes o en resúmenes bimonetarios.
Proyección de cobranzas con detalle de los ingresos en
valores (cheques y documentos) MÓDULO :
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
Objetivos: Permitir la registración y control de todas las
operaciones de tesorería que realice la empresa.
Características Principales: Permite procesar todos los
ingresos y egresos manteniendo en todo momento el estado y la
evaluación de cada cuenta corriente bancaria, de clientes,
proveedores, el estado de la cartera de valores a cobrar y pagar
y la emisión de recibos de cobranzas y ordenes de pagos.
Entre las actividades permitidas por el sistema se
mencionan: Registración y control de todos los
valores negociables (títulos, efectivo, cheques,
documentos, acciones, pagares, etc.) en pesos y dólares.
Se aceptan tarjetas de crédito como forma de pago.
Administra cartera de valores por conceptos, proyectando los
saldos de estos de acuerdo a su emisión o vencimientos.
MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE CAJA Y
BANCOS
Objetivo: Registrar y analizar todas las operaciones de compra
que realiza la empresa. Principales
Características: Permite desde la Registración de
comprobantes de proveedores, la emisión de
pre-órdenes de pago y la cancelación de los mismos
con actualización simultánea de cuentas corrientes,
contables, bancarias, etc. Entre las actividades
permitidas por el sistema se mencionan:
Registración bimonetaria de operaciones de débito y
crédito. Generación automática de asiento de
compras según modelos predefinidos por el usuario.
Validación opcional de facturas contra remitos de
entregas. Actualización automática de cuentas
corrientes, con aplicación de pagos. MÓDULO :
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
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