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Conceptos de medición




Enviado por MIGUEL KAHUAZANGO



  1. ¿Por qué medir? –
    conceptos
  2. ¿Por qué se evita la
    medición?
  3. Todo
    es susceptible de medición
  4. Gerenciar o controlar vs. fiscalizar y
    penalizar
  5. Atributos de una buena
    medición

1. ¿Por
qué Medir? – Conceptos

Conocer, analizar y mejorar los procesos
Técnicos, administrativos, de producción o de
apoyo-, de la empresa es el objetivo de una excelente
administración y una buena gerencia; estos procesos se
conocen y mejoran a través de la medición de
la calidad y la productividad.

Medir adecuadamente es la herramienta de
gerencia que nos permite administrar objetivamente
basándonos en datos cuantificables y
verificables.

Medir adecuadamente: "Nadie pone en
discusión la dimensión de algo cuando ésta
ha sido establecida a través del uso de una cinta
métrica o su temperatura a través de un
termómetro" D´elia

1.1 Importancia de la
Medición

El conocimiento profundo de un
proceso, parte de admitir y conocer su variabilidad y sus causas,
los procesos son imposibles de conocerse sin
medición
.

Los siguientes enunciados describen la
importancia de la medición:

1. Nos permite conocer hacia donde va un
proceso, es decir, conocer sus tendencias y como
varia.

2. Permite crear nuevos puestos de trabajo
dentro de la organización y aumentar el personal en cada
proceso.

3. Crea una cultura de estudiar
continuamente los procesos y de medir permanente; este estudio y
medición nos sirve para detectar las potencialidades y
debilidades de un proceso.

4. Nos abre el camino para planificar y
tomar mejores decisiones; gerenciar y controlar mejor la
empresa.

5. Aumentar sus funciones laborales de los
empleados y ocupan todo su tiempo.

6. Nos permite evitar las crisis y los
errores y corregirlos si se presentan.

7. Le permite a la gerencia buscar
culpables de los errores y fracasos.

Sin medición … no podremos
adelantar con continuidad y precisión el proceso de
mejoramiento continuo: Evaluar, planificar, diseñar,
verificar, prevenir, corregir, etc

1.2 Cuándo una Medición
(Dato) se Convierte en Información

La medición no es sólo
recoger datos sino insertarlos adecuadamente en el proceso
de toma de decisiones y en el mejoramiento de la empresa. La
gerencia debe contar con teorías que den herramientas para
recopilar los datos y para ayudar a interpretarlos. Éstos
deben apoyar un estilo de dirección definido y una
teoría administrativa adoptada por la organización.
Además la recolección de datos debe ser una labor
continua y permanente; analizando los datos para que se
conviertan en información para el mejoramiento.

DATO

Un dato es un conjunto discreto, de
factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto
empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de
transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqué de las
cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o
propósito.

INFORMACIÓN

A diferencia de los datos, la
información tiene significado< (relevancia y
propósito). No sólo puede formar potencialmente al
que la recibe, sino que esta organizada para algún
propósito. Los datos se convierten en información
cuando su creador les añade significado. Transformamos
datos en información añadiéndoles valor en
varios sentidos.

1.3 Recolección de Datos e
Información

La medición es un proceso que
involucra la capacitación del personal en todos los
niveles para que ésta sea realizada con
calidad.

¿Dónde se realiza la
medición?

Los datos se recogen donde se realiza la
medición. Ésta la hace cada empleado, en su puesto
de trabajo, durante el proceso que se está midiendo. La
medición debe ser transparente y entendible a
todos.

¿Qué hacer con los
datos?

Podemos recopilar muchos datos, sobre las
causas de un efecto o fenómeno pero de poco
serviría la medición si éstos no se
clasifican, se ordenan, se consignan, se establecen relaciones
entre ellos, se estudia su frecuencia; es decir, se obtiene
información que nos sirva para controlar el
proceso.

2. ¿Por
qué se Evita la Medición?

En general, en las organizaciones evitamos
la medición por razones como las siguientes, entre
otras.

Evitamos la Medición
porque:

No estamos capacitados para la
medición

Ni los gerentes ni los sistemas educativos
han dotado al personal de habilidades para medir, establecer y
calcular indicadores representativos de los procesos de la
empresa.

La medición ha sido mal
utilizada

Los procesos de medición, en algunas
organizaciones, han tenido un mal uso en el pasado y sólo
han sido utilizados para encontrar culpables.

Se considera que la medición no
es necesaria

Se piensa que mientras las cosas se
están haciendo bien, se está mejorando
continuamente y se tenga una cultura de calidad y de buen
servicio, no es necesaria la medición. Sin embargo, tarde
que temprano éste estilo de gerencia reconoce que no se
puede mejorar sin un adecuado proceso de
medición.

2.1 Evitar Medir o Medir Mal =
Crisis

Cuando falta medición o ésta
es inadecuada la empresa entra fácilmente en
crisis, reflexionemos sobre los siguientes
casos:

Caso 1: Empresa "apaga
fuegos"

Juan gerencia una empresa en la cual todo
es para ya, en ésta existe una situación permanente
de apaga fuegos; no hay tiempo para diseñar estrategias y
herramientas de medición, mucho menos de controlar
procesos; por ello la empresa está propensa siempre a
estar en crisis.

Caso 2: Empresa "lo urgente
primero"

Juan es el gerente de la empresa, acaba de
llegar y encontró muchos problemas, no tiene tiempo para
conocer los controles de medición que se han implementado
a lo largo de los años del trabajo de calidad y le dice a
sus empleados: paren las mediciones, lo importante es vender y
producir resultados, no importa que no se mida la productividad,
debemos hacer lo urgente, apagar las emergencias, y aplicar el
servicio al cliente sólo en casos de reclamos y de
urgencias. (calidad sólo para reclamos).

¿Medir o no medir para superar
las crisis?

Monografias.com

Debemos evitar los estilos de
dirección enfocados a gerencias por situaciones o
crisis.

3. Todo es
Susceptible de Medición

¿Medir qué?

lo tangible

Es fácil medir lo tangible porque ya
existen indicadores e instrumentos de medición que han
sido probados. (cantidad de productos, cantidad de defectos, el
tiempo de atención de un clientes, etc.) Para medir lo
tangible existen instrumentos.

lo intangibles

También es necesario medir los
intangibles como la satisfacción del cliente, el servicio,
la cultura organizacional, entre otros. Por ser éstos,
procesos cualitativos de más compleja medición es
necesario definir, para cada caso, indicadores, elaborar
instrumentos y decidir como sería el procedimiento de
medición. Para medir lo intangible hay que definir
instrumentos y procedimientos de medición.

3.1 ¿Con que Instrumentos
Medir?

Cuando hablamos de medición no
necesariamente nos referimos a escalas e instrumentos
universalmente reconocidos y usados; podemos, y muchas veces es
necesario construir escalas, instrumentos y mediciones
propias
.

Cuando nos referimos a medición, no
necesariamente nos referimos a escalas reconocidas y
tradicionales, también podemos expresar resultados
mediante escalas propias que nos permitan comparaciones y conocer
grados de avance, por ejemplo se puede utilizar para medir la
insatisfacción del cliente una medición mediante
preguntas que se refieren al acto de comprar.

Cuando construimos escalas e instrumentos
propios para medir debemos cuidar que se mantenga la
coherencia entre las mediciones y que la escala de
medición este relacionada con el hecho a medir
. La
imposibilidad de medir lo que es intangible no es un postulado
válido.

4. Gerenciar o
Controlar vs. Fiscalizar y Penalizar

La búsqueda de la calidad y mejora
continua debe ser el objetivo de la gerencia; por lo tanto la
medición debe apoyar este objetivo y no el de buscar
(fiscalizar) culpables
de los fracasos y errores, ésto
hace que los datos sean mal tomados o que existan demoras en la
recolección o que los resultados sean ignorados. Esto
obedece al miedo de las consecuencias de los
resultados.

Para garantizar la confiabilidad de
un sistema de medición es necesario que exista un clima
organizacional sano
, donde todos trabajen por el bien de la
empresa, por encima de intereses particulares y de los
departamentos o unidades de trabajo. Es mejor establecer
responsables con acciones por mejorar, que señalar
culpables. Es mejor dar confianza.

4.1 Medir
Participativamente

Medir es buscar oportunidades de mejorar la
organización, por ello es necesario que todos participen
en el desarrollo e implementación de las mismas, la
participación ayuda a generar un clima de confianza y
aceptación para realizar las mediciones. Porque el
problema de la medición no es sólo un asunto
matemático y estadístico sino organizacional y debe
motivar a que todos se involucren en el diseño,
análisis y mejoramiento continuo de la empresa. Así
mismo una participación desde la medición misma
hasta convertir ésta en información de apoyo al
proceso de mejoramiento.

5. Atributos de
una Buena Medición

Una buena medición debe ser
coherente con el proceso que se está
midiendo, transparente y entendible
para todos los involucrados con el proceso de tomar los datos,
para evaluarlos y analizarlos.

PERTINENTE

Aunque todas las variables son susceptibles
de medición, algunas mediciones no son importantes en un
momento dado; hay que determinar cual medición es
relevante
para un momento y un proceso determinado y
dedicarnos a ella (con los recursos y capacidades que
tengamos).

PRECISA

"Con este término nos referimos al
grado en que la medida obtenida refleje fielmente la magnitud del
hecho que queremos analizar o medir". D´Elia

Nos interesa conocer la precisión
del dato medido, pero también hay que darle un
límite de aceptación y conocer así el grado
de distorsión.

Para lograr precisión en la
Medición tenga en cuenta:

a. Defina el dato a medir: unidades de
medida, escala, tolerancia en errores.

b. Elija instrumento de
medición.

c. Asegúrese que el dato sea bien
medido.

OPORTUNA

La medición es un instrumento para
conocer en forma profunda un proceso; además buscamos
corregirlo y rediseñarlo y para ello necesitamos que los
datos se tomen y analicen en forma adecuada y oportuna, para
activar la toma decisiones dando como resultados la mejora del
proceso y su correcto funcionamiento.

Los datos no se deben dejar para
análisis posterior… cuando ya no se puedan realizar
correcciones; se deben evitar correcciones y mejoras por "yo
creo, yo pienso…", la medición es el soporte objetivo
para la toma de decisiones y debe estar a
tiempo
.

CONFIABLE

La medición como habíamos
dicho, es un proceso continuo y permanente; por ello debemos
revisar la calidad de los instrumentos y de las medidas que
muestra. Realizar una auditoria periódica nos lleva a
mejorar el sistema de medición, si el sistema funciona
bien puedo tomar mejores decisiones y, por lo tanto, el sistema
es confiable. Replantear características de la
medición, fallas, introducir precisiones, establecer
tolerancia y limites en los datos, detectar errores en los
instrumentos, entre otras.

5. ECONÓMICA

La actividad de la medición debe
generar los costos mínimos, por ello es necesario
involucrar la calidad en la medición y en la toma de
datos; es necesario capacitar a todo el personal (que tengan la
habilidad y capacidad de realizar la medición).

 

 

Autor:

Miguel Kahuazango

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